Матрица управления временем: Матрица управления временем Стивена Кови: время — друг или враг? | by Olga Diakonova

Матрица управления временем Стивена Кови: время — друг или враг? | by Olga Diakonova

Как добиться максимальной продуктивности?

Мы все в определённый момент задумываемся о рационализации временных затрат. Мы покупаем блокноты, ежедневники, учитываем время, которое проводим в социальных сетях. Однако, ключ к эффективному управлению самим собой, к достижению поставленных целей и результатов лежит в расстановке приоритетов.

Согласитесь, мы часто разрываемся между тем, что мы искренне хотим делать, и многочисленными требованиями и жизненными обстоятельствами. Каждый день нам приходится решать неотложные проблемы и нырять в пучину повседневных мелких дел, которые держат нас в постоянном напряжении. Нужен эффективный и результативный инструмент, который позволил бы расставлять приоритеты и ранжировать бесконечный поток «срочно-бесконечно-срочных” дел.

Подобным инструментом является матрица управления временем Стивена Кови. Согласно установкам Стивена Кови, все текущие дела можно условно поделить на важные и срочные. Срочные дела требуют немедленного внимания и обозначаются маркером «сейчас». Зачастую подобные дела не всегда важны и могут не привести к достижению запланированных целей. Наша результативность напрямую зависит от важных дел. Подобные дела привносят глубокое удовлетворение, поддерживают и развивают вашу жизнь, помогают в осуществлении стратегических целей, связаны с вашей персональной Миссией. Такие дела иногда кажутся несрочными, однако, требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Обратите внимание на графический образ Матрицы Времени. Она состоит из четырёх квадратов.

Матрица управления временем Стивена Кови

Квадрат 1 содержит дела, которые являются срочными и важными одновременно. Зачастую это проблемы и критичные ситуации. Подобные дела поглощают жизненную энергию, заставляют прокрастинировать, уходить от проблем к делам неважным и несрочным, которые лишь заполнят наше свободное время, однако никакой пользы они не принесут.

Квадрат 2 отлично подойдёт для прояснения ценностей, долгосрочного планирования. Дела из данного квадрата мы часто откладываем, однако, именно они — ключ к управлению собственной жизнью: удовлетворенностью жизнью, дисциплинированностью, перспективами.

Кстати, максимально-эффективными и результативными окажутся дела именно из этого квадрата, это любимый блок успешных людей , нацеленных на реализацию собственных перспектив.

Квадрат 3 отвечает за реализацию чужих желаний, в него же можно вписать ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Если вы упорно делаете ставки на Квадрат 3, то вам стоит задуматься о неразумной жертвенности, ложном представлении о бессмысленности планов и неразумности личных целей.

Квадрат 4 часто считают сектором деградации, так как он содержит в себе неважные и несрочные дела: повседневные мелочи, которые отвлекают внимание от реально важных и срочных дел, бесполезное времяпровождение (компьютерные игры, просмотр ТВ, серфинг ленты в соцсетях).

Если вы полностью сосредотачиваетесь на делах из Квадрата 1, он становится все больше и больше, и когда-нибудь поглотит вас целиком, подобно болоту. Истощая свои ресурсы, люди спасаются бегством и ныряют с головой в дела из Квадрата 4, но они никогда не найдут там развития. Высоко-эффективные люди уменьшают размер Квадрата 1 и проводят больше времени за делами из Квадрата 2. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят прочитывают, планируют и выигрывают.

Стивен Кови — управление временем. Инструменты, цели

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей». В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
3. Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл). В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех
5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач.

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность, а по вертикали — важность.

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное, его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное, то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное, нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками. Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.

Матрица распределения времени по Кови (Эйзенхауэру)

Один из инструментов, которым пользовался президент США Дуайт Эйзенхауэр, был разработан для того, чтобы помочь человеку расставить приоритеты по времени выполнения задач на основе их важности и срочности. Во многом он стал популярным благодаря Стивену Кови (1932-2012), который рассказал о нем в своей работе.

Матрица распределения времени может полноценно заменить стандартный список дел.

Как следует пользоваться моделью

На листе бумаги формата А4 нарисуйте простую матрицу 4×4. На отдельном листе бумаги перечислите все, что вам нужно сделать, никак не упорядочивая эти дела. После того как список дел будет составлен, возле каждого его пункта поставьте цифру, соответствующую тому квадранту, в который нужно внести данное дело (например, самые важные и срочные помечайте 1).

Привязав все элементы списка к квадрантам матрицы, перенесите эти элементы в соответствующие квадранты.
Больше всего элементов у вас должно получиться в квадранте 2. Это те повседневные дела, для которых вы установили приоритеты и которыми занимаетесь в соответствии со своим планом. Наличие в квадранте 1 большого количества дел означает, что вы работаете в авральном режиме, из-за чего оказываетесь то в одной, то в другой кризисной ситуации. Такую организацию работ вряд ли можно считать нормальной. Если у вас слишком много горящих сроков, которые для вас установили другие люди, воспользуйтесь инструментами из этой книги, позволяющими обрести уверенность в собственных силах, и откажитесь от таких навязываемых вам сроков, упорядочивая свою рабочую нагрузку.

В конце рабочего дня спланируйте свою работу на следующий день. При письменном фиксировании своих планов вы обнаружите, что можете расслабиться после работы, так как знаете, что запланировали все, что нужно.

Поочередно выполняйте дела, находящиеся в каждом квадранте, начав с квадранта 1, срочных и важных дел.
Часто элементы, включенные в квадрант 1, вам поручают сделать другие люди. Например, ваш босс поручает вам выполнить конкретное задание и сообщает вам, что оно срочное и должно быть завершено к полудню следующего дня. Вы бросаете все другие дела и изо всех сил стараетесь закончить эту работу к установленному сроку. Справившись с заданием, вы приносите его результаты боссу и слышите от него: «О, я даже не ожидал, что вы справитесь с этим так быстро» или «Положите их там, сверху. Я посмотрю, когда у меня будет время». В тот момент, когда босс поручил вам это задание, он вычеркнул его из списка своих срочных дел. В следующий раз, когда кто-то вам поручает выполнить задание, называет срочным и устанавливает предельный срок для его завершения, попробуйте воспользоваться одним из следующих приемов.

• Спросите: «Какая именно часть этой работы является срочной?» Как правило, человек, поручающий вам задание, после этого вопроса впадает в ступор, но после нескольких секунд размышлений сообщает вам, что срочной является одна небольшая часть. После этого все остальные части нового задания вы можете поместить в квадрант 2, где находятся запланированные работы с присвоенным им уровнем приоритета.
• Скажите: «Я с удовольствием займусь выполнением этого задания, но его поручение мне означает, что другая неотложная работа, которую мы до этого с вами обсуждали, будет готова с задержкой в один день». В данном случае хитрость заключается в том, что вы не спрашиваете, устроит ли начальника этот вариант, а просто сообщаете ему о том, как будут развиваться события.
• Скажите, что вы с удовольствием выполните эту работу, но, поскольку вы уже согласовали с боссом приоритетность других работ, вам необходимо снова вернуться к их обсуждению, так как появилось дополнительное задание. Если вам будет сказано, что самым срочным является последнее задание, сообщите своему боссу, что из-за его выполнения другая работа будет сделана на день дольше. И в этом случае не задавайте вопрос, а просто информируйте начальника.
• Как последний вариант, объясните боссу, что у вас нет свободного времени, так как вам необходимо к установленным срокам выполнить ряд других заданий, однако вы можете потратить несколько минут, чтобы найти не так сильно загруженного коллегу, который сможет заняться этой работой.

Каждый ваш ответ убедительно свидетельствует о том, что вы в полной мере контролируете свою работу и умеете расставлять свои приоритеты.

Регулярно проверяйте списки дел и постарайтесь, чтобы они не были слишком длинными в квадрантах 3 и 4. Нужно учитывать и то, что в жизни есть не только работа и что в течение рабочего дня вы иногда будете заниматься делами, которые не относятся к вашей работе. Однако вам нужно попытаться так научиться управлять своим временем, чтобы минимизировать подобные явления или заниматься ими во время перерывов на отдых, чтобы они не мешали выполнению ваших заданий. Выделяйте время, в течение которого вы можете позволить себе отвлечься от выполнения более важных видов работ, не злоупотребляйте им, когда такое отвлечение может обойтись слишком дорого.

Выводы

Как и любой другой инструмент планирования, матрица распределения времени является эффективной только в том случае, если вы ею пользуетесь и регулярно корректируете ее содержание. Она поможет вам спланировать свой рабочий день, но не поможет выполнить те дела, которые вы с ее помощью для себя запланируете. Чтобы умело управлять временем, нужно сочетать самодисциплину и умение говорить «нет». Поэтому с пониманием относитесь к ситуациям, когда другие члены вашей команды говорят вам «нет», и с уважением относитесь к их приоритетам и установленным срокам выполнения их заданий.

Загрузка…

ранжирование задач по степени срочности и важности.

С
уществует
теория управления временем. По этой
теории каждый из нас проводит свое время
в одном из четырех квадратов. Все дела
можно распределить на:

1)Важные
и срочные.

2)Важные
и несрочные.

3)Неважные
и срочные.

4)Неважные
и несрочные.

(Такое
распределение иногда называют «Матрица
Эйзенхауэра» или «Принцип Эйзенхауэра«)

1)
Важные и срочные. Нужно сделать немедленно,
коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно
про них сказано кем-то из великих –
«Нужно жить так, чтобы важные дела не
превращались в срочные»…

2)
Важные и несрочные. Самые «обиженные»,
наиболее ущемляемые дела, связанные с
собственным развитием, обучением
сотрудников, и т.п. Часто «важные и
срочные» дела появляются из-за
пренебрежения «важными и несрочными»
делами.

3)
Неважные и срочные. Эти дела очень любят
маскироваться под дела «1». Человеку
свойственно путать срочность и важность:
всякое срочное он автоматически считает
важным.

4)
Неважные и несрочные. Эти дела нужно
«финансировать по остаточному принципу».
Но они часто приятны и интересны, поэтому
с них начинают рабочий день, убивая ими
лучшие рабочие часы.

Как
отделять важные дела от неважных? Гуру
менеджмента Питер Друкер говорит, что
важен здесь не столько анализ, сколько
смелость. Выбор приоритетного – всегда
риск.

Друкер
дает такие принципы расстановки
приоритетов:

—
Ориентируйтесь на будущее, а не на
прошлое.

—
Концентрируйтесь на возможностях, а не
на проблемах.

—
Выбирайте свое собственное направление,
не плывите по течению вместе с другими.

—
Ставьте для себя высокие цели, которые
позволяют круто изменить ситуацию, а
не такие, которые «надежны» и легко
достижимы.

29. Планирование деятельности как основной источник экономии времени в целом. Составление временного плана: основные правила.

Планирование
является одним из наиважнейших процессов,
от которого зависит эффективность
деятельности компании.

Планирование
представляет собой функцию управления.
Сущность этого процесса заключается в
логичном определении развития предприятия,
постановке целей для любого сектора
деятельности и работы каждого структурного
подразделения, что необходимо в
современных условиях. При осуществлении
планирования ставятся задачи, определяются
материальные, трудовые и финансовые
средства для их достижения и сроки
исполнения, а также последовательность
их реализации.

В
зависимости от того, какой горизонт
(период) времени охватывают планы
предприятия, различают следующие виды
планирования.

=Долгосрочное
планирование охватывает период от 10 до
25 лет и имеет проблемно-целевой характер.
В нем формулируется экономическая
стратегия деятельности предприятия на
длительный период с учетом расширения
границ действующих рынков сбыта и
освоения новых. Число показателей в
плане ограничено. Цели и задачи
долгосрочного плана конкретизируются
в среднесрочном плане.

=Среднесрочные
планы составляются на два-три года.
Объектами среднесрочного планирования
являются организационная структура,
производственные мощности, капитальные
вложения, потребности в финансовых
средствах, исследования и разработки
и т. п.

=Краткосрочные
планы составляются на год (редко – на
два года) и включают конкретные способы
использования ресурсов на предприятии.
Данные планы детализируются по кварталам,
месяцам, декадам.

Кроме
того, анализируются и выявляются факторы,
имеющие влияние на развитие деятельности
предприятия, для своевременного
предотвращения их на стадии возникновения
в случае их негативного влияния.

Матрица управления временем. Кто куда, а я вперед! Стратегия успеха в бизнесе и в жизни

Матрица управления временем

Мы расходуем время одним из четырех способов. Есть дела срочные, несрочные, важные, неважные.

Срочное – то, что требует немедленного внимания. Например, звонящий телефон. Для большинства недопустима мысль о том, чтобы не снять трубку. Срочные дела давят на нас, требуют незамедлительных действий. Порой они приятны, несложны. И часто оказываются неважными!

Важное имеет отношение к результатам. То, что связано с миссией, соответствует ценностям и наиважнейшим целям.

Повседневные дела можно разделить по квадратам:

Наши дела из квадрата 1 связаны с кризисами и проблемами. Многие люди оказываются ими полностью поглощены. Если сосредоточитесь на квадрате 1, он будет становиться все больше и больше, пока не накроет целиком.

Некоторые изо дня в день оказываются бомбардируемыми неотложными делами. Единственное облегчение они видят в бегстве к делам квадрата 4. 90 % их деятельности в квадрате 1 и 10 % – в 4. В результате: стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса, постоянный пожар и вечный бой.

Многие тратят значительную часть времени на квадрат 3, думая, что пребывают в квадрате 1. Они теряют часы, реагируя на срочное, считая, что это важно. Но срочность в действительности основана на приоритетах и ожиданиях других людей. В результате: концентрация на краткосрочном, управление в условиях кризиса, репутация хамелеона, убежденность в бессмысленности целей и планов, ощущение жертвы, не владеющей собой, разорванные отношения.

Тех, кто расходует свое время исключительно в квадратах 3 и 4, можно назвать безответственными людьми. Результат: увольнение с работы, зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций.

Эффективные люди держатся подальше от квадратов 3 и 4.

Квадрат 2 – основа правильного персонального управления. Не будучи срочным, дела из него является важными. Здесь и выстраивание отношений, и написание миссии, и долгосрочное планирование, и упражнения, профилактика, подготовка – все то, что мы считаем нужным, но за что редко заставляем себя взяться, поскольку это не срочно.

Эффективный человек мыслит не проблемами, а возможностями. Подпитывает возможности и морит голодом проблемы. Он мыслит упреждающе. В результате – видение, перспектива, равновесие, дисциплинированность, контроль, редкое возникновение кризисных ситуаций.

Принцип Парето: 80 % результатов проистекает от 20 % усилий.

Чтобы сказать «да» важным приоритетам квадрата 2, нужно научиться говорить «нет» другим, порой даже срочным, делам. Пример, я встаю в 5, чтобы заняться конспектами книг, вместо того чтобы выспаться, что вроде бы является необходимым. На самом деле, когда это входит в привычку, от недостатка сна нет негативных ощущений, а от выполненной работы много радости и пользы.

«Большинство людей живут – как физически, так и интеллектуально и морально – в очень ограниченной части своего реального жизненного потенциала. У всех нас есть такие жизненные ресурсы, о которых мы даже не подозреваем». У. Джеймс.

«Твоя заинтересованность и концентрация ума – источники твоей энергии. Если ты последовательно станешь приучать свой ум жить настоящим, ты всегда будешь располагать безграничной энергией – независимо от того, сколько времени на твоих часах». Р. Шарма.

На меня большое впечатление произвел отрывок из книги Робина Шармы «Монах, который продал свой „феррари“»: «Ритуал раннего пробуждения. Один из самых полезных советов – подниматься с солнцем и хорошо начинать день. Обычно человеку достаточно шести часов, чтобы оставаться бодрым и здоровым. Сон – не что иное, как привычка, и можно натренировать себя спать меньше. Только первые несколько дней тренировки ты будешь чувствовать себя усталым. Как новая пара обуви может сначала жать. Боль часто является предшественницей развития личности. Не пугайся ее, просто прими.

Что может быть более естественным, чем подняться навстречу радости нового дня с первыми лучами солнца? Солнце связано с душой. Солнечный свет способен высвободить твои жизненные силы и восстановить эмоциональную и физическую бодрость. Это восхитительный доктор.

Важно не сколько, а как ты спишь. Организму нужно восстановить силы. Нужен спокойный сон. Если не ешь после восьми, сон будет лучше.

Отрезок времени в десять минут перед тем, как ты уснешь, и после того, как ты проснешься, оказывает глубинное воздействие на подсознание. В это время твое сознание должно быть запрограммировано только на самые вдохновенные и умиротворенные мысли.

Итак, ложась спать, не смотри новости, не спорь ни с кем и не прокручивай события прошедшего дня. Расслабься. Если хочешь, выпей чашечку цветочного чая, послушай классическую музыку.

Чем лучше качество сна, тем меньше его нужно».

Я это заметила по себе: когда сон крепкий и спокойный, мне достаточно и пяти часов.

Нужно решить, каковы ваши наивысшие приоритеты, и иметь мужество, чтобы вежливо, с улыбкой и не оправдываясь, сказать «нет» всему остальному. Например, на выходных я выбираю семью и отсекаю любые гулянки.

Какой из недостатков вы отнесли бы к себе в большей степени:

• неспособность определять приоритеты;

• неспособность или нежелание организовывать себя на их основе;

• недостаточную дисциплинированность, чтобы действовать согласно им?

Множество людей своим главным недостатком видят недисциплинированность. Кови считает, что самая частая проблема – вторая: неспособность и нежелание себя организовывать. Приоритеты недостаточно укоренились у большинства, и оно это не признает.

Фокусом квадрата 2 является жизнь, основанная на принципах. В центре круга влияния не супруг, не деньги, не друзья, не удовольствия, а принципы.

То, как вы расходуете свое время, зависит от того, как вы к нему относитесь и какими в действительности видите свои приоритеты.

Если вы будете действовать всегда в квадрате 2, квадрата 1 не будет (!).

Чтобы быть в квадрате 2, надо:

• найти в органайзере место для вашей личной миссии, чтобы постоянно к ней обращаться. Прописать свои краткосрочные и долгосрочные цели.

• Определить свои роли (жены, матери, подруги, сотрудника, личности) и план для каждой. Постоянно держать их в поле зрения, чтобы не пренебрегать такими сферами, как здоровье, семейные отношения, профессиональная подготовка и личное развитие. Во всем должен быть баланс. Профессиональный успех не компенсирует разрыв семейных отношений.

• Организовать жизнь на основе недельного планирования.

• Подчинить планы людям. У вас не должно быть чувства вины из-за того, что вы отошли от планов в результате вмешательства человеческого фактора. Люди важнее вещей.

• Сделать так, чтобы ваш инструмент планирования стал вам слугой, учитывал ваш стиль, ваши нужды, ваши особенности.

• Всегда носить план с собой. В любой момент нужно иметь возможность увидеть долгосрочные и краткосрочные планы.

В планировании в первую очередь внимание уделяется человеческим отношениям и результатам, а уж во вторую – времени.

Многие отказываются перепоручать что-либо другим, будучи убежденным, что сами справятся лучше. Однако делегирование полномочий является, возможно, самым мощным и наиболее эффективным из всех имеющихся видов человеческой деятельности.

Передача ответственности другим людям, специально обученным и профессионально подготовленным, позволяет нам направлять свою энергию на другие важные дела. Делегирование означает рост. Делегирование является общей победой.

Пусть люди учатся на ваших ошибках, укажите на возможные трудности и проблемы, скажите, чего не следует делать, но при этом не говорите, что надо. Расширьте границы.

Доверие – высшая форма мотивации человека. Но оно требует времени и терпения, необходимости обучать и развивать людей, чтобы их способности соответствовали этому доверию.

Если делегирование осуществляется правильно, то обе стороны только выиграют.

«Не может быть дружбы без доверия, а доверия – без порядочности». С. Джонсон.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Матрица управления временем по с. кови

Когда впервые начинаешь исследовать вопрос управления временем, очень быстро теряешься в гигантском многообразии методик, трюков и техник. На первый взгляд они все очень разные. Однако, это не совсем так.

Все популярные и не очень известные системы тайм-менеджмента можно разделить на категории. В этой статье я, возможно впервые, даю систематизацию методик тайм-менеджмента по категориям и комментирую особенности их практического применения.

«Дискретные» и «аналоговые» системы тайм-менеджмента

В первую очередь, можно разделить все мыслимые системы управления временем на те, которые направлены на реализацию конкретных достижений и целей и на те, которые концентрируются на формировании желаемого образа жизни и реализации своих ценностей. Очень условно, эти системы можно описать, как «дискретную» и «аналоговую».

Рис.1

«Дискретная система» направлена на достижение того, что можно измерить или завершить. Например, вы хотите заработать миллион долларов. Это – конкретная и измеримая цель.

«Аналоговые системы» занимаются тем, что можно измерить не количественно, а качественно. Например, вы хотите, на долгосрочной основе, привнести в свою жизнь радость и интерес. Измерить это довольно сложно, а вот качественно оценить – запросто.

Каждый из этих подходов может быть реализован в разных масштабах.

Если вас интересуют, в первую очередь, конкретные достижения и цели, вы можете удовлетвориться простейшим уровнем: списками дел и календарями. Они позволяют держать свою текущую активность под контролем и управлять ею. Однако, они оптимальны для не очень больших целей. Вам могут быть полезны Google Calendar, Google Tasks, Wuderlist, Doit.im и многие тысячи других.

Или обычный ежедневник. Просто берете и пишете, что вы хотите сделать завтра. Отмечаете дела, привязанные ко времени… И все! Процесс пошел.

Рис. 2

Если вы планируете более масштабные достижения, то вам больше подойдут комплексные системы. Фактически, это системы управления не отдельными делами, а проектами. Это могут быть локальные проекты, предусматривающие достижение среднемасштабных целей. Например, покупка машины, устройство на престижную работу, написание книги и т.п. Системы управления локальными проектами очень разнообразны и среди них можно выбрать ту, которая подходит вам больше всего. Достойны упоминания, например, программы MyLifeOrginized и LeaderTask, TaskMerlin, сервис Planfix и многие другие.

Рис. 3

А могут быть и системы, реализующие глобальные, жизненные проекты, которые направлены на реализацию вашего призвания. Применять их имеет смысл тогда, когда вы четко понимаете для чего живете и хотите сконцентрироваться исключительно на этом. Здесь вам в помощь система Бенджамина Франклина и ей подобные.

Рис. 4

Если такого понимания у вас нет, то лучше подобными системами не пользоваться. Вы будете вынуждены придумывать себе жизненные цели «из головы». Что тяжело, бессмысленно и бесполезно.

Если вас больше интересуют не конкретные достижения, а качество жизни в целом, то добро пожаловать на территорию «аналоговых подходов» к тайм-менеджменту.

Как и в случае с «дискретными» у «аналоговых» подходов тоже есть разный масштаб. Самыми простыми примерами «аналоговых» подходов являются всевозможные системы выработки полезных привычек, а также, системы рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности.

Для выработки привычек в настоящее время существует огромное количество интернет-сервисов и мобильных приложений, которые помогают вам на постоянной основе делать то, что вы считаете полезным и внедрять это в ваш образ жизни.

Рис. 5

Говоря о системах рационального использования времени и переключения между разными видами деятельности, в качестве примера можно привести две популярные системы:

Рис. 6

И та, и другая методики предлагают простые, но эффективные алгоритмы, позволяющие с одной стороны больше сделать, а с другой стороны, меньше уставать и сопротивляться необходимости быть активным. Обратите внимание, ни та, ни другая система, не включает в себя целеполагание. Они просто помогают вам сделать вашу жизнь более комфортной. Однако, в качестве побочного эффекта, они способны здорово повысить вашу самооценку и мотивацию.

Помимо таких маленьких, но приятных «полезняшек», среди «аналоговых» систем существуют и подлинные монстры, которые замахиваются на ваш образ жизни в целом.

Среди них можно выделить три основных направления.

Первое из них – концентрируется на гармонизации основных сфер вашей жизни. Неформальным символом подобных систем может служить пресловутое «колесо жизни». В рамках этого подхода ваша задача – поддерживать те сферы жизни, которые у вас хорошо развиты и подтягивать те, которым вы уделяете меньше внимания.

Рис. 7

Второе направление главное внимание уделяет реализации ваших основных ценностей, убеждений и принципов. Для того, чтобы реализовать такой подход, вы должны составить список того, что вы считаете для себя важным, главным и принципиальным. В дальнейшем, всю свою активность вы должны направлять на то, чтобы увеличивать присутствие этих ценностей в своей жизни. В качестве примера реализации подобного подхода можно привести широко известную методику Стивена Кови.

Рис. 8

Третье направление очень похоже на второе. Но вместо ценностей главное внимание уделяет тем главным ролям, которые вы играете в жизни. В русле этого подхода вы составляете свой ролевой список и в дальнейшем занимаетесь развитием умений и навыков, которые позволят вам приблизиться к совершенству в рамках этого списка.

Рис. 9

Естественно, что возможна любая комбинация из этих трех направлений.

Практическое задание

1. Какая из систем управления своим временем и задачами Вам ближе: дискретная или аналоговая? Попробуйте ответить на вопрос «почему»?
2. Если вы пользуетесь дискретной системой, попробуйте несколько дней пожить с аналоговой системой. И наоборот, если вы предпочитаете аналоговую. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.
3. Если вы используете самые простые методы для ведения своего тайм-менеджмента, попробуйте некоторое время переключиться на более глобальные и комплексные. Если вы уже работаете с такими системами, поживите несколько дней в «святой простоте» обычных календарей, списков дел и переключении между задачами.

Типы тайм-менеджмента по способу реализации

Все существующие системы тайм-менеджмента можно разделить по способу их реализации.

В первую очередь нужно упомянуть «бумажные» системы. Естественно, они самые старые. Это всевозможные ежедневники, планнеры и календари. Их неоспоримым достоинством является простота и возможность «потрогать руками». Многие психологи твердо убеждены, что «бумажное» планирование и управление временем является самым полезным и естественным. Определенный резон в таких воззрениях есть. Он связан с тем, что в процессе письма задействована мелкая моторика и происходит мощная активация нашего головного мозга. На самом деле, «бумажный» тайм-менеджмент не требует от вас никакого дополнительного оборудования, кроме листа бумаги и ручки. Для многих эта простота и естественность чрезвычайно ценна.

Минусом «бумажной» системы для многих людей является необходимость многократного переписывания и сложность внесения исправлений.

В качестве примера удачных вариантов «бумажных» органайзеров могу привести:

1. «Дневник творческого человека» Яны Франк – это комплексная, довольно сложная, но позволяющая реализовывать крупные проекты система.
2. Планнеры и чек-листы американского дизайнера Дэвида Си, которые позволяют решать большой спектр задач: от учета рабочего времени и планирования дня, до ведения небольших проектов.

Рис. 10

В наш цифровой век невозможно себе представить тайм-менеджмент без участия всевозможных гаджетов, компьютеров и интернет-сервисов.

В рамках цифрового управления временем, мы можем встретить:

Простейшие списки дел и задач.

• Календари.
• Календари, комбинированные со списками задач и почтовыми сервисами.
• Системы управления проектами.
• Электронные Канбан доски.
• Глобальные системы управления мечтами и всей жизнью.
• И многое другое…

Рис.11

Электронный тайм-менеджмент во многом прекрасен. В вашем распоряжении возможности поиска, быстрого редактирования и копи-паста, отсутствие ограничений на объемы планируемых задач, возможности использования ссылок и информационных систем, напоминаний, отслеживание прогресса, вашего местоположения и т.п.

Но есть и минусы. Многих людей раздражают напоминания и необходимость постоянно обращаться к электронным устройствам. Гаджеты, в отличие от бумаги, требуется время от времени заряжать. И если вы это забыли сделать, вы можете оказаться в неприятной ситуации, оставшись без календаря напоминалок и списка дел. Ряд программ и сервисов требует для своей работы постоянный доступ в интернет, а при его отсутствии вы также получаете проблемы. Несмотря на развитие систем ввода, в том числе и голосового, не всегда и не во всех ситуациях вам будет удобно вносить новые задачи или исправления. В отличие от листа бумаги, который вы можете постоянно держать перед глазами, электронные списки дел, большую часть времени скрыты от ваших глаз и внимания.

Кроме «чистых» бумажных или электронных систем существуют их гибриды. Например, я встречал системы управления временем, в которых творческие задачи и стратегическое планирование осуществлялись на бумаге, а управление повседневной активностью было отдано на откуп гаджетам. Естественно, подобные системы имеют весь набор плюсов и минусов от обоих подходов.

Практическое задание

Попробуйте, ради эксперимента и расширения собственного опыта, «изменить» своей привычной системе управления временем. Если вы используете бумажные планировщики или ежедневники, воспользуетесь программными решениями и гаджетами. Если вы предпочитаете электронный тайм-менеджмент, попробуйте вернуться в архаику и использовать только бумагу и ручку. В конце эксперимента опишите сложности, с которыми вы столкнулись и те позитивные вещи, которые, возможно, с вами произошли. Используете этот опыт для совершенствования своей системы управления временем.

Таким образом, С. Кови выделяет в управлении временем следующие недостатки:

• неспособность верно расставлять приоритеты;
• неспособность или нежелание организовывать себя на основе этих приоритетов;
• недостаточная дисциплинированность, чтобы действовать на основе приоритетов.

1. Прием целеполагания (четкие формулировки целей). Дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели.

2. Учет планов и индивидуальных биоритмов человека.

3. Эффективное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках).

4. Многие документы, схемы, материалы можно фотографировать, а не переписывать. Неплохо бы завести «Тетрадь для всего», поскольку заметки на бумажках часто теряются.

5. Создавать сеть контактов (NETWORKING).

Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.

Наиболее популярной в мире является методика «Getting Things Done
», которую предложил американец Дэвид Аллен. Ее основная идея – перестать хранить дела «в голове», а вести их учет, составляя так называемые «ToDo
—списки
». Как только индивид получает задачу на исполнение, он должен ее тут же поместить «в корзину» – временное хранилище информации. Корзиной может быть как реальный лоток для бумаг, так и просто блокнот для записи поступающих дел. Основная идея «корзин» – не упустить полезную информацию и получаемые задачи. Согласно данной методике, «корзины» необходимо регулярно «разгребать». Во время этого процесса каждый элемент корзины рассматривается и может переноситься в «ToDo-списки», в календарь, перепоручаться или просто удаляться. Автор также предлагает организовывать задачи в проекты по принципу системной иерархии. Каждую задачу можно детализировать, разбивая ее на более мелкие шаги. Также Getting Things Done вводит понятие контекстного планирования, существующего в привязке людям, местам и событиям. Например, некоторые задачи могут быть выполнены только на работе или, наоборот, только дома. Группируя дела по контексту «Телефон» можно сразу составить список телефонных звонков. Методика Getting Things Done очень строго относится к планированию, но очень подробно расписывает систему тайм-менеджмента, включая туда и основы управления персональной информацией.

На Западе большую популярность набирает методика Марка Форстера «Автофокус».
Она представляет собой скорее не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии «Автофокуса» заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом. Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка. Таким образом, прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, да и какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы. Как отмечает автор, многие так увлекаются выполнением задач из списка, что им сложно бывает остановиться. Сторонники данной методологии стараются ее постоянно улучшать, и на данный момент у нее уже есть четыре версии. При этом в разных версиях суть системы остается такой же, немного меняется только алгоритм отбора задач. «Автофокус» не связывается с жизненными целями, но предлагает очень подробный и четкий алгоритм оперативного тайм-менеджмента.

Таким образом, мы видим, что существует множество разнообразных методик организации времени. Они не являются взаимоисключающими и при желании можно использовать комбинации различных методов, выбирая наиболее удобную и подходящую для индивида систему тайм-менеджмента,

С развитием информационных технологий появляется все больше способов вести гибкие, быстрые и удобные системы личного тайм-менеджмента. При этом развитие интернет-сервисов, а также популярность сверхтонких клиентов (программ, работающих через браузер) приводит к тому, что количество он-лайн средств уже обгоняет количество отдельно устанавливаемых на компьютер программ. Таким образом, при формировании собственного комплекта инструментальных средств можно использовать реальные предметы (блокноты, лотки для бумаг), интернет-сервисы и работающие независимо от наличия сети программы. Бумажные средства, прежде всего, удобны своей простотой, понятностью и осязаемостью. Например, каждый прожитый день может выражаться отдельным листиком в ежедневнике, и форма записи может быть практически любой – все зависит от того, что способна нарисовать рука. Также большими достоинствами реальных инструментов являются независимость от энергообеспечения, минимальное время на обучение и нетребовательность к техническим навыкам. С другой стороны, программы и интернет-сервисы при должном умении и правильном подборе электронных инструментов под свои нужды открывают огромные возможности. Например, перенос встреч, дел или других событий происходит за считанные секунды и не требует стираний и зачеркиваний строк в ежедневнике. Программы для ведения списка дел дают возможность создать иерархию задач, а потом проводить необходимые выборки из созданной базы. Например, можно расписать пошагово все свои текущие проекты, ставя их в зависимость от жизненных целей, а потом из этого списка вывести только дела на сегодня или задачи, требующие звонка по телефону. В интернете уже достаточно много сайтов, которые дают возможность управлять одним из самых важных элементов тайм-менеджмента – списком дел. Есть как и сервисы с большой функциональностью, полностью отвечающей методике GTD, так и совсем простые, но, зато, очень удобные в использовании. Также набирают оборот проекты, реализующие отдельные инструменты самомотивации или организации времени. При этом они предлагают некоторые дополнительные вкусности, которые не могут дать оффлайн-программы или бумажные средства. Например, сайт worktrek.com позволяет не только вести календарик-пинарик (средство для повышения ощущаемости каждого прожитого дня), но и смотреть усредненную статистику по всем пользователям. Проект для ввода регулярных дел в привычку advirtus.com помимо предоставления своей основной функции вносит и интересный социальный инструмент – возможность участвовать в общем рейтинге и брать себе задания, созданные другими пользователями. Достоинством отдельно устанавливаемых программ является отсутствие необходимости в доступе к Интернету. Также они позволяют лучшие графические возможности, а, зачастую, и более быстрый и удобный интерфейс. Например, программа для ведения списка дел MyLife Organized предоставляет огромные функциональные возможности, которыми не может похвастаться ни один онлайн-сервис, но, при желании, ненужные элементы можно просто спрятать. Большим недостатком современных технических средств тайм-менеджмента можно назвать слабую мобильность. Но многие программы и сервисы уже имеют упрощенные версии для мобильных телефонов, а также при необходимости дают возможность быстро и просто распечатывать материалы. В целом, глядя на развитие электронных инструментов, можно сказать, что они уже позволяют разным социотипам сделать выбор наиболее удобных для себя средств и если не полностью, то хотя бы частично уйти от традиционного бумажного планирования, выиграв при этом в скорости, возможностях и удобстве.

2.6. Механизм целеполагания как индивидуальный
стратегический выбор.

Целеполагание — процесс моделирования результата еще не осуществленной деятельности
, представленной чаще всего образом, мысленной моделью будущего продукта, качественными или количественными характеристиками, или системой знаков и понятий.Целеполагание выполняет побудительную, познавательную, управляющую функции
. Сам акт целеполагания
включает в себя:

Диагностику, прогноз и проектирование, которые в совокупности обеспечивают понимание и определение цели деятельности; анализ объективных возможностей в реализации намечаемой цели;

Выбор форм, методов и средств с учетом общих, особенных и индивидуальных свойств субъекта;

Составление программы предстоящей деятельности.

При этом целеполагание происходит в условиях псевдосвободы выбора цели
(Коган, 1999). Согласно этому принципу, в процессе целеполагания субъект обладает выбором текущих и стратегических целей, который ограничен как внешними, так и внутренними причинами. Причем эта ограниченность не всегда им осознается
.

Важным моментом целеполагания в условиях псевдосвободы выбора является понимание этого процесса как несводимого к исключительно рациональной деятельности
, опирающейся на достоверное знание. Только взаимосвязь рационального и эмоциального позволяет осуществлять деятельность в условиях неполной определенности. Причем чем больше неопределенность, тем большее значение имеет эмоциональная составляющая.

Целеполагание до настоящего времени относится к классу слабоструктурированных задач, решение которых в большинстве случаев обеспечивается неформальными методами, а эффективность зависит от квалификации исследователя, его интуиции, объема имеющейся в его распоряжении информации по рассматриваемой проблеме и возможности ее обработки в полном объеме.

Способность строить модели субъективного будущего в образах является определяющим свойством воображения
. Именно воображение и расчет являются тем инструментарием
, с помощью которого субъект строит прогноз развития ситуации
, анализ которой, собственно, и позволяет ему сделать выбор
. Другими словами, процесс мыследеятельности человека и, в частности, целеполагание принципиально не алгоритмизируется, благодаря чему человек способен действовать в неполностью определенных условиях
.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела.
   Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела.
   Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела.
   Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела.
   В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

   Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха — стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные
.
Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них — «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные
.
Дела этой категории — самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», — думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В
они превращаются в дела категории А.
И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В
нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные

.
Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А
, и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие — то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные
(«мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови
был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента
в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей»
. В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
3. Составьте матрицу управления временем
   и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win
   (выиграл-выиграл).

   В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач
.

Физически матрица
представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность
, а по вертикали — важность
.

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное
, его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное
, то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное
, нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное
— не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск
для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Все, что не является сознательной приверженностью важному, является бессознательной приверженностью неважному.

Прежде чем начать эту часть, ответьте на следующие вопросы:

Какое вы знаете

Какое вы знаете

Если вы знаете
, что эти вещи так сильно изменили бы вашу жизнь, почему вы ими не занимаетесь?

Пока вы размышляете над ответами, давайте рассмотрим два первейших фактора, которые обусловливают наш выбор относительно того, как нам распорядиться своим временем — срочность и важность. Хотя мы постоянно имеем дело с обоими факторами, один из них служит той базовой парадигмой, через которую мы смотрим на свое время и свою жизнь.

Четвертое поколение базируется на парадигме важности. Чтобы главное в вашей жизни заняло главное место, вы должны знать и делать то, что является важным, а не просто реагировать на срочное.

На протяжении этой главы я неоднократно буду просить вас тщательно изучить свои парадигмы. На результаты, которых вы добиваетесь в своей жизни, огромное влияние оказывает то, на какую парадигму вы опираетесь: парадигму срочности или парадигму важности.

НАРКОТИЧЕСКОЕ ВЛЕЧЕНИЕ К СРОЧНОСТИ

Некоторые люди настолько привыкают к повышающим уровень адреналина кризисным ситуациям, что уже не могут обходиться без этих «доз» — только ими полнится их энергия, только в них они находят радость бытия.

Как ощущается человеком срочность? Как стресс? Напряжение? Давление? Усталость? Безусловно. Но давайте говорить честно. Это порой и возбуждает. Мы чувствуем себя полезными. Мы наслаждаемся успехом. И нам хорошо от этого. Когда начинается заваруха, мы заряжаем свой револьвер и скачем по степи в лучах заката, паля во все стороны и чувствуя себя героями.
Это приносит мгновенные результаты и мгновенное вознаграждение.

Разрешая срочные и важные проблемы, мы ощущаем временный кайф. Даже когда о важности речи нет, срочность обладает такой притягательной силой, что мы хватаемся за любые срочные дела, лишь бы оставаться в движении. Люди считают нас деловитыми, работящими. Это стало символом высокого общественного статуса — если мы в Делах, значит мы важны для общества; если же мы не деловиты, мы стесняемся в этом признаться.

В деловитости мы черпаем ощущение безопасности. Это тешит наше самолюбие, оправдывает наше существование, возвышает нас в глазах окружающих. Это так же хороший повод не заниматься тем, что является в нашей жизни главным.

«Я предпочел бы провести время с тобой, но мне нужно работать. Последний срок подходит каждая минута на счету. Ты, конечно понимаешь».

«У меня просто нет времени на физкультуру я знаю, что это важно, но у меня сейчас столько неотложных дел. Может быть, когда ситуация Умного прояснится».

Привычка к срочности временно заполняет пустоту, образуемую удовлетворенными потребностями, но она губительна для человека. Ведь она не удовлетворяет эти потребности, а лишь усиливает наркотическую зависимость. И побуждает нас ежедневно отдавать приоритет срочным делам.

Это влечение к срочности не менее опасно, чем любое другое из известных пагубных влечений. Прилагаемый ниже список характерных признаков наркотической зависимости почерпнут из литературы, не имеющей никакого отношения к управлению временем, а описывающей болезненное влечение к химическим веществам, азартным играм или перееданию. Но посмотрите, как все похоже!

Как хорошо это характеризует влечение к срочности! И наше общество поголовно заражено им. Куда ни глянь, влечение к срочности находит подкрепление и в нашей жизни, и в нашей культуре.

Роджер:
Во время одного из семинаров по нашей программе я предложил группе старших менеджеров одной многонациональной фирмы оценить свои индекс срочности. Во время перерыва ко мне, криво усмехаясь, подошел менеджер из Австралии. «Не могу поверить! — воскликнул он, — я оказался настоящим наркоманом! И ведь это суть Культуры нашего бизнеса. Мы живем от кризиса до кризиса. Никто и пальцем не шевельнет, пока не скажешь ему, что дело срочное».

Пока он говорил, к нам подошел его заместитель. Они с минуту обменивались шутками по поводу случившегося, но в их шутках чувствовалась серьезная озабоченность. Затем старший менеджер повернулся ко мне и сказал: «Вы знаете, когда этот человек только начинал работать в нашей компании, он был другим. Но сейчас он такой же, как все».

Важно понимать, что срочность сама по себе — не проблема. Проблема возникает, когда срочность, а не важность, становится доминирующим фактором в нашей жизни, когда мы срочное считаем главным. Мы так заняты работой, что не находим времени остановиться и спросить себя, а делаем ли мы то, что нужно делать. И в результате пропасть между часами и компасом растет. Чарльз Хаммел в своей книге «Тирания срочного» пишет:

Важную задачу не всегда необходимо решать сегодня же или даже на текущей неделе… Срочные же задачи взывают к незамедлительным действиям… Их зову невозможно сопротивляться, он кажется таким важным, и он пожирает всю нашу энергию. Но если заглянуть в будущее, их обманчивая важность увядает. Испытывая чувство потери, мы вспоминаем о той действительно важной задаче, которую отодвинули в сторону. Мы начинаем, понимать, что стали рабами срочности.

Многие инструменты традиционного управления временем на самом деле лишь укрепляют эту зависимость. Ежедневное планирование, списки «что сделать» побуждают нас присваивать наивысший приоритет срочным делам. А ведь чем больше срочности в нашей жизни, тем меньше в ней важности.

ВАЖНОСТЬ

Многие важные вещи, приближающие нас к основным жизненным целям, обогащающие нашу жизнь, наполняющие ее смыслом, как правило не давят на нас, не взывают к нам. В силу их не срочности мы сами должны проявлять инициативу.

Предлагаемая ниже Матрица управления временем поможет нам более основательно разобраться с понятиями срочности и важности. Как видите, вся деятельность человека разбивается на четыре четверти, или Квадранта
. Это четыре возможных типа расходования времени.

*Эскапизм — стремление личности уйти от действительности в мир иллюзий, фантазий. — (Прим. ред.)

К Квадранту I
относятся вопросы, которые являются одновременно и срочными, и важными. Именно об этом идет речь, когда мы имеем дело с разгневанным клиентом, пытаемся выполнить работу в срок, ремонтируем разбитую машину, подвергаемся операции на сердце или помогаем плачущему ребенку. Уделять время Квадранту I необходимо. Это здесь мы чем-то управляем, что-то производим, реагируем на многочисленные потребности и испытания, опираясь на свой опыт и здравомыслие. Игнорируя этот квадрант, мы оказываемся погребёнными за живо. Но мы также должны понимать, что многие важные дела становятся срочными из-за затяжки времени или недостаточной профилактики и планирования.

Деятельность, относящаяся к Квадранту II
, включает дела важные, но не срочные. Это Квадрант Качества. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, проводим профилактические мероприятия, расширяем свои знания и умения через чтение и непрерывное профессиональное развитие, размышляем, как мы можем помочь своему сыну или дочери в их проблемах, готовимся к важным встречам или вкладываем время в укрепление важных для нас взаимоотношений, внимательно слушая других людей. Увеличение времени, затрачиваемого на этот квадрант, повышает нашу дееспособность. Игнорируя этот квадрант, мы тем самым расширяем Квадрант I, увеличивая стресс и углубляя кризисы, так что они поглощают нас без остатка. С другой стороны, вложение времени в Квадрант II сокращает Квадрант I. Планирование, подготовка и профилактика позволяют не допустить превращения многих дел в срочные. Квадрант II не давит на нас — мы сами должны проявлять инициативу. Это Квадрант Руководства собой.

Квадрант III
можно назвать призраком Квадранта I. Он включает дела срочные, но не важные. Это Квадрант-обманщик. Зуд срочности порождает иллюзию важности. Но на самом деле эти вопросы, если они вообще важны, важны для кого-то другого. В эту категорию попадают многие телефонные звонки, встречи, визиты случайных посетителей. Мы тратим массу времени в Квадранте III, удовлетворяя желания и потребности посторонних нам людей и считая, что находимся в Квадранте I.

Квадрант IV
зарезервирован за деятельностью, которая не является ни важной, ни срочной. Это Квадрант Пустой траты времени. По идее он нам вообще не нужен. Но истощенные битвами в Квадрантах I и III, мы часто попросту «спасаемся» в Квадранте IV, оберегая самих себя. Какая деятельность относится к Квадранту IV? Это не обязательно отдых, потому что отдых в его истинном смысле восстановления и приумножения сил и способностей относится к ценной деятельности Квадранта II. Пустой тратой времени из Квадранта IV можно назвать чтение легкомысленных романов, привычно бездумный просмотр телепрограмм или сплетни на лавочке. Квадрант IV несет не выживание, а деградацию. Поначалу он может казаться конфеткой, но очень скоро мы убеждаемся, что это пустой фантик.

Сейчас, глядя на Матрицу управления временем, вспомните, как вы провели предыдущую неделю. Если вы распределите все, что делали в течение недели, по квадрантам, на какой квадрант придется основная часть времени?

Распределяя дела по Квадрантам I и III, будьте внимательны. Легко впасть в заблуждение, считая какие-то вопросы важными только потому, что они срочные. Самый простой способ разобраться, к какому квадранту отнести то или иное дело, — спросить себя, приблизила ли вас срочная деятельность к достижению какой-то важной цели. Если нет, то она, вероятно, относится к Квадранту III.

Если вы похожи на большинство людей, с которыми нам приходилось работать, то велика вероятность того, что основная доля вашего времени приходится на Квадранты I и III. И какова цена этого? Если вас влечет срочность, какие важные — может быть, даже главные — дела не получают времени и внимания с вашей стороны?

Еще раз задумайтесь о своих ответах на вопросы, заданные нами в начале этой главы:

Какое вы, знаете
одно дело, которое внесло бы значительные позитивные изменения в вашу личную жизнь, если бы вы делали его постоянно и отлично?

Какое вы знаете
одно дело, которое внесло бы значительные позитивные изменения в вашу профессиональную жизнь, если бы вы делали его постоянно и отлично?

Проанализируйте, к какому квадранту относятся ваши ответы. Мы смеем предположить, что это будет Квадрант П.

Мы задавали эти вопросы тысячам людей и обнаружили, что их ответы попадают в следующие семь ключевых категорий:
1. Улучшение навыков общения с окружающими.
2. Улучшение подготовки.
3. Улучшение планирования и организации.
4. Лучший уход за собой.
5. Поиск новых возможностей.
6. Самосовершенствование.
7. Расширение власти и полномочий.

Вся эта деятельность относится к Квадранту II и она важна. Так почему же люди не занимаются этими вопросами? Почему они не действуют в соответствии с данными ими ответами?

Вероятно, потому, что эти дела не срочные. Они не давят на них. Люди сами должны проявить инициативу.

ПАРАДИГМА ВАЖНОСТИ

Ясно, что в жизни нам приходится иметь дело с обоими факторами — срочностью и важностью. Но в повседневных процессах принятия решений, как правило, доминирует какой-то один из этих факторов. Проблемы начинаются тогда, когда мы исходим преимущественно из парадигмы срочности, а не важности.

Когда мы следуем парадигме важности, мы живем в Квадрантах I и П. Мы покидаем Квадранты III и IV и, уделяя больше времени подготовке, профилактике, планированию и расширению возможностей, сокращаем количество времени, необходимое нам для «тушения пожаров» в Квадранте I. Меняется даже сама природа Квадранта I. Мы пребываем там преимущественно на основе сознательного выбора, а не по умолчанию. Мы сами предпочитаем делать что-то срочно или своевременно, если это важное дело.

Один наш сотрудник поделился своим опытом:

Недавно одна из моих знакомых переживала личную драму. Я был в то время очень занят на работе и дома, но мне удавалось оставаться в курсе многих вещей и находить время для личностного роста и обновления. В один из таких напряженных дней, когда у меня были назначены три встречи, покупки ремонт машины и важный ленч, она позвонила мне. Я сразу понял, что у нее неприятности, и, отказавшись от намеченных дел, поехал к ней домой. Я знал, что назавтра мой день будет попон проблем из квадранта I, поскольку я не оставил себе времени на подготовку но это было важное, очень важное дело. Я предпочел оказаться перед необходимостью решать срочные проблемы, потому что чувствовал, что это было единственно правильное решение.

На наших семинарах мы часто просим людей определить, какие чувства у них ассоциируются с той или иной парадигмой. Говоря о срочности, они обычно упоминают стресс, усталость, неудовлетворенность. Но когда речь заходит о важности, они говорят об уверенности в себе, удовлетворенности, осмысленности, душевном покое. Вы тоже можете поупражнять. Что вы чувствуете, когда следуете той или иной парадигме? Эти ощущения могут многое сказать вам о тех результатах, которых вы добиваетесь в своей жизни.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ ОТНОСИТЕЛЬНО МАТРИЦЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Мы, конечно, понимаем, что в реальном мире нет такого прямолинейного, категоричного и логического деления всей жизни на четыре квадранта. Различия могут быть не только качественные, но и количественные. Внутри каждого квадранта могут быть разные степени развития, эти квадранты могут пересекаться.

Ниже приводятся вопросы, чаще всего задаваемые людьми относительно Матрицы управления временем:

• Как узнать, что нужно делать в первую очередь из всего множества срочных и. важных дел? Эта проблема сопровождает нас на протяжении всей жизни. Именно она вызывает в нас ощущение, что мы должны пригнуться и двигаться быстрее, что бы успеть как можно больше. Но почти всегда есть какое-то одно дело, которое должно быть сделано в первую очередь. В каком-то смысле, это Квадрант I Квадранта I или Квадрант II Квадранта П. Как определить, что самое важное для нас в данный момент? Это один из первейших вопросов, к которому мы обратимся в последующих главах данной книги.
• Плохо ли находиться в Квадранте I? Нет. Очень многие люди проводят значительную часть своего времени в Квадранте I. Главный вопрос — зачем вы там находитесь? Что доминирует в вашем Квадранте I — срочность или важность? Если доминирует срочность, то по мере снижения важности вы соскользнете в Квадрант III, — это влечение к срочности. Но если вы находитесь в Квадранте I из-за важности решаемых вопросов, то по мере снижения срочности вы окажетесь в Квадранте II. Квадранты I и II имеют дело с важными вещами; разделяет их лишь фактор времени. Настоящая проблема возникает, когда вы проводите время в Квадрантах ИГ и IV.
• Где взять время для расширения Квадранта II? Если вы хотите больше времени проводить в Квадранте II, то основной источник резервов времени для вас — Квадрант III. Время, расходуемое в Квадранте I, является одновременно срочным и важным — мы уже знаем, что без него не обойтись. Мы понимаем также, что в Квадранте IV мы вообще не должны находиться. Но вот Квадрант III способен одурачить нас. Необходимо научиться оценивать дела и вопросы с точки зрения их важности. Тогда мы сможем востребовать время, теряемое на обманчивую срочность, и перенести его в Квадрант И.
• Что если меня окружает атмосфера Квадранта I? Некоторые профессии по своей природе целиком относятся к Квадранту I. К их числу относятся, например, пожарные, многие врачи и медсестры, полиция, репортеры, редакторы газет; их работа — реагировать на срочные и важные вопросы. Но этим людям расширять Квадрант II еще важнее, чем другим, потому что время, затрачиваемое на Квадрант II, расширяет их возможности справляться с критическими ситуациями из Квадранта I, повышает их дееспособность.
• Есть ли в Квадранте I дела, которые не оказывают на нас непосредственного давления, не требуют немедленных действий? Некоторые вопросы, не являясь в данный момент критическими, исподволь перерастают в проблемы, если мы своевременно не уделяем им внимания. Мы своей волей делаем их срочными. Кроме того, то, что для организации в целом может быть деятельностью из Квадранта II, — скажем, долгосрочные прогнозы, планирование и укрепление связей, — для руководителя организации может быть работой из Квадранта I. Это его непосредственная обязанность, а потребность в этих вещах может быть весьма велика, как и последствия их исполнения или неисполнения. Руководитель должен считать это срочной работой и проявлять инициативу.

Ценность Матрицы управления временем заключается в том, что она помогает нам понять, каким образом важность и срочность влияют на выбор нами того, как нам потратить свое время. Она позволяет нам увидеть, чему мы уделяем основное время. Мы можем также уяснить, что уровень господства срочности является уровнем, подчиненности важности.

ДРУГАЯ СТОРОНА СЛОЖНОСТИ

Подобно наркомании, влечение к срочности порождается чрезмерным употреблением болеутоляющих средств. Срочность временно снимает острую боль, вызываемую осознанием расстояния между компасом и часами. И некоторое время мы чувствуем себя очень хорошо. Но это удовлетворение быстро проходит, а боль остается. Просто увеличивая свою продуктивность, ускоряя свой бег, мы не можем добраться до причины боли, той хронической болезни, которая ее порождает. Мы лишь ускоряем решение второстепенных (или третьестепенных) вопросов, ничего не делая для того, чтобы излечить хроническую болезнь, причина которой в том, что главному в нашей жизни не уделяется главное внимание.

Чтобы добраться до хронических проблем, нужен иной образ мышления. Если обратиться к медицинской терминологии, мы должны понимать разницу между лечением и профилактикой. Лечение имеет дело с острыми симптомами болезни, профилактика же — с вопросами здорового образа жизни. Это две разные парадигмы, и хотя врач может исходить из обеих парадигм, одна из них всякий раз превалирует.

Стивен: Мне приходилось проходить обследование у многих врачей, исповедующих обе парадигмы, и в каждом случае подход был иным. Они искали разные вещи. Например, я имел дело с врачами, которые, исходя, в первую очередь, из парадигмы лечения, измеряли химический состав моей крови и сообщали мне, что, раз общий уровень холестерина не превышает 200, со мной все в порядке. Другие же врачи, для которых первичной была парадигма профилактики, исследовав мою кровь — в частности соотношение низкоплотных и высокоплотных липопротеинов и общего уровня холестерина, — говорили мне, что есть проблемы, что я нахожусь в зоне умеренного риска, и прописывали мне лечебную физкультуру, диету и медикаменты.

Большинство людей понимают, что значительная часть болезней связана с образом жизни. В ожидании «звонка» в форме, например, сердечного приступа, многие из нас живут в мире фантазий. Мы живем так, как хотим жить: не занимаясь спортом, неправильно питаясь, сгорая как свеча, подожженная с обоих концов, а когда возникают проблемы, ждем, что врачи соберут нас заново по кусочкам. С помощью лекарств можно снизить боль и подавить какие-то симптомы, но если мы хотим реально изменить ситуацию, мы должны проникнуть в корень проблемы, найти причину боли. Нам нужно уделять гораздо большее внимание профилактике.

Это относится ко всем сторонам нашей жизни. Как говорил Оливер Уэнделл Холмс, «мне наплевать на простоту внешней стороны сложности, но я отдал бы правую руку для простоты противоположной ее стороны». Упрощенные ответы на внешние вопросы не отражают реальность во всей ее полноте. Они соблазняют своей быстротой и простотой, но их обещания пусты. И большинство людей понимают это. Мы на своем опыте знаем, что люди устали от «лейкопластыря» и «аспирина», предлагаемых в качестве быстродействующих средств приемами «этики личности». Они хотят обратиться к хроническим проблемам, мешающим сделать главное главным, и справиться с ними.

В следующей главе мы пойдем дальше острых проблем, о которых говорили в главах 1 и 2, и обратимся к их подспудным хроническим причинам. Мы проникнем в самое сердце сложности, постигнем полную реальность, которая влияет на наше время и качество нашей жизни. Три идеи, высказываемые в главе 3, могут показаться вам трудными, для восприятия, но мы убедительно советуем не пожалеть усилий и глубоко проработать эти идеи. Мы верим в то, что они помогут вам преодолеть застарелые парадигмы и создать новые карты, точнее описывающие территорию.

Из этих идей вырастут простые и мощные парадигмы, которые позволят вам эффективнее уделять главное внимание главным в вашей жизни вещам.

Одним из важных моментов достижения успеха является . Первые попытки в этом направлении состояли в его систематизации посредством памяток, календарей и ведения дневников. В процессе эволюции люди пришли к выводу о необходимости правильной расстановки приоритетов. Сегодня перед обществом стоит задача эффективного управления самим собой для достижения поставленных целей и результатов. Более подробно суть такого метода раскрыл эксперт по менеджменту Стивен Кови. Матрица управления временем Стивена Кови стала поистине новаторским открытием. О ней и пойдет речь в этой статье.

Общие сведения

Виды деятельности, согласно матрице Стивена Кови , условно делятся на важные и срочные. Срочные дела обозначают маркером «сейчас». Это действия, требующие внимания и времени. Иногда они могут быть направлены на приобретение удовольствия, создание атмосферы занятости. Но, по сути, такие действия не всегда важны и могут не вести к достижению запланированных целей.

Результаты наших действий напрямую зависят от важных дел. Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей. Такие занятия иногда кажутся несрочными, но требуют особого внимания и незамедлительных действий.

Важными называют дела, которые помогают в осуществлении поставленных целей.

Стивен Кови обращает внимание на то, что, начиная любое дело, обязательно нужно представлять конечную цель. Если этого не сделать, понятия «срочно» и «важно» легко перепутать, тем самым ставя преграды на пути реализации замысла.

Суть матрицы времени

Визуальный образ матрицы времени Стивена Кови можно посмотреть . Далее рассмотрим каждую составляющую в отдельности.

Квадрат 1

Содержит дела, срочные и важные одновременно. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и заставляют уйти от неурядиц к неважным и несрочным делам, которые заполнят свободное время, однако никакой пользы не принесут.

Результатом таких действий являются стресс, перенапряжение, вечная борьба, что абсолютно несовместимо со счастливой и успешной жизнью.

Квадрат 2

Включает в себя прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Такие дела являются важными, но часто откладываются в долгий ящик, поскольку считаются несрочными.

Данный квадрат оказывается самым эффективным потому, что дает результат, нацеленный на реализацию перспектив. Если тратить большую часть времени на осуществление вышеописанных действий, существует вероятность стать успешным человеком.

Результатом выполнения действий из 2-го квадрата является удовлетворенность жизнью, дисциплинированность, появление перспективы. Это ключ к управлению собственной жизнью.

Квадрат 3

К этому квадрату относятся ежедневные помехи, которые ложно считаются срочными. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2.

Освободившись от неважных занятий из этого сектора, стоит уделить свободное время квадрату 2, так как результатом упора на 3-й сектор является неразумная жертвенность, ложное представление о бессмысленности планов и целей.

Квадрат 4

Его считают сектором деградации, ведь данный квадрат содержит в себе неважные и несрочные дела. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ).

Вместо личностного развития человек теряет время, накапливает негативные эмоции и разрушает собственную жизнь бездействием и безответственным отношением к бытию.

Достоинства метода

Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:

1. Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
2. В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.
3. Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.
4. Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.

Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.

Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.

Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.

Матрица управления временем — презентация онлайн

1. МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ выполнила: Бабичева Татьяна группа: ФО-260001

2. ЧЕТВЕРГ 05.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
сделать домашнее
задание
поработать над
командным проектом
чтение материалов
лекций
чтение литературы по
программированию
приготовить поесть
поиграть в видеоигры с
друзьями
сходить на учебу
сходить в магазин

3. ПЯТНИЦА 06.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
поработать над
командным проектом
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
занятия спортом
изучение финского
языка
чтение литературы по
программированию
сходить на учебу
приготовить поесть
поставить стирку
отдых с друзьями (кино)

4. СУББОТА 07.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
поработать над
командным проектом
сделать лабораторную
работу
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
чтение литературы по
программированию
другие способы
самообразования
отдых
приготовить еду
игры или отдых с
друзьями
сделать уборку
общение с родителями
погладить одежду
общение с молодым
человеком

5. ВОСКРЕСЕНЬЕ 08.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
сделать лабораторную
работу
отдых
приготовить еду
поиграть на гитаре

6. ПОНЕДЕЛЬНИК 09.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
сделать домашнее
задание
сходить на учебу
приготовить поесть
сходить в магазин
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
самообразование
(литерату-ра для
программистов)
поиграть в видеоигры с
друзьями

7. ВТОРНИК 10.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
сделать домашнее
задание
планирование дел на
конец недели
сходить на учебу
поиграть в видеоигры с
друзьями
приготовить поесть
выпить кофе

8. СРЕДА 11.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
сделать домашнее
задание
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
занятия спортом
изучение финского
языка
чтение литературы по
программированию
сходить на учебу
приготовить поесть
погладить одежду
поиграть в видеоигры с
друзьями

9. ЧЕТВЕРГ 12.10

НЕВАЖНЫЕ ДЕЛА ВАЖНЫЕ
СРОЧНЫЕ ДЕЛА
сделать домашнее
задание
поработать над
командным проектом
приготовить поесть
сходить на учебу
сходить в магазин
НЕСРОЧНЫЕ ДЕЛА
чтение материалов
лекций
чтение литературы по
программированию
просмотр кулинарных
видео
поиграть в видеоигры с
друзьями

Что такое «Матрица управления временем» и как с ее помощью можно предотвратить техническое обслуживание?

SAGE Automation, дата публикации: 4 мая 2018 г. — обновлена: 25 февраля 2020 г.

(6 мин на чтение)

Промышленные операторы широко признают, что профилактическое обслуживание продлевает срок службы активов, увеличивает производительность, повышает общую эффективность и снижает затраты на техническое обслуживание, со значительной маржой на подходе к обслуживанию без сбоев.

Но надлежащего профилактического обслуживания достичь трудно, потому что оно включает в себя размещение, казалось бы, несрочных вещей перед пожарами, которые необходимо тушить в повседневном производстве.

Сегодня мы рассмотрим проверенный временем инструмент в деловом мире, Матрицу управления временем, чтобы показать, как она может помочь промышленным операторам перейти к модели профилактического обслуживания. Хорошая новость в том, что это на удивление просто.

Что такое матрица управления временем?

Матрица управления временем — это инструмент самоуправления, разработанный Стивеном Кови в его печально известной книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Сейчас он широко используется в бизнесе и частных лицах для определения приоритетов важных задач и выявления тратящих время.Он классифицирует задачи по четырем квадрантам:

1 кв. Срочно и важно.
Рождение ребенка, жалоба покупателя.

2 кв. Не срочно, но важно.
Ваши налоги, обслуживание машины, звонок матери.

3 кв. Срочно, но не важно.
Отвечаем на электронные письма в течение 10 минут после их получения.

4 кв. Ни срочно, ни важно.

Сеанс разгула Netflix, чтение комментариев в новостной статье.

Воссоздание матрицы управления временем Стивена Кови

Я уверен, что вы заметите, на что вы теряете время в 3 и 4 кварталах в своей жизни, а также на работе.

Лучшее практическое правило — проводить большую часть времени во втором квартале, а затем осторожно проводить время в первом квартале. Держитесь подальше от квадрантов 3 и 4!

Матрица управления временем для обслуживания производства

В контексте производства квадранты могут выглядеть следующим образом:

Следование Матрице управления временем должно привести вас к подходу, основанному на профилактическом обслуживании.

Q1 — Срочно и важно. Реагирование на поломки, производственные проблемы или срочные проблемы с безопасностью.

Хотя минимизация времени простоя является центральным элементом любой производственной цели, постоянное посвящение всего вашего времени деятельности в первом квартале приведет к выгоранию, стрессу и снижению прибыли из-за общих потерь времени в производстве.

Предотвратите эти «пожары», сосредоточив внимание на деятельности во втором квартале.

Q2 — Не срочно, но важно. Обучение персонала, планирование и оценка технического обслуживания или обновление документации.

Они принесут наибольшую отдачу в долгосрочной перспективе, но часто не включаются в список ежедневных задач из-за отсутствия срочности.

Стремитесь проводить большую часть времени во втором квартале.

Q3 — Срочно, но не важно (для вас или ваших целей). Перебои и выполнение срочных запросов других людей, ремонт неправильного оборудования (неправильная диагностика неисправностей).Вы удивитесь, как часто это происходит! Другой — когда несколько человек преследуют одну и ту же ошибку или проблему вместо того, чтобы перекладывать ее на одного человека.

Четко сформулируйте свои ожидания относительно сроков, в течение которых вы будете отвечать на срочные запросы и делегировать задачи для прохождения третьего квартала.

Q4 — Ни срочно, ни важно. Анализ неверных показателей, беспокойство о вещах, находящихся вне вашего контроля, или выполнение устаревших процедур профилактического обслуживания (PM).PM, выполняемые командой обслуживания, должны быть под постоянным контролем , чтобы убедиться, что ресурсы распределяются эффективно.

например

В оборудовании X происходит волна отказов. Руководство принимает решение удвоить частоту проверок с каждых 6 месяцев до каждых 3 месяцев. Перенесемся на 5 лет, и объем производства оборудования X сократился вдвое из-за производственных требований. Таким образом, износ оборудования снизился вдвое.Осмотр этого оборудования каждые 3 месяца — это эффективное использование ресурсов?

Если вы проводите время в четвертом квартале, постарайтесь найти способы отвлечься на второй квартал. Часто это так же просто, как самодисциплина!

Что входит в вашу матрицу техобслуживания?

Спросите себя, насколько вы справедливы, когда речь идет о мероприятиях, связанных с техническим обслуживанием . Начните с ответа на следующие вопросы:

1. Подумайте, где вы проводите большую часть своего рабочего дня: Q1, Q2, Q3 или Q4?

1. Теперь нарисуйте матрицу управления временем и зарегистрируйте свое время на следующие 3 дня с 30-минутными интервалами.Ты был прав? Где вы проводите больше всего времени?
2. Подумайте об одном занятии или реакции, которые вы могли бы изменить, чтобы перенести большую часть своей повседневной жизни на второй квартал.

1. Какие средства коммуникации, помощь или инструменты вам понадобятся, чтобы сделать это изменение навсегда?

Если вы все еще не можете перейти во второй квартал, подумайте о полномочиях делегирования или аутсорсинга. Например, такой поставщик, как SAGE Automation, может помочь в выполнении задач второго квартала, таких как управление критически важными запасными частями, обновление документации и чертежей САПР или резервное копирование системы управления.Тем временем вы можете сосредоточиться на планировании и оценке работ по техническому обслуживанию.

Переход во второй квартал в условиях промышленного обслуживания означает, что вы приблизитесь к профилактическому обслуживанию и сокращению времени простоя. Если вы серьезно относитесь к профилактическому обслуживанию, прочитайте 7 действенных шагов, чтобы перейти к профилактическому обслуживанию.

Наконец, когда все же произойдет сбой, вооружите вашу команду инструментами, чтобы отреагировать должным образом. Наш контрольный список времени простоя был разработан, чтобы помочь производственному персоналу выявлять неисправности и подготовиться к вопросам, которые зададут специалисты по техническому обслуживанию.Это высвободит ваше время и позволит сотрудникам принимать правильные решения, чтобы вы быстро восстановили работу.

Вы можете скачать и раздать бесплатный контрольный список неисправностей здесь.

SAGE Automation предоставляет гибкие, масштабируемые и безопасные решения, которые не только решают текущие проблемы, но и предупреждают и предотвращают будущие, помогая вашей организации процветать. Обладая многолетним опытом работы в сфере обороны, инфраструктуры, ресурсов, коммунальных услуг и производства, мы обладаем знаниями, необходимыми для сборки или проведения производственного обслуживания вашего оборудования для максимальной окупаемости инвестиций.

что это такое, как это работает

Вы, вероятно, тратите гораздо больше времени, чем вы думаете — почти все мы делаем. Что общего у большинства людей, независимо от их профессии, так это то, что они обычно ставят задачи, которые кричат ​​больше всего, над теми, которые на самом деле являются самыми важными. Согласно шестилетнему глобальному исследованию 351 000 человек, более 40% времени на рабочем месте тратится на выполнение задач, которые в конечном итоге не имеют значения. Другими словами, почти половина нашего времени неуместна, и у нас есть огромная возможность переориентировать его на что-то более ценное.Помимо других стратегий, матрица управления временем может помочь нам лучше использовать время.

Что такое матрица тайм-менеджмента?

Когда вы действительно заняты на работе, слишком быстро решаете задачи, легко упустить из виду различие между «важным» и «срочным». Эти два слова часто кажутся взаимозаменяемыми, но между ними есть большая разница, и это различие составляет суть матрицы управления временем, которую обычно называют Матрицей Эйзенхауэра.Эта матрица — в основном способ выяснить, что следует делать , и научиться более осознанно подходить к своим обязательствам, что, как известно, президент Эйзенхауэр делал очень хорошо.

В нашем характере отдавать приоритет неотложным задачам. Когда мы знаем, что приближается крайний срок, срабатывает наш реактивный мозг; мы вкладываем всю свою энергию в завершение чего-то просто потому, что это «срочно», а затем получаем за свои усилия короткую дозу дофамина. Но когда это проходит, мы понимаем, что потратили весь день на то, что на самом деле не имеет значения.Американский педагог и бизнесмен Стивен Кови понял эту «зависимость от срочности» и, чтобы помочь определить, что действительно важно, а что срочно, он создал свою матрицу управления временем.

Согласно матрице, все, что мы делаем в жизни, можно отсортировать как по срочности, так и по важности. Это создает следующую матрицу:

‍

Как управлять матрицей тайм-менеджмента

Как видите, мы должны сосредоточить внимание на двух верхних квадрантах — они «важны».Но мы также должны стараться максимально сократить Q1 (важный и срочный). Этот квадрант занимается непредвиденными проблемами — неожиданными, но насущными проблемами, — но если мы проведем достаточно времени во втором квартале, мы должны минимизировать количество срочных задач, с которыми нам придется иметь дело.

Q2 — это все о правильном планировании — о выделении необходимого времени в до того, как дела станут срочными. Это квартал, в котором мы должны отдавать приоритет, так как это поможет нам повысить эффективность нашей работы и свести к минимуму плохой рабочий стресс.Итак, как нам найти время для этого?

1. Определите свои приоритеты

Если мы хотим, чтобы наша работа в основном относилась к «важным, а не срочным», нам сначала нужно определить наши первоочередные задачи. Вся цель матрицы управления временем Кови — побудить нас задаться вопросом, помогает ли нам определенная задача достичь наших целей или нет. Реорганизуйте свой список дел на основе приведенной выше сетки, которая позволит вам мгновенно определить, какие задачи требуют вашего немедленного внимания, а какие являются наиболее важными.Программное обеспечение

для управления задачами может помочь вам классифицировать и управлять малозначимыми и важными задачами.

‍

✅ Как расставить приоритеты в вашей работе

‍

2. Запланируйте время для глубокой работы

После того, как вы определили, какие задачи действительно важны, следующим шагом будет создание более спокойного пространства для работать над ними — чтобы высвободить время для спокойного, продолжительного сосредоточения, и продуманно составить свой график, чтобы вы уделяли им большую часть своего времени.Рассмотрите возможность использования блокировки времени для создания регулярных сеансов для глубокой иммерсивной работы, а также ограничьте количество времени, которое вы позволяете себе тратить на малоценные и неважные задачи, такие как ежедневное управление электронной почтой.

🧠 Как планировать сеансы глубокой работы на 2 квартал ‍

‍

3. По возможности передайте на аутсорсинг или автоматизируйте

Чтобы освободить больше времени для работы во втором квартале, вам также необходимо сократить время, которое вы тратите на Q3 и Q4. Работа, которая не важна, но срочна, может включать в себя такие задачи, как планирование встреч, учет времени и ответы на электронные письма.Хотя большая часть этой работы неизбежна, большая часть ее может быть частично автоматизирована или полностью передана на аутсорсинг. Используйте интеллектуальные технологии, чтобы ограничить влияние этой работы на ваш день — в частности, проверяйте приложения, которые могут определять приоритетность вашего почтового ящика, автоматически отслеживать ваше время и разумно планировать встречи. Автоматические трекеры

, такие как Timely , могут полностью отдать на аутсорсинг малоценное ежедневное управление временем.

🦾 Задачи, которые можно автоматизировать прямо сейчас ‍

‍

4. Используйте приложения, не отвлекающие внимание, чтобы заблокировать трату времени

Q4 — вещи, которые не являются важными и не срочными, — в конечном итоге должны быть полностью исключены или, по крайней мере, зарезервированы для тех случаев, когда вам нужен быстрый глубокий перерыв от сложной когнитивной работы.Приложения, которые не отвлекают, — отличный помощник для того, чтобы задачи такого типа не занимали ваше время и не отвлекали вас, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Они даже могут помочь вам справиться с тем, что вас больше всего отвлекает, блокируя определенные веб-сайты или ограничивая ежедневный просмотр, не связанный с работой.

Средства защиты от отвлекающих факторов могут помочь справиться с ежедневными перебоями и отвлекающими факторами.

✋🏾 Лучшие приложения против отвлекающих факторов

По мере того, как ваш график становится более продуманным и пропорциональным, вы обнаружите, что время, которое вы тратите на работу в первом, третьем и четвертом кварталах, должно постепенно сокращаться, освобождая больше времени для вас. тратьте на то, что действительно важно.

Объяснение матрицы управления временем Кови: 4 квадранта

В эпоху смартфонов, когда бесконечный поток отвлекающих факторов угрожающе поджидает нас в кармане, управлять своим временем становится все сложнее. Существует множество методов управления временем, которые делают нас более продуктивными, но одна из них выделяется: Матрица управления временем Кови.

Этот инструмент особенно полезен для лучшего сосредоточения нашего внимания на важных элементах списка дел и, в конечном итоге, для повышения долгосрочного успеха нашего бизнеса.Давайте углубимся.

Что такое Матрица?

Лучший способ познакомиться с Матрицей Кови — взглянуть на нее. Вот как выглядят четыре квадранта, построенные по двум осям:

• Срочность : Обязанности, требующие немедленного внимания
• Важность : Задачи, имеющие значительную ценность по отношению к общим целям

Источник

Квадрант 1: Важно и Срочная

Это те вопросы, которые, вероятно, вызывают у вас наибольший стресс, и те, которым следует уделять первоочередное внимание.Они имеют решающее значение для достижения ваших целей (и целей ваших клиентов!), И с ними нужно работать быстро и эффективно. Задачи, попадающие в первый квартал, обладают следующими качествами:

• Быстро приближающиеся к срокам
• Относящиеся к достижению срочных целей
• Относящиеся к устранению рисков

Квадрант 2: важно, но не срочно

Q2 не хватает срочности, которую мы видим в Q1, но эти задачи не менее важны. Поскольку они не связаны с приближающимися сроками, у вас есть свобода вдохнуть и не торопиться, чтобы выяснить, как эффективно выполнять эти задачи.Пункты 2-го квартала могут:

• Планирование потребностей
• Быть важной частью общих долгосрочных целей

Квадрант 3: не важно, но срочно

Это не самые важные вопросы, но они зависят от времени. Эти задачи могут действительно нарушить согласование наших графиков и приоритетов, потому что мы склонны путать срочность с важностью. Подумайте о том, чтобы ответить на рабочий звонок, пока вы обедаете с родителями. Семья здесь важна, но вы пожертвовали этим временем, чтобы снова погрузиться в работу, когда звонок мог подождать.Некоторые элементы Q3 могут быть:

• Электронные письма
• Звонки
• Другие минимально важные прерывания

Квадрант 4: неважно и не срочно

Когда дело доходит до эффективного управления временем, очень важно знать, что выпадает на четвертый квартал, потому что это те предметы, на которые вы должны , а не тратить свое время зря. Классифицируйте их как низкоприоритетные и убедитесь, что вы сначала взялись за квадранты 1, 2 и 3. Есть миллион вещей, которые могут появиться в четвертом квартале, но вот некоторые общие качества:

• Не имеет прямого отношения к целям
• Не вызывает большого стресса
• Способствует потере времени

Получение выгоды от матрицы

Эта матрица может не быть вашим главным и конечным.И этого не должно быть. Что важно, так это найти метод, который поможет вам стать более продуктивным и достичь своих деловых и личных целей. Я фанат матрицы, потому что это объективная рука помощи, когда дело касается продуктивности. Но привычки очень успешных людей различаются. Если вы боретесь с производительностью и не знаете, что еще делать, попробуйте! Это может быть то, что вам нужно.

Используйте матрицу управления временем

Господь поможет вам расставить приоритеты в вашем списке дел, когда вы смиренно приближаетесь к Нему в молитве и действуете на побуждениях, которые вы получаете от Святого Духа.Но прежде чем идти к Господу в молитве, «вы должны изучить это в своем уме» (У. и З. 9: 8) и приложить усилия, чтобы управлять своим временем. Один практический инструмент, который вы можете использовать для управления своим временем, — это Матрица управления временем. .

Матрица управления временем распределяет задачи по четырем квадрантам в зависимости от важности и срочности деятельности, как показано в таблице ниже.

Эти четыре квадранта тайм-менеджмента адаптированы из «Привычки 3» Франклина Кови: главное — ставить на первое место.

Распределение задач по этим квадрантам поможет вам увидеть немедленную и долгосрочную ценность того, как вы используете свое время. Понимание характеристик каждого квадранта поможет вам использовать этот инструмент, чтобы лучше распорядиться своим временем.

Квадрант 1: Срочно-важно (Прокрастинатор). Это неотложные задачи и необходимые повседневные дела, которые легко могут занять вашу жизнь. Задачи в этом квадранте характеризуются сроками выполнения проекта, встречами, приготовлением пищи, уборкой и чрезвычайными ситуациями.Если вы проводите все свое время в этом квадранте, вы никогда не продвинетесь вперед в жизни. Люди в этом квадранте откладывают вкладывать свое время в других и в себя, потому что они слишком заняты, чтобы совершенствоваться. Если вы проводите слишком много времени в этом квадранте, вы начнете чувствовать себя измотанным и напряженным.

Квадрант 2: Не срочно-важно (Провидец). Это сектор, в котором вы хотите проводить больше всего времени, потому что именно в нем вы вкладываете время в себя и других. Ваше участие в этой программе доказывает, что вы готовы проводить время в этом квадранте, несмотря на ваш плотный график.Пункты этого квадранта обычно представляют собой долгосрочные инвестиции, которые со временем окупаются. От этих занятий легко отказаться, потому что у них нет сроков, и часто кажется, что они не приносят немедленных результатов. Людей из второго квадранта можно назвать провидцами из-за их амбициозного подхода к жизни. Примеры действий в квадранте 2 включают в себя следующее: образование, диета и упражнения, планирование целей, управление временем и выделение времени для инвестирования в отношения. Люди в этом квадранте чувствуют, что они делают успехи в жизни и что они меняют ситуацию.

Квадрант 3: Срочно-Неважно (Да здравствует). Деятельность в третьем квадранте лишает нас продуктивности и долгосрочного успеха. Пункты в этом квадранте кажутся важными в то время, но после некоторого размышления могут быть сочтены пустой тратой времени. Их олицетворяет Да-Мэн, потому что люди из этой категории позволяют другим игнорировать собственное представление о том, что важно. Примеры включают принятие приглашений на встречи, на которых вам действительно не нужно присутствовать, постоянная проверка электронной почты или разрешение прерываний, таких как телефонные звонки, чтобы отвлекать вас от самого важного.Проведя время в этой сфере, вы можете почувствовать себя жертвой, которая не контролирует вашу жизнь.

Квадрант 4: не срочно-не важно (бездельник). Вы можете быстро провести в этом квадранте больше времени, чем думаете. Вы можете рассмотреть возможность использования программы для отслеживания вашего времени на электронных устройствах, чтобы вы знали, сколько времени вы тратите на такие вещи, как социальные сети. Не все в этой категории бесполезно. Немного времени, проведенное здесь, может быть отличной наградой и дать необходимое время для отдыха, но слишком много времени, проведенного здесь, может лишить нашу жизнь цели и смысла.

Матрица управления временем — бесплатно скачать шаблон

Что такое матрица управления временем?

Матрица управления временем Стивена Кови — это просто таблица, которая классифицирует ваши задачи по 4 категориям:

• Срочно и важно.
• Срочно, но не важно.
• Не срочно, но важно.
• Ни срочно, ни важно.

Цель состоит в том, чтобы переоценить задачи, которые необходимо выполнить, и высвободить время, чтобы сосредоточиться на приоритетах.

Чтобы использовать матрицу управления временем, загрузите приведенную ниже таблицу и затем запишите каждую из своих задач в области сетки в зависимости от того, как вы классифицируете их срочность и важность.

Бесплатная загружаемая матрица управления временем

Запишите все свои ежедневные или еженедельные задачи, а затем попробуйте разместить их в сетке по 4 категориям. Это поможет вам переупорядочить задачи и делегировать задачи другим, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

Классификация задач

Важные и срочные задачи (Квадрант 1) — это задачи, которых нельзя избежать и которые должны быть выполнены, часто в последнюю минуту и ​​в сжатые сроки, потому что вы отложили их в сторону из-за плохого управления временем. Эти задачи внезапно стали «срочными» и теперь не могут быть выполнены на досуге. Цель состоит в том, чтобы попытаться избежать попадания задач в это поле в сетке. К таким задачам относятся кризисные ситуации, сроки выполнения проекта и чрезвычайные ситуации в области здравоохранения.

Важные, но не срочные задачи (Квадрант 2) — именно эти задачи помогут вам достичь ваших целей и обеспечат выполнение важной работы. Они не являются срочными, потому что у вас есть достаточно времени, чтобы их завершить, но они необходимы для достижения личной или профессиональной цели. Вы должны стремиться тратить большую часть своего времени на этот сектор. К таким задачам относятся планирование, предотвращение и построение отношений.

Не важные, а срочные задачи (Квадрант 3) — это те задачи, которые помешают вам достичь ваших целей.Часто они выполняются в последнюю минуту и ​​отнимают много времени, но не имеют никакого значения для вашей цели. Эти задачи вы можете делегировать другим людям, чтобы полностью сосредоточиться на своих важных задачах. К таким задачам относятся входящий телефонный звонок, электронная почта и прерывания.

Неважные и несрочные задачи (Квадрант 4) — этих задач следует по возможности избегать, поскольку они просто тратят время. Постарайтесь, чтобы в этой сетке вашей матрицы управления временем не было задач, и, если да, постарайтесь решить, как вы можете их устранить.Тем не менее, они предлагают баланс между работой и личной жизнью и временем простоя, но их следует помещать в конец списка приоритетов. Эти задачи включают мечтания, просмотр телевизора и банальную занятую работу.

Нужен курс?

Наш тренинг по управлению временем научит вас всем навыкам, необходимым для достижения этой цели и эффективной организации своего времени. Вы узнаете, как управлять своим временем и использовать свою инициативу на благо как вашей рабочей, так и личной жизни.

Зачем внедрять матрицу управления временем?

Матрица поможет вам эффективно и рационально использовать свое время.Это поможет вам не тратить слишком много времени на ненужные или несущественные задачи. Сила матрицы в том, что она помогает вам очень четко расставить приоритеты для ваших задач и действий. Это позволяет вам решить, какие из них наиболее важны, а какие срочны. Однако большинство людей застревают в квадранте 1. Чтобы реализовать свои цели, вы должны сосредоточиться на квадранте 2.

Чтобы повысить продуктивность, вы должны прожить свою жизнь в верхней половине квадранта, посвящая большую часть своего времени квадранту 2, но выполняя задачи в квадранте 1, чтобы выжить.Вы должны использовать квадрант 4 только как часть времени простоя. Один подход к использованию Матрицы управления временем не обязательно лучше другого: некоторые люди выполняют задачи из квадранта 1 сначала, а затем из квадранта 2, в то время как другие делают наоборот.

Чем он может вам помочь?

Внедрение матрицы позволит вам лучше понять свои повседневные задачи и узнать, как их преодолеть и достичь своих целей. Их легко начать; все, что вам нужно, это ручка и немного бумаги. Как только он будет записан, вы начнете понимать, что можете проводить много времени в квадранте 4.Эти бессмысленные задачи, такие как мечтания, серфинг в сети и общение в чате, не служат цели вашего профессионального развития.

После того, как вы внедрили Матрицу управления временем, вы должны регулярно пересматривать свои цели и соответствующим образом менять приоритеты задач, добавляя при этом любые другие выполняемые вами действия, которых не было в списке ранее.

Если вы обнаружите, что выполняете все больше и больше бессмысленных бесполезных задач, относящихся к четвертому квадранту, регулярно пересматривайте свою матрицу.Это поможет вам контролировать свое время и максимально эффективно использовать рабочее время.

Дополнительные ресурсы:

Как использовать матрицу управления временем для решения важных задач

Когда в жизни происходят серьезные изменения или разрушения, управление временем — одна из первых вещей, которые вылетают в окно. В таких ситуациях время может потерять все определения. Понятно, что термины «срочное» и «важное» приобретают новое значение.

В своей книге 7 навыков высокоэффективных людей Стивен Кови популяризировал концепцию, которую он называет матрицей тайм-менеджмента. Кови разбивает время, которое мы проводим в состоянии бодрствования, на четыре квадранта:

• Квадрант 1 : срочно и важно. Примеры: получение помощи в неотложной медицинской помощи или остановка маленького ребенка от наезда на движение.
• Квадрант 2 : Не срочно, но важно. Примеры: регулярная замена масла в автомобиле или достижение внутренней цели компании по содержательному реагированию на каждое обращение к клиенту в течение часа.
• Квадрант 3 : Срочно, но не важно. Примеры: коллега заходит, чтобы спросить о пикнике компании, или отвечает на предложения «ограниченного времени».
• Квадрант 4 : Ни срочно, ни важно. Примеры: прокрутка каналов социальных сетей, ответы на комментарии на веб-сайтах, опубликованные людьми, которых вы не знаете, или телесериалы.

Вот матричный график, проиллюстрированный Sage Automation:

Чтобы максимально использовать эти четыре квадранта, мы должны быть предельно честными в отношении того, как и чему мы назначаем термины Кови.Вот как это сделать:

1. Оцените свое время в долларах

Если вы хотите избавиться от траты времени в своей жизни, начните относиться к своему времени так, как если бы это были деньги. Рассмотрение времени как актива может показаться несколько расплывчатым понятием. Прикрепив знаки доллара к часам, вы быстро внесете ясность.

Финансовый эксперт Дэйв Рэмси предлагает отслеживать каждую копейку, которую вы зарабатываете, распределяя все ваши деньги по категориям. Например, 1000 долларов из вашей следующей зарплаты могут попасть в категорию «аренда», 400 долларов могут пойти на «продукты» и так далее.

Пока вы не начнете называть свое время и отслеживать его, управление временем будет не более чем догадками и интуицией. Сочетание матрицы управления временем Кови и техники Рэмси — первый шаг к тому, чтобы занять место водителя управления временем. Может быть, вы решите, что ваше время имеет денежную ценность 30 долларов в час. Например, в конце разгула Netflix вы обнаружите, что потратили 4,5 часа. Это дает чистую стоимость 135 долларов. Запишите это в ежедневный журнал в разделе «Развлечения».

Если вы похожи на большинство людей, момент вашей ясности, вероятно, наступит в конце месяца, когда вы суммируете долларовые значения, которые вы присвоили своим различным жизненным категориям.

Хотя вы, возможно, не обращали внимания на 135 долларов, «потраченных» на одну телевизионную запой, что вы почувствуете, когда обнаружите, что за один месяц вы потратили 1485 долларов на эту категорию? Для сравнения: ваш доступный запас времени для 31-дневного месяца с учетом 16 часов бодрствования в день составляет 14 880 долларов. Одно только рабочее время, вероятно, составило сумму в диапазоне от 4500 до 6000 долларов.

Теперь у вас есть возможность внести реальную ясность в управление своими приоритетами. Действительно ли просмотр телевизора стоит почти 10% ваших часов бодрствования? Только вы можете ответить на этот вопрос.

2. Подготовьтесь к успеху в Матрице управления временем

Начните с написания каждой задачи

На этом этапе все, что вы пытаетесь сделать, — это очистить свой мозг. Не тратьте энергию на размышления о срочности, важности или сроках. Эта часть будет позже. А пока просто сделайте все возможное, чтобы перенести все задачи, которые крутятся в вашем мозгу, в электронную таблицу или на бумагу.

Используйте те инструменты, которые подходят вам лучше всего, чтобы выгрузить свои мысли как можно быстрее. Не останавливайтесь, пока не убедитесь, что все запечатлели.

Затем назначьте крайний срок для каждой задачи

Начните с заполнения тех крайних сроков, которые, как вы знаете, должны быть высечены в камне. Чтобы поддерживать здоровые отношения, вы должны уделять приоритетное внимание обязательствам, которые вы уже дали другим людям. Если возможно, установите крайние сроки раньше, чем обещали — это гибкое время может понадобиться в будущем.Начните с цели управления временем — прослыть человеком, который занижает обещания и делает слишком много.

Выделите задачи, которые вы считаете срочными. Будьте осторожны с использованием термина «срочно». То, что вам кажется срочным, может не иметь значения для вашей семьи, друзей и клиентов. Каждому нужно придумать собственное рабочее определение, но для начала используйте эту классификацию умеренно.

Расставляйте приоритеты по предыдущим обязательствам при классификации. Вы всегда можете вернуться и обновить конкретную задачу до этого статуса, но для начала проявите некоторую сдержанность.Ведь если все срочно, то по-настоящему срочным быть не может.

Переупорядочьте список по важности

Вот где действительно может окупиться использование электронной таблицы вместо бумаги. Вставьте столбец важности в свою таблицу или выберите ручку или маркер другого цвета, если вы используете бумагу или учетные карточки. Дайте каждой задаче оценку важности от 1 (совсем не важно) до 100 (крайне важно).

Лично мне нравится использовать шкалу от 1 до 100 из-за ее детализации.Например, две задачи могут получить оценку 8 по шкале от 1 до 10, но вы можете различать 82 и 88 при сортировке.

3. Включите свою жизнь в матрицу управления временем

Теперь сделайте шаг назад и посмотрите, что у вас есть. Если вы выполнили домашнее задание, теперь вы должны увидеть каждую из своих задач вместе с ее рейтингом по важности и срочности.

Начните перемещать каждую задачу в один из четырех квадрантов матрицы управления временем. Начните с очевидных мест размещения.Как только они появятся в таблице, вы можете оценить близкие вызовы, которые законно могут оказаться в одном из двух квадрантов. Вы можете начать перераспределять элементы по важности или срочности, и это нормально. Вы можете осознать, что некоторые задачи не так важны или срочны, как вы изначально думали.

Q1: Поддерживайте открытую посадочную полосу

Постарайтесь убрать как можно больше вещей из квадранта «Срочно и важно». Это может оказаться невозможным с вашей первой попытки тайм-менеджмента, но поставьте перед собой долгосрочную цель по сохранению некоторого открытого пространства в первом квартале.Вы можете добиться этого, решая задачи, которые появляются в других трех квадрантах, максимально эффективно и результативно.

Например, занятый основатель стартапа по-прежнему хочет оставаться в форме, но у него нет часов, которые можно проводить в тренажерном зале. Автор бестселлеров Wall Street Journal доктор Джон Джакиш рекомендует тренировки с переменным отягощением, а не тренировки с тяжелыми весами. «Научно доказано, что тренировки с переменным отягощением дают лучшие результаты за гораздо меньшее время», — говорит д-р Жакиш.«Это в сочетании с диетой с высоким содержанием белка может дать предпринимателям желаемые результаты, не жертвуя ценными часами своего дня».

Очевидно, что через 10 минут вы можете получить звонок от клиента, который мгновенно поместит что-то в первый квартал. Никакое планирование или подготовка с вашей стороны не могли помешать ему приземлиться там, так что это не ваша вина. Ваша задача — сохранить доступность взлетно-посадочной полосы на этот случай.

Q2: выбейте эти задачи с помощью выделенных блоков времени

Если что-то важно, есть хорошие шансы, что в конечном итоге это станет срочным.Используя пример замены масла, вы, очевидно, хотите решить эту задачу до того, как ваш двигатель заглохнет. Если вы этого не сделаете, задача Q2 внезапно должна быть переклассифицирована в Q1, и у вас будет совершенно новый Q1, чтобы составить ей компанию: «Возьмите напрокат автомобиль».

Другие задачи второго квартала могут никогда не стать срочными, но это не умаляет важности этих общих задач. «Может быть, вы решили узнать больше, чтобы способствовать продвижению антирасизма на рабочем месте», — отмечает автор и участник Forbes Дана Браунли. «Эта цель, скорее всего, не будет реализована до тех пор, пока вы заранее не заблокируете время в своем календаре, чтобы убедиться, что вы выделяете необходимое время для достижения этой цели.”

Без сознательных усилий по планированию этих задач они навсегда останутся невыполненными.

Q3: Задайте несколько вопросов своим срочным делам

По крайней мере, одна проблема с этой категорией заключается в том, что срочные задачи часто маскируются под важные. Их часто путают, поэтому очень важно научиться проводить различие. Сообщение от потенциального клиента, которого вы надеетесь найти, является срочным, в то время как электронное письмо от вашего страхового агента, желающего запланировать ежегодный обзор полиса, вероятно, может подождать до пятницы.

Электронная почта, голосовая почта, текстовые сообщения и другие формы мгновенного общения почти всегда несут в себе ощущение срочности, но они могут быть не важны. Когда вы смотрите на вещи, полученные в третьем квартале, спросите себя, разделяете ли вы чувство срочности отправителя. Возможно, пришло время отказаться от подписки на определенные группы, отдельные лица или информационные бюллетени, чтобы свести к минимуму беспорядок в третьем квартале.

Q4: Максимально используйте свои несрочные, не важные дела

Q4 — это квадрант, на который каждый потенциальный руководитель любит свалить, но не спешите.Хотя вы определенно хотите избавиться от отстойного времени, это также тот сектор, в котором живут простои. Вместо того, чтобы клясться полностью отказаться от всех действий в четвертом квартале, максимально используйте те, которыми вы занимаетесь.

Во-первых, начните с устранения или делегирования задач, которые не являются лучшим использованием вашего времени. Конечно, этот отчет нужно переформатировать, но стажер, скорее всего, сделает это за вас. Используйте программное обеспечение для продаж, чтобы автоматизировать ваши электронные письма с потенциальными клиентами, чтобы вам не приходилось отправлять их все самостоятельно.

Когда дело доходит до перерыва, помните о занятиях, которые заставляют вас чувствовать себя отдохнувшими, и о тех, которые заставляют вас чувствовать себя истощенными.Скажите да этой прогулке по лесу и нет спору с незнакомцами в социальных сетях. Разумно выбирая виды досуга, вы получите максимальную отдачу от затраченных средств за четвертый квартал.

Заключительные мысли

Матрица управления временем Кови — потрясающий инструмент, который можно использовать, когда вы чувствуете, что ваше расписание контролирует вас, а не наоборот. Ваш успех, скорее всего, будет зависеть от того, насколько вы честны с собой при присвоении ярлыков.

Не бойтесь спросить себя: «Это действительно срочно?» Вам также нужно будет четко различать то, что важно для вас, и то, что важно для кого-то другого.Слишком легко некритически принять чужой ярлык «важного» или «срочного».

В управлении временем есть приятное место, которое дает вам полный контроль над своим расписанием, не отвлекаясь от жесткого мышления. Предприниматели, в частности, должны будут учитывать некоторую гибкость в своих графиках, чтобы они могли воспользоваться возможностями первого квартала, которые появляются без предупреждения. Однако слишком много гибкости приведет к потере времени. По мере того, как вы настраиваете приемы Кови и Рэмси в соответствии с вашей жизнью, дайте себе некоторую грацию, чтобы делать ошибки и при необходимости настраивать.Вы доберетесь туда.

Дополнительные советы по эффективному управлению временем

Кредит на фотографию: исследование # через unsplash.com

Как использовать 4-х квадрантную матрицу Кови для эффективного управления временем

Среди всех ценных активов, которыми вы владеете, время является самым ценным из всех. В сегодняшнем быстро меняющемся мире нехватка времени — самая серьезная проблема, с которой сталкиваются люди. Так много времени, потраченного на работу, не остается времени для личных занятий.

Часто бывает переполнен обязанностями и делами.Чем больше работаешь, тем больше чувствуешь себя позади. Вместо того чтобы решать, что вы хотите делать, вы реагируете на то, что происходит вокруг вас.

В статье объясняется, как можно использовать стратегию Кови «Четыре квадранта», чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах и повысить свою продуктивность.

4 квадранта Кови

Стратегия управления временем «4 квадранта» была создана Стивеном Кови. Он является автором знаменитой книги «Семь навыков высокоэффективных людей».Матрица Кови помогает расставить приоритеты задач на основе имеющегося времени для оптимальной эффективности.

Основная идея этой стратегии — разделить вашу деятельность на четыре сектора в зависимости от их важности и срочности. Давайте обсудим оба этих термина, прежде чем перейти к самой стратегии.

1. Важно: Это задачи или цели, которые, скорее всего, повлияют на ваш долгосрочный успех.

2. Срочно: Срочные задачи — это задачи, требующие немедленных действий. Их нельзя откладывать.

Четыре квадранта матрицы управления временем

Это четыре квадранта матрицы управления временем:

1. Q1: Срочно и важно.

2. Q2: Не срочно, но важно.

3. Q3: Срочно, но не важно.

4. Q4: Не срочно и не важно.

Расставив приоритеты для ваших задач по четырем секторам, вы можете различать задачи, которые в конечном итоге имеют реальное значение. Ниже приводится краткий обзор того, что содержится в каждом квадранте.

Q1: Срочно и важно:

В матрице тайм-менеджмента Кови этот квадрант расположен вверху слева. Проблемы и кризисы, требующие немедленного внимания, относятся к первому квадранту.В конечном итоге пренебрежение ими может стать для вас проблемой.

Подготовка презентации к важной встрече, которая начнется через короткое время, — это задача, которая относится к первому квадранту. Это срочно, потому что у вас не так много времени, и это важно, так как вы должны подготовить его до начала встречи.

Задачи, связанные со сроками, школьными заданиями, ежедневной отправкой электронных писем и аналогичными действиями, имеющими непосредственное влияние, являются срочными и важными.

Q2: Не срочно, но важно:

В матрице тайм-менеджмента Кови этот квадрант находится вверху справа. В этом квадранте вы найдете задачи, которые напрямую связаны с вашими долгосрочными целями. Это требует вашего пристального внимания; однако это не срочно, поскольку на выполнение этой задачи нет ограниченного времени.

Если у вас есть долгосрочная цель завоевать репутацию в офисе или классе, это может быть не так срочно; однако это по-прежнему важно.К этому квадранту относятся развитие отношений, долгосрочное планирование, личное развитие, улучшение здоровья и сопутствующие виды деятельности.

Q3: Срочно, но не важно:

Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы управления временем Кови. Все эти действия могут показаться вам срочными, но вы можете удалить их из рабочего процесса, поскольку они не имеют для вас особого значения.

Допустим, вы работаете над важным проектом, и вам позвонил коллега и попросил вас присоединиться к встрече.Если собрание незапланированное без повестки дня, вы можете пропустить его. Поскольку в целом это не окажет положительного влияния на вашу жизнь.

Другими словами, вся деятельность, отнимающая много времени, попадает в этот квадрант. Неважно, если это неважные звонки или отправка электронных писем, которые не добавляют никакой ценности.

Q4: Не срочно и не важно:

В матрице тайм-менеджмента Кови этот квадрант находится в правом нижнем углу. В этот квадрант попадают все действия, которые отнимают время, но не приносят никакой пользы.Вы можете сэкономить драгоценное время, избегая этой рутинной работы и тратя ее на более ценные дела.

Задачи, которые вы выполняете только для развлечения, такие как просмотр телевизора, многочасовый серфинг в Интернете, сплетни о людях, не являются для вас ни срочными, ни важными.

Связанные: способы достижения целей в области управления временем

Преимущества использования следующей матрицы управления временем Кови:

1. Повышение производительности : Следование матрице управления временем меняет способ решения задач, помогая лучше расставить приоритеты. Если вы сократите время, которое вы тратите на задачи, вы сможете значительно повысить свою продуктивность.

2. Work-Life Balance : Хорошо спланировав, вы сможете эффективно избавиться от суетливой рутины. Так вы сможете проводить больше времени с друзьями и семьей.

3. Преследование целей : отвлекая свое внимание на важные задачи, вы можете ускорить процесс достижения целей .

4. Избегает затруднений : Распознавая срочные задачи, вы можете отличать их от менее срочных, чтобы лучше уложиться в сроки. Таким образом вы сможете избежать затруднений и сохранить свою репутацию.

Важность размещения задач в правом квадранте:

Даже если вы поймете эту стратегию, по-прежнему необходимо назначать задачи правильным секторам.Было бы лучше, если бы вы определили важность и срочность задачи, прежде чем помещать ее в какой-либо квадрант. Убедитесь, что вы хорошо проводите время, распределяя свои задачи по разным квадрантам, чтобы облегчить их беспрепятственное выполнение.

Связанные: Советы по продуктивности, которые приносят огромные результаты

Хорошее понимание матрицы тайм-менеджмента является предпосылкой для ее правильной реализации. Используйте эту стратегию для решения своей повседневной задачи, чтобы увидеть, имеет ли она какое-либо значение.Управляя временем и ставя себя в нужное место, вы можете значительно повысить свою продуктивность.

Будьте более организованными с помощью стратегии управления временем Кови

Четырехквадрантная матрица Кови — одна из самых важных и известных моделей в мире управления временем. Правильное следование этой стратегии поможет вам работать более продуктивно и оставаться более активными.

Безупречная организация и правильная расстановка приоритетов позволяют делать больше за меньшее время.Вы также можете определить, какие задачи требуют большего внимания, и соответственно распределить их.

Однако вы можете переназначить время с менее значимых действий на более важные, даже если это время незаменимо. Если вы все еще пытаетесь организовать свой день, вы можете поискать другие стратегии управления временем, такие как правило 80/20, чтобы стать более организованным человеком.

Используйте правило управления временем 80/20 для определения приоритетов задач

Как вы оптимизируете свое время? Если вы уже расставляете приоритеты, делегируете полномочия и все еще пытаетесь сделать все, вам следует попробовать правило 80/20, также известное как принцип Парето.

Читать далее

Об авторе

Шан Абдул
(Опубликовано 88 статей)

Шан Абдул — дипломированный инженер.После окончания учебы и получения степени магистра он начал свою карьеру как писатель-фрилансер. Он пишет об использовании различных инструментов и программного обеспечения, чтобы помочь людям быть более продуктивными в качестве студентов или профессионалов. В свободное время он любит смотреть видео на Youtube о продуктивности.

Более
От Шан Абдул

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Нажмите здесь, чтобы подписаться

.