Срочные важные срочные неважные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Оптимизация времени с помощью матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это разновидность тайм-менеджмента, созданная 34-м американским президентом и военным Дуайтом Девидом Эйзенхауэром. Смысл кроется в разделении всех ваших дел на 4 категории по степени убывания их важности и актуальности.

Идея матрицы в том, чтобы научиться отделять важное от второстепенного и не распыляться на много дел сразу. Нужно создать таблицу, расписать в ней все ваши текущие задачи и разделить их по 4-м ячейкам:

• Важные и срочные дела
• Важные, но не требующие срочного вмешательства
• Неважные, но безотлагательные
• Неважные и несрочные дела

Важные и срочные дела — форс-мажоры, внезапные командировки, авралы, дедлайны. В идеале, этот квадрат должен быть всегда пустым, чтобы не было даже возможности что-то туда вписать, т.к. эти дела надо выполнять, а не анализировать.

Важные, но несрочные дела — это может быть анализ конкурентов, изучение английского, сегментирование новой аудитории для расширения линейки продукции, поход к стоматологу (если, конечно, у вас не раздулась щека, тогда это уже первая категория). Все, что важно для вашей профессии, семьи и благополучия – должно быть в этой категории.

Неважные, но срочные дела — это обычно чье-то вмешательство в вашу жизнь. Сестра попросила посидеть с ребенком, внезапно пришли гости, скидка на последнюю пару коллекционной обуви и т.д. К глобальной цели все это вас не приблизит, но место в вашей жизни все равно займет.

Неважные и несрочные дела — это самая бесполезная трата вашего времени: просмотр лент в соцсетях, сериалы, шопинг без цели купить что-то конкретное. Все то, что вас отвлекает, не имеет важности и срочности, но на что, как ни парадоксально, уходит значительная часть вашего времени. Эту категорию надо всегда жестко сокращать. Возвращаться к ней только тогда, когда все более важные, по матрице Эйзенхауэра, дела выполнены.

Мы надеемся, что данный метод планирования времени поможет вам в и в жизни, и в бизнесе.

Читайте также:

Почему не работает реклама?

Где в Беларуси учат бизнесу?

ТОП-10 белорусских Тelegram-каналов о бизнесе

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Facebook

Twitter

Вконтакте

Как расставлять приоритеты | КонсультантПлюс

Одна из заповедей тайм-менеджмента звучит так: «Успевать главное, а не всё!». Как научиться расставлять приоритеты, чтобы тратить бесценное время жизни на действительно важные вещи?

Один из самых простых и хорошо работающих подходов – матрица Эйзенхауэра. С ее помощью можно провести классификацию задач по критериям «Важность» и «Срочность» и выстроить приоритет выполнения задач.

Все стоящие перед вами задачи можно разместить в четырех квадратах матрицы Эйзенхауэра.

В первую очередь мы, разумеется, выполняем важные и срочные задачи из квадрата I. Ликвидация аварии или острая зубная боль, дела, которые нужно было выполнить «еще вчера», дела, которые тормозят выполнение других важных задач или командную работу. Обратите внимание! Если весь ваш день проходит в режиме аврала, когда вы заняты выполнением только срочных и важных задач, это верный путь к стрессу. И верный признак того, что вам необходим тайм-менеджмент, чтобы изменить ситуацию.

Срочные, но неважные дела из второго квадрата чаще всего поступают извне. Например, просьбы и поручения, исходящие от значимых для вас людей. Такие задачи тоже являются приоритетными, их нужно выполнить, как только появится возможность. Некоторые задачи только кажутся важными из-за своей срочности, например, частые прерывания для проверки почты. Если задача кажется вам совершенно не важной, навязанной, если кто-то пытается переложить на вас выполнение своих обязанностей, советуем вежливо, но твердо отказаться от выполнения такой задачи. Это сэкономит вам время и силы для выполнения несрочных, но важных лично для вас задач.

От выполнения большинства несрочных и неважных задач из третьего квадрата можно просто отказаться. Просматривая очередную серию бессмысленного сериала или часами выравнивая столбцы в таблице, подумайте о смысле жизни, о том, на что вы тратите бесценное и невосполнимое время!

В четвертом квадрате расположились важные, но несрочные задачи: регулярные спортивные тренировки, приобретение полезных для работы навыков, научная работа. На самом деле, это и есть наиболее приоритетные задачи. Их выполнение ведет вас к вашим стратегическим целям, способствует вашему росту. И именно на них вам чаще всего не хватает времени. Почему? Мешают задачи из других трех квадратов.

Как выделять время на важное, но несрочное

1. Планировать и бюджетировать. Мы уже писали о том, что в вашем ежедневном плане нужно зарезервировать бюджет времени на выполнение задач, ведущих вас к вашим стратегическим целям. Это время для развития и творчества. Выделяйте для таких задач самый плодотворный отрезок дня, старайтесь минимизировать прерывания. Если задача крупная (а мелких стратегических задач не бывает), разбейте ее на этапы, двигайтесь небольшими шагами. Но двигайтесь!

2. Боритесь с поглотителями времени, откажитесь от выполнения неважных и несрочных задач.

3. Ведите хронометраж. Фиксируйте время, которое вы посвятили выполнению важных несрочных задач. Мы уже рассказывали, как работает этот метод.

Ваша цель в работе со стратегическими задачами состоит в том, чтобы не допускать перехода важных, но несрочных задач в важные и срочные. От спешки страдаете и вы сами, и качество выполнения задач. А это не входит в ваши планы, не правда ли?

По материалам книг Г. Архангельского

Тайм-менеджмент для подростков

Как самому выстроить свое время

Наверняка эту статью подсунули тебе родители. Если ты нашел её сам, поздравляю, ты на полпути к успеху!

Могу поспорить, что тебе хоть раз попадало от родителей за то, что ты что-то не успел или забыл. А реально ли вообще всё помнить и успевать? (подсказываю: нет)

Если тебе повезло и ты учишься онлайн, то тайм-менеджмент — это как раз для тебя. Пока твои друзья сидят в школе на уроках, ты можешь распланировать своё время так, что успеешь гораздо больше, чем они. И я сейчас не только про уроки говорю. Хотя, конечно, и про них забывать не стоит. Ну а всем остальным это тоже пригодится, чтобы не сидеть до вечера за домашкой.

Что такое тайм-менеджмент? Это искусство управлять своим временем и распределять его так, чтобы времени и сил хватало на всё: учебу, гулянки, друзей, шоппинг и даже работу (если тебе 14 или больше). Да, я тоже была подростком и знаю, что иногда (почти всегда) друзья важнее контрольной по алгебре.

Список дел

Первый инструмент, который тебе поможет, — это список дел. Кажется, что ты и так можешь удержать в голове всё, что тебе нужно сделать. Но зачем загружать мозг? Уж лучше пусть он займется другими делами, а ты выгрузишь всё лишнее из памяти. Сделал? Отлично!

Чек-лист

Второй инструмент — это чек-лист. Сделай свой или выбери в интернете тот, который тебе понравится больше всего. Самое важное, чтобы заполнять его было приятно. Чек-лист — это список дел на день от самых важных (сделать уборку в комнате, поскольку там бардак уже неделю) до, казалось бы, незначительных (сделать задание по ИЗО). Распредели дела из огромного списка в чек-листы на каждый день. Теперь они уже не кажутся тебе невыполнимыми?

Составил чек-лист? Отлично! Не забудь похвалить себя, ведь ты — великолепен! Пусть это тоже будет в твоем списке дел.

Бывает так, что в списке дел появляется что-то большое и неподъемное. Ешь мамонта по частям, как говорил мой преподаватель в вузе. То есть разбей дело на маленькие задачи. Например, «подтянуть английский с тройки на четверку» — это большая цель, которую нельзя осилить за один присест. Можно разбить её на задачи, например:

1. Каждый день учить 10 новых слов;

2. Каждую неделю повторять одно из времён;

3. Каждый день пробовать говорить с папой на английском.

Матрица Эйзенхауэра

Третий инструмент — это матрица Эйзенхауэра.

Если с чек-листами вышла осечка, то попробуй расчертить лист на 4 части: важные срочные дела, важные несрочные дела, неважные срочные дела и неважные несрочные дела. Трезво оцени свой список и распредели его по этим квадратам. Так можно распределить дела как на один день, так и на неделю.

Отлично. Дела так или иначе упорядочены. Но делать всё равно ничего не хочется.

Вспомни, зачем ты это делаешь? Твоя цель в том, чтобы от тебя отстали родители или ты хочешь реально чего-то добиться в жизни?

Грамотная постановка цели

Четвертый инструмент — это грамотная постановка цели. Наполни свои дела смыслом, и тогда их будет куда проще делать. Цель должна быть конкретной и достижимой, например, «стать ветеринаром» или «получить права категории А». Сейчас у тебя время самоопределения и есть все шансы схватить удачу за хвост и решить, какой будет твоя будущая жизнь. Будешь ли ты приближать то, чего хочешь, с каждым днём, или станешь топтаться на месте и винить всех вокруг в своих неудачах?

Итак, ты понял, что тебе нужно сделать и чего ты хочешь от жизни. Но в твоем списке дел наверняка есть то, что ты делать не хочешь вообще. У всех нас есть такие дела, и мы откладываем их до последнего. Секрет же состоит в том, чтобы делать их в самом начале. Приятные дела и так легко делаются, а если мы будем заниматься ими после неприятных, то мозг будет воспринимать это как награду и нам легче будет справиться с поставленными задачами.

Это основные инструменты, которые тебе пригодятся на начальном этапе. Если тебе будет их не хватать — жди инструкцию для продвинутых тайм-менеджеров!

И последнее: не забудь вписать в свой список дел отдых, потому что отдыхать — это тоже очень важно.

Тест с ответами «Стратегии тайм-менеджмента в работе врача»

Проверь свои знания в тесте «Стратегии тайм-менеджмента в работе врача»

1. Субъектом самоменеджмента является

1) медорганизация
2) отделение
3) специалист 
4) профессиональная группа
5) коллектив

2. Стратегия управления делами, которые не требуют непосредственного участия руководителя, называется

1) планирование
2) делегирование 
3) передача ответственности
4) передача инициативы
5) прекращение микро-менеджмента

3. Принцип Эйзенхауэра предполагает распределение дел по следующим критериям

1) срочности и важности 
2) ежедневного и еженедельного исполнения
3) для личного исполнения и для делегирования
4) ежедневного, еженедельного и ежемесячного исполнения
5) первоочередные и остальные

4. Умения правильно «разряжаться», справляться со стрессами, полностью использовать свои личные ресурсы относятся

1) к интеракции
2) к рефлексии
3) к коммуникации
4) к самоуправлению 
5) к перцепции

5. Организация и эффективное использование времени называется

1) тайм-менеджмент 
2) временная перспектива
3) самоменеджмент
4) ресурс времени
5) аутогенный менеджмент

6. При индивидуальном отношении со временем, когда «внутренний хронометр» отстает, рекомендуется

1) больше концентрации на себе, меньше напряжения
2) работать уверенно и спокойно
3) не терять контроля над временем
4) меньше отвлечений, больше концентрации на деле 
5) успевать больше

7. При индивидуальном отношении со временем, когда «внутренний хронометр» точен, рекомендуется

1) успевать больше 
2) работать уверенно и спокойно
3) не терять контроля над временем
4) больше концентрации на себе, меньше напряжения
5) меньше отвлечений, больше концентрации на деле

8. Характеристика «личная» в описании цели означает, что она

1) является личной целью сотрудника 
2) ставится перед сотрудником лично руководителем
3) достигается сотрудником благодаря личным усилиям
4) возлагает личную ответственность на сотрудника
5) учитывает индивидуальные особенности сотрудника

9. Характеристика «самостоятельная» в описании цели означает, что она

1) возлагает личную ответственность на сотрудника
2) учитывает степень самостоятельности сотрудника
3) ставится сотрудником самостоятельно и произвольно
4) является личной целью сотрудника
5) достигается сотрудником благодаря личным усилиям

10. Управление собой требует на втором этапе

1) самоконтроля 
2) самоосознания
3) положительного самоотношения
4) самопринятия
5) адаптации

11. Способность специалиста выполнять и вести несколько дел одновременно называется

1) «эффективный менеджер»
2) многофункциональность
3) продуктивность
4) многозадачность 
5) «гуру планирования»

12. Одним из условий успешного ведения двух дел параллельно является

1) автоматическое выполнение одного из них 
2) одновременное выполнение двух физических нагрузок
3) одновременное решение двух умственных задач
4) поочередное переключение внимания на каждую задачу
5) приоритет одной задачи над другой

13. Задачи по классификации Эйзенхауэра, которые лидер выполняет сам

1) все задачи
2) несрочные и неважные (D)
3) несрочные и важные (C)
4) срочные и важные (A) 
5) срочные и неважные (B)

14. Задачи по классификации Эйзенхауэра, которые лидер делегирует

1) A и B
2) B и D 
3) A и C
4) A, B, C, D
5) C и D

15. Стратегия по управлению делами, демонстрирующая доверие сотруднику, называется

1) назначение приемных часов
2) делегирование
3) контроль выполненного
4) личная постановка задач
5) прекращение микро-менеджмента

16. Неважные и срочные дела маркируются буквой

1) А
2) В
3) С 
4) D
5) Е

17. Задачи по важности и срочности маркируются

1) цветом
2) цифрами и цветом
3) цифрами
4) буквами и цветом 
5) буквами

18. Нерациональные траты времени называют

1) «потери»
2) «провалы»
3) «хронофаги» 
4) «черные дыры»
5) «проделки Хроноса»

19. Качественное взаимодействие врача с пациентом достигается настроем психической активности

1) на общение 
2) на обобщение
3) на сочувствие
4) на рефлексию
5) на понимание

20. Черта личности специалиста, которая снижает эффективность управления временем

1) перфекционизм 
2) инициативность
3) спонтанность
4) тревожность
5) агрессивность

21. Стратегия по управлению делами, которая позволяет лидеру проверить понимание задачи и мотивацию сотрудника, называется

1) контроль выполненного
2) личная постановка задач 
3) делегирование
4) многозадачность
5) прекращение микро-менеджмента

22. Ограничениями деятельности медицинского работника являются

1) способности
2) профициты
3) черты характера
4) дефициты 
5) возрастные особенности

23. Правило Парето учитывает следующее соотношение усилий и результата

1) 70 – 30%
2) 100 – 100%
3) 20 – 80% 
4) 10 – 90%
5) 50 – 50 %

24. Стратегия, которая помогает лидеру наблюдать загруженность сотрудников, называется

1) личная постановка задач
2) контроль выполненного 
3) прекращение микро-менеджмента
4) назначение приемных часов
5) делегирование

25. Тайм-менеджмент – это управление

1) рабочим и личным временем 
2) временем для личных дел
3) рабочим временем
4) временем для отдыха
5) свободным временем

26. Успех профессиональной деятельности зависит в первую очередь

1) от опыта
2) от навыков
3) от настроя психики 
4) от мотивации
5) от знаний

27. Процессы анализа и систематизации информации требуют настроя психической активности

1) на рефлексию 
2) на общение
3) на адаптацию
4) на понимание
5) на обобщение

28. Занятие 100% ресурса времени противоречит следующей стратегии тайм-менеджмента

1) планирование
2) резервирование времени 
3) многозадачность
4) сокращение «хронофагов»
5) учет правила Парето

29. Причиной профессионального стресса и угрозой нервного срыва, по мнению Б. Рассела, является

1) параллельное выполнение нескольких дел
2) многозадачность
3) негативный психологический климат в коллективе
4) избыточный контроль руководителя
5) ощущение сверхважности своей работы

30. Рекомендуемый резерв времени при планировании дел составляет

1) 10%
2) 20%
3) 30%
4) 40% 
5) 50%

31. Управление собой требует на первом этапе

1) самоконтроля
2) самопринятия
3) адаптации
4) положительного самоотношения
5) самоосознания

32. Характерными чертами аутогенного менеджмента (по Н.Д. Твороговой) являются

1) выбор приоритетов и волевые усилия для деятельности 
2) эффективная коммуникация и интеракция
3) самопонимание и самопродвижение
4) самопонимание и саморазвитие
5) адаптация и стрессоустойчивость

33. Управление рабочим временем должно в обязательном порядке учитывать планирование

1) задержки на работе
2) времени на дорогу до работы и обратно
3) обеда
4) совещания
5) отдыха

34. Стратегия лидера, которая позволяет управлять интенсивностью общения и потоком посетителей, называется

1) назначение приемных часов 
2) личная постановка задач
3) контроль выполненного
4) делегирование
5) прекращение микро-менеджмента

35. Задачи по классификации Эйзенхауэра, которые лидер решает самостоятельно, но отсрочено

1) срочные и неважные (B)
2) несрочные и неважные (D)
3) все задачи
4) несрочные и важные (C) 
5) срочные и важные (A)

36. Распределение дел и расстановка приоритетов относятся к стратегии

1) прекращения микро-менеджмента
2) планирования 
3) делегирования
4) контроля выполненного
5) многозадачности

37. Что не относится к характеристике цели?

1) конкретная
2) реальная
3) измеряемая
4) сбалансированная
5) согласованная

быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Как Матрица Эйзенхауэра позволяет управлять своими делами? • Цели и планы с приоритетами. • Метод тайм-менеджмента. • 4 квадранта Эйзенхауэра. • Как выделять главные задачи из остальных? ► Детали в статье!

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

 Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Создатель метода Эйзенхауэра

Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.

Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США — на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.   

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Управление временем, или тайм-менеджмент – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.

Матрица Эйзенхауэра – один из популярных инструментов управления временем, который используется для расстановки приоритетов в деловой сфере и личных задачах. В его основе лежит принцип распределения всех дел по четырем категориям, в зависимости от степени их важности и срочности. Матрицу удобнее всего использовать при краткосрочном и среднесрочном планировании.

Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.

Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.

Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

• Она потеряет актуальность;
• Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
• Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Квадрант 1: сделать немедленно

Квадрант 1 содержит задачи, которые являются как неотложными, так и важными. Это дела из разряда «делайте первым», потому что они в какой-то степени значимы для вашей жизни или карьеры и должны быть выполнены немедленно. Вы чувствуете, что эти вещи критичны.

Это дела, которые необходимо выполнить, чтобы избежать негативных последствий. Важно уметь управлять целями в этом квадранте матрицы Эйзенхауэра.

Примером мини-цели сегмента 1 в вашей карьере может быть ответ на чувствительное ко времени электронное письмо от клиента.

Эта матрица также может быть использована в вашей личной жизни. Примером такой функции в персональной жизни может быть регистрация новорождённого ребёнка, боль в плече и требование найти массажиста или покупка билетов на завтрашний поезд.

❷

3 квадрат: Неважно, срочно

Срочно это еще не значит важно, многие срочные дела лучше не делать, если из-за них вы не успеете важное. Чтобы правильно понять какое дело
важнее просто задайте вопрос: «А что будет если это не сделать»

Если отрицательные последствия минимальны, то дело неважное и приступать к нему
следует после выполнения более значимых задач, при невыполнении, которых будут более серьезные негативные последствия. К неважным
задачам можно отнести следующие: позвонил коллега и попросил помочь в несущественной задаче, вам предлагают участие в соц. опросе или просто
знакомый зашел поболтать о жизни.

Минус срочных дел состоит в том, что они мешают эффективно работать, т. к. вы:

– вынуждены прерываться с важных задач;

– на фоне срочности вы начинаете переживать, а эмоции мешают принимать правильные решения.

Например, вы работаете с крупным проектом от которого зависит ваш карьерный рост и доход компании и в этот момент вам звонят коллеги и
просят срочно позвонить, распечатать, отправить документ по почте и т. д. Конечно, нужно помогать коллегам, но всему свое время. Сначала нужно
сделать важные дела, а второстепенное потом, даже если они срочные. Просто скажите коллегам что сейчас заняты, а как завершите работу над важным
делом — перезвоните.

Если стараться успеть за всеми срочными делами, то жизнь может превратиться в постоянный цейтнот, а из-за суматохи вы будете больше
переживать и меньше времени сможете уделить важным задачам, которые сильно влияют на вашу жизнь.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Посмотрите примеры таблицы Эйзенхауэра здесь или здесь.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

❹

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

• Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
• Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
• Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
• Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.

• У вас всегда имеется четкий список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
• Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.

Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.

Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.

Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.

Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек

Есть и упрощенная матрица Эйзенхауэра для домохозяек. Ее особенность – концентрация на домашних делах и рутине.

Градация и понимание квадратов могут быть примерно следующие:

• Б – важные и несрочные. Большинство текущих дел с детьми и по дому.
• А – форс-мажоры, которые нужно решать. А чтобы их было меньше, нужно меньше реагировать на обстоятельства и четче придерживаться бытовых планов.
• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Интересные статьи:

Анализрезультатов

Выписав из своего еженедельникаоднодневный план, распределите задачи по секторам, чтобы подытожить, чтосделано, какие проблемы решены, с кем прошли встречи, а кто откровенно мешалработать. Теперь необходимо обратить внимание, в каком квадранте больше всегозаписей.

Если в первом (1), то не вы управляете своей жизнью, а сроки и даты. Возможно, вы тянули до последнего, чтобы уложиться в срок, или задачи из второго сектора превратились в сверхсрочные, так как вы не успели их выполнить? Неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать обязанности, недоверие к подчиненным приводят к тому, что человек все делает сам и не видит своего будущего. В такой ситуации он находится в постоянном стрессе, что в итоге приведет к потере друзей, отсутствию времени на отдых и проблемам со здоровьем.

Если наиболее заполнен делами второй(2) квадрант, вас можно поздравить. Вы научились концентрироваться на важном,имеете свое мнение, наладили неплохие отношения с коллегами, и вам есть на когоположиться.

Третий (3) квадрант, который простораспирает от записей, говорит о том, что вами «затыкают все дыры». Вывыполняете самую скучную и рутинную работу, результаты которой не важны. Вы самипризнаетесь, что выполняете неважные задачи, у вас нет никаких четких планов нина сегодняшний день, ни на завтрашний. Если вам придется менять работу, вряд линачальник отпустит вас со слезами на глазах.

Множество пометок в четвертом (4)квадранте не требует комментариев. Вы просто приходите на работу и тратитевремя на лазание в Интернете, пустые разговоры и чаепития. За что вам платятзарплату? У вас никаких перспектив.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

1. Было ли это срочно для меня?
2. Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:

1. Не перегружайте себя второстепенными делами.
2. Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
3. Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
4. Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.

И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.

Матрица Эйзенхауэра для эффективного планирования дел

Прием тайм-менеджмента, который может облегчить работу педагога.

Автор: ПсихПед

11.10.2021

Дуайт Эйзенхауэр — президент Америки, возглавлявший страну с 1953 по 1961 годы — как-то сказал, что в его жизни существует только два вида проблем: срочные и важные. Это бесхитростное распределение легло в основу приема, который помогает расставить приоритеты и сэкономить время. Рассказываем, как матрицу Эйзенхауэра удобно применять в своей работе педагогу. 

Важно или срочно?

Профессию учителя сложно представить без расписания. Помимо времени начала и продолжительности уроков, оно включает подготовку к занятиям, составление отчетности, общение с родителями учащихся, повышение своего образовательного уровня. В общем, список дел и целей педагога никогда не был коротким. Однако, чтобы дела эти не накапливались бесконечно, а регулярно решались, важно расставлять приоритеты.

Это важно? Это срочно? По каждой задаче из всего списка нужно ответить на оба этих вопроса. После этого все задачи образуют четыре типа проблем: срочные и неважные; неважные, но срочные; важные, но не срочные; срочные и важные. Эта сортировка поможет определиться, какие дела можно делегировать, какие точно нужно сделать, а какие можно вычеркнуть.

Такой вид планирования целей и задач можно делать как на бумаге, так и в электронном режиме. Например, при помощи приложения Focus Matrix. 

Важные и срочные дела и цели

В красный квадрат входят дела, которые нужно сделать быстро и невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели. Например, подготовить раздаточные материалы для проверочной работы на этой неделе — важное и срочное дело. 

Как правило, в этом секторе оказываются задачи, которые долгое время откладывали на потом. Если в красном квадрате всего пара дел, это не страшно. Но если там больше половины списка, это явный признак проблем с прокрастинацией. 

Важные, но не срочные дела и цели

Зеленый квадрат отражает текущую деятельность педагога. Сюда попадают важные дела, на решение которых у педагога достаточно времени: планирование открытого урока в следующей четверти, выступление на профессиональной конференции в конце учебного года. Важно регулярно работать над этими задачами, чтобы они не перекочевали в красный сектор.

Срочные, но не важные дела и цели

В этом секторе содержатся отвлекающие факторы. Эти действия отнимают время и удерживают внимание педагога, но не помогают ему достичь целей. Поэкспериментировать с шрифтами для презентации — на первый взгляд, эта задача может показаться важной и срочной. На самом деле куда важнее еще раз отрепетировать свое выступление, для которого предназначена презентация. 

Главная опасность — тратить время и силы на желтый квадрат и игнорировать задачи из красного. Если вы заметили, что в вашем списке дел фигурируют срочные, но не важные дела, можно смело их делегировать или вычеркивать.

Несрочные и неважные дела и цели
 

Пожалуй, самый распространенный пример таких «дел» — бесцельный скроллинг новостной ленты в социальных сетях. Мы предпочитаем думать, что это отдых или способ перезагрузиться после напряженной работы. Но давайте начистоту? Интернет-серфинг может затянуть нас на несколько часов, после чего мы будет чувствовать себя вымотанными. И хотя в этот сектор попадают приятные дела, в наших же интересах исключить их из списка задач. Для этого можно установить приложения, которые не дадут вам отвлекаться на мессенджеры и соцсети, — например, Forest и Zero Willpower.

Об авторе: Полина Зотова, Главный редактор «ПсихПед»

Успеть все: как спланировать рабочий день

Квадрат 1. Важные, срочные дела

Дела из этого квадрата нужно выполнять сразу, как только они появились: проекты с жестким дедлайном, поломка колеса в авто, недовольство заказчика по проекту, потоп в квартире.

Этот квадрат позволяет увидеть самые проблематичные задачи для их срочного решения. Приступать к таким задачам лучше самому, не делегируя.

Квадрат 2. Важные, несрочные дела

Это квадрат для дел, которые нужно выполнить обязательно, но нет необходимости решать их в ту же минуту. К примеру, оценка проекта, поиск новых идей, обучение и самообразование. Эффективнее спланировать, когда нужно реализовать задачи и не отвлекаться на них до установленных сроков.

Квадрат 3. Неважные, срочные дела

Делегировать – основное слово для этого квадрата. Как раз здесь находится основная масса задач, которые отнимают больше всего времени, но не являются эффективными.

Работа с неприоритетными задачами, необязательные встречи и совещания, ответы на почтовые письма и звонки, уборка квартиры, поход за продуктами – все это по возможности нужно перепоручать.

Квадрат 4. Неважные, несрочные дела

Из названия уже сразу ясно, что невыполнение дел из этого квадрата не несет никаких последствий. Такие дела, при желании, можно выполнить позже, когда есть свободное время. Но лучше вообще вычеркнуть их из списка своих ежедневных задач. Сюда относятся долгие разговоры по телефону, бездумное просиживание в соцсетях, просмотр телевизора, прочтение ненужных почтовых рассылок и писем.

Как мотивировать себя выполнять задачи по матрице Эйзенхауэра?

Честно, никак. Если искать мотивацию, чтобы осознанно распределять дела по квадратам, то в итоге можно ее просто не найти. А задачи так и не будут решаться. Ничего не мотивирует так, как просто сесть и начать. Научись ежедневно вырабатывать силу воли. Попробуй хотя бы неделю следовать четкому алгоритму в ежедневном планировании.

Съешь лягушку

День лучше всего начинать с выполнения важных и срочных дел. Поставь перед собой установку: не отвлекаться от задачи в течение 30 минут, завершить ее до конца и только потом переходить к следующей. Так утром ты «съедаешь всех лягушек» и основную часть дня спокойно занимаешься важными несрочными задачами.

Любая задача должна быть записана

Письменная формулировка задачи – залог позитивных изменений. Только представь: записывая каждую из возникающих целей и задач, ты ничего не упустишь, сгенерируешь новые идеи и сможешь воплотить их в реальность.

Сначала записывай свои мысли на обычный лист бумаги. Сделай это своего рода игрой, в ходе которой нужно записать как можно больше своих идей. Поразительно, но в результате такого мозгового штурма рождаются важные цели и задачи. Не нужно суетиться и переживать, в какой из квадратов их распределить. Так теряется фокус и энергия.

Невыполнение запланированного

Даже при самом четком составлении плана на день не все задачи могут быть выполнены. Просто внеси невыполненные пункты в план следующего дня. Если ты переносишь задачу 3-5 раз, подумай, возможно, она в данный период жизни не так важна, и ее выполнение можно отложить либо вычеркнуть насовсем.

Лимит рабочего дня

Мы привыкли считать, что чем больше сидим за рабочим столом, тем больше сможем сделать. Но мы не задумываемся о чередовании напряженной работы и осознанного отдыха, поэтому и не восстанавливаемся, как нужно. С самого утра и до вечера мы расходуем эмоциональную и умственную энергию, а про физическую энергию забываем. Практически весь день проводим в сидячем положении и делаем один единственный перерыв на обед. После снова возвращаемся к сидячему образу жизни, обделяя себя в физическом плане.

Чтобы обеспечивать баланс между расходом и восстановлением энергии нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, совмещая с разминкой. Принимать пищу 3-4 раза в день: полноценный завтрак, перекус между 10-11 часами дня, обед, перекус между 4-5 часами, легкий ужин. Если есть возможность, позволь себе дневной сон. 20 минут восстановят силы и твоя продуктивность на вторую половину дня однозначно возрастет. И, самое важное, заканчивай работу вовремя. Не перерабатывай. Таким образом ты сможешь каждый вечер уделять семье и своим хобби, не думая о работе. Поверь, работать ты будешь гораздо эффективнее, если позволишь себе регулярное восстановление сил.

Матрица Эйзенхауэра: определение, руководство и примеры

Почему все, что вы знаете о производительности, неверно

Ситуация, описанная выше, также известна как эффект простой срочности, который говорит о том, что мы склонны выполнять задачи с более короткими сроками и меньшими сроками окна завершения. Почему? Просто потому, что им нужно как можно скорее лечь в постель. Мы выбираем их вместо менее срочных задач, даже если они менее срочные более важны и приносят больше награды.

Это заставляет нас зацикливаться на продолжительности задачи, а не на долгосрочной выгоде.И когда эта проблема возникает в управлении проектами, никакие важные долгосрочные вопросы не могут выйти на первый план. Мы пренебрегаем ими до последней минуты. Как только приходит их очередь, они внезапно становятся срочными и не вызывают ничего, кроме стресса и ненужных сверхурочных.

Рори Ваден, писатель и специалист по стратегии самодисциплины, утверждает, что списки дел и методы управления временем слишком сосредоточены на эффективности. Большинство методов повышения производительности нацелены на то, чтобы сделать вас быстрее, выбирая более прибыльный результат. Но они просто дают вам больше времени для принятия более краткосрочных решений.Чтобы помочь вам справиться с этой проблемой и научить вас новому способу решения проблем, мы хотим познакомить вас с Матрицей Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта стратегия проистекает из цитаты Дуайта Д. Эйзенхауэра:

‍ «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Проще говоря, матрица Эйзенхауэра — это руководство для эффективного принятия решений.Его великолепие заключается в том, чтобы научиться различать, какие задачи важны, а какие срочны. Как сказал Вейдер, сосредоточьтесь на: « Что я могу сделать сегодня, чтобы облегчить себе завтра? ”

Матрица позволяет строить долгосрочные стратегические планы. Вы узнаете, как сосредоточиться на более широкой картине, а не на задачах, которые кажутся срочными, но не приносят общей пользы для проекта.

Примите свою слабость

Прежде чем разрушить матрицу Эйзенхауэра, мы чувствуем необходимость подчеркнуть:

Не будьте слишком строги к себе.

Как и любой новый метод повышения продуктивности, который вы хотите применить, для совершенствования матрицы Эйзенхауэра потребуется много проб и ошибок. Найдите способ облегчить первые несколько недель или месяцев. Загрузите справочные материалы, получите сводные журналы или положитесь на приложение расписания, такое как Clockify (как в автономном, так и в онлайн-режиме), чтобы отслеживать свой прогресс.

Если вы управляете командой, планируйте задачи и сроки с членами вашей команды с помощью Instagantt, чтобы все были на одной странице, когда дело доходит до приоритетов.

Используйте любой имеющийся в вашем распоряжении инструмент, чтобы сделать переход как можно более плавным. Все мы учимся по-разному, и адаптация к новому рабочему процессу ничем не отличается от изучения нового языка. Даже хваленый метод Agile требует более года или двух для правильной реализации.

Как работает матрица Эйзенхауэра

Как резюмирует Джон Грин из популярного канала Youtube Vlog Brothers :

«Производительность не должна быть связана с работой или максимизацией производительности или чем-то еще.Есть много способов быть продуктивными. Для меня продуктивность в основном заключается в осознании того, что время — это то, что у нас есть ».

Перестаньте думать о скорости и начните думать о цели. Чтобы начать делать действительно более разумный и осознанный выбор, когда дело доходит до проектных задач, вам нужно знать разницу между важным и срочным.

Важное. Один из способов отличить важные задачи от второстепенных — спросить: «Пострадает ли проект, если эта задача не будет выполнена?» Важные задачи — это задачи с долгосрочными последствиями или результатами.Если работа других зависит от ее завершения или имеет большое влияние на проект, задачу нельзя пропускать.

Срочность — срочность фокусируется на времени и эффективности. Это задачи с четкими сроками. Будет ли что-то срочным или нет, будет зависеть от различных обстоятельств (в зависимости от того, что влечет за собой проект). Однако имейте в виду, что гибкость вашего расписания и цели проекта также имеют значение.

После того, как вы определите разницу между срочностью и важностью, вторым шагом будет сортировка ваших задач по четырем группам в соответствии со следующим:

• ВАЖНО и СРОЧНО (НЕОБХОДИМО)
  Зеленый проиллюстрировал это на простом примере вашего дома в огне.Это то, что вам НЕОБХОДИМО сделать прямо сейчас. Говоря менее катастрофически, эти задачи обычно остаются теми, которые мы оставляем до последней минуты или возникают из-за непредвиденных обстоятельств.
  ‍
• ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО (РЕШИТЬ)
  Другой простой пример — долгосрочные личные и профессиональные цели, такие как карьерный рост, написание книги или физические упражнения (если нет серьезных проблем со здоровьем, в в этом случае это срочно). Общее правило для этой группы — планировать время для работы над этими задачами.Откладывая их, вы просто поднимете их до тех пор, пока они не станут срочными или никогда не решатся.
  ‍
• НЕВАЖНОЕ, но СРОЧНОЕ (ДЕЛЕГАТ)
  Это могут быть небольшие, второстепенные повседневные задачи, такие как покупка продуктов, оплата счетов или отправка электронной почты. Вы можете легко делегировать или автоматизировать их. Подумайте о родителях, которые отправляют своих детей в магазин за яйцами и молоком, пока они готовят обед. Или, в нашем случае, например, проведение собрания по обновлению проекта. Если у вас есть более важная работа, назначение кого-то столь же информированного провести встречу поможет в долгосрочной перспективе.
  ‍
• НЕВАЖНО и НЕ СРОЧНО (УДАЛИТЬ)
  Действия или задачи, попадающие в эту категорию, обычно отвлекают. Например, изменение дизайна страницы веб-сайта из-за того, что цветовая схема отключена. Это неважно и не срочно, так как не повлияет на удержание клиентов.

Для тех из вас, кто является визуальным типом, матрица Эйзенхауэра может быть представлена ​​в простой рамке.

Важно помнить, что фильтр «важный / срочный» меняется в зависимости от ваших проектов и целей.Матрица Эйзенхауэра — это рецепт долгосрочного решения проблем и избежания ловушки простой срочности, в которую обязательно попадет каждый проект.

Магия «НЕТ»

Наряду с изучением того, как использовать Матрицу, вам нужно будет освежить свои навыки отказа. Например, если вы генеральный директор растущего стартапа, ваши руки будут полны проектов и задач, связанных с ним. Несколько друзей или знакомых могут связаться с вами через LinkedIn, чтобы познакомить их с некоторыми из ваших новых партнеров или нанять их.

Если мы применим матрицу Эйзенхауэра к этому сценарию, это действие не будет ни важным, ни срочным для вас или вашего проекта. Поэтому вместо того, чтобы говорить им, что вы свяжетесь с ними, часами писать им по электронной почте или разговаривать с ними, вы просто отвечаете «нет». Что ж, лучше вы составите очень вежливое электронное письмо, сообщая им, что пока вы не можете помочь, так как у вас слишком много вещей на вашей тарелке.

Отказ — большая часть процесса фильтрации. Действия, которые попадают в четвертую группу Эйзенхауэра, с наибольшей вероятностью будут отброшены (напр.Удаление нежелательной почты вместо сортировки). И если вы продолжаете переносить задачу в четвертую группу каждую неделю, значит, для начала это не было ни важным, ни срочным.

По мере того, как задачи перемещаются вверх и вниз по лестнице приоритетов, не забывайте держать всех в курсе изменений и того, как они влияют на проект в целом.

Заключение

При освоении матрица Эйзенхауэра становится мощным инструментом. Это метод, предназначенный для тех, у кого есть цели, которых они никогда не добиваются, потому что в сутках не хватает часов.С помощью Матрицы вы переоцениваете свои приоритеты и, как подчеркивают Грин и Ваден, учитесь сосредотачиваться на том, что важно, а не на фальшивой срочности. Попрощайтесь с тушением пожаров по мере их возникновения и с трудом справляйтесь с проектами. Выдвигая на передний план более широкую картину, Матрица Эйзенхауэра оказывается одним из лучших методов самопомощи для больных проектов и команд.

Автор: Марко Марич:
‍ Марко Марич — маркетолог и блогер.В основном он освещает темы, связанные с бизнесом, маркетингом и производительностью. В настоящее время Марко работает по адресу Clockify — бесплатный инструмент для отслеживания времени.

Как отличить срочные задачи от важных

Бронни Уэр — медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за пациентами в последние 12 недель их жизни. За годы работы с умирающими она составила список из пяти основных сожалений, которые она слышала чаще всего.Это были:

• Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, верную себе, а не жизнь, которую от меня ожидали другие.
• Мне жаль, что я не работал так усердно.
• Мне жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства.
• Мне жаль, что я не оставался на связи со своими друзьями.
• Я хотел бы позволить себе быть счастливее.

Я много думаю об этом списке, когда работаю.

Я запускаю стартап, и мои дни заполнены срочными, но зачастую тривиальными задачами.Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Одна мысль пришла от Фила Либина, генерального директора Evernote. В своем выступлении в Стэнфорде Либин обсуждает, как различать срочные и важные задачи.

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно. Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать.Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей. Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». — Дуайт Д. Эйзенхауэр

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным задачам.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, как вы можете выделить время для важных дел?

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — это использовать матрицу решений Эйзенхауэра — матрицу 2 на 2, используемую для категоризации задач:

Может быть полезно использовать эту матрицу 2 на 2 для размышлений. о задачах, которые у вас есть на тарелке.

В верхнем левом углу ( Важное и Срочное ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

В нижнем левом углу ( Не важно и Срочно ) могут отображаться прерывания, встречи и мероприятия.

В правом нижнем углу ( Not Important и Not Urgent ) могут отображаться траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто.Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени. Очевидно, что в первую очередь вам следует заняться важными и срочными делами. Как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится труднее.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи. Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили: «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время — это созданная вещь. Сказать «У меня нет времени» — это все равно что сказать: «Я не хочу». Или, как выразился Пикассо, «откладывай на завтра только то, что ты готов умереть, оставив незавершенным».

Как сделать важные задачи срочными

Самый простой способ убедиться, что важная задача срочна и выполнена, — это указать крайний срок.Сроки — вот что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым вы в конечном итоге можете добраться.

Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок. По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной. С другой стороны, ваша цель обрести форму важна, но совсем не срочна.У вас из , чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить крайние сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из Getting Things Done , в котором Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

Вот тут-то и начинается решающая часть, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем нужны серьезные дедлайны

Второе качество срочных задач, которое делает их срочными, заключается в том, что их сроки значительны, непреклонны, серьезны или каким-либо другим термином вы хотите использовать. Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас.Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили арендную плату. В противном случае в конечном итоге вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными. Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока. Так как же сделать дедлайны более значимыми? Есть несколько способов:

1.Сделайте это общедоступным

Один из способов сделать дедлайн более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично отвечаете за соблюдение установленных сроков, вы не можете обмануть себя. В один месяц наши самые серьезные дедлайны — это запуск классов. Когда мы говорим людям, что наш новый курс, One Month Web Security, начинается 7 ноября, он должен начаться 7 ноября. Если этого не произойдет, люди расстроятся.

Мы начнем получать надоедливые электронные письма от людей, которые жалуются, почему класс не был запущен вовремя.Итак, как компания, я обнаружил, что установка даты и ее обнародование, вероятно, один из самых действенных способов придать сроку серьезность.

Обратной стороной этой медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее поразить. Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

2. Создавайте награды и наказания

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным — установить вознаграждение за соблюдение крайнего срока и / или наказание за несоблюдение крайнего срока.Установите этот набор вознаграждений и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

3. Обеспечьте подотчетность других

Когда дело доходит до привлечения других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно, чтобы люди осознали, насколько важны для вас сроки.Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что вы на самом деле регистрируетесь и разговариваете с дискомфортом, когда срываются сроки. Если вы этого не сделаете, люди по понятным причинам будут считать, что дедлайны не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

4. Установите для себя постоянные напоминания

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, когда ваш друг или супруга постоянно подстегивают вас, чтобы вы что-то сделали.Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала. Но со временем это станет легче, и вы обнаружите, что меньше нервничаете.

У вас всегда будет достаточно срочных дел на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые у вас не было времени.

Читать дальше: Что знают лучшие писатели

Изображение предоставлено: Джошуа Эрл, Quora , Shutterstock

Этот пост впервые появился в блоге Crew.

Что такое коробка Эйзенхауэра? (В чем разница между важными и срочными задачами?) — Рабочее место с открытым исходным кодом

Каждый день у нас есть много дел в нашем списке, поэтому может быть сложно решить, какие задачи выполнить в первую очередь.Когда вам нужно решить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно подождать, одна из наиболее часто используемых стратегий — это ящик Эйзенхауэра как мощный инструмент для управления временем и повышения эффективности.

Что такое коробка Эйзенхауэра? Поле Эйзенхауэра или Матрица срочно-важных помогает определить, какие из задач должны быть приоритетными в зависимости от их важности и срочности, а какие задачи можно делегировать или не выполнять вовсе. Eisenhower Box — простой инструмент для принятия решений и повышения производительности.

Название этой коробки происходит от ее изобретателя Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был 34-м президентом США. Прежде чем стать президентом, во время Второй мировой войны он был Верховным главнокомандующим союзными войсками, а позже — Верховным главнокомандующим НАТО.

На протяжении всей своей карьеры ему приходилось принимать множество сложных и важных решений. Поэтому он задумался, на какой из задач сосредоточиться на день.

Если перед ним стояли не менее важные задачи, он спрашивал себя, нужны ли определенные задачи его личный подход или они могут быть выполнены кем-то другим.Если последнее было так, то он считал, что задача больше не важна. Кроме того, если неотложные дела могут подождать до следующего дня, они больше не являются срочными.

Этот метод управления временем считается эффективным инструментом повышения ежедневной производительности.

Как пользоваться ящиком Эйзенхауэра?

Ящик Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: «Сделай первым» (важно / срочно), «График» (важно — не срочно), «Делегируй» (не важно — срочно) и «Исключить» (не важно — не срочно).

На первый взгляд может показаться, что каждую задачу можно выполнить в течение одного дня, но когда вы определите, какая задача принадлежит какому квадранту, будет намного проще определить приоритетные задачи, задачи, которые можно запланировать, делегировать или полностью игнорируется.

Первый квадрант — сделать сначала

Первый квадрант содержит задачи, которые имеют решающее значение для вашей карьеры и личной жизни и должны быть выполнены как можно скорее. Эти задачи важны и актуальны.Кроме того, этот квадрант называется «квадрант стресса», поскольку все задачи здесь важны и могут привести к стрессу.

В идеале, вы должны тратить большую часть своего времени в течение дня на задачи в этом квадранте.

Здесь вам нужно спросить себя, нужно ли выполнять задачу лично вам, собираетесь ли вы нести ответственность и будут ли какие-то санкции, если вы не выполните задачу. Если ответ на эти вопросы «Да», то задача важна.

Далее нужно проверить, можно ли отложить задачу на завтра или в последующие дни.Если задачу нужно выполнить сегодня или в течение нескольких часов, значит, задача срочная.

Задачи в этом квадранте должны решаться должным образом, а предпринимаемые действия должны быть эффективными и быстрыми, чтобы избежать негативных последствий. В качестве примера задач, которые должны быть в первом квадранте, могут быть ответы на срочные электронные письма от вашего менеджера или клиента или просмотр важного документа.

Было бы лучше, если бы у вас было немного свободного времени в вашем расписании, чтобы вы могли справиться с кризисом или проблемами, которые возникают в последнюю минуту.Конечно, всегда будут какие-то действия, которые вы не сможете предвидеть.

Также в этом квадранте находятся действия, которые отложены до последней минуты в зависимости от их характера или из-за плохого планирования или плохого делегирования. Эти действия могут быть устранены правильным планированием заранее. Вы можете запланировать их во втором квадранте, чтобы они не стали срочными.

Второй квадрант — График

Второй квадрант под названием «Расписание» содержит важные и несрочные задачи.Вот задачи, которые следует включить в свой календарь и которые помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Это та часть, в которую вы должны вкладывать большую часть своего времени.

Правильное управление задачами во втором квадранте снижает стресс, не позволяя некоторым задачам становиться срочными, тем самым решая важные и срочные задачи в разумные сроки в ближайшем будущем. Всегда оставляйте в своем расписании свободное время на случай непредвиденных событий.

То же, что и в первом квадранте, вам нужно спросить себя, должны ли вы выполнять задачу.Если «Да», задача важна. Затем, если задачу можно отложить на следующие дни, вам следует запланировать ее и не тратить время на несрочную задачу. Потому что вы не сможете выполнить задачи, которые уже находятся в первом квадранте.

Однако людям нужно быть очень осторожными с планированием задач и придерживаться этого расписания. Если никто не будет придерживаться расписания, коробка Эйзенхауэра не поможет. Процесс планирования — это не откладывание, а план выполнения задач в соответствии с их приоритетом.

В качестве примера задач, которые необходимо включить в этот квадрант, являются решение, когда выполнять упражнения, встречи с семьей или получение сертификата и степени. Все эти задачи важны для вас лично и для вашей карьеры, но их можно согласовать с вашим графиком.

Тот факт, что действия во втором квадранте не являются срочными, не означает, что они не важны. Ассоциация, что срочные дела важны, не всегда верна. Если ваши долгосрочные цели неизменны, все, что принесет им пользу, должно находиться в этом квадранте.

Третий квадрант — делегат

Как следует из названия, этот квадрант относится к задачам, которые можно делегировать другим людям, поскольку эти задачи обычно менее важны для вас, чем для других, но все же являются срочными. Вам нужно научиться правильно делегировать определенные действия. Вы можете легко отслеживать задачи, которые вы делегировали по телефону, электронной почте или на собрании, чтобы следить за ходом выполнения действий.

В этом квадранте вам нужно спросить себя, должна ли задача выполняться вами или может выполняться другим человеком.Если ответ на этот вопрос таков, что задание может быть выполнено другим человеком, то это задание для вас не очень важно. Также, является ли задача срочной и ее нужно выполнить до конца дня, или она может подождать. Если выполнение задачи можно отложить до завтрашнего дня, значит, срочность довольно высока.

Еще один важный вопрос, который вам нужно задать себе, — приносит ли задача, которую вас просят выполнить, вам напрямую или помогает приблизиться к вашим целям.

Примером задач, которые должны быть в этом квадранте, являются: когда кто-то звонит вам, чтобы помочь им по определенным вопросам, просит вмешаться на собрание, просит вас о срочном одолжении и т. Д.Все эти задачи можно делегировать кому-то другому, который лучше справится с этой задачей, или предоставив полезную информацию, которая поможет звонящему самостоятельно справиться с ситуацией.

Действия в этом квадранте чаще всего отвлекают, например, отвечают на телефонные звонки, отвечают на срочные электронные письма от коллег и членов семьи и т. Д. Иногда эти действия могут показаться действиями из второго квадранта, хотя на самом деле это не так. Они только помешают вам добиться реального прогресса.

Этот квадрат часто является самым сложным с точки зрения управления временем. Вы должны уметь отказываться от определенных задач и искать альтернативное решение. Если вы уже работаете над важным проектом, вы не можете разделиться на две части только потому, что какая-то задача срочна и может быть выполнена кем-то другим.

Четвертый квадрант — исключить

Последний квадрант называется «Исключить», потому что он состоит из действий, которые вам не следует делать, поскольку они не помогают вам в достижении ваших долгосрочных целей — из-за того, что они отнимают время.Обычно эти задачи можно запланировать позже в месяце или квартале, и они не находятся в прямой ответственности одного человека. Также эти задачи обычно решаются сами собой.

Вам необходимо определить все эти действия и устранить их, чтобы у вас было время, необходимое для важных и срочных задач. Мы часто тратим много времени на эти занятия.

Несколько примеров этого вида деятельности — это проверка платформ социальных сетей (Facebook, Instagram, Youtube, Twitter и т. Д.).), просмотр веб-страниц в рабочее время, видеоигры, чтение электронных писем, где вы находитесь, и т. д.

Электронные письма такого типа обычно служат для создания доказательств, и их не нужно читать. Так что это пустая трата драгоценного времени, будь то отслеживание электронных писем, предназначенных для другого получателя, или проверка ленты новостей в социальных сетях.

Все эти действия могут привести к тому, что вы не сможете вовремя выполнить важные задачи в первом и втором квадранте.

Однако небольшой перерыв поможет вам восстановить силы, поэтому постарайтесь использовать перерыв, чтобы восстановить силы, а не откладывать на потом.

Советы по правильному созданию коробки Эйзенхауэра

• — Наличие списка дел поможет вам меньше нервничать. Но при составлении списка всегда нужно спрашивать себя, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

• — Старайтесь не ставить более 8 задач на квадрант. Вы должны помнить, что использование этой матрицы — это не только разделение задач, но и их своевременное выполнение. Прежде чем добавлять новую задачу в поле, обязательно завершите самую важную в списке.

• — Обязательно включите в список задачи из личной и деловой жизни. Таким образом, вы сможете выполнять не только бизнес-задачи, но и заниматься чем-то для себя и своей семьи.

• — Вам нужно самому расставить приоритеты. Не позволяйте другим диктовать вам свой день или отвлекать вас. Планируйте свой день заранее утром и в конце дня, наслаждайтесь ощущением успешно выполненных задач.

• — Самое главное, постарайтесь не откладывать на потом.

Промедление и ящик Эйзенхауэра

Например, если ваш менеджер просит вас создать важный документ для следующего собрания совета директоров, и у вас есть всего несколько дней, чтобы написать его, в то время как в ваших руках несколько важных задач, это может вызвать у вас дополнительный стресс, вы не будете сможете сконцентрироваться, и вы будете более склонны к откладыванию на потом.

Временные стрессоры — фактор номер один, вызывающий стресс на рабочем месте.Когда вы находитесь в состоянии стресса, вы обычно тратите большую часть своего времени на задачи, которые кажутся важными и срочными в данный момент, хотя эти задачи относятся к третьему и четвертому квадрантам. Так что в конечном итоге вы будете откладывать на потом.

Итак, как победить эти факторы, вызывающие стресс, и начать работать над действительно важными задачами?

Начните с недельной оценки, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на каждый квадрант каждый день. Это поможет вам оценить потраченное время и подскажет, нужно ли реорганизовать свой день.

Другой вариант — воспользоваться «правилом двух минут» как отличным способом избежать откладывания на потом и выполнить все задачи. Первая часть этого правила: если вы можете выполнить задачу менее чем за 2 минуты, например, отправив обновление вашему менеджеру или ответив на электронное письмо, не добавляйте задачу в свой список дел и не планируйте ее на потом. Просто сделай это.

Вторая часть — если вам нужно больше 2 минут на определенную задачу, запустите ее. Поработав над задачей в течение 2 минут, вы наладите дело и избавитесь от откладывания на потом.Например, если вам нужно написать эссе на 1000 слов, начните с написания как можно большего объема за 2 минуты.

В чем разница между важными и срочными задачами?

Правильное управление временем требует эффективности и действенности одновременно. Чтобы не тратить время зря, мы должны сосредоточиться не только на срочном, но и на важном деле. Чтобы свести к минимуму стресс от слишком большого количества задач и еще более сжатых сроков, нам нужно понимать разницу между важными и срочными задачами:

• — Важные виды деятельности — это те, которые помогают нам достичь наших долгосрочных целей, независимо от того, являются ли они личными или профессиональными.Эти действия помогут вам быть более продуктивными и активными, что приведет к принятию более правильных решений и избеганию решений, которые не пойдут на пользу вашей карьере или личной жизни.

• — Срочные дела зависят от времени и требуют немедленного внимания. Обычно именно эти действия вызывают у большинства людей стресс и тревогу, потому что неспособность справиться с ними приводит к немедленным результатам.

Как только мы отделим важные дела от срочных, мы сможем сосредоточиться на делах, которые важны для наших целей, и не тратить время на несущественные срочные задачи.

Что означает планирование в ящике Эйзенхауэра?

Планирование — довольно важный процесс при создании второго квадранта. Список задач должен быть четким с правильным указанием времени. Не обманывайте себя, думая, что определенные задачи, которые займут 3 часа вашего времени, можно выполнить за час. Так вы только запутаетесь и вызовете дополнительный стресс.

Попробуйте разделить более крупные задания на несколько более мелких, чтобы было легче выполнить их и уложиться в сроки.Знание того, что список дел на день успешно завершен в конце дня, может быть весьма мотивирующим.

Это повысит вашу мотивацию, чтобы смелее начать следующий день. Разделив свои задачи на квадранты ящика Эйзенхауэра, будет намного проще расставить приоритеты и точно знать, когда некоторые задачи необходимо устранить или делегировать.

Как ящик Эйзенхауэра помогает в достижении ваших целей?

Прежде всего, вам нужно установить цели, иначе вы не сможете избавиться от задач, которые отнимают много времени и тратят впустую.Вы должны спросить себя: какие ценности определяют мою личную и профессиональную жизнь? И чего я хочу добиться?

Ответы на эти вопросы помогут вам решить, какие действия выполнять, а какие устранить. Когда вы уверены в том, чего хотите достичь, гораздо проще определить, какие задачи важны для вас.

Коробка Эйзенхауэра — полезный инструмент для правильного принятия решений и правильного управления временем, который приведет к повышению вашей общей продуктивности и устранит все виды поведения, которые приведут вас к потере времени, а не к вашим целям.

Недавние сообщения

ссылка на 5 примеров креативного контент-маркетинга и почему они работают

ссылка на наиболее востребованные навыки на рабочем месте

Самые востребованные навыки на рабочем месте

Ландшафт рабочей силы меняется. Бизнес-процессы продолжают оцифровываться. Существует множество новых навыков, которых не существовало еще несколько десятилетий назад.Это действительно важно для вас …

Как расставить приоритеты между «важными» и «срочными» задачами

Ваша способность различать срочные и важные задачи во многом зависит от вашего успеха.Flickr / outcast104

«Секрет управления своим временем — систематически сосредотачиваться на важности и подавлять срочность».

Оливер Эмбертон сказал это. Это глубоко и так верно. Срочность снижает продуктивность. Срочные, но неважные задачи отвлекают.

Отвлечение в последнюю минуту не обязательно является приоритетом.

Иногда важные задачи ставят вас прямо в глаза, но вы пренебрегаете ими и отвечаете на срочные, но неважные вещи.

Вам нужно отменить это. Это единственный способ распоряжаться своим временем.

Ваша способность различать срочные и важные задачи во многом зависит от вашего успеха.

Важные задачи — это то, что способствует вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.Разделить эти различия достаточно просто, чтобы сделать один раз, но делать это постоянно может быть сложно.

Джори Маккей из Crew объясняет:

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.

Не всегда доступны

Время — это сырье для продуктивности и творчества. Время, а не деньги — ваш самый ценный актив. Инвестируйте свой актив. Каждую неделю 168 часов. Позвольте этому погрузиться на мгновение. Это монументальных единиц времени.Куда это могло пойти? Или, еще лучше, где вы проводите все эти часы?

В своей книге « Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity », Дэвид Аллен говорит: «Если вы не уделяете должного внимания тому, что привлекает ваше внимание, вам потребуется больше усилий. вашего внимания, чем он заслуживает ».

По словам Давида: «Ты капитан своего корабля; чем больше вы будете действовать с этой точки зрения, тем лучше для вас будет ».

Сверхпроизводительные люди сосредотачиваются на том, чтобы делать много с каждой минутой, которая у них есть.Выделяйте время на каждую задачу, которую нужно выполнять каждый день. И не отвлекайтесь на все, что от вас ожидают.

«Нельзя позволять другим определять ваши жизненные планы», — говорит Уоррен Баффет .

Каждая задача дня должна быть достижимой, реалистичной и привязанной ко времени. И самое главное, каждая задача должна продвигать ваши цели на день, неделю или месяц. Ограничение по времени заставит вас сосредоточиться и работать более эффективно.

Стивен Кови однажды сказал: «Вы должны решить, каковы ваши высшие приоритеты, и набраться смелости, любезно, с улыбкой и без извинений, — сказать« нет »другим вещам.И для этого нужно, чтобы внутри горело большее «да» ».

Но вот в чем дело: не всегда легко использовать свое время.

Престон Ни М.С.Б.А. of Psychology Today рекомендует отделить обязательное время от дискреционного времени.

«В своем ежедневнике отметьте все моменты, когда вы обещаете другим быть в определенном месте в определенное время, например, на собраниях, конференциях и других встречах.То, что не является обязательным для вас, — это ваше дискреционное время. Это время, которым ты можешь управлять ». — говорит Престон.

Ваша привычка к суперсвязи тратит ваше время

В течение дня нас отвлекают тысячи людей. Исследование, опубликованное в журнале Journal of Experimental Psychology , показало, что вы можете отвлекаться, просто слыша или чувствуя вибрацию телефона, даже если вы не берете его в руки. Попробуйте убрать телефон из виду (и дотронуться) на 10 минут непрерывной работы.

Современные технологии эволюционировали, чтобы использовать нашу зависимость от срочности: электронная почта, Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram и другие будут постоянно отвлекать вас.

Отключите все уведомления. Выберите , чтобы проверить эти вещи, когда у вас есть время отвлечься, например, во время перерыва в работе, и работать над ними вместе, экономя время.

Это непросто, но как только вы выработаете хорошую привычку отключать уведомления, вы действительно сможете приступить к работе и работать более продуктивно.

Запланируйте свои приоритеты и придерживайтесь их.

Относитесь к своим высшим приоритетам как к рейсам, которые нужно успеть: дайте им заранее установленное время и откажитесь от всего, что может помешать вам совершить полет.

Отключение от розетки окупается.

Если с вами можно связаться через смартфон, электронную почту, Twitter, Facebook или LinkedIn, вы слишком доступны, и все эти выходы являются возможными связями, которые могут отвлечь вас от вашей цели.

Отключитесь и посмотрите, как улучшится ваша производительность.

Ваш смартфон может быть самым большим убийцей производительности всех времен. Большинство людей просто не могут убрать телефон. Если ваш телефон подключен к сети, соблазн оставаться в курсе почти всего очень велик. Если можете, отложите телефон (или выключите его) на время в офисе и посмотрите, как это повлияет на ваш уровень продуктивности.

Не бери слишком много

«Один из величайших ресурсов, которые люди не могут мобилизовать сами, — это то, что они пытаются достичь великих дел.Самые ценные достижения — это результат множества мелочей, сделанных в одном направлении ». — Нидо Кубейн

Легко увлечься целями и попытаться взять на себя слишком много, но если вы это сделаете, вы потратите свою энергию повсюду.

Основной принцип успеха — сосредоточиться. Это то, что отличает тех, кто успешен, от тех, кто не добивается успеха, независимо от того, сколько у них таланта, ресурсов и энергии.

Самые образованные и известные люди в истории были известны чем-то уникальным. Эйнштейн придерживался теории относительности, как будто от нее зависела вся его жизнь.

Относительность — одна из самых известных научных теорий 20 века. Моцарт был невероятно увлечен музыкой. Он был лучшим для многих поколений до и после него. Есть ли даже сегодня второй музыкант, который мог бы сравниться с его гением?

Тратьте большую часть своего времени на правильные вещи, а остальное позаботится само.Недостаточно просто «много работать». Тяжелая работа — не обязательно плохо. Но тяжелая работа может быть пустой тратой вашей жизни, если она направлена ​​не на то, что нужно. Решите, что хорошо для вас в долгосрочной перспективе, и добивайтесь этого изо всех сил.

Каждый раз, когда у вас есть что-то дополнительное или дополнительная цель, которую нужно преследовать, вы еще больше делите свою власть.

Меньше значит больше

Ключ к сосредоточению внимания на главном в жизни и на работе — ограничить себя произвольным, но небольшим количеством вещей, заставив себя сосредоточиться на важных вещах и исключить все остальное.

В « Эссенциализм: Дисциплинированное стремление к меньшему » Грег Маккеун пишет:

Путь эссенциализма означает жить по замыслу, а не по умолчанию. Вместо того, чтобы делать выбор реактивно, эссенциалист сознательно отделяет важнейшее немногие от тривиального множества, устраняет несущественное, а затем устраняет препятствия, чтобы существенные вещи проходили четко и плавно. Другими словами, эссенциализм — это дисциплинированный, систематический подход к определению того, где находится наша высшая точка вклада, а затем к тому, чтобы выполнение этих задач было практически легким.”

Когда вы делаете слишком много одновременно, вы постоянно переключаетесь с одной задачи на другую, постоянно прерываетесь, постоянно отвлекаетесь. Делайте меньше, убирайте отвлекающие факторы, выполняйте одно задание и делайте больше.

Когда вы делаете слишком много, ваша работа распределяется тоньше, у вас более низкое качество, и люди не будут распространять вашу работу так, как должны. Делая меньше, вы можете создать нечто замечательное. Что-то невероятное, чем стоит поделиться.

Начните сегодня — выберите то, что вы считаете наиболее важным, освободите место и просто работайте над своими наиболее важными измеримыми и достижимыми целями, пока вы уделяете время срочным, но неважным задачам.

Расстановка приоритетов и оптимизация вашего времени в течение дня даст вам больше времени, чтобы сосредоточиться на том, что важно, и добиться большего за меньшее количество времени.

Матрица Эйзенхауэра: как выбрать между срочными и важными приоритетами

Матрица Эйзенхауэра показывает, как выбирать между срочными и важными приоритетами. Другими словами, эта концепция помогает вам бороться со стрессом и прокрастинацией, чтобы вы могли работать над тем, что важно.

Я начну с того, что расскажу вам, что такое Матрица Эйзенхауэра.После этого я расскажу, как это будет полезно в нашей изменяющейся рабочей среде прямо сейчас. Многие предприятия и частные лица правильно приспосабливаются к пандемии коронавируса, работая из дома.

И люди понимают, что не всегда легко оставаться мотивированным и сосредоточенным в уединенной рабочей среде. Многие поделились со мной, что они чувствуют постоянный поток притяжения своего внимания. Точно так же все отвлекающие факторы от легкого доступа к новостям и социальным сетям.

Однако важно иметь метод определения того, что нужно сделать и как расставить приоритеты, чтобы защитить свое здравомыслие.

КАК ВЫГЛЯДИТ МАТРИЦА Эйзенхауэра

Вот визуальное изображение того, как выглядит Матрица Эйзенхауэра.

СРОЧНЫЙ / ВАЖНЫЙ ПРИНЦИП Эйзенхауэра

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из них важны, а какие, по сути, отвлекают.

Цитируется Дуайт Эйзенхауэр,

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.”

Эта вера побудила его создать матрицу Эйзенхауэра или принцип Эйзенхауэра, инструмент управления временем, который Стивен Кови популяризировал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». задайте два вопроса. Во-первых, важна ли задача? Во-вторых, это срочно?

Срочно или важно

Во-первых, давайте поймем разницу между срочным и важным.

Срочные задачи и действия требуют немедленного внимания и в результате переводят вас в реактивный режим. Это может создать потенциально негативное мышление. Срочные задачи обычно связаны с достижением чужих целей. Поэтому мы часто сосредотачиваемся именно на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы не имеем дела с ними, проявляются немедленно.

Важные задачи или действия вносят вклад в нашу долгосрочную миссию и цели.Важные задачи также могут быть срочными, но обычно это не так, и вместо этого заставляют нас реагировать, то есть спокойно и рационально. Точно так же важные задачи помогают нам в достижении наших целей, а срочные — достижению чьих-то целей.

Когда мы знаем, какие задачи являются срочными, а какие важными, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на неважных неотложных делах. Это освобождает время, чтобы заняться тем, что необходимо для вашего успеха.

КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ МАТРИЦУ Эйзенхауэра

Во-первых, есть приложение Эйзенхауэра, которое позволяет вам систематизировать свои задачи.Но если вы предпочитаете использовать ручку и бумагу, вы можете загрузить рабочий лист «Матрица решений Эйзенхауэра».

Чтобы использовать Матрицу Эйзенхауэра, начните с перечисления всех задач, проектов и мероприятий, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить. Впоследствии отнесите их к одной из этих четырех категорий.

Важное и срочное — Эта категория охватывает действия, которые требуют нашего немедленного внимания, но которые, вероятно, были непредвиденными или вы ушли до последней минуты. Обычно они состоят из кризисов, сроков или проблем, но также работают для достижения долгосрочных целей.Стратегия минимизировать стресс и по-прежнему решать эти задачи — не забивать свой календарь каждый день, а вместо этого блокировать время для таких сценариев.

Важно, но не срочно — Эти действия помогут вам достичь ваших целей и выполнить важную работу. У них может не быть немедленного крайнего срока, но вам нужно запланировать время, чтобы хорошо их завершить и избежать того, чтобы они становились срочными.

Не важно, но срочно — Эти задачи требуют немедленного внимания, и чаще всего их отвлекают другие люди.Следовательно, эти действия помогают им достичь своих целей, а вы не можете достичь своих. Стратегии, позволяющие не допустить, чтобы эти неважные, но срочные дела сбивали вас с пути, заключаются в том, чтобы установить границы, вежливо сказать «нет» или делегировать полномочия.

Не важно и не срочно — Эти ситуации в первую очередь отвлекают, и их следует избегать. Социальные сети и Интернет часто попадают в этот диапазон. Если возможно, проигнорируйте или скажите «нет».

ГДЕ СЛЕДУЕТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ

Согласно Кови, чтобы эффективно управлять своим временем, мы должны тратить большую часть его на вторую категорию — важное, но не срочное .Матрица Эйзенхауэра покажет вам, как выбирать между неотложными и важными приоритетами.

По общему признанию, это может быть сложно, поскольку важные задачи не требуют нашего внимания, как срочные. Однако, сосредотачиваясь на важных и несрочных действиях, мы минимизируем «кризисный режим» первой категории, уравновешиваем запросы третьей категории с нашими собственными целями и устраняем потери времени, связанные с четвертой категорией.

РАБОТА ДО КОНЦА

Еще одна интересная концепция — «работать на чистую прибыль».В подкасте Лоры Вандеркам «Before Breakfast Podcast» она поделилась стратегией для тех, у кого начальник может делегировать несколько проектов или задач, не имея четкого представления о том, что будет первым. Однако это определенно сработает и для предпринимателей. И вот оно — если есть что-то, что влияет на чистую прибыль, обычно это имеет приоритет.

Например, если вам нужно написать раздел ежемесячного информационного бюллетеня для клиентов или сделать важный звонок, чтобы завершить сделку, которая обеспечит доход, — сначала позвоните.

Если вам нужно очистить свой почтовый ящик электронной почты, а не пересмотреть свои расходы, чтобы сократить расходы, последнее будет иметь прецедент. В конце концов, сокращение расходов повлияет на чистую прибыль.

Конечно, есть серые зоны. Если вам нужно проверить рекомендации в качестве последнего шага при найме кого-то, возможно, вы захотите поднять его в верхнюю часть своего списка, поскольку вы не хотите терять этого найма и, в конечном итоге, этот человек может помочь облегчить вашу чрезмерную рабочую нагрузку.

Подводя итог, позвольте закончить цитатой Дуайта Д.Эйзенхауэр в своем обращении к Century Association в 1961 году:

«Кто может точно определить для нас разницу между долгосрочным и краткосрочным планами. Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание срочному настоящему, а не важному будущему ».

Я ЛЮБЛЮ, ЧТО ВЫ ДЕЛИТЕСЬ. Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какую из них выполнять в первую очередь? Есть какие-нибудь советы, как свести к минимуму отвлекающие факторы при работе из дома?

Я Кэти Годдард.В Lighthouse Visionary Strategies я предлагаю индивидуальный коучинг, отмеченную наградами программу наставничества и инновационные онлайн-программы. Вы можете узнать обо мне больше прямо здесь. Если вы ищете передовые стратегии и подотчетность для построения желаемой жизни и бизнеса (и хотите узнать, как расставить приоритеты и повысить свою продуктивность), давайте работать вместе. Узнайте, как это выглядит в ваших уникальных обстоятельствах.

Почему ваш мозг обманывает вас, заставляя выполнять менее важные задачи

Вот список вещей, которые я сделал до начала этого информационного бюллетеня: я заполнил документы, чтобы продлить свой паспорт; подстриг когти моей кошке; купили предметы домашнего обихода; ответил на несколько DM в Instagram; и перекусил, потому что был голоден.

Знакомо?

Некоторые из этих задач были относительно срочными — мне нужно в ближайшее время привести в порядок свой паспорт, и эти личные сообщения в Instagram давили на меня. Но ни одна из этих задач не была так важна , как написание этого информационного бюллетеня. Я знаю, что мне нужно было это сделать, но призыв к этим второстепенным, но срочным задачам был слишком сильным.

Всем своим прокрастинаторам я предлагаю объяснение: ваш мозг работает против вас, и это из-за явления, называемого эффектом срочности.

Наш мозг предпочитает немедленное удовлетворение долгосрочному вознаграждению (вы, вероятно, помните это из знаменитого эксперимента с зефиром). Но исследование, проведенное в феврале, показало, что испытуемые с большей вероятностью выполняли небольшие, но срочные задачи, у которых был крайний срок, чем они должны были выполнять более важные задачи без такового. Это было правдой, даже если результат меньшей задачи был объективно хуже , чем результат более крупной задачи.

«Нормально говоря, — писали исследователи, — люди могут выбрать выполнение срочных задач с короткими окнами завершения вместо важных задач с более крупными результатами, потому что важные задачи труднее и дальше от достижения цели, срочные задачи требуют более срочных действий. и определенные выплаты, или люди хотят сначала закончить срочные задачи, а потом работать над важными задачами.

Другими словами: Даже если мы знаем, что более крупная, менее срочная задача имеет гораздо большее значение, мы все равно инстинктивно выберем выполнение более мелкой и срочной задачи. Еще раз спасибо, мозг.

Итак, что нам делать? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте поговорим о коробках — в частности, о коробке, разработанной нашим 34-м президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром.

Изобразите квадрат 2×2 с четырьмя прямоугольниками. Вверху квадрата расположены две метки: Срочный и несрочный .Слева находятся две другие метки: Важно и не важно .

Вот видео (спасибо Джеймсу Клиру, другу Smarter Living).

[Нравится то, что вы читаете? Подпишитесь здесь на информационный бюллетень Smarter Living, чтобы получать подобные (и многие другие!) Истории прямо на ваш почтовый ящик каждый понедельник утром.]

В любой день постарайтесь поставить каждую задачу, которую вы должны выполнить в одну из этих четырех коробок. Вы быстро увидите, что то, что связано с приближением сроков, довольно часто не самое важное, что у вас на тарелке.Соответственно, назначьте время, чтобы закончить их позже или, если возможно, делегируйте их.

Точно так же весьма вероятно, что вы столкнетесь с задачами, у которых нет крайнего срока. и не важны. Немедленно и решительно удалите их из своего списка дел.

Я оставлю вам два важных момента:

Какие у вас системы для определения того, что для вас важно? Сообщите мне в Twitter по адресу @timherrera или напишите мне по адресу [email protected].

Удачной недели!

— Тим

Best of Smarter Living

Как очистить эти надоедливые летние пятна Это сезон капель приправ для хот-догов, стойких остатков солнцезащитного крема и пятен пота… повсюду.Вот как все навести.

Восстание миллениалов Помолвлены? Поздравляю! Вот когда стоит подумать о брачном соглашении и с чего начать.

Не знаете, как насчет блокчейнов? Вот что вам нужно знать.

Что включает и не покрывает туристическая страховка Когда вы бронируете путешествие с помощью кредитной карты, вы обычно получаете какую-то туристическую страховку, но то, что она не покрывает, может сделать вас уязвимыми. Вот что вы действительно получаете и почему вам может потребоваться дополнительное покрытие.

5 дешевых вещей для начала с трейлраннингом трейлраннинг — это как шаг в другой мир. Вот все, что вам нужно.

18 способов справиться со стрессом в аэропорту Даже перед взлетом сам аэропорт может стать стрессовой фазой путешествия. Вот стратегии, как справляться с тревогами и неприятностями, большими и малыми.

Что мы читаем

Как вы, наверное, знаете, я помешан на Твиттере, поэтому я с радостью наслаждался этим взглядом на «Местный Твиттер» от Тейлора Лоренца, ведущего технического репортера The Atlantic.

Определенное поколение помнит «отсутствующий статус» нашей тревожной молодежи — интимные места, где мы могли публиковать глупые, но личные сообщения, значили больше для передачи чувства , чем какое-либо конкретное сообщение, будь то волнение, горе или просто скука . (Я опубликовал свою долю текстов в Brand New, когда чувствовал себя особенно эмоционально.)

«Хотя большинство пользователей в основном подписаны на людей из своих родных городов, местный Twitter больше связан с тем, что вы пишете в Твиттере, чем с местом, где вы живете», — сказала г-жа .Пишет Лоренц. «Типичный местный пользователь Twitter — подросток, который« находится в собственном пузыре простых жизненных удовольствий и желаний », не живет всю свою жизнь в сети» и использует Twitter для связи со своими реальными друзьями, как это делали раньше. на Facebook », — объясняет 22-летняя Рэйкваза из Нью-Йорка».

срочных и важных примеров

актуальных и важных примера
15 часов 2021 г.

Вот почему, если вы хотите, чтобы ваши электронные письма читали и на них отвечали, вам нужно с самого начала привлекать внимание людей.Важность «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Его книга «7 навыков высокоэффективных людей» разошлась по всему миру тиражом более 25 миллионов копий (на самом деле, у вас, вероятно, есть одна из них). Правый верхний угол (Важное и Не Срочное)… Важное, но не срочное (задачи, которые нужно запланировать позже). Матрица «срочно-важно» — отличный инструмент для визуальной расстановки приоритетов ваших задач по степени срочности и важности. 1. Они могут быть a. Учить больше. Вы же не хотите, чтобы он спрашивал, эй, а где ваш… это задерживает процесс.Показана страница 1. Если они не являются ни важными, ни срочными, я их просто игнорирую. Эта матрица была впервые предложена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов Америки. Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра мы называем «Решить». Эти задачи важны, но менее срочны. Например, падение продаж. Иногда даже некоторые люди путают эти слова друг с другом, как будто они означают одно и то же. Выделите важное сообщение. Задачи в квадранте 2 важны, но не срочны.Примером задачи из квадранта 1 в вашей личной жизни может быть плачущий ребенок, неотложная медицинская помощь или что-то горящее в духовке. А во-вторых, когда срочные и неважные дела угрожают украсть ваше время и внимание. Добавьте свойство Select с именем Effort. Важно или срочно: Стивен Кови в школе. Это «завтрашние» задачи, о которых говорит Скотт. Срочные и важные решения потребуют немедленного внимания и повлияют на жизненные ценности. прилагательное. Что ж, это было здесь! Президент Эйзенхауэр однажды сказал следующее: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Иногда важные задачи смотрят вам прямо в глаза, но вы пренебрегаете ими и отвечаете на срочные, но неважные вещи. Прокрутите вниз, чтобы увидеть инфографику Из-за огромного количества отправляемых и получаемых электронных писем в наши дни почтовые ящики загромождены как никогда. От не важных и несрочных задач легко отказаться. Вы хотите писать важные и срочные темы. Квадрант 1 — Срочные и важные: задачи, которые слишком важны для делегирования и слишком срочны, чтобы их игнорировать. Вы можете поделиться, а также опубликовать свою персонализированную оценку с другими сотрудниками вашей фирмы.В своей речи 1954 года Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Например, в мае канцлер Риши Сунак планировал сделать свое заявление о продлении… Это вещи, которые следует решать немедленно. Важные и актуальные темы вызовут у ваших подписчиков больше кликов. Это исключительно важно, когда речь идет о личном развитии и росте. Понятно, что не срочно, не важно — и явная трата времени.Проблема в том, что важную задачу редко нужно выполнять сегодня или даже на этой неделе. Важно и срочно. 1. Например, в квадранте «Важное / не срочное» указывается дата окончания и выполняется лично (например, начинайте свой день с категории «срочно и важно». Примеры действий в квадранте II включают планирование, построение отношений, профилактические меры и регулярные упражнения. Напишите формулу, которая возвращает 1 для задач с высокой степенью воздействия, 2 для задач со средней степенью воздействия и 3 для задач с низкой степенью воздействия: если значение Impact пусто, верните пустое число.Наше исследование, проведенное в Deloitte, показывает реальное разочарование рынка в отношении усилий по планированию преемственности: хотя 86 процентов руководителей считают, что планирование преемственности руководства является «неотложным» или «важным» приоритетом, только 14 процентов считают, что они делают это хорошо. Эти действия часто тесно связаны с достижением чужой цели. Например, закрыть кран, чтобы избежать потери воды (и сэкономить на счетах). Например, если вы должны выполнить задачу, которая напрямую влияет на удовлетворенность клиентов, эта задача, вероятно, имеет высокую срочность и высокий приоритет.Например, закрыть кран, чтобы избежать потери воды (и сэкономить на счетах). С одной стороны, он сравнивает срочность, а с другой — важность поручений и помогает расставить приоритеты. На курсе тайм-менеджмента около 25 лет назад эта фраза действительно застряла … Она сортирует ваши задачи по их срочности, важности и результативности. Напишите свое деловое электронное письмо как профессионал и убедитесь, что вы включили всю необходимую документацию во вложения или в само электронное письмо. крайний срок сдачи экзаменов или исследование, которое вы должны сделать к завтрашнему экзамену.В основе матрицы срочно-важности лежат два вопроса: Важна ли эта задача? В результате вы будете проводить еще больше времени в Квадранте 1, занимаясь всеми проблемами со здоровьем, которые возникли в результате. Это вещи, с которыми нужно бороться немедленно. В 1960-х Чарльз Хаммел опубликовал небольшую брошюру под названием «Тирания срочности», которая быстро стала классикой бизнеса. День за днем ​​все больше и больше из нас игнорируют важные, значимые и эффективные задачи, которые могут иметь значение, в пользу выполнения страшных (предположительно) срочных.Точно так же в чем разница между важным и срочным? Срочно и важно. Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица срочности и важности, впервые была популяризирована в книге «7 навыков высокоэффективных людей» (аудиокнига). Она состоит из четырех квадрантов, которые помогают вам принимать решения и расставлять приоритеты по срочности и важности. Всегда! Например, если ваш супруг пришел домой и сказал вам, что он / она уходит, если вы не уделяете ему / ей больше времени, построение отношений (обычно считается Q2 — не срочным, но важным), вероятно, станет Q1 (срочным и важным). важно) активность.Примеры включают кризисы, ежедневное «тушение пожаров» и неизбежные дедлайны. Срочно против важной матрицы, Кови не первый… Кови, хотя и широко цитируемый, не первый, кто опубликовал эту идею. Для этого нажмите «Дополнительные параметры»> «Приоритет сообщения», а затем выберите «Важное» или «Срочное». Срочные вопросы — это механизм, призванный обеспечить, чтобы министры сначала делали важные публичные заявления в Палате общин, а не непосредственно в парламенте. Например, Квадрант 1: Важно и срочно. Примеры. Конфликт между срочным и важным неизбежен.В-третьих, это не важные, а срочные вопросы. Чтобы завершить 4-квадрат, создайте сетку 2 X 2 с вертикальной осью, помеченной «Не важно» и «Важно», и горизонтальной осью, помеченной как «Срочно» и «Не срочно», как показано ниже. Квадрант 2 — это та область, на которой вы должны проводить большую часть своего времени. Эффективные тайм-менеджеры оставляют меньше вещей незапланированными и поэтому стараются управлять большей частью своей работы во втором квадранте, снижая стресс, прерывая срочные и важные дела до разумного срока в ближайшем будущем, когда появляется новая задача.Ничто так не передает ощущение срочности, как крайний срок. С другой стороны, важность относится к влиянию на цели. Левое верхнее поле соответствует «Важно и не срочно… Это нужно сделать, и это нужно сделать немедленно». Внезапный кризис в работе. Не анализируйте слишком много. Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Матрица Эйзенхауэра. Если пожары в квадранте I не будут потушены, возможно возникновение серьезных негативных последствий.В современной жизни это… 3. Для этого вам нужно правильно расставить приоритеты и определить уровни срочности. Но в этом случае это все еще важные задачи. Конечно, поскольку это было сразу после новогодней ночи, один из примеров, который использовал наш пастор, — это похудание, и я отстой. Перво-наперво вам нужно классифицировать свои срочные и важные дела. Эта матрица была впервые предложена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов Америки. Эту матрицу также можно использовать в личной жизни.Срочные задачи — это задачи, требующие немедленного внимания, например, телефонный звонок рано утром по поводу инцидента, связанного с безопасностью. Эти задачи получают наивысший приоритет: «Сделай первым». Несрочные и не важные вещи все равно вряд ли получат от нас второй взгляд. Важно, но не срочно. Эти задачи нужно выполнить прямо сейчас или как можно скорее. -Эйзенхауэр. Идея проста. Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочно-важного») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам расставить приоритеты в вашем списке дел на основе срочности и важности.Одна из первых вещей, которую я понял как руководитель проекта, заключается в следующем: некоторые задачи (меньше, чем мы думаем) действительно срочны. (верит, думает) «Его выводы стали важными для исследования. Квадрант 2: Важно, но не срочно. Это задачи« завтрашнего дня », о которых говорит Скотт. Они должны быть нашим вторым приоритетом, потому что, если мы их не сделаем , мы столкнемся с последствиями в будущем. Квадрант 3: Срочно, но не важно. Это те задачи, которые срочны для кого-то, но они не важны для нас.Разница между срочным и важным. Мы должны действовать, чтобы воспользоваться возможностью, чтобы что-то произошло. Важно, но не срочно. Срочные, но не важные задачи: выполнить позже (если все еще необходимо) или делегировать 2 июля 2012 г. Автор: Tempo. Примеры срочных и важных задач: определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.) Квадрант 2: важно, но не срочно. Если не заниматься этими проблемами, это вызовет немедленное… Некоторые примеры деятельности, которые можно найти в этом квадранте: сроки на работе, текущие проекты, неотложная медицинская помощь и выполнение срочного ремонта.Наконец, матрица Эйзенхауэра поможет вам принимать повседневные решения: составьте сетку 2×2 с пометками «Важно» и «Срочно». Четыре квадранта Матрицы Эйзенхауэра следующие: 1. Передают ощущение неотложной важности. Определение важности задач — это интроспективное упражнение. На рисунке выше на самом деле представлена ​​модель тайм-менеджмента генерала армии и бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. (чувствовать) «Что делает вас таким важным? Матрица разделена на четыре части или квадранта: Квадрант 1: Важное и срочное.Квадрант 2: Решите, когда. Четыре квадранта матрицы управления временем Кови.

Xsplit Vcam Crack Windows 10,
Коврик с искусственным покрытием для улицы,
Woocommerce Sell лицензионные ключи,
Уильям, на самом деле ничего не было 12,
Рамка номерного знака Pittsburgh Penguins,
Вход на портал поставщиков Voltas,
Как бороться с токсичными родителями в карантине,

.