Срочно важно таблица: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Таблица Эйзенхауэра: как правильно расставить приоритеты

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

• Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
• Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
• Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
• Формирует желание работать.
• Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

 Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1.Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

2.Дальше напишите внутри буквы: В, А, а под ними D,C.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3.Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Как правильно расставить приоритеты: практические советы

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

• Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
• Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
• В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
• Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Отдельный случай – это мечты. Часто человек оценивает мечту как дело. Он знает, к чему это дело приведет и сколько нужно на него времени, но не делает ничего. Если у вас та же ситуация, прочитайте статью: «Как превратить мечту в реальную задачу с помощью техники постановки целей по SMART».

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье «Эмперический закон Парето 20/80 для повышения КПД любого человека до 100%»

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее. Правильно расставляйте приоритеты, следите за эмоциональным состоянием.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Проверьте эффективность матрицы на практике

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Не потеряйте.
Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Матрица Эйзенхауэра – способ правильного планирования своего времени и прилагаемых усилий, который нашел самое широкое применение во всем цивилизованном мире. Он основан на том, что в определенную таблицу, разграфленную особым образом, вносятся необходимые для исполнения дела. Они могут касаться профессиональной, семейной или хозяйственной сферы. При изучении их в таком разрезе становится понятно, на что нужно обратить внимание в первую очередь.

Матрица Эйзенхауэра, как инструмент расстановки жизненных приоритетов, очень важен для современного человека. Поскольку перед ним в короткую единицу времени стоит сразу множество важных дел, ему нужно уметь правильно определить, за какое из них следует взяться в первую очередь.

Сущность метода расстановки приоритетов

С самого начала все задачи для человека оказываются равны и лишь исследование их с помощью Матрицы Эйзенхауэра позволяет выявить самые главные. Подобный график важен, чтобы не терять время на выполнение несрочных дел. Именно это и дает возможность стать более удачливым и успешным.

Если полноценно освоить принцип пользования таблицей, то вопрос интервалов между задачами, возникающими в течение дня, будет решаться сам собой.

Если на рабочем месте возникает огромное количество дел, которые следует решать практически одновременно, то таким способом стоит научиться пользоваться в совершенстве. Если то, что желает начальник, то, что необходимо клиентам и финансовые составляющие будут распределены по особым отсекам таблицы, то менеджер никогда не будет испытывать стресса.

Принцип Матрицы Эйзенхауэра дает возможность так составить свой рабочий график, то дела и поручения начальства не будут накладываться друг на друга. Все проблемы распределяются в зависимости от их реальной значимости для самого человека и для временного фактора. Поэтому для каждой из них предусмотрена специальная ячейка.

График представляет собой четыре отсека, ограниченных двумя осями важности и срочности. В них заносятся все необходимые задачи и анализируются с помощью имеющихся инструментов. Такой метод является несложным, потому что в подобном ракурсе очень быстро становится понятно, какие приоритеты являются первоочередными.

Основными целями создания Матрицы стали:

• выбор главных ;
• расстановка жизненных целей;
• сокращение времени на ненужные задачи;
• планирование своего рабочего графика;
• распределение дел по их срочности;
• фиксирование на главном;
• умение отделять основное от второстепенного;
• соблюдение дедлайна;
• дисциплина;
• экономия времени;
• отсутствие спешки;
• рационализация своего дня;
• осуществление задуманного и др.

Матрица включает в себя четыре квадрата, куда заносятся данные. Предполагается выполнение какого-либо дела, задачи или долгосрочной цели. Ее распределяют по составляющим: A
, которая содержит важные и срочные задачи. B
включает в себя действительно важные пункты, но не срочные, подлежащие отлагательству. С
подразумевает срочные вещи, но не слишком важные. В принципе ими можно пренебречь. D
рассматривает цели, которые не являются ни важными, ни срочными. Они вообще не очень нужны.

Не следует, конечно, забывать о досуге, чтобы отдохнуть от вороха дел. Но и его требуется так распределить во промежутке суток, чтобы он превратился в приятное времяпровождение, а не в нервное напряжение. Если правильно распределить приоритеты, то появится возможность и для прогулок, и для шопинга, и для общения с близкими, и для культурных мероприятий.

Общий принцип строения Матрицы Эйзенхауэра

Для начала стоит выбрать какое-то конкретное дело и постараться так проанализировать его, чтобы оно точно подошло к определенной графе таблицы.

Это способно быть что угодно:

• посещение стоматолога;
• занятия спортом;
• косметологические процедуры;
• приготовление изысканного блюда;
• свидание;
• тренинг или совещание у начальства;
• урок музыки у ребенка;
• общение с детьми;
• рисование или танцы и т.д.

Желательно так расположить все основные составляющие по соответствующим отрезкам, что все они останутся в планах, но займут причитающееся им в расстановке приоритетов место. Соответствующим образом можно распределить и свои усилия в их выполнении.

Если рассматривать все более подробно, то получается такой вариант.

1 – А
. Заполняется в последнюю очередь, когда менее важные дела уже вписаны в другие области. Такая графа должна содержать важнейшие профессиональные задачи; спешное осуществление целей, которые не исполнятся, если не учесть фактор времени; основные цели; то, что поставит под угрозу жизненно важные составляющие; проблемы, угрожающие состоянию здоровья, своего или чужого.

2 – В
. Сюда включается то, что является повседневными задачами. Если их не выполнить, то эффективность общей деятельности значительно снизится. Более того, способны возникнуть серьезные затруднения, в результате появления которых придется отложить все другие дела. Важные цели выполняются первыми, за ним следуют срочные. Они касаются здоровья, профессиональных задач и финансовых потребностей.

3 – С
. В такую область вписывается то, что стоит сделать срочно, но не обязательно прямо сейчас. Если отложить на время выполнение подобных планов, то обстоятельства могут даже улучшиться или прояснятся дополнительные данные. На данную минуту существуют более важные и срочные цели. Если ими пренебречь, то все остальное уже будет иметь малое значение.

4 – D
. Этот квадрат, как и А, является тем, что остается после заполнения других клеток. Сюда заносятся не слишком важные дела, которые вообще допускается не делать или выполнять в последнюю очередь. Если взяться за них с самого начала, то возникнет затор из неотложных проблем.

Применение Матрицы Эйзенхауэра в жизни

Для того, чтобы понять, как именно нужно использовать Матрицу, следует проанализировать основные составляющие человеческой жизни.

1. Профессиональные дела.
   Они вносятся в самые срочные и важные цели. Естественно, они заносятся в квадрат А. Требуется продумать, способно ли на данный момент что-либо стать более важным, например, оказание кому-либо неотложной помощи. Если нет, то они выполняются в первую очередь. К ним относятся основные задачи, которые нельзя отложить на потом, поскольку подобное пренебрежение способно привести к негативным последствиям. Если есть желание все успеть, то сначала необходимо внести все составляющие именно в этот квадрат. Он почти целиком должен быть заполнен трудовыми обязанностями. Тем не менее, они не наслаиваются друг на друга, а выстроены в строгом хронологическом порядке от действительно важнейших дел, от которых зависит деятельность компании до несрочных поручений начальства.
2. Семейные отношения.
   Вносятся в В. Такая вещь очень важна, но, пока не будет сделана работа, заниматься ею не нужно. Тем более непонятно, сколько времени она может отнять. Поэтому такие важные приоритеты должны быть слегка сдвинуты во времени. Тем не менее, пренебрегать ими нельзя. Личная жизнь является одной из наиважнейших сфер существования людей. Поэтому лучше отложить на потом что-то менее срочное, но постараться найти общий язык с супругом. Улучшившееся настроение позволит гораздо быстрее и эффективнее справиться с остальными делами.
3. Ведение хозяйства.
   Следует занести в пункт С. Подобные вещи способны сделать муж, дети или свекровь. Это, безусловно, стоящее дело, но выделять на него время, пренебрегая всем остальным, вряд ли желательно. Можно сделать его и самостоятельно, но в последнюю очередь. Если же в доме совсем нечего есть, то близкие сходят в кафе или сами что-нибудь приготовят. Лучше всего запланировать такие дела заранее или, в крайнем случае, вообще от них отказаться. Они в данном случае отвлекают от действительно неотложных целей и становятся большой помехой, если их поставить на первое место. Они не только отнимут массу времени, но заставят нервничать и постоянно отрываться от процесса. Приготовленный деликатес кончится выговором от руководителя или тяжелой ссорой с близкими. Более того, женщина рискует нажить себе срыв от повышенного стресса. Поэтому дела подобной категории необходимо уметь очень четко планировать.
4. Приятельские связи смело заносится в D
   . Если поболтать с подругой по телефону не удастся, ничего страшного не произойдет. К тому же останется время на действительно важные вещи. Не нужно думать, что это абсолютно несрочные и несущественные дела. Они способны принести большую пользу и даже удовольствие, если сделать их в свое время. Дружба – очень ценна, но она не должна приносить ущерб работе или семье.

Пользуясь Матрицей Эйзенхауэра, можно всегда успевать выполнять все в срок.

Ею применяют во всем мире как основной инструмент для расстановки приоритетов. Она употребляется и в менеджменте, и в искусстве, и в семейной жизни, и в вопросах здравоохранения. График позволяет так точно распределить временные отрезки, что на все неотложные дела остается время, а человек к концу дня не выглядеть измотанным и изнуренным.

Если правильно заполнять все квадраты Матрицы Эйзенхауэра, то можно не только сэкономить большое количество сил, но и стать вполне успешной личностью, ничего не оставляющей на потом и не срывающей планов.

Подобный метод позволяет так распределить свою жизнь, что в ней не остается места для стрессов и сорванных планов. Он дает возможность выявить все самое неотложное, чтобы освободить время для менее срочных дел.

Матрица Эйзенхауэра — это полезная программа для руководителей и тайм-менеджеров. Подробнее читайте в статье.

Если вы руководитель, менеджер или даже простой работник, вам может понадобиться матрица Эйзенхауэра
. Это специальная таблица, помогающая правильно распланировать свой день. Подробнее читайте ниже.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра по критериям, элементам: определение из Википедии, суть, упражнение, инструменты

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра
– таблица, которая помогает потратить время с пользой. Ведь иногда время уходит просто в никуда, и его не хватает на неотложные дела. Такая матрица работает по критериям, элементам, которые являются важными или не очень. Это помогает человеку распределить свои дела правильно, чтобы все успеть. Определения такой матрицы в Википедии нет, но есть объяснение, что такое управление временем:

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Суть инструментов этой программы заключается в том, чтобы человек понял, какие дела важные и правильно расставил приоритеты. Такие упражнения сначала кажутся сложными, но потом человек привыкает и ему уже сложно работать без этой матрицы.

Матрица времени, планирования дел и расстановка приоритетов Эйзенхауэра

Матрица выглядит как четыре квадранта
. Также в ней есть две оси:

• Ось срочности (по горизонтали)
  
• Ось важности (по вертикали)
  

Каждый квадрант отличается по уровню важности и срочности. В них нужно записать свои дела, распределяя их по важности и срочности. Так создается ясное представление о том, что нужно сделать в первую очередь. Что делать нужно, но можно отложить. И что делать лучше не нужно. Все это просто и понятно.

Матрица Эйзенхауэра, лучшая программа для руководителя, главное дело дня — шаблон, картинка: пример распределения важных, срочных дел, какому квадранту больше всего уделять внимание?

Как говорилось выше, матрица Эйзенхауэра
– это лучший метод результативной организации времени, который помогает выполнять и добиваться быстрых и необходимых результатов. Она состоит из 4 квадрантов
, каждый из которых обозначается разными задачами на определенный день. Такая программа для руководителя просто незаменима. С ее помощью он может выделить главное дело дня и уделять ему больше внимания, не откладывая и не забывая о важном. Вот пример картинка такой матрицы:

Матрица Эйзенхауэра, программа для руководителя, главное дело дня

Стоит знать:
Самым главным при составлении матрицы является распределение на срочные и важные задачи.

Какому квадранту больше всего уделять внимание? Вот характеристика 4 квадратов
:

Квадрант А (срочно и важно)

• Невыполненные срочные дела, которые могут привести к ухудшению состояния здоровья.
• Игнорирование выполнения этих дел может повлечь за собой неприятности, депрессию и кризис.
• Если дела из данного квадранта откладываются на потом, то есть вероятность невозможного достижения конечных целей.

Квадрант В (не срочно и важно)

• В данный квадрант необходимо вписывать важные дела, которые не требуют срочного выполнения.
• Если дела в квадранте выполняются быстрее чем в квадранте А, то это означает что человек на пути к финансовой стабильности и успеху.
• Необходимо решать дела каждый день.

Квадрант С (срочно и не важно)

• Появление срочных, но не важных дел нужно предугадать.
• При составлении квадранта нет необходимости спешить с распределением дел.

Квадрант D (не важно и не срочно)

• Необходимо вносить дела, которые приносят удовольствие и комфорт при выполнении.
• Не игнорировать список дел, а выполнять их по мере поступления.

Вот шаблон, пример распределения важных, срочных дел для руководителя:

• Дела вида А
  . Дела, которые необходимо обязательно выполнить самому руководителю в течение дня.
• Дела типа В
  . Сюда входят саморазвитие и обучение сотрудников. Например, проведение совещаний в начале рабочего дня.
• Дела типа С
  . Дела распределяются между подчиненными. Руководитель контролирует исполнение.
• Дела типа D
  . Выполнение не является обязательным, но если задачи из этого квадранта будут выполнены, то руководитель и коллектив будет с радостью выполнять все оставшиеся задачи.

Советы руководителю по составлению дел по матрице Эйзенхауэра
:

• Необходимо научить свой коллектив работать по данной матрице.
• Установить контроль над выполнением всех поставленных задач.
• Не перегружать подчиненных большим перечнем задач. Лучше распределять их на всю неделю.
• Важные дела следует выполнять в первую половину дня, когда преобладает активность.
• При выполнении дел необходимо со всей серьезностью подходить к ним.
• При выполнении задач необходимо сосредоточится на одной сфере. Мультизадачность приведет к невозможности добиться успеха.

Руководителям стоит использовать матрицу на своем рабочем месте, так как это один из лучших способов достигнуть нужного результата и успеха.

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента: задачи, excel

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов для студента

Нехватка времени — эта ситуация знакома большинству студентов. Сессия, дипломные – все это так не хочется делать и учащиеся просто тонут в прокрастинации. Но матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов, поможет контролировать свое время и не получить отчисления. Вот советы и задачи:

• В первый квадрант
  
  нужно добавить дела, которые отложить просто невозможно. Что-то очень срочное. И если это «что-то» не сделать, будет полный провал (отчисление). Примеры: подготовка к экзаменам, домашние задания.
  
• Во второй квадрант
  
  можно добавить дела, которые не очень срочные, но обязательно нужно сделать. Примеры: защита диплома, реферат.
  
• Третий квадрант
  
  полностью посвящен не важным, но срочным делам. Эти дела обычно навязаны родственниками или друзьями. Примеры: сходить на День рождения друзей, родителей (дальних родственников), помочь другу с какой-то незначительной работой.
  
• Последний квадрант
  .
  В него следует добавить дела, которые делать вообще не желательно, они только отнимают время и снижают продуктивность. Примеры: просмотр видео на Ютубе (это занятие может затянуться на весь день и мешает учебе), компьютерные игры (тоже очень сильно тратят ценное время студента) и постоянная проверка соцсетей.
  

В первую очередь всегда нужно выполнять дела из срочного квадранта. И потом, дела из важного, но не срочного квадранта. В последнюю очередь нужно делать дела из срочного, но не важного квадранта. Делами из последнего квадранта лучше вообще не заниматься (особенно пока не выполнены дела из первых двух квадрантов). Распределить дела удобно в документе Excel, создавая обычную таблицу с четырьмя квадратами для записи.

Матрица Эйзенхауэра: приложение, позволяет сделать это онлайн

Матрица Эйзенхауэра: приложение

По своей природе матрица Эйзенхауэра
представляет собой двумерную разновидность органайзера, позволяющую максимально визуализировать процесс планирования. В ее основе лежат две оси — ось срочности по горизонтали и ось важности по вертикали, на каждой из которых нанесены по два деления: срочно, не срочно и важно, не важно. Таким образом происходит разделение дел на четыре категории(матрица состоит из четырех квадратов). Следует отметить убывание качеств по осям и направление вертикальной оси вниз.

Для планирования дел было создано приложение с алгоритмами матрицы Эйзенхауэра
. Оно прекрасно реализует вышеприведенный метод. Доступно для скачивания по этой ссылке
. Подробное описание работы приложения:

• Квадрат A голубого цвета
  — важно и срочно. Идеальная работа подразумевает отсутствие в нем записей.
• Квадрат B красного цвета
  — важно, не срочно. В него попадают наиболее перспективные направления деятельности. Для достижения максимального эти дела являются приоритетными.
• Квадрат C зеленого цвета
  — не важно и срочно. Сюда попадает разнообразная рутина, отвлекающая от намеченной цели. При возможности, эти дела следует перепоручить другим сотрудникам.
• Квадрат D желтого цвета
  — не срочно и не важно. Здесь содержатся дела весьма приятные, но не приносящие ощутимого результата.

Скачивайте приложение, которое позволяет планировать дела в режиме онлайн — удобно и просто.

Тайм менеджмент: метод «Матрица Эйзенхауэра»

Матрица Эйзенхауера
– инструмент тайм-менеджмента, который очень популярен в современном мире и который используют множество людей. Кто же основал матрицу? Ее создателем является Дуайт Дэвид Эйзенхауэр
. Этот человек сам по себе был деловым и достаточно занятым. Именно поэтому он оптимизировал свой график, все свои дела. Суть данного механизма — грамотно распределить свои дела по мере необходимости, сократить время на вовсе ненужные занятия. Чтобы лучше понять суть матрицы, нужно представить четыре квадрата. Ось важности будет вертикальная, а ось срочности естественно по горизонтали.

Метод «Матрица Эйзенхауэра»
помогает распределить свои дела по важности и выполнять их срочно или, наоборот, отдохнуть и отвлечься на разговоры. Вот еще немного полезной информации про эту матрицу, которая пригодится для тайм-менеджеров:

• Что касается квадрата А
  , то дела из него нужно выполнять в первую очередь.
• Квадрат В невозможно оставить без внимания. В нем находятся важные и перспективные дела. Обычно этот квадрат занимает особое положение в повседневной жизни. Именно благодаря квадрату В,
  люди достигают успехов, поднимаются по карьерной лестнице. Как правило, жизнь с помощью данного квадрата движется в лучшую сторону. Но если не вовремя выполнять дела из квадрата В
  , можно с легкостью попасть в квадрат А
  .
• Главное что нужно запомнить, это то, что нежелательно путать дела из квадрата А с квадратом С
  . К такому квадрату обычно относят переговоры, встречи, дни рождения.

Квадрат D
не имеет особого значения для жизни человека, так как дела в нем не приносят никакой пользы, дохода.

В чем отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра?

Отличие квадранта Кови и матрицы Эйзенхауэра

Квадрант Кови
, как и матрица Эйзенхауэра
– это таблицы для распределения дел и продумывания личного времени. Но все же у них есть различия:

• Квадрант Кови выглядит как таблица с четырьмя делениями.
  
• Каждое деление имеет свое название.
  

Вот как называются отделы таблицы квадранта:

• «Квадрант необходимости»
  
• «Квадрант качества»
  
• «Квадрант мнимой срочности»
  
• «Квадрант потерь времени»
  

В первый квадрат добавляются срочные, важные дела, которые в любом случае нужно выполнить. Во второй добавляются не важные дела, которые можно и не делать

В матрице Эйзенхауэра
похожая ситуация, но внешний вид таблицы немного другой:

• «Срочные дела»
  
• «Не срочные дела»
  

В матрице важность отделов написана с левого бока таблицы. Верхние блоки – «важные». А нижние «не важные», также как и в квадранте Кови
. В матрице, в отличие от предыдущей программы, нет подписей таблиц. Только римские цифры.

Различий этих таблиц для структурирования времени нет. Лишь несколько, и только во внешних особенностях. Что Квадрант Кови, что матрица Эйзенхауэра
– выполняют одну и ту же цель, одинаковыми способами. Для распределения времени можно использовать и матрицу, и квадрант – разницы в использовании не будет.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра: основное, кратко

Матрица Эйзенхауэра

На решение чужих задач люди тратят много своего времени и зачастую не успевают решить собственные. А принятие любых решений неразрывно связано с эмоциями. Матрица Эйзенхауэра
помогает не только разобраться с повседневными делами, но и уменьшить эмоциональную нагрузку. Как и у любой другой техники организации личного времени, у матрицы Эйзенхауэра есть преимущества и недостатки.

Вот кратко основные плюсы
:

• Простота в применении, все дела распределяются по 4-ем группам
  , а затем по ним принимается решение.
• Уменьшение количества неважных дел. Заранее можно выделить дела, которые вообще выполнять не следует.
• Помощь в планировании важных и сложных задач, в первую очередь расставляются приоритеты.
• Оптимизация временных затрат. Можно все успевать делать в срок.

Минусы:

• Подходит только для среднесрочного и краткосрочного планирования, для решения текущих задач. Планов на длительное время с нею не построить.
• В матрице нет необходимости, если ежедневных задач немного.
• Нужна тренировка, чтобы правильно определять, какие дела важные и срочные, а какие – нет, какие выполнять в первую очередь, а какие можно отложить на «завтра».
• Ошибиться с выбором без подготовки легко.

Несмотря на эти незначительные минусы, которые с опытом будут вообще минимальные, матрица помогает справиться с делами и выполнить работу на отлично.

Матрица Эйзенхауэра для домохозяек: список дел

Когда домохозяйке следует четко и правильно распределить свое свободное время, то можно также использовать матрицу Эйзенхауэра
. Вы учитесь выбирать приоритетные задания и успешно справляетесь с собственными проблемами. После такого распределения времени, вы получаете качество и продуктивность. Если вы еще не умеете правильно выбирать приоритетные и второстепенные задачи, то данная матрица поможет вам:

• Постоянная занятость, депрессия, проблемы зачастую ставят нас в тупик.
• Мы не знаем, какое решение будет правильным, поэтому таблица позволит быстро абстрагироваться и чувствовать разницу между важными и менее важными делами.
• Матрица идеальная для использования со срочными и важными делами.
• Теперь вы сможете правильно отфильтровать варианты и заняться необходимыми делами по дому.
• После того, как все задачи будут распределены на важные и срочные, упрощается процесс распределения рабочего и свободного времени.

Матрица Эйзенхауэра

По вышеуказанному шаблону распределите свои дела и успешно планируйте время. Матрица – это идеальный способ оценить и распределить свою нагрузку. Теперь вам не грозит нервозность при необходимости принятия важного решения или с чего начать.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина
. Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра
при достижении поставленных целей:

• Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
• Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней
, представляющих собою готовый план действий:

1. Главные жизненные ценности
   – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
2. Глобальная цель
   – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
3. Генеральный план
   – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
4. Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет
   . Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
5. Краткосрочный план на месяц, неделю
   – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
6. План на день
   – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Видео: Матрица Эйзенхауэра: тайм менеджмент для женщин

Прочитайте статьи

Выстраиваем приоритеты: матрица “срочно и важно”

Когда дела наваливаются кучей и мы ощущаем, что вот-вот утонем под их напором, нам очень пригодится инструмент — матрица “срочно/важно”, который поможет нам определить приоритетность наших задач и выстроить самый эффективный для нас порядок действий. Кстати, автором этой матрицы является ни кто иной, как 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр (она так и называется — “матрица Эйзенхауэра”). Поскольку у президента всегда было очень много дел, то он нашёл простое и эффективное решение для выставления приоритетов, решение, которым в менеджменте пользуются уже более чем полвека.

Итак, у нас есть 4 характеристики: срочно, важно, не срочно, не важно. Давайте нарисуем себе таблицу 2 на 2 клетки (можно “рисовать” в воображении) и разделим эти клетки на 4 возможных сочетания этих характеристик:

• срочно и важно

• не срочно и важно

• срочно и не важно

• не срочно и не важно

А вот теперь мы подходим к нашей куче дел и начинаем её сортировать на 4 группы:

Первую группу — дела срочные и важные — мы берём себе для выполнения в первую очередь. Это, как правило все экстренные и неотложные дела. Пример такого дела — начальник попросил выполнить срочную работу к заседанию, на котором Вы, как профессионал, будете представлять свой проект. Или вам срочно нужно взять близкого человека к врачу (не дай Бог, конечно).

Вторая группа — важные но не срочные дела — это одна из самых важных групп, так как именно в эту группу попадают наши долгосрочные планы, наши только начинающиеся вопросы со здоровьем, учёба и подготовка к экзаменам, наши программы минимум и максимум. Именно эта группа чаще всего попадает в категорию дел, которые откладываются и откладываются, пока либо не становятся срочными, и тогда мы охаем и ахаем “почему я это не сделал раньше?!!”, либо остаются мечтами, на которые так и не хватило сил. Эти дела требуют самого серьёзного и тщательного планирования, внесения их в распорядок дня и последовательное выполнение. Обратите внимание на эту группу! Это те дела, которые составляют вашу активную жизнь!

Третью группу — срочные и не важные дела — их мы называем “помехи”. Помехи мы постараемся перепоручить, то есть передать на выполнение кому-либо другому, если есть такая возможность. Подготовить ежедневные данные к заседанию, помыть посуду, ответить на телефон, открыть дверь, снять кошку, застрявшую на дереве, принять неожиданных гостей и т.д.

Что же касатся четвёртой группы — “не срочно и не важно” — тут стоит остановиться и подумать: а нужно ли мне вообще это делать? И если ответ “не нужно” — можно смело выбрасывать ненужное дело из кучи. Если же всё таки по какой-либо причине нужно — это то дело, которое можно отложить, вместо чего-то важного, что обычно откладывается. Четвёртая группа — это наши пожиратели времени, отдайте лучше ваше время и внимание тому, что вас продвигает!

Итак, всего 4 параметра и их сочетания: срочно, важно, не срочно, не важно — и у вас уже наметился эффективный порядок приоритетов! Помните, что больше всего внимания стоит уделять тому, что важно, но не срочно — и ваши планы и мечты начнут реализовываться!

Пробуйте, проверяйте на себе!

Автор: Юля Затуловски

ТОП-5 действенных приложений для повышения продуктивности

У всех нас одинаковое количество времени каждый день, но не все одинаково им распоряжаются. Умение эффективно использовать время — главная черта успешных людей. Именно поэтому использование приложений тайм менеджмента существенно повышает эффективность использования времени.

Что такое тайм менеджмент?

Тайм менеджмент — это навык эффективного использования времени.

Если пренебречь временем, которое мы все тратим на сон, в сутках у нас остается около 16 часов активного времени. И только от нас зависит, насколько эффективно мы используем свое личное время. Если учесть, что большинство из нас работает по 8 часов в сутки, в нашем распоряжении остается не очень-то много времени. Дальше мы рассмотрим, каким образом можно повысить эффективность использования своего рабочего времени.

Цель как инструмент тайм-менеджмента

Цели играют ключевую роль в тайм менеджменте, обосновывая необходимость использования методик. Без целей тайм менеджмент превращается в банальную экономию времени, которая в результате ни к чему хорошему не приводит. Затраты времени, приближающие к поставленным целям, — это ценные инвестиции.

Оценить эффективность использования своего времени очень просто. Для этого нужно честно ответить вопрос: «Что я делаю для достижения своих личных целей?» Составьте список действий, которые приведут вас к цели. В будущем планируйте ежедневно выполнять маленькие действия, которые подобно пазлу, будут складываться в большие цели.

Можно ли совмещать движение к своим личным целям и работу по найму? Ещё как! Мало кто обладает талантом, чтобы начать бизнес «с нуля», большинству из нас нужно прежде всего набраться опыта и накопить необходимые средства.

Определитесь со своей целью как можно скорее — желательно, прямо сейчас. А затем подумайте, какая работа приведет вас к поставленной цели как можно скорее. Хотите руководить крупной компанией или создать свою? Тогда для начала вам стоит поработать в компании, цели которой схожи с вашими личными целями. В компаниях с прозрачной системой управления вам вскоре станут ясны принципы менеджмента и решения конфликтов.

Какой бы ни была ваша цель, работа по найму должна стать одним из этапов достижения ваших личных целей. Тогда вы сами будете заинтересованы в продуктивности и результативности вашего рабочего процесса.

Возможно, Вы бы хотели читать нас чаще, тогда вот наш Telegram

Как же быть с кричащими заголовками книг, которые обещают, что вы можете превратиться в миллионера за 1 день? Эта теория маловероятна, если только вы не претендуете на крупное наследство. Однако, если не быть слишком прямолинейными, можно разглядеть основной посыл подобной литературы: за 1 день можно изменить свои мысли, которые в будущем позволят заработать не один миллион.

5 приложений для эффективного тайм менеджмента

[Разрыв обтекания текста]Дела имеют тенденцию накапливаться, и очень скоро обычного блокнота с ручкой оказывается уже не достаточно. Нередко люди отказываются от использования мобильных приложений или программ учета рабочего времени только потому, что сложно выделить те, которые действительно работают. Этот труд мы проделали за вас, создав обзор из пяти действенных приложений для продуктивного тайм менеджмента:

1. Time Doctor
2. Asana
3. Basecamp
4. Trello
5. Матрица Эйзенхауэра

Эта эффективная программа учета рабочего времени создает условия для контроля своего личного времени и управления командой. Каким образом это работает?

Для отслеживания рабочего времени включайте программу, как только начинаете работать и выключайте по завершению трудового дня. Благодаря скриншотам, которые программа делает с произвольной периодичностью, можно отследить продуктивное и непродуктивное время, а также все ваши действия на протяжении рабочего времени. В итоге программа сообщает о перечне программ и сайтов, которыми пользовались вы и ваша команда.

На рисунке ниже представлен пример отчета для ознакомления в конце рабочего дня или недели.

Это приложение используют, что бы избежать недоразумения и для повышения продуктивности рабочего процесса в коллективе.

Благодаря простоте и универсальности, приложение Asana завоевало популярность даже за пределами американского рынка. Это приложение отлично подходит для планирования как личных, так и деловых задач.

Как вы видите на рисунке, все задачи можно разделить по проектам, а затем отслеживать свою занятость в общем календаре. Это приложение невероятно эффективно для всех, кто считает себя деловым человеком.

Basecamp

Основанная еще в 1999 году, Basecamp стала одной из самых популярных систем управления проектами. Это приложение позволяет не только общаться внутри команды и обсуждать проекты, но также делиться изображениями и текущими наработками.

Это приложение может хранить графики, дискуссии, дедлайны и ключевые моменты проектов. Крайне важно держать всю необходимую информацию в порядке и общей доступности для всех членов команды, и это приложение отлично справляется со своей задачей.

Приложение Trello отлично подходит тем, кто любит раскладывать все «по полочкам». Для этого в приложении множество колонок для различных проектов. Каждое задание добавляется как отдельная заметка, но в столбец с проектом, к которому оно относится.

Для того, чтобы не запутаться в своей многозадачности, пользователи этого приложения советуют выделять задания по категориям различными цветами. Так вам зрительно будет проще ориентироваться и находить задания по проектам или степени важности.

Приложение для эффективного использования рабочего времени Trello часто сравнивают с ранее рассмотренным приложением Asana, так как они схожи по функционалу. Несмотря на массу сравнений, не существует единого мнения, какое из приложений — более эффективное.

Самое главное правило успешного тайм менеджмента гласит, что прежде всего нужно избавить свой график от необязательных к выполнению дел. Этим правилом руководствовался 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр, изобретение в области тайм менеджмента которого прославилось на весь мир.

Матрица Эйзенхауэра предлагает классификацию всех имеющихся дел на 4 категории по принципам их важности и срочности, как представлено на рисунке ниже.

В идеале — держать первый квадрат пустым, то есть не допускать состояние дел до одновременно важных и срочных. Такое может случиться, если вы «запустили» своевременное выполнение важных дел.

Уделяйте большое значение важным, но не срочным делам. На них строятся ваши жизненные принципы и долгосрочные отношения.

Будьте осторожны со срочными, но не важными делами. Они способны отвлекать вас от выполнения действительно важных для вас проектов.

Дела, которые оказались в четвертом квадрате, можете с чистой совестью перечеркнуть, избавив себя от лишней занятости.

Это приложение, как ни одно другое позволяет разобраться с приоритетами и сконцентрироваться на выполнении самых значимых для себя дел.

Грамотный тайм менеджмент является необходимым условием для роста продуктивности и достижения личных целей.

В ХХI веке уже сложно планировать свою занятость, вооружившись всего лишь блокнотом и ручкой. Крайне важно использовать приложения, которые позволяют отследить неэффективное время и сконцентрироваться на выполнении важных задач. Выберите для себя наиболее подходящие приложения для тайм менеджмента для того, чтобы справляться со всеми важными делами и успевать наслаждаться жизнью.

Добавьте «Нескучные технологии» в избранные источники

Как не ставить дедлайны на вчера

Одна из наиболее сильных техник, предложенных Архангельским, — полный хронометраж. Она помогает найти и обезвредить пожирателей вашего времени, а также определить, сколько часов в день вы тратите на дела, а сколько — на прокрастинацию. Этот подход требует определенной смелости, но мы верим, что у вас всё получится. Запаситесь блокнотом, ручкой, часами и бдительностью и в течение недели добросовестно конспектируйте всё, чем занимаетесь. В блокноте не должно оставаться белых пятен: записывайте всё, включая утреннюю борьбу с будильником и поиск ключей, если эти дела занимают более пяти минут.

Например:
10:30 — пишу текст
10:35 — открыл браузер, чтобы найти данные для инфографики
10:37 — зашел в Фейсбук посмотреть обновления в группе про котиков
10:55 — спорю с коллегой в Фейсбуке
11:40 — вернулся к тексту
12:00 — ушел обедать
(и так далее)

Через семь дней подсчитайте, сколько времени заняли разные занятия — от серфинга в Фейсбуке до писем по работе. Вы удивитесь, увидев, сколько часов на самом деле сжирают социальные сети. Чтобы узнать свой «коэффициент полезного действия», разделите сумму длительностей всех важных дел на общее время всех занятий. Если проводить такой хронометраж раз в месяц, можно отследить, насколько успешно вы боретесь с поглотителями времени и меняется ли эффективность в лучшую сторону.

Тем не менее, Глеб Архангельский советует иногда позволять себе лениться, потому что часто лень — защитная реакция организма. Причинами прокрастинации могут быть переутомление, несоответствие «хочу» и «надо», ощущение ненужности выполняемой работы. Лень может стать частью творческого процесса. Следуйте простым правилам: загрузите мозг информацией о текущих задачах, а затем отключите его и ленитесь по полной программе без угрызений совести. Дайте себе немного времени, и ваши усилия (точнее, их отсутствие) вознаградятся несколькими новыми идеями для спецпроекта или классного поста в соцсетях. Но не путайте творческую лень с обычной!

Список наречий русского языка от А до Я (таблица)

Инструменты эффективного планирования

Одной из самых популярных концепций тайм-менеджмента, позволяющей выделить и расставить приоритеты, остается матрица Эйзенхауэра.

Ее начало было положено 14 октября 1890 года одновременно с рождением ее основателя Дуайта Эйзенхауэра в городе Денисоне, штат Техас. Семья Эйзенхауэров была обычной и ничем особым не выделялась. Во время церемонии закладки здания музея Эйзенхауэра 4 июня 1952 года Дуайт произнес: «Позднее я понял, что мы были очень бедными. Мы знали только то, что не уставали нам повторять наши родители – все пути открыты для вас. Не ленитесь, воспользуйтесь ими». Родители, Дэвид и Айда, этими возможностями никогда не пользовались, при этом, все свои надежды возлагали на своих сыновей. Они развили в них такие качества, как самостоятельность, честность и целеустремленность. Именно эти качества в дальнейшем сыграли ключевую роль в жизни одного из сыновей – выдающегося человека, мужа, отца, генерала и президента США.

Умение владеть собой к Дуайту пришло не вдруг и не сразу. Путь к овладению этим навыком был долгим и интересным. Первые способности лидера и организатора у него проявились во время организации дружеских матчей по футболу или бейсболу между школами. Последующее развитие и совершенствование своих способностей продолжилось в военной академии, а после – в регулярной армии. За свои достижения Дуайт Эйзенхауэр был удостоен звания майора и в 1925 году был направлен в командирскую и штабную школу Ливенуорта, штат Канзас. Отличительной особенностью школы являлась методика преподавания. Обучение заключалось в организации конкретных военных игр. Слушатели получали задания в виде вводных, в которые входила информация о враждебных соединениях, численности противника, особенностях местности, позиции, выбранной стратегии и другими показателями. Руководствуясь всеми полученными данными, командующим нужно было организовать работу штаба, определить зоны ответственности между своими подчиненными и выработать четкий план действий, направленный на выполнение боевой задачи. Нагрузки в штабной школе были на грани человеческих возможностей, но не для Дуайта Эйзенхауэра. Он умело начал применять разработанную им же методику планирования и расставления приоритетов, которая не только не утратила своей актуальности, но и является одной из ключевых в области планирования.

Предложенная Эйзенхауэром методика позволяет рассортировать дела одновременно по срочности и важности.

Он выделил четыре критерия, по которым можно определить и выделить наиболее приоритетные задачи для последующего влияния на итоговый результат.

Важность определяется тем, насколько результат выполнения влияет на деятельность.

Срочность одновременно определяется двумя факторами:

• насколько быстро надо решить задачу;
• как взаимосвязано выполнение задачи с временным интервалом.

В соответствии с матрицей Эйзенхауэра необходимо отнести каждое дело к одному из четырех критериев (рисунок 1.1.).

Рисунок 1.1. Матрица Эйзенхауэра.

К каждому из четырех обозначенных критериев относится определенный перечень дел. Их мы разберем немного подробнее. В таблице 1.1. приведен перечень ключевых показателей, соответствующих одному из четырех критериев, по которым можно определить, попадает под них та или иная задача или нет.

Таблица 1.1. Показатели срочности и важности задач

Тип задач: «Срочно и важно»

В этот квадрант попадают дела, которые либо вышли из-под контроля, либо были не запланированы и возникли внезапно. Все, что соответствует приведенным критериям в обозначенном квадранте, предстоит решить самостоятельно и оперативно. Промедление в решении таких задач может привести к значительному ущербу и потерям.

Если список дел, попавших в данный квадрант, не уменьшается, а наоборот, регулярно пополнятся, то можно сделать вывод, что присутствуют проблемы с планированием. Решением будет являться пересмотр своей деятельности и прохождение специализированного обучения методикам эффективного планирования.

Тип задач: «Важно, но не срочно»

Это основные задачи, которые должен решать менеджер любого уровня. Данные задачи относятся к задачам, ориентированным на будущее. Применяя правило 80/20 или принцип Парето, сформулировав его следующим образом: « 20 % дел – это ключевые дела, которые необходимо выполнить для получения 80 % результата», вы начинаете эффективно, а самое главное, правильно использовать свое рабочее время. Более того, вы умеете расставлять приоритеты и в совершенстве владеете навыками самоорганизации.

Для достижения успеха необходимо приложить максимум усилий. Требуется определенное старание, направленное на выполнение дел, определенных как важные, но не срочные. На эти задачи должно уходить максимальное количество времени. Своевременное решение этих задач в дальнейшем предотвратит многие кризисные ситуации, а возникновение новых возможностей станет нормой.

Остается добавить: «Так держать!»

Оставшиеся два квадранта являются обычными поглотителями времени. Я бы не стал тратить на их описание свое время, но все же, для понимания процесса работы с матрицей Эйзенхауэра постараюсь кратко изложить их суть.

Тип задач: «Срочно, но не важно»

Если в данный квадрант начинает попадать все больше дел, то у вас проблемы, которые необходимо срочно решать, либо вы просто не умеете расставлять приоритеты. Вы делаете абсолютно все, кроме своей работы. Помните лирическую комедию режиссера Эльдара Рязанова «Служебный роман»? Вы уже догадались, какого героя я решил привести в пример, конечно, это – общественница Шура. Чтобы все вернулось на свое место, вам надо вспомнить свое предназначение. А для этого просто проиграйте следующий эпизод, меняя роли. Представьте себя с одной стороны Людмилой Прокофьевной, а с другой, той самой Шурой, проговорите следующий диалог:

Л. П.: Шура, если память мне не изменяет, вы числитесь в бухгалтерии?

Ш.: По-моему, да.

Л. П.: Вы это хорошо помните?

Ш. Да, по-моему.

Л. П.: Вот идите и займитесь своим делом.

А как мы уже определили, ваше дело – это решение важных, но не срочных задач.

Тип задач: «Неважно и не срочно»

Мне вас искренне жаль. Вы просто прожигаете жизнь и растрачиваете свою энергию на абсолютно ненужные дела.

Если вы перегорели на работе и начинаете замечать, что стали чаще убивать время, то можно сказать что ваша деятельность стала неэффективной.

Решение одно – срочно пройти специализированное обучение по личной эффективности, мотивации и методикам эффективного планирования.

Расставляйте приоритеты задач и будьте продуктивны (шаблон матрицы задач в Excel)

Это 100-е сообщение в блоге от Trump Excel. Мне понравилась каждая часть этого путешествия, и я надеюсь продолжать вносить свой вклад и делиться всем, что я узнал о таблицах Excel.

Если вам интересно, какое было мое первое сообщение, вот оно — первое сообщение Трампа Excel.

Теперь, возвращаясь к интересным материалам Excel, в этом посте я делюсь замечательным шаблоном Excel, который поможет вам с легкостью управлять своими ежедневными / еженедельными задачами (и его весело использовать) — МАТРИЦА ЗАДАЧ

Перед тем, как отпрыгнуть и загрузите его, вот некоторая предыстория этого шаблона.

Слышали ли вы о 7 навыках высокоэффективных людей? Это книга Стивена Р. Кови. Если вы не читали его, вам обязательно стоит сходить и получить копию сегодня.

В этой книге Стивен рассказывает о технике тайм-менеджмента (матрице решений Эйзенхауэра), которая предлагает разделить ваши задачи на 4 категории:

1. Важные и срочные
2. Важные и несрочные
3. Неважные и срочные
4. Ни то, ни другое Важно Не Срочно

Идея состоит в том, чтобы сосредоточиться на 1-й категории, за которой следуют 2-я, 3-я и 4-я.

Мы все создаем списки дел, но если эта матрица будет прямо перед нами, наша производительность может резко возрасти. Если вам кажется, что это требует много работы, не волнуйтесь. Вот шаблон Excel, который сделает это за вас. Все, что вам нужно сделать, это создать простой список дел (так же, как вы составляете каждое утро) и просто указать, важно ли это и / или срочно.

Скачать шаблон TASK MATRIX Excel

Ключевые особенности шаблона Task Matrix

• Добавление действия / задачи (автоматически заполняется в соответствующем квадранте)
  • Вы можете добавить задачу с помощью кнопки на вкладке МАТРИЦА ЗАДАЧ.Это дает всплывающую форму, где вы можете заполнить детали. Кроме того, вы также можете добавить задачу, набрав ее непосредственно на вкладке «Список дел» и назначив уровень важности и срочности.
• Вычеркнуть завершенное действие, дважды щелкнув по нему
  • Когда действие / задача будет завершена, вы можете вычеркнуть его, дважды щелкнув по нему (на вкладке МАТРИЦА ЗАДАЧ)
• Удалить все выполненные действия одним щелчком мыши
  • В конце дня / недели вы можете удалить все завершенные действия, просто нажав кнопку «Удалить завершенную задачу» на вкладке «МАТРИЦА ЗАДАЧ»

Вот короткий Видео о том, как эффективно использовать этот шаблон:

Я надеюсь, что этот шаблон Excel поможет вам стать более продуктивным и сэкономить время.Я хотел бы услышать ваши отзывы и любые улучшения, которые можно внести в этот шаблон. Кроме того, если вы найдете это полезным, поделитесь им со своими коллегами и друзьями и помогите им стать более продуктивными.

ОБНОВЛЕНИЕ: Если вы хотите добавить больше задач, вот обновленный шаблон, который позволит вам добавить 50 задач для каждой категории и всего до 200 задач. Щелкните здесь, чтобы загрузить.

Шаблоны Excel для повышения производительности:

Другие ресурсы Excel:

Как расставлять приоритеты задач и выполнять только ту работу, которая имеет значение | Процессная улица

У вас сейчас много работы.

Ваш список дел представляет собой неструктурированный беспорядок, состоящий из элементов действий, и у вас есть лишь слабое представление о том, как расставить приоритеты для задач.

К счастью, есть несколько (почти автоматических) способов быстро расставить приоритеты в списке дел без особых усилий. Фактически, вы можете применить один из этих методов в течение 5 минут и точно знать, что делать дальше. На протяжении многих лет использовалось множество методов, и у всех были свои особенности и соображения.

Что вам подходит?

В предыдущих главах моего руководства по управлению задачами я провел вас полностью, от написания, организации и планирования вашего списка дел.Пойдите и проверьте их, если вы еще этого не сделали.

Теперь давайте рассмотрим 4 различных способа расставить приоритеты для ваших задач.

Разложите задачи по 4 ячейкам — срочно или важно

Вот метод определения приоритетов задач от бывшего президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра.

В 1954 году он сказал:

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Эйзенхауэр

Именно эта цитата создала матрицу Эйзенхауэра ; Система из 4 блоков для организации ваших задач по срочности и важности, а затем их выполнения.

Матрица Эйзенхауэра разделяет задачи на 2 категории, а затем расставляет их по приоритетам. Это быстрый способ навести порядок в начале дня.

Действие: Выработайте привычку быстро распределять задачи по категориям, используя этот контрольный список в своем списке дел:

«Важный» контрольный список:

Просрочено
Необходимо скоро
Требует немедленного внимания
Последствия невыполнения этого требования являются немедленными

Чтобы применить матрицу к вашему списку дел, используйте теги, чтобы обозначить, в какой квадрант матрицы она попадает.Сверху справа налево вы получите:

1. Срочно И важно
2. Важно НЕ срочно
3. Срочно НЕ важно
4. НЕ срочно ИЛИ важно

Когда я сверяю это с моим наполовину вымышленным списком задач в TaskPaper, легко видеть, что является приоритетным, а что нет:

Матрица Эйзенхауэра спасает положение.

Когда у вас есть две лягушки, сначала съешьте самую уродливую

В отличие от Матрицы Эйзенхауэра, метод Брайана Трейси поедания земноводных фокусируется на ваших чувствах к задачам из вашего списка.

По словам Марка Твена, , если вы едите живую лягушку каждый день на завтрак, ничего хуже не может случиться до конца дня . Итак, идея состоит в том, чтобы съесть самую ужасную лягушку как можно раньше, а затем провести весь день. Замена лягушек заданиями, как работает этот метод?

Вы, конечно же, распределяете задачи по 4 ячейкам.

1. То, что вы не хотите и не должны делать.
2. То, что вы не хотите делать, но действительно должны делать.
3.То, что вы хотите и действительно должны делать.
4. То, что вы хотите делать, но на самом деле этого делать не нужно.

Логика такова, что если вы не хотите выполнять задачу, это, вероятно, потому, что это сложно. Вы знаете, что это важно, но откладываете на потом. Уберите самую большую и уродливую задачу как можно скорее, а остальное будет легко.

Вы можете использовать тот же метод тегов 1, 2, 3, 4, который я продемонстрировал выше, или вы можете применить эту методологию к одному из 7 списков управления задачами, которые я описал ранее.

Используйте метод ABCDE для точной расстановки приоритетов

Еще один метод приоритизации от Брайана Трейси, на этот раз более математический. Мне нравится, как учитывается, что разные задачи могут иметь одинаковый уровень приоритета . Вместо случайного выполнения задач с равным приоритетом по мере их поступления, метод ABCDE имеет два уровня приоритета. Вот шаги, которые необходимо предпринять, чтобы расставить приоритеты для ваших задач с помощью этого метода:

1. Просматривая свой список, дайте каждой задаче буквы от A до E, где A имеет наивысший приоритет
2. Каждой задаче, отмеченной знаком «А», присвойте номер, определяющий порядок ее выполнения в
3. Повторяйте, пока все задачи не будут содержать буквы и цифры

Так, например:

Чтобы быть уверенным в том, что есть смысл в такой строгой классификации, вам придется строго относиться к себе.

Вам нельзя начинать с новой буквы, пока предыдущая буква не будет полностью завершена.

Если вы сравните это с двумя другими методами, которые я уже обрисовал, вашими задачами будут ваши … срочные и важные лягушки.

Самый простой способ: выберите 1-3 самых важных задачи

По сути, самый простой способ расставить приоритеты для ваших задач — это Zen Habits. В книге «Дзен, которую нужно делать» Лео Бабаута говорит:

.

«В начале каждого дня просматривайте свой список и записывайте 1-3 MIT [наиболее важные задачи], которые вы хотели бы выполнить в течение дня.Это вся ваша система планирования. Больше ничего тебе не нужно «. — Дзен делать

Используя другие методы, описанные в этой статье, вы должны быть хорошо подготовлены, чтобы быстро выбрать 1-3 MIT и встать на путь достижения нулевого списка дел.

Однако прелесть этого метода в том, что он полагается на вашу интуицию. После того, как вы выполнили несколько проектов или достаточно много раз перегружены огромным списком дел, вы инстинктивно понимаете, какие задачи являются для вас наиболее важными.

В конце концов, не существует полной математической формулы для ее решения, но есть несколько способов превратить расстановку приоритетов в задачи в привычку и навык, который можно отточить, чтобы выполнять работу быстрее.

Вы только что прочитали пятую главу. Скачать всю электронную книгу бесплатно

Это руководство научит вас, как управлять своими задачами, правильно расставлять приоритеты и выполнять массу важной работы.

Вы все это уже слышали. У вас такое же количество часов в день, как и у всех остальных…

… Но что хорошего в этих часах, если вы не справляетесь с задачами должным образом?

С тех пор, как я начал исследовать и писать эту электронную книгу, я повысил свою продуктивность втрое, и это тоже поможет вам избавиться от вредных привычек и встать на путь продуктивности.

Что в книге?

Как использовать матрицу приоритезации, когда каждая задача №1

Чтобы все делать правильно и вовремя, нужно быть продуктивным. Итак, как узнать, какие задачи важны, а какие могут подождать? Ответ находится в матрице приоритезации, также известной как матрица Эйзенхауэра.

Матрица получила свое название в честь Дуайта Дэвида Эйзенхауэра.

Эйзенхауэр был генералом армии США и 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год.В качестве пятизвездочного генерала и верховного главнокомандующего в армии США он разработал стратегию вторжения союзников в Европу.

Эйзенхауэру каждый раз приходилось принимать трудные решения о том, какие задачи из множества задач, которым он должен был сосредоточиться ежедневно, выделить в качестве приоритетных. Итак, он придумал знаменитую матрицу Эйзенхауэра или матрицу приоритезации.

Что такое матрица приоритезации?

Матрица приоритезации — это инструмент для оценки ваших задач по срочности. Это поможет вам узнать о важнейших действиях и задачах, которые следует обойти, и может быть полезно в управлении проектами, на малых предприятиях или в личных задачах.

Эйзенхауэр сказал о матрице:

«Большинство срочных задач не являются важными, а большинство важных задач не являются срочными».

Эта цитата стала для Эйзенхауэра изречением в управлении своим временем.

В матрице приоритезации есть четыре квадранта, которые помогают сравнивать варианты того, что делать в первую очередь и что делать в последнюю очередь, позволяя вам определять приоритеты проектов и создавать стратегический план.

Квадранты:

• До
• График
• Делегат
• Исключить

До

Do — это первый квадрант в матрице приоритезации, и он включает в себя важные виды деятельности.То есть те задачи, которые вам нужно выполнить срочно — кризисы, дедлайны и вопросы, которые требуют вашего безотлагательного внимания и имеют большое значение для вашей жизненной миссии.

Знаете ли вы, какая задача попадает в этот сектор?

Начните с анализа своих приоритетов, а затем определите, соответствует ли они критериям «сделай это сейчас». Если задача выполнима в течение дня или от 24 до 48 часов, она срочна.

Другой подход, который вы можете использовать для определения приоритетности задач в этой категории, — это принять принцип Марка Твена «съесть лягушку».Этот принцип рекомендует вам заняться самыми неотложными делами сразу после пробуждения.

Вот практический пример.

Допустим, вам нужно составить проект контент-стратегии и отправить отчет своему руководителю. Сегодня суббота, а крайний срок подачи заявок — понедельник. Можно ли сказать, что работа срочная? Определенно!

График

Второй квадрант матрицы приоритезации — это Расписание. Матрица приоритезации классифицирует задачи в этой категории как важные, но не столь срочные.

Это долгосрочные цели и задачи без срочных сроков. Эти задачи могут включать медитацию, ведение дневника, учебу, время с семьей и упражнения.

Вы можете запланировать деятельность в этом квадранте на другой период. Например, для хорошего здоровья вам следует заниматься спортом, но вы можете выделить для этого время.

Запланируйте эти действия таким образом, чтобы они не переходили в квадрант «Сделать» или «Срочно». Убедитесь, что у вас есть достаточно времени для их выполнения.

Делегат

Третий квадрант матрицы приоритетов — делегат.

Эти задачи не важны для вас, но достаточно срочны для других. Вот где в игру вступает командная работа.

Технически вы можете выполнять задачи из этой категории, но имеет смысл делегировать их. Делегирование задач даст вам больше времени для занятий в первых двух квадрантах.

Вам также следует следить за задачами, которые вы делегировали. Это будет пустой тратой времени только в том случае, если у вас нет системы отслеживания делегированных задач.

Исключить

Последний квадрант выделяет ваших убийц производительности. Это задачи, которые не важны для ваших целей и не срочны. Единственный способ повысить вашу продуктивность — устранить их.

Некоторые примеры: постоянная проверка телефона, просмотр фильмов или видеоигры.

Это также могут быть вредные привычки, которые вам необходимо выявить и удалить из своего ежедневного и еженедельного расписания.

Успешные люди научились расставлять приоритеты и придерживаться того, что является важным.Они научились находить лучшего человека для выполнения задачи или устранять менее важные задачи.

Давайте рассмотрим двух вдохновляющих личностей, которые разработали свою систему расстановки приоритетов.

Уоррен Баффет разработал модель приоритезации из двух списков, чтобы определить, какая задача заслуживает его наибольшего внимания. Суть в том, чтобы игнорировать вещи, которые важны и полезны, но не являются первоочередными.

Марк Форд, бизнес-консультант, маркетолог, миллионер, заработавший самостоятельно, и автор разработал свою стратегию:

«Начните работу над наиболее важным приоритетом, сделайте перерыв, поработайте над второй по важности задачей, сделайте перерыв, затем разберитесь с менее важными делами и любыми задачами, которые он получил от других людей во второй половине дня.”

Как использовать матрицу приоритезации

Использование матрицы приоритетов может быть непросто, если вы новичок в этом, но, выполнив несколько простых шагов, вы можете научиться использовать ее наилучшим образом.

1. Перечислите и ранжируйте свои приоритеты

Выделите все задачи, которые вам нужно выполнить за день. Затем классифицируйте их с помощью взвешенных критериев по срочности и важности.

Укажите любые действия, требующие немедленных действий. Я имею в виду задачу, выполнение которой в этот день может привести к серьезным последствиям.Например, если вы не отправите свою контент-стратегию, другие авторы контента не смогут работать. Это означает, что вам нужно проверить высокоприоритетные зависимости.

2. Определите значение

Следующий шаг — изучить важность и оценить, какие из них больше всего влияют на ваш бизнес или организацию. Как правило, вы можете проверить, какие задачи имеют более высокий приоритет над другими. Например, вам нужно учитывать требования клиента, прежде чем заниматься какой-либо внутренней работой.

Вы также можете оценить ценность, изучив, как задача влияет на людей и клиентов в организации.Короче говоря, чем большее влияние задача оказывает на людей или организацию, тем выше приоритет.

3. Решите самую сложную задачу

Промедление — не симптом лени, а избегание. На самом деле вы обычно избегаете задач, которые не хотите выполнять. Бывший генеральный директор Goldman Sachs Ллойд Бланкфейн однажды сказал, что первым делом возьмется за выполнение самой страшной задачи, когда он попадет в офис.

Брайан Трейси назвал эти задания лягушками, которых нужно есть.Это избавит вас от мучительного страха, который оказывает на вас давление, когда вы откладываете необходимые дела. Здесь может помочь матрица приоритезации; немедленно съешьте лягушек «До».

Если вам нужна помощь в преодолении откладывания на потом, прочтите эту статью.

4. Знайте, что для вас важно

Пока вы находитесь в этом космосе, вы всегда будете сталкиваться с различными вариантами, которые могут противоречить вашим целям. Например, фантастическое продвижение по службе, требующее чрезмерных поездок, изолирует вас от важных отношений.Если вы не ориентируетесь на приоритеты, вы можете принять это, даже если ваша семья является вашим приоритетом.

Следовательно, имеет смысл определить, что для вас важно, и подготовить себя не идти на компромисс с этими важными вещами ради немедленного удовольствия или выгоды.

Йоги Берра подписал это так:

«Если вы не знаете пункт назначения, вы можете оказаться в другом месте».

5. Установите обычное время «без работы»

Генеральный директор YouTube Сьюзан Войчицки установила правило не проверять свою электронную почту с 18:00 до 21:00.Согласно отчету CNN Business, она была первой женщиной, попросившей декретный отпуск, когда Google только начинал. Несмотря на то, что она является генеральным директором YouTube, она уделяет приоритетное внимание ужину с семьей.

Можно ли сократить время для наших отношений и интересов вне работы?

Конечно, и именно поэтому вам нужно установить время, когда вы не работаете. Такой подход позволит вам обновить свой уровень энергии для следующей задачи. Кроме того, вы будете в лучшем положении для самоанализа, поскольку находитесь вне своей обычной рабочей зоны.

6. Знайте, когда остановиться

Иногда вы можете достичь всего, что указано в вашем списке. После того, как вы расставили приоритеты для своей рабочей нагрузки и оценили свои оценки, удалите оставшиеся задачи из списка приоритетов и сосредоточьтесь на самых срочных и важных задачах.

Заключение

Недостаточно добиться успеха на работе. Убедитесь, что вы уделяете время своей семье и важным отношениям в вашей жизни.

Начать работу и найти время может быть непросто, но, попрактиковавшись в Матрице приоритезации, вы обнаружите, что вы более продуктивны и сможете лучше распределять свое время между делами, которые для вас важны.

Дополнительные советы по расстановке приоритетов

Изображение предоставлено Уильямом Ивеном через unsplash.com

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВОГО УЧАСТНИКА

Попробуйте WeWork All Access по специальной цене в течение первых 3 месяцев

Узнать больше

В течение рабочего дня задачи часто распределяются по приоритетам (или нет) в соответствии с потребностями других или срочность сроков. Это может произойти и в нашей личной жизни, когда ограниченное время тратится на действительно важные дела, а больше энергии тратится на «занятость».«Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, которую вы решаете, повышает ценность, и не позволяя неважным задачам загромождать ваш список дел.

Реализуя стратегии приоритезации, вы можете кардинально изменить характер своего рабочего дня, чтобы максимально использовать время в офисе — и дома. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритизации задач на работе

Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы для получения максимальной отдачи за короткий промежуток времени. Приоритезация должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прервать выполнение низкоприоритетных задач для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одной.

Эффективная приоритезация зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые простые задачи должны быть записаны и рассмотрены.Чтобы представить себе полную картину, рекомендуется включить как личные, так и повседневные задачи в один список.

Все, от приема химчистки до встречи с начальником один на один, должно быть зафиксировано в одном месте. После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в зависимости от важности, срочности, продолжительности и вознаграждения каждой задачи.

Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться немедленной стратегией управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей.Понимание того, над чем вы работаете на самом деле, будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры, поможет вам определить задачи, наиболее подходящие для этих будущих результатов. Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т.д. Ему 26 лет в Мехико, ставя долгосрочные цели, он настраивает и мотивирует свою команду в начале каждого года.«Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем график того, как мы собираемся их достичь», — говорит Сереседо.

Такое видение общей картины жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость приравнивается к прогрессу. Однако наполнять свой день задачами, не влияющими на конечную цель, — потеря времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что срочно.

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены в кратчайшие сроки, и спланировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Создание крайних сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы продолжите откладывать важные задачи просто потому, что они не зависят от времени. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения продуктивности и сокращения прокрастинации.)

4. Расставьте приоритеты на основе важности и срочности

В своей книге 1989 года 7 привычек высокоэффективных людей бизнесмен и основной докладчик Стивен Кови предлагает задачи, которые должны быть выполнены. быть категоризированы (а затем распределены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

• Срочно и важно: сначала нужно выполнить эти задачи.
• Важно, но не срочно: отметьте время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
• Срочно, но неважно: делегируйте. Делегат. Делегат.
• Ни срочно, ни важно: удалите из списка дел

Другая стратегия обеспечения приоритета важных задач — даже вышеупомянутые запросы от настойчивых заинтересованных сторон или «срочные» специальные запросы — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия включает в себя создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны выполнить в этот день. Эти задачи следует выбирать скорее из-за их важности, чем их срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целевые вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов

Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, управлять ими в тандеме относительно легко.Однако по мере увеличения сложности исследования показывают, что люди, занимающие руководящие должности, с большей вероятностью будут уделять приоритетное внимание одной цели, в то время как люди, занимающие более низкие должности, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта двухзадачная стратегия связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на высшем уровне.

Тактика, позволяющая сосредоточиться на одной важной задаче за раз, заключается в выявлении вероятных отвлекающих факторов — одновременных задачах или специальных запросах — и их активном избегании в течение дня.Это означает, что если вам нужно получить данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вы должны расставить приоритеты для одной задачи и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Подумайте об усилиях

Глядя на длинный список дел, легко увлечься работой, которую необходимо выполнить — это чувство снижает продуктивность и приводит к откладыванию на потом. Стратегия преодоления этого заключается в оценке задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, расставьте приоритеты в тех задачах, которые требуют минимума времени и усилий, и быстро выполняйте их. Это освобождение от задач даст вам немного передышки и вызовет чувство выполненного долга, которое будет двигать вас в течение дня.

7. Постоянно пересматривайте и будьте реалистичны

Один из шагов пятиступенчатой ​​методологии «Get Things Done» (GTD), предложенной консультантом по производительности Дэвидом Алленом, включает критическое размышление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов — ключ к «восстановлению контроля и сосредоточения».

WeWork Coda в Атланте.

Быстрые советы по эффективному приоритизации

Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, это может внезапно оказаться более сложным — и более стрессовым — чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам целенаправленно расставить приоритеты.

• Запишите все: Личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
• Оцените долгосрочные цели: Обдумайте свои более масштабные долгосрочные цели и работу, которую вам необходимо выполнить для их достижения.
• Разбейте большие цели: Чтобы понять, как достичь ваших долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
• Установите четкие дедлайны: Дайте себе полную видимость сроков и установите для себя крайние сроки, когда они формально не требуются.
• Используйте метод «срочно против важного»: Определите приоритетность срочных и важных задач; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегировать или удалить все другие задачи.
• Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими более крупными будущими целями. ТЕСТ
• Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте конкурирующих задач, особенно по мере увеличения сложности задачи.
• Подумайте об усилиях: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее выполняйте эти более простые задачи.

Расставьте приоритеты для своего времени и будьте реалистичны

Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь очень многого, и некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно реалистично подходить к постановке целей и расстановке приоритетов. В противном случае вы создадите ложные ожидания у окружающих и будете постоянно чувствовать, что отстаете.

Помните, цель расстановки приоритетов — потратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда вы правильно расставляете приоритеты, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более целенаправленным и целенаправленным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.

Кейтлин Бишоп — писатель WeWork’s Ideas by We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .

Как матрица приоритетов может помочь вам сосредоточиться на том, что важнее всего

Время чтения: около 6 минут

Автор: Lucid Content Team

Знак любого успешного начинания строится не только на отличных идеях, но и на безупречном исполнении .Недостаточно иметь отличную концепцию, отличную команду и отличные инструменты. Чтобы добиться успеха и опередить своих конкурентов, ваше исполнение должно быть на высшем уровне. Постановка целей и соблюдение сроков поможет вашей компании создать как устойчивый рост, так и надежную репутацию среди потребителей, партнеров и заинтересованных сторон.

Исполнение, хотя и простое в теории, требует дисциплинированного мышления, которое может быть нелегко для всех, но которому можно научиться. Одним из наиболее важных аспектов выполнения является расстановка приоритетов — знание того, над чем работать, когда над этим работать, а когда отложить для чего-то более важного.

Приоритезация основана на множестве факторов: чувствительность ко времени, важность, денежные или энергетические затраты, необходимость выполнения следующей задачи и т. Д. Один из наиболее важных инструментов, который поможет вам взвесить эти факторы и определить, какие задачи и проекты нужно выполнить в первую очередь. матрица приоритетов.

Благодаря четкому способу определения приоритетов эта модель может помочь вашей продуктивности и результативности перейти от эффективного к экстраординарному. В этой статье мы определим, что такое матрица приоритетов, почему она работает и как внедрить ее в свой бизнес.

Пример матрицы приоритетов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это мощный инструмент управления временем и проектами, который поможет вам сосредоточиться на самом важном и удерживать важные проекты в рабочем состоянии. Эта матрица приоритетов, основанная на четырех квадрантах тайм-менеджмента, разработанных известным бизнес-лидером Стивеном Кови, разбивает задачи на два измерения: срочность и важность, влияние и усилия.

Эта матрица очень похожа по структуре и практике на матрицу Эйзенхауэра, которая очень полезна для управления личными задачами и разумной расстановки приоритетов во времени.Однако управление проектами с помощью матрицы приоритетов больше ориентировано на менеджеров проектов и операций, которым необходимо управлять более крупными инициативами и командами и делать производственные графики более эффективными, чтобы максимизировать рентабельность инвестиций.

Давайте разберем каждый квадрант матрицы.

Квадрант 1: Быстрые победы (высокая отдача, низкие усилия)

Тип проекта: Ценные задачи и непредвиденные или отложенные проекты. Задачи, попадающие в этот сектор, критически важны и срочно необходимо выполнить.

Подход: Сначала выполните эти задачи.

Квадрант 2: Крупные проекты (высокая отдача, большие усилия)

Тип проекта: Важные задачи без четких и жестких сроков. Эти задачи будут двигать иглу, но, поскольку они не зависят от времени, ими часто пренебрегают или лишают их приоритета.

Подход: Установите крайние сроки и включите контрольные точки в свой график.

Квадрант 3: Заполнения (малое воздействие, минимальные усилия)

Тип проекта: Менее важные задачи со свободными сроками.Это вспомогательные задачи, которые можно легко снизить или делегировать.

Подход: Делегируйте выполнение этих задач или отклоняйте их.

Квадрант 4: неблагодарные задачи (низкое воздействие, большие усилия)

Тип проекта: Это трудоемкие задачи с незначительным влиянием на рентабельность инвестиций в бизнес. По возможности старайтесь не добавлять эти задачи в свое расписание, чтобы они не отвлекали от более важной работы.

Подход: Выполните эти задачи позже или попробуйте полностью их устранить.

В идеале, график вашего проекта должен быть заполнен задачами «быстрой победы». Но большинству руководителей проектов и операций придется совмещать задачи в каждом разделе квадранта. Однако, имея четкое представление о том, как расставить приоритеты для каждого типа задач, вы сможете максимально эффективно использовать свое время и возможности.

Матрица приоритетов (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

Наука, объясняющая, почему матрица приоритетов работает

Независимо от того, насколько вы вовлечены, инвестированы и ориентированы на детали, невозможно выполнить каждую задачу с одинаковым уровнем внимания — это тоже не обязательно.

Установка списка приоритетов или составление диаграммы приоритетов использует возможности вашего мозга, чтобы сосредоточиться на наиболее важных задачах. Психологи называют это избирательным вниманием — естественной тенденцией мозга отфильтровывать ненужную информацию, поскольку он постоянно воспринимает информацию и обрабатывает ее.

Ученые-когнитивисты подразделяют избирательное внимание на две формы: восходящее и нисходящее. Сосредоточение снизу вверх является реакционным: это происходит, когда что-то нарушает ваш мыслительный процесс и крадет ваше внимание.Лай собаки, громкий хлопок, неистовая мысль, уведомление по телефону — случаи, когда вы не можете не обращать внимания, помечаются как восходящие.

Избирательное внимание, которое приводит к высокопроизводительному выполнению, однако, обозначается как «сверху вниз»: когда вы можете увидеть более широкую картину и выбрать одну задачу, на которой нужно сосредоточиться, это считается сверху вниз или « добровольная »направленность. Этот тип фокуса ориентирован на достижение цели и обеспечивает функционирование мозга, основанное на текущих условиях предыдущего опыта.

Исследования показывают, что многозадачность — это миф, а то, что мы называем многозадачностью, — это, скорее, наш мозг очень быстро колеблется от одного дела к другому. Переключение вперед и назад требует дополнительной энергии, которая, по мнению экспертов, должна быть посвящена наиболее важным задачам в вашей работе и жизни. Кроме того, чем менее важной вы считаете задачу, тем меньше внимания уделяет ей ваш мозг, что делает отвлечение легким и случайным.

Подумайте о сценарии, который вы считаете малозатратным и малоэффективным, например, сделайте пять дополнительных холодных звонков по дешевым продуктам или услугам, вместо того, чтобы представить своей компании проект, над которым вы работали в течение года. ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР.Какая задача, скорее всего, будет сопровождаться отвлекающими факторами?

Важно следить за выполняемой вами работой, типом внимания, которое вы ей приписываете, как часто и как долго вы отвлекаетесь, а также насколько важна задача. Наличие четко определенной карты приоритетов позволит извлечь выгоду из естественных когнитивных процессов вашего мозга и придаст импульс вашему мозгу, повысив рентабельность инвестиций при ограниченном внимании.

Как создать матрицу приоритетов

Как только вы поймете, как и почему работает матрица приоритетов, вы сможете эффективно применять ее.При работе с любой новой стратегией или инструментом важно точно знать, как их использовать, чтобы добиться максимальной эффективности и воздействия.

Чтобы начать использовать матрицу приоритетов, выполните следующие ключевые шаги:

1. Составьте список: Запишите все ваши текущие проекты, цели и приоритеты — будь то ежедневные задачи, текущие проекты или более крупные стратегические инициативы. .

2. Оцените каждый элемент: По шкале от 1 до 10 оцените каждую задачу по ее влиянию на бизнес.Используйте ту же шкалу для измерения каждого элемента в вашем списке по уровню требуемых усилий.

3. Составьте план: С помощью этого взвешивания вы сможете стратегически распределить свои действия по соответствующим квадрантам матрицы и соответственно расставить приоритеты, делегировать или депортировать.

Пример матрицы взвешенных решений (щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

Лучшая приоритезация проектов с помощью Lucidchart

Независимо от того, управляете ли вы большой компанией с более чем 100 сотрудников или решаете группу проектов самостоятельно, матрица приоритетов является отличным и полезным инструмент для управления проектами.Как только будет принято решение, за какие проекты вы возьметесь, сразу же приступайте к внедрению дополнительных инструментов, чтобы ускорить выполнение и помочь вам визуализировать процесс.

Lucidchart предлагает различные наглядные пособия и инструменты управления проектами, такие как доски Scrum, диаграммы Ганта, временные шкалы и дорожные карты продуктов, что дает вам возможность контролировать и отслеживать свой прогресс. Благодаря стандартному отраслевому программному обеспечению для составления карт проектов и универсальной возможности совместного использования пользователи Lucidchart могут отслеживать задачи, делясь ими с товарищами по команде и заинтересованными сторонами на нескольких платформах.Оптимизируйте выполнение и попробуйте бесплатную версию Lucidchart сегодня.

Не останавливайтесь на достигнутом — посмотрите, как еще Lucidchart может помочь вам лучше управлять своим временем.

Читать сейчас

Как расставить приоритеты в обращениях в службу поддержки, когда все является главным приоритетом

Сегодня большинство из нас зависит от той или иной формы поддержки службы поддержки. Группы ИТ-поддержки обеспечивают максимально возможное время безотказной работы систем и процессов, обеспечивающих бесперебойную работу предприятий. Их и ваши клиенты полагаются на службу поддержки для устранения небольших сбоев и технических сбоев, а также основных ИТ-проблем, которые могут повлиять на производительность и чистую прибыль.Но звонки о помощи ежедневно наводняют ИТ-персонал — и может быть трудно определить приоритеты заявок в службу поддержки, когда приоритетом является все, .

Независимо от того, реагируют ли ваши ИТ-группы на уровень 1 (базовая поддержка и устранение неполадок), уровень 2 (проблемы с конфигурацией, ремонт оборудования и программного обеспечения и т. Д.) Или уровень поддержки 3 (устранение неполадок сетевой и серверной инфраструктуры), они часто не могут решить все из них с одинаковым приоритетом и в одно и то же время. Группы службы поддержки сталкиваются с подобными сценариями каждый день:

9:30 а.м. — Сью в электронном письме с отделом кадров: «Одному из новых сотрудников нужен ноутбук, аксессуары и температура окружающей среды ровно 73 °, чтобы поддерживать надлежащую рабочую атмосферу».

9:35 — Джеймс звонит из отдела продаж: «Телефонная линия не работает. Можете ли вы договориться, чтобы деньги за этот звонок были возвращены моему оператору мобильной связи? »

9:42 — Помощник администратора генерального директора, Роза, наносит личный визит: «Видеопроектор в конференц-зале руководителей не работает. Он должен работать, если остальные из нас хотят продолжать работать.”

В оптимальных условиях обращение с растущим объемом заявок и управление приоритезацией заявок со своевременным назначением и эскалацией может оказаться сложной задачей. Не говоря уже о более коротких сроках SLA и поддержке различных технологических платформ, особенно с небольшой группой поддержки.

Итак, как вы расставляете приоритеты в обращениях в службу поддержки, когда все в приоритете?

В соответствии с рекомендациями ITIL (библиотека инфраструктуры информационных технологий) по приоритизации заявок на поддержку ИТ вашим сотрудникам следует определять приоритеты заявок с учетом срочности и влияния на бизнес.Вы можете помочь им разработать процессы для этой приоритезации, попросив их задать следующие вопросы и ответить на них:

• В чем проблема?
• Сколько пользователей пострадали?
• Какие службы затронуты?
• Как быстро нам нужно это решить?
• Где находится проблема или пользователь?
• Почему возникает эта проблема?

Хотя этот подход действительно помогает прояснить природу и срочность возникающих проблем, он может иметь подводные камни.Например, чем больше заявок с высоким приоритетом поступает в службу поддержки, тем меньше заявок с низким приоритетом может быть обработано, что может создать новые проблемы. Введение соглашений об уровне обслуживания (SLA) в процесс определения приоритетов заявок — эффективное решение. SLA определяют правила закрытия заявок на основе времени разрешения заявки, которые могут помочь пользователям отслеживать ход выполнения заявки и могут вызывать эскалацию, если цели SLA находятся под угрозой.

Ваши сотрудники также могут помочь организовать билеты, используя следующий процесс:

Приоритизация заявок позволяет сотрудникам службы поддержки управлять и решать запросы на обслуживание в зависимости от оставшегося времени, что также может помочь им легко организовать заявки, обновлять статус заявок и держать пользователей в курсе прогресса.

Однако управление этими процессами вручную может быть неэффективным и дорогостоящим. При ручных рабочих процессах ваши сотрудники могут рисковать тратить время на административные задачи вместо решения проблем с клиентами, упускать мяч из-за чего-то важного или неэффективно общаться с другими членами команды. Автоматизация этих процессов может позволить персоналу вашей службы поддержки тратить больше времени на решение проблем и меньше — на ускорение обработки заявок, что помогает повысить удовлетворенность клиентов и повысить репутацию вашей организации как способного эффективно решать проблемы.

Служба веб-поддержки SolarWinds — Бесплатная пробная версия

Готовы приступить к упрощению и автоматизации ITSM? Загрузите бесплатную пробную версию решения SolarWinds ^® Web Help Desk ^® , программного решения для продажи билетов и управления ИТ-активами, которое должно быть доступным и простым в использовании.

Загрузить матричный шаблон Эйзенхауэра | PowerSlides ™

Подробнее о продукте

Матрица Эйзенхауэра — это метод определения приоритетов ваших задач на основе их срочности.Это помогает определить, какие действия важны, а какие совсем не заслуживают вашего внимания. Матрица в основном разделяет ваши задачи на 4 квадранта в соответствии с тем, что вам нужно делать в определенное время в течение дня. Эти 4 квадранта — это сделать, решить, делегировать, исключить.

Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра, До, состоит из ваших самых важных задач. Действия, которые необходимо выполнить срочно. В эту категорию обычно попадают задачи, срок выполнения которых приближается, или задачи, которые нельзя отложить.Второй квадрант матрицы Эйзенхауэра — это Решить. Он состоит из важных, но не обязательно срочных задач. Это может включать в себя ряд обязанностей, начиная от профессиональных писем, последующих действий и заканчивая более личными встречами и обязательствами.

Третий квадрант Матрицы Эйзенхауэра — Делегат. К этой категории относятся не важные, но срочные задачи. Вам нужно решить, нужно ли вам перенести это мероприятие или кто-то другой может сделать это за вас.Последняя категория матрицы Эйзенхауэра — исключение. Они состоят из задач, которые по сути убивают вашу продуктивность. Они совершенно не способствуют достижению ваших целей. Определите эти действия и устраните их, чтобы повысить вашу производительность.

Матрица Эйзенхауэра идеально подходит для энтузиастов тайм-менеджмента, которые стремятся расставить приоритеты в своих задачах для снижения стресса и повышения производительности. Приведите свою команду к эффективности, продуктивности и успеху, расставляя приоритеты в задачах и проектах.Этот шаблон часто используется руководителями команд, специалистами по управлению проектами и менеджерами по персоналу.

Этот шаблон будет в первую очередь полезен менеджерам разного уровня. Вы можете использовать слайды из этого шаблона при планировании своей недели. Такой подход существенно сэкономит ваше время и повысит вашу эффективность. Бизнес-тренеры также могут использовать этот шаблон при подготовке своего курса по тайм-менеджменту.

Руководители проектов могут использовать этот шаблон для наблюдения за работой проекта. Например, вы можете подготовить план управления работой и определить, какие задачи нужно отслеживать в первую очередь, какие можно отложить, а какие передать своим помощникам.Руководители-помощники и секретари могут использовать слайды в этом шаблоне, чтобы планировать встречи своих руководителей и выполнять порученные им задачи.

Этот шаблон также будет полезен инженерам, когда они посещают фабрики или проводят встречи на выставках. Вы можете использовать этот шаблон, чтобы спланировать свой рабочий день и организовать встречи и посещения стендов в соответствии с их важностью и срочностью.

С помощью этой матрицы Эйзенхауэра для PowerPoint вы можете показать членам вашей команды и аудитории, какие проекты и задачи являются наиболее важными и неотложными.Доступный в шести вариантах дизайна, этот шаблон имеет четыре основных квадранта: срочно и важно, не срочно и важно, срочно и не важно, и не срочно и не важно.