Срочные важные несрочные важные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Дела важные и не срочные

Давайте рассмотрим квадрант «Матрицы Эйзенхауэра», где расположились дела важные и не срочные.

Характеристика дел, которые попали в это квадрант, звучит так: важность высока, но выполнять их в ближайшем рассматриваемом периоде времени нет необходимости и – или нет целесообразности.

Важность высока потому, что есть как минимум один из сформулированных нами ранее признаков. Но срочности нет. Что это за дела?

Часть дел «В» могут быть не срочными, потому что выполнять их следует – чисто логически – только после того, как будет завершено что-то из квадранта «А».

Другие могут быть естественным образом привязаны к каким-то вообще не зависящим от нас событиям, например: предлагать контрагенту серьёзный совместный проект стоит только во втором полугодии, так как в феврале он занят завершением других проектов и ресурсов на рассмотрение нашего сказочного предложения у него просто нет.

Как поступать с такими делами? Нам понадобится целый алгоритм, в одно действие – в отличие от квадранта «А» — тут не обойдёшься.

ШАГ 1 «Определение срока выполнения»: нужно понять, когда нужно завершить работы, в какой момент результат будет как раз к месту. Срок желательно ставить не предельный, а с разумным по ситуации зазором.

Например: если результат нужен к началу месяца, то срок завершения я бы определил как «третья неделя предыдущего месяца». На всякий случай и во избежание. Вы наверное знаете, что именно в последний момент и срываются идеальные, казалось бы, планы. Но план реальный всегда включает в себя резерв «на всякий случай». Разумный резерв мы, конечно, не будем путать с «раздутой сметой».

ШАГ 2 «Определение сроков оценки ресурсов»: мы, опираясь на срок окончания работы, должны понять, когда необходимо оценить ресурсы, необходимые для её выполнения. Логика тут простая: чем ближе срок окончания, тем быстрее нужно планировать оценку ресурсов.

Иначе – гарантирован нам эффект «Внезапно разбухшего слона». И, к слову, если для оценки ресурсов с нужной точностью и нужна декомпозиция, то мы её планируем, по обстоятельствам – полную либо оценочную.

ШАГ 3 «Определение точного срока начала работ»: мы теперь, зная сроки окончания дела и с нужной точностью оценив ресурсы для его выполнения, можем назначить оптимальный срок начала работы.

При этом учтём критерии решения: чтобы не вытеснить из графика другие дела, с одной стороны, и, не слишком размазывая выполнение этого дела по графику с другой стороны.

Также возможно, что будет полезно учесть интенсивность загрузки структуры в те или иные периоды. Решение, как часто бывает в планировании вообще и при расстановке приоритетов в частности, может быть интегрированным и многофакторным.

Матрица Эйзенхауэра Статьи Бориса Литвака

Матрица Эйзенхауэра  

Если хотите понять, что происходит в вашей жизни, расставить приоритеты, проанализировать текущую ситуацию и спрогнозировать будущее, чтобы внести коррективы, тогда информация ниже — для Вас.

Настя: Я дилетант в вопросах управления временем, поэтому меня интересует, можно ли ставить цели и успешно их добиваться, не составляя никаких планов и не используя особых техник?

Борис Михайлович: Ты будешь планировать в любом случае, даже не прибегая к технологиям и классическим постулатам тайм-менеджмента. Мне тяжело представить, как можно добиться сложных целей совсем без планирования.

Настя: А обязательно при этом всё детально прописывать?

Б. М.: Зависит от того, получается у тебя удерживать план в голове или нет. Люди разные, способности — тоже. Попробуй обратиться к технологиям тайм-менеджмента, и, если с ними ты будешь эффективнее, почему бы их не использовать?

Настя: Матрица Эйзенхауэра тоже помогает планировать время?

Б. М.: Да, эта техника изначально была создана для планирования времени на основе приоритетов.

В основе ее лежат два критерия: срочность и важность. Для удобства можно построить график и на каждой оси его написать характеристики — «срочность/не срочность» и «важность/не важность».

Теперь подробнее и с примерами про каждый квадрант. 
Из чего состоит работа операциониста в банке? В начале дня к нему выстаивается очередь, и он до самого вечера решает однотипные задачи, с перерывами на обед и туалет. То есть, ничем кроме срочных и важных дел он не занимается. Генеральный директор того же банка не занимается срочными важными делами в принципе или занимается, но очень мало. Когда люди идут вверх по карьерной лестнице, происходит смещение с «операционки» в сторону не срочных важных дел. Директор занимается стратегическим развитием.

 Второй квадрант и есть стратегия, первый — ее реализация.

Почему приятен квадрант «срочных важных дел»? Он понятен. Понятна цепочка: пришел — сделал — получил результат. Это мотивирует. Но те, кто львиную долю своего времени проводят в первом квадранте, часто ощущают безвыходность ситуации. Потому что развитие и движение вперед дает второй квадрант. Если ты в основном занимаешься срочными важными делами, «текучкой», то через некоторое время у тебя возникает ощущение, что ты, как белка в колесе, в суете, бесконечных заботах, и не понимаешь, как из этой ситуации выйти. Слабая сторона первого квадранта — он не дает видения перспективы.

Находясь преимущественно в первом квадранте, человек устает психологически. Первый признак этого — желание перейти в квадрант «несрочных/неважных дел»: поваляться на диване, посмотреть бессмысленные передачи по ТВ. Так многие и живут.

Важно, что если во втором квадранте ничего нет, можно спрогнозировать, что в будущем тоже ничего не будет. За исключением тех случаев, когда «срочные важные дела» сами по себе тебя развивают. Например, задания всё время усложняются.

Второй квадрант непонятен для человека, у которого не выстроена жизненная стратегия. Или не хватает мотивации.

Настя: То есть, хочешь перемен и развития, делай упор на «не срочные важные» дела?

Б. М.: Примерно так.

1. Первая особенность квадранта «не срочных важных дел» в том, что они отвечают за жизненную стратегию. Это работа на перспективу: если я хочу получить результат в будущем, работать над этим нужно уже сейчас.

По Матрице Эйзенхауэра можно судить о среднесрочных перспективах. То, над чем ты работаешь в квадранте «не срочных/важных дел», даст результаты в среднесрочной или даже долгосрочной перспективе. Конечно, здесь могут возникать сложности с мотивацией, так как результат часто сильно отсрочен по времени. А порой его вообще может не быть.

Ели взять бизнесменов, предпринимателей, — это люди, которые постоянно изучают информацию, следят за рыночной ситуацией, возможно, за макроэкономикой. Скорее всего, это не дает никаких результатов. Но без этих знаний нельзя принимать правильные решения.

2. Вторая особенность несрочных важных дел — тенденция перетекать в срочные важные. Человек не занимается своим здоровьем до тех пор, пока не появляются проблемы и не приходится их решать. Хотя часто бывает поздно.

Или ты долгое время не уделял внимания ребенку. И вот его приводят из полиции. Тогда ты бросаешь всё и начинаешь им заниматься. К слову, часто люди приходят и спрашивают, как наладить отношения с ребенком или как его убедить в чем-то. А я отвечаю: «Какой смысл? Это не сработает, потому что контакта нет». Когда с ребенком не налажен контакт, нет доверительных отношений, никакие приемы не сработают. Но отношения наладить никогда не поздно.

Настя: Возможно, многим просто не хватает времени на несрочные важные дела?

Б. М.: Часто человек рассказывает, что у него ни на что не хватает времени, пока вдруг не сваливается с гриппом. И тогда он 7 дней лежит болеет, а когда выходит на работу, видит, что без него катастрофы не случилось. Да, поднакопились дела. Но всё это решаемо за день. Здесь вопрос в другом — почему человек не находит время на несрочные важные дела? Чаще всего такая отговорка — просто рационализация.

 Кстати, еще одна важная особенность второго квадранта: если ты сегодня этого не будешь делать, ничего страшного не произойдет, но и хорошего, скорее всего, тоже.

Как я уже говорил, суть планирования на основе приоритетов — если хочешь что-то поменять, делай упор на второй квадрант.

Некоторые слушают вебинары, тренинги, читают много психологической литературы. Это круто. Но важно понимать, какая польза от этого будет в дальнейшем, как полученное знание перевести в результат. Это ключевой момент.

Настя: Мы рассмотрели первый и второй квадранты. А третий и четвертый — это «срочные, не важные» и «не срочные, не важные» дела, соответственно.

Б. М.: Не срочные, не важные дела — это тунеядство.

Настя: То есть, это не отдых?

Б. М.: Отдых относится ко второму квадранту, «не срочных, важных» дел. Если ты смотришь тупой фильм, чтобы отвлечься после работы или убить время, — это четвертый квадрант. Если ты смотришь кино и получаешь удовольствие, оно расширяет кругозор и рождает новые мысли, или ты с мужем пошла в кинотеатр, — тогда это отдых из второго квадранта. Здесь важно понимать, какая мотивация стоит за действием. То же и с просмотром вебинаров и чтением литературы — оно может быть во втором квадранте, когда у человека есть понимание, каких целей он с помощью этих знаний хочет добиться, для чего они ему нужны. Или в четвертом квадранте, если человек десятилетиями читает литературу без каких-либо результатов.

Настя: Понятно. Четвертый квадрант — это убийство времени. А третий — «срочных, не важных дел»?

Б. М.: В тайм-менеджменте их еще называют хронофагами, то есть «пожирателями времени». Например, я пишу статьи дома, где меня никто не отвлекает. Прибегает сын и спрашивает какую-то мелочь, допустим, разрешения пригласить одноклассника в гости. С одной стороны, мне на ответ требуется десять секунд. С другой — он меня отвлекает, и, чтобы снова собраться с мыслями, мне требуется потратить значительно больше времени.

Жена тоже жалуется, что ее постоянно дергают. Я ей посоветовал повесить табличку, как на двери гостиницы: «не беспокоить». В этот период в кабинет к ней могут заходить только те сотрудники, которым требуется срочное и важное решение.

Есть такая фишка. Если офисное пространство устроено как open space, где руководитель работает в одном помещении с подчиненными, он ставит на свой стол красный флажок, если занят. Это означает, что, если никто не умер, подходить с вопросом нельзя.

Еще как вариант — устроить двадцатиминутное совещание для решения накопившихся вопросов. Иначе срочные неважные вопросы будут отнимать много времени в самые неподходящие моменты.

Настя: Как часто нужно составлять матрицу?

Б. М.: Четкого ответа здесь нет. Попробуйте составить, наметьте план изменений. Через несколько месяцев постройте матрицу еще раз и посмотрите, что нового. Если не происходит изменений, составлять ее опять смысла нет.

Настя: А какая есть литература по этой теме? Где можно подробнее почитать о техниках, разных фишках?

Б. М.: Главное здесь, конечно, понять и применить. А почитать можно у того же Кови, у Архангельского, который считается гуру тайм-менеджмента. Но я думаю, что его методы не всем подойдут.

 Важный момент: всё зависит от индивидуальных различий. В свое время после прочтения нескольких книг по тайм-менеджменту я пытался жить так, как там написано. Составлял планы, выполнял… Через неделю появилось легкое, через две — острое желание застрелиться. Вроде бы ты стал успевать немного больше, но удовольствие от жизни пропало напрочь.

Тогда я задумался, почему так? И пришел к выводу, что есть люди двух типов: проектного и методичного.

Первые (к коим отношусь и я) движутся вперед определенными проектами. Они могут быть масштабными и длительными. Например, открытие и становление бизнеса. Или распределенными в течение дня. Что такое проект? Это некий путь из точки А в точку В, который включает в себя период интенсивной работы, получение результата, затем — период менее интенсивной работы, спада. После которого можно снова входить в период интенсивной работы.

Приведу пример из своего опыта. Когда-то я планировал написать отрывок из книги. Михаил Ефимович, к примеру, может сидеть писать 5-7 часов подряд. А у себя я заметил такую особенность: три часа пишу нормально, написанное за последние два часа потом переделываю. Потому что получается не так качественно. И три часа я пишу бодро, а потом начинаются «муки творчества». А, как известно, когда есть муки, — нет творчества.

Когда я понял такую свою особенность, начал планировать день следующим образом: три часа я пишу, потом еду на совещание, затем — в спортзал, после этого отвечаю на почту и т.д. Получается, день разбит на чередующиеся мини-проекты. И я эффективен в таком графике. У тех, кто устроен по проектному типу, что, кстати, зависит от типа личности и темперамента, на пике очень высокая работоспособность. Но если проектного человека засовывать в методичность, он подсознательно будет создавать себе условия, в которых ему комфортно. То есть, ничего не делать до последнего момента, чтобы потом действовать в режиме аврала. Напротив, у методичного типа всё должно быть равномерно, прогнозируемо, понятно. Им авралы противопоказаны: иначе они теряются и не знают, что делать.

Кстати, из-за этого часто возникают трудности в совместной деятельности: один склонен к авралу, другой — к методичности. Здесь нет типа лучше или хуже, просто нужно понимать свои особенности.

В книгах по тайм-менеджменту мало пишут о том, что планирование должно соотноситься с типом личности. Как правило, большинство тех, кто их читает, относятся к методичному типу. Очень важно все инструменты, о которых вы узнаете, подстраивать под себя.

Баланс важности и срочности

Все дела и задачи можно разбить на четыре группы по признакам срочности и важности.

Задачи первой группы: и срочные, и важные.

Задачи второй группы: важные, но не срочные.

Задачи третей группы: срочные, но не важные.

Задачи четвертой группы: не срочные и не важные.

Обычно, люди начинают работать с того, что срочно и не обращают ни какого внимания на важность, просто погрязая в текучке и рутинной работе.

Есть определенное противоречие между «важностью» и «срочностью». Все зависит от ваших приоритетов. Или Вы делаете постоянно неважные, но срочные дела, поскольку они больше ждать не могут, откладывая действительно важные дела «на потом». Или усилием воли ставьте приоритет «важности» над «срочностью», тем самым, делая важные дела более приоритетными перед срочными задачами.

Иначе говоря, большинство срочных дел – текучка с минимальной эффективностью, а большинство отложенных – действительно важные дела с высокой эффективностью.

Для того чтобы увеличить личную эффективность, Вам нужно решать задачи именно в этой последовательности:

1. важные и срочные.

2. важные и не срочные.

3. не важные и срочные.

4. не важные и не срочные.

Шаг ХVII: Разделение дел по критериям срочности и важности

Для того чтобы правильно выставить приоритеты, необходимо произвести разделение дел по критериям срочности и важности. Составьте новую таблицу, в которой отразите все Ваши дела по важности (итоговой оценке) и допишите свою оценку срочности. Начнем с важности. Если значение важности больше 5, то это важные дела. Остальные – не важные. Важные дела отмечаем знаком «+», неважные – знаком «-». Срочность оцениваем по тому же принципу срочные дела – знак «+», несрочные знак «-». Составляем 4 списка дел в соответствии вышеуказанным критерием. Внутри списка дела выстраиваются по важности. Таким образом, мы получили четко выставленные приоритеты относительно текущих дел и задач.

Теперь Ваш список дел и задач будет выглядеть примерно так:

Матрица Эйзенхауэра в канбане «Мой план»

Сначала о том, что это такое.

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.  

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. 

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

А теперь о каждом из квадрантов.

Квадрант 1: срочные и важные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей,
• дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей,
• дела, которые имеют отношение к здоровью. 

Квадрант 2: важные и несрочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

В квадрант B рекомендуется включать все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность. 

Квадрант 3: срочные и неважные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов. 

Квадрант 4: несрочные и неважные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени». 

А теперь мы возвращаемся к нашему канбану «Мой план».

Сначала создаем там столбцы в соответствии с названиями квадрантов матрицы. Рекомендуем также оставить (или создать, если у вас его еще нет) столбец «Неспланированные дела», куда будут попадать все новые задачи, чтобы видеть их и не потерять. 

Теперь нужно проанализировать все свои задачи на предмет срочности и важности и перенести их в соответствующие столбцы.

И всё, ваш канбан «Мой план» готов к работе!

Надеемся, наш вариант канбана «Мой план» поможет вам стать более эффективными и принесет положительные результаты в вашей работе!

Матрица Эйзенхауэра. Приоритетные задачи

By Admin

— И как получается?

— Ну, когда как…

— Важно даже не то, получается или нет, а определить, что важно!

У каждого из нас блокнот пестрит записями дел, где некоторые тянутся неделями, а с десяток мы набросали после утренней встречи с руководством или коллегами по цеху.
И мы задаемся вопросом, как их распределить на какой момент оптимально планировать выполнение задач, какие сделать в первую очередь. А тут еще со всех сторон дергают просят все сделать и все срочно…

Наша ключевая ошибка — мы всегда пытаемся выполнить срочные, горящие задачи. А как же иначе, они же срочные…

“Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные.”
Дуайт Эйзенхауэр.


Итак, господин Эйзенхауэр придумал простую таблицу с двумя параметрами:

— важность

— срочность

На пересечении данных критериев группируются наши задачи:

• а) важные — срочные,

• b) важные — не срочные,

• c) не важные — срочные,

• d) не важные — не срочные.

Порядок выполнения очевидный.

A. Сначала выполняем важные срочные как наиболее приоритетные.

Важные дела легко выделить в GrowMeUp, что также поднимает их вверх списка дел нажатием на “звездочку” и выполнить в первую очередь.

Выделяйте важные дела в приложения GrowMeUp

Даже если в день будет выполнены только 1 или 2 важных дела, то день уже эффективный.

B. Важные и не срочные лучше обдумать и спланировать на конкретное время, чтобы они не превратились в срочные в неподходящий момент.
Можем их в зависимости от сложности разбить на подзадачи.

C. Не важные и срочные задачи лучше делегировать. Если они небольшие по сложности можно и выполнить сразу.
Психологически мы хотим завершить любую срочную задачу и чувствуем неудовлетворенность от невыполненной просроченной задачи.
Есть два выхода:

• — переосмыслив важность и поняв важность взять себе установку, что следующий раз надо лучше планировать, направив усилия на исправление ситуации.

• — переосмыслив важность, и убедившись, что задача была не важная даже при срочности смириться с ее не выполнением. Понимаю, всегда тяжело удалять задачу, которая долго висела в блокноте и постоянно переносилась…

Надо уметь себя прощать трезво оценивать в такой ситуации, что мы ограничены по времени, смысла сожалеть не вижу.

D. Наконец, не важные и не срочные задачи — не думай о них.

Вывод:

Наша жизнь насыщенна информацией, встречами, обязательствами, задачами.
Мы ограничены по временем. Эффективные люди не успевают сделать все, а успевают сделать важные. Таблица Эйзенхауэра в помощь!

Расставь в своем блокноте напротив задач a, b, c и все станет ясно. Далее начни делать задачи категории — a.

Приложение GrowMeUp

Для Вас мы разработали приложение GrowMeUp

Приложение поможет Вам:

• Список дел поможет структурировать день
• Шаблоны помогут сформировать хорошие привычки
• Уведомления напомнят о важном деле
• Таймер поможет сосредоточиться на важном деле

Приложение доступно для скачивания в Google Play Market

Рейтинг приложения







Средняя оценка:

Некоторые отзывы:

Приложение отличное,только очень не хватает, при составлении плана, чтобы можно было выбрать по каким дням недели это выполнять ,допустим мне нужно поставить задачу на пн,ср,сб на протяжении полугода — а так лельзя)Если бы добавили такой функционал,цены бы этому приложению не было.

Наконец нормальное простое приложение для планирования. Уведомления был момент не приходили, но поправили молодцы. И еще было бы хорошо сделать такой же сайт, уж привык работать на компе.

Приложение красивое, всё работает. Концепция оформления необычная и должна понравиться многим. Также хочу отметить хорошую поддержку приложения разработчиками – после найденного небольшого косяка всё устранили, что показывает, что приложение в надёжных руках.

Посмотреть все отзывы

Приложение: Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Источник

Вы можете работать с Матрицей Эйзенхауэра через мобильное приложение Битрикс24.

“видОК” — автоматизация бизнеса с помощью Битрикс24 по всей России.
Лидер по Программе мониторинга качества внедрений 1С-Битрикс.

Консультации по Битрикс24 в WhatsApp

Консультации по Битрикс24 в Viber

Консультации по Битрикс24 в Telegram

Консультации по Битрикс24 в Skype

Консультации по Битрикс24 в Вашем Битрикс24

Разработка модулей и приложений для Битрикс24 — [email protected]

Быстрое внедрение Битрикс24 — [email protected]

Разработка и техническая поддержка сайтов — [email protected]

Как пользоваться?

После установки приложения на свой Битрикс24, вы увидите интерфейс приложения поделенный на 5 областей: “Не разобранные”, “Важные, срочные”, “Важные, не срочные”, “Не важные, срочные” и “Не важные, не срочные”. В каждой области могут находиться ваши текущие задачи.

В области “Не разобранные” находятся задачи которые в данный момент не относятся ни к одной другой группе. С помощью drag&drop вы можете “перетащить” задачу в нужную область, задача сохранит свое расположение.

При следующем открытии приложения задачи будут находится там-же куда их определили до этого.

При клике на название задачи откроется страница с детальным просмотром задачи.

Изменение расположения областей

Для удобства вы можете изменить расположение областей выбрав один из трех вариантов отображения: “Не разобранные сверху”, “Не разобранные слева” и “Список”

Просмотр задач других пользователей

Вы можете распределить задачи другого пользователя в матрице, если у вас есть доступ. Это может быть полезно если вы руководитель и хотите распределить задачи подчиненного.

Скрытие задач

Если по какой-то причине вы не хотите видеть задачу в матрице — вы можете её скрыть. Для этого начните перетаскивать ненужную задачу и “бросьте” её в появившуюся справа небольшую область с надписью “Скрыть”.

Установить приложение

Матрица Эйзенхауэра

Матрица, о которой пойдет речь в этой статье, была придумана Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром, 34-м президентом США. У него, как и у любого президента, задач было очень много, и их выполнение необходимо было как-то распределить во времени. Именно это и подвигло его на создание данной матрицы.

Основная идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, что все имеющиеся дела и занятия нужно поделить по критериям срочности и важности, и уже исходя из этого, распределять свое время. Таким образом, самые важные и срочные дела будут выполняться в первую очередь и, соответственно, времени на них точно хватит, а то, что, возможно, вообще не принесет никакой пользы, можно и не выполнять пока.

Итак, согласно матрице Эйзенхауэра, все дела можно поделить на 4 группы, условно обозначаемые A, B, C и D, которые,соответственно, будут иметь различный приоритет.

Дела группы А — ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. К таким делам относится то, что никак нельзя отложить или перенести. Например, подошел срок сдачи проекта или нужно срочно посетить доктора, или в вашем доме прорвало канализацию и следует также срочно вызвать мастера для ремонта и др. Таких дел может быть множество, но главная ваша задача, чтобы по возможности в этой группе все же ничего не было. Иногда они там могут оказаться из-за того, что в срок не были выполнены дела из другой группы. Также следует заметить, что некоторые задачи этой группы можно делегировать, особенно в том случае, если они не требуют непосредственного вашего участия.

Дела группы В — это ВАЖНЫЕ, но НЕ СРОЧНЫЕ. Считается, что их выполнение позволит вам добиться большего успеха, так как благодаря тому, что спешить при их выполнении не нужно, можно сделать все более продуманно, размеренно и без ошибок. Главное — не допускать несвоевременного их выполнения, иначе задачи и дела из группы B могут перейти в группу А.

К группе В могут быть отнесены такие дела, как изучение каких-либо иностранных языков, занятия физкультурой, здоровый образ жизни, а также планирование новых дел и проектов, выполнение существующих дел в плановом режиме.

Дела группы С — это НЕ ВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ дела. Задачи этой группы нужно сделать как можно быстрее, но от этого мы вряд ли будем ближе к поставленной цели. Такие дела обычно отвлекают от выполнения действительно важных, мешают сосредоточиться и отнимают время, которое могло бы быть потрачено на выполнение дел из группы B. То есть задачи группы C являются своего рода второстепенными.

Примером таких дел могут быть заранее незапланированные и срочные встречи, переговоры, навязанные, и от которых нельзя отказаться, заботы, связанные с приемом нежданных гостей, внеплановая уборка (например, была разбита ваза и нужно убрать осколки, или разлита вода и, соответственно, нужно протереть пол) и т. д. Если какие-то из этих дел можно кому-нибудь перепоручить, то обязательно сделайте это.

Дела группы D — это дела НЕ ВАЖНЫЕ и НЕ СРОЧНЫЕ. Как правило, сюда относятся дела, которые можно и не делать, а если и делать, то все равно никакой пользы они не принесут. Наоборот, при их невыполнении будет больше пользы. Почему же мы хотим их делать? А потому что дела и задачи этой группы обычно легко выполняются и интересны. Если отказаться от каких-либо из них не получается, то желательно выделить ограниченное время на выполнение этих дел и приступить к ним в последнюю очередь. В основном к ним можно отнести просмотр телепрограмм, компьютерные игры, чтение, пустые разговоры по телефону и т. д.

Таким образом, правильно распределив все имеющиеся у вас дела согласно матрице Эйзенхауэра, вы наверняка быстро добьетесь поставленных перед собой целей!

Вам понравилась статья?
Нажмите на кнопки социальных сетей и поделитесь ею с друзьями и коллегами!

Срочно Важно: чего не хватает в шаблоне матрицы Эйзенхауэра?

Матричный шаблон Эйзенхауэра всегда представлен как квадрант окончательного тайм-менеджмента. Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент и верховный главнокомандующий Соединенных Штатов, якобы превратил это в матрицу реальных решений. Он полагался на это утром, чтобы согласовать свои ближайшие приоритеты со своими краткосрочными, среднесрочными и долгосрочными целями, таким образом отфильтровывая важные задачи и действия от остальных.

В результате мы видим его повсюду, и он стал типичным приемом повышения продуктивности для предпринимателей. На самом деле, люди часто задают нам следующий вопрос: говоря о матрице Эйзенхауэра, как быстро определить несрочные и не важные задачи, чтобы исключить их из списка дел?

Это отличный вопрос, потому что системы картирования решений очень эффективны, когда дело доходит до помощи людям изменить или улучшить свой способ работы, но это гораздо больше, чем просто сетка управления временем.

К сожалению, несмотря на то, что существует множество статей, объясняющих, как использовать матрицу решений, вывод обычно один: сосредоточьте свое внимание и усилия на том, что срочно и важно.

За исключением того, что эти рассуждения ни к чему не приведут.

Обычное рассуждение «срочно против важного» неверно.

Обычное рассуждение «срочно против важного» неверно! Да, это поможет вам немного лучше справиться с ситуацией в краткосрочной перспективе. Но это все.

Хотите знать, почему? Что ж … типичный анализ графика основан на идее, что вы хотите достичь производительности. И для большинства людей продуктивность — это вопрос того, как много вы можете сделать за минимально возможное время.

Но вот в чем дело. Что, если бы ключом было заменить идею продуктивности идеей о том, что вы должны оказывать влияние? Что, если истинная ценность принципа Эйзенхауэра заключается в способности действительно мыслить нестандартно?

В этой статье мы расскажем вам все, что вам нужно знать о матрице решений Эйзенхауэра (также известной как ящик Эйзенхауэра).И мы покажем вам, как использовать его с максимальной эффективностью.
Остерегайтесь, наши предложения поначалу будут немного противоречивыми. Однако, как только вы поймете нашу точку зрения, вы больше никогда не будете видеть вещи по-прежнему.

Актуальный важный матричный шаблон — теоретически.

Если вы читаете эту страницу, вы уже знаете о дилемме «важное или срочное» и, вероятно, уже знаете общую картину, стоящую за ящиком Эйзенхауэра. Проще говоря, все это является приоритетным квадрантом, где одна переменная представляет важное, а другая — срочное.

В сочетании эти два фактора дают нам способы организовать то, что мы делаем, в зависимости от степени их срочности, важности или того и другого.

Конечно, матрица Эйзенхауэра — это не просто задача. Он действительно направлен на то, чтобы помочь вам в принятии решений в целом, и его следует использовать как таковое, будь то в вашей профессиональной или личной жизни.

Общая картина.

А теперь напоминание об общей картине. Если вы посмотрите на график ниже, все становится довольно быстро.

Некоторые задачи как несрочные и неважные.

Некоторые задачи срочные, но не важные.

Некоторые задачи важны, но не срочны.

А остальные важные и срочные.

Возникает вопрос, как лучше всего интерпретировать и использовать шаблон матрицы срочного важного значения? Что ж, как упоминалось ранее, здесь все становится интересным.

Типичный анализ срочно важного квадранта — отбрасывание или делегирование неважного.

Обычно матричный шаблон Эйзенхауэра интерпретируется путем рассмотрения четырех квадрантов.

В левой части диаграммы вы найдете все задачи, о которых следует забыть, потому что какое бы значение они ни создавали, они не считаются «важными». Сказано иначе? Метод Эйзенхауэра основан на важной стороне вещей, и мы скоро вернемся к ней.

Внизу, то, что не является важным и не срочным, можно отбросить, не задумываясь.Например, ответы на нежелательные и нерелевантные электронные письма или звонки и встречи, которые не имеют никакого значения, обычно попадают в это поле.

Вверху второй квадрант включает в себя срочно, но неважные, также можно оставить в стороне. Однако они приходят с определенной степенью чрезвычайной ситуации, поэтому их, вероятно, следует передать кому-то другому. Например, ответный звонок от вашего бухгалтера может быть срочным (потому что файл нужно закрыть), но это может не иметь принципиального значения для вашего бизнеса.

В целом, вывод прост: отбросьте или делегируйте неважное.

Обычный подход: отложите важное несрочное на потом.

В правой части диаграммы находится столб ящика Эйзенхауэра.

Вот где действительно важна матрица срочных действий, и именно здесь занятые люди обычно превращаются в очень эффективных людей.

Внизу — важные, не особо важные вещи.Например, создание панели аналитики для веб-сайта или создание процесса для облегчения и автоматизации управления любыми счетами, которые вы все время забываете на своем столе. Что еще более важно, работа над стратегией или процессом контроля качества также подошла бы для этого, если бы это не было вопросом жизни или смерти.

Сверху — важное и срочное. Например, это оплата счетов за интернет, чтобы вас не отключили, или решение проблемы контроля качества, которая ставит под угрозу ваш бизнес, если ее не решить немедленно.

Вот типичный совет, который вы найдете повсюду: сосредоточьтесь на том, что срочно и важно. Без этого ваш бизнес может развалиться, и вы все равно сможете заняться важным отдыхом позже.

Проблема: разница между срочным и важным… важна.

Однако с этим подходом связана серьезная проблема. Сосредоточив свое внимание и усилия на срочном и важном, вы простреливаете себе ногу.В конце дня вы отдаете приоритет мышлению и действию в последнюю минуту, и это ставит вас в очень негативную петлю.

Вы избавились от неважного, верно, но вы не контролируете ситуацию!

Напротив, вы остаетесь в рамках логики, основанной на списках дел, и продолжаете выполнять те задачи управления огнем, от которых пытались избавиться в первую очередь.

Вы хотели сэкономить время и стать более продуктивными, но вы продолжаете реагировать на любые обстоятельства, которые вам бросают, вместо того, чтобы брать на себя контроль.В этом нет особого смысла, правда?

Нет, это не так. Итак, вот в чем дело. Разница между срочным и важным очень важна.

Давайте еще раз рассмотрим наши предыдущие примеры.

Следует ли вам принимать срочные звонки от бухгалтера и в течение следующих шести месяцев каждую неделю тратить несколько часов на управление счетами, когда они больше не могут ждать? Или вам следует потратить некоторое время и усилия на построение процесса управления счетами, чтобы ваш бухгалтер мог получать счета напрямую и эффективно обрабатывать их, в то время как вы сосредотачиваетесь на чем-то более важном?

Очевидно, что упражнение по построению процесса может подождать.Тем не менее, следует ли подождать?

Подумайте об этом.

Сколько вы берете за два или три часа своего времени? В качестве альтернативы, сколько клиентов вы могли бы найти, если бы потратили три дополнительных часа в неделю?

Если второй вариант кажется более эффективным, не было бы более эффективным потратить несколько часов на построение процесса, чтобы вы могли пропустить бумажную работу и вместо этого сосредоточиться на зарабатывании денег?

Управление расписанием: для кого это срочно?

При работе над своим временем и управлением расписанием важно определить срочность и важность.Для этого вы можете задать себе один простой вопрос. Для кого эта задача актуальна и важна?

Если задача для вас важна и срочна, то дерзайте. Однако в большинстве случаев важность и срочность на чьей-то стороне. Бухгалтеру нужен документ сейчас, и он оказывает давление, чтобы довести дело до конца. Правильно?

Вывод из матрицы решений: ваше время намного дороже, чем вы думаете.

Вывод здесь прост. Ваше время стоит намного больше, чем вы думаете, и ваша способность расставлять приоритеты задач и действий — лучший способ перейти от логики гонки за продуктивностью к логике эффективных решений.

Пример из жизни: когда аварийные «реакции» создают отрицательную петлю.
По правде говоря, мы ежедневно наблюдаем эту предвзятость в нашей деятельности по бизнес-коучингу. Наши клиенты — предприниматели, и они обычно бегут во времени. И люди. И деньги.

Однако в большинстве случаев причина, по которой они продолжают работать, заключается в том, что они делают все возможное, чтобы продолжать реагировать на обстоятельства, вместо того, чтобы создавать важные, но не срочные процессы и системы, чтобы сэкономить время в будущем.

В одном конкретном случае нас нанял клиент, который боролся с розничным бизнесом.Когда клиент связался с нами, большой вопрос был связан с контролем качества. За исключением того, что мы знали, что проблема связана с тем, как они ежедневно принимают бизнес-решения.

Счета-фактуры были перепутаны, а заказы не выполнялись, поэтому клиент был недоволен качеством продукта и услуги.

В то же время клиент был настолько занят сортировкой электронных писем и счетов-фактур, что не оставалось времени следить за производством и информировать конечного клиента о незначительных задержках.Они знали, что что-то не так в отношении срочной и важной стороны дела, но никогда не думали о том, чтобы поместить вещи в шаблон матрицы приоритетов. Неудивительно, почему кто-то был сварливым!

Как повысить производительность в бизнесе: подумайте дважды.

Итак, к нам пришел клиент с вопросом, как повысить продуктивность бизнеса. Когда мы спросили их: «Лучше ли отмечать каждую задачу как срочную?», Они ответили нам однозначным «нет».

Тем не менее, они не имели ни малейшего представления о том, как они могут структурировать свои методы работы, поэтому мы настаивали на несрочных важных вещах.Мы заставили их поработать над настройкой процессов, чтобы счета-фактуры автоматически приходили на один адрес электронной почты, а затем автоматически сортировались в конкретный файл, управляемый одним конкретным человеком через определенные промежутки времени.

Да, разработка процесса потребовала времени. Тем не менее, метод проб и ошибок заставил их понять, что многих манипуляций можно избежать. Через несколько месяцев наш клиент осознал, что разница заключается в том, что каждую неделю экономится большая часть работы.

Тогда это время было реинвестировано.Можно создать больше процессов, чтобы сэкономить время на другие вопросы. А больше свободного времени было посвящено стратегическому мышлению и мозговому штурму (не говоря уже о парусном спорте, пеших прогулках и игре в гольф).

В конце концов, они поняли, что могут либо продолжать реагировать на любую деловую карму, которая их бросает, либо начать действовать, чтобы остановить неприятную рутину управления огнем, в которую они были погружены.

Очень важно расставить приоритеты. И срочно.

В целом, если вы заинтересованы в более эффективном планировании и управлении временем, важно осознать, что вам, вероятно, следует пересмотреть то, как вы интерпретируете матрицу решений Эйзенхауэра.

Да, важная и срочная матрица — это общепризнанная система квадрантов тайм-менеджмента. Но его эффективность зависит от вашей способности сосредотачиваться, выбирать важные факторы, которые нужно учитывать, и устанавливать разумные приоритеты.

Как предприниматель, вам придется решать важные и срочные задачи. Никаких сомнений насчет этого.

Тем не менее, ваша работа заключается в создании систем, гарантирующих, что нужно управлять все менее и менее срочными вещами. Фактически, самая важная и срочная вещь в вашей деловой жизни прямо сейчас — это, вероятно, понять, как полностью отказаться от срочности.

Превращение шаблона матрицы Эйзенхауэра в практическое изменение.

Не останавливайтесь на достигнутом. Какими могут быть ваши собственные типичные примеры матриц Эйзенхауэра?

Возьмите бумагу и нарисуйте на ней коробку Эйзенхауэра. Затем попытайтесь выяснить, чем вы занимаетесь каждый день, и как вы можете поместить это в матрицу решений.

• Сколько срочных звонков вы принимаете еженедельно с ограниченным количеством важных в конце?
• Сколько важных сообщений вы могли бы прочитать позже?
• Найдите минутку и подумайте над этим: как вы можете определить срочно?
• Какие важные, но несрочные задачи у вас есть в вашем списке дел?
• На самом деле, как лучше всего расставить приоритеты в списке дел?
• Каковы ваши 5 лучших принципов против траты времени?
• Насколько эффективно ваше планирование в конце концов?
• В свете вышесказанного, не следует ли вам потратить некоторое время на несрочные, но важные процессы, меняющие жизнь?
• Какие альтернативные варианты и варианты у вас есть?
• Какие это могут быть процессы?

В конце концов, суть в том, что нет смысла пытаться справиться с какой бы то ни было ерундой.Тайм-менеджмент заключается не в том, чтобы набивать дневник как можно большим количеством вещей, а в том, чтобы ваше время и усилия были эффективными. Итак, как вы планируете это сделать?

Ищете эффективные инструменты планирования и управления временем?

Прежде чем мы подведем итоги, мы хотели бы дать вам пару дополнительных советов для предпринимателей.

Без шуток, ваша способность расставлять приоритеты в действиях и задачах является ключом к повышению эффективности. Установка правильных приоритетов поможет спланировать свое время (и время других).Что еще более важно, это избавит вас от хлопот с адаптацией к инструментам управления, которые не будут иметь никакого эффекта, если вы не подойдете к ним с правильным мышлением.

Вот несколько предложений относительно того, какие инструменты планирования и управления временем вы можете использовать.

Во-первых, попробуйте наш экономящий время модуль самообучения. В нем мы прорабатываем множество концепций, и это сэкономит вам много усилий.

Два, подумайте о создании дорожной карты. Дорожные карты требуют в первую очередь расстановки приоритетов, чтобы они могли направить вас в правильном направлении с минимальными усилиями.Они действительно могут помочь вам установить цели, которые вы можете измерить, и вехи, на которых вы можете опираться.

В конечном итоге, наличие среднесрочного и долгосрочного направления поможет вам установить приоритеты, которые затем вы сможете использовать для определения того, что важно, а что срочно прямо сейчас. Они являются основой для построения вашей собственной матрицы приоритетов, было бы глупо не использовать их!

Хорошая новость в том, что наш модуль управления временем включает в себя инструменты и шаблоны для этого, так что вам действительно нет оправданий!

И последнее…

И последнее, прежде чем мы уйдем.Эту матрицу взвешенных решений не стоит рассматривать только потому, что она носит имя президента или потому, что об этом говорят в своих книгах ведущие авторы, такие как Стивен Кови. Это интересно включить в свою жизнь, потому что это действительно может изменить ситуацию.

Если у вас есть сомнения, вот небольшое упражнение.

1. Ваш годовой оборот?
2. Сколько часов вы работаете в день, неделю, месяц и год?
3. Разделите свой годовой оборот на количество рабочих часов, и вы поймете, какую ценность вы приносите как предприниматель.
4. Рассматривает ситуацию и сравнивает ценность, которую вы создаете, отправляя электронные письма в течение двух часов в день, с ценностью, которую вы создаете каждый час, с точки зрения текучести.

Итак, расскажите. Это действительно стоит вашего времени или вы могли бы найти способы переосмыслить свои приоритеты? Здесь, наверное, нужно принять простое решение!

Это исследование предпринимательства было написано с энтузиазмом Антуаном Мартином (Ph.D.), соучредитель и директор по связям с общественностью. Антуан бросает вызов предпринимателям по одной идее за раз. А вы, какое влияние вы оказываете?

Дополнительные ключевые слова:
Бесплатная матрица Эйзенхауэра
Матрица срочно-важного слова-шаблона
Срочно-важная матрица шаблон ppt
Матрица Эйзенхауэра todoist

Срочность vs. важность | Советы президента по тайм-менеджменту

1.Выполните первые

Срочные и важные задачи помещаются в левый верхний квадрант. Это те задачи, которые вам следует выполнить в первую очередь.

Вы можете использовать такие стратегии, как Техника Помидора, чтобы сосредоточиться на этих задачах, прежде чем двигаться дальше. В Технике Помидора вы делите свое время на 25-минутные рабочие сессии. Каждый из них известен как «помидор». После каждого помидора делайте пятиминутный перерыв; после четырех помидоров (известных как «помодори») вы получаете более длительный перерыв.

Чтобы объединить Технику Помидора с Матрицей Эйзенхауэра, сконцентрируйте свои первые несколько Помидоров на неотложных и важных задачах.

2. График

Менее срочные, но все же важные задачи помещаются в правый верхний квадрант. Запланируйте время для выполнения этих задач, чтобы не терять их из виду.

Здесь тоже работает Техника Помидора. Вы можете запланировать будущих pomodoro для работы над этими задачами. Даже если вы не используете технику Помидора, добавление «блока работы» в свой календарь — точно так же, как если бы вы добавляли встречу — может помочь гарантировать, что вы действительно приступите к работе.

3.Делегат

Срочные, но менее важные задачи находятся в нижнем левом квадранте и могут быть делегированы другим. Таким образом, они все еще будут выполнены, а вы сможете провести время в другом месте.

Иногда делегировать легче сказать, чем сделать. Но если задача действительно срочна, и для вы не важно, чтобы ее выполняли, вам нужно делегировать ее кому-то другому, будь то стажер, младший сотрудник или коллега.

Один из наших первых примеров — выяснить, почему система онлайн-регистрации на ваш ежегодный день волонтера не работает, — может быть задачей, которую созрели для делегирования.Эту задачу нужно решать быстро, но для может быть не важно, что вы , в частности, , чтобы копаться в системе и выяснять, что происходит. Вы можете попросить кого-нибудь поработать с вашей ИТ-командой или компанией, которая предоставила платформу регистрации, чтобы выяснить, что происходит, а затем сообщить вам, пока вы занимаетесь другими задачами.

Несмотря на заголовок «делегат» в этом квадранте, могут быть случаи, когда вам придется выполнять срочные, но менее важные задачи.Сюда может входить посещение собрания, на котором требуется ваш опыт, или помощь коллеге. Это нормально — оставить эти задачи в своем списке дел; просто убедитесь, что вы ставите важные и срочные вопросы выше других.

4. Не делайте

Этот квадрант может показаться нелогичным, но он один из самых важных. Если что-то, что вы делаете, не является ни срочным, ни важным, тогда, возможно, вам вообще не стоит этого делать. Технологические отвлекающие факторы, такие как проверка социальных сетей или личной электронной почты, могут принадлежать к этому квадранту.

Как максимально эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра

Когда вы получаете новую задачу, проект или запрос, убедитесь, что вы понимаете уровень срочности или важности. Если что-то непонятно, спросите! Без соответствующей информации вы не сможете правильно использовать матрицу Эйзенхауэра.

После сортировки задач передайте матрицу своему руководителю и посмотрите, согласны ли они с вашей оценкой срочности и важности. Они также могут помочь вам переместить вещи в третий квадрант, если вам сложно понять, какие задачи можно делегировать своим коллегам.

Матрица Эйзенхауэра также может помочь вам сосредоточиться на поиске работы, особенно если вы безработный и пытаетесь структурировать свои дни. Срочными и важными задачами могут быть такие вещи, как завершение письменного теста или ответ на вопрос о назначении информационного собеседования. Затем, в конце дня, вы можете запланировать время, чтобы проверить страницы карьеры организаций, которые вам интересны — что-то важное, но не совсем срочное.

Даже если вы всего лишь оцените срочность и важность задачи перед ее запуском — даже без использования матрицы — вы улучшите свою продуктивность и управление временем.И вам нужно будет поблагодарить президента Эйзенхауэра!

Вам понравился этот пост? Есть еще много всего, откуда это взялось! Подпишитесь здесь для получения обновлений.

Матрица Эйзенхауэра: расставьте приоритеты для своего времени на самом важном

Быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожар и в конце дня не приблизиться к достижению ваших долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в плохой расстановке приоритетов. Люди отдают предпочтение задачам, чувствительным ко времени, по сравнению с любыми другими задачами, независимо от долгосрочных результатов.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным задачам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Разграничивая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самых важных вещах.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить ваше время.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».
— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные задачи, не важные, срочные и несрочные.Он разбивает задачи на четыре блока, которые определяют приоритетность задач, на которых вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие — делегировать или удалить.

Также известная как матрица срочно-важных, она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр расположил свои обязанности так, что на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Тушите пожары весь день, а не сосредотачивайтесь на задачах, которые вы хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что от вашей работы мало пользы
• Долгосрочные цели не достигаются
• Страдают от прокрастинации
• Стараются сказать «нет», когда просят что-то сделать
• Сложно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом Матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и неотложными задачами.

Срочные задачи срочные и требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы должны решить. Сосредоточение внимания на неотложных задачах формирует у вас реактивный образ мышления , который заставляет вас чувствовать себя защищающимся, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствует реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными — но обычно это не так.Сосредоточение внимания на важных задачах формирует у вас отзывчивое мышление, которое поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если отложить важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы ориентируемся на долгосрочную перспективу.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важно и срочно / Do
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / График
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Не важно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы с установленными сроками, например, исправление критической ошибки для вашего инструмента SaaS.

Сначала выполните эти задачи. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Задачи несрочные, но важные

Несрочные, но важные задачи помогут вам достичь цели, а не имеют срочных сроков.

Запланируйте эти задачи, чтобы выполнить их позже.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это «Квадрантом качества ».

Однако большинство людей не проводят здесь достаточно времени, потому что не знают, что для них важно, или потому, что сосредоточены на самых насущных задачах.

3. Срочные и не важные задачи

Задачи, попадающие в этот квадрант, почти всегда отвлекают вас от предпочитаемого вами курса. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Поручите эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над важными для них срочными задачами, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к своим долгосрочным целям.

4. Несрочные и не важные задачи

Эти задачи не являются неотложными и не помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите этих задач из своего расписания.

Расстановка приоритетов для задач

Во-первых, оцените, на какой матрице вы проводите время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент для управления задачами или просто отслеживать свое время с 30-минутными интервалами в электронной таблице.

Через неделю сгруппируйте выполненные задачи в соответствующие квадранты, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Это было срочно для меня?
2. Это было важно для меня?

«Я» здесь является неотъемлемым словом — вы организуете эти задачи, основываясь на своих целях, а не на чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что для вас важнее всего.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете перебалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач в квадранте 1, вам может потребоваться найти способ отстранить себя от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 3, создайте стратегию делегирования, исключения или ограничения времени, которое вы тратите на эти задачи.

Например, объедините эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или поделитесь со своим руководителем, сколько времени вы тратите на служебную работу. Если вы руководитель, сообщите своей команде, что вы будете делегировать им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность.Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в поиск времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приводят ли ваши усилия к тому, чтобы больше времени было проведено в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты смещаются в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты». — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил стараются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но не срочных задач.Включение матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам распланировать свои приоритеты на основе того, что для вас наиболее важно.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как она может помочь в управлении временем?

В своей речи Дуайт Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

34-й президент Соединенных Штатов, который служил генералом в армии, запускал космические программы и отвечал за развитие межгосударственного шоссе, понимал важность эффективного управления временем.Фактически, он разработал целую систему, чтобы уменьшить нагрузку на рабочую нагрузку: матрицу Эйзенхауэра.

Четыре квадранта

Перед лицом растущего выгорания на рабочем месте, с которым сталкиваются почти 23% сотрудников, метод Эйзенхауэра предлагает простую основу, которая помогает людям сбалансировать сумму, которую они несут.

Также называемый матрицей срочно-важных, этот визуальный метод управления временем разбивает задачи на четыре квадранта, чтобы помочь определить порядок выполнения по приоритетам.Поля помечены от одного до четырех, в каждом из которых указано конкретное действие: выполнить, принять решение, делегировать или удалить.

1. Do: срочно и важно (задачи нужно выполнить немедленно).
2. Решите: важно, но не срочно (задачи, которые вы должны расставить по приоритетам и запланировать, чтобы избежать спешки в последнюю минуту).

3. Делегат: срочный, но не важный (срочные, но второстепенные задачи, например встречи, которые мешают важным).

4. Удалить: не срочно и неважно (задачи, которые служат лишь пустой тратой времени и которые можно удалить из списка дел).

Срочно или важно

Срочные задачи требуют срочного выполнения. Это те рабочие места, которые требуют немедленного внимания и включают телефонные звонки, встречи и срочные кризисные ситуации, подпадающие под эту категорию. С другой стороны, важные вопросы имеют первостепенное значение для роста и часто имеют эволюционный характер. Они вносят свой вклад в общую картину, и их часто откладывают, когда на помощь приходят срочные задачи.

Проблема, как вы можете себе представить, в том, что, когда важные задачи отходят на второй план, бизнес может оставаться в застое и не двигаться или развиваться более медленными темпами, чем вам хотелось бы.Это особенно верно в отношении тех важных, но не срочных задач во втором квадранте, которые мы часто упускаем из виду, в то время как задачи в первом и третьем, а часто даже четвертом квадранте имеют приоритет.

Разделение «срочно» и «важно» помогает разделить мысли и принимать решения. Таким образом, матрица Эйзенхауэра позволяет без чувства вины сосредоточить ваше внимание на важных задачах — задачах в первых двух квадрантах — и устранить все, что не способствует вашей роли.

Решая, что важно

Естественно сделать пробел при попытке определить, где все должно поместиться в матрице Эйзенхауэра, особенно когда дело доходит до определения того, что считать «важным». Важно помнить, что срочные задачи важны не только потому, что они срочны.

Лучше всего начать с составления списка дел, который поможет вам визуализировать свои задачи. В конце концов, легче понять масштаб ваших обязательств, когда они записаны на бумаге, а не летают, как мухи в вашей голове.

Следующий шаг — просмотреть список и задать себе два вопроса: будут ли значительными последствия, если эта задача не будет выполнена, и можете ли вы делегировать эту задачу? Иногда срочные задачи заставляют нас ослеплять нас до такой степени, что мы считаем их более важными, чем они есть на самом деле. Если вы можете исключить задачу из своего списка дел, не затрагивая бизнес, сделайте это. Точно так же, если есть возможность передать задачу коллеге, то это может быть не так важно для вас лично.

Когда у вас будет хорошее представление о том, что составляет важную задачу, вы можете начать разделять задачи по срочности. Надеюсь, этот шаг должен быть более понятным, чем предыдущий. Если его нужно завершить сегодня или в ближайшие пару дней, то это срочно. Если вы можете отложить это на потом, то, вероятно, это не так срочно.

После того, как вы настроили матрицу, ваша следующая задача — начать действовать! Вы, вероятно, обнаружите, что ваши приоритеты меняются, что поначалу может показаться немного пугающим.Но цель Матрицы Эйзенхауэра — укрепить инициативу, и со временем она должна стать проще и понятнее.

Использование матрицы срочно-важных для повышения производительности

Когда вы перегружены всем, что вы еще не сделали, , легко перепутать приоритеты. Если кто-то ждет, пока вы выполните задание, вам может показаться, что это самый важный пункт в вашем списке. Однако, если эта задача вторична по сравнению с вашей более важной задачей, возможно, вам лучше отложить ее в своем календаре.Кроме того, наличие 10 дел, которые вы еще не сделали, может быть настолько стрессовым, что они все кажутся одинаково важными. Спокойно просматривая свои дела, вы сможете увидеть их такими, какие они есть. В разобранном виде они будут варьироваться от очень важных и ваших приоритетов номер один до «О, это на самом деле не имеет значения». Матрица срочно-важных задач, также называемая матрицей Эйзенхауэра, — это чрезвычайно простой, но очень полезный инструмент для сортировки ваших задач. Сосредоточьтесь на важном, не отвлекаясь на все остальное.

Что такое матрица срочности и важности?

Матрица срочно-важного — это простая диаграмма, которая разделяет задачи на четыре разные категории. Каждая категория соответствует действию.

1. Срочно и важно — Сделайте сначала
2. Не срочно и важно — Сделать позже / график
3. Срочно и неважно — делегат
4. Не срочно и не важно — исключить

Причина, по которой это называется Матрицей Эйзенхауэра, заключается в том, что президент Эйзенхауэр, известный своей эффективностью, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Вот как выглядит матрица срочного важного значения, если на самом деле ее разложить визуально:

Источник: Conceptboard

Смысл матрицы состоит в том, чтобы лучше расставить приоритеты в том, что необходимо сделать , не беспокоя о том, что вы неправильно выполняете задачи или неправильно распоряжаетесь своим временем. Вы можете использовать его практически для чего угодно, от поручений и уборки дома до управления рабочими проектами и даже всей вашей рутины рабочей недели.Если ресурсы ограничены и вы не можете сделать все это к концу дня (или часа, или недели), матрица срочно важных расскажет вам, на чем вы должны сосредоточиться прямо сейчас — и она сделает это быстро .

И еще одно: матрица срочных важных дел является отличным подспорьем, когда вы погребены под обязанностями, но она также полезна, когда вы пытаетесь упростить рабочий процесс и избавиться от лишнего веса. Вместо того, чтобы повторять движения и тратить время впустую, используйте матрицу время от времени, чтобы оценить , почему вы делаете то, что делаете, на повторении.Я использовал эту матрицу, чтобы делать все: от сокращения утреннего распорядка до решения, от каких клиентов и проектов навсегда отказаться.

Как распределить по категориям ваши текущие дела и рабочие задачи с помощью матрицы срочных и важных задач

Матрица срочно-важных задач проста в использовании, если вы освоите ее, но пока потратьте некоторое время на изучение того, какие типы задач относятся к каждому квадранту.

Срочно и важно: сначала сделай

Сейчас невозможно прожить жизнь без «Срочных и важных» задач.Однако к тому времени, когда они достигли этого квадранта, вы, вероятно, окажетесь в каком-то кризисе или чрезвычайной ситуации — даже если это просто означает долгий рабочий день и отсутствие обещания сна. Это те элементы, которыми вы должны управлять, например, пять минут назад. Если вы и дальше будете оставлять их без присмотра, у вас будут проблемы. Сроки, сбои оборудования или программного обеспечения и жалобы клиентов относятся к категории «Срочные и важные». Например:

• Запланируйте публикации в социальных сетях о распродаже, которая начинается сегодня.
• Исправить статью, так как клиент был недоволен первой отправкой.
• Веб-сайт не работает — свяжитесь с хостом как можно скорее.
• Обратитесь к покупателю, оставившему отрицательный отзыв на Facebook.

В большинстве случаев вы можете видеть, что эти задачи идут. Некоторые из них, вероятно, какое-то время жили в вашем списке «Не срочно и важно», пока не наступил крайний срок. Если это продолжает происходить, выясните, почему вы откладываете на потом определенные задачи, и может ли существовать система, которая не позволит обычным задачам превратиться в «сегодняшний кошмар».Кроме того, хотя вы не всегда можете предсказать чрезвычайные ситуации, вы можете создать планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут произойти, например, сбои веб-сайтов и плохие отзывы.

Не срочно и важно: сделать позже / расписание

Это задачи, которые оставались в вашем списке неделями, месяцами или годами, потому что, хотя они и важны, они никогда не бывают срочными. Ваша жизнь или карьера не развалится, если вы их не сделаете, но вы также не сможете приблизиться к некоторым из своих больших целей.Образование и обучение, процессы обновления и рабочие процессы, налаживание отношений и упреждающее обслуживание попадают в категорию «Не срочно и важно». Например:

• Запишитесь на бесплатный маркетинговый курс от компании X.
• Восстановите домашний бюджет и создайте план экономии.
• Спросите Джона, не хочет ли он выпить кофе во время нашего обеденного перерыва на следующей неделе (и подумайте, как он получил это повышение).
• Пропылесосьте автомобиль и протрите салон.

Видите? Эти задачи определенно улучшили бы вашу жизнь, если бы вы их выполняли, но они не разрушают ее, пока вы этого не сделаете.Вы по-прежнему работаете каждый день, но не повышаете свои навыки. Вы заливаете бензин в машину, когда она заканчивается, но не поддерживаете ее в чистоте. Если в вашей жизни есть области, в которых вы выполняете минимум, а затем отказываетесь от них, возможно, эти задачи были у вас в списке долгое время.

Избавившись от некоторых из этих задач — и начав с одной — вы снимете нагрузку с «срочных и важных» задач. Почему? То, что «важно» и « не срочно» прямо сейчас, может стать срочным, если его не проверять — например, та замена масла, о которой вы знали, что вам нужно месяц назад.Так как это раздел «Сделать позже / Расписание», переместите одну или две задачи из своего списка в свое текущее расписание. Запишите это в свой календарь, установите будильник, возьмите трубку и назначьте встречу и т. Д.

Срочно и не важно: делегат

Скорее всего, эти задачи сведут вас с ума. Они отнимают у вас энергию и время, не принося особой выгоды. Вам может казаться, что эти задачи требуют больше усилий, чем что-либо другое. Методы общения, запросы от других людей и задачи, которые вы выполняете, потому что это всегда то, что вы делали, попадают в категорию «Срочно и неважно».Например:

• Запустите этот еженедельный отчет и добавьте его в файл «Отчеты».
• Ответ на сообщение от рекрутера в LinkedIn.
• Отправьте письмо потенциальному клиенту по электронной почте, чтобы сообщить ему, что я не могу взяться за его проект.
• Обновить таблицу бюджета, указав вчерашние расходы.

Этот квадрант немного сложен. Хотя отдельные задачи могут быть не важны, иногда важна общая картина. Кроме того, на вашем пути могут стоять невысокие задачи, связанные с важными результатами.Например, отслеживание ваших расходов — хороший способ найти место для маневра в вашем бюджете. Однако ежедневное обновление таблицы бюджета с кратким изложением вчерашних расходов — это больше ввод данных, чем урок.

Вы захотите провести время в этом квадранте, задаваясь вопросом, как сделать каждую задачу более эффективной. И после того, как вы превратили задачу в более продуктивную версию самой себя, теперь она находится в другом квадранте. Например, если вы подписались на инструмент бюджета, который упорядочивает ваши расходы после привязки к вашим банковским счетам, вам не придется делать это вручную.Эта задача превращается в «Изучите бюджет, чтобы увидеть, где я могу сократить расходы». Вы можете делать это ежемесячно, а не ежедневно, что переместит его в категорию «Не срочно и важно», которую вы затем можете запланировать на первое число каждого месяца.

Не срочно и не важно: исключить

Задачи, попадающие в эту категорию, не имеют никакой ценности — и у вас нет даже , чтобы их выполнить. Иногда я обнаруживаю, что выполняю эти задачи, когда не хочу начинать свои «срочные и важные» задачи.Внезапно меня заинтересует моя лента в Твиттере больше, чем когда-либо, или я решу, что это идеальное время для систематизации моих уже систематизированных книг.

Электронная почта, без которой вы могли бы полностью жить, чрезмерное использование социальных сетей и непродуктивные рабочие встречи (или даже неважные личные разговоры, как тот спор, который вы продолжаете вести с мамой), попадают в категорию «Не срочно и неважно». Их может даже не быть ни в одном из ваших регулярных списков дел, но если вы задумаетесь над этим, вы можете делать одно и то же снова и снова.Например:

• Вы отправляете 20 рекламных писем каждый день, даже если никогда не совершаете покупки в этих магазинах?
• Получается, что просмотр Твиттера — часть вашей утренней работы, даже если вы никогда не пишете в Твиттере и не участвуете в разговорах?
• У вас есть постоянная встреча с клиентом каждую неделю, даже если ее недостаточно для обсуждения?

Избавьтесь от этого. А если не можете, то выясните, в чем заключается его ценность, придумайте план, как сделать задачу более эффективной, и переместите ее в другой сектор.

Теперь имейте в виду, что некоторые безмозглые задачи могут показаться бесполезными, хотя на самом деле это не так. То, что не имеет ценности для одного человека, может иметь для вас большую ценность, особенно если эта задача заставляет вас чувствовать себя спокойнее, счастливее, вдохновляет и т. Д. Не путайте «задачу» с «досугом». Вам не нужно добавлять к этому списку «послушать подкаст с резюме« Холостяка »», если это то, чем вы занимаетесь в конце дня в качестве удовольствия для себя.

Последние мысли о неотложной важной матрице

Иметь полностью организованный семейный и рабочий календарь — прекрасная мечта, которой вы, вероятно, сможете достичь почти каждый день.Но даже если у вас есть надежный и эффективный распорядок дня, будут дни, когда вы будете тонуть под всем, что нужно сделать прямо в эту минуту . Вместо того, чтобы пытаться стать сверхчеловеком — что никогда не срабатывает и заканчивается только тем, что вы истощаетесь, перекусывая нездоровой пищей и смотря реалити-шоу в 3 часа ночи в качестве реакции на такой сильный стресс (это только я?), Выложите все это в перед вами с помощью матрицы срочно-важных. Когда в сутках не хватает часов — или энергии для прохождения — выясняют, что важно и почему спасает жизнь.

П.С. Очевидно, эту матрицу очень легко нарисовать самостоятельно, но если вы хотите загрузить шаблон, есть множество бесплатных, например, этот с веб-сайта Эйзенхауэра (есть приложение тоже).

Есть ли в вашем списке задач что-то, что вы только знаете, вы можете сделать более эффективным способом? Для этого есть (наверное) приложение. Мы собрали 25 наших любимых приложений для повышения производительности для профессионалов.

Матрица срочно-важных: что это такое и как ее использовать

Матрица срочно-важных: что это такое и как ее использовать

Сколько раз вы сталкивались с проектом, который нужно было выполнить сейчас, как можно скорее или вчера? (Во всяком случае, когда они собираются разобраться во всей этой истории о путешествиях во времени?)

Трудно расставить приоритеты в списке дел, когда кажется, что все дела нужно делать одновременно.Вот тут-то и появляется Матрица срочно-важного. Этот удобный небольшой инструмент помогает вам устанавливать приоритеты, сокращать переключение контекста и, в конечном итоге, стать более эффективным.

Что такое матрица срочности и важности?

Матрица срочно-важного также известна как матрица Эйзенхауэра. Он был создан Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом США, а также генералом армии США и первым верховным главнокомандующим НАТО.

Излишне говорить, что Эйзенхауэр постоянно сталкивался с трудным выбором и конкурирующими приоритетами, поэтому он создал свою теперь известную матрицу, чтобы помочь ему решить, на каких задачах сосредоточиться, в зависимости от их срочности и важности.

>>> СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ КОНКУРСА БЕСПЛАТНЫХ ПРОДАЖ ЗДЕСЬ! <<<

Понимание матрицы срочно-важных

Во-первых, давайте разберемся в значениях слов «срочно» и «важно» в этом контексте.

• Срочно: срочные задачи заставляют нас тормозить все остальное. Они требуют от нас прекратить то, что мы делаем, и сосредоточить все свое внимание на задаче в вопросах.

• Важно: важные задачи приближают нас к достижению общих целей или задач. Как правило, в важные задачи входит много стратегии и планирования.

Матрица «Срочно-важно» использует четырехквадрантную сетку для определения задач по уровню срочности и важности.

Квадрант 1: Сделай (сейчас)

Первый квадрант матрицы срочно-важных — это место, где мы размещаем срочные и важные задачи.Если задача попадает в Квадрант 1, это часто означает, что с ней связаны две вещи:

1. Сроки: это срочная, срочная работа.

2. Последствия: если работа не выполняется, это может стать проблемой.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 1:

Когда у вас слишком много задач, которые попадают в Квадрант 1, это вызывает стресс и выгорание, а также приводит к частому переключению контекста, то есть у вас есть 5 проектов, которые выполнены на 50% и на самом деле, похоже, ничего не вышло за финишную черту. .

Квадрант 2: впишите в календарь

Задачи, попадающие в Квадрант 2, считаются важными, но не срочными. Это означает, что они приблизят вас к конкретной цели или, возможно, помогут выполнить вашу миссию по переигрыванию. Их нужно выполнить, но жестких сроков нет.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 2:

Quadrant 2 — хорошее место, чтобы провести время. Это дает вам возможность контролировать важные задачи, чтобы вы могли опережать игру и сосредоточиться на самом важном — до того, как эти дела станут срочными и перейдут в Квадрант 1 (где вы чувствуете, что тушите пожары налево и направо).

Когда вы работаете в основном в квадранте 2, это означает, что квадрант 1 зарезервирован только для тех неизбежных срочных, важных задач, которые вы не всегда можете предвидеть или планировать.

Это не только делает вас более продуктивным и эффективным; это также помогает вам сохранять ясность мысли и сводит к минимуму необдуманные решения.

Квадрант 3: сдача

Задачи, попадающие в Квадрант 3, являются срочными, но не важными. Другими словами, с ними связаны какие-то крайние сроки или временная чувствительность, но это могут быть несколько тривиальные задачи, которые, если они не будут выполнены, не принесут большого вреда.Как правило, эти задачи не требуют особых размышлений или планирования. Ежедневные перерывы также относятся к этому квадранту.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 3:

• Сообщения в блогах или электронные информационные бюллетени

• «Всплывающие окна» от коллег или сторонних разговоров в Slack

• Незапланированные (или бессмысленные) встречи

• Проверка электронной почты каждый раз, когда вы получаете уведомление

• Покупки продуктов

Когда вы проводите слишком много времени в квадранте 3, вы чувствуете, что находитесь на колесе хомяка.Хотя эти задачи могут быть не такими тревожными, как задачи из квадранта 1, они все же мешают вам чувствовать контроль. Часто, находясь в квадранте 3, вы действительно сосредотачиваетесь на приоритетах других вместо того, чтобы ломать себе голову.

Есть три решения для минимизации времени, которое вы проводите в квадранте 3:

1. Делегат : Поскольку многие задачи здесь не требуют специального набора навыков — их просто нужно выполнить — поделитесь тем, что можете.Конечно, это не означает игнорирование ответственности. Но если вы жертвуете драгоценным временем, которое должно быть потрачено на важные задачи, тогда, возможно, имеет смысл, скажем, привлечь копирайтера, чтобы он выпускал эти сообщения в блоге.

2. Автоматизация : В квадранте 3 могут быть предметы, для которых на самом деле не нужен дополнительный набор рук. Вместо этого может быть способ их автоматизировать. Например: если вы еженедельно работаете в команде 1: 1, используйте программное обеспечение, которое берет на себя повторяющиеся административные задачи и позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

3. Будьте дисциплинированы : Иногда вам просто нужно сказать «нет». В основном это касается тех прерываний, которые кажутся неизбежными (но на самом деле таковыми не являются). Попробуйте отложить уведомления Slack, когда вам нужно работать без лишних хлопот, или предложите превратить ненужную встречу в обмен по электронной почте.

Квадрант 4: мусор

Задачи, которые не являются срочными или важными, попадают в Квадрант 4. Они не чувствительны ко времени, они не приближают вас к вашей цели — и они отнимают часы вашего дня, оставляя вам очень мало выполненного.Итог: черт возьми из квадранта 4.

Примеры задач, которые попадают в Квадрант 4:

• Бесконечная прокрутка в социальных сетях

• Бессмысленный просмотр веб-страниц или покупки в Интернете

• Любые действия, связанные с прокрастинацией

Честно говоря: мы все проводим часть времени в квадранте 4, и это нормально. Бездумная деятельность во время простоя может быть хорошей вещью, позволяя нашему мозгу перезагружаться и перезаряжаться.Это становится проблемой, когда вы проводите здесь слишком много времени — и это заставляет вас пренебрегать срочными, важными или и тем, и другим сразу.

Если вы хотите выйти из квадранта 4, начните думать о том, как вы используете свое время. Попробуйте приложение для управления временем (или просто составьте таблицу), чтобы отслеживать, куда идут часы. Если вы обнаружите, что выполняете много задач по уклонению от проектов (вы знаете, складываете белье вместо того, чтобы готовиться к заседанию совета директоров) — потренируйтесь в самоанализе и постарайтесь понять, что заставляет вас откладывать свои настоящие приоритеты.

Итог: быть преднамеренным

Намерение — вот что лежит в основе матрицы срочности и важности. При правильном использовании он требует от нас вдумчивого и реалистичного подхода к тому, чего мы можем и должны достичь. Это не значит, что вам нужно рвать список дел. Вместо этого начните с матрицы и используйте ее в качестве руководства для определения своих приоритетов, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно, когда это действительно важно.

Матрица срочности / важности: как уменьшить перегруженность и повысить эффективность

Я тренирую молодого лидера, которого я называю «Пионером».
Он прокладывает путь в новом месте для своей строительной компании.Пару недель назад я почувствовал, что он немного расстроен и ошеломлен, поэтому познакомил его с простой, но действенной структурой, которая поможет ему эффективно сосредоточить свое время на самом важном.

Это матрица срочных и важных дел. Впервые он был приписан Дуайту Эйзенхауэру и популяризирован Стивеном Кови в его классической книге Семь навыков очень успешных людей . Он структурирован как матрица два на два.

В этом посте я:

1. Объясню матрицу срочности / важности
2. Обсудите, как «Пионер» использовал ее
3. Изучите, как вы можете использовать ее для уменьшения перегруженности и повышения эффективности

(нажмите изображение для загрузки копии матрицы)

Объяснение матрицы
Раздел для долгосрочных приоритетов предназначен для задач высокой важности, но низкой срочности.Это задачи, которые важны для вашей руководящей роли, но не обязательно являются неотложными. Задачи, которые попадают в раздел критических действий , важны и требуют немедленного внимания, поскольку они имеют как высокую важность, так и срочность.

Ненужные прерывания связи имеют низкую важность и высокую срочность. Эти задачи не имеют большого значения для вашей роли лидера, но другие люди обычно считают их крайне важными. Бесполезные отвлечения — это категория для всего, что не имеет особой важности и срочности.Часто это не оказывает положительного влияния на вашу руководящую роль.

Ваша эффективность как руководителя напрямую зависит от вашей способности успешно управлять своим временем.
Вы должны четко определить, что является важным и срочным, и научить себя тратить примерно 80 процентов своего времени на долгосрочные приоритеты и важные дела. Это сокращает время, затрачиваемое на ненужные перерывы и бесполезные отвлечения. Но сначала вы должны определить свое видение, миссию, роль и ответственность.Теперь, когда я объяснил матрицу, давайте посмотрим, как ее использовал Pioneer.

Видение, миссия, роль и ответственность
Мы с Пионером обсудили его видение и миссию. Его видение состоит в том, чтобы создать строительную отрасль, которая зарабатывает 20 миллионов долларов в год. Его миссия — это то, почему или что им движет. Он хочет, чтобы компания и его семья гордились. Основываясь на его видении и миссии, я спросил его, каковы его роль и обязанности как руководителя этой новой строительной отрасли.Он сузил три области.

• Развивайте отношения и укрепляйте доверие с потенциальными клиентами.
• Конкурсные и земельные работы.
• Стройте прибыльно.

Эти три вещи определили общую картину его руководящей роли и обязанностей. Принимая их во внимание, он наметил свои задачи в актуальной важной матрице.

Он рассказал о том, как пригласить потенциальных клиентов на баскетбольный матч. Это один из способов, который выбрала его компания для развития отношений с людьми.Но не имеет значения, приведет ли он клиента к игре на следующей неделе или даже в следующем месяце, если он сделает это в какой-то момент в будущем. Это пример долгосрочного приоритета, поскольку он важен, но не срочен, но важен.

Он часто встречается с суперинтендантом по поводу того, как продвигается текущая работа. Поскольку эта встреча проводится на регулярной основе и необходима для того, чтобы проект приносил прибыль, это классический пример критической деятельности. Он также работал над заявкой, которая должна была состояться на следующей неделе, — еще одним критически важным мероприятием, имеющим большое значение и срочность.

После того, как мы определили долгосрочные приоритеты и важнейшие виды деятельности, он рассказал мне о некоторых задачах, которые ему поручил корпоративный офис. Они связались с ним и предоставили кучу документов и поручали ему небольшие задачи, такие как вырезание ключей или установка вывески компании на двери. Эти задачи были для них срочными, но маловажными для него, потому что они не подпадали под его роль и обязанности. Это были ненужные перерывы , которые отвлекали его от высочайшего и наилучшего использования своего времени.

Затем мы обсудили бесполезных отвлекающих факторов , которые отвлекали его от сосредоточения на самом важном. Они есть у всех, например, валять дурака в Интернете. Эти отвлекающие факторы не позволяют нам сосредоточиться на самом важном и срочном.

Наконец, давайте рассмотрим, как можно использовать матрицу срочно-важных, чтобы не быть перегруженными и стать более эффективным в качестве лидера.

Определите, что для вас наиболее важно
Уточните свое видение и миссию.Какой вы хотите, чтобы ваша карьера выглядела в ближайшие два-пять лет? Ваше видение будет определять, как вы будете проводить свое время. Это позволит вам эффективно структурировать свою жизнь.

Тогда спросите себя, какой у вас , почему ? Что движет вашим видением и мотивирует вас дисциплинировать себя, чтобы преодолеть проблемы, связанные с достижением вашего видения? Например, миссия пионера или его причина заключалась в том, чтобы гордиться своей компанией и семьей.

Назовите три или четыре элемента общей картины, которые определяют ваш успех
Используйте их, чтобы определить свою роль и ответственность.Эти общие обязанности помогут вам понять, эффективно ли вы используете свое время. Обдумайте инициативы, за которые вы несете ответственность как лидер. Что можешь делать только ты? Сделайте все возможное, чтобы добраться до корня проблемы. Как руководитель строительной компании вы можете многое сделать, но это не значит, что вы должны все это делать.

Например, генеральный директор по строительству должен быть сосредоточен на развитии и углублении отношений с ключевыми клиентами и прямыми подчиненными.Они также должны планировать стратегически, думая о новых рынках, новых возможностях и новых проектах. Им следует подумать о планировании преемственности, даже если они намерены оставаться на этом посту генерального директора еще десять-пятнадцать лет. Эти обязанности и инициативы генерального директора должны определять, как этот генеральный директор тратит свое время и как он выделяет время, чтобы сосредоточиться на этих важных вещах.

Лучшие руководители фанатично тратят время на то, что могут делать только они. Они позволяют своей миссии и видению, роли и ответственности определять, на что они тратят время.

Убедитесь, что элементы общей картины определяют ваши критически важные действия.
Вы должны признать, что некоторые вещи являются срочными и должны быть выполнены прямо сейчас, если они подпадают под вашу сферу ответственности. Например, у вас может быть рабочая прогулка, которую нужно посетить в этот день. Возможно, вам придется напрямую общаться со своим клиентом, чтобы решить проблему, которую не может решить руководитель или руководитель проекта. Только ты можешь это сделать. Это критически важные виды деятельности, имеющие высокую важность и срочность.

Выделите время для долгосрочных приоритетов и критических действий
Возможно, у вас есть руководитель, который вам подчиняется, и вы ходите с ним завтракать ежемесячно. Возможно, вы тратите первые 90 минут своего дня на долгосрочные приоритеты. Тогда вы можете совершенно свободно выделять большую часть своего дня для важных дел. Примите вызов и позвольте себе работать усердно и быстро в течение длительных периодов времени, зная, что вы отложили время для долгосрочных приоритетов позже.

Ненужные прерывания могут убить вашу эффективность.
Они часто по закону важны для других, но не для вас. Например, первопроходцу было приказано вырезать ключи. Это важно и срочно для новых сотрудников, но новичку не стоит тратить на это время. Ему нужно передать эту задачу другим людям. Сосредоточьтесь на сокращении ненужных перерывов.

Прерывания могут показать вам, где ваше лидерство терпит неудачу.
Используйте их, чтобы определить области, которые нуждаются в улучшении. Может быть, вы позволяете отвлекаться, потому что не говорите «нет». Это указывает на то, что вам не хватает для этого дисциплины или смелости. Чтобы свести к минимуму количество отвлекающих факторов и оставаться высокоэффективными, вы должны говорить «нет» людям, которые вас перебивают.

Некоторые перерывы указывают на недостаток обучения. Если кто-то постоянно прерывает вас, чтобы спросить, что ему делать в той или иной ситуации, возможно, вы не обучили его так эффективно, как следовало бы.

В других случаях прерывания возникают из-за отсутствия эффективного делегирования. Возможно, вам нравится быть героем. Или вы перфекционист и не доверяете людям. Вы должны отпустить это и делегировать более мелкие задачи, такие как вырезание ключей, другим.

Иногда люди прерывают вас, потому что вы плохо с ними общались. Возможно, вы заблокировали время, скажем, с 7:30 до 9:00 для важных дел. Сообщите своей команде, что вы будете недоступны в течение этого периода времени, и не должны отвлекаться.Но вы также должны выделить время для людей, которым необходимо обсудить с вами проблемы. Если вы выделите время специально для своих непосредственных подчиненных, вы сможете сократить количество перерывов. Общайтесь с другими. Поделитесь с ними своим календарем. Подойдите и скажите «нет», когда кто-то вас прерывает.

Мы любим удовольствие и ненавидим боль
В результате мы позволяем небольшим отвлечениям появляться в нашей жизни, чтобы попытаться избежать боли, связанной с глубокой или сложной работой. Нашему мозгу нужно время от времени отвлекаться, чтобы отдохнуть от высокоинтенсивных занятий и помочь восстановить разум.Однако вам не нужно слишком много отвлекаться, поэтому тщательно выбирайте удовольствие.

Например, после того, как я потратил время на выполнение очень важной задачи, я делаю себе 10-15-минутный перерыв, чтобы отвлечься. Я помешан на спорте, поэтому найду время, чтобы узнать последние новости о моей команде. Мне нравится видеть, насколько хорошо «Ливерпуль» или «Сорок девяносто девяти» из Сан-Франциско не отнимают слишком много времени от важных дел. Мне не нужно чувствовать себя виноватым, потому что я запланировал для этого время.

Музыка также помогает мне свести к минимуму отвлекающие факторы и сосредоточиться на глубокой работе. Сегодня утром, когда я готовился к записи эпизода подкаста, я слушал отрывок из шестой симфонии Бетховена под названием «« Крестьяне веселятся », ». Это классный маленький трек, и я случайно поставил его на повтор. По мере его продвижения я смог сосредоточиться на подготовке этого подкаста.

Еще одна вещь, которую я сделаю, чтобы избавиться от отвлекающих факторов, — это подумать о физическом месте, где я выполняю глубокую работу. Когда я работаю с клиентами один на один во время инструктажа, я отхожу от компьютера.Я беру ручку и бумагу, чтобы сосредоточиться на том, что говорят клиенты. Тогда меня не будут отвлекать экран компьютера или электронная почта.

Вы также можете избавиться от отвлекающих факторов, отправившись на прогулку во время глубоких размышлений. Возле моего дома есть небольшая 2-мильная петля, и я знаю, что она занимает около 30 минут. Поэтому, когда я иду туда гулять, я не беру с собой часы, телефон или музыку. Я могу ходить, не отвлекаясь, и обдумывать некоторые серьезные проблемы или проблемы.

Слезь с колеса хомяка
Возможно, вы просто измельчитель, постоянно едете и уходите, и вам трудно остановиться, чтобы подумать о том, что срочно и важно.Самые эффективные руководители выделяют время, чтобы подумать о том, что для них срочно и важно, чтобы они могли эффективно использовать свое время. Я призываю вас поступить так же. Найдите время, чтобы заполнить матрицу и сосредоточить свое время.

Расслабленный пионер
Открытие нового офиса — большая проблема для молодого руководителя, которого я тренирую, но после нашего обсуждения матрицы срочности / важности я мог услышать в его голосе, что он получил некоторое понимание и понимание контроля над тем, что он собирался делать со своим временем.У него впереди долгий путь, но я уверен, что он добьется успеха.

Вот как вы можете действовать.

• Определите свое видение, миссию, роль и ответственность.
• Позвольте им четко определить, что для вас важно.