Важно и срочно: Матрица Срочно/Важно: метод Эйзенхауэра

Что важно, а что — срочно?

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

• Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;
• Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;
• Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;
• Важная задача – та, которая влияет на будущее;
• Срочность приоритетнее важности;
• Бывают задачи не срочные и не важные;
• Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Матрица «срочно-важно»

Модуль, позволяющий применить метод «срочно-важно» для ускоренного выполнения дел

Поддерживаемые платформы

Обратите внимание!

Данный плагин будет работать только в Premium-версии программы.

Как это работает

Матрица «срочно-важно» встраивается в интерфейс ЛидерТаска для Windows. Следовательно, работа по технологии «срочно-важно» производится внутри ЛидерТаска.

Для кого будет полезно

Модуль будет полезен для всех, кто имеет большой список неразобранных дел. Если число задач в списке остаётся неизменным или растёт, даже не смотря на то, что вы регулярно вычёркиваете завершённые дела, – это повод задуматься о повышении продуктивности. Метод «срочно-важно» поможет вам разобраться с горой дел максимально быстро.

Видеообзор

Возможности

• Распределение задач по четырём квадрантам
• Распределение задач по дням
• Поручение задач
• Присвоение статуса «Задача отменена»

Новые версии

Новые версии программы «Матрица «срочно-важно» вы получите бесплатно!

Покупка для нескольких человек

Если вы хотите, чтобы ваши коллеги и подчинённые тоже использовали Матрицу «срочно-важно», – купите лицензию для нужного количества пользователей.

Оплатить можно карточкой, электронными деньгами, наличными через терминал или салон связи, а также по безналичному расчёту. Чтобы запросить счёт на оплату, свяжитесь с нами.

Программы маркета не синхронизируются между устройствами.

Информация хранится только на одном устройстве.

не важно и срочно . Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента

Прежде чем решить, как поступать с этими делами, неплохо бы задуматься: а как вообще у конкретного дела может возникнуть подобное сочетание признаков – не важно и срочно? На семинарах я обычно задаю этот вопрос, переставляя порядок следования критериев: срочно и при этом не важно. Вопрос всегда вызывает у слушателей заминку, вызванную одной особенностью нашего восприятия, которую мы уже разбирали выше (все срочное непременно представляется нам важным) и которая мешает нам представить себе ситуации, в которых срочные дела могли бы быть не важными. Поэтому я и рекомендовал избавиться от шаблона «срочно = важно» в первую очередь.

Именно эта категория дел туманнее всего описана в различных источниках, так или иначе использующих матрицу Эйзенхауэра. Я считаю не важным и срочным дело, не соответствующее ни одному из описанных выше признаков важности и при этом по какой-то причине имеющее срок, заставляющий нас приступить к делу прямо сейчас. Эта срочность может быть ничем не обоснованной и при этом формулироваться в жестких выражениях, которые очень любят употреблять многие недостаточно профессиональные руководители и коллеги: срочно, очень срочно, немедленно, нужно было еще вчера.

Как же поступать с теми делами, в которых признаков важности не обнаружено, а есть только признак срочности? Я предлагаю два подхода.

Подход первый: делегируем такое дело кому-либо из подчиненных. Вопрос: с каким приоритетом? Некоторые источники рекомендуют ставить высокий приоритет: мол, раз руководитель поручает, значит, это очень важно. Но попробуйте поставить себя в такой ситуации на место подчиненного: вы бы наверняка прекрасно поняли, насколько действительно важна порученная вам работа, чтобы ни говорил об этом ваш босс. Разве вас мотивировала бы попытка руководителя «надувать щеки» и преувеличивать истинное значение работы (вероятно, в надежде повысить вашу старательность)? Наверное, вам бы это не понравилось, поэтому, на мой взгляд, и не стоит использовать такой подход.

Возможно, вы опасаетесь: если не обозначить высокую важность дела, оно может быть вообще не выполнено. Но почему? Давайте просто скажем сотруднику что-нибудь вроде «Эта работа не имеет большой важности, но по таким-то причинам ее лучше сделать. В какие сроки – без нарушения существующих планов и приоритетов – это возможно?» А если подчиненный нарушит названные сроки? Это тоже не всегда плохо. Вопрос в том, по какой причине это произойдет. Если появятся дела более важные – так и правильно. Подчиненный проинформирует вас о конфликте приоритетов и, возможно, вы разрешите ему перенести ранее запланированную работу. Именно такой алгоритм действий уместен, если вы не предоставили подчиненному полномочия самостоятельно переустанавливать приоритеты в случае их конфликта.

А если подчиненный просто будет «динамить» эту работу? Этот вопрос нужно решать уже не только с помощью компетенции «управленческое планирование», а применять еще и компетенции «управление властью», «регламентирование» и «наказание». Поэтому вместо постоянного запугивания важностью надо формировать правильные подходы к координированию в процессе работы. Не стоит заваливать подчиненных потоком не важных дел и уж тем более не стоит выдавать их за важные. Лучше, если у вас и ваших сотрудников будет единое понимание приоритетов, тогда вместо безнадежной идеи «нужно сделать все, а как сделать – ваше дело» будет выполнено то, что нужно, как нужно и когда нужно. А если работа не важная, то ничего плохого при ее невыполнении не произойдет, и ничего хорошего мы тоже не упустим.

Подход второй: делаем сами, если находится свободное время. Дело в том, что не всегда даже не важную работу можно поручить подчиненному. Есть разовые работы, для выполнения которых необходима совокупность знаний и опыта, отсутствующая у подчиненных. Выполнить работу можете только вы, обучать же этому подчиненного просто бессмысленно. Поэтому так: есть свободное время – делаем. Нет – и черт с ним. Да, все выполнить невозможно в принципе, что-нибудь всегда будет оставаться в очереди, так пусть это будут дела категории С, не важные и срочные. Но ведь они срочные! Да. Но это не важно.

Лирическое отступление. На мой взгляд, руководитель должен быть немножко ленив и обладать легким пофигизмом. Только не стоит это полезное, в общем, качество, путать с тяжелым разгильдяйством. Да, именно легкий пофигизм вкупе с технологией хаос-менеджмента позволит нам легко, без тяжких угрызений совести отнестись к тому, что часть работ, возможно, вообще не будет выполнена. Надо уметь отказываться от не важных дел, даже если их и можно быстро сделать. Это намного правильнее и лучше, чем бессмысленные по самой сути попытки «сделать все», в итоге оборачивающиеся невыполнением дел категорий А и В, на которые почему-то (мы-то с вами знаем, почему) не хватило времени.

Хронофаг «срочно» вместо «важно»

ПОЧЕМУ РУКОВОДИТЕЛЬ МОЖЕТ БЫТЬ СКЛОНЕН К ТАКОМУ ВЫБОРУ? Продолжение

• Мелкие дела не требуют напряжения. Для того чтобы их перемалывать, не нужно включать голову. Принятие важных решений и выполнение сложных дел требуют более высоких затрат энергии, поэтому те участки мозга, которые отвечают за «экономичность» нашего функционирования — а такие есть, — направляют наше внимание на мелочи. Важные и потому энергозатратные задачи уводят за пределы фокуса.
• Гарантированная радость побед. Человек испытывает удовольствие от завершенных дел. Преодолев сложности, даже иллюзорные или маленькие, он чувствует себя победителем.

Для выполнения даже части большого дела нужно много времени. За день вы сможете «съесть» три-четыре таких фрагмента, в итоге — весь день напряженно работали, устали, а радоваться нечему, так как задачи по-прежнему висят и результатов не видно. А сколько мелких дел вы можете переделать? Несколько десятков? Представляете, сколько удовольствия вы получите?

• Синдром Белого Кролика. Персонаж книги Льюиса Кэрролла «Алиса в Стране чудес» Белый Кролик на бегу приговаривал: «Ах, мои усики, ах, мои ушки, как же я опаздываю!» Неорганизованный руководитель не умеет, да и не пытается обеспечить себе обзор своих обязательств.

Для чего нам нужна такая возможность? Благодаря ей мы можем не только все увидеть, но и ничего не упустить, провести объективный сравнительный анализ приоритетов и оценить свои ресурсы времени.

Без этого человек, интуитивно ощущая груз обязательств и не имея возможности его оценить и распределить, испытывает два постоянных страха: опоздать и что-нибудь упустить.

Чтобы заглушить эти страхи, он в порыве так называемой стрессорной активности пытается уменьшить количество дел. Именно количество. Но в состоянии стресса невозможно решать сложные задачи. Лучше всего для этого подходят маленькие дела, которые можно выполнить без включения головы, за счет простых алгоритмов. По сути это похоже на то, когда человек, нервничая, теребит пуговицу, щелкает кнопкой ручки или стучит пальцами по столу. В итоге — стресс снимается за счет мелких дел.

• Стремление «сделать побольше». Руководитель — обычно человек старательный и ответственный. Поэтому, приходя на работу, он ставит себе задачу сделать как можно больше. Намерение вроде бы позитивное.

Одна из проблем функционирования нашего мозга в том, что он старается как можно лучше выполнить те задачи, которые мы ему ставим, но не всегда склонен перед выполнением задавать нам вопросы: а точно ли нам нужно именно это, и если «да», то зачем? Он просто выполняет то, что мы просим.

На этот же подход — сделать побольше — работает и один из законов диалектики: о переходе количества в качество. Но мне кажется, что этот закон, во-первых, толкуется слишком упрощенно, во-вторых — имеет ограничения «по территории».

Впрочем, это справедливо для любых законов. К примеру, закон Ома для участка цепи не действует в гидравлике. Так вот, рискну предположить, что большое количество маленьких дел не обязательно доведут до нужных результатов. Поэтому путь к успеху лежит не через количество сделанного, а через качество выбора: что и когда делать, а чего не стоит касаться.

• Желание «сделать все». Его можно рассматривать как некий апофеоз предыдущего пункта, но мотивы чуть отличаются. Руководителю, конечно, хочется, чтобы дел больше не осталось и он ушел домой с легким сердцем.

К чему приводит такой настрой? Допуская с вечера, что завтра, или, придя на работу, что сегодня наконец удастся сделать все, человек не проводит сравнительный анализ текущих дел и не расставляет приоритетов на выбранный период. Может быть, даже не только на день, но и на неделю.

Действительно, а зачем это делать? Если я собираюсь успеть все, то и расстановка приоритетов, и выбор последовательности выполнения дел выглядят лишним действием. Зачем тратить на это время, не лучше ли потратить время на решение вопросов?

• Иллюзия «переход количества в качество». Так гласит один из законов диалектики. Но любой закон действует на ограниченной территории. Руководителю кажется, что большое количество дел в итоге непременно обеспечит успех. Однако это иллюзия; нужный результат возникнет при правильном выполнении нужного набора дел, что ни-как нельзя заменить их количеством.

Все эти естественные, без иронии, управленческие ошибки и приводят к тому, что руководитель загружен (на самом деле он себя загружает сам) текучкой.

Естественными эти ошибки можно назвать потому, что человек следует по пути наименьшего сопротивления и дает себе неверные по сути, но кажущиеся позитивными — «Я должен стараться сделать побольше» — установки. При этом он же сетует, что на действительно важные дела времени и не остается.

Причина же вовсе не в нехватке времени, а в неправильной расстановке приоритетов при выборе дел. А в результате — массивы незавершенной вовремя работы, падение дисциплины, зря потраченное время и гнетущее чувство вины.

Коллеги, рекомендации, как поступать, рассмотрим завтра.

Важно и срочно • Стикеры для планирования, планнеры, ежедневники, сменные блоки

Отображение 1–40 из 44

• Прозрачные иконки “Делай день” №174, 10х8,5 см

  47 
  В корзину

• Прозрачные иллюстрации “Делай день” №25, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Прозрачные иконки “Делай день” №164, 10х8,5 см

  47 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №99, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №95, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №85, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №80, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №79, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №76, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-иконки “Делай день” №152, 10х8,5 см

  45 
  В корзину

• Прозрачные иллюстрации “Делай день” №11, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Прозрачные иконки “Делай день” №102, 10х8,5 см

  47 
  В корзину

• Прозрачные стикеры “Делай день” №55, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Прозрачные надписи “Делай день” №7–1, 10х8,5 см

  44 
  В корзину

• Прозрачные надписи “Делай день” №6–1, 10х8,5 см

  44 
  Скоро будет

• Прозрачные надписи “Делай день” №5–1, 10х8,5 см

  44 
  Скоро будет

• Прозрачные иконки “Делай день” №74, 10х8,5 см

  47 
  В корзину

• Стикеры для записей “Делай день” №60, 10х15 см

  77 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №33, 10х7,5 см (Важно)

  39 
  В корзину

• Прозрачные ярлычки “Делай день” №38, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Прозрачные ярлычки “Делай день” №16, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Прозрачные ярлычки “Делай день” №3, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-иконки “Делай день” №57, 10х8,5 см

  45 
  В корзину

• Стикеры-иконки “Делай день” №39, 10х8,5 см

  45 
  В корзину

• Стикеры-иконки “Делай день” №23, 10х8,5 см (внимание)

  45 
  В корзину

• Стикеры-иконки “Делай день” №18, 10х8,5 см (приоритетное дело)

  45 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №15–2, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №15–1, 10х7,5 см

  39 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №11–2, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №11–1, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №10–2, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №10–1, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №9–2, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Стикеры-ярлычки “Делай день” №9–1, 10х15 см

  67 
  В корзину

• Прозрачные стикеры “Делай день” №10, 10х21 см

  94 
  В корзину

• Прозрачные стикеры “Делай день” №9, 10х21 см

  94 
  В корзину

• Стикеры с фразами “Делай день” №12, 11х21 см

  94 
  В корзину

• Стикеры с фразами “Делай день” №11, 11х21 см

  94 
  В корзину

• Прозрачные стикеры “Делай день” №2, 10х21 см

  94 
  В корзину

• Фигурные стикеры “Делай день” №1, 10х21 см

  70 
  Скоро будет

Отображение 1–40 из 44

Важно, срочно, суперсрочно: как не теряться в потоке задач и все успевать на работе

Рабочий день большинства людей напоминает советскую электронную игру, где волк ловит в корзину падающие со всех сторон яйца. Это бесконечный поток задач, встреч и сообщений — срочных и очень срочных, важных и суперважных. Как только вы выстроите простую систему повседневного управления задачами и календарем, пользы от ваших действий станет больше, а броуновского движения, съедающего батарейку, — меньше.

«Помидорный бюджет»

Первый шаг — формирование общей структуры вашего дня и недели. Для примера возьмем стандартный 8-часовой рабочий день с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Бюджет рабочего времени я предпочитаю измерять не в часах, а в «помидорках». Pomodoro — это, пожалуй, самая простая и действенная техника повышения личной эффективности. Рабочий процесс делится на блоки сфокусированной работы длительностью 25 минут с обязательным 5-минутным перерывом.

Можно назвать сотни исследований, подтверждающих эффективность этой методики, а можно просто попробовать применить ее на практике. 

Поставьте таймер на 25 минут и приступайте к выполнению задачи. Когда время закончится, отдохните 5 минут. Сделайте четыре подхода. Вы удивитесь, сколько задач вы успеете выполнить за два часа.

Обратный отсчет времени и тикающий таймер мобилизуют внимание, а гарантированный отдых и небольшой объем задачи снимают нервозность и снижают когнитивную скуку (наш директор, префронтальная кора, не любит долго выполнять однообразные задачи).

Мелкие задачи, на выполнение которых уходит 5-10 минут, удобно группировать в одну помидорку, а крупные проекты нужно разбивать на несколько блоков по 25 минут.

Последнее, кстати, здорово помогает поддерживать уровень «бонусных» нейромедиаторов. Начало каждого рабочего интервала сопровождается всплеском дофаминовой мотивации и завершается серотониновой наградой.

Перерыв между помидорками обязателен. Сфокусированная работа должна сопровождаться отдыхом.

Во время пятиминутного перерыва заварите чашечку душистого чая или съешьте горсть ягод, разомните мышцы или пройдитесь по офису. В 40-часовую рабочую неделю помещается 80 помидорок (8 часов = 16 помидорок в день). Это и есть ваш «помидорный бюджет» на неделю. Давайте разберем, как грамотно его инвестировать.

Unsplash

Приоритетные и рутинные задачи на день

Утренние часы и первые восемь помидорок моего дневного рациона я выделяю на решение приоритетных задач. Это идеальное время для проработки новых идей, анализа сложных ситуаций, принятия важных решений. Чтобы выявить тренды в сфере личной эффективности своих сотрудников, компания Redbooth проанализировала 28 млн (!) задач, выполненных пользователями платформы. Результаты, полученные эмпирическим путем, совпали с выводами нейрофизиологов, которые утверждают, что пик продуктивности приходится на период через 2-4 часа после пробуждения.

Я не трачу это золотое время на разбор почты, рутинные звонки, встречи и бумажную работу, не требующую серьезной когнитивной нагрузки.

Все задачи «второй величины» я выполняю после обеда. Планируя рабочий день, я учитываю длительность выполнения задачи в помидорках.

Из 16 ежедневных помидорок я планирую только 12, а четыре оставляю свободными на случай, если решение какого-то вопроса займет больше времени или возникнет внеплановая задача. Выделение 25% буферного времени (по часу до и после обеда) — это спасение от цейтнота и паники, которые возникают при «наползании» одной задачи на другую.

Кроме стандартных 25-минутных блоков помидорок можно использовать двойные или тройные помидорки. Например, двойная помидорка — это 60 минут: 50 минут работы и 10 минут отдыха.

Не стоит начинать с больших помидорок! Сначала приучите себя к маленьким.

Если вы без проблем удерживаете внимание на одной задаче в течение 25 минут, плавно увеличивайте размер блоков. При этом двойные и тройные помидорки лучше работают в первой половине дня, когда концентрация внимания на максимуме. Использовать их целесообразно для решения комплексных задач, требующих глубокого погружения. Над задачами средней сложности или крупными рутинными проектами я советую работать стандартными блоками по 25 минут.

Фиксирование входящих задач

Главное правило в работе с задачами — не держать их в голове. Если в архивном отделе (долговременной памяти) трудится много сотрудников и на полках достаточно пространства для хранения документов, то в кратковременной памяти места куда меньше. Не тратьте ограниченный ресурс директора для таких мелочей. Делегируйте хранение задач планировщику. Списки дел можно вести на бумаге, но я настоятельно рекомендую электронный формат. В этом случае:

• задачи никогда не потеряются и синхронизируются сразу на всех устройствах. Вы можете фиксировать их на телефоне, планшете или ноутбуке;
• можно надиктовывать задачи на ходу с помощью функции распознавания голоса, доступной на большинстве смартфонов;
• даже если телефона нет под рукой (что в ряде случаев полезно для продуктивной работы и отдыха), вы можете внести задачу в список с помощью умных часов.

Важно фиксировать задачи строго в одном месте. Если одна часть дел записана в ежедневнике, другая — на листиках, а третья — в приложении на телефоне, то толку от такой системы не будет. Еще раз повторю: все задачи — в одном месте. Это место называется «Входящие».

На этапе внесения задач в список не нужно их сортировать, категоризировать, раскладывать по папкам, планировать на какой-то день. Просто выгружайте их из мозга, не обрабатывая:

• идете по магазину и вспомнили, что нужно купить своей половинке подарок на День рождения, — запишите задачу в список;
• едете в машине, и пришла идея нового маркетингового исследования для клиента — надиктуйте ее, чтобы не забыть;
• во время разговора с командой выявилась задача, которую вы должны проконтролировать, — внесите ее в список.

Ключевое правило: делать это сразу, не откладывая. Удерживать задачу в оперативной памяти — это как оставить включенным фонарик на телефоне: батарейка сядет и на выполнение важных дел ментальной энергии не останется.

Unsplash

Обработка электронной почты и сообщений

Когда вы проверяете почту и рабочие мессенджеры?

• Когда выдается свободная минутка.
•  Как только всплывает уведомление.

Правильного варианта тут нет. И то и другое неэффективно. В ходе опроса более 500 работников интеллектуального труда в США, проведенного компанией RescueTime, 9 из 10 респондентов признались, что не контролируют свой рабочий день. 

Отсутствие контроля над происходящим — угроза для миндалины, отдела безопасности, со всеми вытекающими последствиями: выгоранием, нарушением сна и памяти, снижением способности приоритизировать.

 Разумеется, контролировать все невозможно, но есть вещи, на которые вы можете повлиять. Первое, что можно сделать, — выставить щит, который укроет вас от бомбардировки входящих сообщений. Этот щит — волшебная кнопка «Не беспокоить» в настройках телефона. Проверять почту и рабочие мессенджеры следует по расписанию, а не когда придется.

В зависимости от характера вашей работы вы можете делать это пару раз в день или каждые полтора часа — но не постоянно. Вашему директору, префронтальной коре, нужно время на концентрацию. Если дверь его офиса слетает с петель от нескончаемого потока визитеров, работать ему некогда.

Думаю, у вас такое было: безумная неделя, куча беготни…А потом смотришь на реально проделанную работу и понимаешь, что все это — мышиная возня.

Время работы и время обработки новых задач должно быть разграничено. Вам нужно определить, когда и как долго вы будете обрабатывать входящие сообщения.

Я рекомендую выделить на это 25 минут до обеда (сразу после выполнения приоритетных задач) и 25 минут в конце рабочего дня. Это время можно сразу зафиксировать в календаре.

Если для выполнения приоритетных задач вам необходимо проверить входящие сообщения утром, можно устроить 15-минутную сессию сканирования (не обработки!) почты и мессенджеров. Не открывайте все письма, а только те, которые имеют отношение к приоритетным задачам. Обработку остальных писем оставьте до обеда.

Фото на обложке: Shutterstock/ViDI Studio

Матрица Эйзенхауэра -«Важно — Неважно» «Срочно — не Срочно»

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм, интернет. Ваш выбор?

Вывод: как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Разница между срочными и важными задачами

В тот момент, когда вы ищете в Интернете разницу между срочными и важными задачами, результаты с матрицей управления временем Эйзенхауэра заполняют ваш экран. Для людей, которые не знают, как это выглядит, это матрица 2X2, как показано ниже.

Итак, в этой матрице 4 основных области. Матрица помогает разделить задачи на 4 категории —

‍

1. Срочные и важные задачи
2. Срочные, но не важные задачи
3. Несрочные и не важные задачи
4. Несрочные, но важные задачи

‍

Понимание взаимосвязи между HR и разделения между важными задачами и срочными задачами

‍

Итак, почему мы пишем блог о разнице между срочными и важными задачами? И как это связано с HR? Что ж, вам повезло, у нас есть 3 причины.

Во-первых, приоритетные задачи назначаются в зависимости от уровня важности и срочности, которые они представляют. Оба эти фактора играют важную роль в решениях, принимаемых в организации. Понимание корреляции между этими переменными и разделение задач на их основе повысит производительность.

Во-вторых, понимание того, как соотносятся важность и срочность, поможет вам определить порядок выполнения всех поставленных задач. Вы можете установить четкий график завершения каждой задачи в зависимости от квадранта, к которому она относится.

Наконец, каждый эффективный менеджер должен назначать задачи своей команде в соответствии с сильными сторонами и индивидуальными способностями каждого члена команды. Такое разделение задач помогает менеджерам повысить продуктивность своих команд и более эффективно использовать имеющееся время. Это также позволяет команде предвидеть проблемы и соответствующим образом подготовиться.

Когда вы разделяете свои задачи с помощью матрицы управления временем, вы получаете больший контроль над своим подходом, процессом, а также прогрессом. От менеджеров ожидают мышления о будущем, понимание приоритета будет определять разницу между хорошим и великим менеджером.Такой способ расстановки приоритетов поможет вам улучшить свою работу и жизнь в целом.

‍

Текущий сценарий HR и приоритета

‍

Давайте просто погрузимся в него без каких-либо дополнительных построений. Обычно большинство сотрудников склонны определять приоритеты задач, используя только параметр срочности. Здесь они застревают, это почти как если бы вы застряли с кредитной картой с высокими процентами. Вы продолжаете работать, чтобы погасить растущие проценты, но так и не смогли бы прояснить принцип.Даже когда вы работаете до мозга костей, вы вряд ли оставите вмятину.

Некоторые задачи и срочные, и важные, хотя их и не так много, они все же существуют. Под эту категорию подпадают такие задачи, как ответ на звонки клиентов, обслуживание клиентов или решение неотложных проблем с персоналом. Эти задачи могут немедленно повлиять на ваш бизнес, если о них не позаботиться по мере их появления.

В других случаях, когда вы работаете в более крупном масштабе с большим количеством команд, сотрудничество является неотъемлемой частью вашей повседневной работы.Это когда вы неохотно выполняете задачи, которым присвоили другое значение приоритета. Иногда вам может потребоваться выполнить задачу для коллеги, которая обычно не находится в верхней части вашего списка, но помечена как срочная.

Эти срочные, но не очень важные задачи только помогают истощить ваше время и силы. Они отвлекают вас от вещей, которые важны, но не обязательно срочны. Например, вы можете застрять, помогая коллеге с чем-то второстепенным, пока вы, возможно, составляли и просматривали лучший бизнес-план.

‍

Планирование срочных и важных задач для успеха HR

‍

Существует прямая взаимосвязь между тем, как бизнес и организации управляют своими людьми и политиками. Он определяет, что это значит для их индивидуального и коллективного успеха. Большинство HR-отделов эффективно обрабатывают HR-деятельность, такую ​​как набор персонала, планирование отпусков, решение неотложных кадровых проблем и т. Д., С использованием новейших HR-технологий.

Однако многие другие важные кадровые задачи подпадают под категорию важных, но не срочных задач.Это сказывается на отделе кадров, потому что он занят повседневными делами и не может уделять важным задачам должного внимания.

К счастью, задачи, попадающие в важный, но не срочный сектор, часто повышают ценность вашей работы. Это может быть отличительным фактором между вами и конкурентом. То, что вы расставляете по приоритетам и как вы управляете своими людьми, может иметь решающее значение и дать вашему бизнесу преимущество перед конкурентами.

‍

Заключение

‍

В заключение, не существует реальной линии, объясняющей разницу между срочными и важными задачами. Именно вы должны принимать решения, сосредоточиваться на важных для вас вещах и уделять им время, которого они заслуживают. Хотя это может не быть критически важным, в интересах вашего будущего успеха изучите и используйте матрицу управления временем в своих интересах. Если вы специалист в области управления персоналом, существует множество отличных программных платформ, которые помогут вам спланировать и реализовать задачи для более эффективного управления временем и ресурсами.

Краткое введение в матрицу решений Эйзенхауэра: срочно и важно | Павел Ку | Hygger.io

Неправильная расстановка приоритетов может привести к полному истощению энергии. Это случается, когда вы чувствуете, что все свое время тратите на преодоление кризисов. Страдает производительность.

Возможно, вы путаете срочное с важным.

Этот пост описывает принципы, которыми руководствовался великий генерал и президент Дуайт Д. Эйзенхауэр на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры.Здесь мы также пытаемся осознать, как добиться реального прогресса в своей жизни, различая срочные и важные задачи.

• Срочный компонент означает, что задача требует немедленного внимания. Срочные задачи переводят менеджеров в реактивный режим. И это может быть отмечено негативным, оборонительным, поспешным и узконаправленным мышлением.
• Важный компонент означает, что задачи — это вещи, которые способствуют достижению ценности, долгосрочной миссии и целей. Важные задачи тоже могут быть срочными.Сосредоточившись на важных задачах, мы работаем в оперативном режиме, что помогает нам оставаться рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это различие довольно интуитивно понятно. Однако большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные дела также важны.

Средства массовой информации и современные технологии постоянно предоставляют нам информацию, столь же актуальную и актуальную. В этой среде легко упустить из виду различие между действительно важным и просто срочным.

Фактически, последствия этой слепоты приоритетов могут быть как личными, так и социальными.

Сила матрицы решений Эйзенхауэра

Стивен Кови был первым, кто популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Автор создал матрицу решений, которая призвана помочь людям различать, что важно, а что не важно / что срочно, а что нет.

Матрица включает квадрат с 4 квадрантами :

1. Срочно / Важно
2. Не Срочно / Важно
3. Срочно / Не важно
4. Не Срочно / Не важно

Итак, давайте подробно рассмотрим каждый квадрант и понять, на какой из них следует проводить большую часть времени, чтобы улучшить жизнь 🙂

Квадрант 1.Срочные и важные

Задачи в квадранте 1 срочны и важны. Они требуют немедленного внимания. Здесь вы обычно видите кризисы, проблемы или сроки. Вот несколько примеров: крайний срок уплаты налогов, неожиданные электронные письма, требующие немедленного ответа, крайний срок подачи документов, сердечный приступ, автокатастрофа, домашние дела и т. Д. И т. Д.

При небольшом планировании многие из этих задач можно сделать более эффективными или даже полностью исключить их.

Хотя мы никогда не сможем полностью устранить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проводя больше времени в квадранте 2.

Квадрант 2. Не срочно, но важно

Задачи в Квадранте 2 не имеют срочных сроков, однако они помогают вам достичь важных личных и деловых целей.

Эти задачи обычно связаны с укреплением отношений, планированием будущего и улучшением ваших навыков. Что это за задачи? Возможные примеры:

• Учеба
• Ежемесячное планирование
• Долгосрочное планирование
• Чтение профессиональных книг
• Семейное время
• Занятия на занятиях по улучшению вашего иностранного языка
• Проведите время с хобби
• Техническое обслуживание автомобилей и т. Д. на.

Большую часть времени мы должны уделять задачам второго квартала, поскольку они приносят нам счастье и успех.

Увы, есть некоторые проблемы, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в эти задачи:

• Если вы не знаете, какие ценности и цели важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить ваше время для достижения этих целей.
• Все мы склонны сосредотачиваться на том, что сейчас наиболее актуально. Трудно получить мотивацию что-то делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок.В этом случае необходимо активно развивать силу воли и самодисциплину.

Задачи второго квартала не требуют нашего внимания, и мы обычно постоянно держим их в стороне, говоря: «Когда-нибудь я займусь этими делами». Но «когда-нибудь» никогда не наступит, потому что вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас.

Квадрант 3. Срочно и неважно

Эти действия требуют вашего внимания прямо сейчас (срочно), но не помогают в достижении ваших целей (не важно).

Большинство из них — это прерывания со стороны других людей: электронные письма и сообщения, телефонные звонки, просьба от вашего бывшего члена команды помочь с предоставлением рекомендательного письма и т. Д.

Многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала.

Эти задачи обычно осязаемы; их выполнение дает вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-либо из вашего списка.

Они могут быть важны для других и не важны для вас. Что делать? Просто постарайтесь быть более напористым и начните твердо отказываться от большинства запросов Q3.

Квадрант 4. Не срочно и неважно

В этом квадранте объединены несрочные и неважные действия. Задачи здесь несложные и не помогают в достижении ваших долгосрочных целей. В первую очередь это отвлекающие факторы:

• Игра в видеоигры или просмотр телевизора
• Серфинг в Интернете без цели
• Прокрутка социальных сетей
• Создание селфи
• Азартные игры и т.д. твоя жизнь.После напряженного дня вам обязательно нужно будет поискать в Интернете или посмотреть любимое телешоу.

  Просто попробуйте потратить на них очень ограниченное количество времени, и у вас все получится.

  Больше времени на важные задачи — это решение

  Поскольку популярность управления продуктом постоянно растет, а менеджеры по продукту развивают свои навыки, способность различать то, что срочно, а что действительно важно, станет одним из самых важных навыков .

  Примените матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов своей жизни, и вы быстро увидите результаты. Такие профессиональные инструменты PM, как Hygger.io , могут предоставить вам матрицу 2×2 для расстановки приоритетов, где вы можете установить параметры срочности и важности и работать с этим инструментом.

  Использование матрицы поможет вам подумать о том, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

  Что вы думаете о модели Срочно / Важно?

  Что такое коробка Эйзенхауэра? (В чем разница между важными и неотложными задачами?) | Новости

  Каждый день у нас есть много дел в нашем списке, поэтому может быть сложно решить, какие задачи выполнить в первую очередь. Когда вам нужно решить, какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие можно подождать, одна из наиболее часто используемых стратегий — это ящик Эйзенхауэра как мощный инструмент для управления временем и повышения эффективности.

  Что такое ящик Эйзенхауэра? Ящик Эйзенхауэра или Матрица срочно-важных помогает определить, какие из задач должны быть приоритетными в зависимости от их важности и срочности, а какие задачи можно делегировать или не выполнять вовсе. Eisenhower Box — простой инструмент для принятия решений и повышения производительности.

  Название этой коробки происходит от ее изобретателя Дуайта Д. Эйзенхауэра, который был 34-м президентом США. Прежде чем стать президентом, во время Второй мировой войны он был Верховным главнокомандующим союзными войсками, а позже — Верховным главнокомандующим НАТО.

  На протяжении своей карьеры ему приходилось принимать множество сложных и важных решений. Поэтому он задумался, на какой из задач сосредоточиться на день.

  Если перед ним стояли не менее важные задачи, он спрашивал себя, нужны ли определенные задачи его личный подход или они могут быть выполнены кем-то другим. Если последнее было так, то он считал, что задача больше не важна. Кроме того, если неотложные дела могут подождать до следующего дня, они больше не являются срочными.

  Этот метод управления временем считается эффективным инструментом повышения ежедневной продуктивности.

  Как пользоваться ящиком Эйзенхауэра?

  Ящик Эйзенхауэра состоит из четырех квадрантов: «Сделай первым» (важно / срочно), «График» (важно — не срочно), «Делегируй» (не важно — срочно) и «Исключить» (не важно — не срочно).

  На первый взгляд может показаться, что каждую задачу можно выполнить в течение одного дня, но когда вы определите, какая задача принадлежит какому квадранту, будет намного проще определить приоритетные задачи, задачи, которые можно запланировать, делегировать или полностью игнорируется.

  Первый квадрант — сделать первый

  Первый квадрант содержит задачи, которые имеют решающее значение для вашей карьеры и личной жизни и должны быть выполнены как можно скорее. Эти задачи важны и актуальны. Кроме того, этот квадрант называется «квадрант стресса», поскольку все задачи здесь важны и могут привести к стрессу.

  В идеале вы должны проводить большую часть своего времени в течение дня, занимаясь задачами в этом квадранте.

  Здесь вам нужно спросить себя, нужно ли выполнять задачу лично вам, собираетесь ли вы нести ответственность и будут ли какие-то санкции, если вы не выполните задачу. Если ответ на эти вопросы «Да», то задача важна.

  Далее нужно проверить, можно ли отложить задачу на завтра или в последующие дни. Если задачу нужно выполнить сегодня или в течение нескольких часов, значит, задача срочная.

  Задачи в этом квадранте должны решаться должным образом, а предпринимаемые действия должны быть эффективными и быстрыми, чтобы избежать негативных последствий.Примером задач, которые должны быть в первом квадранте, являются ответы на срочные электронные письма от вашего менеджера или клиента или просмотр важного документа.

  Было бы лучше, если у вас будет немного свободного времени в вашем графике, чтобы вы могли справиться с кризисом или проблемами, которые возникают в последнюю минуту. Конечно, всегда будут какие-то действия, которые вы не сможете предвидеть.

  Кроме того, в этом квадранте находятся действия, отложенные до последней минуты, в зависимости от их характера или из-за плохого планирования или плохого делегирования.Эти действия могут быть устранены правильным планированием заранее. Вы можете запланировать их во втором квадранте, чтобы они не стали срочными.

  Второй квадрант — График

  Второй квадрант под названием «Расписание» содержит важные и несрочные задачи. Вот задачи, которые следует включить в свой календарь и которые помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Это та часть, в которую вы должны вкладывать большую часть своего времени.

  Правильное управление задачами во втором квадранте снижает стресс, не позволяя некоторым задачам становиться срочными, тем самым решая важные и срочные задачи в разумные сроки в ближайшем будущем. Всегда оставляйте в своем расписании свободное время на случай непредвиденных событий.

  Как и в первом квадранте, вам нужно спросить себя, должны ли вы выполнять задачу. Если «Да», задача важна. Затем, если задачу можно отложить на следующие дни, вам следует запланировать ее и не тратить время на несрочную задачу.Потому что вы не сможете выполнить задачи, которые уже находятся в первом квадранте.

  Однако людям нужно быть очень осторожными с планированием задач и придерживаться этого расписания. Если никто не будет придерживаться расписания, коробка Эйзенхауэра не поможет. Процесс планирования — это не откладывание, а план выполнения задач в соответствии с их приоритетом.

  В качестве примера задач, которые необходимо включить в этот квадрант, можно назвать решение, когда выполнять упражнения, встречи с семьей или получение сертификата и степени.Все эти задачи важны для вас лично и для вашей карьеры, но их можно согласовать с вашим графиком.

  Тот факт, что действия во втором квадранте не являются срочными, не означает, что они не важны. Ассоциация, что срочные дела важны, не всегда верна. Если ваши долгосрочные цели неизменны, все, что принесет им пользу, должно находиться в этом квадранте.

  Третий квадрант — делегат

  Как следует из названия, этот квадрант относится к задачам, которые можно делегировать другим людям, поскольку эти задачи обычно менее важны для вас, чем для других, но все же являются срочными.Вам нужно научиться правильно делегировать определенные действия. Вы можете легко отслеживать задачи, которые вы делегировали по телефону, электронной почте или на собрании, чтобы следить за ходом выполнения действий.

  В этом квадранте вам нужно спросить себя, должна ли задача выполняться вами или может выполняться другим человеком. Если ответ на этот вопрос таков, что задание может быть выполнено другим человеком, то это задание для вас не очень важно. Также, является ли задача срочной и ее нужно выполнить до конца дня, или она может подождать.Если выполнение задачи можно отложить до завтрашнего дня, значит, срочность довольно высока.

  Еще один важный вопрос, который вам нужно задать себе, заключается в том, приносит ли ваша задача прямую пользу вам или помогает приблизиться к вашим целям.

  В качестве примера задач, которые должны быть в этом квадранте, могут быть случаи, когда кто-то звонит вам, чтобы помочь им по определенным вопросам, просят вмешаться на собрание, просят вас о срочном одолжении и т. Д. Все эти задачи могут быть делегированы кто-то другой, который лучше справится с этой задачей, или предоставив полезную информацию, которая поможет звонящему самостоятельно справиться с ситуацией.

  Действия в этом квадранте чаще всего отвлекают, например, отвечают на телефонные звонки, отвечают на срочные электронные письма от коллег и членов семьи и т. Д. Иногда эти действия могут показаться действиями из второго квадранта, хотя на самом деле это не так. Они только помешают вам добиться реального прогресса.

  Этот квадрат часто является самым сложным с точки зрения управления временем. Вы должны уметь отказываться от определенных задач и искать альтернативное решение.Если вы уже работаете над важным проектом, вы не можете разделиться на две части только потому, что какая-то задача срочна и может быть выполнена кем-то другим.

  Четвертый квадрант — исключить

  Последний квадрант называется «Исключить», потому что он состоит из действий, которые вам не следует делать, поскольку они не помогают вам в достижении ваших долгосрочных целей — из-за того, что они отнимают время. Обычно эти задачи можно запланировать позже в месяце или квартале, и они не находятся в прямой ответственности одного человека.Также эти задачи обычно решаются сами собой.

  Вам необходимо определить все эти действия и устранить их, чтобы у вас было время, необходимое для важных и срочных задач. Мы часто тратим много времени на эти занятия.

  Немногочисленные примеры этого типа действий: проверка платформ социальных сетей (Facebook, Instagram, Youtube, Twitter и т. Д.), Просмотр веб-страниц в рабочее время, игра в видеоигры, чтение электронных писем, где вы находитесь, и т. Д.

  Такие электронные письма обычно служат доказательством, и их не нужно читать. Так что это пустая трата драгоценного времени, будь то отслеживание электронных писем, предназначенных для другого получателя, или проверка ленты новостей в социальных сетях.

  Все эти действия могут привести к тому, что вы не сможете вовремя выполнить важные задачи в первом и втором квадранте.

  Однако небольшой перерыв поможет вам восстановить силы, поэтому постарайтесь использовать перерыв, чтобы восстановить силы, а не откладывать на потом.

  Советы по правильному созданию бокса Эйзенхауэра

  • — Наличие списка дел поможет вам меньше нервничать. Но при составлении списка всегда нужно спрашивать себя, какие задачи нужно выполнить в первую очередь.

  • — Старайтесь не ставить более 8 задач на квадрант. Вы должны помнить, что использование этой матрицы — это не только разделение задач, но и их своевременное выполнение.Прежде чем добавлять новую задачу в поле, обязательно завершите самую важную в списке.

  • — Обязательно включите в список задачи из личной и деловой жизни. Таким образом, вы сможете выполнять не только бизнес-задачи, но и заниматься чем-то для себя и своей семьи.

  • — Вам нужно самому расставить приоритеты. Не позволяйте другим диктовать вам свой день или отвлекать вас.Планируйте свой день заранее утром и в конце дня, наслаждайтесь ощущением успешно выполненного задания.

  • — Самое главное, постарайтесь сильно не откладывать на потом.

  Промедление и ящик Эйзенхауэра

  Например, если ваш руководитель просит вас создать важный документ для следующего собрания совета директоров, и у вас есть всего несколько дней, чтобы написать его, в то время как в ваших руках несколько важных задач, это может вызвать у вас дополнительный стресс, вы не сможете сосредоточиться, и вы будете более склонны к откладыванию на потом.

  Временные стрессоры — фактор номер один, вызывающий стресс на рабочем месте. Когда вы находитесь в состоянии стресса, вы обычно тратите большую часть своего времени на задачи, которые кажутся важными и срочными в данный момент, хотя эти задачи относятся к третьему и четвертому квадрантам. Так что в конечном итоге вы будете откладывать на потом.

  Итак, как победить эти факторы, вызывающие стресс, и начать работать над действительно важными задачами?

  Начните с недельной оценки, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на каждый квадрант каждый день.Это поможет вам оценить потраченное время и подскажет, нужно ли реорганизовать свой день.

  Другой вариант — воспользоваться «правилом двух минут» как отличным способом избежать откладывания на потом и выполнить все задачи. Первая часть этого правила: если вы можете выполнить задачу менее чем за 2 минуты, например, отправив обновление вашему менеджеру или ответив на электронное письмо, не добавляйте задачу в свой список дел и не планируйте ее на потом. Просто сделай это.

  Вторая часть — если вам нужно больше 2 минут на определенную задачу, запускайте ее.Поработав над задачей в течение 2 минут, вы наладите дело и избавитесь от откладывания на потом. Например, если вам нужно написать эссе на 1000 слов, начните с написания как можно большего объема за 2 минуты.

  В чем разница между важными и срочными задачами?

  Чтобы правильно управлять своим временем, нужно быть одновременно эффективным и действенным. Чтобы не тратить время зря, мы должны сосредоточиться не только на срочном, но и на важном деле.Чтобы свести к минимуму стресс от слишком большого количества задач и еще более сжатых сроков, нам нужно понимать разницу между важными и срочными задачами:

  • — Важными видами деятельности являются те, которые помогают нам достичь наших долгосрочных целей, независимо от того, являются ли они личными или профессиональными. Эти действия помогут вам быть более продуктивными и активными, что приведет к принятию более правильных решений и избеганию решений, которые не пойдут на пользу вашей карьере или личной жизни.

  • — Срочные дела зависят от времени и требуют немедленного внимания. Обычно именно эти действия вызывают у большинства людей стресс и тревогу, потому что неспособность справиться с ними приводит к немедленным результатам.

  Как только мы отделим важные дела от срочных, мы сможем сосредоточиться на делах, которые имеют важное значение для наших целей, и не тратить время на несущественные срочные задачи.

  Что означает планирование в коробке Эйзенхауэра?

  Планирование — довольно важный процесс при создании второго квадранта. Список задач должен быть четким с правильным указанием времени. Не обманывайте себя, думая, что определенные задачи, которые займут 3 часа вашего времени, можно выполнить за час. Так вы только запутаетесь и вызовете дополнительный стресс.

  Попробуйте разделить более крупные задания на несколько более мелких, чтобы было легче выполнить их и уложиться в сроки.Знание того, что список дел на день успешно завершен в конце дня, может быть весьма мотивирующим.

  Это повысит вашу мотивацию, чтобы смелее начать следующий день. Разделив свои задачи на квадранты ящика Эйзенхауэра, будет намного проще расставить приоритеты и точно знать, когда некоторые задачи необходимо устранить или делегировать.

  Как ящик Эйзенхауэра помогает в достижении ваших целей?

  Прежде всего, вам нужно поставить цели, иначе вы не сможете избавиться от задач, которые отнимают много времени и тратят впустую.Вам нужно спросить себя: какие ценности определяют мою личную и профессиональную жизнь? И чего я хочу добиться?

  Ответы на эти вопросы помогут вам решить, какие действия делать, а какие отменить. Когда вы уверены в том, чего хотите достичь, гораздо проще определить, какие задачи важны для вас.

  Коробка Эйзенхауэра — полезный инструмент для правильного принятия решений и правильного управления временем, что приведет к увеличению вашей общей продуктивности и устранит все виды поведения, которые приведут вас к потере времени, а не к вашим целям.

  Различие между «срочным» и «важным» экономит ваше время

  Срочно? Или важно? Найдите минутку, чтобы оглянуться на то, что вы сделали сегодня в роли владельца бизнеса или генерального директора. Сколько времени было потрачено на то, чтобы отреагировать на срочную проблему или кризис, который кто-то вам принес, который (по их мнению) потребовал немедленного ответа? В качестве альтернативы, сколько времени вы потратили на работу над важным проектом или стратегической инициативой, которые продвинули бы вашу компанию вперед?

  Честный ответ бизнес-лидера может заключаться в том, что он или она потратили слишком много своего драгоценного времени на тушение пожаров, которые в долгосрочной перспективе мало или совсем не влияют на стратегические цели компании.Проблема в том, что слишком многие руководители считают это важной частью своей работы. Они полагают, что все, что они делают в течение рабочего дня (а зачастую и далеко за его пределами), само по себе «важно», потому что они это делают.

  Но, как могут подтвердить эксперты по лидерству и менеджменту от Стивена Кови до бывшего президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, существует огромная разница между понятиями «срочно» и «важно». Зная об этой разнице и действуя в соответствии с ней, вы можете сэкономить много времени.

  Добавление значения

  Что представляет собой «срочная» ситуация? Во многих случаях срочность связана с звонком телефона в руке или новым текстовым или электронным сообщением, требующим вашего внимания.Но после того, как вы ответили на этот звонок или ответили на это текстовое сообщение, что вы должны показать за потраченное время? Часто такая деятельность приносит очень мало пользы.

  Конечно, «срочно» также может означать выполнение задач с жесткими сроками. И чувство срочности тем больше, чем ближе вы приближаетесь к сроку.

  «Важные» действия, с другой стороны, редко воспринимаются как временные. Эти действия связаны с благополучием и долгосрочным ростом компании — действиями, которые, поскольку они не кажутся срочными, можно откладывать снова и снова.

  Как отмечает Entrepreneur , важные задачи «это те, которые, будучи выполненными, значительно увеличат ценность вашей организации». Что вы сделали сегодня, чтобы повысить ценность своего бизнеса и продвинуть его вперед?

  Привлекайте свою команду

  Квадрант 2 матрицы управления временем Кови — полезный указатель того, что «важно, но не срочно». В прошлой публикации блога TAB мы предложили следующий подход к определению того, что является наиболее важным и ценным для вашей компании:

  • Поместите важные задачи и проекты в электронную таблицу.
  • Раздайте таблицу своим руководителям и попросите каждого из них расставить приоритеты. (Не используйте простой подход «ранжируйте от 1 до 5». Вместо этого дайте каждому руководителю 100 голосов, из которых
  распределите по задачам по своему усмотрению.)
  • Соберите и подсчитайте результаты.

  При таком подходе несколько приоритетов будут иметь значительно более высокий рейтинг, чем остальные. Это дает как бизнес-лидерам, так и их командам особый набор действий в Квадранте 2, на которых можно сосредоточиться.

  Делегат!

  По большому счету, «срочные» задачи, которые ежедневно возникают у вас на столе, могут выполняться другими членами вашей команды.Каким бы трудным это ни было для некоторых предприятий и предпринимателей, превратившихся в руководителей, жизненно важно, чтобы вы как можно больше делегировали эти задачи. Это не только приведет к значительной экономии вашего времени, но и поможет укрепить уверенность в вашей команде и ее способностях решать проблемы. Таким образом, когда возникает следующий «срочный» кризис, они могут решить его самостоятельно, не приставая к вам.

  Различие между «срочным» и «важным» временами может показаться субъективным процессом.В целом, однако, большинство бизнес-лидеров интуитивно знают, что то, что они делают в любой момент, попадает в ту или иную категорию. Принятие мер, направленных на то, чтобы сосредоточиться на действительно важном, окажется наиболее полезным для вашей организации.

  Как вы сравниваете с другими бизнес-лидерами, когда дело касается производительности и управления временем? Ознакомьтесь с нашей последней инфографикой из исследования производительности TAB Business Pulse.

  ***

  Вы когда-нибудь задумывались, что заставляет один бизнес процветать, а другой закрывает свои двери навсегда? Это не удача или случай.Откройте для себя 9 шагов по защите вашего бизнеса в непростые времена. Загрузите технический документ, чтобы узнать больше здесь

  Матрица Эйзенхауэра (срочно или важно)

  Продакт-менеджеры обычно очень занятые люди. В определенный момент времени нужно уделить внимание той или иной задаче. Однако, если не проявить осторожность, вы можете обнаружить, что слишком мало работали, чтобы показать свои усилия.

  Эффективная приоритезация — отличительная черта успешных менеджеров по работе с клиентами. Если вы хотите добиться большего, вы должны четко различать «срочно» и «важно».«Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов, который может помочь вам сделать это эффективно.

  О матрице Эйзенхауэра

  Матрица Эйзенхауэра — это структура для определения приоритетов задач на основе их срочности и важности. Это помогает исправить проблемы, связанные с неэффективным управлением временем и задачами. Люди также называют это матрицей срочно-важных, ящиком Эйзенхауэра и матрицей решений Эйзенхауэра.

  Структура приоритезации получила свое название в честь Дуайта Эйзенхауэра. 34-й президент США представил идею, лежащую в ее основе.Эйзенхауэр был известен своей впечатляющей целеустремленностью и продуктивностью на работе, при этом у него было достаточно времени для своих хобби.

  Стивен Кови популяризировал эту матрицу много лет спустя в своей книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей». В настоящее время эта структура широко используется в деловом мире для поощрения рационального использования времени и повышения эффективности.

  Как выглядит матрица?

  Матрица «срочно-важно» состоит из четырех квадрантов или квадратов.Они создаются путем рисования пересекающихся вертикальных и горизонтальных линий. Ось X (горизонтальная) описывает срочность, а ось Y (вертикальная) отображает важность. Пункты или задачи в левом столбце являются срочными, а правые — нет. Кроме того, элементы в верхней половине важны, а элементы ниже — нет.

  После построения матрицы вам нужно расположить элементы по квадрантам в соответствии с их срочностью и важностью. Вот что включить в каждый квадрат:

  Квадрант 1 (вверху слева) — Срочные и важные вопросы

  Квадрант 2 (вверху справа) — Пункты, которые не являются срочными, но важными

  Квадрант 3 (внизу слева) — Срочные, но не важные элементы

  Квадрант 4 (внизу справа) — Пункты, которые не являются ни срочными, ни важными

  Матрица Эйзенхауэра выглядит очень просто.Но оказалось, что самые полезные инструменты не всегда состоят из сложных частей.

  Как добиться большего с помощью матрицы Эйзенхауэра

  Часто цитируют Эйзенхауэра: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Это так называемый принцип Эйзенхауэра.

  Если вы взглянете на матрицу «Срочно-важно», то наверняка согласитесь с тем, что не всегда важно то, что срочно. Однако менеджеры по продукту могут легко упустить этот момент из-за длинного и постоянно растущего списка дел.

  Давайте рассмотрим, как можно эффективно использовать эту платформу и повысить продуктивность, сосредоточившись на самом важном.

  Верхний левый квадрант

  Элементы этого раздела заслуживают вашего внимания. Когда вы смотрите на все задачи, стоящие перед вами, вы должны сразу сосредоточиться на них.

  Здесь обычно бывают критически важные задачи или сроки, которые нельзя пропустить. Это также могут быть те, которые требуют вашего опыта.

  Верхний правый квадрант

  Пункты или задачи здесь важные, но не срочные. Так что вы можете позволить себе отложить их на потом, и вы должны это сделать.

  Они являются частью того, что вам нужно сделать, но пока они не так важны. Примером может служить то, что может продвинуть вас в профессиональном плане или способствовать достижению долгосрочной цели.

  Кови использовал упражнения как пример важной, но несрочной задачи. Преимущества долгосрочные.Если вы не тренируетесь сегодня, у вас будет время заняться этим позже.

  Однако, когда вы приближаетесь к крайнему сроку или критическому этапу, задача здесь перемещается в первый квадрант.

  Нижний левый квадрант

  В этом разделе есть срочные, но не важные задачи. Это одни из тех, которые потенциально могут занять большую часть времени менеджера по маркетингу и мало что показать. Они прекрасно оправдывают заявление Эйзенхауэра о том, что срочные задачи редко бывают важными.

  Следовательно, вы не хотите тратить свое драгоценное время на задачи в этом квадранте.Вместо этого вы должны передать их другим. Обычно они относятся к тем типам людей, о которых вы можете позаботиться. Пример — ответ на некоторые срочные электронные письма.

  Если возможно, вы можете использовать программное обеспечение для выполнения этих задач. Ответ «Нет» тоже будет неуместным, например, когда коллега просит о помощи, чтобы не отвлекаться.

  Нижний правый квадрант

  Вам не будет хуже, если вы решили не обращать внимания на предметы в этом квадрате или оставить их, пока у вас не будет свободного времени.Они не являются ни важными, ни срочными, они просто расточают время.

  В эту категорию обычно попадают задачи, не связанные с вашей работой. К ним относятся использование социальных сетей, просмотр онлайн-предложений или игра в игры в рабочее время.

  Однако следует отметить, что некоторые задачи, которые кажутся связанными с работой, могут принадлежать к этому квадранту. Например, когда вы тратите дополнительное время на то, чтобы вещи выглядели «профессионально», даже если это не является необходимым для понимания.

  С Матрицей Эйзенхауэра становится понятнее, на что следует обратить внимание в первую очередь.Структура позволяет эффективно расставлять приоритеты.

  Как решать самые важные / срочные задачи

  Расставлять приоритеты для ваших задач на работе очень важно, но сделать это правильно по-прежнему сложно. Таким образом, вы легко чувствуете себя непродуктивным, изо всех сил пытаетесь определить темп своей работы и, в конечном итоге, тратите дополнительные часы на выполнение своих задач.

  Более того, непродуктивность не только влияет на качество вашей работы, но и сильно влияет на ваше здоровье. Вы можете постоянно нервничать, нервничать и беспокоиться.Определенно стоит найти быстрое решение, прежде чем вы сгорите.

  Вас может успокоить то, что есть несколько инструментов, которые помогут вам расставить приоритеты для ваших задач в соответствии с их важностью и срочностью, например, матрица Эйзенхауэра, один из самых известных и эффективных методов.

  Происхождение метода Эйзенхауэра

  Как следует из названия, матрица была изобретена Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром, 34 ^{-м президентом США} , который руководил ею с 1953 по 1962 год.На протяжении двух сроков он внес большой вклад в развитие своей страны. В частности, он разработал сеть автомагистралей между штатами, он начал «космическую гонку», основав НАСА, и разработал ядерное оружие во время холодной войны.

  Айк, как люди называли Эйзенхауэра, был одновременно военным и политиком, что требовало от него предельной осторожности при выборе задач, которые он должен был выполнять каждый день. Так была изобретена матрица — исключительно полезный метод определения срочности и важности каждой задачи.Именно благодаря этому инструменту на протяжении всей своей карьеры он поддерживал такой высокий уровень производительности.

  Принцип

  « То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно » — Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

  Метод Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты для задач и повысить производительность. Это инструмент, позволяющий анализировать и классифицировать задачи, которые необходимо выполнить, в зависимости от их важности и срочности.

  • Вертикальная ось: важность задач
  • Горизонтальная ось: актуальность задач

  Вы также можете распределить свои задачи по четырем различным разделам:

  1. Задачи важные и срочные;
  2. Задачи не важные, а срочные;
  3. Задачи важные, но несрочные;
  4. Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными.

  Однако у вас может возникнуть вопрос: как узнать, какие задачи являются важными, а какие срочными?

  Важные из них жизненно важны для продвижения к вашим целям и повышения ценности ваших проектов.С другой стороны, срочные задачи нужно решать оперативно, даже если они обычно касаются не вашего проекта, а кого-то другого. Например, вам может потребоваться ответить на электронное письмо или телефонный звонок, присоединиться к встрече, которая вас не касается, и т. Д.

  Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты между важным и срочным:

  • Важные и срочные задачи (раздел 1) в приоритете — их нужно решать сразу;
  • Неважные, но срочные задачи (раздел 2) необходимо делегировать;
  • Важные, но несрочные задачи (раздел 3) необходимо интегрировать в ваше планирование и решать довольно быстро;
  • Несущественные и несрочные задачи (раздел 4) бесполезны и являются пустой тратой времени — их нужно убрать из вашего списка!

  Если задачи из раздела 1 не будут выполнены сразу, они могут иметь плохие последствия для вашего проекта и вашей карьеры.

  Делегируя неважные, но срочные задачи, и избавляясь от неважных и несрочных, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на срочных и важных задачах.

  Что касается задач в разделе 2, они необходимы для достижения ваших долгосрочных целей, таких как получение новой квалификации для профессионального роста или разработка новой стратегии для вашей компании. Поэтому вы хотите потратить на них как можно больше времени. Тогда у вас появится ощущение продуктивности и прогресса в достижении своих целей.

  Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра

  Самым большим преимуществом этого метода является то, что его можно применять как в профессиональной, так и в личной жизни. Это позволит вам лучше управлять своим временем, эффективно организовывать свою работу, расставляя приоритеты задач и, следовательно, становясь более продуктивным. Это также облегчает принятие решений, а также процесс делегирования.

  Более того, перечисление ваших задач позволяет вам быть более реалистичными, отступить и взглянуть на более широкую картину.

  Поначалу может показаться очень трудоемким отделить то, что важно, от того, что нет. Перед тем как приступить к задаче, всегда спрашивайте себя, делаете ли вы ее, потому что это важно или потому, что это срочно. Немного попрактиковавшись, вы легче увидите разницу и поймете, что этот метод действительно жизненно важен для повышения вашей повседневной продуктивности.

  Чтобы помочь себе управлять своей работой, помните, что важность — это выбор, а срочность — это вопрос времени.

  Несколько советов, которые помогут вам лучше управлять своим временем

  Вот несколько советов, которые помогут более эффективно использовать свое время и стать более продуктивными:

  • Избегайте перечисления более 8 задач для раздела. Ваша цель — выполнять задачи, а не копить их в кучу;
  • Не позволяйте никому определять ваши приоритеты;
  • Планируйте свои задачи с утра и работайте над достижением ежедневных целей по одной задаче за раз;
  • Помогите себе с инструментами, такими как метод Эйзенхауэра, или частями программного обеспечения, такими как Wimi.

  Этот инструмент поможет вам поддерживать длительный организованный распорядок дня.

  Помните, срочно и / или важно… вот в чем вопрос!

  Это важно? Это срочно?

  Недавно я много разговаривал со своими клиентами о проблемах с расстановкой приоритетов. По мере того, как дни текут, не имея представления о том, какой будет новая норма и когда она будет, время и приоритеты размываются.

  Я тоже чувствую себя немного виноватым из-за невыполненных задач. Часть из них носит личный характер, но большая часть связана с задачами, которые я хочу выполнить, чтобы поддержать свой бизнес и клиентов. Немного потрепав себя, я повторно просмотрел таблицу «Срочно против важного» (спасибо, Стивен Кови!), Чтобы помочь мне в процессе принятия решения «что делать сейчас».

  Важно и срочно: Вещи, которые необходимо решить прямо сейчас (оплата счета за визу до конца недели и т. Д.).

  Важно и не срочно: То, что нужно сделать, но не нужно делать прямо сейчас (долгосрочное планирование и т. Д.).

  Срочно и неважно: Вещи, с которыми, вероятно, никогда не придется иметь дело, но которые создают ощущение срочности в данный момент (звонки продавца по телемаркетингу и т. Д.)

  Не срочно и не важно: Мало того, что эти вещи не нужно делать прямо сейчас; скорее всего, их вообще не нужно делать (просмотр видео с танцующими кошками на Youtube и т. д.)

  Вот как я разбил несколько важных дел в моем списке дел:

  1. Оплатить счет за визу: Важно и срочно
  2. Полный еженедельный курс по неврологии: Важно и срочно
  3. Прослушайте веб-семинар до истечения срока его действия: Важное и срочное
  4. Гладильная: Важно и не срочно
  5. Подача в офис : Важно и не срочно
  6. Отказаться от нежелательных писем: Важно и не срочно

  Категория Не важно / Срочно может быть немного сложной.Иногда то, что для меня не важно, важно для близких мне людей, поэтому время от времени эти задачи попадают в мой список дел. В зависимости от срочности я расставляю приоритеты соответственно.

  Задачи из категории Несрочно / Неважно не попадают в мой список дел.

  В моем списке было много других дел, но это означало, что я хотел (не обязательно) делать то, что мне нужно. Результат: # 1- # 3 готово; № 4–6 произойдет в другой день.

  Достаточно сказать, что с моим списком приоритетов я чувствую себя намного лучше по поводу выполнения важных / срочных задач, оставляя другие важные / несрочные задачи выполненными в другое время.

  Расстановка приоритетов может быть сложной задачей, но в конечном итоге наличие полезной дорожной карты того, что необходимо сделать сейчас, может дать чувство покоя.

  Как вы расставляете приоритеты в своем списке дел?

  Синди Джобс

  Ищете дополнительную информацию?

  Щелкните здесь, чтобы просмотреть инструменты управления временем для СДВГ

  Щелкните здесь, чтобы получить 15-минутные советы по организации.

  Щелкните здесь, чтобы запланировать бесплатный сеанс прорыва.

  www.cindyjobs.com

  За дополнительной полезной информацией подписывайтесь на меня на Facebook.

  .