Важное срочное неважное срочное важное несрочное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Метод эйзенхауэра в планировании. Матрица Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Прочитано:

5 335

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела
требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела
подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам»
. Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела.
   Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела.
   Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела.
   Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела.
   В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Матрица Эйзенхауэра — важное несрочное?

Жизнь слишком ценна, чтобы тратить ее по пустякам.

          Матрица Эйзенхауэра – инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

Умение классифицировать дела по степени их срочности и важности является одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения. Люди склонны заниматься, прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 годы. Он постоянно работал над оптимизацией планирования и правильной организацией своего времени. Безусловно, опыт, полученный президентом в его работе над собой, вполне можем применить и мы – простые смертные. Тем более что и дел у каждого из нас немало – не только на работе, но и в других сферах жизни. А умение правильно планировать свою работу позволит нам не только избегать цейтнотов, но и заслужить репутацию организованных, дисциплинированных и старательных сотрудников.

Сущность метода

Матрица Эйзенхауэра представляет собой 4 квадранта, разделенные по степени приоритетности. Дела в списке необходимо распределить по четырем категориям в зависимости от их важности и срочности:

• А: Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
• В: Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
• С: Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
• D: Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

A: Важное и срочное

Если вам всегда есть чем заполнить данный квадрант, значит, вы неправильно планируете свое время. Ведь важные дела, требующие немедленного выполнения, — это ни что иное, как цейтнот, аврал и море стресса в придачу.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

•    нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», то есть с не очень важных; важные же откладываем «на потом»;
• отсутствием самодисциплины, неумением заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
• ленью;
• плохой организацией работы отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».    

Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

• Незапланированный поход к дантисту, вызванный внезапной зубной болью. Ее появление неудивительно, учитывая, что к специалисту вы обращаетесь только в случае крайней необходимости вместо того, чтобы регулярно проверять состояние зубов.
• Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
• Срочный звонок клиенту.
• Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

B: Важное, но не срочное

Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

• плановая работа;
• своевременная оплата счетов;
• регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C: Срочное, но не важное

К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

D: Не срочно и не важно

Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

• бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
• бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
• зависание в аське и других месседжерах;
• компьютерные игры;
• долгие телефонные разговоры;
• просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
• чтение анекдотов, забавных историй, разгадывание кроссвордов и другие хронофаги.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Полезные советы

• Чтобы действовать рационально, отмечайте задачи из списка дел в ежедневнике буквами А, В, С и D.

• Старайтесь сосредоточиться на делах из группы В. Разумеется, если возникает необходимость, выполняйте задачи из группы А, но старайтесь избегать такого положения дел – чтобы оно не стало «хроническим».

• Определитесь со своими долгосрочными целями. Возможно, дела, которые важны для вашего руководства, не являются таковыми для вас. И наоборот.

• Не пытайтесь разорваться и успеть все. Постарайтесь концентрироваться на одной поставленной в данный момент задаче. Уберите со стола все документы и другие бумаги, которые могут вам мешать. Выключите аську. Игнорируйте поминутные предложения коллег «перекурить» или выпить кофейку. Научитесь отказывать, особенно в те моменты, когда вы действительно заняты.

Автор: Марина Тумовская

Важные и срочные дела (примерно):

Разрешение кризисов
Неотложные задачи
Проекты, у которых подходят сроки сдачи

Важные и несрочные дела

Планирование новых проектов
Оценка полученных результатов
Превентивные мероприятия
Налаживание отношений
Определение новых перспектив, альтернативных проектов

Неважные и срочные дела

Прерывания, перерывы
Некоторые телеф. звонки
Некоторые совещания
Рассмотрение неотложных материалов
Общественная деятельность

Неважные и несрочные дела

Рутинная работа
Некоторые письма
Некоторые телеф. звонки
«Пожиратели» времени
Развлечения

P.S.  В жизни каждого человека важно то, что сам человек посчитает для себя важным. И этот выбор определяет, на что человек потратит свою жизнь.  Что важно в жизни для тебя?

Хронометр

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Статус программы: Бесплатная

Размер:11 МБ

Система:Windows 10, 7, 8, XP, Vista

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Основные возможности приложения

1. Поддержка списков задач. Все задачи можно распределить по отдельным спискам, чтобы можно было быстрее просматривать те или иные задачи и находить их.
2. Импорт список и задач из Google Tasks. Эта функция добавлена в последней версии программы и на данный момент проходит тестирование.
3. Установка приоритетов задач. Задачи в списках можно сортировать по параметрам “Срочно/не срочно” и “Важно/не важно”, что позволяет в дальнейшем распределить все задачи по матрице Эйзенхауэра и выполнять их в определенном порядке.
4. Автоматическое распознавание сроков выполнения задач. Уже на этапе формулировки задачи “Хронометр” может определить срок, когда эта задача должна быть выполнена. Например, если в описании задачи встретиться слово “Завтра”, то приложение посчитает, что эта задача должна быть выполнена именно завтра и установит соответствующую дату в поле “Срок выполнения”. Эту функцию можно отключить в настройках приложения.
5. Экспорт задач в MS Word.

Установка приложения

“Хронометр” не требует никакой установки – просто распакуйте архив в любом удобном месте на вашем компьютере и пользуйтесь.

FAQ

1. Что такое “матрица Эйзенхауэра” и как ей пользоваться?

Матрица состоит из двух столбцов и двух строк и выглядит следующим образом:

Группа А (или первая четверть в декартовой системе координат)

В эту группу следует выделять задачи, которые:

• необходимо выполнить немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
• повлияют на здоровье
• отбросят назад в достижении цели
• решение которых невозможно передать кому-либо другому

Если таких задач накопиться много — это первый признак того, что Вы, что называется, «попали». Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.)

Группа B

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете.

Группа С

В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Группа D

С этой группой всегда будут проблемы. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу — это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в группу D. Примерами таких задач могут быть:

• некоторые телефонные звонки
• оказание услуг, не связанных с текущими целями.

Чтобы построить матрицу Эйзенхауэра в “Хронометре” достаточно составить список задач, отметив их важность и срочность (это можно сделать при добавлении новой задачи или же прямо в окне списка задач) и нажать кнопку “Матрица” в окне программы:

После этого вы увидите уже готовую матрицу дел (матрицу Эйзенхауэра):

Находясь в окне просмотра матрицы, Вы также, как и при обычном просмотре списка задач можете ставить отметки о выполнении задач или перемещать задачи между столбцами и строками матрицы простым перетаскиванием (Drag&Drop).

2. В версии 3.2.4.20 не удаляются задачи из списка

Эта проблема связана с тем, что файл базы данных имеет атрибут «Только для чтения». В результате чего “Хронометр” не может внести изменения в файл. Чтобы избавиться от ошибки надо снять с файла атрибут «Только для чтения».

Сделать это можно следующим образом:

1. Заходим в настройки программы, на вкладке «Общие» находим «Путь к БД» (например, «D:\DropBox\tasks.sqlite»)
2. Ищем этот файл на диске, жмем на нем правой кнопкой мыши, в меню выбираем свойства, снимаем галочку «Только для чтения», жмем «Применить».

Обновления

Версия 3.2.4.41

• Исправлена ошибка доступа к БД. База данных создается в “C:\Users\Public\Documents\Chrono\“
• Добавлена функция добавления задач в список из txt-файла. Одна задача = Одна строка в файле.

Версия 3.2.4.32

• Исправлена ошибка по причине которой дата завершения менялась на текущую дату
• Исправлена ошибка по причине которой задачи, импортированные из Google Tasks и имеющие статус завершенных показывались в списке как незавершенные
• Добавлена проверка файла базы данных на наличие атрибута “Только для чтения”. Если атрибут выставлен, то программа не может записать изменения в базу данных
• Добавлена система отправки отчётов об ошибках программы – отправляйте отчёты об ошибках мне на e-mail прямо из программы

Версия 3.2.4.52

• Исправлена ошибка по причине которой не удалялись задачи по нажатию кнопки “Delete”
• Добавлено автоматическое сохранение настроек отображения списка задач после выхода из программы. Например, если вы вышли из программы, находясь в режиме просмотра матрицы, то в следующий раз программа запуститься в режиме отображения матрицы
• Панель управления списками и задачами может быть скрыта (см. “Настройки” в программе)

Программа тестировалась на Windows 7 x64, Windows 7 x32, Windows 10 x64

Тайм-менеджмент на практике: опыт региональных руководителей

Представители сибирского бизнеса методом проб и ошибок пришли
к своим сложившимся моделям тайм-менеджмента. На фото — основатель инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов. Фото предоставлено Валерием Черкасовым

Тайм-менеджмент многолик и напоминает чашу Петри с размножающимися теориями. Каждый, кто всерьез берется за самоорганизацию, рано или поздно приходит к собственной системе планирования. «Континент Сибирь» решил разобраться, какие из ныне популярных методик личного планирования востребованы среди сибирских руководителей. Что работает на практике, а от чего представители топ-менеджмента предпочли отказаться.

Популярные системы планирования

В основу техник планирования опрошенных «Континентом Сибирь» руководителей легли популярные теории XX и XXI века. Начнем с экспресс-обзора некоторых из них.

Система Стивена Кови

Основана на пирамиде ценностей Бенджамина Франклина и Матрице управления временем Эйзенхауэра.

Пирамида Франклина — это комплексная система постановки долгосрочных целей. Снизу вверх движемся от жизненных ценностей к глобальным целям, генеральному плану, стратегическому плану на 3–5 лет, среднесрочным задачам на 1–2 года и делам на неделю, день.

Дневные и недельные дела сортируем по матрице Эйзенхауэра: срочное-важное, несрочное-важное, срочное-неважное, несрочное-неважное. По Кови, у эффективных людей 65–80% дневных задач находятся в квадрате «несрочное-важное».

GTD (Getting things done)

Ключевая мысль системы — достижение кристально чистого сознания для эффективного принятия решений. Для этого необходимо «выгрузить» все задачи и цели из головы в другой физический носитель (ящик с записками, приложение, таблицы эксель).

Упрощенно GTD — это система сортировки информации, дел, задач, идей. Данные проходят по пяти этапам: сбор, обработка, организация, обзор, действия.

«Гибкие» методики и life—management

На втором десятке XXI века в наши будни пришли гибкие технологии семейства Agile. Самыми популярными из них стали «Канбан» и Scrum.

Обе технологии — это горячий привет из 60-х и 80-х годов от компании Toyota.

Ключевой посыл Agile-систем: мир меняется слишком быстро, чтобы позволить себе роскошь долгосрочного планирования. Изменения надо вносить сразу и создавать продукт, актуальный для «завтра», а не для «вчера».

Для agile-методик важна визуализация. Главный инструмент — доска с несколькими столбцами: «будет сделано», «в процессе» и «сделано». Сначала все задачи фиксируются в «бэклоге», оттуда по мере реализации переходят из одной колонки в другую.

В 21-м столетии на Западе переосмыслили тайм-менеджмент и выдали систему под названием life—management, или технология управления жизнью.

Life—management требует стратегического подхода к планам на жизнь через осознание собственной миссии, видения и ценностей. Нужно философски взглянуть на собственную жизнь, а потом оцифровать полученный инсайд в цели и задачи.

Какие техники выбирает топ-менеджмент

В реальной жизни опрошенные «Континентом Сибирь» руководители не придерживаются одной чистой системы, а используют смешанные методики.

Как говорит сооснователь инвестиционной платформы «Мегаполис» Валерий Черкасов, идеальный вариант формируется в процессе и зависит от жизненных ценностей, приоритетов, места проживания: «Я за неделю могу посетить четыре разных города. В таком ритме некоторые теории разбиваются о реалии. Поэтому я использую смешанную методологию, в основе которой лежит Agile», — делится своим подходом собеседник «Континента Сибирь».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам: глобальные цели на пять лет, год, квартал, дела на месяц, неделю и на день. Таким образом, цели на длительный период визуализированы и всегда под рукой. Принципы «Канбан» и Scrum Валерий использует не только в работе, но и в семейном кругу.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Вместе с этим она предлагает не забывать про фундамент тайм-менеджмента. «Ключевое здесь — это приоритизация задач. «Зачем?» важнее, чем «Что?». Зачастую люди тратят много времени на то, что не является основополагающим. Прежде чем браться за задачу, нужно понять, зачем ее делать», — подчеркивает собеседница «КС».

HR-директор «Этажи-Сибирь» Юлия Захарова придерживается принципов life-менеджмента и не разделяет жизнь на работу и личное время, планируя не только свои рабочие будни, но и свободное время и выходные. По ее словам, эффективность и качество жизни от этого только повышаются. Этому подходу она учит своего сына.

С тем, что выходные и нерабочее время необходимо планировать наравне с рабочими буднями, соглашается и директор HeadHunter Сибирь Екатерина Дегтярева. За свою карьеру она пробовала разные методики, вплоть до жесткого менеджмента времени. «Сейчас мой способ планирования — это микс digital-инструментов и бумажных носителей. Блокнотом я пользуюсь, когда нужно что-то быстро записать, потом провожу аудит задач и переношу их в Outlook, в связанные между собой проекты. Все, что привязано ко времени, планирую в календаре Outlook, который синхронизируется с телефоном и личным Gmail-календарем», — рассказывает Екатерина Дегтярева.

По ее опыту, календарное планирование — это хороший способ разгрузить мозг и не нервничать, что можешь что-то забыть или перепутать.

С необходимостью освобождать голову от планов соглашается финансовый директор новосибирской IT-компании Smart Consulting Александра Смеркалова. «Наш мозг предназначен для генерации идей. А если использовать его как архив для хранения данных, то он будет сбоить. Чтобы тайм-менеджмент прижился, советую освобождать мозг путем выгрузки информации на удобный носитель», — делится опытом собеседница «КС».

Как спланировать эффективный день

В теории управления временем «день» — это винтик в машине комплексного планирования, он не может быть сам по себе.

Екатерина Шахова напоминает, что тайм-менеджмент складывается из нескольких уровней. «В планах на год я сразу вношу отпуск всей семьей. Есть планы на месяц, неделю, конкретный день. И на этих уровнях уже происходит регулярный апгрейд. Мы все уже приспособились к тому, что первоначальный план может меняться», — поясняет Екатерина Шахова.

Гибкие инструменты — Trello и Basecamp — в ежедневной работе также применяет HR-директор «2ГИС» Екатерина Шахова. Фото предоставлено спикером

Александра Смеркалова также встраивает день в общую систему. «Все начинается с определения подцелей на месяц. Затем каждое воскресенье я планирую неделю, определяя, какими задачами в какой день буду заниматься. В первой половине дня я решаю главные рабочие задачи. Повторяющиеся процессные задачи приходятся на вторую половину дня. Обязательно закладываю по два часа на внеплановые дела», — рассказывает финансовый директор Smart Consulting.

Вместе с этим она использует различные техники для повышения продуктивности, например, «Время на руках», или «Правило двух минут».

Алгоритм расчета «Времени на руках»: (Время отхода ко сну – Время подъема) – Время на фиксированные (постоянные) задачи = Время на руках.

«Этот инструмент позволяет не распланировать больше времени, чем у меня есть, и предотвратить переработки и выгорание. Ежедневно применяю «правило двух минут». Дело, которое занимает несколько минут, не фиксирую, а выполняю сразу», — говорит Александра Смеркалова.

Екатерина Дегтярева делится своим лайфхаком краткосрочного планирования. По ее мнению, не стоит забивать весь календарь. Если день расписан по полчаса, и вдруг одна встреча задерживается, сыпятся все планы. Лучше оставлять свободные слоты в календаре на случай форс-мажоров.

Юлия Захарова в свою очередь возвращает к принципам Бенджамина Франклина и его пирамиде жизни. «Я планирую день, неделю, также у меня всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Вечером выделяю приоритеты на завтра, что важно для достижения моей цели на следующий день. Перед сном обязательно анализирую результат и при необходимости делаю корректировки», — отмечает Юлия Захарова.

Екатерина Дегтярева считает, что нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток. Фото предоставлено спикером

Современный тайм-менеджмент не приветствует жесткое планирование дня. Для большинства руководителей это пройденный этап.

«Я против зарисовок в формате: «в 10:00 мне надо сделать вот это…», — говорит Валерий Черкасов. — Раньше я работал по жесткому тайм-менеджменту. Сейчас я предпочитаю получать удовольствие от процесса. Обращаю внимание на то, как я это делаю и зачем. Есть дела, привязанные ко времени, остальные задачи — плавающие. Есть свободное время и ресурсное состояние для их выполнения. Стараюсь не ставить больше трех-пяти ключевых дел на день, так как могут возникнуть операционные задачи».

С ним солидарна Юлия Захарова. По ее словам, раньше она планировала более жестко — 60% доступного ресурса. «Не всегда получалось, и психологически воспринимаешь это как неудачу. Переживаешь или отмахиваешься, и с таким настроем заходишь в следующий день. Сейчас составляю список важных дел и задаю себе вопрос по каждому из них: «Что будет, если какое-то из этих дел не выполню?» — таким образом выбираю топ-3», — отмечает Юлия Захарова.

Александра Смеркалова говорит, что подводит итоги дня и рабочей недели, выставляя оценки по 5-балльной шкале и отвечая на вопрос «Что я сегодня сделала хорошо?». По ее мнению, важно выносить из каждого дня положительные результаты, хвалить себя за их достижение.

Эту мысль продолжает Екатерина Шахова. «Мы постоянно подводим итоги совместно с командой. Это очень важно. Иногда кажется, что бежишь-бежишь, ничего не успеваешь. А потом смотришь, сколько дел наворотили, и радуешься за командный результат!» — резюмирует HR-директор «2ГИС».

Долгосрочное планирование: «за» и «против»

В отношении забега на длинные дистанции сроком на пять и более лет мнения спикеров разделились.

По мнению Екатерины Шаховой, прошлый год показал всем, как долгосрочные планы могут пойти не по плану. Такую точку зрения разделяет и Екатерина Дегтярева. «Нет смысла фиксировать планы на слишком большой промежуток, потому что жизнь и обстоятельства меняются, и в случае с большой целью лучше «есть слона по частям». Я планирую в горизонте одного года. Например, совместные семейные поездки мы всегда ставим в календарь заранее, потому что у мужа тоже не самое простое расписание. Мы фиксируем свободные слоты в наших графиках под отпуск, если хотим провести его вместе. Важное открытие, к которому со временем приходишь: все дела на свете сделать не успеешь. В какой-то момент надо выдохнуть и начать выбирать то, что важнее», — отмечает Екатерина Дегтярева.

Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла. Фото предоставлено спикером

Сторонникам долгосрочного планирования важно понимать, что будет за горизонтом одного года. Александра Смеркалова считает, что без долгосрочного планирования использовать приемы тайм-менеджмента не имеет смысла: «Мои личные цели для меня понятны и определены на ближайшие пять лет, в работе — на один год. Исходя из этого формируется план действий в разрезе месяцев, недель и дней».

Юлия Захарова также выступает в защиту долгосрочного подхода. «Обязательно планирую и на год, и на два, и на пять. На месяц тоже есть основные цели, касающиеся важных аспектов моей жизни: развития, семьи, работы (порядок не учитывает приоритетность, она вообще может меняться», — отмечает HR-директор «Этажи-Сибирь».

От помидора до планерок: что не работает

Не менее интересно рассмотреть забракованные методы тайм-менеджмента. В этом отношении у каждого практика собственная точка зрения, проверенная опытным путем.

Валерий Черкасов отказался от «метода помидора», по которому необходимо сконцентрироваться на решении конкретной задачи, пока таймер отсчитывает 2–25 минут. «Не люблю себя заставлять делать то, что мне не нравится, стараюсь это делегировать. Задачи, которые у меня хорошо получаются, я делаю с удовольствием, и мне не приходится себя ограничивать какими-то условиями», — отмечает собеседник «КС».

В программе Trello Валерий Черкасов распределяет задачи по группам. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова для повышения эффективности командной работы ищет альтернативы планеркам. «Если говорить про менеджмент как управление людьми, не признаю регулярный менеджмент как комплекс эффективных мер в текущих реалиях. Планерки и прочие повторяющиеся мероприятия в моем календаре появляются редко. Могу пропустить, если это не соответствует приоритетам на день, — поясняет Юлия Захарова. — Я за эффективность каждой минуты. Поэтому в моем подразделении нет регулярных встреч с коллегами, планерок по понедельникам, зато есть опрос, индивидуальные встречи по мотивации, обучения по личной эффективности и целеполаганию. Однако планерку как элемент ситуационного менеджмента признаю».

Екатерина Дегтярева отказалась от бумажного ежедневника в классическом виде с расписанием на день. «Время от времени пробую новые программы в формате to do list, но поскольку мы планируем в единой системе корпоративно, главным инструментом остается Outlook», — рассказывает директор HeadHunter Сибирь.

В свою очередь Александра Смеркалова сменила бумажный планировщик на Excel. «Мне не подходят технические инструменты, которые сейчас есть на рынке, как и бумажный планировщик. Пользуюсь нашим внутренним софтом компании, но все же основной инструмент — это Excel. Настроила его под себя и периодически обновляю в зависимости от применения разных методик», — поясняет финансовый директор IT-компании Smart Consulting.

Отдых в режиме цейтнота

Чтобы оставаться эффективным на протяжении дня, когда все срочно и все горит, необходимо научиться правильно отдыхать.

Александра Смеркалова рассказывает про одну хитрость при планировании, которая позволяет выдохнуть между делами. «Закладываю на 10–15 минут больше, чем требует решение задачи. Тем самым даю себе время на отдых и переключение. Важно не реагировать на отвлекающие факторы, иначе не останется временного зазора и возможности выдохнуть. Отключаю все уведомления на телефоне, с электронной почтой работаю в строго определенное время, если только решение задачи не зависит от нее, — отмечает финансовый директор Smart Consulting. — Чтобы быть продуктивной всю неделю, я не работаю и не открываю ноутбук в воскресенье. По субботам полдня занимаюсь обучением и саморазвитием».

Юлия Захарова отмечает, что планирует день, неделю, также у не всегда есть цель на жизнь и на ближайший год. Фото предоставлено спикером

Юлия Захарова чередует работу дома и в офисе и планирует день так, чтобы активности были разными по функциональности и физической нагрузке. «Например, заложила полчаса на работу с этим опросником, потом сделаю пару деловых звонков, после у меня рабочая встреча, далее поработаю с электронными данными. Обед в рамках офиса у меня бывает редко, если работаю дома или в командировке, то в перерыв стараюсь выйти на улицу», — отмечает собеседница «КС».

Валерий Черкасов добавляет в распорядок дня спортивные блоки: «Это помогает мне физически и ментально отдыхать. Есть время, которое я уделяю только себе. В этот момент могу медитировать, о чем-то рассуждать или впадать в состояние, когда ты ни о чем не думаешь. Для меня отдых — это провести время с семьей. У меня три дочери. Мы вместе играем или просто общаемся. Стараемся жить в формате «захотели — встроили в график». Это опять же плюсы гибкого планирования. Если не получилось, то переносишь на неделю вперед-назад», — резюмирует предприниматель.

Редакция «КС» открыта для ваших новостей. Присылайте свои сообщения в любое время на почту [email protected] или через наши группы в Facebook и ВКонтакте

Подписывайтесь на канал «Континент Сибирь» в Telegram, чтобы первыми узнавать о ключевых событиях в деловых и властных кругах региона.

Нашли ошибку в тексте? Выделите ее и нажмите Ctrl + Enter

Матрица Эйзенхауэра. Или как правильно расставить приоритеты в делах? Система американского президента, которая позволяет делать сложнейший выбор Какой градации целей нет в матрице эйзенхауэра

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание:
Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи:
http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.:

Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Матрица Эйзенхауэра – один из вариантов тайм-менеджмента, создателем которой является американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Принцип ее работы заключается в разделении всех дел по четырем группам, в зависимости от степени их важности.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D
», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод

Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress
. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент
– умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант
  Важные срочные дела;
• В квадрант
  Важные несрочные;
• С квадрант
  Неважные срочные;
• D квадрант
  Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека
   . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни.
   Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования
   . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное)
:

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное)
:

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное)
:

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное)
:

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Тайм менеджмент таблица срочное важное несрочное. Квадранты Кови: матрица структуры дел

Матрица Эйзенхауэра
– это принцип расстановки приоритетов, который позволяет эффективно решать наибольшее количество задач в течение дня. Данный способ управления временем назван в честь его автора и создателя – тридцать четвертого президента США Дуайта Дэвида Эйзенхауэра
. В силу своего положения он был вынужден выполнять огромное количество дел за день и для того, чтобы делать это успешно, придумал принципы планирования времени, которые впоследствии стали известны как матрица приоритетов Эйзенхауэра или квадрат Эйзенхауэра.

В чем заключается суть принципа Эйзенхауэра?

Это своеобразный процесс систематизации дел в зависимости от их важности и срочности. Эйзенхауэр предлагал делить дела на четыре категории в зависимости от их значимости. Все задачи нужно классифицировать и вписывать в своеобразную таблицу в виде четырех квадратов (A,B,C,D
). Для задач, которые требуют безотлагательного выполнения и имеют особую значимость, существует квадрат «А». В квадрат «В» вписываются дела, которые тоже очень важны, но с их выполнением можно повременить. Категория «С» — это место для дел, которые не так важны, но приступить к ним нужно незамедлительно. И наконец, в квадрат «D» включаются задачи неважные и не срочные. Такая расстановка приоритетов позволяет управлять своим временем.

Для того чтобы понять секреты тайм-менеджмента по принципу Эйзенхауэра, нужно как следует разобрать каждую из категорий.

В пространство этого квадрата вписываются дела и задачи, которые больше не могут ждать и являются очень важными для нас. Принцип Эйзенхауэра предполагает, что данный квадрат должен быть пуст, потому что человек, грамотно владеющий тайм-менеджментом, не допустит авральной, критической ситуации в делах. Часто дела превращаются в срочные по нашей вине. Привычка откладывать все на потом или примитивная человеческая лень – распространенные причины заполнения квадрата «А».

Все дела, которые связаны со здоровьем;
задачи, игнорирование которых, станет причиной проблем, трудностей;
дела, которые должны приблизить к поставленной цели.

Например:

Посещение медицинского учреждения;
совершение важного звонка по рабочему вопросу;
выполнение рабочей задачи, если близится крайний срок ее завершения;
приглашение специалиста с целью устранения серьезной технической неполадки;
отдых, в котором есть острая необходимость.

Не следует допускать переход текущих дел в квадрат «А», так как организовать нормальный рабочий процесс, постоянно находясь на грани аврала, очень трудно. Расстановка приоритетов должна происходить так, чтобы проблемы решались до их появления, то есть нужно просчитывать все ходы наперед и не откладывать важные дела на потом.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра отводит этому квадрату значительную роль. Опыт подсказывает, если уделять внимание делам из категории «В» и систематически их выполнять, то результаты не заставят себя ждать. Такая расстановка приоритетов сделает рабочий процесс максимально эффективным и приблизит к успеху.

Реальное преимущество дел из этого квадрата в том, что на их выполнение есть достаточное количество времени, так как они несрочные. И важно помнить, что если не уделить таким делам внимание и время, то есть риск их перемещения в квадрат «А», чего нельзя допускать согласно принципу Эйзенхауэра.

Планирование рабочих проектов;
— действия предупреждающего характера;
— поиск новых партнеров;
— оценка результатов завершенных проектов;
— поиск дополнительных перспектив развития.

Сектор «С» квадрата Эйзенхауэра должен содержать задачи, которые не так важны, но являются срочными. Чаще всего расстановка приоритетов происходит так, что человек бросает все силы на выполнение этих задач и при этом не осознает, что это отдаляет его от поставленной цели. Такие дела отвлекают от того, что действительно важно.

Матрица Эйзенхауэра
– это система, которая требует точного и безошибочного использования, поэтому важно правильно классифицировать задачи. При расстановке приоритетов многие путают задачи, которые относятся к квадрату «С» с задачами, относящимися к квадрату «А». Например, если начальник дал задание, которое требует незамедлительного исполнения, но не относится к работе, то эта задача должна оказаться в квадрате «С», как важная, но несрочная, а не в квадрате «А».

Матрица Эйзенхауэра настраивает на то, что нельзя отходить от намеченных целей и тратить свою энергию и время на отвлеченные и незначимые дела.

Нежданные гости, которые отнимут время и внимание;
ликвидация неприятных последствий собственной халатности;
срочные встречи, которых не было в вашем плане.

Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра должна происходить таким образом, чтобы задачам из этого квадрата уделялось меньше всего времени и сил. Их можно вообще не выполнять и это пойдет вам на пользу. Скорее всего, задачи будут несложными и интересными, но это не повод браться за них. Учитывая то, что они не приближают вас к намеченной цели, строго ограничивайте время на их выполнение или вовсе исключите из списка дел.

Пустые разговоры по мобильному;
развлечения и увеселительные мероприятия;
любые отвлекающие, мешающие основной деятельности объекты.

Матрица Эйзенхауэра поможет решить такую сложную задачу, как расстановка приоритетов. Этот метод позволит управлять своим временем и достигать намеченных целей.

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

1. Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
2. В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
3. Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
4. В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени»
— так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Поскольку тридцать четвертый президент Соединенных Штатов, как и любой глава государства, был очень занятым человеком, он разработал свою собственную методику выставления приоритетов в процессе выполнения каких-либо дел. Он создал так называемую матрицу Эйзенхауэра, которая позволяет человеку сконцентрироваться на наиболее важных делах, при этом игнорируя незначительные задачи, которые не несут пользы.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра представляет собой таблицу, состоящую из четырех квадрантов. При этом любое дело может быть вписано в нее в зависимости от двух параметров: срочность и важность.

В квадрант «А» помещаются дела, которые особенно важны и требуют неотложного выполнения. Квадрант «В» включает несрочные задачи, выполнение которых имеет достаточно высокую важность. В квадрант «С» помещаются дела, которые не особо важны для исполнителя, но их необходимо выполнить безотлагательно. Дела, что находятся в последнем квадранте «D», не требуют быстрых действий и их нельзя отнести к важным.

Для того чтобы понять всю суть такого инструмента, как матрица Эйзенхауэра, стоит рассмотреть каждый из квадрантов более подробно. В противном случае результативность ее использования будет сведена к нулю.

Квадрант А: важные и срочные дела

Идеальной можно считать матрицу, в которой этот квадрант пуст, поскольку важность и срочность дела подразумевает ситуацию, близкую к авралу. Что интересно, важные задачи становятся срочными по причине нашей лени
и прокрастинации
. Само собой разумеется, каждый из нас периодически сталкивается с подобными ситуациями. Тем не менее, работать и развиваться в таких условиях постоянно невозможно.

По этой причине имеет смысл не допускать попадание дел из других квадрантов в сектор «А». Практика показывает, что гораздо легче устранять возможные неприятности, нежели бороться с последствиями уже наступивших.

К делам, которые следует помещать в квадрант «А», можно отнести следующие:

• Задачи, невыполнение которых в данную минуту станет причиной появления неприятностей;
• Дела, имеющие отношение к нашему самочувствию и здоровью;
• Задачи, не выполнив которые, вы отдалитесь от намеченной заранее цели.

В качестве примеров таких дел можно привести такие:

• Завершение проекта, у которого скоро наступает срок сдачи;
• Внеплановый визит к доктору;
• Важный звонок партнеру по бизнесу или клиенту;
• Необходимый отдых по причине хронической усталости или возникновения синдрома профессионального выгорания
  ;
• Вызов сантехника для ремонта протекающей трубы.

Стоит отметить, что некоторые дела из квадранта «А» следует обязательно делегировать
в том случае, если они не нуждаются в вашем непосредственном участии.

Квадрант В: важные и несрочные дела

Стоит обращать особое внимание на запланированные дела из этого сектора. Практика показывает, что целенаправленное и методичное выполнение дел из квадранта «В» демонстрирует хорошую отдачу в будущем. Те, кто уделяет достаточно внимания именно этим делам, имеет гораздо больше шансов добиться успеха
.

Поскольку задачи в квадранте «В» несрочные, у человека появляется возможность выполнить их максимально качественно. При этом нужно учитывать то, что, если вы вовремя не выполнили определенные задания из этого сектора, есть вероятность, что они перекочуют в квадрант «А». Основной вашей задачей является недопущение такого исхода.

В качестве примеров дел из сектора «В» можно представить следующие:

• Разработка плана нового проекта;
• Анализ имеющихся результатов;
• Превентивные действия;
• Налаживание контактов и отношений;
• Выявление дополнительных перспектив и разработка альтернативных проектов.

Квадрант С: неважные и срочные дела

Зачастую выполнение задач из этого сектора лишь отдаляет человека от намеченной цели. В большинстве случаев эти дела мешают полноценно сконцентрироваться на том, что для нас действительно важно.

Главной ошибкой многих, кто начинает использовать матрицу Эйзенхауэра, является неправильная классификация дел. Не стоит путать задачи из квадранта «А» с неважными, но срочными делами. К примеру, руководитель дает вам указание, которое не имеет отношения к вашим должностным обязанностям. При этом он требует выполнить поставленную задачу максимально быстро (Читайте — «Как правильно отказать начальнику
«). В данном случае важно не отнести это дело к сектору «А». Эта задача никоим образом не приближает вас к поставленным целям.

Стоит постоянно помнить о своих первоначальных задачах. Постарайтесь не рассеивать свое внимание на второстепенные дела.

В квадрант «С» могут все шансы попасть следующие дела:

• Незапланированные срочные встречи;
• Внезапно возникшие хлопоты в виде гостей, которые требуют вашего внимания;
• Незапланированная уборка или устранение негативных последствий вашей невнимательности;
• Любые другие задания, которые отдаляют вас от первоначальной цели.

Квадрант D: неважные и несрочные дела

Невыполнение задач из этого сектора в большинстве случаев сыграет вам на руку. Тем не менее, они могут быть достаточно легкими и интересными. По этой причине не стоит полностью от них избавляться.

Если у вас все же нет возможности вычеркнуть все дела из данного сектора, приступайте к их выполнению в самую последнюю очередь, при этом жестко лимитируя время, которые вы им выделяете.

В сектор «D» можно смело относить такие задачи:

• Хронофаги и поглотители времени
  ;
• Бесполезные телефонные разговоры;
• Активность развлекательного характера.

Матрица Эйзенхауэра – это великолепный шанс получить значительный дополнительный ресурс в виде освободившегося времени. Этот инструмент позволит вам быстрее достичь поставленных целей
.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter
.

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D
», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод

Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress
. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Матрица приоритетов эйзенхауэра, одна из техник тайм менеджмента. Матрица Эйзенхауэра — эффективный метод тайм-менеджмента

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов
в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра
.

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела.
То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела.
Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела.
То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела.
Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Матрица Эйзенхауэра
является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными
.

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра
».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

• A – срочные и важные
  
• B – важные, но не срочные
  
• С- срочные, но не важные
  
• D – не срочные и не важные
  

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Прочитано:

5 843

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела
требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела
подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Матрица приоритетов
— инструмент для обработки большого количества числовых данных, полученных при построении матричных диаграмм, с целью выявления приоритетных данных. П
рименяется в основном в тех случаях, когда возникает необходимость представить численные данные из матричных диаграмм в более наглядном виде.

Большая часть из рассмотренных семи инструментов управления качеством широко применяется для преобразования требований потребителя в параметры качества ожидаемого им продукта и соответственно в параметры качества процессов планирования, разработки, производства, установки и совершенствования продукта.

16.Структурирование функции качества (QFD).

Впервые применен Мицубиси в 1972 г.Суть метода СФК состоит в том, что требования потребителя должны “развертываться” и конкретизироваться поэтапно, начиная с прединвестиционных исследований и кончая предпродажной подготовкой.Его применяют по отношению к вновь разрабатываемой продукции.

Данный метод представляет собой технологию проектирования из­делий и процессов, позволяющую преобразовывать пожелания потре­бителя в технические требования к изделиям и параметрам процессов их производств.

Основная идея технологии СФК
заключается в понимании того, что между потребительскими свойствами (фактическими показателями качества) и установленными в стандартах параметрами продукта (вспомогательными показателями качества) существует большое различие. Так же задача заключается в формулировании четких целей на основе желаний потребителей и заказчиков.

Метод СФК

– это экспертный метод, использующий табличный способ представления данных, причем со специфической формой таблиц (матричная диаграмма), получивших название «домиков качества»

(рис. 6.1.1). В этих таблицах отображается связь между фактическими показателями качества (потребительскими свойствами) и вспомогательными показателями (техническими требованиями).

Процесс планирования новой продукции в рамках метода СФК состоит из восьми этапов.

1. выяснение и уточнение требований потребителей

. Задача СФК как раз и состоит в том, что сделать мнение потребителя понятным для инженера.

Задача производителя состоит в том, чтобы с помощью различных методов преобразовать требования («голос») потребителя в инженерные характеристики продукта.

2.
ранжирование потребительских требований

. Для ранжирования необходимо оценить рейтинги потребительских требований, которые были определены на первом этапе. Производится упорядочение списка требований по степени важности. Важность записывается в виде рейтинга.

3.
разработка инженерных характеристик

. Данный этап выполняет специальная команда разработчиков, создаваемая для данного случая. Перед ней на первом этапе работы ста­вится задача составить список инженерных характеристик будущего изделия. 4.

вычисление зависимостей потребительских требований и инженерных характеристик.

На этом этапе устанавливаем взаимосвязь между потребительскими требованиями и инженерными характеристиками, чтобы определить, какие инженерные характеристики наиболее сильно влияют на удовлетворение определенных требований потребителей, какие – слабо, а какие вообще не создают добавленной ценности продукции для потребителя. (черн кружок- сильная связь(9б), бел кужок-средняя связь(3б), треуг-слабая связь(1б))

5.
построение «крыши

», в которой проставляются взаимосвязи между самими инженерными характеристиками. Крыша заполняется символами, указывающими на положительную или отрицательную корреляционную связь между соответствующими характеристиками продукции с позиции интересов потребителя.(если есть противоречия- «-» , если нет противоречий – «+»)

6.
определяем весовые показатели характеристики инженерных характеристик с учетом рейтинга важности потребительских требований,

а также зависимости между потребительскими требованиями и инженерными характеристиками.

7.
производится учет технических ограничений.

Не все значения инженерных характеристик достижимы. в следующей строчке матрицы проставляют экспертные оценки технической реализуемости тех значений инженерных характеристик, которых в наибольшей степени требуют потребители. С учетом этого получаются скорректированные целевые значения инженерных характеристик.

8.
учет влияния конкурентов

.. Конкурентов оценивают по тому, насколько полно они способны выполнить каждое из потребительских требований, определенных на первом шаге. * — первый конкурент -второй конкурент.

В результате выполнения вышеуказанных процедур получают исходные данные для технического задания на проектирование и разработку новой продукции.

Построение матрицы СФК получение инженерных характеристик – это первая фаза из четырех (планирование продукта – планирование компонентов продукта – проектирование процесса – проектирование производства), которые в совокупности «развертывают» потребительские требования не только в инженерные характеристики, но и далее – в показатели процесса и всего производства.

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Матрица Эйзенхауэра: что это такое и почему она полезна для производительности

‍

Чтобы стать более продуктивным в своей жизни и работе, чрезвычайно важно иметь возможность последовательно уделять первоочередное внимание неотложным и важным задачам. чтобы упростить оставшиеся дни и недели.

Понимание фундаментальной разницы между срочными и важными задачами — это отправная точка для повышения продуктивности, а наличие дисциплины и способности в первую очередь выполнять срочные задачи — залог долгосрочного успеха.Матрица Эйзенхауэра призвана помочь вам в этом и многом другом.

‍

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это мощный инструмент для структурирования и учета долгосрочного воздействия ваших повседневных задач и согласования вашего внимания к тому, что сделает ваш рабочий день наиболее эффективным, а не просто продуктивным.

Он призван помочь вам визуализировать ваши ежедневные или еженедельные задачи в матрице срочных и важных задач. Ваши повседневные задачи вместе с вашими проектами будут разделены на четыре основных квадранта:

• Высокая срочность и важные задачи / вещи, которые необходимо выполнить немедленно
• Низкая срочность и важные задачи / задачи и проекты, которые необходимо выполнить. запланировано
• Срочно , но не важно / Что нужно передать кому-то еще
• Не срочно и не важно / Задачи и проекты, которые необходимо исключить

Рекомендуемая литература: Приложения для повышения производительности, которые помогут вам оставаться Лучшая игра в 2021 году [Бесплатно и платно]

Откуда матрица Эйзенхауэра получила свое название

‍

Дуайт Д.Эйзенхауэр был 34-м президентом США с 1953 по 1961 год. До того, как Эйзенхауэр стал президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве ведущего командующего Верховными союзными войсками во время Второй мировой войны.

Ему приходилось постоянно принимать чрезвычайно сложные решения о том, на каких задачах он должен сосредоточиться в течение дня. Это в конечном итоге привело его к созданию всемирно известного принципа Эйзенхауэра, который помогает нам расставлять приоритеты по степени срочности и важности.

Действия, которые следует предпринять при использовании матрицы Эйзенхауэра

Действия, которые следует предпринять при создании собственной матрицы Эйзенхауэра, разбиты на следующие четыре ниже. Каждый из них войдет в свой отдельный сектор в зависимости от его собственной важности и актуальности.

Сделай это — Сосредоточьтесь в первую очередь на важных задачах, которые необходимо выполнить в тот же день.

Запланировать — Это важные задачи, которые можно запланировать, но не срочно срочно.

Делегировать — Срочные, но менее важные задачи, которые можно поручить другим людям.

Устраните это — Задачи, которые тратят ваше время и снижают вашу производительность.

Различие между срочными и важными задачами

‍

В повседневной жизни и деятельности различие между срочными / несрочными, важными / не важными задачами не всегда может быть на 100% четким. Таким образом, важно помнить о нескольких ключевых различиях между ними, которые могут помочь вам сосредоточиться и потратить время более эффективно в течение дня.

‍ Рекомендуемая литература: 7 советов по повышению производительности для занятых предпринимателей

Срочные задачи — это те, которые требуют немедленного внимания и действий. Сюда могут входить проблемы, которые необходимо решать как можно скорее, которые могут повлиять на остаток вашего дня и недели, если не будут решены немедленно. Если вы бездействуете, у них будут очевидные последствия. В большинстве случаев они неизбежны, и их не следует откладывать на потом.

Важные задачи — это те, которые имеют долгосрочное влияние на вашу жизнь и цели.Они требуют долгосрочного подхода и обширного планирования и составления графиков в сочетании с принятием мер и подготовкой.

Когда вы сосредотачиваетесь на важных задачах и вопросах, вы направляете свою энергию и внимание на то, что важно, а не просто делаете что-то. Ваши повседневные действия в совокупности оказывают долгосрочное влияние на вашу жизнь и цели. Они уникальны для вас и только для вас.

Примеры срочных и важных задач

• Клиент приходит к вам с серьезной проблемой или проблемой
• У вас сломалась машина посреди движения на шоссе
• Коллега уходит в середине проекта
• В вашем доме отключено электричество
• Вам предъявили иск на работе.

Это задачи и обстоятельства, которые требуют от вас действовать быстро и имеют немедленные последствия, если их не принять быстро.Иногда они бывают неожиданными и заставляют вас откладывать выполнение других задач.

Различие между несрочными и неважными задачами

‍

Несрочные и неважные задачи намного легче определить в повседневной рутине. Они могут не требовать немедленного внимания, но они все же имеют определенный вес в вашем долгосрочном продвижении к продуктивности и успеху.

Несрочные задачи — это задачи, которые по-прежнему имеют относительную важность для ваших долгосрочных целей и производительности, но не требуют немедленных действий.У них может не быть конкретного крайнего срока или какой-либо даты завершения, но они влияют на ваш долгосрочный рост и цели. Это также задачи, которые можно передать кому-то другому.

Неважные задачи — это задачи, которые существенно отнимают ваше время, и вы должны сосредоточиться на их устранении из своей повседневной жизни. Подобные задачи снижают вашу общую продуктивность и могут нанести вред вашему долгосрочному росту и успеху.

Примеры несрочных и неважных задач

• Binging Netflix показывает
• Прокрутка ленты в социальных сетях
• Откладывание сложных дел или вещей, которые вам не хочется делать
• Беглые покупки

Как пользоваться Матрица Эйзенхауэра для управления своим временем [ToDoist]

Отличный ресурс, который поможет вам использовать матрицу Эйзенхауэра для управления своим временем и расстановки приоритетов, — это Todoist.Вы можете использовать ToDoist, чтобы распределить еженедельные задачи по четырем отдельным квадрантам с разными типами меток.

Он позволяет вам напрямую создавать свою матрицу и назначать срочные и важные задачи с помощью меток, и это отличный ресурс, который поможет вам применить на практике некоторые из основных принципов матрицы Эйзенхауэра.

Разъяснение матрицы управления временем Кови

Правильное управление временем важно для повышения личной продуктивности и успеха бизнеса.Вы можете использовать множество различных стратегий управления временем, в том числе Матрицу управления временем Кови. Этот метод — эффективный метод, позволяющий сосредоточить ваше внимание на задачах, наиболее важных для вашего бизнеса и личного роста. В этой статье мы объясняем, что такое матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования вашей собственной тактики приоритизации.

Что такое матрица управления временем Кови?

Матрица управления временем Covey — это структура для определения приоритетов вашего времени и задач для оптимизации эффективности и производительности.Созданная Стивеном Кови, автором книги Семь навыков высокоэффективных людей , эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь вам классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:

• Срочность: Задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания
• Важность: Те, кто имеет большое значение или ценность для целей

Цель использования этого метода — сосредоточиться на улучшении личных и профессиональных отношений, а также на содействии росту и достижениям.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Четыре квадранта матрицы управления временем Кови

Каждый квадрант имеет разные свойства и разработан, чтобы помочь вам расставить приоритеты для ваших задач и обязанностей. Это следующие квадранты:

• Квадрант 1: Срочно и важно
• Квадрант 2: Не срочно, но важно
• Квадрант 3: Срочно, но неважно
• Квадрант 4: Не срочно и неважно

Квадрант 1: Срочные и важные

Q1 включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие срочного внимания.Пункты в этом квадранте также могут быть стрессовыми факторами из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая категоризация может гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Пункты, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:

• Предстоящие сроки
• Прямая связь с целями, зависящими от времени
• Включают снижение непосредственного риска

Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.

Квадрант 2: Не срочно, но важно

Q2 включает в себя сосредоточение внимания на деятельности, направленной на развитие чувства дисциплины и приверженности, а также на выявлении вещей, которые вы можете контролировать, и работе над ними.Некоторые элементы Q2 могут иметь следующие качества:

• Требовать планирования или дополнительных шагов
• Прямая связь с общими целями

Этот квадрант расположен вверху справа в матрице.

Квадрант 3: Срочные, но не важные

Действия в третьем квартале являются срочными и в настоящее время приобретают некоторую форму важности. Скорее всего, это элементы, которые можно уменьшить или удалить из рабочего процесса. Вероятно, они обладают некоторыми из следующих качеств:

• Результат плохого планирования элементов в 1 и 2 кварталах
• Прерывание производительности
• Отвлечение

Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы.

Квадрант 4: Несрочно и неважно

Задачи в четвертом квартале, скорее всего, можно полностью удалить или сократить. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы вы знали, какие задачи следует отнести к категории с наименьшим приоритетом. Эти элементы обычно обладают следующими качествами:

• Вызывают наименьшее количество стресса
• Не имеют прямого отношения к общим или зависящим от времени целям

Этот квадрант расположен внизу справа в матрице.

Связано: Правило 80/20, объясненное на примерах

Преимущества использования матрицы управления временем Кови

Использование матрицы управления временем Кови может иметь множество преимуществ на рабочем месте, в том числе:

• Повышенная продуктивность: Порядок использования этого метода может помочь вам решить, что поставить в первую очередь в своей жизни и как эффективно подойти к этим задачам. Наличие организованного и упорядоченного списка задач может помочь вам выполнить больше самых важных задач за то же время.

• Явные привычки: Использование этой матрицы может помочь вам определить, в каких секторах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы сможете выработать новые привычки сосредотачиваться только на вопросах Q1 и Q2.

• Баланс между работой и личной жизнью: Благодаря более продуктивным привычкам на работе вы сможете лучше находить время для самых важных для вас вещей вне работы.

• Улучшение навыков планирования: Правильная приоритезация задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые могут быть выполнены в определенные сроки.Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.

Как использовать матрицу управления временем Кови

Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни и распорядку требует самооценки и специфики. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам сориентироваться в этой технике:

1. Перечислите задачи, которые вам нужно выполнить

Независимо от того, приоритезируете ли вы задачи на день или на месяц, важно записать все задачи, которые вам еще предстоит выполнить. .Эти задачи должны быть краткими и четкими.

2. Включите крайние сроки

После того, как вы четко перечислили каждую задачу, укажите их крайние сроки. Знание того, когда что-то должно быть завершено, может помочь вам расставить приоритеты, что нужно сделать в первую очередь, а что можно подождать позже. Обратите внимание на быстро приближающиеся сроки, чтобы определить срочность ваших задач на следующем этапе.

Связано: 10 советов, как быть более целеустремленными на работе

3.Определите наиболее срочные задачи

Укажите, какие из перечисленных крайних сроков наиболее близки, чтобы определить наиболее срочные. Это позволяет вам увидеть ваши задачи в перспективе, когда дело доходит до приоритезации. Он также дает четкое представление о ваших общих обязанностях и может дать вам представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь и в последнюю очередь.

4. Упорядочить по важности

Определив, насколько срочно каждая задача для вашего расписания, упорядочите задачи в соответствии с их важностью.Это позволит вам полностью понять, какие задачи являются предварительными, а какие могут подождать в данный момент. Это также может помочь в создании расписания для выполнения этих срочных задач в соответствии с их важностью.

5. Разместите задачи в правильном квадранте

Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она срочна и / или важна для вашей повестки дня, затем распределите их по группам в своем списке. После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, важными, обе или ни одной, поместите их в соответствующий квадрант.Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.

6. Оцените свою продуктивность

Повторите этот процесс для повседневной и еженедельной деятельности. После использования этого метода в течение нескольких недель или месяцев подумайте о своей работе. Определите, как выполнение задач в порядке их расположения в матрице повысило вашу эффективность, рабочий процесс и управление стрессом. Вы можете использовать свои выводы, чтобы выяснить, как лучше всего скорректировать свое расписание в соответствии с вашими потребностями, или оценить, нужно ли переместить определенные элементы в вашей матрице в другой квадрант.Если вы обнаружите, что некоторые элементы не так важны, как другие, подумайте о реорганизации вашей матрицы, расписания или методов работы, чтобы поставить на первое место более значимые задачи.

Как матрица Эйзенхауэра может улучшить ваше тайм-менеджмент — Clockify Блог

Матрица Эйзенхауэра или тайм-менеджмента повышает продуктивность, обучая вас лучше расставлять приоритеты. Этот метод поможет вам узнать, какие занятия стоят вашего времени и усилий, а какие нет.

И в мире, где все мы спешим, чтобы идти в ногу со своим расписанием, это бесценный навык.

Здесь вы найдете объяснение того, что такое матрица управления временем, как ее использовать и как думать в квадрантах .

1. Что такое матрица тайм-менеджмента?

Матрица управления временем, также известная как матрица Эйзенхауэра, — это метод, направленный на улучшение того, как вы расставляете задачи по приоритетам. Вы научитесь распознавать свои самые большие приоритеты и отличать те, которые имеют долгосрочное влияние, от тех, которые не имеют.

На практике матрица тайм-менеджмента выглядит так:

Матрица служит инструментом для приоритезации, а не для планирования.Таким образом, вы не увидите здесь расписания или крайние сроки. Вот как сетка работает как инструмент управления временем, без каких-либо указаний времени или календарей.

2. Элементы матрицы Эйзенхауэра — объяснение

Каковы четыре временных квадранта?

При использовании матрицы управления временем вы сортируете задачи из вашего списка дел на четыре группы. Эти группы называются квадрантами, потому что они расположены в сетке. У нас:

• 1 квадрант — важные срочные задачи
• 2-й квадрант — важные несрочные задачи
• 3-й квадрант — неважные срочные задачи
• 4-й квадрант — неважные несрочные задачи

Для некоторых сортировка задач будет простой и очевидной с самого начала.Однако часто люди путают эти четыре квадранта или затрудняются определить, куда должна идти задача. Кроме того, приоритеты будут отличаться от человека к человеку. Хотя карьерный рост может иметь решающее значение для A, для B создание семьи может оказаться более важным.

Чтобы правильно применять правила матрицы и минимизировать вероятность ошибок, мы настоятельно рекомендуем изучить следующий раздел.

Разница между ВАЖНО и СРОЧНО

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным.”

— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Как только вы научитесь проводить вышеупомянутое различие, вся матрица превратится в кусок пирога.

Срочные задачи нужно решать как можно скорее. Они чувствительны ко времени и иногда вызывают стресс, поскольку требуют нашего немедленного внимания.

Представьте себе подготовку к экзамену, о котором вы забыли, или попытку доставить травмированного друга в больницу.

С другой стороны, важных задач позволяют сделать шаг назад, проанализировать свою ситуацию и спланировать свой следующий шаг.Они не чувствительны ко времени, поэтому никакое давление не повлияет на ваше суждение.

Важные задачи — это те, которые касаются ваших жизненных целей, основных ценностей и т. Д. Создание семьи, например, планирование поездки или тренировки, чтобы стать более здоровым.

Сколько раз вы слышали, что кто-то не может выполнять свою работу, потому что продолжает «тушить небольшие пожары»? Если мы сосредоточимся только на задачах, требующих срочного решения, мы не увидим дальше того, что ждет нас завтра.

Отсюда также напрашивается вопрос:

Как мне узнать, что для меня срочно, а что важно?

Не существует универсальной формулы, которой мы все могли бы следовать.Чтобы знать, какие задачи для вас важны, а какие срочны, лучше всего составить список. Вы можете найти множество шаблонов списков дел на нашей странице ресурсов Clockify, один из которых должен быть идеальным для вас.

• Запишите свои основные ценности, идеалы и жизненные цели;
• Подумайте о вехах, которых вам нужно достичь — они, скорее всего, будут состоять из важных действий.

Они могут быть способом узнать и напомнить себе о том, над чем вы работаете.Будь то деньги, безопасность, карьерный рост, опыт, связи, обеспечение семьи…

• Наблюдайте за своими повседневными действиями и определяйте действия и задачи, которые заставляют вас вести себя реактивно.

Обычно это срочные задачи. Телефонные звонки от семьи или начальника, скидки в любимом магазине, неисправности дома,…

Как расставить задачи по четырем квадрантам

Теперь, когда мы объяснили различие между срочными, и , важными, , давайте посмотрим, как они применяются к задачам и действиям.Мы будем использовать несколько распространенных повседневных примеров.

Квадрант 1, «Что нужно сделать» —

Важные и срочные вопросы.

Это задачи, у которых есть строгие, очень жесткие временные рамки. Например, тест по математике — это срочное задание для ученика, и большинство других вещей отойдут на второй план.

Другие примеры:

• Чрезвычайные ситуации, неотложные проблемы

Небольшой пожар, который нужно потушить, лопнувшая труба, травма.

То, что вы откладывали, а теперь торопитесь закончить.

Семейные или рабочие обязанности, необъявленные посетители и т. Д.

Квадрант 2, «Решить» —

Пункты важны, но не срочны.

Второй квадрант предназначен для предметов, которые приносят вам долгосрочную выгоду, но имеют свойство не быть срочными. Подумайте о решениях, таких как желание похудеть, больше читать, записаться на курс и т. Д. Они важны для вашего благополучия, но не критичны, поэтому их обычно отодвигают в пользу срочных задач.

Другие примеры:

Разработка или приготовление здорового питания;

Получение продвижения, смена компании, планирование открытия бизнеса, окончание университета и т. Д .;

Улучшение отношений, создание семьи, отдых, здоровое питание.

Важное примечание: Откладывание важных задач каждый раз, когда возникает что-то срочное, рискует сделать срочными в будущем. Если человек откладывает здоровое питание на долгие годы из-за того, что ему мешают другие вещи, такие проблемы со здоровьем, как ожирение или диабет, внезапно сделают его неотложным приоритетом.

Квадрант 3, «Делегат» —

Пункты в этом квадранте срочны, но не важны.

Обычно это задачи, которые вы делегируете другим. Например, если вам не удается оплатить счета, вы просите партнера или соседа по дому сделать это за вас. Или попросите коллегу делать для вас заметки во время встречи, потому что у вас есть срочные дела.

Другие примеры:

Организация встреч, планирование определенных встреч,

Покупка продуктов, работа по дому, оплата счетов и т. Д.

Квадрант 4, «Исключить» —

Пункты не важны и не срочны.

Последний квадрант содержит задачи или обязательства, которые никоим образом не важны. Они не приносят долгосрочной пользы для вашей карьеры, жизни или здоровья. Одним из примеров может быть просмотр каналов днем, вместо того, чтобы работать, например, над книгой.

Другие примеры:

Проверка (времяпровождение) социальных сетей, неважных электронных писем и т. Д.

Хотя отдых важен, слишком много веселых занятий может иметь обратный эффект.Некоторые из них необходимо устранить, чтобы оставить место для важных занятий;

Внимание!

3. Как взвесить свои приоритеты в матрице

Рассмотрим диаграмму ниже шпаргалки по матрице управления временем. Для более наглядных типов это могло бы предоставить более удобный способ организации их задач в четырех квадрантах.

Шпаргалка по матрице тайм-менеджмента

Помните, что только вы можете знать, какие задачи для вас важны, а какие нет. Спрашивая себя: « Что мне нужно делать прямо сейчас? »,« Что является расточительным и требует устранения? », и « Какие задачи мне нужно выполнять, и какие из них кто-то может сделать за меня? »

В ходе этого процесса вы должны сосредоточиться на WHAT вместо WHEN .Планирование становится проще, если вы знаете свои приоритеты.

Теперь, когда мы знаем, что матрица управления временем на самом деле является инструментом для лучшего понимания вашей деятельности, мы должны перейти к ее практическому применению.

4. Пример работы матрицы тайм-менеджмента

Лучший способ понять, как работает матрица, — это на примере.

Допустим, есть женщина по имени Джули, которая является главным менеджером проектов в компании среднего размера.Она делегирует много людей, общается с клиентами, отчитывается перед начальством, у нее есть муж и двое детей, а кроме того, она старается жить и есть здоровую пищу. Похоже, это много, и можно подумать, что Джули не удалось сделать многое из того, что она планировала. Однако, применяя матрицу, она знает, в чем состоят ее приоритеты и как обойти изменения в своих планах.

Для начала предположим, что расписание Джули выглядит так:

Сам по себе он выглядит довольно хорошо спланированным.Однако Джули знает, что есть вероятность, что расписание изменится, поэтому каждое утро она напоминает себе об этом, чтобы не нервничать.

Как и ожидалось, к концу дня расписание Джули изменилось. Ей пришлось внести несколько корректировок в свои задачи, применив матрицу управления временем к своим задачам:

• Оранжевые отложены на потом
• Зеленые делегированы
• Красные ликвидированы

Матрица Эйзенхауэра в действии, пример

Вот как Джули применила матрицу управления временем к своему мыслительному процессу:

• Ей не удалось дойти до писем утром, так как на встрече были выявлены некоторые проблемы в отделе обеспечения качества.Мозговой штурм для решения был важнее электронных писем, поэтому она назвала их чем-то, что нужно наверстать завтра;
• Клиент, с которым она должна была встретиться в полдень, пришел на полчаса раньше, потому что у них были определенные вопросы, которые они хотели задать Джули. Она знала, что производственная практика ее сына была достаточно далекой, и ей не сразу понадобилась необходимая информация. Она могла позвонить учителю по этому поводу позже в течение дня. Не желая заставлять своего клиента ждать, она перенесла встречу на 11:30, а телефонный звонок — на то, когда она вернется домой позже;
• Примерно в 16:00 стало ясно, что некоторые вещи в проекте требуют немедленного внимания.Однако сын Джули болел последнюю неделю и должен пойти к врачу на обследование. Поскольку здоровье ее сына превыше всего, она поручает проведение собрания своему самому надежному коллеге. Она может попросить пробежку на следующий день;

Матрица Эйзенхауэра в домашних условиях, пример

• Несмотря на запись на прием, кабинет врача был переполнен, поэтому Джейми и Джули пришлось немного подождать до осмотра. На всякий случай Джули просит мужа сделать покупки в магазине, потому что они могут этого не сделать;
• Джули хочет поправить свое физическое здоровье, поэтому она пытается тренироваться три раза в неделю.Но когда она пришла домой, ее коллега позвонил по поводу встречи, которая у них была ранее. Для некоторых решений требовалось одобрение. Джули решила перенести тренировку на видеочат с некоторыми сотрудниками, которые остались после работы. Помочь им закончить работу, чтобы они могли вернуться домой, было важнее и срочнее, чем ее сегодняшнее упражнение;
• К 21:30 Джули была измотана людьми, встречами, кабинетом врача и детскими занятиями. Больше ей ничего не хотелось, кроме сна. Зная, что в тот момент это пойдет ей на пользу, чем телевизор, она решила не смотреть шоу и немедленно лечь спать.

Как видно из примера Джули, матрица тайм-менеджмента предназначена для того, чтобы научить нас, как делать звонки проще в соответствии с нашим расписанием. Она не задумывалась о задачах или последствиях своих действий, потому что заранее полностью осознавала их. Она смогла внести необходимые изменения плавно и с минимальным стрессом.

5. Чем матрица тайм-менеджмента отличается от других методов?

Как упоминалось выше, этот метод не имеет ничего общего с изучением новых изящных навыков, а только с изменением вашего мышления к лучшему.Это поможет вам лучше понять свои цели, какие занятия потратили впустую ваше время, а какие помогли вам достичь того, чем вы занимаетесь сегодня. Таким образом, вы сможете лучше планировать и планировать будущее.

После использования в течение некоторого времени он вызовет положительное преобразование. Вы заметите, насколько проще планировать свою работу и насколько лучше вы научились справляться с небольшими кризисами и неизбежными дедлайнами.

Здесь, в Clockify, мы также исследовали лучшие методы управления временем на сегодняшний день.На случай, если матрица вам не понравится, есть из чего выбрать.

Инструкции по использованию матрицы тайм-менеджмента

Считается, что этот метод управления временем впервые использовал Дуайт Д. Эйзенхауэр (34-й президент США). Лишь позже он был популяризирован благодаря Стивену Кови, представившему его в своей книге « 7 навыков высокоэффективных людей ».

В книге он обсуждал идею Four Generations of Time Management , и если мы посмотрим на все четыре из них, мы увидим, что они на самом деле являются инструкциями о том, как правильно использовать матрицу.

Поколение 1: Контрольные списки и примечания

Первое поколение представляет собой начальный этап вашего планирования тайм-менеджмента. Все задачи, которые необходимо решить, записываются и анализируются. Все должно быть организовано с учетом количества времени и энергии, которые им требуются.

Поколение 2: календари и расписание

Во втором поколении все действия из предыдущего списка должны быть записаны в календаре или иным образом запланированы.Это способ попытаться спланировать будущее в меру наших возможностей.

Поколение 3: еженедельные планы

Третье поколение призвано сократить временные рамки деятельности. Вам нужно спланировать свою неделю, цели и задачи, которых вы хотите достичь, и начать более серьезно думать о ежедневном расписании в течение этой недели.

Поколение 4: взаимосвязи и результаты

В то время как первые три поколения занимались управлением деятельностью и временем, четвертое — это то, что действительно придает смысл всему процессу.

Имея полное расписание и список действий, вы можете начать анализировать, какие из этих задач являются важными или несущественными, срочными или несрочными. Это поможет вам понять, какие пункты в вашем списке абсолютно необходимо сделать завтра, а какие можно отложить на день, если возникнут более срочные дела.

6. Каковы преимущества и недостатки матрицы тайм-менеджмента?

Как и любой другой метод тайм-менеджмента, матрица Кови имеет как преимущества, так и недостатки.Лучше принять во внимание и то, и другое, прежде чем принимать решение о том, использовать его или нет. В конце концов, вам нужен метод, который идеально подходит для и .

Преимущества матрицы тайм-менеджмента:

1. Заставляет задуматься о важности поставленных задач;
2. Это помогает переоценить, что срочно, а что нет;
3. Обучает лучшему самосознанию и помогает практиковать самоанализ;
4. Вы научитесь лучше принимать решения за доли секунды.

Недостатки матрицы тайм-менеджмента:

1. Вы сортируете задачи только по срочности и важности.Он не учитывает ресурсы, сложность или уровень усилий, требуемых для выполнения задачи;
2. Короткие, срочные задачи остаются позади, даже если их отметка в списке помогает повысить продуктивность и набрать обороты;
3. Ежедневное использование матрицы может быть трудным и трудоемким;
4. Сетка может быть перегруженной, когда присутствует слишком много задач, поэтому лучше всего будет ограничить их до 5 штук.

Для тех, кто все еще не уверен, есть способ узнать, подходит ли вам матрица Кови.Попробуйте в течение недели. Составьте список своих задач на неделю, отсортируйте их в четырехквадрантной сетке, затем используйте счетчик времени, чтобы отслеживать свой прогресс в течение недели, и делайте заметки о том, как вы себя чувствуете в определенных ситуациях.

По мере того, как испытание подходит к концу, взгляните на накопленные данные.

Вы стали более продуктивными?

Было ли легче принимать решения?

Были ли дела, которые вы считали срочными, на самом деле срочными? Или они просто зря потратили ваше время?

Заключение

В каком-то смысле попытки управлять временем ушли в прошлое.Все больше и больше тренеров и экспертов по продуктивности советуют научиться управлять своими приоритетами и ресурсами. Потому что у нас не может быть больше времени. Мы можем просто использовать это умнее. Поэтому вместо того, чтобы пытаться втиснуть как можно больше задач в день, постарайтесь расставить приоритеты среди тех, которые имеют значение. Те, которые работают на ваше самосовершенствование и прогресс. Матрица управления временем Кови — отличный учитель в этом отношении. И хотя это может работать не для всех, это отличная ступенька к поиску более персонализированной и подходящей техники.

Этот гениальный процесс определения приоритетов снижает стресс и увеличивает производительность

Президент Дуайт Д. Эйзенхауэр создал простой метод определения того, что требует вашего внимания сейчас, а что может подождать.

Бесплатная предварительная версия книги:

Неудержимый

Узнайте, как преодолеть умственную и физическую усталость, которая стоит между вами и вашим полным потенциалом.

Январь
3, 2020

Читать 5 мин

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Много дел может быть благословением для разных людей. С другой стороны, это может зарядить энергией, если вы будете бегать по списку дел и снимать с себя опасные задачи, создавая сильное чувство выполненного долга. С другой стороны, попытка решить, к чему обратиться в первую очередь и сколько усилий приложить для этого, может быть сложной задачей. Технологии только подливают масла в огонь. Смартфон позволяет получать сообщения электронной почты, пока вы стоите в очереди в продуктовом магазине, но также позволяет получать сообщения электронной почты, когда вы находитесь на дне рождения племянницы.Стресс резко возрос в значительной степени из-за того, что границы между работой и личной жизнью стали размытыми.

Тайм-менеджмент — одна из самых серьезных проблем для эффективного лидерства в 21 веке. Если вы не будете осторожны, вы можете уделять слишком много внимания несущественным задачам и слишком мало — наиболее важной работе. Способность расставлять приоритеты так же важна для хорошего руководства, как и способность влиять.

Моя любимая философия продуктивности исходит от иконы 20-го века: Дуайта Д.Эйзенхауэр, пятизвездный генерал, ставший президентом США. Описывая свой подход к принятию решений, он сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. То, что срочно, редко бывает важным, а то, что важно, редко бывает срочным ». Принятие множества сложных и успешных решений в течение своей жизни вдохновило его на создание всемирно известного принципа Эйзенхауэра, помогающего лидерам во всем мире расставлять приоритеты по срочности и важности. Эйзенхауэр ясно понимал ценность расстановки приоритетов, как и писатель Стивен Кови, популяризировавший Матрицу Эйзенхауэра.

Связанные: 20 вдохновляющих цитат самых влиятельных лидеров мира

В этой матрице четыре сектора, и каждое действие, которое вы предпринимаете, можно классифицировать в соответствии с его срочностью и важностью. Если вы приобретете привычку использовать его, ваша продуктивность вырастет, а стресс упадет. Вот ключевые категории.

Сделать сейчас

Задачи в этом секторе важны и срочно, и им следует посвятить значительную часть дня.Эти высокоприоритетные задачи необходимо выполнить сегодня или завтра, и почти всегда требуется, чтобы вы «сначала съели лягушку». Ответ на электронное письмо, на которое требуется немедленный ответ, попадает в эту категорию, как и завершение утреннего отчета. Также подумайте о задачах, которые могли подкрасться к вам с не подлежащими обсуждению сроками и штрафами, которые накладываются за несвоевременную отправку. Если вы не решите эти задачи сейчас, это может иметь нежелательные последствия.

Расписание

Эти задачи важны, но не срочны, но все же требуют от вас выделения времени на их организацию и расписание.Обычно это долгосрочные цели, такие как завершение книги, получение профессиональных сертификатов или организация мозговых штурмов для будущих проектов. Они также могут включать запись на прием к врачу, ежеквартальные обзоры результатов деятельности или подачу налоговых деклараций. Эти задачи хороши тем, что обычно вы можете работать над ними в любое удобное для вас время. Просто не забывайте на самом деле планировать время для работы, включая создание соответствующих напоминаний.

Делегат

Этот сектор зарезервирован для срочных, но не важных задач, которые должны быть переданы другому подходящему специалисту.Если графический дизайн не для вас, зачем тратить драгоценное время и энергию на борьбу с этим требовательным ко времени рекламным листком для конференций? Лучше отослать в художественный отдел. Точно так же много полезной информации можно получить на деловых встречах, но часто вам не нужно присутствовать, чтобы получить выгоду. Если вы можете послать на завтрашнюю встречу хорошего записывающего, вы можете пропустить его и использовать время для работы над другими приоритетами. Однако, если ничего не помогает, вы можете работать над этими задачами самостоятельно, но только в качестве третьего приоритета после проработки первого и второго квадрантов.

Связано: Перво-наперво: 5 Секреты расстановки приоритетов

Исключите

В эту категорию попадают те неважные, несрочные действия, которые, кажется, съедают ваш день. Они включают в себя самые распространенные отвлекающие факторы: игры или текстовые сообщения на телефоне, падение в кроличью нору в социальных сетях или очистку вашего почтового ящика от бесконечных писем — и все это, в то время как приоритеты висят на волоске. Постарайтесь как можно больше избавиться от этих вредных привычек; они расточают время и мешают вам выполнить самые важные дела.Это не означает, что вы не можете время от времени заниматься бездумной деятельностью. В конце концов, всем нужно какое-то время простоя. Просто не забывайте принимать его, когда время не имеет значения.

Матрица Эйзенхауэра — это эффективный инструмент, который можно использовать как в личном, так и в профессиональном плане. Используйте его, чтобы сократить потраченное впустую время и повысить продуктивность, а это значит, что в конце дня будет меньше стресса и больше лучших из вас будет работать. Это победа для вас и для всех в вашей жизни. Приветствую расстановку приоритетов!

Таблица матриц Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, сортируя менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.

Eisenhower.me/eisenhower-matrix/

Матрица Эйзенхауэра (или ящик Эйзенхауэра, или принципал) — это очень простой инструмент для устранения загруженной работы, сосредоточения внимания и принятия решений на основе того, что действительно важно и необходимо выполнять.

Как отмечает Джеймс Клир в своем блоге: «Эта матрица хороша тем, что ее можно использовать для общих планов продуктивности (« Как я должен тратить свое время каждую неделю? ») И для более мелких, ежедневных планов (« Что мне следует делать? »). сделать сегодня? ‘).

Как работает матрица Эйзенхауэра

Сначала задачи оцениваются по критериям важно / неважно и срочно / несрочно . Затем они распределяются по квадрантам следующим образом:

1. Пункты в квадранте Важное / Срочное выполняются немедленно, и лично. Это могут быть кризисы, сроки и проблемы.
2. Пунктам в квадранте Важно / Не срочно назначен срок выполнения, а запланировано выполнить позже.Они также обрабатываются лично. Сюда часто входят задачи, связанные с отношениями, планированием и отдыхом.
3. Неважно / Срочно Пункты квадранта делегированы другим для обработки. Это могут быть встречи, исследования или редактирование.
4. Неважно / Не Срочно Квадрант полностью отброшен . Современная жизнь полна траты времени и обязательств. Многие из них забавны, но другие доказывают, что зачастую лучше просто сказать «нет».»

« У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Получи это здесь

Вы можете просмотреть таблицу матриц Эйзенхауэра здесь. Чтобы отредактировать эту таблицу, щелкните Файл> Создать копию

Или просто откройте копию таблицы здесь.

Когда вы откроете электронную таблицу как копию, вам нужно будет нажать «Сделать копию», чтобы добавить файл на свой Google Диск.После этого вы можете просматривать и свободно редактировать электронную таблицу.

Начните бесплатную пробную версию

Попробуйте Tiller бесплатно и отслеживайте все свои счета в одном месте, всегда знайте, куда уходят ваши деньги, и с уверенностью планируйте свое финансовое будущее.

Tiller Money

Ваша финансовая жизнь в электронной таблице, которая автоматически обновляется каждый день.

Расстановка приоритетов — Ресурсы по управлению временем для аспирантов и аспирантов

Как аспиранты и постдоки, мы часто ставим перед собой конкретные долгосрочные цели, которые могут включать публикацию, получение высшего образования, получение опыта преподавания или получение отличной работы в промышленности.Расстановка приоритетов для множества задач, которые мы должны выполнить, не всегда интуитивно понятна, даже если мы сосредоточены на конкретном видении и миссии для себя (см. «Знание своей миссии»). Ключ к более эффективной расстановке приоритетов заключается в следующем:

Стивен Кови утверждает, что каждое действие, которое мы выполняем, можно разделить на четыре категории: 1) важное и срочное, 2) важное и несрочное, 3) неважное и срочное или 4) неважное и несрочное.

Уловка состоит в том, чтобы сосредоточиться на важных вещах и предвидеть задачи, которые станут неотложными, прежде чем они начнутся.Уменьшая количество срочных задач, которыми вы должны заниматься, вы можете легче разбить несрочные важные задачи на более мелкие и более достижимые цели. Идея проста: работайте над своими долгосрочными целями, разбивая их на более мелкие цели, которые превращаются в ежедневные дела. Эти ежедневные дела должны представлять собой реалистичный набор выполнимых задач.

Если вы начинаете думать о своих долгосрочных целях, вы можете установить для себя «мягкие» сроки выполнения различных задач, связанных с вашими долгосрочными целями.Таким образом вы снизите стресс, действуя более активно, а не постоянно реагируя на срочные задачи. Другими словами, вы предотвратите превращение многих задач в кризис, требующий немедленного решения. Конечно, иногда вещи, находящиеся вне нашего контроля, все же всплывают как «важные и срочные» задачи. Найдите способ своевременно решать срочные дела, при этом выделяя немного времени на «важные и несрочные» задачи. Это позволит вам избежать постоянного тушения пожаров.

Приведенная выше информация взята со следующего ресурса:

Кови, Стивен Р. 7 навыков высокоэффективных людей: важные уроки личностных изменений. Free Press, 1989.

Другие ресурсы по этой теме:

MindTools: матрица приоритетов действий. https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_95.htm

Матрица управления временем

Кови — MGI Australasia

Предоставлено Mindshop Online.

В своей книге «В первую очередь в первую очередь» Стивен Кови спрашивает: «Какая разница, сколько мы делаем, если то, что мы делаем, не самое главное?» Стивен Кови объясняет, что большинством людей движет концепция срочности.Но чтобы действительно добиться положительных изменений в нашей жизни, нам нужно реорганизовать то, как мы проводим время; основанный на концепции важности, а не срочности. Он разработал этот инструмент для анализа того, как вы проводите свое время — Матрицу управления временем.

Из приведенной выше матрицы управления временем вы увидите, что Кови разбил вашу деятельность на четыре квадранта. Их:

КВАДРАНТ I (КВАДРАНТ НЕОБХОДИМОСТИ)

Этот квадрант представляет действия, которые необходимы вам для существования.Они СРОЧНЫ (чувствительны ко времени) и ВАЖНЫ для вас. Вот некоторые из видов деятельности, которые вписываются в квадрант 1:

.

• насущные проблемы или кризисы
• проектов с соблюдением сроков
• подготовка к запланированным мероприятиям в последнюю минуту

Мы склонны сосредотачиваться на деятельности из квадранта 1, потому что она срочна, и необходимость ее выполнения очевидна. Эти действия трудно игнорировать, потому что наш жизненный опыт научил нас, что, игнорируя занятия из квадранта 1, мы попадаем в ПРОБЛЕМУ.

КВАДРАНТ 2 (КВАДРАНТ КАЧЕСТВА)

В этом квадранте представлены действия, которые важны, но, поскольку они НЕ СРОЧНЫЕ, их легко отложить на второй план, «когда у меня есть время». Чтобы сосредоточиться на этой деятельности, нужно быть ПРОАКТИВНЫМ. Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 2:

• подготовка / планирование
• профилактика
• уточнение значений
• построение отношений
• Стратегия развития

Чем больше времени мы проводим в квадранте 2, тем больше КАЧЕСТВА мы добавляем в нашу жизнь.Если мы пренебрегаем действиями из квадранта 2 достаточно долго, иногда они превращаются в действия из квадранта 1 (срочные и важные). Для эффективного воплощения этих высокоэффективных целей квадранта 2 в действия требуется ОСНОВА для эффективного принятия решений о том, как вы проводите свое время. Большинство людей изо всех сил стараются найти время для важных, но несрочных дел в своем уже полном расписании. Кови напоминает нам, что «ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты».

КВАДРАНТ 3 (КВАДРАНТ ОБЪЕМА)

Квадрант 3 известен как Квадрант Обмана, где шум срочности создает иллюзию важности.Слово «срочно» означает, что действие зависит от ВРЕМЕНИ или сроков. Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 3:

• неважные прерывания и телефонные звонки
• неважные письма и отчеты
• несколько встреч
• много «неотложных» дел
• много популярных занятий

Действия, представленные в этом квадранте, — это те виды деятельности, которым мы поступим правильно, если скажем «нет» или ПЕРЕНЕСТИ НАПРАВЛЕНИЕ. Если они вообще важны, они обычно важны для кого-то другого, а не для вас.Мы проводим здесь много времени, оправдывая приоритеты и ожидания других людей. Единственным исключением из этого правила могут быть занятия, которые важны для кого-то, кто важен для вас. Вы можете считать занятие важным, потому что цените отношения. Но многие из нас являются «зависимыми от срочности», саморазрушающим поведением, которое временно заполняет пустоту, созданную неудовлетворенными потребностями.

КВАДРАНТ 4 (КВАДРАНТ ОТХОДОВ)

В этом квадранте представлены НЕ важные и НЕ срочные действия.Вот примеры действий, которые попадают в квадрант 4:

• мелочи, брутто
• просмотр нежелательной почты
• некоторые телефонные звонки
• побег (дурачиться)

Большинство из нас не проводят много времени в этом квадранте, потому что у нас просто нет времени терять его зря. Самая распространенная деятельность из квадранта 4, с которой я сталкиваюсь в своей работе с занятыми людьми, — это деятельность ESCAPE. Когда уровень стресса становится достаточно высоким, некоторые люди уходят от реальности, выполняя действия, которые не решают или не решают проблему.

Пошаговое руководство

Шаг 1. Обсудите преимущества эффективного управления временем.

Шаг 2. Попросите группу перечислить все, что им нужно делать каждый день. Эти задачи должны включать в себя все, что требует их времени. Они могут использовать примеры, показанные над определениями квадрантов, чтобы помочь им начать работу. Когда они составят свой список, спросите, ВЫБИРАЮТ ли они, что нужно делать все, что они только что перечислили, запишите их ответ и переходите к шагу 2.

Шаг 3. Нарисуйте матрицу управления временем и объясните четыре квадранта, но опустите мероприятия. Затем попросите их перенести перечисленные задачи в квадрант матрицы, к которому, по их мнению, она принадлежит. Здесь им может потребоваться некоторая помощь, потому что те же задачи могут попадать в квадрант 2 или квадрант 4. Они единственные, кто может определить, к какому квадранту принадлежит деятельность. дюйм. Например, если они балуют себя истинным отдыхом и расслаблением (отдыхают и обновляются), они находятся в квадранте 2.Если они занимаются побегом (избегая проблемы и не находя решения), они попадают в четвертый квадрант. Мотивация деятельности определяет, в каком квадранте они находятся.

Шаг 4. Просматривая матрицу вместе, вы должны теперь обнаружить, что они начинают осознавать, что им не нужно было выполнять многие задачи и что они решили выполнить большую часть из них. Теперь их выбор может заключаться в том, чтобы либо делегировать, либо просто не делать то, что раньше им казалось обязательным.Осознание того, что все эти действия были ВЫБОРОМ, должно полностью изменить то, как они теперь к ним относятся.

Шаг 5. Обобщите матрицу. Объясните, что цель состоит в УПРАВЛЕНИИ действиями в квадранте 1 и ФОКУСЕ на действиях в квадранте 2. ИЗБЕГАЙТЕ действий в квадрантах 3 и 4, которые они считают не важными, и тем не менее, поскольку многие из нас зависимы от срочности, мы склонны проводить большую часть времени в квадрантах 1 и 3, занимаясь срочными и важными или срочными и не важными делами.

Шаг 6. Спросите группу, какой процент времени, по их мнению, они проводят в каждом квадранте? В среднем человек потратит 25% в категории 1, 15% в категории 2, 57% в категории 3 и 3% в категории 4. Средняя цель — потратить примерно 20% в категории 1, 64% в категории 2, 15. % в категории 3 и 1% или менее в категории 4.

Шаг 7 . Используйте инструмент «График управления временем», чтобы помочь вашему клиенту разбить часы в день, а также контролировать и улучшать навыки управления временем.

Шаг 8. Напомните им, что работы всегда будет больше, чем мы когда-либо сможем сделать. Объясните инструмент анализа Парето и попросите их сконцентрироваться на 20%, которые дают 80% результатов.

Шаг 9. Подчеркните необходимость научиться говорить «НЕТ». Посоветуйте им выбрать несколько наиболее значимых задач и отпустить все остальное. Они почувствуют гораздо большее чувство выполненного долга, потому что они сосредоточат свое внимание на самом важном.