Дела важные и дела срочные: Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Как избавиться от «срочных и важных» дел

С матрицей Эйзенхауэра я познакомился восемь лет назад, в книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Матрица разделена на секторы для определения приоритетов дел:

• Квадрат 1 – задачи срочные и важные.
• Квадрат 2 – задачи важные, но не срочные.
• Квадрат 3 – задачи срочные, но не важные.
• Квадрат 4 – задачи не срочные и не важные.

Для себя сделал вывод: работать в квадрате 2 – планировать, учиться, искать новые возможности – и периодически устранять проблемы в квадрате 1. При этом не терять время в квадрате 4. А вот на третий квадрат не обратил внимания или не понял. Только сейчас разобрался, что же это за квадрат-то такой, где задачи срочные, но не важные? Как это вообще может быть?

Непонятый третий квадрат

Вначале снова заглянул в книгу, но Стивен Кови расплывчато описал задачи из этого квадрата:

• Посторонние разговоры и звонки.
• Какая-то корреспонденция.
• Некоторые встречи.
• Предстоящие неотложные дела.
• Распространенные виды деятельности.

Для непонятливых автор поясняет: «Есть и другие люди – те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат, думая, что пребывают в квадрате 1».

Я понял – когда выполняю задачи важные и срочные, но неправильно расставляю приоритеты, то делаю не самое важное или важное для кого-то другого. То есть, когда меняю колесо на машине и думаю, что делаю важное и срочное дело, то не факт, что я в квадрате 1, возможно, в квадрате 3, потому что есть дела поважнее. В общем понятно, но я копнул глубже.

Какие задачи относят к третьему квадрату?

Я прочитал 20 статей о квадрате Эйзенхауэра и заметил, что задачи в третьем квадрате делятся на три группы.

1. Обязанности, точнее обязательства:

• Обязательство быть матерью, женой, мужем: постирать, приготовить ужин, погладить, оплатить квитанции, погулять с детьми, навести порядок, загрузить или выгрузить посудомойку, забронировать билеты, отпраздновать юбилей, убраться в квартире…
• Обязательство быть хорошим сотрудником: написать отчет, посетить совещание, проверить почту…
• Обязательство быть хорошим хозяином: разослать открытки, прибраться перед гостями, выгулять собаку…

2. Слабости, желания: сделать пост в соцсети о первом снеге, просьбы.

3. Препятствия, которые могут или обязаны решить другие люди: чужая зона ответственности, поломка компьютера.

В нескольких статьях в третий квадрат помещали рутину без конкретных примеров. Считаю это неправильным. Профилактика и планирование – тоже рутина, но относится к квадрату 2.

Что делать с задачами из квадрата 3?

Даже разобравшись, какие задачи относятся к третьему квадрату, непонятно, как от них избавиться.

Список дел на день обычно составляют из задач первого и третьего квадрата. Верхняя часть списка – квадрат 1, что выполнить надо по объективным причинам. Нижняя часть – квадрат 3, что выполнить надо по субъективным причинам. Начинаем с нижней части, потому что это задачи понятные. Не потому, что они кажутся важнее или более срочными, а потому, что делали сотни раз. Но задач в квадрате 3 много, поэтому на самые важные задачи из первого квадрата времени не остается, а еще в план абсолютно не умещаются задачи из квадрата 2.

И мы, как белки в колесе, каждый день делаем одно и то же, а когда бьет по лбу проблема (о которой знали, но не нашли времени ее решить заранее), напрягаемся сверх меры и, когда выполнили, чувствуем безмерную гордость.

Как этого избежать?

Во всех статьях задачи из третьего квадрата рекомендуют поручить или делегировать. В одном источнике нашел замечательное дополнение: минимизировать и автоматизировать.

Берем наш список задач, оставляем верхние две-три задачи (квадрат 1), добавляем пару важных, но не срочных (из квадрата 2) и выполняем план на день. Задачи из квадрата 3 делегируем, минимизируем и автоматизируем, вуаля.

Будь это так просто, то все бы в разы повысили эффективность и добились успеха. Проблема в том, что уйти из квадрата 3 очень сложно. Мы не в силах отказаться от обязательств, слабостей, желания объять необъятное и бестолковой работы, даже понимая, что жертвуем целями.

Почему трудно избавиться от задач из квадрата 3?

Квадрат 3 вместе с квадратом 4 – наша зона комфорта. Чтобы из нее выйти, нужно преодолеть немало преград.

1. Страхи. Боимся потерять премию, работу, друзей, звание хорошего человека. Боимся осуждения: «А, это тот, который сдает табели последним», «А, это та, у которой дети постоянно в мятой одежде», «Ха, сам себе лампочку ближнего света поменять не может, там делов-то на 2 минуты». А еще: страх неудачи, страх успеха, да мало ли их. Редко наши цели перевешивают страхи.
2. Отсутствие желания или возможностей. Мало желания делегировать стирку, нужны средства, чтобы передать это на аутсорс домработнице или прачечной. Мало желания делегировать отчет, нужны сотрудники или средства, чтобы передать на аутсорс. Или просто не желаете расставаться с обязанностью выгуливать собаку или готовить завтрак на всю семью.
3. Привычки. Это самые близкие и родные задачи, мы их выполняем каждый день, неделю, месяц. Не задумываясь. Сработал триггер – табель на столе, сели и проверили, а потом еще сами отнесли в отдел персонала.
4. Отсутствие навыков. Не все умеют делегировать, минимизировать и автоматизировать.

Способы сбежать из квадрата 3

Я тоже много работаю в квадрате 3 и пробую разные способы вырваться из него. И пока нашел только четыре:

1. Нарушайте правила. Несерьезно, помаленьку. Чтобы расширить зону возможного. Да это риск, но кто не рискует, тот не выигрывает. Раньше всегда ездил по правилам, но в определенный момент начал нарушать, взвешивая возможные последствия. Не выполняю некоторые рабочие обязанности, которые считаю неважными, и наблюдаю, к чему это приведет.
2. Фильтруйте чужие высказывания. Раньше беспокоился о том, что скажут и что подумают, но с момента, когда прояснились цели, игнорирую бесполезные замечания.
3. Перестаньте играть роль хорошего человека, хорошего сотрудника. Раньше выполнял все задачи вовремя и в полном объеме, поэтому их подкидывали и подкидывали. Когда появились собственные цели, пришлось перестраиваться. Теперь на спине сидят только мои обезьяны.
4. Описывайте процессы в работе. Описанный процесс легче измерить, исправить, автоматизировать и делегировать.

Квадрат 3 – опасное место, он засасывает как болото. Чтобы в этом болоте не сгнить, определитесь с целями, ищите возможности, боритесь со страхами, делегируйте, автоматизируйте, минимизируйте задачи, которые только на первый взгляд кажутся срочными и важными. Удачи!

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра — №3 (март 2013) — Внауке.by

Расстановка приоритетов в работе по принципу  Эйзенхауэра

Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные — не самые срочные.

 

Дуайт Эйзенхауэр.

Существующий на сегодня ритм жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Большинство из нас каждый день ставит перед собой грандиозные задачи, планирует переделать кучу дел,  и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал, жесткий цейтнот.  

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Возникающее при этом эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент (управление временем) – наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

В управлении временем может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.

Одним из инструментов тайм-иенеджмента тайм-менеджмента является, так называемая, матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

У Эйзенхауэра был живой и пытливый ум. Он интересовался историей, спортом, математикой, его привлекали устройство вещей и мотивы поведения людей. Свою немалую энергию он направлял на то, чтобы известное работало лучше, а не иным способом. И внутренне Дуайт был более ориентирован на самосовершенствование, а не на переделку самого себя.

Итак, в чём же заключается суть метода?

Начнём с того, что одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов является умение классифицировать дела по степени их срочности и важности.

Согласно предложенному Дуайтом Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

• A Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
• B Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
• C Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
• D Не срочное и не важное. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения.

Люди склонны заниматься прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейнтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу.

Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

A Важное и срочное. Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и кризисы – это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта 1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь,  — это огромное заблуждение.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

• нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», откладывая всё важное «на потом»;
• отсутствия самодисциплины, неумения заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
• ленью;
• в целом плохой организации работы кафедры, отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Скорее всего, неправильно расставляются приоритеты, или не делегируются обязанности (нет доверия в коллективе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

• Незапланированный поход к стоматологу, вызванный, как всегда, внезапной зубной болью.
• Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
• Срочный звонок.
• Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Необходимо научиться делегировать обязанности, найти и «воспитать» себе помощника, который заменит вас при необходимости. Подготовьте список обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести» Вашей деятельности в квадрант 2.

B Важное, но не срочное. Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

• Написание статей, тезисов, отчетов по науке, отчетов о деятельности кафедры и др. плановая работа;
• своевременная оплата автомобильной страховки, за коммунальные услуги и т.д.;
• регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C Срочное, но не важное. К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3, считают, что они находятся в квадранте 1. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем вы сами определили, что для вас является основным делом, и что – суета сует.

Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2, выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный запас времени, которое вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

D Не срочно и не важно. Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

• бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;
• бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
• зависание в аське, скайпе и других месседжерах;
• компьютерные игры;
• долгие телефонные разговоры;
• просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
• чтение анекдотов, забавных историй и др.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Расстановка приоритетов: как это сделать правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Нужно уяснить себе раз и навсегда, что у нас никогда не хватит времени на все то, что нам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от нас остальные. Необходимо использовать свое время лишь на действительно важные для нас вещи, которые могут приблизить поставленную нами перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Кроме того, чтобы быть более продуктивным в своей деятельности и не жить в промежутках между стрессами и кризисами, надо уметь делегировать обязанности и не тратить время на решение чужих проблем.

Таким образом, идеальное расписание на день должно по большей части содержать дела и задачи, которые попадают в квадрант 2 (важные/не срочные) матрицы Эйзенхауэра.

Комментарии отсутствуют

Добавление комментариев доступно только зарегистрированным пользователям

Матрица Эйзенхауэра – что это такое и как с ее помощью эффективно управлять временем

Приветствуем вас, уважаемые подписчики и гости!

Существует множество различных техник тайм-менеджмента для управления своим временем. Сегодня мы с вами рассмотрим одну из них и узнаем, что такое матрица Эйзенхауэра и как ее использовать в повседневной и профессиональной жизни.

Кто такой Эйзенхауэр

Как нетрудно догадаться, матрица названа в честь своего основоположника. Им стал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – генерал американской армии Второй мировой войны и 34-й президент США.

Политик был талантливым, эффективным менеджером и восхищал окружающих своим умением все успевать. Именно ему принадлежит знаменитая фраза “Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”.

Превратил идеи Эйзенхауэра в инструмент для расстановки приоритетов при решении задач Стивен Кови, описав полученную методику в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей”. Так тезисы президента США превратились в матрицу Эйзенхауэра. У нее есть и другие названия: квадрат Эйзенхауэра, матрица управления временем, метод Эйзенхауэра.

Суть стратегии

Матрица Эйзенхауэра – это метод расстановки приоритетов, который позволяет разделять задачи по степени срочности и важности, тем самым более эффективно управлять личным и рабочим временем.

 

Этот инструмент активно используют в тайм-менеджменте. Он помогает определить, куда утекают наши силы и время и как распланировать жизнь так, чтобы свободы на реализацию планов и целей было больше.

Принцип стратегии прост – нужно начертить квадрат и разделить его на 4 части:

1. Важные и срочные дела – это те, что требуют немедленных действий.
2. Важные, но не срочные – задачи, относительно которых следует решить, в какое время запланировать их выполнение.
3. Срочные, но не важные – то, что можно кому-то делегировать.
4. Не срочные и не важные – дела, которые можно и вовсе вычеркнуть из списка и забыть о них.

Посмотрите, как выглядит квадрат Эйзенхауэра.

Характеристика квадрантов

Перейдем к более подробному описанию каждого квадранта в матрице.

A: Важные и срочные

Первый квадрант содержит список дел, которые требуют незамедлительного исполнения. Это важные и неотложные задачи, стоящие в приоритете. Их нужно выполнить в первую очередь, чтобы не доводить ситуацию до неприятных последствий.

Некоторые эксперты считают, что в идеале этот квадрант должен оставаться пустым, поскольку наличие важных и срочных дел часто говорит о неорганизованности человека и наличии у него завалов по задачам. У кого-то происходит так из-за лени и постоянной прокрастинации, кто-то неверно расставляет приоритеты.

Разумеется, у всех время от времени появляются неотложные дела, но если это ежедневная тенденция, стоит обратить внимание на самодисциплину.

B: Важные, но не срочные

На этот квадрант стоит обратить особое внимание, поскольку задачи указанной категории являются наиболее перспективными и должны занимать большую часть времени любого человека, который хочет добиться успеха.

В этот сектор помещаются дела, соответствующие долгосрочным целям: получить образование для продвижения по карьерной лестнице, заняться спортивными упражнениями для улучшения гибкости тела и т. п. Все это важно, но не требует незамедлительного решения.

При этом если постоянно накапливать и не реализовывать задачи из сектора B, они быстро переместятся в сектор A, став еще более важными, но уже неотложными.

C: Не важные, но срочные

В этот квадрант, как правило, помещаются отвлекающие факторы, которые не приближают нас к непосредственной цели, но мешают сосредоточиться и снижают общую эффективность.

К подобным делам можно, например, отнести ответ на звонок, замену перегоревшей лампочки в прихожей. Это срочно, но не важно для вас сейчас.

Проблема заполнения сектора C состоит в том, что срочные задачи, предназначенные для него, можно легко перепутать с неотложными делами из квадранта A. В этом случае образуется неразбериха и те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь, отодвигаются на второй план.

И наоборот, силы тратятся на то, что можно отложить или вовсе делегировать кому-то. Например, звонок в офисе можно поручить коллеге, а покупку новой лампочки доверить супругу или родственнику.

D: Не важные и не срочные

Задачи, которые относятся к этому квадранту, часто называют пожирателями времени. Это дела, которыми нам приятно и легко заниматься, но они совершенно бесполезные. Сюда можно отнести просмотр лент в социальных сетях, сериалы, мобильные и компьютерные игры, телепередачи и пр.

В расписании успешного человека почти нет места подобным занятиям, поскольку все это не приводит его к значимым целям. Но можно ли сказать, что квадрант D всегда должен оставаться пустым? Конечно, нет. Во всем нужно соблюдать баланс. Ведь время такого “простоя” позволяет нам перезарядиться, восстановить силы и наполниться энергией для последующих достижений.

Таким образом, задача матрицы Эйзенхауэра как инструмента расстановки приоритетов в том, чтобы отвести большую часть времени под сектор B и при этом иметь достаточно времени на сектор D.

Как применять метод на практике

Итак, вы решили воспользоваться квадратом. Давайте разберемся, с чего начать и как правильно заполнить матрицу:

1. Лучшее время для заполнения – вечер накануне вашего первого (или следующего) организованного дня. Возьмите лист бумаги и ручку. Начертите квадрат и присвойте каждому сектору свой цвет. Это поможет визуально настраиваться на ту или иную категорию дел. К примеру, квадрант A традиционно окрашивают в красный – символ срочности и важности.
2. Можно создать электронную таблицу в Excel, либо воспользоваться уже готовым шаблоном матрицы Эйзенхауэра, который разработала платформа для онлайн-заметок Evernote. Он очень удобный, таблица уже имеет свои цвета, названия, нумерацию строк. Вам останется только внести свои задачи.
3. Есть еще один способ, который позволит всегда и везде иметь при себе свою таблицу – скачать мобильное приложение. Для App Store есть Focus Matrix, а для Google Play – My tasks.
4. На отдельном листе бумаги или отдельной графой в электронном документе выпишите все задачи, которые перед вами стоят на ближайший день и неделю. Когда вы набьете руку в деле планирования, в будущем можно этот список не создавать, а сразу заносить задачи в квадрат.

Чтобы определить, к какому квадранту отнести ту или иную задачу, задавайте для каждой из них уточняющие вопросы:

1. Для определения степени важности. Спросите себя: “Находится ли это в приоритете моих главных целей?” Если да, то это важное дело, если нет, то не совсем важное. И задайте себе еще вопрос: “Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню это?”
2. Для определения срочности. Спросите: “Можно ли отложить это дело до завтра?” Если ответ утвердительный, значит, задача не очень срочная и ее можно отложить. Еще вопрос: “Не изменится ли результат, если я сделаю это позже?”

Резюмируем:

1. Важная задача – это та, что лежит в основе ваших целей. Ее откладывание влечет за собой негативные последствия.
2. Срочная задача с течением времени может потерять свою актуальность, а результат может ухудшиться.

Несколько советов по использованию матрицы:

1. Вычеркивайте дела, которые вы уже выполнили.
2. Если предпочитаете заполнять квадрат на бумаге, оставляйте свободные места, чтобы иметь возможность что-то дописать при необходимости.
3. Нереализованные задачи переносите на следующий день, чтобы они не затерялись.
4. В конце дня доставьте себе удовольствие полюбоваться всеми закрашенными строчками и почувствуйте себя деловым и успешным человеком, который прожил день с пользой.

А знаете ли вы, что есть еще один интересный способ планирования задач, который называется диаграммой Ганта. Для ее построения используются две оси: вертикальная для перечня дел и горизонтальная для указания времени, которое необходимо на выполнение каждой задачи.

Пример заполнения матрицы

Для наглядности приведем список дел одной женщины на предстоящий день и покажем, как можно отсортировать их по принципу матрицы Эйзенхауэра.

Итак, что ей нужно сделать завтра:

1. Оплатить секцию дочери.
2. Написать статью для заказчика.
3. Сходить в магазин за продуктами.
4. Посмотреть образовательный вебинар.
5. Посетить бассейн.
6. Почитать интересную книгу.
7. Убраться в ванной.

Как она будет распределять эти задачи:

1. Завтра последний день внесения платы за секцию дочери. А поскольку она дотянула до этого, дело становится важным и срочным (квадрант A). Если бы она была немного внимательнее и задумалась раньше, то задачу можно было бы отнести к категории B и не спешить.
2. Написание статьи она отнесет к категории B, т. е. важно, но не срочно. При этом обязательно выполнит ее как приоритетную, поскольку если откладывать, потом будет сложно уложиться в сроки и выполнить план.
3. Покупку продуктов можно отнести к категории D. Запасы в холодильнике еще есть, а потому завтра можно не заботиться об этом и выполнить, только если останется время.
4. Посмотреть вебинар. Он проходит онлайн и касается моего обучения интересной для неё деятельности. Квадрант C – не важно, ведь это не по работе, но срочно, т. к. может потерять актуальность.
5. Посетить бассейн – не срочно и не важно (категория D). Здесь хотим сделать оговорку. Для женщины бассейн является развлечением и отдыхом. Но для кого-то это оздоравливающая процедура, важная для здоровья в перспективе. Хотим напомнить, что распределение дел по квадрантам – это субъективное расставление приоритетов. Вы сами решаете, что является для вас важным, а что нет.
6. Чтение книги она также отнесет к последнему сектору и займется этим, если перед сном у нее будет свободное время.
7. Убраться в ванной – не срочное и не важное дело. Если она сделает это на выходных, результат не изменится.

В таблице ниже мы показали, что у нас получилось.

Мы привели пример своих повседневных дел, но матрицу можно использовать и для организации рабочего процесса. К примеру, вы трудитесь в офисе: распишите все свои задачи и систематизируйте их аналогично приведенному мной способу. Увидите, работа пойдет намного эффективнее и быстрее.

Оценка эффективности и оптимизация

После того как вы составили квадрат Эйзенхауэра, внесли в него свои задачи и выполнили часть из них, посмотрите, в каких квадратах реализованных дел оказалось больше. Сравните между собой таблицы за несколько дней и недель.

По мнению Стивена Кови, продуктивному человеку следует больше времени проводить в секторе B. Именно он является квадрантом качества, и время, затраченное на выполнение таких задач, повышает общую эффективность и создает почву для профессионального роста.

Если вы заметили, что большую часть времени проводите в первом квадранте (секторе A), задумайтесь о следующем:

1. уделите больше времени планированию и самодисциплине, поскольку задачи часто попадают в этот сектор из-за постоянного откладывания на потом или неграмотного распределения сил;
2. возможно, некоторые дела стоит выпустить из-под контроля и доверить другим людям;
3. оцените, не слишком ли много времени вы тратите впустую, из-за чего важные задачи остаются нереализованными.

О том, как развить самодисциплину, читайте в отдельной статье.

Для тех, кто постоянно пребывает в третьем квадранте (секторе C):

1. учитесь говорить “нет” на просьбы окружающих сделать что-то за них;
2. старайтесь делегировать задачи, которые запросто могут обойтись без вашего участия.

Если ваш день состоит в основном из выполнения дел из сектора D, это значит, что у вас попросту нет цели и вам неинтересно то, что вы делаете. Рекомендуем изучить следующие статьи:

1. Как правильно ставить цели
2. Как бороться с прокрастинацией
3. Как увеличить свою продуктивность

Плюсы и минусы матрицы Эйзенхауэра

Несмотря на то что метод действительно помогает сосредоточиться на главном и учит расставлять приоритеты, у каждой техники есть свои достоинства и недостатки.

Поговорим сначала о плюсах. Чем хороша матрица Эйзенхауэра:

1. Она проста в применении. Не требует подготовки, освоения сложных алгоритмов или штудирования теории. Минимальный набор для выполнения – бумага и карандаш.
2. Это быстро. Поначалу сортировка задач может занять некоторое время. При должной сноровке процесс займет всего 2–3 минуты.
3. Метод универсален. Его можно применять как в бытовой сфере, так и на работе или обучении.
4. Подходит для разных горизонтов. Можно планировать дела на день, неделю, месяц, год.
5. Помогает увидеть, куда уходят ресурсы – время, силы, энергия – и выявить недостатки в своей системе планирования.

Какие минусы есть у метода:

1. Субъективность оценки. Цель матрицы – быстро раскидать дела по категориям, не подвергая их серьезному анализу. Расстановка приоритетов осуществляется интуитивно, на глазок. Во-первых, у всех нас разные приоритеты. Помните пример с бассейном? Во-вторых, открывается широкий простор для когнитивных искажений. Новые дела кажутся нашему мозгу более срочными, чем старые. А задачи, завязанные на эмоциях, выглядят более важными, нежели те, к которым мы подходим рационально.
2. Ограниченная классификация. Матрица представляет собой сильно упрощенную градацию задач, состоящую всего из 4 категорий. Но в жизни между этими крайностями есть множество других “оттенков” оценки. Например, почти не важное, очень важное, требующее немедленных действий и т. п. В результате дела разной степени важности попадают в общую категорию и наделяются равным приоритетом.
3. Пренебрежение другими факторами. Градацию дел можно проводить не только по показателям “срочное – не срочное” и “важное – не важное”. Есть и другие ценные факторы, влияющие на приоритетность выполнения: наличие ресурсов, ожидаемая эффективность, полезность и т. п.
4. Не учитывается психологический фактор. Чаще всего самые срочные и важные дела – это те, что нам меньше всего хочется делать, они менее приятны и требуют наибольшей отдачи. Если изо дня в день фокусироваться только на сложном и масштабном, можно либо потерять вкус к жизни, либо провалиться в бесконечную прокрастинацию.

Заключение

Мы с вами разобрали, что означает матрица Эйзенхауэра и как ее применять на практике.

В сутках у каждого человека по 24 часа. Только вот одни умудряются переделать за день или неделю массу полезных и важных дел, а другие только успевают удивляться, как их драгоценное время утекает сквозь пальцы.

Ни один метод управления временем не является панацеей. Но вы можете взять и попробовать. Если ваша жизнь после этого станет немного лучше и вы поймете, что на самом деле в сутках достаточно часов, значит, инструмент вам подходит.

Напоследок оставим пару полезных ссылок, которые могут вам пригодиться:

1. Книги по тайм-менеджменту
2. Курсы по тайм-менеджменту

Всем удачных экспериментов и до скорого!

Матрица Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Матрица Эйзенхауэра- Планёрка

Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся.
Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра.
Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии.
Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».

К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые,
ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь.
Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк,
многие американцы так называли его и в период правления государством.

Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.

Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными,
в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины,
огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел:
возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.

Составление матрицы Эйзенхауэра

• A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ.
  Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс).
  Эти дела необходимо выполнить безотлагательно.
  На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало.
  Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.),
  либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.п.)

  
  

  Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент,
  которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь!
  А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными?
  Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.

  
  

• B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и
  условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание,
  т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и
  принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус,
  мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше.
  Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел.
  Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.

  
  

  Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами,
  изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования,
  овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция,
  но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать
  помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?

  
  

• C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +»
  (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус).
  Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего,
  вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры,
  телефонные разговоры ни о чем. На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется
  после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут!
  Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.

  
  

  Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а
  он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то.
  Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь.
  Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно.
  Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать,
  т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.

  
  

P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на [email protected] – обещаем всё исправить

Пример матрицы Эйзенхауэра

Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры.
Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).

Матрица управления срочными и важными делами.

ТМ-фундамент: матрица Эйзенхауэра — Гармоничный тайм-менеджмент — LiveJournal

Прежде чем мы начнем воплощать в жизни написанные сценарии «идеальных» дней, нам необходимо разобраться
с некоторыми базовыми концепциями тайм-менеджмента.

1. Матрица Эйзенхауэра

—  «Первый квадрат» (важное-срочное) стал синонимом «лесных пожаров» — срочных и важных дел, когда надо все бросить, и делать эти самые «горящие дела».
 «Второй Квадрат» (важное-несрочное) олицетворяет радость заблаговременного планирования, подготовки, жизненного баланса и прочих радостей жизни.
— «Третий квадрат» (неважное – срочное) называют «квадратом обмана» — дела из него только «притворяются» важными, хотя на самом деле это не так.
— с «Четвертым квадратом» тоже не все просто. Формально «ходить туда» незачем – неважное и несрочное, что может быть хуже – но порой люди втайне мечтают «понежиться» там, отдыхая от остальных дел.

Основная идея этой концепции – нужно стремиться к тому, чтобы бОльшая часть времени уходила на дела 2-го квадрата. Подробную статью с разъяснениями, чтобы понять, какие дела к какому квадрату относятся, читайте тут.

Примеры «маминых» дел по квадратам.

Срочные дела редко бывают важными и в то же время, важные дела редко бывают срочными. .Эйзенхауэр

Казалось бы, очевидно, что время необходимо тратить только на важные дела. Но для начала нужно научиться определять, к какому квадрату дело принадлежит, чтобы относится к нему соответственно, а с этим могут возникнуть определенные трудности.

Алгоритм работы с матрицей

Шаг №1 — уделить время делам 2-го квадрата матрицы – важные несрочные дела. Именно эти дела двигают нас вперед, дают ощущение ценности жизни и ценности времени, помогают видеть перспективу, кроме того, именно они позволяют сократить количество срочных дел и предотвратить многие пожары и форс-мажоры.

Что это за волшебные дела? Планирование, уход за собой и за своим здоровьем, качественное общение с детьми и близкими, саморазвитие и развитие детей, качественный отдых, включая сон, обучение, перспективные проекты и т.д.

В чем волшебство таких дел и как они могут помочь в организации времени?

Время, посвященное этим делам – это инвестиции, которые обязательно принесут дивиденды, «что посеешь, то и пожнешь». Вложили в развитие ребенка – получили успешного самостоятельно мыслящего человека, вложили в изучение языка – открыли для себя весь мир для работы и общения, вложили в качественный отдых – получили энергию и бодрость для быстрого и легкого выполнения любых дел и т.д. Кроме того, дела 2-го квадрата способны преумножать время, планирование, подготовка, обучение – все это помогает найти временные резервы.

В чем проблема таких дел? Почему в реальной жизни именно эти волшебные дела чаще всего откладываются или вообще не делаются? Поскольку они несрочные, мы можем бесконечно их откладывать и не видеть негативных последствий, пока они не станут слишком явными, а на это порой могут и годы уйти. За такие дела часто бывает страшно браться, они кажутся очень сложными или  очень большими

Шаг №2. Научиться отличать срочные важные от срочных неважных дел. Самый большой вопрос – как это может быть, чтобы дело было срочным, но не важным? Как правило, сюда относятся дела,  срочность которых была навязана извне. Например,  муж попросил срочно погладить ему рубашку, дети срочно вовлекли в свои дела или спор, позвонил телефон.

Проблема таких дел помимо того, что они отнимают время в чистом виде, в том, что они отвлекают от выполнения других дел. Потом уже труднее включится в важные дела, собраться с мыслями и настроем. Как быть? Если почувствовали, что срочность навязана, подумайте, прежде чем бросаться на это дело, можно ли решить вопрос путем переговоров, например. Попросить детей подождать 15 минут, пока вы закончите свое дело, попросить супруга самостоятельно справиться с рубашкой или предложить альтернативный вариант гардероба, а на будущее озаботиться тем, чтобы в шкафу всегда были 2-3 готовые к выходу рубашки (это уже дело 2-го квадрата).

В категорию срочных не важных дел также относятся дела, которые мы по каким-то причинам решили сделать сейчас, хотя можно было бы и в другое время. Например, пустились на поиски какой-то вещи, о которой вспомнили, хотя сейчас эта вещь не нужна, занялись уборкой, хотя острой необходимости в данный момент не было, а можно было в это время заняться действительно важным делом.

Шаг №3  Минимизировать дела 4-го квадрата и заменить их на дела 2-го. Не срочные неважные дела – это то, что мы безболезненно могли бы не делать вообще. Почему мы вообще оказываемся в этом квадрате? Казалось бы, времени и так нет, а мы можем позволить себе потратить его на такие дела. Причин много:

— усталость. Устали от срочных дел так, что уже нет сил ни на что, кроме телевизора, соц.сетей, форумов или просто «зависания».

— отсутствие четкого плана. Начинаем хвататься за какие-то мелкие дела, которые можно было бы сделать походя в другое время.

— ощущение «все надоело». Делать ничего не хочется, руки опускаются, настроения нет.

Что делать? В первую очередь, четко отдавать себе отчет, чем вы заняты в данный момент и почему. Вам нужен отдых? Может быть, не стоит сразу бежать к компьютеру, а лучше полежать, или послушать медленную музыку, или принять ванну? (это уже будет 2-й квадрат) Нужна психологическая разрядка? Можно выйти на 15 минут на свежий воздух или заварить ароматный чай или поговорить с мужем по душам.

Выводы

1)      Осознанно подходим к выполняемым дела и отдаем себе отчет, делом из какого квадрата мы занятии

2)      Находим время для дел 2-го квадрата уже на стадии планировани

3)      За счет дел 2-го квадрата сокращаем пожары и форс-мажоры

4)      Учимся противостоять срочным, но не важным делам

5)      Анализируем, почему начинаем тратить время на не важные не срочные дела и заменяем их на дела из 2-го квадрата

2. Концепция «большие камней» (big rocks)

Большие камни – это истинно важные дела, которые нужно делать до всего остального. В терминах матрицы – это дела 1 и 2 квадратов. Лучшей иллюстрацией этой метафоры является видеозапись с тренинга С.Кови, автора мирового бестселлера «7 навыков высокоэффективных людей». В тренинге мы еще не раз будем использовать некоторые элементы 7 навыков.

Данное видео не нуждается в комментариях. Каждый раз, берясь за дело, мысленно проверяйте, чем вы заняты — песком или камнями. Порядок действий вам известен. Необходимо вырабатывать привычку всегда начинать с камней.

Домашнее задание:
1. Назовите 3 ваших дела из каждого квадрата (если затрудняетесь, ничего страшного, приведите хотя бы один пример, демонстрирующий, что концепция в целом вам ясна).
В тайм-менеджерской литературе Вы найдете много примеров дел по квадратам из деловой жизни, но далеко не все примеры релевантны для семейного ТМ.
Напишите 3- дела 2-го квадрата и приведите примеры дивидендов, которые они могут принести в будущем
Подумайте, случаются ли у вас срочные не важные дела и как можно поступить с ними, чтобы не поддаваться на их призывную срочность.

Какие дела 4-го квадрата есть у вас? Почему вы ими занимаетесь? Чем можно их заменить из дел 2-го квадрата

2. Приведите примеры ваших больших камней. Примеры должны быть конкретными. И назовите, что может стать тем песком, который заполнит чашу дня и не даст камням в нее поместиться.

Посмотрите в свой идеальный день. В каких блоках у вас размещаются «камни»? Как распределить песок мелких бытовых дел так, чтобы он не мешал выполнению важных дел?

Следующие 3 задания помогут нам в дальнейшей работе со слонами, лягушками и рутинами.

3. Продолжаем работать со списком дел. Слон — это проект. У него обязательно должна быть дата реализации. Определите ее хотя бы приблизительно для ваших намеченных слонов. Выберите из списка проектов самый актуальный, который вы хотите реализовать (или запустить) за время тренинга. Распилите вашего слона на части. Чтобы кусочек помещался в рот можно было осились в один присест. И что вы сделаете уже сегодня по выбранному слону?

4. Выберите 1-3 лягушки из вашего списка. Какой из способов поедания лягушек лучше всего подходит к вашей лягушке? Какие способы возьмете на вооружение на будущее? Какую лягушки съедите уже сегодня? или завтра?

5. С какой рутиной начали (или продолжаете работать сегодня)? Если пока не приступили, когда планируете?

Важно и срочно — как сосредоточиться на важных вещах

Время — наш самый ценный и ограниченный ресурс, но его часто тратят на задачи с низким приоритетом или на деятельность, которая тратит время впустую без должного контроля над нашим управлением временем.
Один из наших любимых способов вернуть себе власть над своим временем — это матрица управления временем. Мы даже реализуем его внутри компании, используя функцию тегов в проектах для совместной работы, и разместили ее здесь в нашем блоге в прошлом месяце.

Также известный как ящик Эйзенхауэра, в честь его создателя покойного генерала армии США, президента Дуайта Д.Эйзенхауэра, Матрица управления временем — это метод категоризации задач и управления временем для достижения оптимальной эффективности и результативности.
Стивен Р. Кови помог распространить репутацию инструмента своими книгами и работами.
Сами по себе четыре квадранта удивительно просты. Матрица содержит четыре элемента задачи ( Важно, Не важно, Срочно, Не срочно, ), и место пересечения двух элементов является назначенным приоритетом.

Задачи, которые необходимо выполнить в тот же день или немедленно, — это Важно и срочно , которые необходимо выполнить без промедления.Это может произойти, если у клиента возникла серьезная проблема, которую необходимо решить, или если есть крайний срок, который нельзя изменить. Задача важная и требуется быстрое решение.

Скорее всего, это задачи, которые приносят пользу, хотя они не всегда доставляют удовольствие, поэтому просто приступайте к ним и выполняйте их. Каким бы заманчивым это ни было, не начинайте сначала с мелких или легких задач, а займитесь одним из более сложных или сложных, чтобы по завершении у вас появилось чувство выполненного долга и импульс.

Задачи Важные и несрочные будут запланированы на время, указанное для завершения работы.Это будет, если печатные материалы нужно будет вычитать и распечатать для выставки через шесть месяцев. Задача важная, но времени на ее выполнение еще достаточно.
Не поддавайтесь желанию откладывать выполнение этих задач только потому, что крайний срок не является неизбежным. Установление срока сдачи приманки в обозримом будущем дает вам над чем работать.

Если задача требует сотрудничества или кого-то просят о чем-то, отправляйте эти запросы заранее и почаще уточняйте, чтобы убедиться, что этот элемент не стал срочным из-за пренебрежения.Со временем некоторые из этих задач станут одновременно срочными и важными, но при правильном планировании и сосредоточении вы потратите большую часть своей энергии на запланированные и организованные задачи в этом разделе матрицы.

Задачи Срочные и неважные лучше всего поручить доверенному члену вашей команды. Это может произойти, если другому отделу понадобится помощь в тот же день или на следующий день, чтобы другой человек из пула компании раздавал брошюры на торговой выставке.

У задачи ограничено время для решения, но она недостаточно важна для ваших собственных целей, чтобы изменить ваш график и вашу собственную срочную работу.

Очень часто задачи в этом квадранте связаны с запросами других людей. При полном делегировании ключ состоит в том, чтобы проинформировать человека, получающего задачу, о деталях и полностью передать задачу, возлагая на этого человека ответственность за результат без какого-либо микроменеджмента. Как правило, не поручайте работу, которую вы не хотели бы выполнять самостоятельно.
Неважные и несрочные задачи не следует даже обрабатывать. Это было бы, если бы друг отправил вам видео с кошкой, чтобы вы посмотрели.Сама задача бесполезна и не приближает вас к достижению ваших целей или мечты. Исключение таких задач из вашего расписания не только освобождает время, но и является хорошей практикой при расстановке приоритетов.

Хотя элемент исключен из ваших планов, это не означает, что его следует удалить из электронной почты или файлов, сохранение таких файлов ведет к хронике вашей жизни, а отсутствие обращения к этим элементам показывает, кем вы являетесь на данном этапе.

Интеграция матрицы управления временем в ваши повседневные привычки жизненно важна для ее успеха, поэтому найдите время, чтобы точно организовать свои задачи.Функция тегов Teamwork Projects упрощает реализацию этого. Выполнив четыре простых шага, вы сможете взяться за работу и по-прежнему оставаться дома к обеду.

1. Пометьте свои задачи соответствующим ярлыком: Важно и срочно, Важно и не срочно, Срочно и не важно, или Не важно и не срочно.

2. Перейдите в свой Все задачи , просмотрите и отфильтруйте по Тег , чтобы работать с теми, которые относятся к Важно и срочно .

3. Вернитесь к фильтру и просмотрите свой Важно и не срочно , обращая внимание на назначенные сроки выполнения. Работайте над этими задачами.

4. Повторно оценивайте задачи каждые две недели и точно помечайте вновь созданные и назначенные задачи. После получения новой задачи Not Important & Not Urgent оцените ее и поручите соответствующему лицу.

Подсказка: Если задача меняется с Не срочно на Срочно , легко заменить тег, удерживая клавишу Shift и одновременно щелкая сам тег.

Работы всегда будет больше, чем времени, но не стоит переживать. Стратегическое управление задачами, основанное на этих четырех основных элементах, возвращает вам силу.
На протяжении всего процесса отслеживайте свое время с помощью учета рабочего времени, чтобы вы могли видеть, как вы тратите свой самый ценный ресурс. Каждый месяц проверяйте свою продуктивность, оценивая, на что вы потратили свое время, и лучше узнавайте, какие задачи были стоящими, а какие нет.

По возможности откажитесь от технологий, которые вам не помогают.

Не позволяйте «срочному» обгонять «важное»

Февраль
6, 2018

Читать 5 мин

Мнения, высказанные предпринимателями, участников являются их собственными.

Недавно в нашей консалтинговой фирме мы планировали начать стратегическую работу с новым клиентом. Но накануне нашей сессии он написал нам по электронной почте, прося отложить встречу до следующей недели.В последнюю минуту у него возникло то, что, как он чувствовал, нельзя было откладывать.

По теме: Нетерпение — вот почему методы управления временем так часто не работают.

Мы смогли удовлетворить его просьбу, но посоветовали ему отложить встречу всего на несколько часов, а не на дни. Мы предупредили его , чтобы он не позволял срочному делу обогнать важное, — концепцию, которую Стивен Кови популяризировал в своей «Матрице управления временем».

Мы уже писали о срочном vs.важно, поскольку это относится к принятию решений, но хотелось бы снова обратиться к этой теме, поскольку она влияет на приоритеты и управление временем. Разница между ними является ключом к правильному управлению временем и жизненно важна для развития бизнеса.

Во-первых, нам нужно определить две концепции. «Срочный вопрос» — это задача, требующая немедленного внимания, задача, требующая вашего внимания. «Важные» задачи — это те, которые, будучи выполненными, принесут значительную пользу вашей организации. Это задачи, которые продвигают вас вперед.Задачи могут быть как те, так и другие, либо не срочными и не важными. Давайте рассмотрим каждый подробнее.

Ни срочно, ни важно

Некоторые задачи не являются ни срочными, ни важными. Это вещи, которые занимают наше время, но не добавляют ценности нашей организации или личной жизни, и никто не умоляет нас делать это.

Однако большинство из нас тратит хотя бы часть каждого дня на эти напрасные траты времени. В эту категорию попадает время, потраченное на просмотр платформ социальных сетей, чтение статей или сообщений, не имеющих образовательной ценности, или на игру в игры или приложения, которые отвлекают нас от более ценных занятий.

По данным Statista, американцы проводят около часа в день, играя в видеоигры, и Telegraph сообщает, что просмотр учетных записей социальных сетей может занимать еще около двух часов в день. Очевидно, что если вы тратите свое драгоценное время на вещи, которые не являются ни срочными, ни важными, пора бросить холодную индейку. Удалите это игровое приложение со своего телефона. Отведите просмотр ваших социальных сетей до нескольких минут в нерабочее время. Мы уверены, что вы обнаружите, что не упускаете то, что отвлекает.

Связанные: 5 инструментов тайм-менеджмента для малого бизнеса для повышения производительности

Срочные

«Срочные» задачи — это те, которые требуют вашего внимания, но не обязательно повышают ценность. Это звонки на телефоны, спам по электронной почте и текстовые сообщения, сотрудники, которые постоянно задают одни и те же вопросы, или регулярные запланированные встречи, которые не приносят результатов. Часто мы считаем, что нам нужно позаботиться об этих предметах, «очистить колоды» и перейти к более важным делам.Это неправильный подход. Всегда сначала беритесь за важные дела , а потом переходите к срочным, но не важным задачам. На второстепенные задачи легко потратить часы

Срочные и важные

Многие задачи относятся к категории «срочных и важных». Помните, что это вопросы, которые требуют вашего немедленного внимания и повышают ценность организации. Сюда входят вопросы и проблемы клиентов / клиентов, банковские и финансовые вопросы, а также юридические вопросы.

Большинство людей признают эти вопросы важными и действуют соответственно.Чтобы каждый день заниматься своими неотложными и важными задачами, сначала убедитесь, что у вас есть список дел. Просмотрите элементы в списке и поставьте звезды по трем наиболее важным задачам. Сделайте это в первую очередь. После завершения поставьте звездочки рядом с тремя следующими наиболее важными задачами и завершите их. Если вы сделаете это, вы убедитесь, что сосредоточились на вещах, которые требуют вашего внимания и являются наиболее важными для выполнения.

Важно

Категория, которой больше всего пренебрегают в этой матрице, является «важной», но не «срочной».«Важные задачи включают развитие сотрудников или вас самих для улучшения навыков, документирование и улучшение процессов и систем, разработку показателей, исследование лучших методов, организацию и планирование. Хотя все эти типы задач могут улучшить вас и вашу организацию, они не являются срочными.

Никто не требует, чтобы вы документировали свои процессы. Однако, если вы все же задокументируете их, у вас будет инструмент обучения для нынешних и будущих сотрудников и способ повышения качества. Как мы говорим, первым шагом к повышению качества является документируйте свои процессы.Если вы станете более организованным, это может добавить часы продуктивного времени к вашей неделе, а разработка метрики может предупредить вас о проблемах до того, как они выйдут из-под контроля.

«Важные» задачи имеют решающее значение для успеха организации, но их легко отложить, поскольку их выполнение не требует срочности. Чтобы не попасть в эту ловушку, назначьте каждую важную задачу одному человеку с указанием даты завершения.

Связано: Правило управления временем 80/20: перестаньте тратить время зря

Легко позволить срочному делу превзойти важное.Однако, если вы можете расставить приоритеты для своего времени, чтобы позаботиться о тех задачах, которые являются как срочными, так и и важными, а также запланировать время и ресурсы, чтобы гарантировать, что вы взялись за важные, но несрочные задачи, вы создадите более успешную организацию.

способов решения срочных и важных задач

Вы когда-нибудь разрывались между срочными и важными делами? У большинства людей возникают проблемы с расстановкой приоритетов, особенно когда они имеют дело с большой рабочей нагрузкой.Чтобы преодолеть это, необходимо следовать нескольким советам, чтобы четко разграничить «важные» и «срочные» вопросы. Во всех случаях оценки приоритетов управления время должно распределяться на задачи в порядке их важности, а не срочности.

Вот как можно снизить стресс в конце дня.

Разница между «важным» и «срочным»

Чтобы прояснить ситуацию, давайте сначала разграничим термины « важно, » и « срочно, ».Мы говорим что-то важное, когда это приводит к эффективному результату важной цели. Эти вещи также могут замедлить или ухудшить прогресс в достижении цели, если она не достигнута. В большинстве случаев важные дела и задачи редко нужно выполнять в течение дня или недели. С другой стороны, неотложные дела требуют решения в очень короткие сроки. Они призывают к немедленным действиям, требуя давления каждый час и каждый день. Эти вещи укрепляют представление о занятости, что на самом деле является обманчивой добродетелью в большинстве организаций.

Разделите приоритеты на зоны

Приоритеты управления фактически разделены на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач. Это критическая зона, зона планирования, зона действия и зона неэффективности. Каждая зона должна обрабатываться по-разному, чтобы преодолеть напряжение, вызванное высокой рабочей нагрузкой.

Разделите на четыре квадранта или зоны в зависимости от важности и срочности задач.

Неэффективная зона

Задачи в неэффективной зоне не срочны и не важны .Подходящим действием для них будет бросать их до тех пор, пока вы не найдете «время простоя», когда вам больше нечего делать. Выполнение задания в этой зоне, когда у вас есть другие в трех квадрантах, явно неэффективный способ использования вашего времени.

Зона действия

Эта зона, напротив, характеризуется срочными, но не очень важными вещами . Задачи здесь нужно выполнять очень быстро. Он находится в нижней части шкалы важности, поэтому задачи здесь, вероятно, будут простыми, например, рутинными.Когда они будут выполнены вовремя, они практически не вызовут проблем. Однако, если их постоянно игнорировать, они накапливаются и превращаются в головную боль.

Зона планирования

В зону планирования включены срочных, но не очень важных задач. Их необходимо спланировать и разработать стратегию, чтобы они работали. Действия должны быть выполнены как можно скорее, но не надолго.

Критическая зона

Для задач, срочных и важных , они включаются в критическую зону.Здесь обычно работает большинство людей. Здесь большая часть давления и стресса, поэтому ошибки — обычное дело. Эта зона требует действий в настоящее время и в быстром темпе.

Заключение

Организация ваших задач путем их группировки на основе этих четырех зон сэкономит вам много времени и усилий при их решении. Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов задач на основе важности уменьшат стресс в конце дня.

Мастер производительности и устранение шума

Дуайт Эйзенхауэр был не только 34-м президентом Соединенных Штатов.До этого он был пятизвездным генералом в армии, отвечая за командование союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны. Он также был верховным главнокомандующим НАТО и президентом Колумбийского университета.

О продуктивности Эйзенхауэра ходят легенды не только из-за его достижений, но и потому, что его методы выдержали испытание временем и работали в различных ситуациях. Благодаря различным ролям и средам Эйзенхауэр на протяжении десятилетий работал с поразительной последовательностью.

Как он так многого добился?

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными.

— Дуайт Эйзенхауэр

Эйзенхауэр использовал простой инструмент под названием Матрица Эйзенхауэра. Вы можете нарисовать его на чистом листе бумаги и начать использовать уже сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех частей, которые вы используете для категоризации работы, которая находится перед вами:

1. Важно, но не срочно
2. Срочно и важно
3. Срочно, но не важно
4. Не важно и не срочно

Матрица Эйзенхауэра может помочь вам как в расстановке приоритетов в том, над чем вы работаете сегодня, так и в принятии решения, над какими крупными проектами работать.Настоящая ценность этого инструмента заключается в том, как он помогает вам различать важное и срочное.

Разница между срочным и важным

Каждый раз, когда что-то попадает на ваш стол, сначала разбейте его и решите, что делать дальше.

Ключ к тому, чтобы Матрица Эйзенхауэра работала, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи зависят от времени, иногда потому, что мы откладываем их до тех пор, пока больше не сможем.Эти задачи могут быть любыми: от ответов на электронные письма и телефонных звонков до осознания того, что у вас почти закончился бензин и что отчет должен быть отправлен через 20 минут.

Если мы отложили выполнение срочной задачи, которая также важна, то, когда мы, наконец, займемся ею, мы, вероятно, не будем думать о ней так много, как намеревались или как следовало бы. Мы настраиваем себя на принятие неверных решений.

Независимо от того, были ли они когда-то важными, срочные задачи заставляют нас реагировать.Мы в стрессе. Мы полны беспокойства. В результате мы редко думаем оптимально. Спешка часто приводит к неправильным решениям, которые отражаются в будущем, разрушая нашу будущую продуктивность. Нам приходится тратить много времени на устранение проблем, которые были вызваны нашей реакцией и поспешностью.

Важные задачи более стратегические. Это то, чего мы хотим добиться, например, выпустить новый продукт. Эти задачи преднамеренные. Мы хотим обращать на них внимание, и они что-то значат для нас.Вместо того, чтобы быть реактивными и иррациональными, при правильном планировании мы можем быть вдумчивыми и заинтересованными. Поскольку мы не реагируем, мы можем избежать ошибок. Это освободит время в будущем.

«Быть ​​занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

— Тим Феррис

По умолчанию большинство из нас сосредоточено на том, что срочно и важно. Вполне естественно, что мы хотим сосредоточиться на вещах, которые нужно решать немедленно. Поступая так, мы склонны вытеснять важные, но не срочные дела.

Спросите себя, когда вы собираетесь заниматься важными, но не срочными делами. Спросите себя, почему вы избегаете того, что важно, но не срочно. Вы чего-то боитесь? Вы откладываете на потом? Вы слишком отвлечены?

Матрица Эйзенхауэра на практике

Я регулярно использую эту матрицу как часть моей системы повышения производительности. Это помогло мне сосредоточиться на том, чего я хочу, и не слишком увязнуть в вещах, которые не имеют особой ценности.

Принято считать, что вам следует заняться следующим делом в вашем списке дел.

На практике я использую систему продуктивности Эйзенхауэра иначе.

Во-первых, планка стать задачей, о которой я даже думаю, довольно высока. Вместо того, чтобы делать это позже, неважные и несрочные задачи обычно просто отбрасываются. Иногда они подпрыгивают, и я снова их поднимаю.

Важные и несрочные задачи планируются и, как правило, решаются в первой половине дня.

Важные и срочные задачи решаются сразу или по расписанию и всегда оцениваются.Хотя я не могу все спланировать, когда вещи накапливаются здесь, это часто происходит из-за сбоя в системе — что-то пошло не так.

Срочные и неважные задачи обычно, хотя и не всегда, делегируются. Делегирование — довольно сложная тема для работников умственного труда. Как советник нескольких компаний, я обычно выступаю за то, чтобы компании никогда не передавали свой основной бизнес на аутсорсинг. Помимо прочего, это ставит вас в зависимость от доброй воли и компетентности других. Вы становитесь хрупкими.

Ключ к тому, как я использую это на практике, — мое утро всегда заблокировано с 8:30 до 11:30. Это дает мне три часа, чтобы сосредоточиться на важных (срочных и иных) задачах. Мне не нужно находить время, чтобы приспособить их, оно уже есть.

Все еще любопытно? Ознакомьтесь с матрицей решений: как расставить приоритеты.

Что следует знать о важных и неотложных вопросах безопасности

Что следует знать о важных иСрочные вопросы безопасности

Охранники играют множество ролей в конкретное время и в определенной ситуации. Как и другие профессионалы, они знают, когда пора идти домой, а когда пора остаться еще на пару часов, чтобы разобраться с неотложной проблемой. Владельцы недвижимости должны иметь такую ​​же точку зрения, когда дело касается безопасности. Чувство безотлагательности нужно практиковать в соответствии с текущими делами. Тогда очень важно иметь возможность узнать больше о том, какие вопросы безопасности важны, а какие срочны.

Важное по сравнению с определенным срочным

Важные задачи — это те задачи, которые могут способствовать долгосрочному видению вашей компании с намерением улучшить ваш бизнес. С другой стороны, срочные задачи — это те задачи, которые требуют немедленных действий. Примером важной задачи является внедрение нового правила безопасности, в то время как примером срочной задачи является телефонный звонок, чтобы сообщить о проблеме безопасности. Разделение важных и неотложных задач можно классифицировать дальше.

Важные и срочные задачи

Это задачи, которые необходимо выполнить как можно скорее. Эти задачи должны быть приоритетными, потому что, отложив их, вы должны быть готовы к последствиям, которые они могут серьезно повлиять на ваш бизнес. Среди этих задач, которые классифицируются как важные и срочные: соблюдение установленных налоговых сроков на федеральном уровне, в масштабе штата или на местном уровне; наем людей на вакантные должности во избежание нехватки кадров; и убедиться, что платежная ведомость подготовлена ​​и представлена ​​соответствующим образом.

Важные, но несрочные задачи

Это задачи, выполнение которых требует слишком много времени, но их часто игнорируют, поскольку есть более срочные задачи, требующие вашего внимания. Признайте, что, поскольку мы всего лишь люди, мы хотим быть уверенными в том, что реагируем на действия, непосредственные последствия которых известны. Это может быть своего рода предубеждением, но мы можем что-то сделать с ситуацией. Лучший способ сделать это — распознать важные, но несрочные задачи.

Одна из задач данной категории — оптимизация операционных процессов компании. Другой работает над улучшением маркетинга, рассматривая варианты, которые помогут увеличить продажи и количество рефералов. В этот список также входит поддержание связи с активными или лояльными клиентами, а также знание ваших ключевых клиентов и улучшение отношений с ними.

Срочные, но не важные задачи

Это задачи, которые могут занять у вас так много времени, потому что они требуют немедленного внимания, даже если они не будут частью реализации долгосрочного видения компании.Примером таких задач является прием звонков, даже если у вас много других дел, потому что никто не хочет принимать звонок. Часто охранники склонны отвечать на звонки, даже когда они находятся на почте, потому что никто не помогает им отвечать на звонки. Другое дело — читать неважные электронные письма и отвечать на них. Другое дело — выполнение работ, которые не являются частью вашей должностной инструкции или которые уже были делегированы другим.

Задачи, которые не являются важными и совсем не срочными

Сосредоточить свои мысли на этих вещах определенно будет пустой тратой времени.Они не требуют немедленных действий и никогда не принесут пользы вашему бизнесу. Вам нужно сократить эти задачи, чтобы стать прогрессивным. Примеры: проверка, кто публикует сообщения в социальных сетях, читает газету, тратит время на просмотр большего количества видео на YouTube.

В мире безопасности все эти задачи могут повлиять на способ ведения бизнеса. Об этих задачах важно информировать своих сотрудников. Если вы работаете с хорошо обученными охранниками в Монреале , вы, безусловно, можете ожидать, что они преуспеют, когда дело доходит до разделения важных и неотложных задач безопасности.

Комментарии к записи Что следует знать о важных и неотложных вопросах безопасности отключены

Первые дела в мире FOMO — Преднамеренный лидер

В жизни мы сталкиваемся с бесконечными вариантами того, как проводить время. В социальных сетях и Интернете мы никогда не были так осведомлены об этих возможностях, и никогда не было меньше препятствий для того, чтобы люди могли поделиться своим мнением о том, на чем мы должны сосредоточиться (например, этот пост!).

Мы также живем в мире, где все срочно, нужно делать сейчас, и мы игнорируем фундаментальную реальность компромиссов — сказать «да» чему-то неизменно означает сказать «нет» чему-то еще.

С этими препятствиями, как нам решить, что важно, и сосредоточиться на самых важных вещах в жизни?

В этом эпизоде ​​я делюсь тем, что обнаружил на своем пути к жизни, отдавая приоритет важному над срочным. Это не всегда легко, но оно того стоит.

Президент Эйзенхауэр мудро подумал, что мы должны уделять внимание и время нашей деятельности в соответствии с их важностью и срочностью. Он признал, что мы слишком склонны сосредотачиваться на вещах, которые одновременно важны и срочны, вызывая реактивное поведение, основанное на том, что должно быть сделано прямо сейчас, вместо того, чтобы сосредотачиваться на вещах, которые являются важными и не срочными, что было бы основа более стратегического поведения, основанного на долгосрочных целях.

В своей классической книге «7 навыков высокоэффективных людей» д-р.Стивен Р. Кови популяризировал теорию управления временем Эйзенхауэра, организовав действия в четыре разных сектора (см. Ниже) в зависимости от их относительной важности или срочности. В книге доктора Кови он определил срочность как требующую «немедленного внимания». Срочные дела «действуют на нас», и их часто «приятно, легко и весело делать». Но срочные дела часто не важны. Однако важно добиться результатов. Важные дела вносят вклад в вашу жизненную миссию, ценности и высокоприоритетные цели.Но часто эти важные действия не являются срочными и требуют инициативы, планирования и дисциплины.

Чувствуете себя подавленным? Сосредоточьтесь на том, что важно, а не на срочном

Для меня одной из самых сложных частей преподавания было постоянное наводнение неожиданных кризисов, которые мешали мне добиться прогресса в моих истинных целях. Подумайте об этих трех типах ситуаций:

• Срочно: то что сразу нажимает
• Важно: то, что имеет долгосрочные последствия
• Срочно и Важно: острая необходимость, которая также имеет долгосрочные последствия.

Эта идея принадлежит Дуайту Эйзенхауэру, который (предположительно) сказал:

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

Я думаю, что это различие чертовски важно (да) важно , особенно если вы чувствуете себя измотанным (а какой учитель не колеблется на грани выгорания?). Мы должны научиться бороться за то, что для нас важно, и быть достаточно уверенными, чтобы игнорировать то, что просто срочно для других.

Срочно

Вот как выглядят неотложные ситуации:

• Вашему администратору внезапно требуется вернуть форму прямо сейчас .
• Рассерженный родитель неожиданно приходит на обед, чтобы обсудить домашнее задание.
• Звонит телефон класса: другой учитель хочет рассказать о том, как ваш ученик нарушил какое-то правило на перемене.
• Другой учитель звонит (во время урока!) И требует, чтобы его принтер немедленно заработал (эти звонки происходили постоянно!).
• Появляется электронное письмо от начальника с просьбой помочь с чем-то как можно скорее.

Неотложные ситуации выходят на первый план, потому что они громкие и их последствия кажутся немедленными. Обычно это эмоциональные проблемы. И, что важно, они часто являются потребностями другого человека, … не вашими собственными.

Срочные запросы разочаровывают. Они вышли из-под вашего контроля, они отвлекают вас, и они просят вас отреагировать, не тратя времени на планирование или обдумывание. Множество срочных требований разносит нас, как листья, и разрушает наши планы.

Если я чувствую себя подавленным / выгоренным / напряженным, то это почти наверняка из-за срочных задач. Я узнал, что у меня есть , чтобы отложить срочное дело в сторону, иначе я никогда не сделаю ничего значимого.

Это означает, что можно спокойно говорить «нет», просить людей вернуться позже или просто игнорировать вещи. И , что означает раздражение некоторых людей (но люди с большим количеством срочных запросов также обычно раздражают человек, так что).

Важно

Вот как выглядят важные (но не срочные) ситуации:

• Читаю учебник, который лежал у вас на полке.
• Наблюдать, как ваши коллеги учат, а потом встречаться, чтобы вместе стать лучше.
• Обед в непринужденной обстановке.
• Фактически планируете межучебную единицу, которая объединит ваши научные и общественные науки.
• Чтение вслух главы из романа в классе каждый день после обеда.

Гоша, это здорово!

Почему? Они важны! Они имеют положительные долгосрочные последствия. Это то, что мы знаем, мы должны делать.Но это также скромные потребности. Если вы не заступитесь за них, важных задач незаметно отойдут в сторону и уступят место более громким и требующим внимания неотложным ситуациям.

Важными потребностями становятся вещи, которые (для многих из нас) просто… никогда не выполняются. Они сидят на куче «делать» буквально годами.

Игнорирование срочности, даже когда она горит

Мы должны активно бороться за важное, потому что срочное никогда не уступит . всегда другая злая проблема, которая поднимает голову, не позволяя вам делать то, что действительно важно.

Рассмотрим прибытие пожарных. Да, перед ними чертовски неотложная ситуация. Но я готов поспорить, что они не просто начнут стрелять водой в то пламя, которое кажется самым горячим. Бьюсь об заклад, им нужно время, чтобы ничего не делали , а только наблюдали. Им нужен план. Им нужно выяснить, что важно в этой ситуации, а не просто срочно.

Если пожарный может не обращать внимания на пожар, чтобы лучше выполнять свою работу, мы можем игнорировать наши собственные неотложные проблемы, пока не придет время!

Для тех, кто сосредоточен на важном

Оглядываясь назад, я понимаю, что учителя в моей школе, которые прошли эту прогулку, также были теми, кого я, естественно, уважал больше всего. Они игнорировали срочное и сосредоточились на важном. Они никогда не участвовали в драмах с учителями в столовой (они даже редко обедали в столовой!). Они не были зациклены на последней инициативе округа.Они не входили в несколько комитетов. Их было почти невидимых .

И все же, и все же , я заходил в их классы и… вау! Всю ту энергию, которую я тратил на вращение колес, они вложили в инструкцию !

Как и в случае с философией Брюса Ли «будь как вода», эти учителя быстро возвращались в свое естественное состояние после беспокойства. Они знали, что нынешняя срочность пройдет, как и всегда раньше.В результате они продвигали важные идеи с гораздо большей последовательностью, чем я

Вы знаете этих людей в своей школе? На них стоит обратить внимание, даже если они не привлекают к себе особого внимания.

Сделайте несколько списков

В конце дня я стараюсь всегда записывать, что я делал в тот день . Это вносит большую ясность. Часто я даже не могу вспомнить, что я сделал в тот день. Это плохой знак! Или, если мой список просто «Я отправил письмо по электронной почте», то мне, вероятно, нужно пересмотреть.

Еще один совет, который я нашел полезным: составьте список «Нельзя» . Это список вещей, которые активно прекратили делать.

И, конечно же, полезно записать ваши важные цели и , разбив их на управляемые части. Тогда я знаю, что я, , должен делать .

Итак … что вы хотели сделать, скажем, за последние три года, но не добились никакого прогресса? Давай изменим это!

Дифференциальная информация в вашем почтовом ящике.

Я буду отправлять вам одно или два электронных письма в месяц, чтобы помочь вам лучше понимать и различать одаренных студентов. Получите бесплатные ресурсы прямо сейчас!

Byrdseed.TV: Дифференциация сделана для вас

Нет времени создавать дифференцированные уроки? Byrdseed.