Дела важные и срочные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Февраль

Февраль — Тайм-менеджмент

Каждый успешный человек рано или поздно сталкивается с понятием «Тайм-менеджмент», или искусством управлять своим временем.

Этим мастерством важно овладеть, иначе постоянная нехватка времени, стрессы от спешки, аврал повлекут за собой большие проблемы.

В наше время наибольшей эффективности достигают люди, которые умеют продуктивно распоряжаться своим временем. Этот навык позволяет делать работу, затрачивая меньше времени и жить более насыщенной жизнью.

Существуют основные принципы Тайм-менеджмента, следуя которым будет развит навык управления временем.

Прежде, чем использовать принципы Тайм-менеджмента в жизни, рекомендую начать с анализа.

«Когда-то давно я прошла тренинг по Тайм-менеджменту. Одно из заданий было фиксировать все свои затраты времени, чтобы затем определить целесообразность его использования. Когда я проводила такой эксперимент, я выявила, что мои пожиратели времени – это мои сотрудники, которые шли ко мне с любым возникшим вопросом или проблемой. Я, конечно же, бежала помогать и решать все их вопросы, думала, цены мне нет, великой помощнице. Осознав ошибку, я положила на стол стикеры, и каждый раз, когда они приходили, говорила «запиши». Когда заканчивала выполнять свои дела, смотрела уже, что написано в записках. Было сложно поначалу, но я держалась. Неудивительно, что со временем сотрудники научились решать вопросы самостоятельно и количество бумажек заметно сократилось. Самое главное, они стали уважать моё время».

Есть очень популярный метод «Помидор», который можно с легкостью применить на практике.

• Запланируйте задачу.
• Поставьте таймер на 25 минут.
• Работайте, не прерываясь пока не прозвучит звонок таймера.
• После звонка сделайте перерыв в 3-5 минут, продолжите выполнение задачи.
• После каждого четвертого звонка нужно отдохнуть 15-30 минут.
• По итогу запишите, что Вас отвлекало в процессе или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

Тайм-менеджмент важен не только в работе и бизнесе, его принципы и основы необходимо применять и в своей жизни, это позволит быть эффективным в достижении личных целей.

Рекомендую к прочтению:

Ловушка времени.

Алек Маккензи и Пэт Никерсон

Тайм-драйв. Как успевать жить и работать.

Глеб Архангельский

Тайм-менеджмент.

Брайан Трейси

Метод по управлению личной и корпоративной эффективностью: Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Метод по управлению личной и корпоративной эффективностью: Матрица приоритетов Эйзенхауэра       

В данной статье речь пойдет о том, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как их расставлять, используя довольно несложную технику, которая имеет довольно сложное название «Матрица приоритетов Эйзенхауэра». 

Несомненно, каждый из вас хотя бы однажды оказывался в ситуации, когда имеется большой список задач, а времени на их выполнение катастрофически не хватает. Более того есть и такая категория людей, которым его не хватает систематически и катастрофически! Для того, чтобы все успеть они пытаются выполнять несколько задач одновременно, но именно от этого общий результат страдает еще больше.

Главной проблемой этой категории людей является незнание принципов тайм-менеджмента, или нежелание использовать их на практике. При этом один из наиболее эффективных методов по управлению своим временем именуется как правильная постановка приоритетов.

Важно понимать, что именно от умения правильно расставлять приоритеты зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач. Иными словами, вам необходимо грамотно распределять последовательность выполнения задач и действовать согласно этой очередности.

На сегодняшний день существует огромное количество методов, которые помогают верно расставлять приоритеты.  Самым популярным и действенным является «Матрица приоритетов Эйзенхауэра». Что это такое, и как применять этот метод на практике?

Метод расстановки приоритетов «Матрица Эйзенхауэра» был изобретен 34-м президентом Соединенных Штатов Америки – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.  Будучи известным политиком, он постоянно сталкивался с проблемой в нехватке времени, и вот, чтобы все успевать, выработал этот метод, который сегодня широко используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица представляет собой систему координат, по оси Х которой откладывается важность дел, а по У – их срочность. Благодаря этому образуется четыре сегмента, которые различаются по степени срочности и важности. Данный метод заключается в том, что задачи расставляются в эти сегменты для выполнения их в строгой очередности.

Если распределить все свои дела по этим четырем сегментам, то получится, что:

• сверху – все срочные дела,
• справа – все важные дела,
• снизу – все не срочные дела,
• слева – все не важные дела.

Как рекомендуется поступать с делами разных типов?

1. Срочные и важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приве­дет к значительному ущербу для вашего бизнеса. За них следует приниматься немедлен­но и самому их выполнять. 

Сюда можно отнести, например, срок сдачи, который близится к концу, важный звонок, если вы договаривались созвониться в определенное время. Или, если дела касаются личного времени – это может быть вызов сантехника, так как произошел прорыв канализации.

2. Менее срочные, но важные задачи. Их не надо выполнять срочно, они, как прави­ло, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти задачи рано или по­здно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сро­ки. Поэтому перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам.

К этой категории относятся следующие дела: руководитель попросил сходить отправить почту, выполнение запланированных текущих дел (рутины), планирование и подготовка перспективных проектов, поддержание физического здоровья, налаживание отношений с семьей, друзьями, родными.

3. Срочные, но менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тира­нию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом слу­чае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Например, внезапный телефонный звонок, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться, помощь в выполнении чужих дел.

4. Менее срочные и менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседа­ют на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете за­ниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жало­ваться на перегрузку работой. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за за­дачи этой группы.

К последней категории относятся: разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях, бесцельный просмотр телепередач и т.д.

Придерживайтесь именно такой последовательности при планировании списка очередности выполнения задач, это позволит вам успевать завершить список дел, запланированных на день. При этом важно помнить, что не в коем случае нельзя использовать дела из четвертой категории в качестве отдыха при выполнении задач из высших сегментов. Задачи из последней категории вовсе не дают полноценно отдохнуть, а только отнимают ваше драгоценное время, и в том числе время на заслуженный отдых.

Для того, чтобы научиться ставить цели и достигать их значительно быстрее, получить представление о том, как выполнять множество различных задач в течение короткого времени, что крайне необходимо, работая в режиме многозадачности, приобрести инструменты, которые помогут вам выстраивать четкий план действий, рекомендуем посетить наш тренинг «Тайм-менеджмент: личная и корпоративная эффективность». После прохождения курса вы получите видение о том, как создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь, а также у вас освободиться время на саморазвития и отдых.

Матрица Эйзенхауэра: инструкция по применению | GeekBrains

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/2737/og_image/7799018bc6154bdc9b94a0ebdb4dafe5.png

«Тем ли я занят?» — такой вопрос время от времени возникает в голове у каждого. В ту ли корзину я складываю свои мысли и энергию? Верны ли мои способы достижения целей? Оптимальна ли операционка? Ответы на эти вопросы даёт простой, но эффективный метод расстановки приоритетов, — Матрица Эйзенхауэра. Об этой технике приоритезации пойдёт речь в посте.

1. Кто придумал матрицу и зачем она нужна
2. Как работать с матрицей
3. Квадрат А
4. Квадрат B
5. Квадрат C
6. Квадрат D

Генерал, а затем и президент США Дуайт Эйзенхауэр разработал для себя систему, которая помогала ему приоритизировать дела государственной важности. Стивен Кови, автор семи навыков, обратил на неё внимание и популяризировал в своей книге.

Цель матрицы заключается в том, чтобы разделить дела на более и менее важные. Так получается четыре квадрата, для каждого из которых разработаны рекомендации по планированию.

Матрица Эйзенхауэра

Алгоритм приоритезации прост: нужно определить, к какому из четырёх квадратов отнести дело, и поставить его в расписание в соответствии с этим. Чтобы быстрее разобраться, пост иллюстрирован фрагментами фильма «В погоне за счастьем». Его главный герой в ситуации острого цейтнота сталкивается с каждым из типов дел. 

Квадрат А

Наиболее срочные и важные дела.

К первому квадрату относятся: 

• форс-мажоры, 
• запланированные на это время дела, 
• а также те задачи, которые оптимально решить в заданное время.

Если у вас в бизнес-центре отключили электричество, то все остальные дела отходят на второй план, — вы восстанавливаете связь и файлы. На форс-мажоры следует закладывать время в среднесрочный период. По примеру заложенных в цену потерь супермаркета.

Дела, поставленные в график, такие как встречи, конференции и прочее следует выполнять согласно календарю. Иногда их можно передвинуть при появлении более срочных и важных дел.

Моя сестра считает время с 5:30 до 7:00 утра наилучшим, так как с собакой ещё можно не гулять, все спят, пространство принадлежит только ей. Несмотря на то, что впереди весь день, важно и срочно сделать наиболее сложное дело в этот период. Потом возможности в покое заняться чем-то творческим или требующим полного погружения не представится. Конечно, работа ранним утром требует саморегуляции, о которой я писал в посте об эмоциональном интеллекте.

Безусловно, в контексте дедлайна, все задачи к нему относящиеся, так же ставятся в квадрат А. Но не следует забывать и о возможностях. Например, прямо сейчас вы успеете переговорить с начальником, он как раз освободился и не занят, — важно и срочно, квадрат А! Так герой фильма успевал ловить мгновение и строить связи по ходу решения своих задач.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

А теперь попрактикуемся. Если заполнить матрицу из задач в примерах, то получится примерно так:

Квадрат B

Менее срочные, наиболее важные дела.

Со срочностью всё более-менее понятно. Большой вопрос однако, — ваши критерии для определения важности. Задумайтесь о них, возможно, это потенциальная финансовая выгода или жизненная гармония. Но для дальнейшей работы над матрицей такие критерии нужно понимать. Это ваше видение.

В современном мире, как декларирует Стивен Кови, необходимо быть проактивным, то есть действовать на опережение. Для этого требуется как можно быстрее справиться с делами квадрата A для поддержания на плаву, и устремиться к развитию — делам из квадрата B. Поэтому герой фильма несмотря на цейтнот, успевал готовиться к экзамену, изучать устройство медицинского оборудования и даже учиться собирать кубик Рубика.

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Быть успешным в XXI веке — значит постоянно развивать человеческий капитал:  связи, образование, исследования, прогоны, новые идеи, развитие, улучшение условий жизни. То есть делать то, что вам стратегически важно.

Ко второму квадрату приоритетов также необходимо отнести собственно планирование, восстановление сил и улучшение условий своей жизни. Чем больше вы находитесь в квадрате B, тем более быстры и точны на своём пути. Хороший пример квадрата B, — найти хорошего наставника или ментора.

Бэклог второго квадрата необходимо постоянно наращивать, изучая посты профессионалов на фейсбуке, читая новые книги, посещая конференции и форумы. Быть проактивным означает ещё и действовать в зоне влияния, то есть только там, где вы можете получить ощутимый эффект. Возможно, для вас это просто изучать истории успеха, похожие на желаемую.

Вернёмся к нашей матрице и заполним квадрат B задачами, которые стратегически важны для вашего развития, например:

Квадрат C

Срочные и менее важные дела.

Такие дела, как проверка документов и контактов, подготовительная работа и всё то, что могут за вас сделать другие, стоит делегировать. Это примеры из третьего квадрата матрицы Эйзенхауэра. Также в это поле попадают все отвлекающие факторы, о борьбе с которыми я писал в посте о прокрастинации.

Иногда стоит умело избежать помощи или отложить её, перенести встречу для обсуждения второстепенных вопросов или спросить супервайзера о его приоритетах и согласен ли он своей просьбой снизить приоритет того, чем вы занимаетесь прямо сейчас. Избежать ненужных конфликтов в таких ситуациях поможет мой пост о конфликтологии.

Любопытный пример из кинофильма: герой не вешал трубку и не пил воду из кулера, чтобы быстрее успеть обзвонить клиентскую базу и завершить рабочий день за шесть часов вместо восьми. 

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Относясь ко времени как к ресурсу, нужно задумываться не только о том, во что выгодно вложить время (квадраты А и B), но и об оптимизации. Задумайтесь о том, что поглощает ваше время, на чём можно сэкономить.

В нашей матрице оказались такие задачки: покупка нового чехла на телефон, поздравление секретаря и оформление презентации. Часть из них можно смело делегировать или убрать из своего ToDo-листа — например, поздравление:

Квадрат D

Менее срочные и менее важные дела.

Вопрос: находит ли гуру приоритезации время для соцсетей, забавных роликов и приятных мелочей? – Да. Стивен Кови сравнивает такие пустяки с маленькими камнями и песчинками, которые заполняют сосуд времени нашей жизни до полного объема. 

Кадр из фильма «В погоне за счастьем»

Но! Только если сперва сложить первые большие камни из других квадратов матрицы Эйзенхауэра. Если же всегда сперва заполнять день не срочными и не важными делами, то для главного — места не останется. А сразу необходимо делать главное!

Из маленьких приятных моментов и состоит наша жизнь. Главное, держать курс на свою цель, по пути и в перерывах успевая ею насладиться. Помните, даже отдых должен быть эффективным, если он подпитывает ваше движение к целям.

Так, в квадрате D могут оказаться такие задачки:

Подробнее о soft skills и других темах можно узнать на моём YouTube-канале. В следующий раз расскажу о техниках мотивации.

Хотите вывести управленческие скилы на новый уровень, сделав их важной частью своей работы? Тогда приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains, где преподаёт автор этой статьи.

Матрица Эйзенхауэра — как рационально распределять свое время — Саморазвитие — Деньги

В сегодняшней статье мы расскажем об эффективном управлении временем, а также о том, как различать срочные и важные дела. Статья основана на матрице Эйзенхауэра.

Чем отличаются важные дела от срочных?

Экстренные задачи требуют оперативного реагирования. Часто они сопровождаются узконаправленными мыслями, спешкой, обороной тактикой.

Важные дела чаще всего подразумевают продолжительный путь для их осуществления. Когда люди сосредотачиваются на таких задачах, их мозг запускает режим реагирования, что дает возможность спокойно и рационально размышлять.

Различие двух вышеперечисленных вариаций интуитивное. Нередко люди принимают важные мероприятия за срочные. Такая тенденция обусловлена особенностями эволюции, так как в древности люди часто сосредотачивали внимание на внезапных и срочных делах.

СМИ и социальные сети только усиливают сосредоточенность на срочных и не особо важных делах. Из-за этого можно упустить из вида важные мероприятия, потратив свое время на то, что не требовало стольких усилий.

Составляющие матрицы

Есть четыре ключевые составляющие матрицы:

1. Срочно и важно.

2. Не срочные дела и важные.

3. Срочно и неважно.

4. Не срочно и неважно.

Под каждым пунктом записываются подходящие под критерии дела. Таким способом становится понятно, какими задачами следует заниматься в приоритете, а какими ‒ и вовсе не стоит. Перечисленные пункты следует поделить на квадрат и заполнять его по мере появления планов и заданий.

Рассмотрим подробней каждый из вышеперечисленных пунктов.

1. Срочно и важно

Идеальный вариант – когда этот пункт остается преимущественно пустым. При грамотном распределении и планировании дел минимизируется вероятность завала. Если раздел «Срочно и важно» часто заполняется, значит нужно оптимизировать свою организованность. Чтобы пункт оставался в большинстве случаев пустым, нужно своевременно выполнять дела из других разделов.

Есть случаи, когда заполнение этой ячейки объективно оправдано:

• Неожиданные проблемы со здоровьем.
• Устранение факторов, которые могут помешать выполнению основной цели.
• Внеплановый вызов на работу или в учебное заведение ребенка.

2. Не срочные дела и важные

Эта ячейка требует повышенного внимания, так как в ней сосредотачиваются стратегически важные и перспективные задачи. Эксперты, которые занимались изучением матрицы, утверждают, что люди, уделяющие приоритет этому пункту, имеют больше шансов продвижения по службе. Также они зарабатывают достаточно денег и при этом имеют свободное время, например, по выходным за счет продуманной организации.

Так как срочности нет, есть время хорошо обдумать тактику выполнения задач, найти оптимальный подход для их осуществления. Но важно изначально запланировать ориентировочный срок их завершения. Если не сделать их своевременно, они попадут в первый сектор.

К этому пункту могут относиться планы по карьерному продвижению, регулярные занятия спортом, планирование бюджета и крупных покупок.

3. Срочно и неважно

Эта ячейка для срочных, но не важных дел. Они требуют срочной реакции, но не играют никакой роли в достижении важных целей. Нередко в этот пункт попадают мероприятия, связанные с другими людьми.

Срочными и при этом не важными делами могут быть ответы на сообщения, бытовые хлопоты, выполнение просьб других людей. Дела из этой ячейки не решают ничего важного, но могут тормозить осуществление ключевых целей и забирать время.

4. Не срочно и неважно

Мероприятия из этого пункта не приносят существенную пользу. Ими можно заниматься в последнюю очередь или же вообще вычеркнуть из планов. Они объективно отбирают время и усилия. Коварство задач из этого пункта в том, что они с первого взгляда кажутся необременительными и позволяют расслабиться.

К четвертой ячейке относятся разговоры с друзьями по телефону или в соцсетях, игры на приставке, просмотр неинтеллектуальных ТВ шоу. Конечно, нужно отдыхать и расслабляться. Но есть два немаловажных нюанса. Во-первых, заниматься лучше всего интеллектуальными делами, например, читать интересную книгу. Во-вторых, с друзьями можно пообщаться после работы или же встретиться на выходных.

Инструменты для распределения задач

Для удобного применения Матрицы Эйзенхауэра можно использовать одноименные приложения для мобильных телефонов. Также можно сделать на компьютере и распечатать таблицу или использовать маркерную доску.

Умение разделять задачи по важности способствует рациональному распределению своего времени. Такой подход также помогает лучше планировать свои дела и повышает шансы на успех в достижении поставленных целей.

Считаешь ли ты Матрицу Эйзенхауэра эффективной? Поделись своим мнением в комментариях.

Применение системы Эйзенхауэра в разработке системы стратегического управления компании

Президент США Дуайт Эйзенхауэр использовал для повышения собственной эффективности матрицу дела, впоследствии названную в его честь. В рамках метода все дела предлагалось делить на срочные и важные, и как следствие, получалось 4 типа мероприятий: срочные и важные, важные, но не срочные, неважные и несрочные, срочные, но не важные. Как отмечают эксперты по продуктивности, узким местом в системе тайм-менеджмента большинства руководителей являются дела второй категории – важные, но не срочные. 

Удивительная особенность этих дел проявляется в том, что, будучи не сделанными, они не влекут непосредственного ущерба. Однако имеют тенденцию проявляться в снижении качества реализации срочных и важных дел, или в накоплении дел срочных, но не важных. Советы, направленные на изменение этой ситуации, обычно сводятся к тому, что руководителю стоит научиться делать стратегические паузы, в процессе которых оценивать накопившиеся не срочные, но важные дела и закладывать в процессе планирования время на их выполнение.

Поразительным образом мы можем увидеть сходство между системой дел в матрице Эйзенхауэра и огрехами в системе стратегического управления компанией. Подобно 4-м классам дел, в любой современной компании мы можем выделить 4 типа организационных элементов:

1. 
   Подразделения, отвечающие за исполнение финансового плана в текущем и следующем финансовом году (аналог срочных и важных дел). Большая часть сотрудников любой организации относится именно к таким подразделениям и, невзирая на разницу в конкретных словах, такие люди способны более или менее единообразно описать, с помощью каких продуктов, инициатив, инструментов и тактик компания способна оставаться прибыльной на горизонте 1 – 2 лет.

2. 
   Сервисные подразделения, помогающие коллегам из предыдущего пункта в исполнении их планов. К таковым можно отнести бухгалтерию, юристов, кадровых делопроизводителей и т.д. Т.е. всех тех, чья работа состоит в том, чтобы подносить подразделениям первой группы снаряды. Их работа напрямую не завязана на создании добавленной стоимости, однако, её ритм должен быть выровнен с ритмом работы подразделений первой группы. (Аналог срочных, но не важных дел).

3. 
   В некоторых организациях существуют подразделения, занимающиеся разработкой долгосрочных (10 и более лет) планов существования компании. В некоторых организациях такая функция остается исключительно на основателе. И хотя, некоторые разработки подразделений третьей группы могут находить свое воплощение в системе мероприятий уже сегодня, тем не менее уровень ответственности за результат здесь может быть описан по принципу «либо ишак, либо падишах».

4. 
   Сюда могут быть отнесены подразделения, занимающиеся проработкой перспективных продуктов на горизонте среднерыночного цикла (5 – 7 лет). Если компания планирует быть прибыльной в ближайшие пару лет с помощью тех или иных продуктов, тактик и инструментов, то можно с уверенностью утверждать, что эти же продукты, тактики и инструменты не позволят ей быть прибыльной через максимум 7 лет. Значит, подразделения 4-й группы отвечают за среднесрочный успех организации и её конкурентоспособность во времени. Такие подразделения соответствуют принципу «встроенного дополнения», сформулированного теоретиком управленческой кибернетики Стаффордом Биром.

Однако, в работе таких подразделений существует серьёзная проблема: Материальные и технические ресурсы для нормального функционирования им необходимы уже сейчас, а экономическую отдачу от их работы планово можно увидеть в лучшем случае через полдесятилетия. Таким образом, подразделения 4-й группы становятся в системе корпоративной стратегии прямым аналогом важных, но не срочных дел. Их работе уделяется мало внимания, и она вызывает неизменное раздражение сотрудников подразделений 1-й и 2-й группы. Как и в случае с невыполнением важных, но не срочных дел, неверным образом организованная работа подразделений 4-й группы, не создает проблем здесь и сейчас. Однако, вдолгую такое положение вещей оборачивается для компании потерей рыночных позиций и попаданием в «ловушку создания стоимости». Т.е. ситуацию, когда краткосрочные финансовые интересы акционеров на горизонте времени лишают компанию источников долгосрочного конкурентного преимущества.

В терминологии стадий жизненного цикла Ицхака Адизеса компании с диктатурой подразделений 1-й и 2-й группы обречены на то, чтобы стать аристократиями, а затем и бюрократиями, растерявшими связь с рынком и предпринимательский задор. Такие компании неизменно сталкиваются с проблемой «варваров у ворот Рима». Связанные инерцией текущих финансовых планов и сталкивающиеся с необходимостью оборонять ранее занятые рыночные позиции, эти компании рано или поздно неизбежно проигрывают стартаперам, предлагающим подрывные инновации и не имеющим широкого объема тянущих их вниз обязательств перед акционерами, клиентами, сотрудниками и партнерами.

Как и многие стратегические проблемы, данная проблема имеет свое решение в трансформации организационной структуры предприятия. Помогая нашим клиентам решать такие проблемы, мы пришли к выводу о том, что существует два устойчивых и эффективных сценария для преодоления диктатуры подразделений 1-й и 2-й групп.

Сценарий 1. Создание офиса основателя. 

В организациях, переходящих с этапа «давай-давай» на этап «юности» влияние основателя все еще очень велико. Однако, в процессе эволюции компании принятие повседневных решений все чаще передается на уровень совета директоров и наемного генерального директора (или исполнительного), как его главы. Хорошо развитые административные компетенции фокусируют внимание такого директора на подразделениях 1-й и 2-й группы. Привнося в организацию порядок, бизнес-процессы и регламенты, такой директор тем не менее зачастую игнорирует вопросы перспективного развития. А фонтанирующий идеями основатель начинает восприниматься как генератор помех, а его слова – как изощренный факультатив. В таких организациях менеджмент больше всего опасается того, что основатель прочитает новую книгу с передовой управленческой методикой, посетит новую прогрессивную конференцию и вернется с набором идей, призванных разрушить статус-кво. 

Ситуация может осложняться и тем, что столкнувшийся с сопротивлением своих менеджеров, основатель может счесть их узкомыслящими, недостаточно прогрессивными, а то и вовсе – при наличии у наемного директора твердой позиции – потерять к компании интерес. В такой ситуации необходимо принять оргструктурные решения, направленные на то, чтобы сбалансировать предпринимательский дух, свойственный лидерам организаций (стратегию роста) и стремление к порядку и эффективности, свойственное профессиональным менеджерам (стратегию производительности). Плохим решением в такой ситуации становится попытка основателя окружить себя «стратегически мыслящими», но не способными давать результат людьми. Вместо этого следует сосредоточить усилия не на наращивании в компании числа людей с предпринимательским типом мышления, а скорее на формализации предпринимательской функции и дальнейшей ее передачи всем сотрудникам. Офис основателя становится отдельной независимой структурой, подчиненной ему лично. Однако, состоящей преимущественно из талантливых администраторов и умелых производителей результата. Их задача – извлекать из основателя его идеи, формализовывать их в приоритетные проекты развития, запускать, ставить на рельсы, проверять их жизнеспособность на практике и после подтверждения экономической целесообразности и отстройки основных бизнес-процессов, передавать в регулярную эксплуатацию сотрудникам подразделений 1-й и 2-й группы. 

При реализации любых проектов корпоративных изменений важно уметь выделять так называемые фазы чендж (постановка гипотезы, её оценка, запуск) и ран (регулярная работа). На офис основателя в связи с этим ложится функция изменений, а на подразделения 1-й и 2-й группы – функция регулярной реализации. Примеры подобных практик мы можем, пусть и в слегка модифицированном виде, наблюдать в ретейле или ресторанном бизнесе, где открывает новое заведение или магазин специально сформированная команда запуска, а спустя некоторое время на ее место приходит регулярная административная команда.

Сценарий 2. Создание «зоны роста». 

В более зрелых организациях, находящихся на стадии юности, расцвета, и даже ранней аристократии, управленческие решения оказываются, как правило, децентрализованы, а потому офис основателя оказывается не так востребован. В пику этого таким компаниям необходимо создание отдельных, не зависимых от подразделений 1-й и 2-й группы структур, отвечающих за перспективное развитие. К таким структурам могут быть отнесены отделы исследований и разработок, внутренние инкубаторы, экспериментальные лаборатории и тому подобные службы. Примеры создания таких структур мы можем наблюдать в российских банках (Сбертех, Альфалаб), добывающих компаниях (Газпром Нефть – цифровые решения) и т.п. Иногда такие институции могут даже принимать форму сравнительно независимых центров прибыли (например, как в случае с Open Academy). 

В то же время пример банка «Открытие» не должен вводить в заблуждение: С точки зрения организационной структуры, такие независимые центры инноваций необходимо изначально воспринимать как убыточные в краткосрочном периоде – т.е. как центры издержек. Как же в такой ситуации избежать нежелания со стороны подразделений 1-й и 2-й группы дотировать центры издержек без очевидных горизонтов сроков окупаемости? Как и в случае с матрицей Эйзенхауэра, руководителям компаний необходимо научиться смотреть на такие центры издержек как бы сверху, «отбирать» у центров прибыли часть их доходов и принудительно перераспределять их в пользу подразделений 4-й группы, предоставляя им значительную автономию в вопросах финансирования перспективных разработок. Внимательный читатель наверняка заметит сходство между этим сценарием и концепцией управления продуктовым портфелем, предложенной бостонской консалтинговой группой. В такой парадигме подразделения 1-й группы могут рассматриваться как «дойные коровы», а лучшие проекты подразделений 4-й группы – как «звезды».

Создавая офисы основателя для компаний с невысоким уровнем зрелости и трансформируя организационные структуры для зрелых компаний, мы увидели, что существует еще один специфический сценарий. Дело в том, что некоторые компании являются одновременно и достаточно зрелыми, чтобы преодолеть тотальную зависимость от идей основателя, и недостаточно крупными, чтобы позволить себе содержать подразделения с долгим сроком окупаемости. Для таких компаний отличной заменой внутренним структурам становятся консалтинговые агентства, способные провести оценку зон перспективного развития и показать дальнейшие направления для роста. Примером тому могут являться наши кейсы для завода анодирования и компании «Кронус».

Матрица Эйзенхауэра – Статьи – Ideefixe

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали. Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений. Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств.  Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. 

Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. 

В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете .

Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да?

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». 

Так работают профессионалы!

Выполнить все задачи и остаться в живых — тайм-менеджмент

Оригинал статьи взят с сайта cossa.ru

Меня зовут Константин Кузнецов. Я создатель и руководитель компании RocketSales. Мы занимаемся внедрением и доработкой amoCRM. Расскажу, что значит быть руководителем и что мне помогает эффективно вести бизнес в сфере ИТ. Cегодня коснусь вопроса тайм-менеджмента. Я поделюсь своим опытом в этой области и тем, как он влияет на мою жизнь и жизнь моей компании.

Коротко о тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент — это умение управлять своим временем.

Время — это невозобновляемый человеческий ресурс и оттого наиболее ценный. У человека всего 16 рабочих часов в сутках, он не так много может успеть за это время.

Чтобы не тратить время впустую, необходимо.

1. Понимать, с какой целью вы его инвестируете в то или иное мероприятие.
2. Исходя из целей, грамотно планировать мероприятие.

Цели и тайм-менеджмент

Главное в тайм-менеджменте — это цели. Всё идёт от них. Цели — это навигатор: то, что ты делаешь сегодня, должно вести тебя к той цели, которую ты себе ставишь. 

Каждый день нужно спрашивать себя: «То, что я делаю сейчас, приближает меня к моим целям?».

Сюда же относится работа по найму. В обществе повелось думать, что работа по найму — это трата времени. Якобы недобросовестные бизнесмены обогащаются за счёт бедных работяг. Интернет подогревает эту тему. Всевозможные новоиспечённые бизнес-коучи рассказывают о том, как работать час в день и быть миллионером. Важно понять, что миллионерами не становятся в одночасье. Это долгий и кропотливый труд.

Не нужно ударяться в крайность и считать работу на кого-то ограничением собственной свободы. Работа на кого-то — это нормально, пока ты двигаешься к своей основной цели. Я всегда прошу своих сотрудников прописывать цели. У нас даже в анкетах при приёме на работу указан пункт о ближайших целях. Я смотрю, чем могу помочь человеку, насколько нам с ним по пути. Мне важно, чтобы сотрудник развивался как профессионал, а не работал только за зарплату.

Одно из моих правил: помоги другим людям достичь их целей, в ответ они помогут тебе достичь твоих.

Если же человек работает только за зарплату, то он действительно тратит своё время впустую и живёт чужой жизнью. Важно видеть эту грань. Время не считается потерянным, если вы получили опыт, который поможет вам достичь своей цели. Пусть вы и работаете на «дядю».

Теперь поговорим о планировании.

Инструменты тайм-менеджмента

Существует великое множество инструментов для контроля и управления своим временем. Я коснусь лишь тех, которые использую каждый день.

• Матрица Эйзенхауэра
• Asana
• Timedoctor
• Google Календарь
• MindNode
• Заметки на iPhone
• Ручка и бумага

Матрица Эйзенхауэра

Основа моего тайм-менеджмента — это матрица Эйзенхауэра. Она позволяет структурировать дела по степени важности.

• срочные и важные,
• важные,
• срочные,
• неважные и несрочные.

Приведу пример.

Дела важные и срочные — ими могут быть угроза увольнения, отсутствие денег, проблемы со здоровьем. В этой ячейке находятся дела, которые доведены до крайности, кипят. В идеале, эта ячейка должна быть пуста, и человек должен заниматься только важными делами. Но всем нам свойственно откладывать важные дела на потом. Если постоянно откладывать важные дела, они становятся важными и срочными. В то же время, если делать только срочные дела, то до важных можно и не добраться.

Наиболее эффективный вариант работы по матрице Эйзенхауэра — это когда вы выполняете сначала важные дела, а потом срочные.

Я организую рабочий процесс в таск-менеджере Asana. В нём я структурирую всю информацию согласно матрице Эйзенхауэра. Все важные задачи, планы — всё здесь. В Asana я провожу большую часть рабочего времени.

Основным плюсом сервиса для меня является возможность делегировать задачи своим сотрудникам и держать их на контроле. Мы можем обсуждать задачи прямо внутри сервиса.

Мой рабочий день начинается с того, что я включаю тайм-доктор. Он позволяет мне отслеживать, на что я трачу время. К концу рабочего дня у меня на руках есть отчёт о проделанной за день работе и количестве потраченного на неё времени.

Он у меня синхронизирован с Apple-календарём. Я точно знаю, что не могу оказаться на двух встречах одновременно. Важная функция: другой человек может создать для меня важное событие, которое будет у меня отображаться, и в нужный момент придёт оповещение. К моему календарю есть доступ у всех сотрудников. Они видят только занятое время, но не названия событий. На занятое время они уже не могут назначить мне встречу. Можно настраивать права доступа и кто какие события видит.

Я его использую для личного, семейного и рабочего планирования.

Это приложение для mac и iOS для создания карты мыслей. Оно позволяет структурировать мысли в виде древовидных систем. Я использую её около семи лет. Она, на мой взгляд, самая красивая визуально, удобная и синхронизируется с iPhone. Минус: система не облачная, не синхронизируется с Windows.

Заметки на iPhone

Незаменимый помощник после ручки с бумагой. Если приходит идея, я записываю её в заметки на iPhone. За всё время уже накопилось 1161 заметка. Я их никак не структурирую, в случае необходимости пользуюсь поиском, чтобы найти нужную информацию. Не раз приложение спасало меня, когда рядом не было письменных принадлежностей. Бонусом, можно выгрузить информацию и поработать с ней позднее с любого устройства Apple.

Ручка и бумага

Использую как временный инструмент для выгрузки информации. Без неё никуда. Иногда, только бумага с ручкой позволяет мне навести в голове порядок.

Тёмная сторона тайм-менеджмента

В тайм-менеджменте есть и обратная сторона — это падение уровня креатива. Но, если грамотно балансировать, то ты получаешь свободу жить здесь и сейчас.

Поясню: существует понятие «уровень креативной энергии». Оно говорит о том, что разный тип задач требует разного вида энергии. Чтобы быть продуктивным, нужно выбирать задачи, исходя из текущего морального состояния: хочешь писать — пиши, хочешь качаться — качайся, хочешь посидеть и посмотреть на стену — сиди и смотри.

Ещё одна опасность тайм-менеджмента — удариться в крайность и заняться микроконтролем. Это когда ты начинаешь маниакально контролировать каждую секунду своего времени. Чаще эта черта свойственна новичкам, которые ещё не достигли баланса, их кидает из стороны в сторону. Хотя есть примеры известных персон, которые сделали микроконтроль частью своей повседневной жизни. На мой взгляд, это крайность. При таком раскладе не остаётся места импровизации и свободе. Ведь самое необычное в нашей жизни происходит именно в моменты, когда мы позволяем себе наблюдать за течением событий.

Грамотный тайм-менеджмент — это когда ты планируешь, следуешь плану, но при этом открыт к новым возможностям.Я сторонник гибкого тайм-менеджмента. Без гибкости мы превратимся в швейцарские часы.

Делегирование полномочий

Тайм-менеджмент учит грамотно распоряжаться своим временем, но не увеличивает его количество. Возможностей всегда больше, чем времени. Сделать всё в одиночку жизни не хватит.

Но есть один чит-код. Если тебе нужно больше времени, нужно научиться делегировать.

В начале я работал один. Результат был небольшой. На работу уходило всё моё время. Отчёты в тайм-докторе показывали, что в день я отработал около десяти часов. За это время я успевал сделать несколько звонков, пару настроек системы. На данный момент моя команда в день нарабатывает 200 часов.

Вопрос: мог бы я с помощью тайм-менеджмента растянуть сутки на 200 часов? Нет, это физически невозможно.

Вывод: если у меня не хватает времени на выполнение задач, то я могу обучить другого человека и перенести часть задач на него. Сегодня самые важные задачи я выполняю сам, остальные делегирую другим.

Ещё один парадокс: чем больше ответственности, тем больше свободы. Набрать тысячу людей — это ответственность. Но это же и даёт свободу. Есть иллюзия, что чем больше ответственности, тем меньше свободного времени. Это верно лишь на первых порах, пока ты обучаешь новых сотрудников. В дальнейшем свободного времени снова становится больше. Но это не значит, что ты можешь спокойно лежать на пляже, пока твои сотрудники работают. Время даётся для того, чтобы заняться вопросами, на которые раньше не хватало времени. Делегирование даёт возможность реализовать новые цели.

В заключение

Когда ты думаешь о себе — твоё время ограничено твоим личным временем. Когда ты думаешь о других — твоё время суммируется со временем остальных.

Невозможно вести крупный проект в одиночку. Не хватит ни сил, ни времени. Для достижения большой цели нужна команда.

Например, у Стива Джобса было столько же времени в сутках, как и у других людей. Но он решил не делать всё в одиночку, а инвестировать своё время в команду. Тем самым время суммировалось, и в сутках появилось уже не 16 рабочих часов одного человека, а 16 000, к примеру. Это огромный ресурс. Такая сила уже способна создать что-то стоящее.

Бонус. Полезные книги по теме

Бодо Шефер «Искусство управлять своим временем».

В книге очень хорошо описана матрица Эйзенхауэра. Автор много говорит про цели, что нужно постоянно сверяться со своим компасом, чтобы понимать, куда ты идешь. Только так можно правильно приоритизировать задачи.

Глеб Архангельский «Тайм-драйв».

Автор хорошо трактует как декомпозировать задачи. Возьмите огромную задачу и разделите её на мелкие. Хорошо освещает общую концепцию тайм-менеджмента именно для русского менталитета.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок».

Книга — библия тайм-менеджмента. Рассказывает о том, как очистить сознание от дел, структурировать информацию. Основная идея, что всё нужно записывать и систематизировать.

Лайфхак: отключите все уведомления и счётчики сообщений в приложениях. Проверяйте сообщения раз в час. Это помогает не отвлекаться, сфокусироваться на работе и повышает продуктивность.

Команда RocketSales специализируется на IT-консалтинге и комплексном построении отделов продаж: внедрении CRM-cистем, настройке маркетинга, создании инфраструктуры взаимодействия.

Разница между срочным и важным. И почему это важно.

Вы тратите слишком много времени на срочное и мало на то, что важно?

Подпишитесь и слушайте подкасты Apple | Spotify | Брошюровщик | Подкасты Google | Подкасты Amazon

Сегодня мы собираемся изучить матрицу управления временем Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить ваши срочные и важные задачи.

Давайте начнем с определения разницы между ними.И я думаю, что Стивен Кови, автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей», справляется лучше, чем я… Итак, давайте послушаем, как он разбирает разницу между срочным и важным…

«Срочные дела — это дела, требующие немедленных действий. Это видимые проблемы, которые возникают и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно ».

Стивен Кови

Умение определять разницу между всеми различными комбинациями срочных, несрочных, важных и неважных поможет вам определить приоритетные задачи, на которых вам нужно сосредоточиться.

Если вы можете использовать тактику, о которой мы говорим сегодня, со своим списком дел, чтобы определить, в какой квадрант матрицы попадает ваша задача, вы сможете лучше управлять своим временем. И выполняйте задачи со сроками, требующими вашего опыта. Вы можете запланировать задачи, которые важны для вас, вашей семьи, вашего роста и вашего психического здоровья. И определите, что вам следует делегировать, а что исключить, когда вы чувствуете стресс или когда ваш график кажется заполненным.

Вы в настоящее время расставляете приоритеты в своем списке дел? Или вы придаете одинаковый вес всем задачам в вашем списке? Что может сделать ваш список ошеломляющим или неполным?

Но вы можете подумать: «У меня нет времени на то, чтобы закончить свои задачи, поэтому у меня определенно нет дополнительного времени, чтобы разграничивать срочные и важные задачи.”

Но что, если, потратив несколько дополнительных минут, вы почувствуете себя лучше. Вы можете научиться удалять напрасные траты времени, которые мешают вам тратить время на то, что вам нравится, или с семьей и друзьями.

Вы можете выработать ритм ежедневного распорядка дел. И тратьте меньше времени на работу, потому что задачи, которым вы посвящаете свое время, оказывают большее влияние на ваш бизнес и вашу семью. И вы будете выделять в своем расписании место для личных проектов, которые улучшат вашу жизнь, улучшат ваше здоровье или просто сделают вас счастливым.

Сколько еще подарков вы можете показать своим клиентам, коллегам и семье, когда чувствуете себя выполненным и удовлетворенным? Вы знаете, что это несложно… вы хотите эту жизнь. И ты можешь это получить.

Как определить, что срочно и важно

Вам просто нужно попрактиковаться в расстановке приоритетов. Итак, давайте подробно рассмотрим, как вы определяете, какие задачи являются срочными и важными. Ваши задачи попадут в одну из 4 категорий:

• Срочно и важно
• Не срочно и важно
• Срочно и не важно
• Не срочно и не важно

Срочные и важные задачи требуют от вас принятия мер, потому что есть крайний срок или последствия, если вы этого не сделаете завершите их.Это может быть оплата счетов, работа на клиента или замена масла в машине. Если бы вы слышали мою серию на прошлой неделе о четырех аспектах тайм-менеджмента, эти срочные и важные задачи попали бы в категорию «Сделай это». Это нужно сделать, и если этого не сделать, это не уйдет, это только отсрочит последствие. Так что просто сделай это.

Далее у нас есть важные, но не срочные задачи … эти задачи помогут вам достичь общих деловых, личных или семейных целей. Но обычно у них нет срока или последствий.И поэтому мы откладываем их в пользу тех задач, которые ЯВЛЯЮТСЯ срочными. Но часто эти действия оказывают наибольшее влияние на достижение наших целей, даже больше, чем неотложные задачи. Поддержание своего психического и физического здоровья в порядке, времяпрепровождение с семьей или с самими собой, обучение новым навыкам или рост нашего сообщества имеют огромное влияние на наш успех. Однако мы часто пренебрегаем этими важными задачами. Так как же это исправить? Мы планируем для этого время. Включите это в расписание. Назначьте свидание.

И теперь вы можете подумать: «Но если мне нужно сделать срочное, а я должен запланировать важное, я не смогу все это сделать».А-ха… Даю Квадрант 3. Срочные, но не важные задачи…

Магия квадранта 3 в том, что он не требует вашей конкретной области гения. Это задачи, которые вы делегируете, чтобы облегчить часть вашего расписания. Конечно, если не мыть посуду, есть последствия, но нужны ли для этого руки? Или вы могли бы попросить свою семью о помощи? Можете ли вы передать свои социальные сети или бухгалтерию кому-то другому? Можете ли вы отключить уведомления для своей электронной почты или текстовых сообщений, чтобы контролировать, что срочно? Если это действительно срочно и важно, если есть крайний срок или последствия, это часть вашего квадранта 1.Вы знаете, что это значит для вас. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты.

И, наконец, четвертый квадрант — это ваши несрочные и не важные задачи. Технически они попадают в категорию «Удалить». (Хотя я не думаю, что у многих из нас есть задачи из четвертого квадранта, такие как бесконечная прокрутка социальных сетей или просмотр 12 часов Netflix в нашем списке дел.) Вы действительно заслуживаете простоя. Но не мешает ли время простоя не срочным, не важным задачам выполнить задачу, которую вы считаете важной? Нравится заниматься спортом? Или проводить время с семьей? Или овладеваете новым навыком? Важный не обязательно означает «работа» на просмотр.Это может просто означать задачу, которую вы решили, это что-то ценное для вашей жизни. И если у вас есть выбор, разве вы не захотите выбрать что-нибудь ценное?

Хорошо, давайте сделаем быстрый обзор, прежде чем приступить к расстановке приоритетов в списке дел. Вот разбивка того, что срочно, что важно, а что нет.

• Квадрант 1 — Ваши Срочные и Важные задачи. Приближается крайний срок или последствия бездействия. Вы должны выполнить эти задачи как можно скорее.
• Квадрант 2 — это ваши важные, а не срочные задачи. Вещи, которые улучшают вашу жизнь или бизнес, например, упражнения, времяпрепровождение с семьей или общение с другими владельцами бизнеса. Включите эти задачи в свое расписание в определенное время.
• Квадрант 3 — ваши срочные, но не важные задачи. Эти действия необходимо будет выполнить, но для этого не потребуется специальных знаний. Или может казаться, что это нужно сделать СЕЙЧАС, потому что человек, отправляющий электронное письмо, текстовое сообщение или просящий вас о помощи, назначает крайний срок на своих условиях, а не на ваших.Это задачи, которые вы можете делегировать или отложить.
• Квадрант 4 не срочно и не важно. Удалите эти задачи из своего распорядка. Или, по крайней мере, оттолкните их, пока не закончите срочное и важное для дня.

Нужна дополнительная поддержка в создании вашей лучшей семейной жизни? Хотите создать надежный и простой план , чтобы выполнять свою работу и получать удовольствие ? Давайте перейдем к бесплатному и бесплатному 15-минутному звонку , чтобы узнать, как я могу помочь вам почувствовать себя на более веселым и наполненным на работе и дома.

НАЖМИТЕ ЗДЕСЬ, ЧТОБЫ ЗАБРОНИРОВАТЬ БЕСПЛАТНЫЙ ЗВОНОК.

Матрица управления временем

Кови — сосредоточьтесь на главном

Найдите минутку, чтобы подумать о своей жизни и своих целях. Что вы могли бы сделать — но не делаете — что могло бы значительно улучшить вашу жизнь и приблизить вас к достижению ваших целей? Это важная задача, которой вы пренебрегаете.

Здесь на помощь приходит матрица управления временем Стивена Кови и четыре квадранта.Квадранты упорядочивают задачи по срочности и важности. Матрица Кови позволяет расставить приоритеты.

Что такое матрица управления временем Стивена Кови?

Все задачи можно разделить на категории в зависимости от их срочности и важности: действие может быть одно (срочное или важное), и то и другое, или ни одно. Срочные дела зависят от времени и, как правило, привлекают ваше внимание; это может быть что-то простое, например звонок телефона. Важные дела способствуют достижению ваших целей, ценностей и личной миссии.Матрица управления временем Стивена Кови помогает нам понять, как мы распоряжаемся своим временем. Мы, , реагируем, , на срочные дела, в то время как важные задачи, которые не являются срочными, требуют от нас активности .

Матрицу управления временем Кови можно представить себе как сетку. Представьте квадрат, разделенный на четыре квадранта: по одной оси измеряется, срочно что-то или нет, а по другой — важно или нет. Вы можете увидеть таблицу управления временем Стивена Кови ниже.

Квадрант I является срочным и важным. Здесь живут кризисов и проблем, и жизнь неизбежно бросает какие-то задачи Квадранта I.В матрице управления временем Кови мы видим, что это срочные и важные дела. Однако некоторые люди, кажется, проводят все свое время в Квадранте I, постоянно тушая пожары и чувствуя, что у них нет времени или энергии, чтобы заняться чем-то несрочным; нуждаясь в передышке, они иногда убегают в более неторопливый Квадрант IV, где дела не являются ни срочными, ни важными. Загвоздка в том, что чем больше времени вы проводите в Квадранте I, тем больше вы будете там застревать, потому что у вас нет времени на техническое обслуживание и профилактические меры, которые помогут избежать кризисов.Матрица Кови служит отличным ориентиром для управления временем.

Квадрант III срочный, но не важный. Подобные занятия могут отнимать ваше драгоценное время и энергию, не возвращая вашей жизни особой ценности. Согласно матрице управления временем Стивена Кови, некоторые люди даже не осознают, что эти вопросы не важны, если предположить, что срочность подразумевает важность; но срочность часто продиктована приоритетами и ожиданиями других людей — тем, что другие люди говорят, что вы должны сделать, — а не вашими собственными целями и ценностями.

Квадрант IV не является ни срочным, ни важным. Это вещи, которые вы можете делать исключительно для удовольствия или из-за непонимания того, что действительно важно. Квадранты III и IV — это безответственное использование вашего времени, потому что они ничего не делают для вашей жизни. Матрица управления временем Кови ясно показывает, что эффективные люди избегают этих занятий.

Квадрант II не срочно, но важно. Именно здесь эффективные люди сосредотачивают свое время и энергию , и это главный пункт матрицы Кови.Дисциплина, позволяющая расставить приоритеты в этих задачах, является ключом к самоуправлению и достижению вашей личной миссии. Квадрант II включает мероприятия, которые можно легко отложить из-за отсутствия очевидной срочности, но которые принесут большую пользу вашей жизни в долгосрочной перспективе, если вы потратите на них время; Матрица управления временем Кови показывает, что эти действия включают в себя развитие отношений, определение вашей личной миссии, выполнение упражнений и выполнение профилактического обслуживания (например, замена масла в вашем автомобиле, проверки состояния здоровья, чистка зубной нитью или домашнее обслуживание).

Сетка управления временем Стивена Кови помогает нам ясно видеть, как разделять и управлять своим временем в соответствии с нашими приоритетами.

Матрица управления временем Кови ясно показывает, что эффективные люди проявляют инициативу и понимают ценность инвестирования своего времени и энергии в деятельность Квадранта II. Эффективные люди реагируют на возможности делать то, что важно, вместо того, чтобы реагировать на насущные проблемы. Когда что-то происходит, легче определить, что важно, а что нет, если вы определили свои цели и формулировку личной миссии.

Хотя в жизни мы должны в какой-то момент уделить внимание задачам, которые попадают во все квадранты, в идеале мы хотим достичь самосознания и использовать матрицу управления временем Кови, чтобы она могла позволить нам проводить большую часть нашего времени в квадранте. II задачи — самые полезные и продвигающие нас к нашим целям.

Помните, что вы всегда можете обратиться к таблице управления временем Стивена Кови, чтобы переосмыслить ваш взгляд на повседневные задачи своей жизни.

Срочно vs.Важно — Adobe 99U

Когда что-то срочно, вы спешите это сделать. Когда что-то важно, вы расставляете приоритеты. В повседневной жизни мы вынуждены одновременно управлять срочностью и важностью. Важные проекты, особенно в творческой среде, требуют времени и умственной лояльности для завершения. «Срочные» вопросы, возникающие с клиентами и общим управлением жизнью, угрожают помешать нашим долгосрочным целям.

У вас есть важные для вас цели и повседневные проблемы, требующие срочного решения.Слишком часто мы склонны сосредотачиваться на исправлении. «Если это срочно, я займусь этим», — можете сказать вы. Но как нам сосредоточиться на наших долгосрочных целях? Можем ли мы позволить всему, что является просто «важным», страдать от неотложных задач? Как мы можем защитить их, особенно для тех из нас, у кого есть семьи или самые важные увлечения? Если вы позволяете срочным делам отнимать ваше время, вы никогда не добьетесь прогресса ни в чем важном. Особенно продуктивные лидеры могут одновременно управлять важностью и срочностью.Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать:

(1) Расставьте приоритеты и определите, что не подходит.

Признайте необходимость компромисса. Некоторые люди сужают свой список важных вещей до пяти конкретных вещей. Семья часто является одной из пяти, наряду с несколькими другими конкретными проектами или увлечениями, требующими повседневного внимания. Самое важное в использовании этого списка — распознать то, чего в нем НЕТ. Когда возникают срочные дела, «важные» вещи, над которыми вы работаете, не попали в список, следует отбрасывать.Вы будете удивлены, увидев, сколько энергии тратится на то, что не входит в список…

(2) Разделяйте срочные дела, как только они возникают.

Как грозные люди, мы склонны зацикливаться на проблемах и конфликтах. Жилище отнимает время и отвлекает нас от решения срочных вопросов и возвращения к важным делам. Когда дело доходит до срочности, стремитесь к действию.

(3) Не копите срочные вещи.

Несмотря на то, насколько срочно может быть проблема, у нас есть желание разобраться с ней самостоятельно.Вы можете подумать: «О, это быстрое решение, я просто сделаю это сам». Испытайте себя, делегируйте срочные дела другим. Срочно — не значит комплексно.

(4) Воспользуйтесь «окнами отсутствия стимуляции».

Поздняя ночь и раннее утро — прекрасная возможность добиться прогресса в важных делах с минимальным риском возникновения срочных дел.

–

Важность против срочности (Эд Батиста)

Идея сопоставления Важность и Срочность не нова.Дуайт Эйзенхауэр предположительно придумал эту концепцию [1], предположительно в середине 20-го ^-го -го века, хотя я еще не нашел никаких убедительных доказательств, и Стивен Кови позже популяризировал ее в Семь привычек высокоэффективных людей . [2]

Впервые я познакомился с этой идеей в 1999 году в классе Джоэла Петерсона в Стэнфорде, и я размышлял над ней в течение последнего десятилетия, потому что эта тема постоянно возникает в моей работе с клиентами и студентами MBA.[3] Почему это так важно? Во-первых, давайте проясним, что мы имеем в виду:

Важные действия действительно значимы и приносят удовлетворение — для вас, для людей, которые важны для вас, для вашей организации или для какой-то цели, в которую вы верите. Они не обязательно зависят от времени; они могут быть выполнены почти в любое время, и если они будут отменены на короткий промежуток времени, никто не может даже заметить.

Срочные действия имеют крайний срок, который имеет значение для кого-то, но не обязательно для вас.Они зависят от времени, по крайней мере, в чьем-то сознании, и если они не будут выполнены, то кто-то будет несчастен. Они не обязательно значимы или приносят удовлетворение, и их выполнение может не иметь существенного значения.

Когда мы понимаем разницу между важностью и срочностью , мы можем классифицировать наши действия и предметы в наших списках дел (и предметы, которые другие люди хотят включить в наш список дел) в соответствии с этой матрицей 2×2, которая иллюстрирует некоторые простые, но важные различия.

Важно, но не срочно. Действия похожи на чистку зубов (или упражнения или медитацию): если мы пропустим день, реальных последствий не будет, но если это станет тенденцией, мы упустим значительные преимущества и можем столкнуться с серьезными проблемами. проблемы. Эти занятия имеют для нас гораздо большее значение, чем для других.

В результате нам нужно проявлять особую осторожность, чтобы защитить их в наших календарях — без жестких границ, чтобы сохранить необходимое время, они будут оттеснены и оставлены позади.Нам также необходимо выработать устойчивые привычки в отношении этих действий, чтобы сформировать устойчивые обязательства — если нам придется останавливаться и думать каждый раз, когда мы задумываемся о том, чтобы их реализовать, мы будем выполнять их гораздо реже. Но мы неизбежно остановимся, и главное — как можно скорее вернуться в нужное русло.

Неважно и не срочно действий — это бессмысленное упражнение, позволяющее наблюдать, как наше время и внимание расходуются напрасно. Они играют определенную роль, когда мы в стрессе или истощены, и пытаться изгнать их из нашей жизни бесполезно, но нам нужно ограничить их и избегать участия в них как в форме «псевдоработы». .«

Это когда мы представляем, что делаем значимую работу, но на самом деле мы просто обманываем себя и играем, чтобы быть продуктивными. Намного лучше заняться настоящим, честным бездумным отдыхом, потому что, по крайней мере, тогда мы получаем удовольствие и восстанавливаем силы. Главное — убедиться, что мы не застреваем в этих занятиях — они часто преднамеренно предназначены для того, чтобы увлечь нас, когда мы восприимчивы к их призыву, и может быть трудно оторваться, когда мы исчерпали их преимущества.

Неважно, но срочно Действия важны для кого-то еще, но не для нас. Мы чувствуем давление, чтобы выполнить их (не только со стороны других, но и от нас самих), но, тем не менее, это минимально повлияет на наши усилия по достижению наших целей. Мы не можем полностью игнорировать их, но мы должны безжалостно относиться к сортировке и расстановке приоритетов.

Здесь есть несколько проблем, по которым нужно ориентироваться: полное прекращение этих занятий чревато оскорблением людей, для которых они важны, — и все же, если мы стремимся никогда не обижаться, мы позволяем другим диктовать нам, на что мы должны направить свое внимание и провести время.Мы живем, погруженные в море устройств и систем, которые предназначены для того, чтобы постоянно мешать нам, и все же, если мы полностью отвернемся от этих инструментов, мы можем упустить их преимущества. И, что, возможно, наиболее важно, хотя мы интеллектуально знаем, что эти вопросы не важны, мы очень чувствительны к тревоге и другим чувствам, порождаемым чувством срочности, — и все же остро реагировать на свои эмоции является критически важным навыком в профессиональной жизни.

Важные и срочные Действия похожи на пожарную сигнализацию: они автоматически захватывают наше внимание, и мы мобилизуемся, чтобы немедленно их решить.Проблема в том, что другие люди хотят, чтобы все пункты их повестки дня рассматривались таким образом. Ключевым моментом является признание того, что очень немногие пункты повестки дня нашей повестки дня действительно попадают в эту категорию.

Риск не среагировать на пожарную тревогу и не справиться с возгоранием, вызвавшим их, невелик, но особенно в конкурентной среде или на высокопоставленных должностях, где цена отказа реальна, существует значительный риск относиться ко всему как к пожарной тренировке, и это определенный путь к возможному снижению производительности и выгоранию.

В этой структуре заложено внутреннее напряжение, которое приводит к постоянной битве: время и внимание, которые мы в противном случае посвятили бы деятельности «Важно, но не срочно» , часто приносят в жертву решению вопросов Неважно, но срочно . Проблема в том, что мы единственные, кто заботится о первом, в то время как у последнего много сторонников.

Итак, что мы можем сделать? На поставленные здесь дилеммы нет простого ответа, но есть несколько практик, которые могут помочь:

Найдите время для размышлений

Если мы не останавливаемся на регулярной основе, чтобы подумать о том, что действительно значимо и приносит нам удовлетворение, и определить важные действия, которые позволяют нам осознать это значение и почувствовать удовлетворение, наши календари и списки дел будут отражать приоритеты других, а не наши собственные.

Постоянно занимайтесь самообслуживанием

Способность улавливать перечисленные выше различия, определять, где на самом деле должна быть деятельность, и изящно сообщать об этих решениях другим, опирается на прочный фундамент заботы о себе. Медитация (или другие формы внимательности), регулярные упражнения и хорошая гигиена сна при минимизации ненужного стресса — все это способствует нашей способности выполнять эту работу более эффективно.

Адрес Наши эмоции

Приведенные выше практики также помогут нам управлять своими эмоциями, и мы можем сделать еще один шаг вперед, напрямую обращаясь к своим эмоциям.Большая часть нашего контрпродуктивного поведения, от траты времени на «псевдоработу» до игнорирования важных задач в пользу срочных, коренится в эмоциональной реакции. Это не означает, что чувства «плохие», а логика «хорошая» — наши эмоции являются важным вкладом в наш процесс рассуждений, а не противодействующей силой. Но мы можем лучше использовать свои эмоции, когда осознаем их и можем оценить их значимость. Это влечет за собой их ощущение внутри себя (буквально — большинство эмоций — это физиологические события до того, как они регистрируются в сознании), обозначение их точной терминологией и их формулирование для других в безопасных, доверительных отношениях.

Сноски

[1] Матрица Эйзенхауэра

[2] Семь навыков высокоэффективных людей , стр. 160 (Стивен Кови, 1989/2013)

[3] Джоэл Петерсон о важном

Для дополнительной информации

Пилотное исследование

Pro-Time [PDF] (Шарлотта Бланк и Лорел Ньюман, Мариц, март 2019 г.)

Эффект простой срочности (Мэн Чжу, Ян Ян и Кристофер Хси, Journal of Consumer Research, , февраль 2018 г.)

(Спасибо Итану Моллику за эти ссылки.)

Фото:

В чем суть принципов Эйзенхауэра по сравнению с важными?

Хотя каждая задача в ваш рабочий день важна, расставление приоритетов, которые вы должны выполнить, прежде чем другие, может стать проблемой. Принцип Эйзенхауэра «срочность против важности» позволяет организовать задачи в зависимости от их характера и важности, чтобы повысить продуктивность. Понимание того, как использовать этот принцип, может не только помочь вам в выполнении важных задач, но также может помочь предотвратить откладывание на потом и помочь вам выполнять задачи эффективно и результативно.В этой статье мы обсудим, в чем состоит главный принцип Эйзенхауэра в сравнении с важным и как он может помочь вам в выполнении ваших обязанностей на рабочем месте.

Связано: 10 простых способов быть более продуктивными в работе

В чем заключается принцип Эйзенхауэра срочности и важности?

Принцип Эйзенхауэра «срочность против важности» предполагает оценку любой задачи с точки зрения ее срочности и важности, прежде чем помещать ее в один из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра.Разделение задач путем обозначения их как срочных или важных задач помогает определить, какие задачи должны быть для вас в первую очередь приоритетными, и создать понимание того, что делать с любыми задачами, над которыми вы не можете работать немедленно. Как срочные, так и важные задачи могут относиться к деловым, личным вопросам, а иногда и к обоим.

Подробнее: Как быть более продуктивным с помощью матрицы Эйзенхауэра

Что такое срочные задачи?

Срочные задачи — это одна или несколько задач, которые требуют внимания или реакции прямо сейчас.Вот некоторые примеры срочных задач:

• Проблемы, требующие немедленного воздействия
• Кризис, личный или корпоративный
• Проект с немедленным сроком исполнения
• Неизбежные перерывы, такие как электронные письма или телефонные звонки

Срочные задачи требуют ответа или немедленных действий. Это элементы в списке дел, которые обычно записываются и выполняются первыми при представлении.

Какие задачи важны?

Важные задачи — это задачи, которые обычно связаны с долгосрочными целями человека.Вот некоторые примеры важных задач:

• Улучшение возможностей или улучшение пределов
• Построение отношений
• Направление обучения
• Реализация стратегии
• Исследование, планирование и тестирование

Важные задачи — это задачи, которые придают ценность долгосрочным целям или общая миссия. Некоторые важные задачи также могут быть срочными, но они обычно не требуют немедленного внимания.

Связано: 20 способов улучшить вашу рабочую среду

Матрица Эйзенхауэра

Эта матрица позволяет расставить приоритеты для ваших задач.Вот четыре квадранта матрицы Эйзенхауэра:

Срочные и важные

Срочные и важные задачи — это задачи, которые вы должны выполнить как можно скорее. Примеры срочных и важных задач:

• Срочный звонок от семьи
• Любые меры, принятые для поддержания или усиления политики безопасности или компании
• Входящий звонок от любого члена совета директоров или важной заинтересованной стороны
• Внешние СМИ отчетность, например, интервью или съемка для производства, связанного с компанией
• Сроки уплаты налогов

Несрочные, но важные

Несрочные, но важные задачи — это важные задачи, выполнение которых можно подождать.У этих задач должен быть срок выполнения, но вы можете запланировать и завершить их в будущем. Примеры несрочных, но важных задач могут включать:

• Установленное обязательство по выполнению
• Исследование, связанное с конкретным проектным предприятием
• Время, проведенное с семьей
• Техническое обслуживание автомобиля
• Улучшение личного хобби
• Инвестиции в новое хобби

Срочные, но не важные

Срочные, но не важные задачи — это задачи, которые вы должны по возможности поручить другому члену группы для выполнения.Примеры срочных, но не важных задач могут включать:

• Неожиданные сообщения или телефонные звонки
• Коллеги, которые просят совета по работе
• Запросы рекомендательных писем
• Электронные письма сотрудников
• Необъявленные семейные запросы

Несрочные и неважные

Несрочные и не важные задачи — это задачи, которым не нужно расставлять приоритеты. Это задачи, которые вы можете выполнить, когда другие задачи недоступны.Примеры несрочных и не важных задач могут включать:

• Бездумный просмотр Интернета
• Просмотр ТВ или онлайн-видео
• Видеоигры или веб-игры
• Просмотр каналов социальных сетей
• Шоппинг за несущественными товарами
• Азартные игры
• Игральные карточные игры

По теме: Как повысить продуктивность сотрудников

Преимущества принципа Эйзенхауэра срочность против важности

Есть некоторые преимущества использования принципа Эйзенхауэра срочность против важности.Вот некоторые из этих преимуществ. Понимание того, где задачи находятся в вашем списке приоритетов, может помочь предотвратить откладывание на потом и повысить эффективность вашей работы в будущем.

Расстановка приоритетов для ваших задач

Если вы правильно используете этот принцип, вы можете добиться большего, используя свое время и свою работу.Вы можете выполнять срочные задачи в соответствии с их потребностями, не забывая при этом о важных задачах.

Создание сбалансированного рабочего дня

С помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете решать задачи с учетом их важности. Это сделано для того, чтобы вы не полностью распределяли свой рабочий день с выполнением срочных задач, а добивались баланса задач. Это гарантирует, что важные задачи имеют срок выполнения.

Советы по применению принципа Эйзенхауэра «срочно-важно-важно»

Вот несколько советов, которые следует учитывать при использовании принципа Эйзенхауэра «срочно-важно-важно» на рабочем месте:

Составьте список дел

Создание списка дел После того, как вы разделите свои задачи, используя матрицу Эйзенхауэра, вы сможете вспомнить, какие задачи необходимо выполнить в первую очередь.Это может помочь вам запомнить задачи, не позволяя забыть важные или срочные задачи. Это также гарантирует, что вы используете всю проделанную работу для эффективного создания матрицы Эйзенхауэра.

Ограничьте количество задач

Хотя матрица Эйзенхауэра может определять приоритеты для многих задач, подумайте об ограничении количества задач тем, которое вы можете выполнить в текущий рабочий день. Это поможет вам не отставать от задачи и в рамках реалистичного ожидания задачи. Ограничение количества задач также может упростить задачу по расстановке приоритетов в целом.

Подготовьте вечер или ночь до

Подумайте о том, чтобы подготовить матрицу и перечислить ночь или утро перед рабочим днем. Это позволяет вам лучше использовать свое время для выполнения ваших задач, а не тратить время на планирование.

Связано: Как составить ежедневный график работы

Отслеживание делегированных задач

При делегировании задач другим по принципу рассмотрите возможность отслеживания того, как выполняется делегированная задача.Это отправит положительный сигнал сотруднику, получившему вашу делегацию, и может еще больше способствовать продвижению делегированной задачи. Отслеживание прогресса вашей задачи может дать вам возможность дать совет другим или ответить на вопросы.

Как избежать «тирании срочности» и сосредоточиться на том, что действительно важно .

Значение «Тирания срочности»

Термин «тирания срочности» впервые был использован Чарльзом Э.Хаммел в своем одноименном буклете, выпущенном в 1960-х годах. На его страницах автор признает, что часто существует противоречие между срочными и важными задачами, и во многих случаях большинство людей позволяет важным вещам в жизни отодвигаться на второй план, уступая место срочным.

Для наглядности в этой статье срочные задачи будут классифицированы как задачи, требующие немедленного внимания. Такие действия, как ответ на телефонный звонок и соблюдение сроков. С другой стороны, важные задачи — это занятия, которые продвигают вашу карьеру и помогают в достижении ваших основных жизненных целей.

Нет ничего плохого в неотложных задачах. Жизнь полна неожиданностей, через которые нам нужно пройти. Однако срочные задачи становятся проблемой, когда они запрещают людям работать и выполнять более важные дела.

Когда это происходит, срочные задачи становятся «тиранами» в наш рабочий день и мешают нам быть продуктивными людьми, достигающими целей, которыми мы все хотим быть — отсюда и термин «тирания срочного».

9 советов, как избежать «тирании срочности»

Чтобы стать более продуктивным и достичь своих целей, вы должны изгнать тиранию срочности и дать себе достаточно времени, чтобы сосредоточиться на более важных делах.Вам помогут девять советов, перечисленных ниже.

1. Знайте, чего вы хотите достичь

Трудно, даже невозможно классифицировать задачу как важную, не зная заранее, каковы ваши общие цели. Что вы пытаетесь достичь? Все великие достижения основываются на хорошо разработанных планах.

Лучший способ ставить цели — следовать S.M.A.R.T. framework, который является аббревиатурой, обозначающей конкретный, измеримый, достижимый, релевантный и привязанный ко времени. Давайте обсудим каждый из них более подробно:

• Конкретные: Чем конкретнее ваши цели, тем лучше.Например, сказать: «Я хочу привлечь 100 новых платежеспособных клиентов в течение следующих 30 дней» намного лучше, чем сказать «Я хочу привлечь намного больше клиентов». Когда ваши цели конкретны, у вас гораздо больше шансов их достичь.
• Измеримая: Измеримая цель — это такая цель, которая позволяет легко оценить прогресс. В нашем предыдущем примере невозможно измерить «намного больше клиентов». Кто скажет, что «много» означает 10, 100 или 1000? Но цель «100 новых платежеспособных клиентов за 30 дней» очень легко отслеживать.
• Достижимо: Ваша цель должна быть реалистичной. Действительно ли возможно получить 100 новых клиентов в ближайшие 30 дней? Если нет, вам нужно переоценить свои цели. Мы приветствуем амбиции, но нереалистичные ожидания вам не помогут.
• Актуально: Релевантные цели — это те, о которых вы лично заботитесь настолько, чтобы приносить жертвы, необходимые для их достижения. Например, вы можете сказать , что хотите стать генеральным директором транснациональной корпорации.Но готовы ли вы работать по 80 часов в неделю, скучать по детским бейсбольным играм и проводить отпуск в офисе? Убедитесь, что ваши цели соответствуют вашей личности и образу жизни, к которому вы стремитесь.
• Ограничение по времени: Наконец, для всех целей нужен крайний срок. Когда вы надеетесь достичь Х? Возвращаясь к нашему первому примеру еще раз, цель — привлечь «100 новых платежеспособных клиентов за 30 дней». У этой цели есть четкий крайний срок.

2. Создайте список дел

Когда вы узнаете, каковы ваши цели и чего вы пытаетесь достичь в широком масштабе, вы можете планировать свои ежедневные дела в списке дел.

Во-первых, разбейте свои цели на более управляемые части. Маркетинг выпуска нового продукта вашей компании можно разделить на социальные сети, электронную почту, блоги, рекламу с оплатой за клик и PR. Затем каждую из этих категорий можно разбить на отдельные задачи, такие как планирование публикаций в социальных сетях, создание кампании по электронной почте и написание объявления в блоге.

Убедитесь, что эти важные задачи занесены в ваш список вместе с другими, менее важными задачами, которые вам нужно выполнять каждый день.Кроме того, мы рекомендуем стараться, чтобы ваши списки дел были короткими. Не пытайтесь начинать и завершать 10+ задач в рабочее время. Вместо этого выберите три или четыре дела, на которых нужно сосредоточиться одновременно.

3. Научитесь правильно расставлять приоритеты задачам

Говоря о вещах, на которых нужно сосредоточиться, как узнать, какие задачи на самом деле важны, а какие лучше делегировать или вообще исключить. Не всегда легко сказать.

К счастью, есть система, которая очень хорошо работает для определения приоритетов в вашем списке дел и уменьшения тирании срочных дел.Она называется Матрицей Эйзенхауэра в честь 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра.

По сути, каждую задачу можно разделить на одну из четырех групп:

1. Важное и срочное: Это задачи, требующие немедленного внимания и помогающие вам в достижении ваших целей. Несвоевременное и успешное выполнение этих задач часто влечет за собой серьезные последствия.
2. Важные, но не срочные: Важные, но не срочные задачи — это те, которые помогут вам достичь ваших карьерных и жизненных целей, но не имеют приближающегося срока.Написание книги — хороший пример. Это может значительно увеличить ваши шансы завоевать авторитет в своей нише, но, если у вас нет договора на публикацию, вероятно, нет реального крайнего срока для завершения вашей рукописи.
3. Срочно, но не важно: Это задачи, которые требуют вашего немедленного внимания, но не приближают вас к вашим целям. И ответ на телефонный звонок, и ответ на срочные электронные письма имеют право. К сожалению, большинство из нас тратит слишком много времени на эти занятия.
4. Ни срочно, ни важно: Эти задачи не делают вас ближе к вашим целям и не требуют немедленного внимания. Бездумное блуждание по Интернету и просмотр телевизора — отличные примеры не срочных или важных дел.

После того, как вы разделили каждую задачу в вашем списке дел на одну из этих четырех категорий, становится легко определить их приоритетность.

Важные и срочные действия следует выполнять немедленно. Важные, но несрочные задачи следует планировать позже.По возможности следует делегировать срочные, но не важные вопросы. И ни срочные, ни важные задачи не должны устраняться в большинстве сценариев.

Распределяя приоритеты таким образом, вы гарантируете, что ежедневно добиваетесь своих целей и сводите к минимуму тиранию срочных дел.

4. График «рабочего» времени

Расставлять приоритеты по важным задачам — это хорошо, но что, если срочные дела продолжают появляться и отвлекать ваше внимание? С кем не бывает.Вот почему так важно планировать «рабочее» время. Это особенное время, выделенное для вас, чтобы сосредоточиться на важных задачах.

Экстраординарный инвестор Уоррен Баффет сказал: « Вы не можете позволять другим людям определять ваши жизненные планы. ”

Мы не можем договориться больше! Один из лучших способов убедиться, что вы управляете своим днем, — это выделить определенное время, когда вы можете непрерывно работать над важными проектами.

Помните, время — ваш самый ценный актив. Это НАМНОГО ценнее, чем деньги, потому что, когда они уйдут, вы уже не сможете их вернуть.Так что сделайте себе и своим целям услугу и составьте расписание, чтобы работать над важными задачами каждый день.

5. Уберите отвлекающие факторы

Прямо связанный с нашим последним советом, если вы действительно хотите преодолеть тиранию срочности, вам необходимо удалить все отвлекающие факторы из вашего окружения, работая над важными, продвигающими карьеру проектами.

Это означает выключение телефона, выход из учетной записи электронной почты и социальных сетей, закрытие двери офиса — все, что вам нужно сделать, чтобы сосредоточиться и свести к минимуму отвлекающие факторы.

Знаете ли вы, что человеческому мозгу требуется примерно 23 минуты, чтобы перефокусироваться, как только он отвлекся? Это много времени! Даже один текст в час может полностью испортить вашу продуктивность на день.

Как бы трудно это ни было поначалу, отделение себя от остального мира сотворит чудеса с вашей продуктивностью, и вы достигнете своих целей намного быстрее. Разве не стоит отключаться от сети на пару часов в день? Мы определенно так думаем.

6. Используйте правильные инструменты

Удержать тиранию неотложных дел от жадной траты времени не всегда легко, но существует множество инструментов, которые помогут вам не сбиться с пути.Вот несколько приложений для повышения продуктивности, в которые стоит сразу подумать.

Todoist

Todoist — это приложение для создания списков дел, которое помогло более 10 миллионам человек вернуть себе контроль над своей жизнью. Интуитивно понятный интерфейс позволяет легко систематизировать список ежедневных задач, добавлять новые дела и отслеживать прогресс в достижении ваших целей.

Todoist можно использовать даже для управления командами с помощью функций управления проектами и обмена файлами. Независимо от того, используете ли вы этот инструмент на своем смартфоне, планшете или компьютере; Цена на премиум-планы начинается всего с 3 долларов в месяц на пользователя.

Trello

Trello — это простое приложение для управления проектами, основанное на методологии Канбан. Каждый проект можно разбить на различные «карточки» или задачи и разбить на разные столбцы.

Например, блоггер может организовать свою доску Trello, используя четыре столбца: «Исследования», «Написание», «Редактирование» и «Размещено». Затем они могут создавать отдельные карточки для каждой идеи блога, над которой они работают, и перемещать их из одной колонки в другую по мере того, как сообщения переходят от стадии исследования к публикации на веб-сайте их компании.

Это отличное приложение, которое помогает командам работать и продуктивно. Trello предоставляет свои услуги бесплатно, хотя доступ к премиум-функциям стоит 10 долларов в месяц на пользователя.

Toggl

Toggl — это простейшее приложение для учета рабочего времени на рынке. Просто нажмите кнопку «Пуск» на своем смартфоне, планшете или компьютере, и инструмент немедленно начнет каталогизировать ваше время. Когда вы закончите рабочий день или решите работать над новым проектом, просто нажмите кнопку еще раз.

После того, как ваши часы будут зарегистрированы, Toggl вычислит для вас числа и отобразит их в удобном для чтения отчете.Эту информацию можно использовать для точного выставления счетов клиентам, оценки прибыльности, выявления областей повышения производительности и многого другого.

С помощью этого приложения обратить вспять тиранию неотложной тенденции в вашей жизни намного, намного проще. Получите доступ к базовым функциям бесплатно или подпишитесь на премиальный план всего за 9 долларов в месяц на пользователя.

7. Успокойтесь, говоря «нет»

Стив Джобс однажды сказал: «Только сказав« нет », вы можете сосредоточиться на действительно важных вещах.”

Чтобы преодолеть тиранию срочности, вы должны привыкнуть к слову. Для многих из нас это сложно по нескольким причинам. Во-первых, мы хотим нравиться. Легко подумать, что, если мы скажем кому-то «нет», мы разочаруем его, и он начнет меньше думать о нас.

Большинство из нас также страдает от некоторого уровня FOMO (страх упустить что-то). Мы постоянно говорим «да», потому что боимся, что если скажем «нет», то упустим что-то удивительное.

Обе эти причины усложняют вам достижение ваших целей.Вместо этого вам нужно установить границы и придерживаться их. Если вас просят сделать что-то, что не соответствует вашим личным и профессиональным целям, откажитесь. Если вы вежливо откажетесь, вы, скорее всего, никого не обидите.

И помните, достижение ваших целей, в конце концов, намного увлекательнее, чем что-либо другое. Так что не надо FOMO. Оставайтесь сосредоточенными и добивайтесь того, чего вы действительно хотите от жизни.

8. Осознайте, что жизнь продолжается

Как мы уже установили, один из ключей к более эффективному управлению своим временем, повышению продуктивности и преодолению тирании срочности — это сосредоточение больше внимания на важных задачах, чем на неотложных.

Очень редко вы можете столкнуться с серьезными последствиями из-за того, что не выполнили срочную задачу. И если вы это сделаете или подозреваете, что сделаете это, эта задача должна быть классифицирована как важная и срочная, а не просто срочная, согласно матрице Эйзенхауэра, о которой мы упоминали ранее.

Так что не беспокойтесь о пропущенном телефонном звонке или о том, что сразу не ответите на электронное письмо. Сосредоточьтесь на том, что действительно важно. Время идет, и в конце дня вы почувствуете себя намного успешнее, зная, что вы ближе к своим целям, даже если ваш почтовый ящик все еще полон.

9. Становитесь лучше с каждым днем ​​

Наконец, важно ежедневно бороться с тиранией срочности. Это не всегда легко. Большинство из нас больше склонны выполнять срочные задачи, чем важные. Для этого потребуется изменение мышления и постоянные усилия. Но это может быть сделано!

Честно взгляните на себя. Какие у вас тенденции и недостатки в этой области? Что можно сделать, чтобы минимизировать или устранить эти недостатки? Возможно, ответом будет использование метода расстановки приоритетов задач, такого как матрица Эйзенхауэра.Возможно, вам нужно инвестировать в правильную технологию.

Экспериментируйте, усердно работайте и постоянно напоминайте себе, что нужно сосредоточиться на важных задачах, которые приближают вас к вашим целям. Сделайте это, и вы станете намного продуктивнее и успешнее!

Победите тиранию срочности!

Если вы хотите достичь своих целей, вы должны научиться ставить важные задачи выше срочных. Вам помогут девять советов, перечисленных в этом сообщении в блоге. Мы рекомендуем вам попробовать каждый из них и посмотреть, что вам подходит.Не бойтесь экспериментировать с различными приложениями, методами и подходами.

Чем чаще вы будете применять эти советы, тем более продуктивным вы станете. Так что начните сегодня и достигните своих целей. Удачи!

Страница не найдена

Благодаря работе я познакомился с Мабу, личным компаньоном в области здравоохранения, интеллектуальным социально интерактивным роботом, чьи разговоры адаптированы к каждому пациенту, с которым она работает.

Мабу казался дрянным и немного жутким, но у этой идеи были ноги, хоть и немного странные.

В то же время маме нужен был подарок на день рождения, и у меня закончились идеи. Я много слышал об Amazon Echo, о том, что он похож на искусственный интеллект и как он стал виртуальным компаньоном для людей, похожих на Мабу. Одним из лучших обзоров на Amazon была пара, одна из которых страдала болезнью Паркинсона, и то, как Echo помогло им в жизни. У мамы проблемы с передвижением, но ничего подобного. Однако ей нравятся гаджеты, и она будет тратить время на то, чтобы заставить их работать, поэтому я подумал, что попробую.

Когда мама развернула «Эхо», я был уверен, что верну его на Amazon. Объясняя концепцию, немного сравнивая ее с HAL в 2001 году, Space Oddesey (учитывая мою аудиторию) выглядел довольно озадаченным. Мы проверили его, спросив, когда (в этот день) день рождения Шекспира, узнав прогноз погоды, установив таймер на 5 минут. Все прошло гладко. Вы можете поверить, что распознавание голоса Alexa работает на удивление хорошо. Если Siri — версия 1.0, Alexa — 2.0. Echo просто сидит и терпеливо ждет своего триггерного слова, а затем помогает вам.Он действительно идеально подходит для пожилых людей — без маленьких кнопок, без плохо читаемого экрана.

Я был уверен, что заберу его домой в конце выходных, чтобы вернуть. Я подумал, что это новинка, которая скоро исчезнет. Однако я оставил его в квартире на ночь, чтобы посмотреть, что будет.

Когда я вернулся на следующее утро, мама сообщила, что она заставила Эхо делать несколько вещей самостоятельно. Казалось, она согревается. Как я уже сказал, она будет возиться с вещами, но легко расстраивается.

Я все еще был уверен, что расскажу об этом домой, только теперь мне это начало нравиться настолько, что я подумал, может, я смогу его использовать. Классический случай сделать кому-то желаемый подарок на день рождения.

Что заставило ее в конце концов захотеть сохранить это, так это музыка. У нее есть Amazon Prime, и это открывает всю Amazon Music. Вы можете приказать Эхо сыграть Фрэнка Синатру, и оно с радостью подчинится. Есть плейлисты по настроениям и жанрам в изобилии. Echo имеет большой вес, и это очень компетентный динамик Bluetooth.Я также подключил его к Moms iPad Mini, и он тоже мог легко воспроизводить эту музыку.

Несмотря на техническую природу, которая может не запускаться, Echo очень полезен для пожилых людей. Вы просто даете ему словесные команды, и он выполняет то, о чем вы просите. Вы можете использовать его для списка покупок, вы можете установить напоминание, чтобы посмотреть телешоу или принять таблетку. Вы можете узнать погоду или новости, не ища очков для чтения.

Теперь Эхо — утешительный робот в их доме.Это как домашнее животное, которому не нужно гулять и кормить. Или дочь, которая не отвечает.

Что касается реального здравоохранения, Echo — это открытая платформа, на которой вы можете развивать навыки, которые могут быть добавлены. Пока мне известно только об одном, KidsMD. Родители могут задавать Echo вопросы о распространенных заболеваниях, таких как жар, кашель и сыпь, и мгновенно получать информацию о том, какие лекарства использовать, как их принимать и в каком количестве. Было бы сложно построить что-то более сложное с точки зрения регулирования, но потенциал в этом есть.

Мама сохранила своего нового маленького компаньона-робота, и у нее был постоянный поток любопытных посетителей, проверяющих его. Я рассмотрел один для себя и заказал Tap, это Alexa, которую не нужно постоянно подключать — компромисс заключается в том, что вам нужно нажать кнопку, чтобы использовать ее. Я думал, что смогу использовать его на улице в доме.

Вернул в течении суток. Это была всего лишь тень опыта «Эхо». Моя основная причина вернуть его была ужасная производительность Wi-Fi. Постоянно сбрасывал соединения (спецификации Wi-Fi очень разные).Кроме того, часть красоты Echo заключается в том, что он сидит и терпеливо слушает вас, чтобы вы дали ему работу. Необходимость нажимать кнопку, чтобы задать вопрос, ничем не лучше, чем Siri на вашем телефоне, а Alexa on the Tap казалась глупой кузиной.

Echo — это крайний край выхода Amazon на рынок Интернета вещей. Это многообещающе. Amazon Prime с его многочисленными преимуществами хранения музыки, видео, фотографий и т. Д. Может в конечном итоге дать Google (теперь Alphabet) возможность потратить свои деньги.

к .