Не важно не срочно: важно не важно срочно не срочно или Способ правильно и эффективно организовать свои дела

Содержание

Дела не важные и срочные

В еще одном квадранте «Матрицы Эйзенхауэра» — «С» расположились дела из категории «Не важно и срочно».

Прежде чем решить, как с этими делами поступать, неплохо бы задуматься: а как вообще может возникнуть подобное сочетание признаков? Не важно и срочно…

Именно эта категория дел туманнее всего описана в различных источниках, так или иначе использующих «Матрицу Эйзенхауэра». Я смотрю на это так: всё, что не имеет ни одного из описанных в ранее опубликованных постах признаков важности, является… не важным.

Но откуда-то на этом деле висит срок, который говорит: прямо сейчас. Или: это какое-нибудь абсолютно бессмысленное по сути, но очень любимое многими недостаточно профессиональными руководителями или коллегами определение: «немедленно», «срочно», «очень срочно», «нужно было ещё вчера».

Так вот, что делать с теми делами, в которых признаков важности не обнаружено, а есть только признак срочности? Я предлагаю два подхода. На ваше усмотрение.

ПОДХОД 1: делегируем это дело кому-либо из подчинённых. Вопрос: с каким приоритетом? Некоторые источники рекомендуют ставить высокий приоритет: мол, раз руководитель поручает, то…

Но: подумайте о себе, «примерьте шляпу» подчинённого: наверное, вы бы прекрасно поняли, насколько порученная вам работа важна реально? Чтобы не говорил ваш босс. И насколько бы вас мотивировала попытка «надувать щёки» и преувеличивать – видимо для повышения старательности – истинное значение работы? Наверное, вам бы это не понравилось?

Поэтому, на мой взгляд, и не стоит использовать такой вот подход. Возможно, что вы беспокоитесь за то, что если не обозначить высокую важность, то дело может быть вообще не выполнено? Но почему? Давайте просто скажем сотруднику что-нибудь вроде «Эта работа не имеет большой важности, но по таким-то причинам её бы лучше сделать. В какие сроки – без нарушения приоритетов – это возможно?».

А если подчинённый названные сроки нарушит? Тоже не очевидно плохо. Вопрос – по какой причине? Если появятся дела более важные – так и правильно. Он проинформирует вас о конфликте приоритетов и, наверное, вы ему разрешите перенести ранее запланированную работу.

Именно такой алгоритм уместен, если вы не предоставили подчинённому полномочий самому переустанавливать приоритеты в случае конфликта оных.

А если подчинённый просто будет эту работу динамить? Это плохо в принципе, вопрос нужно решать уже не только с помощью компетенции «управленческое планирование», а применять ещё и «управление властью», «регламентирование» и «наказание». Так что: вместо постоянного «запугивания важностью» формируем правильные подходы координирования в процессе работы.

ПОДХОД 2: делаем сами, если находится свободное время. Дело в том, что не всегда даже не важную работу можно поручить подчинённому. Есть разовые работы, для выполнения которых необходима совокупность знаний и опыта, отсутствующая у подчинённых. Выполнить работу можете только вы, подчинённого же обучать этому просто бессмысленно. Поэтому и: есть свободное время – делаем. Нет – и чёрт с ним.

Да, всё выполнить невозможно в принципе, так гласит «Первый парадокс хаос – менеджмента». Что-нибудь всегда будет оставаться «в очереди», так пусть это будут дела категории «С»: «Не важно и срочно». Но ведь срочно? Да. Но не важно.

Надо уметь отказываться от не важного, пусть его и можно быстро сделать. Это намного правильнее и лучше для дела, чем бессмысленные по самой сути попытки «сделать всё» и в итоге – невыполненные «А» и «В», на которые, почему-то, как раз и не хватило времени. Но мы – то с вами знаем, почему…

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примеры

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Все, что важно, не бывает срочно. Все, что срочно — только суета!!! ▷ Socratify.Net

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов
в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра
.

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела.
То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела.
Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела.
То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела.
Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.

Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

оплата кредита
внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
плановый отчет
занятия спортом
качественный отдых
плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

проверка электронной почты
текущие звонки
совещания
домашние рутинные дела(уборка дома)
навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

посидеть в соцсетях
просмотр телевизора
треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

для планирования

Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
для оценки своей эффективности

Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
Интерпретация результата:
сектор А

Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
сектор В

Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
сектор С

Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
сектор D

Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
Может кто-то это сделать вместо меня?
Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
Разбейте .
Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
Исполнение поставленных задач:

в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ
!

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Матрица Эйзенхауэра – как инструмент расстановки приоритетов

Квадранты Кови, она же матрица приоритетов Эйзенхауэра, полезный инструмент планирования собственной жизни. Достигать отличных результатов во всем – это так просто!

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Свое название матрица получила в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, который однажды сказал:

— У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными.

Обычно утверждают, что сам Эйзенхауэр и придумал матрицу, но мы не нашли этому никаких серьезных подтверждений. Одно из самых ранних описаний этой техники встречается у немецкого специалиста по тайм-менеджменту Лотара Зайверта в книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (1984 год), которая у нас издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Широкую популярность матрица получила после того, как о ней рассказал американский бизнес-тренер Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей» (1989 год). Именно поэтому матрицу Эйзенхауэра иногда называют матрицей (или квадрантами) Стивена Кови.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
не срочные и не важные.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, то избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Матрица расстановки приоритетов

Стратегия Эйзенхауэра для принятия действий и организации ваших дел проста. Используя приведенную ниже матрицу решений в своём тайм-менеджменте, вы разделите свои действия на основе четырех возможностей.

Срочно и важно – задачи, которые следует выполнять немедленно.
Важно, но не срочно – задачи, которые нужно запланировать сделать позже.
Срочно, но не важно – задачи, которые лучше делегировать кому-то другому.
Ни срочно, ни важно – задачи, которые вы лучше не выполнять вовсе.

Самое замечательное в этой матрице это то, что её можно использовать для крупномасштабных задач повышения производительности – «Как я должен проводить своё время каждый месяц года?» И для небольших ежедневных планов – «Что мне сделать прямо сейчас?».

Кто такой Эйзенхауэр?

Придумал упражнение Дуайт Д. Эйзенхауэр – пятизвездный генерал Второй мировой войны и 34-й президент Соединенных Штатов – был эффективным менеджером.

В определяющей весь жанр книге по саморазвитию «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови перекомпоновал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для расстановки приоритетов дел, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (или Матрица управления временем, Квадрат Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра).

Эта структура для определения приоритетов помогает вам бороться с эффектом «срочности», устранять утечки времени и сил в планировании жизни и создавать больше ментальной свободы для достижения ваших целей.

Давайте посмотрим внутрь квадрата Эйзенхауэра.

❶

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

Она потеряет актуальность;
Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат — важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

важное и срочное
важное, но не срочное
срочное, но не важное
неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Квадраты матрицы

Каждый квадрат матрицы Эйзенхауэра играет особую роль в нашей жизни. Рассмотрим их чуть более подробно.

Квадрат A (важно — срочно)

Другие названия: Авральный квадрат, Квадрат кризисов, Квадрат результата (у Б. Трейси).

В этот квадрат попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП и авралы, проблемы со здоровьем и семейные проблемы, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и многое другое. Также в этот квадрат часто помещают «горящие» дела из квадратов B и C.

Несвоевременное выполнение подобных задач может негативно повлиять на достижение наших целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный и в то же время самый проблемный квадрат в матрице Эйзенхауэра. Судите сами:

Срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Выполняя такие дела, мы просто подчиняемся диктату срочности, а не сами управляем своей жизнью.
Многие задачи из квадрата A не помогают нам двигаться вперед: зачастую они лишь сводятся к «тушению пожаров» для сохранения текущего статус-кво.
Пребывание в этом квадрате обычно сопровождается стрессом, а длительное пребывание может привести к «выгоранию».

Если в расписании преобладают задачи из квадрата A — это тревожный симптом. Он указывает на серьезные просчеты в планировании: неправильную расстановку приоритетов, неумение рационально распределять свои силы, неумение делегировать и т. д.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать и долго откладывать, это может обернуться еще большими неприятностями. Например, если вместо посещения стоматолога упрямо глушить зубную боль обезболивающими, это закончится флюсом или потерей зуба. А если вовремя не извиниться перед клиентом за ошибку, это может ударить по репутации компании.

Срочные и важные дела можно и делегировать, но это следует делать с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте его работу.

В идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные дела (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно)

Другие названия: Стратегический квадрат, Квадрат благополучия, Квадрат потенциала.

Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему. Ведь достигать целей нам обычно помогают не срочные дела, а те дела, которые мы выполняем планомерно, настойчиво и обдуманно.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если мы хотим выучить иностранный язык, нам нужно выделить хотя бы один час на ежедневные занятия и встроить этот час в свое расписание. При планировании таких задач можно использовать различные методики тайм-менеджмента: технику SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата B и не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Во-первых, без их выполнения редко удается повысить качество своей жизни. Например, мы вряд ли можем рассчитывать на успешную карьеру, если не уделяем внимания профессиональному росту.

Во-вторых, дела из квадрата A — это зачастую вовремя не выполненные дела из квадрата B. Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь владельцу придется срочно искать программистов и исправлять эти ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно)

Другие названия: Квадрат иллюзий, Квадрат суеты, Квадрат помех.

В квадрат C попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема этого квадрата заключается в том, что его легко перепутать с квадратом A. Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся нам важными, даже если это совсем не так. Квадрат C создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает нашу жизнь.

Да, задачи из квадрата C обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, для поддержания качества жизни, для сохранения социальных связей и т. д.

Однако важно понимать, что время, потраченное на эти задачи, — это время, отнятое у наших целей. Например, мы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Мы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на каком-то ненужном совещании. Иными словами, задачи из квадрата C — это просто помехи, которые отвлекают нас от действительно важных вещей.

Что делать с этими задачами

Время, потраченное на дела из квадрата C, следует сводить к минимуму. Это можно сделать разными способами:

Делегировать эти задачи (передать их своим подчиненным или соответствующим специалистам).
Автоматизировать их. Например, для своевременной оплаты интернета или коммунальных услуг удобно настроить автоплатеж.
Оптимизировать (см. Как ускорить свою работу).
Научиться говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у нас время.

Разумеется, полностью избавиться от дел из квадрата C вряд ли получится. Поэтому следует постоянно напоминать себе о низкой важности этих задач и стараться не тратить на них слишком много времени.

Читайте также: Почему срочное не важно

Квадрат D (не важно — не срочно)

Другие названия: Мусорная корзина, Квадрат растрат, Квадрат разрушения.

В квадрат D попадают малозначительные и необязательные, а порою даже и вредные задачи. К этой категории относятся мелкие бытовые дела, хронофаги, развлечения и различные спонтанные желания.

Квадрат D традиционно считается самым вредным квадратом в матрице Эйзенхауэра. Задачи из этого квадрата почти никак не влияют на наши цели и ценности, не меняют нашу жизнь и не требуют от нас незамедлительных действий.

Однако это обычно самые легкие и приятные дела в нашем списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с этих задач, тратя на них свои самые продуктивные часы.

Что делать с этими задачами

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу) или не делать вовсе.

Часто рекомендуют совсем избавляться от этих задач, однако мы не столь категоричны. Многие дела из квадрата D являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы нам для восстановления. Их непременно нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Другое дело, что эти задачи не являются приоритетными и не должны подменять по-настоящему важные дела.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Посмотрите примеры таблицы Эйзенхауэра здесь или здесь.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Квадрант 3: делегировать

Вы когда-нибудь чувствовали, что уделяете слишком много внимания задаче, которая задним числом была не очень важной? Или думаете что нужно что-то сделать прямо сейчас, а на самом деле это не так?

Если это так, вы не одиноки.

Эта распространенная ошибка часто возникает, когда кто-то просит вас сделать что-то, что не приносит вам прямой выгоды или не приближает вас к достижению ваших целей. Для задач квадранта 3 матрицы Эйзенхауэра ценно научиться и понимать, как делегировать определённые вещи.

Когда вы думаете, что что-то срочно, но на самом деле это не так. Обычно, это внешний источник отвлечения. Примеры – постоянная проверка вашей электронной почты или телефона, или реагирование на людей, как только они пытаются связаться с вами.

Вы решаете, что это срочно в данный момент, поэтому вы прекращаете то, что делаете, чтобы решить эту проблему. Но на самом деле всё это может подождать.

Если вы заняты работой над проектом и звонит телефон, вам не критично сейчас отвечать на него. Таким образом, вы можете делегировать это задание кому-то ещё. Это может показаться срочным в то время, когда это происходит, но с этими мелочами могут справиться и другие люди.

❹

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Как правильно распределить задачи в таблице

Выберем основное из вышеперечисленного для удобства использования метода Эйзенхауэра. Распределяйте задачи в таблице согласно 4 квадрантам:

Первостепенные важные и срочные дела, которые следует выполнить безотлагательно.
Важные, но не срочные задачи, которые следует выполнить при первой возможности. Они имеют большое влияние на конечную цель, но не «горят».
Не важные и срочное задачи, которые с малой вероятностью могут повлиять на положительный исход чего-либо.
Не важные и не срочные дела мы позволяем себе тогда, когда хотим расслабиться и отвлечься.

Вы станете мастером, когда в списке срочных и важных задач квадранта А будет стоять прочерк. Спешка угнетает, не дает перевести дух, и качество выполненной задачи зачастую оставляет желать лучшего. Не спешите огорчаться, если первое время в квадранте А список дел будет больше, чем в остальных квадрантах. Вы не первый, кто учится на своих ошибках. Учитывая опыт, в дальнейшем вы сумеете справиться с трудностями и довести заполнение таблицы Эйзенхауэра до автоматизма.

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Сразу отметим, что единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты матрицы имеют скорее рекомендательный характер: они просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

Вот несколько распространенных стратегий работы с матрицей Эйзенхауэра:

Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Мы начинаем с самых важных и срочных дел (квадрат, А), затем переходим к срочным, но не важным делам (квадрат С), а уже потом — к остальным задачам.

Стратегия подходит для тех случаев, когда мы «тонем» в делах и не знаем, за что хвататься. Ее главный недостаток в том, что мы приступаем к задачам из квадрата B, когда уже порядком устали. Иногда на эти задачи у нас и вовсе не остается ни времени, ни сил.

Стратегия «Сначала плати себе». Суть ее в том, чтобы жестко планировать время на важные задачи из квадрата B (лучше всего для этого подходят утренние часы и первая половина дня). Остальные задачи выполняют в окнах между этими «несдвигаемыми часами».

При таком подходе мы в первую очередь думаем о достижении своих целей, а уже потом — обо всем остальном.

Стратегия «Гибкий подход». Мы смотрим в матрицу и выбираем задачу, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор задачи будет зависеть от ее приоритета и от текущего контекста.

Эта стратегия подходит для любых ситуаций. Ее недостаток в том, что человеку постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения. Некоторые из этих решений могут быть продиктованы эмоциями, прокрастинацией или спонтанными желаниями.

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

По словам Стивена Кови, сегмент 2 – это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, повышает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы находитесь в матрице приоритетов по методу Эйзенхауэра, начните отслеживать своё время и цели. Если вы ведёте ежедневник для управления времени, вы можете легко увидеть список всех занятий, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили.

Если у вас есть данные за несколько дней, сядьте и организуйте свои дела в квадранты, задав следующие вопросы:

Было ли это срочно для меня?
Это было важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только на основе желаемых результатов, а не чьих-либо ещё.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
хотите оптимизировать временные затраты;
знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Пирамида Франклина

Одной из самых старых, популярных и действенных техник управления собственным временем считают пирамиду, названную в честь американского политического деятеля Бенджамина Франклина. Суть ее заключается в разбивании главной задачи на несколько малых задач, делящихся в свою очередь на подзадачи.

Основные отличия пирамиды Франклина от матрицы Эйзенхауэра при достижении поставленных целей:

Направлена на планирование не только своего времени, но и занятости, которая поможет достичь главной цели.
Применяется для долговременного планирования, а не решения срочных задач. Ее следует придерживаться в течение всей своей жизни.

Состоит из 6 ступеней, представляющих собою готовый план действий:

Главные жизненные ценности – самая мощная ступень, основа. Ценности определяют планы и направляют человека к мечте.
Глобальная цель – цель, которой человек желает достичь в своей жизни, связанной с профессией, успехом или богатством.
Генеральный план – тут важно выделить небольшие шаги к достижению цели, причем самые значимые.
Долгосрочные планы, рассчитанные на 1, 3 и 5 лет. Здесь необходимо установить точные сроки выполнения.
Краткосрочный план на месяц, неделю – это точный график, которого нужно придерживаться. Требует глубокого анализа.
План на день – вершина пирамиды, дела, которые необходимо выполнить, чтобы приблизиться на один шаг к мечте.

Что именно выбирать для планирования дел, выбирать каждому человеку индивидуально. Но в любом случае, такие таблицы помогут распланировать день, неделю или даже годы. Удачи!

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

Используйте советы при внедрении в жизнь Метода Эйзенхауэра:

Не перегружайте себя второстепенными делами.
Держите рабочее место в чистоте и не тратьте время на поиски документов, приучите себя к порядку.
Важные дела старайтесь выполнять в первой половине дня, а не вечером, когда активность идет на спад.
Лучшее – враг хорошего. Относитесь к делу со всей серьезностью, но без фанатизма.

И последний совет. Выбирайте одно направление, в котором предпочитаете разбираться лучше всего. Невозможно знать все.

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

Помещение дел в список освобождает ваш разум. Но всегда стоит вопрос, что же делать в первую очередь. Попробуйте попрактиковать метод Альпы.
Попробуйте ограничить себя не более чем 8 делами в одной четверти. Прежде чем добавить ещё один, сначала выполните самый приоритетный. Помните: речь идет не о сборе, а о выполнении заданий.
Вы должны всегда поддерживать только один список для деловых и частных задач. Таким образом, вы никогда не сможете жаловаться на то, что ничего не сделали для своей семьи или для себя в конце дня.
Не отвлекайтесь сами, и не позволяйте другим отвлекать вас. Не позволяйте другим определять ваш приоритет. Планируйте утром, затем начинайте работу. И, в конце концов, наслаждайтесь чувством завершенности.
Наконец, постарайтесь много не прокрастинировать, даже из-за супер контроля над вашими задачами.

Дополнительные материалы:

Скачать шаблон в PDF
Шаблон в PNG, PNG 2. Презентация в PowerPoint
Книга «Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра»

Перемещая свои приоритеты в сторону четверти качества, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помнить, на чём вы должны фокусироваться изо дня в день.

Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра — инструмент управления временем

Статьи психологов

Обалдеть. Столько дел в голове. Мелких, назойливых. Перескакивающих со дня на день, как блохи — потому что они никогда не выполняются вовремя.

Но это же не главное. Нет. Главное — то, что за этим роем перекладываемых срочных неважных дел совершенно не остается времени на то, что вы действительно хотите сделать.

Довести до ума английский? Было записано в планах на 2017-й.
Подкачаться к лету? К какому лету, уже декабрь.
Превратить заветную бизнес-идею в четкий план, найти инвесторов, стартовать — и взять наконец свою жизнь в свои руки? Позже, позже, сейчас квартальный отчет писать надо…

Надоело. Нет, не так. НА-ДО-Е-ЛО.

Но это не предрешено. Это решается. Просто нужно использовать правильные инструменты — и быть настойчивым.

Прочитаете за 5 минут

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра. Простой квадрат, разделенный на четыре квадрата поменьше. По этим квадратам раскладываются все задачи, стоящие перед вами. И вы видите, как подходить к выполнению каждой.

Маленький спойлер: в классическом толковании квадрата Эйзенхауэра инструкция «делать» применяется к содержимому только одного из четырех маленьких квадратов. Это как так? То есть 75% дел — вообще не нужно делать?

Стоп, стоп. Давайте обо всем по порядку.

Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?

Берем квадрат. И проводим через его центр две прямые — вертикальную и горизонтальную. Получается как бы крест.

Горизонтальная линия делит квадрат пополам. Сверху, над ней — важные задачи. Снизу, под ней — неважные. Какие из ваших задач — важные, а какие — нет? Вам лучше знать. Каким человеком вы хотите быть? Представьте. А теперь разберитесь, какие из задач приближают вас к тому, чтобы стать таким — а какие только тратят ваше время. Вот, пожалуйста — важные и неважные задачи.
Вертикальная линия тоже делит квадрат пополам. Слева от нее — срочные задачи. Снизу, под ней — несрочные.

Итого — четыре маленьких квадрата.

Важные и срочные дела.
Важные, но не срочные несрочные дела.
Не важные, но срочные дела.
Неважные и несрочные дела.

Окей. А теперь разбираемся, что с ними делать.

Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?

Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные

То, что нужно сделать прямо сейчас. И при этом — важное. То, что приближает вас к вашим целям.

Что делать? Если в этом квадрате есть задачи — выполните их. Прямо сейчас. Если таких задач много и вы физически не успеваете выполнить все — рассмотрите возможность делегирования этих задач, передачи их кому-то другому.

Но цель правильного планирования по квадрату Эйзенхауэра — в том, чтобы не допускать появления задач в этом квадрате. Вообще. Как?

Сейчас разберемся. Откуда берутся задачи в этом квадрате? Только три варианта.

Переходят из квадрата «важных, но не срочных». Подходит дедлайн по проекту. Времени было много, но вот оно вышло, а в работе еще конь не валялся. Отвлекались, отвлекались — и доотвлекались. Но. Если вы регулярно и своевременно раскидываете задачи по квадрату Эйзенхауэра и выполняете важное вовремя — таких случаев просто не будет.
Переходят из квадрата «срочных, но не важных». Труба в ванной капала-капала в тазик, но до нее не доходили руки — и вот в один прекрасный день из нее начинает бить струей. Лужа выбирается в прихожую, в дверь колотят мокрые соседи снизу, кот в панике. Логика — похожая. Но здесь стоило не выполнять эту задачу, а делегировать ее. Опять же — если вы раскладывали задачи по квадратам вовремя и следовали этой раскладке, то такого просто не происходит.
Падают «готовыми». Начальник с выпученными глазами вбегает в ваш кабинет, кричит «Срочно! Мы всё проморгали! Всё рушится!». Вы не сталкивались с этой задачей, пока она была важной, но не срочной. Не могли адекватно отработать ее заранее — потому что просто не знали о ней. Что тут скажешь? выполняем. Но на будущее говорим: «ребята, предупреждайте о важном вовремя». И тогда прилетающие вовремя задачи будут оказываться в других квадратах. И вы сможете обрабатывать их спокойно и адекватно.

Итак, запомнили.

Задачи первого квадрата: если они есть — делаем прямо сейчас, если нет — делаем всё, чтобы их не появлялось.

Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно

Именно эти дела мы чаще всего откладываем. Потому что срочные дела первого и третьего квадратов мельтешат перед глазами, призывая действовать — а неважные и несрочные дела четвертого квадрата манят легкодоступностью и расслабленностью.

Тем не менее именно эти дела, важные, но не срочные — самые главные. Именно им следует уделять как можно больше времени. Именно они приводят вас к тому будущему, в котором вы в действительности хотите жить.

Режьте «слонов» на «бифштексы» — то есть раскладывайте огромные задачи, к которым непонятно как подступиться, на выполнимые, финализируемые кусочки. Задачки, каждую из которых будет легко и приятно решить. И выбивайте такие кусочки по одному.

Именно в этой группе — ваш жизненный рост. Не пренебрегайте им.

Но чем же тогда пренебрегать?

О, сейчас мы разберемся, чем можно пренебрегать.

Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно

Задачи, которые вроде как требуют немедленного выполнения — но при этом реально не приближают вас к вашим целям. Причем здесь есть различия по словам «вроде как требуют».

Навязанная срочность

Ненужные, навязанные переговоры и деловые встречи. Бессмысленные письма. Дни рождения в общем-то безразличных вам людей. Это — именно «вроде как требуют». К сожалению, время нашей жизни лимитировано. Все это вроде как знают — но из этого нужно еще и сделать важный вывод.

За вашу жизнь отвечаете только вы. На что расходуется ваше время? Решать — вам. Не кому-то другому, а только вам. А значит — нужно учиться отказывать тем, кто пытается решать за вас. Мягко, спокойно, без обид. Уходить от «воров времени» с навязанной срочностью.

И даже если такие задачи сливаются на вас от руководства — в большинстве случаев можно корректно объяснить их низкую приоритетность. Как?

Будьте спокойны. Перечислите важные задачи, которые сейчас выполняете — и спросите, какие из них можно «подвинуть» ради выполнения этой. Вежливо. Не в смысле «вот сколько всего важного я делаю, а вы тут на меня ерунду какую-то взваливаете» — а в смысле «посоветуйте, в каком порядке мне лучше выполнять данные вами задачи».

В большинстве случаев при такой постановке вопроса неважные задачи будут сдвинуты в конец очереди. А задачи из конца очереди обычно не выполняются никогда — потому что в середину очереди постоянно влезают новые.

Итак — всё просто. Сливаем эти задачи. Они никуда вас не ведут. Они необязательны. Они занимают время, которое достойно лучшего употребления — на решение задач второго квадрата.

Реальная срочность

Но есть и другая подгруппа третьего квадрата.

Дела, которые действительно требуют выполнения. Пресловутая капающая труба требует починки. Да, она еще пока не устраивает вам потопа. Да, ее починка не приближает вас к вашим целям. Но ее придется чинить. Без вариантов.

И таких задач много. Их много в быту, они встречаются в работе (хотя в работе в третьем квадрате чаще оказываются дела с навязанной срочностью). Что с ними делать?

Два варианта выполнения срочных дел

Делегировать. Вы не чините трубу самостоятельно, а вызываете специалиста. Многие рекомендуют делегировать все задачи третьего квадрата. Да, хотелось бы. Но — к сожалению, в реальности вы вряд ли сможете делегировать вкручивание лампочки в коридоре. Ну кому его делегировать? Однако то, что можно делегировать — делегируйте.
«Есть по одной лягушке в день». Еще немножко тайм-менеджерского сленга вдогонку к «слонам и бифштексам». Лягушки — это такие вот неважные, но копящиеся и раздражающие задачи, которые всё равно однажды придется делать, но их накопилось уже столько, что даже повернуться в их сторону страшно. Средство — простое. Копируете весь список задач, оказавшихся в третьем квадрате и не поддающихся делегированию или сливанию, в отдельный файлик. Распечатываете. Вешаете на стенку. Каждый день выбиваете одну задачу из этого списка — и вычеркиваете ее. Такая мелочь, в сущности — но вы удивитесь, когда список закончится. А он закончится скоро.

Как видите, это получился самый разнообразный квадрат.

Срочные, но не важные задачи нужно:

либо игнорировать — если срочность навязана;
либо делегировать — если есть такая возможность;
либо выбивать по одной, не позволяя накапливаться — но только не в ущерб основному делу, то есть выполнению задач второго квадрата.

Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи

Хочется сказать простым русским словом, куда должны пойти такие задачи. Но нельзя. Да вы, впрочем, и так поняли, правда?

Это — чистые «воры времени».

Прокрутка бесконечной ленты в соцсетях.
Изучение новостей, не имеющих прямого отношения к вам и вашей деятельности.
Пустая болтовня.
Телевизор.

Всё это пытается проникнуть в вашу жизнь, прикидываясь отдыхом. Отдых же необходим, правда?

Так вот — эффективность такого отдыха ничтожна. Если сходите в бассейн, сходите на достойное кино, почитаете хорошую книгу — отдохнете намного полнее и улучшите свое тело или свои мозги.

И при этом всё это не будет тратить ваше время так безлимитно, как дела из четвертого квадрата, примеры которых приведены выше.

Дела из четвертого квадрата — посылаем вот туда, на то простое русское слово.

И всё? Какой итог.

И всё. Просто раскидывайте свои дела по квадрату Эйзенхауэра регулярно. Делайте выводы. И следуйте этим выводам. Не ограничивайтесь размышлениями на тему «надо бы».

И вы увидите результат. Вы увидите, как жизнь перестала проедаться — и начала житься.

Сообщество ПроМентал публикует советы коучей, бизнес-тренеров, психологов из личной практики.
Наши специалисты подскажут вам как действовать правильно и эффективно.

Подпишитесь на нас, чтобы читать лучшие статьи по саморазвитию.

как заставить мозг работать на максимум

Что включает в себя умение учиться и почему это вдруг стало модным? Сколько сил нужно, чтобы освоить что-то новое? Одержимые познавательной страстью, мы часто хватаемся за книги, курсы, вебинары, но еще чаще бросаем все на полпути, едва ли выполнив и половину задуманного. Так случается, когда нет четкой системы и понимания, что за чем следует. О том, как договориться с собственным мозгом и разложить в нем все по полочкам, – школьникам «Сириуса» рассказала методолог-разработчик платформы «СберКласс», кандидат педагогических наук Валентина Браташ.

Система постановки целей и Матрица Эйзенхауэра

Когда от задумки можно приступать к действиям, и с чего начинать, чтобы все-таки дойти до финальной точки? Например, с умного планирования. В системе управления проектами и в тайм-менеджменте есть технология правильных целей, она называется SMART. Где S – это Specific (конкретность и ясность), M – Measurable (измеримость), А – Achievable (достижимость), R – Relevant (согласованность, важность) и T – Time bound (определенность по срокам).

Если свою идею – например, научиться свод читать классическую литературу на английском – разложить по этим критериям, то мы сможем обобщить всю имеющуюся информацию и понять объем работы, установить примерные сроки ее выполнения, определить достаточность ресурсов. Словом превратим мечту в ясную, точную и конкретную задачу.

SMART-цели хорошо подходят для краткосрочного планирования и для ситуаций, когда результат можно прогнозировать. Такая технология облегчает процесс планирования, делает планы понятными и осуществимыми.

Еще один полезный инструмент – Матрица Эйзенхауэра. Скажем больше, это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Его суть в том, чтобы распределить свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы. Это до смешного просто, потому ячейки в нем называются «срочно и важно», «срочно и не важно», «не срочно, но важно», «не срочно и не важно».

Уже понятно, что с помощью такого метода можно отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что на самом деле имеет значение. Оказалось, самый главный квадрат в этой системе B: «не срочно, но важно». Туда вносятся «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д.

Квадрат Декарта и шесть шляп мышления

Каждое наше действие – особенно на пути к цели – это маленькое решение, принимаемое осознанно или неосознанно. Можно стать значительно эффективнее, если научиться делать правильный выбор и в нужный момент. Например, при помощи простой техники «Квадрата Декарта” можно легко установить наиболее значимые критерии выбора и оценить их последствия. Например: поступать ли в магистратуру в этом году? А может пока сконцентрироваться на важной стажировке?

Как это работает. В основе «Квадрата» лежат четыре вопроса:

а) что я получу, если это произойдет?

б) что я получу, если этого не произойдет?

в) что я потеряю, если это произойдет?

г) что я потеряю, если этого не произойдет?

Честные и вдумчивые ответы позволят рассмотреть вопрос со всех сторон и понять, нужно ли тебе это сейчас, сможешь проанализировать все «за» и «против». Если взять эту технику за привычку, то ты легко научишься просчитывать действия на несколько шагов вперед.

Квадрат Декарта – это инструмент, позволяющий семь раз отмерить, прежде чем один раз отрезать

Навести порядок в голове помогут также «Шесть шляп мышления». У каждого головного убора свой цвет и символ. Шляпы мышления помогают взглянуть на любой вопрос с разных сторон. «Примеряй» их по очереди: белая шляпа отвечает за факты (рассматривается вся доступная информация), красная отвечает за интуицию (а что, если…), черная шляпа – это критика (посмотри на проблему логически, найти ошибки, разберись, что делаешь не так), желтая открывает возможности (посмотри на вопрос позитивно, найди плюсы и выгоды), зеленая отвечает за креатив (а что, если подойти к вопросу нестандартно, смело?). Последняя, синяя шляпа – самая главная, она отвечает за управление. Обобщи и зафиксируй все результаты, посмотри, сколько вариантов решения вопроса ты только что нашел.

Рыбий скелет: техника «Фишбоун»

Фишбоун – это техника, которая учит работать с информацией. По сути, это прием критического мышления. При помощи схемы «рыбьего скелета» удобно генерировать новые идеи. Особенно им полезно пользоваться во время «мозгового штурма». Итак, представь скелет рыбы (или нарисуй его графически), где голова будет означать проблему, верхние косточки – причины, нижние косточки – факты как следствие причин, а хвост – обобщающий вывод.

Например, рассмотрим роман «Войну и мир» в системе фишбоун. В голове рыбы поставим вопрос (проблему): изменился ли Пьер Безухов? Причины, которые могли этому способствовать (верхние косточки):

а) философские поиски

б) война

в) мудрость

г) влюбленность

Напротив каждой категории ставим факт (нижние косточки):

а) он пересматривает свое отношение к крепостничеству

б) уходит на войну, хоть это противоречит его взглядам

в) встречает Платона Каратаева, который меняет его отношение к жизни

г) влюбляется в Наташу Ростову и создает с ней семью

Какой вывод можно сделать в хвосте скелета? Путь Пьера Безухова к простому счастью был длинный, и в этой эволюции мы видим, как меняется не только его жизнь, но и он сам.

Работающих приложений и инструментов, которые помогают правильно использовать свои знания и не терять мотивацию существует немало, каждый может подобрать технику обучения под себя. Главное не забывать о коммуникациях, критическом мышлении, управлении временем и всегда взвешенно подходить к решению задач.

Не важно, не срочно

Почему на знаменитой диаграмме Стивена Кови 2 × 2 «важно / срочно» квадрант не важен / не срочен (кроме геометрической полноты)? Если у вас всегда что-то происходит, остальные три квадранта всегда превосходят квадрант NI / NU, так что делать что-то в нем каждый раз? Им нужно?

Я утверждаю, что критически важные элементы NI / NU — это вещи, которые обычно выполняются только тогда, когда они перемещаются в один из других квадрантов.Когда этого не делают, он пребывает в разбитом состоянии. Это нормально. Желание избавиться от всех поломок — это практически определение ОКР.

Большинство из нас живет в состоянии постоянной полуразрушенности из-за вещей в квадранте NI / NU, до которых мы, кажется, никогда не дойдем.

Вот как работает этот квадрант.

Три примера прыжков

Пример перехода NI / NU к NI / U — составление завещания.

У большинства людей его нет, и в результате у них возникает чувство разбитости в делах.Это может показаться NI / NU («наследование по умолчанию, вероятно, в порядке, и я, вероятно, не умру завтра»), но если у вас внезапно диагностируют рак, вы остро осознаете такие вещи, как помощь своим наследникам в избежании бумажной работы. , ненужное налоговое бремя и ненужные ссоры, которые могут повредить отношениям. Для большинства обычных людей все это не имеет особого значения, но все же этого достаточно, чтобы мотивировать к действию, когда назревают наказания.

Итак, вы поспешно вызываете адвоката и «наводите порядок».”

В этом случае неработающая задача перескакивает в квадрант U / NI из-за повышенных штрафов за невыполнение, которые ранее были за пределами далекого горизонта, внезапно вырисовываются. Больше ничего не изменилось.

Пример перехода от NI / NU к I / U — неряшливый и неудачный сценарист, который все свое время проводит небритым и вонючим, питаясь пиццей и пивом. Его лицо испещрено прыщами, и у него есть БО.

Затем однажды ему звонит Стивен Спилберг, который выражает интерес к одному из своих сценариев и просит о встрече на следующей неделе.

Если он умен, наш друг внезапно примет душ, побреется, подстригется, прилично оденется, несколько дней будет питаться здоровой пищей и в целом привести себя в порядок. В противном случае он рискует упустить шанс на всю жизнь по совершенно глупым причинам. Многие вещи внезапно переместились из NI / NU в I / U в силу того, что были привязаны к более крупным возможностям. В отличие от первого типа скачка, здесь задействованы новые переменные, а не просто переоценка старых переменных с помощью пересмотренных формул.

И, наконец, в качестве примера перехода из NI / NU в I / NU, рассмотрим трудоголика, который пренебрегает своим здоровьем и работает по 100 часов в неделю в течение 20 лет.Предположим, он был здоров и в форме в 22 года, после окончания колледжа.

В какой-то момент он сталкивается с уменьшающейся отдачей от навязчивого трудоголизма, набирает вес, теряет выносливость и в целом начинает давать сбои. На этом этапе становится важным инвестирование в здоровье, которое раньше было NI / NU, когда он жил за счет юношеского резерва крепкого здоровья. Теперь это узкое место, мешающее ему перейти на следующий уровень.

Итак, наш друг меняет поведение и начинает принимать форму, потому что плохое здоровье стало тормозом для работы.В этом случае переменные остаются прежними, но динамика, отображающая их в значение (формулы), изменяется. Предельная доходность теперь выше для ранее использовавшихся переменных NI / NU (случай того, что люди OR называют «движущимся узким местом»).

Потенциально важные / срочные по сравнению с местными материалами NI / NU

Ключом к обработке квадранта NI / NU является отделение потенциально важных и / или срочных данных от исходного материала, который никогда не покинет квадрант.

Что это за родная штука?

Квадрант NI / NU содержит некоторые вещи, которые, вероятно, не следует делать вообще (и, следовательно, следует отбросить), и некоторые вещи, которые действительно необходимо сделать, но не тогда, когда в других квадрантах есть вещи, которые вы могли бы делать вместо этого.

Это означает, что работа с NI / NU выполняется, когда вы либо достигли редкого периода полной пустоты в трех других квадрантах, либо когда у вас есть что-то там, но вы слишком устали или по каким-либо причинам ограничены в их выполнении.

От первого случая можно отказаться. Остальные три сектора почти никогда не бывают пустыми, и если они пустуют, вы, вероятно, находитесь в пороговом проходе, где в квадрант I / NU следует поместить какое-то философское размышление, чтобы оно заняло его.

Усталый / ограниченный случай достаточно реален, но обычно соответствует тривиальным вещам, которые никогда не будут иметь большого значения.Например, Дэвид Аллен рекомендует делать такие вещи, как перезагрузка степлеров, когда у вас слишком мертвый мозг, чтобы делать что-либо еще. Трудно представить себе ситуации для нормальных людей, когда пустой степлер мог бы стать решающим фактором в критической ситуации. Придется придумывать сценарии МакГвайвера.

Итак, это шум NI / NU. Его нужно убрать.

Радар ПИ / ПУ

Я считаю полезным провести диагональную косую черту через квадрант NI / NU, вот так, и поддерживать отдельную осведомленность о потенциально важных / потенциально важных вещах.

Это вещи, вокруг которых мне нравится поддерживать высокую осведомленность о ситуации. Незначительные изменения в состоянии игры могут повлиять на эти предметы.

Как найти время для того, что важно, но не срочно

«Действие выражает приоритеты».
~ Махатма Ганди

Почему мы не делаем то, что, как мы знаем, важно для нас?

Я видел это противоречие повсюду. (И в моей жизни, и в жизни других.)

Мы говорим что-то важное … но наши действия говорят о другом.

Несколько вещей, которые могут легко попасть в эту категорию:

Медитация
Журнал
Звонок другу, чтобы поговорить
упражнения
Ложусь спать
Приготовление здоровой еды

Очевидно, что эти занятия обогащают нашу жизнь. Однако так часто они остаются на обочине.

Мне стало ясно, почему это происходит так легко.

Хотя эти действия являются важными , они не кажутся срочными .

Реагирование на срочную помощь

Мы живем в быстро меняющемся мире, где многие вещи кажутся насущными.

Смартфон в кармане постоянно увлекает вас на множество «срочных» задач:

Оповещения о последних новостях
Письма в вашем почтовом ящике
Уведомления в социальных сетях

Независимо от того, насколько они важны в вашей жизни, срочным делам легко отвлечь ваше внимание .

И когда это происходит, несрочные вещи уходят на второй план. Даже если он явно поддерживает вас в лучшем виде!

Без этого чувства срочности вы не обязаны предпринимать какие-либо действия по ним.

Некоторое время это может показаться нормальным, но если не предпринять действий в отношении чего-то важного достаточно долго, вы останетесь с сожалением, виной и разочарованием.

Перекалибровка нашего поведения

Решение этой задачи делится на две категории:

Отказ от того, что срочно, но не важно
Приоритет важному, но не срочному

1) Отказ от того, что срочно, но не важно

Начало в этой категории — это способ уделить себе больше времени.Тратьте меньше времени на то, что вы не цените (даже если это кажется срочным), уделяйте больше времени тому, что вы делаете.

Это легче сказать, чем сделать, но это начинается с развития большей осознанности.

Во-первых, что для вас важно, а что нет.

А во-вторых, когда срочные и неважные дела угрожают украсть ваше время и внимание.

Обладая этим осознанием, вы можете сделать паузу, заново заземлить себя и продолжить с намерением.

2) Приоритет важного, но не срочного

Актуальность ощущается в настоящем. «Я хочу / мне нужно сделать это сейчас, потому что [причина]»

Сожаление чувствуется, оглядываясь назад. «Хотел бы я сделать [важное]»

Один из способов избежать сожалений о будущем — это совершить небольшое путешествие во времени . ?

Это простой мысленный эксперимент, который я использую все время. Работает это так:

Путешествие во времени: Представьте себя в будущем в любом масштабе времени. (1 день, 1 неделя, 3 месяца, 1 год, 10 лет…)
Задайте контекст: В этом будущем все будет хорошо.Вы пришли и вложили свое время и энергию в то, что вам небезразлично. Вы чувствуете потрясающе о том, как вы провели время.
Reflect: Что вы делали между тем, чтобы чувствовать себя так? Что вы делали? Оглядываясь назад, он убирает срочность из картины. Вы можете видеть вещи в зависимости от их важности.
Сделайте заметку: Запишите, чем вы занимались, и как вы их выполняли.
Стройте планы : Планируйте делать то, что для вас важно! Добавьте их в свой список дел.Составьте ежедневный контрольный список побед и включите их в него. Поместите их в свой календарь.
Действуйте! Конечно, легче сказать, чем сделать.

Я использую это упражнение почти ежедневно. (Хотя не всегда записывает.)

Когда возникают мысли о том, чтобы что-то скользнуло, или о том, чтобы найти легкий выход, я быстро думаю о будущем. («В будущем… Как я хочу сказать, что действовал?»)

Сочувствуя самому себе в будущем, я могу лучше решать самые важные дела.Даже когда это труднее, неудобно или страшно.

Для размышления: Какие дела в вашей жизни являются важными, но не срочными? Как бы вы могли уделить им немного больше времени на этой неделе?

Давайте сделаем эту неделю отличной!

Патрик

PS: Это верно не только на личном уровне, но и на уровне организации. (Например, компания уделяет приоритетное внимание работе с клиентами в 100% случаев и забывает заботиться о благополучии своих сотрудников.) Если вы чувствуете, что можете оказаться в этой должности, и хотите изучить, как добиться положительных изменений в своей компании / организации, я хотел бы поговорить с вами об этом.

Срочно Vs. Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но зачастую тривиальными задачами. Unsplash

Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это снова и снова пришло 5 ответов:

Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, правдивую для себя, а не жизнь, которую от меня ожидали другие
Мне жаль, что я не работал так усердно
Мне жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
Я хотел бы оставаться на связи со своими друзьями
Я хотел бы позволить себе быть счастливее

Я много думаю над этим списком, пока работаю.

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но зачастую тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но почти не нарушаю принципа. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно этот вопрос, обсуждая, как отличить срочное от важного в вашей жизни:

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют достижению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных дел?

Использование матрицы решений для определения важности

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Разработанный Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии США, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета и президентом США на два срока, эта простая рамка разделяет задачи в простые категории:

В верхнем левом углу ( Важное и срочное ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

В нижнем левом углу ( Не важно и Срочно ) могут отображаться прерывания, встречи и мероприятия.

Нижний правый угол ( Не важно и Не срочно ) может содержать траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится труднее.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .

Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили, что «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время — это созданная вещь. Сказать «У меня нет времени» — это все равно что сказать: «Я не хочу».

Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.”

Как сделать важные дела срочными

Самый простой способ убедиться в том, что важная задача срочна, — это назначить ей крайний срок.

Сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым в конце концов можно добраться.

Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. У вас из , чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить крайние сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вам сначала нужно разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из Getting Things Done , в котором Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

И вот здесь самое важное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем нужны серьезные дедлайны

Второе качество срочных задач, делающее их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили арендную плату. В противном случае, в конце концов, вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, я не смогу уложиться в этот срок.

Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

1. Сделать общедоступным

Один из способов сделать дедлайн более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично отчитываетесь в срок, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь.Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

2. Создание наград и наказаний

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным — установить награду за его выполнение или наказание за пропажу. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

3. Обеспечение ответственности других

Когда дело доходит до привлечения других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно дать людям понять, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что нужно проверять время и вести дискомфортные разговоры в случае срыва сроков. Если вы этого не сделаете, то люди по понятным причинам будут считать, что сроки не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

4. Установите себе постоянные напоминания

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, ваш друг или супруга, которые постоянно подстегивают вас, чтобы вы что-то сделали. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

*****

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала.Но со временем это станет легче, и вы почувствуете, что меньше нервничаете.

У вас всегда будет достаточно срочных дел на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно стоит тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые вы никогда не находили времени.

Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где изначально был опубликован этот пост. Хотите научиться быть лучшей версией себя? Щелкните здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творческого потенциала и производительности.

Срочно и важно: в чем разница?

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в управлении временем или опытным ветераном, вы определенно испытали подавляющее чувство или панику, когда обращались к очень длинному списку дел. Вы, наверное, спросили себя:

«Итак, с чего мне начать с этого списка дел?»

«Могу ли я сделать что-нибудь из этого?»

«Что нужно сделать в первую очередь?»

Последний вопрос, Что нужно сделать в первую очередь? , это ловушка! Поначалу это кажется полезным, поскольку подразумевает приоритет, но на самом деле он может увести вас от ваших целей, направив ваше внимание на вещи, которые только срочны и не важны.

Срочно и важно: То же, но не то

Скорее всего, вы спросите себя: В чем разница между срочным и важным? Это важное различие, которое необходимо сделать, когда вы работаете над тем, чтобы стать наиболее эффективной и продуктивной версией себя. Итак, давайте разберемся между срочным и важным.

Думайте о важности как о ярлыке или категории для задачи или действия , согласованных или поддерживающих более крупную цель или задачу .С другой стороны, срочность — это метка или категория, которые просто указывают на то, что действие чувствительно ко времени и требует вашего немедленного внимания.

Матрица решений Эйзенхауэра

При составлении списка дел и управлении своим временем мы рекомендуем использовать матрицу решений Эйзенхауэра, чтобы определить, какие задачи являются срочными, какие важными, а какие находятся где-то посередине.

Эта матрица была создана 34-м президентом США Дуайтом Д.Эйзенхауэра, как способ правильного планирования, расстановки приоритетов, планирования и управления временем. Этот принцип, изобретенный пятизвездным генералом и бывшим президентом, был хорошо проверен и стал неотъемлемым инструментом, который помог Эйзенхауэру управлять своим временем на протяжении всей его карьеры.

Обратите внимание, что есть четыре квадранта ниже, которые указывают срочность И важность. Каждый квадрант помогает определить приоритетность вашего списка дел и задач.

Давайте воспользуемся примером, который поможет нам лучше понять, как использовать матрицу и их квадранты.Представьте себе владельца малого бизнеса по имени Джеки. Джеки владеет небольшим кафе в Квинсе, штат Нью-Йорк, и стремится повысить осведомленность о бизнесе, чтобы увеличить продажи на 50% по сравнению с прошлым годом. Джеки использует матрицу, чтобы расставить приоритеты в сегодняшнем списке дел.

Q1: Срочно и важно

Эти действия или задачи — это возникающие вещи, которые необходимо решать быстро и которые имеют значение для достижения целей.

Пр. Ремонт кофемашины
Это важно и срочно, поскольку напрямую влияет на доход и используется ежедневно.

Отсутствие эспрессо означает потерю дохода.
Джеки относит это к приоритету Q1 и сегодня утром первым делом выделяет время, чтобы исправить это.

Q2: Важно и не срочно

Это золотая середина при расстановке приоритетов. Это то, что, если мы будем делать это, приблизит нас к нашим целям и задачам.

Пр. Работа над маркетинговой стратегией для повышения осведомленности о кафе
Это важно, поскольку соответствует ее общей бизнес-цели, но не является срочным, поскольку ее повседневные бизнес-операции не пострадают, если не будут немедленно решены.

Однако, если она продолжит откладывать эту задачу, она не выполнит свою задачу по повышению осведомленности о кафе или улучшению продаж до конца года.
Джеки относит это к приоритету второго квартала и выделяет несколько часов в течение недели на его выполнение.

Q3: Не важно и срочно

Это вещи, которые мы вынуждены делать немедленно, но не имеют реального значения для наших целей или задач.Например, постоянно читать электронную почту или отвечать на телефонный звонок.

Пр. Назначьте встречу с новым обжарщиком кофе
Торговый представитель нового обжарщика кофе заходит в кафе, чтобы заинтересовать Джеки новым кофейным брендом. У него есть 30 минут, чтобы поболтать, прежде чем он перейдет в следующее кафе.

Джеки заинтересован в приобретении еще одного премиального менее дорогостоящего бренда кофе. Однако для нее это не главное.
Это также потребует ее немедленного внимания, чтобы поговорить с торговым представителем перед его отъездом.
Джеки понимает, что это приоритет Q3 и не должен занимать ее время, поэтому вместо этого передает его менеджеру своего кафе.

Q4: Не важно и не срочно.

Обычно это действия или вещи, которые мало или не добавляют ценности нашему успеху или целям. Они могут быть профессиональными или личными.

Пр. Уберитесь в задней комнате кафе
Задняя комната кафе используется для хранения различных предметов, таких как украшения и моющие средства.В настоящее время он очень грязный, и его можно очистить.

Эта задача не имеет значения для бесперебойной работы бизнеса или для достижения Джеки бизнес-целей.
Джеки понимает, что это приоритет Q4, и решает удалить задачу из своего списка.

На вынос

Используя матрицу решений Эйзенхауэра, вы можете перенести время, выделенное вами в других квадрантах, например не важно и срочно (Q1) или не важно и не срочно (Q4) , в наиболее важный квадрант, важный и несрочная (Q2) .В конце концов, когда мы тратим время на важные дела во втором квартале, время, затрачиваемое на действия в первом квартале, уменьшится.

В приведенном выше примере мы говорили о том, что Джеки хочет повысить осведомленность о бизнесе, чтобы увеличить доход на 50%. С увеличением выручки Джеки может позволить себе более качественную кофемашину, сводя к минимуму количество ее ремонтов и время, затрачиваемое на выполнение задач в первом квартале.

Полезные советы по расстановке приоритетов:

При составлении списка дел учитывайте следующее:

По возможности избегайте использования сроков

Вместо того, чтобы концентрироваться на сроках выполнения задачи, сосредоточьтесь на важности задачи.Этот метод позволяет вам добиваться устойчивого прогресса в том, что будет двигать стрелку к вашим целям. Такой оперативный диспетчер времени, как Yomez, не позволит вам тратить время на перенос сроков выполнения в тире. Однако не всегда удается избежать сроков. В таких случаях склоняйтесь к потребности и не забывайте возвращаться к своим более широким целям.

Спринт к своим целям

Разработчики программного обеспечения используют спринты как основу для продвижения проекта. Это двухнедельный период, в течение которого человек или команда работают над определенной целью.В этом процессе намечаются основные задачи. Затем решите, какие задачи нужно выполнить в предстоящем спринте. Человек или группа несет ответственность за выполнение этих задач в отведенное время, повторяя процесс до завершения проекта. Совершая спринт, вы сосредотачиваетесь на самом важном и тем самым быстро прогрессируете.

Следите за призом

Напоминайте себе о результатах и результатах, к которым вы стремитесь, чтобы сохранять мотивацию и идти по правильному пути.

Как Yomez может повысить производительность

С помощью Yomez вы можете перечислить все, что вам нужно для выполнения, а также назначить приоритеты и сроки выполнения.Yomez оценивает ваши новые задачи, приоритеты и сроки — в дополнение к вашему существующему расписанию — и автоматически организует ваши задачи. Yomez даже предупреждает вас о любой нехватке свободного времени, которая может помешать вам уложиться в сроки.

Если вы еще не используете Yomez, вы можете подписаться на нашу бета-версию сегодня, чтобы начать максимально эффективно использовать свой день. Это бесплатно!

Матрица управления временем: срочные и важные — жизнь в коробке 2

, 28 мая 2014 г., представлено Dynamics Insights

Несколько семестров назад я сидел на уроке психологии адаптации человека и жаловался — хотя мне и не хотелось это признавать. — моему другу обо всех задачах, которые мне нужно было выполнить на этой неделе.Мой профессор прошел мимо, услышал мой разговор и сказал мне: «Живи во втором ящике, так что ты не всегда горишь».

Я был совершенно сбит с толку относительно того, о чем она говорит, поэтому спросил: «Что ты имеешь в виду,« Живи во втором ящике »?» Она ответила: «Поищи это в учебнике или подожди лекции». Я не нашел ее ответ очень полезным, потому что я все еще понятия не имел, о чем она говорит, и, честно говоря, мне не хотелось искать в учебнике, поэтому я терпеливо ждал лекции.

Когда настал день лекции, мой профессор попросил нас написать список всего, что нам нужно и хотел, чтобы закончил в течение следующей недели.Она попросила нас записать все, от предметов, связанных со школой до предметов, связанных с работой, до таких простых вещей, как мытье посуды и просмотр Твиттера. Теперь, имея полный список дел, она передала нам матрицу тайм-менеджмента, которая выглядела так:

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	Квадрант I: Срочно и важно «Кризисы» или «Проблемы»	Квадрант II: Не срочно и важно «Личные цели»
НЕ ВАЖНО	Квадрант III: Срочно и неважно «Отвлекающие факторы»	Квадрант IV: Не срочно и не важно «Прерывания»

Рисунок 1 — Матрица управления временем Кови

В нашем списке дел мы должны были расставить приоритеты наших задач на основе важности, а НЕ срочности, а затем поместить каждое действие в соответствующий квадрант на основе ограничений квадрантов, которые я объясню ниже.

Понимание матрицы управления временем

«Жизнь в коробке два» — это концепция, взятая из принципа принятия решений Дуайта Д. Эйзенхауэра, популяризированного Стивеном Кови в его знаменитой книге 7 навыков высокоэффективных людей . Кови разработал матрицу, которая помогает людям расставлять приоритеты в деятельности, определяя, какие действия важны, какие срочны, а какие можно рассматривать как отвлекающие или отвлекающие.

Согласно Кови, срочность может быть определена как требующая немедленного внимания, а важность имеет отношение к результату, который способствует миссии, ценностям и высокоприоритетным целям человека.

Вот разбивка по каждому квадранту:

Квадрант I: Эти действия являются неотложными и важными, требуют нашего немедленного внимания и могут рассматриваться как кризисы и проблемы. Люди, живущие в Квадранте I, часто ежедневно весь день поглощены проблемами и находят покой только в побеге в Квадрант IV. Этих людей можно охарактеризовать как кризисных менеджеров, проблемно мыслящих людей и продюсеров, стремящихся к соблюдению сроков. Жизнь в Квадранте I не является устойчивой, поскольку, как сказал бы мой профессор, вы всегда «горите».

Квадрант II: В идеале каждый должен стремиться «жить во второй коробке». Эти занятия важны, но не срочны и помогают достичь личных целей. Эти виды деятельности — это то, что нам нужно делать, но, кажется, никогда не удается реализовать, например, упражнения, построение отношений и выработка долгосрочной стратегии. Люди, которые «живут в коробке два», часто являются людьми, ориентированными на возможности, и имеют относительно небольшое количество кризисов, что позволяет заниматься более целенаправленной деятельностью и повышать производительность.

Квадрант III: Действия, попадающие в этот квадрант, являются срочными, но не важными, и их часто принимают за важные. Люди, живущие в Квадранте III, тратят время, реагируя на срочность, исходя из ожиданий и приоритетов других. Эти занятия часто рассматриваются как отвлекающие, потому что они срочны, но не важны для человека.

Квадрант IV: Мероприятия, проводимые в этом квадранте, не являются срочными и важными и имеют очень небольшую ценность, что отнимает время от других срочных и важных мероприятий.В этом квадранте серфинг в Интернете и просмотр телевизора наряду с другими занятиями, отнимающими у вас время. Люди, проживающие в квадранте IV, ведут очень безответственный и непродуктивный образ жизни.

Большинство людей живут в Квадрантах I и III, не оставляя времени для Квадранта II. Стивен Кови подчеркивает важность перехода в Квадрант II, который приведет к меньшему количеству кризисов и проблем. Матрица тайм-менеджмента Кови поможет людям сделать шаг к тому, чтобы быть не только эффективными, но и результативными.

Как использовать матрицу

Вот шаги для определения приоритетов вашей деятельности:

Создайте список дел и включите все задачи, которые вам нужны и хотите, чтобы выполнял в течение следующей недели (или установите период времени по вашему выбору).
Расставьте приоритеты для этих действий на основе важности , НЕ срочности . Вы можете использовать шкалу от 1 до 5 или изменить порядок действий в зависимости от важности; любой вариант будет работать.
Отсортируйте все действия по соответствующим квадрантам на основе ограничений, указанных выше.
Теперь оцените, где вы проводите большую часть своего времени, и подумайте, как вы можете начать работать в направлении Квадранта II.

Теперь, когда вы понимаете основы матрицы, вы можете применить ее и начать двигаться к «живому n ящику два».

В моем следующем блоге я представлю стратегию работы с различными квадрантами и дам совет Стивена Кови о том, как перейти в квадрант II. Если вы хотите получать уведомления о публикации нового блога ArcherPoint, подпишитесь на блогов членов нашей команды экспертов.

Коробка Эйзенхауэра помогла мне найти баланс между работой и воспитанием — Кварц в действии

В свои двадцать с небольшим я был худощавым человеком со средней производительностью. Я создал альтернативную сокращенную клавиатуру на своем Blackberry, чтобы уменьшить количество нажатий клавиш на 80%. Я поглощал аудиокниги с биографиями Стива Джобса и других великих лидеров, слушая их в 2,5 раза быстрее. Я даже оптимизировал свои тренировки, втиснув самые эффективные упражнения (бёрпи) в наиболее эффективную форму интервальных тренировок (четырехминутную табату).Моя жизнь была шедевром продуктивности, но с одной загвоздкой: как в игре с Jenga в поздних подачах, малейшее добавление могло привести к краху всего этого.

Итак, три года назад, когда моя жена Лиза показала мне знак «плюс» на тесте на беременность, я был в восторге. Я очень долго ждал этого дня. Я собирался стать отцом. Но в глубине души я тоже был напуган. Моя жестокая трудовая этика была важной частью моей личности. Будет ли отцовство мешать мне идти в ногу со всеми этими молодыми, одинокими людьми на моей работе, с их безграничной энергией? Атрофируются ли мои амбиции?

Это страх, с которым борются многие молодые родители.Но исследования показывают, что отцовство не должно сказываться на карьере. Например, в статье 2014 года Федерального резервного банка Сент-Луиса были проанализированы публикации 10 000 экономистов из академических кругов. Было обнаружено, что в целом матери и отцы были даже более продуктивными, чем мужчины и женщины без детей.

Это не означает, что игнорируются проблемы отцовства или влияние сексизма и традиционных гендерных ролей на карьерный рост. Но по мере того, как мужчины и женщины отходят от традиционного разделения труда на работе и дома, кажется очевидным, что качество нашей работы не должно пострадать, когда мы расширяем наши семьи.Скорее, нужно изменить то, как мы работаем. Я знал, что хочу быть сильным лицом в жизни моей дочери. А это означало, что пришло время пересмотреть свои приоритеты.

Ящик Эйзенхауэра

В своем стремлении достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью я обратился к структуре, называемой ящиком Эйзенхауэра. Система названа в честь 34-го президента США, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.Эйзенхауэр понимал, что долгосрочные приоритеты — в моем случае, создание любовных отношений с женой и дочерью — легко могут быть омрачены ежедневными, ограниченными сроками, но в конечном итоге незначительными задачами. Ящик Эйзенхауэра — это инструмент, призванный помочь людям лучше управлять своим временем и приоритетами, чтобы важные вещи не терялись в беспорядке.

Чтобы создать ящик Эйзенхауэра, вы рисуете матрицу с четырьмя квадрантами. Горизонтальная ось представляет «срочность»; вертикальная ось представляет «важность».Эта матрица оставляет вам следующие четыре квадранта, как описано в The Decision Book: 50 Models for Strategic Thinking.

Когда я впервые обнаружил этот фреймворк, я действительно не учел различие между важностью и срочностью. Вместо этого я уравнял эти два — что означало, что я отдавал приоритет задачам, чувствительным ко времени, которые заставляли меня чувствовать прилив достижений (и дофамин) по завершении. Я полагал, что чем больше вещей я отмечу в своем списке дел, тем лучше я буду себя чувствовать.Как пишут экономисты Тед О’Донохью и Мэтью Рабин, немедленное удовлетворение во всех его формах «может заставить человека вести себя иначе, чем он хотел бы вести себя в долгосрочной перспективе».

Родительство — это антитезис мгновенного удовлетворения; его награды являются кумулятивными и более долгосрочными. Таким образом, ящик Эйзенхауэра помог мне понять, как отсортировать то, чем я хочу заниматься в определенный период времени, с тем, чтобы семейная жизнь, а не работа, была центральным элементом моих дней.

Сначала я думал обо всем, что планировал сделать за данную неделю, и наносил все это на матрицу, чтобы лучше расставить приоритеты. Меня поразило, насколько легко это помогло мне сосредоточиться на долгосрочных целях. Вскоре мне стало намного проще мысленно организовывать задачи. Вот как работает система.

Важное и срочное

Это то, что мне нужно для решения как можно скорее — задач или событий, для которых установлен фиксированный срок, с серьезными последствиями, если они истекут. В этот список могут входить повторяющиеся события, такие как оплата аренды или счета, или разовые, например, оценка дошкольных учреждений или участие в новом плане медицинского обслуживания.Поскольку несоблюдение сроков обходится дорого, задачи, относящиеся к этой категории, должны быть расставлены по приоритетам. Мой день или неделю, возможно, нужно будет организовать вокруг встречи с ними.

Это также категория задач, где действительно важны эффективность и производительность; Я хочу быть уверенным, что все это сделаю своевременно. Я полагаюсь на несколько научно обоснованных приемов повышения продуктивности: выполнение работы группами, чтобы избежать ловушек, связанных с многозадачностью, и управление своей энергией (время отхода ко сну и ритуалы упражнений) вместо того, чтобы пытаться управлять своим временем.

Не важно и не срочно

Это была ключевая часть моей новой отцовской жизни: на самом деле у меня не было времени делать все, что я делал раньше, поэтому мне нужно было выяснить, что я могу бросить . Заполнение этого квадрата показало мне множество занятий в конкретный день, которые я мог бы безболезненно исключить: просмотр спортивных состязаний и игру в фэнтези-футбол, а также мою ежедневную дозу TMZ, Page Six и Facebook. У большинства людей с ограниченным временем есть столь же неважные занятия, от которых они могут отказаться.

Тиффани Дюфу, защитница женщин и автор книги Drop the Ball , также рекомендует работающим родителям пересмотреть то, что, по их мнению, они должны делать, включая приятные, но в конечном итоге необязательные задачи, такие как цветовая маркировка шкафчика для документов. или гладить простыни. Когда вы отказываетесь от таких задач, говорит она, «мир не разваливается».

Я также понял, что могу перестать проводить время с людьми, которые истощают меня. До отцовства я мог встречаться с друзьями и коллегами из-за чувства долга, даже если от этой встречи мне становилось хуже.Если у вас дома маленький ребенок, то отказаться от подобных встреч стало проще простого.

Не важно и срочно

В эту категорию попало большинство моих тревожных задач. В этот квадрант попадают постоянные требования нашего «всегда активного» подключения — сообщения от коллег и знакомых с просьбой запланировать или отправкой ссылок на видео для просмотра или статью для чтения.

Как справиться со всеми этими просьбами? Матрица Эйзенхауэра помогла прояснить одну вещь: то, что запрос был важен для отправителя, не означал, что он обязательно был важен для меня.Одним из самых важных уроков отцовства было то, что последствия неспособности ответить на сообщение в этой категории невелики, и, как правило, нет реального крайнего срока для рассмотрения этого сообщения. Как только вы избавитесь от необоснованного времени отклика и устаревших концепций, таких как Inbox Zero, вы освободитесь, чтобы сосредоточиться на важных вещах.

Это отношение было продвинуто Джоселин Глей, автором книги Отказ от подписки: как избавиться от беспокойства по электронной почте, не отвлекаться и приступить к работе .Она утверждает, что правило взаимности заставляет нас чувствовать себя обязанными отвечать на личные сообщения, даже когда объем этих сообщений означает, что это просто нереально. Вместо этого она рекомендует воспринимать электронную почту как обычную почту: «Если бы вы получали 200+ писем в день, вы бы никогда не подумали, что ответить на все они реалистично. Почему электронная почта должна отличаться? Ваше время ограничено, и вы можете ответить только на очень многое ».

Заполнение этого квадранта также помогло мне понять, сколько FOMO или страх упустить что-то может привести к тому, как я провожу свое время за рулем.До рождения дочери я всегда ездила на профессиональные мероприятия — завтраки, ужины, счастливые часы. После этого для меня стало необходимо установить четкие границы, чтобы сберечь время, проведенное с семьей.

У меня сложный график, но он очень гибкий. Поэтому я решил последовать примеру главы Amazon Джеффа Безоса, который, как известно, не торопясь завтракает со своей женой, чтобы она могла провести «лучшие часы [его] дня». Как и Безос, я решил сначала выделить семейное время, чтобы все остальное было запланировано на это время.

Утро — это время, когда мы втроем сидим в гостиной и болтаем о снах прошлой ночи (и планах на день). Как только это будет сделано, начнется безумная подготовка к школе. На этот раз это произошло за счет утренней встречи за завтраком, которая является моей давней традицией.

Между тем, по вечерам я обычно возглавляю распорядок дня «ванна-сказка-кровать», поэтому я ограничиваю количество ночей вне дома двумя в неделю, что создает высокую планку для мероприятий. Эта политика стоила мне концерта Рианны, некоторых игр Nets и приглашения в несколько шикарных ресторанов Нью-Йорка.Не буду лгать — от некоторых вещей было трудно отказаться. Но когда моя дочь выросла, она назвала меня «привратником» в этой части ее распорядка. Наше взаимное предвкушение того, какую книгу мы прочитаем или какие песни будем петь, строится в течение дня.

Важно, но не срочно

Этот последний квадрант наиболее важен для меня, и его труднее всего сделать правильно. Для бизнес-лидеров важные, но не срочные задачи включают работу над стратегическими целями, долгосрочное планирование, инвестиции в таланты и построение бренда.У этих задач обычно нет сроков; на самом деле, называть их задачами упрощает их природу. И они имеют ограниченные последствия бездействия. Легко выбросить мусор по дороге.

В моей личной жизни в эту категорию попадает простой акт проводить время — и оставаться рядом — с моей дочерью. В частности, у детей младше 18 месяцев может возникнуть соблазн выполнить одновременно несколько задач в их раннем детстве. В конце концов, у вас есть милая, едва подвижная клякса, которая безопасно сидит в своем надувном кресле и практически не рискует навредить себе.Вы сидите рядом с ней; она просто смотрит в свой мобильный. Что плохого в том, чтобы отправить пару писем на iPhone?

Что ж, оказывается, внимание — даже когда кажется, что ничего не происходит — может иметь большое значение. Исследование 2016 года, опубликованное в Current Biology, показало, что младенцы будут смотреть на данный объект дольше, если родители тоже смотрят на него, что может повлиять на развитие их внимания в будущем. А исследование 2002 года, опубликованное в журнале PNAS, показало, что даже с рождения младенцы предпочитают взаимный зрительный контакт, который, по мнению авторов, «возможно, является основной основой для последующего развития социальных навыков.”

Мне все еще очень трудно полностью присутствовать с дочерью так, как мне хотелось бы. С суперкомпьютером в кармане всегда есть что-то «продуктивное», чем я могу или должен заниматься. Работа бывшего «Веселого товарища» из Google Чейда Мэн-Тана действительно помогла мне в этом — его представление о том, что если вы обратите внимание, радость будет повсюду вокруг вас. Он называет это изобилие «тонкими кусочками радости».

Этот простой рефрейминг помог мне понять, что данное утро с моей дочерью предлагает любое количество тонких кусочков радости: ямочка, когда она улыбается, ее восторг, когда она понимает, что выключен свет в духовке (потому что он находится на уровне ее глаз) производит бесконечное развлечение, гортанный смех, который возникает из ниоткуда.Эти моменты на самом деле важны, но не срочны, поэтому возникает соблазн упустить их во имя продуктивности.

Самое главное, это моя замечательная жена. Книги и советы для родителей, как правило, сосредоточены на новом пополнении в семье. Они не часто говорят о том, как трудно поддерживать связь со своей второй половинкой.

Я был наивен и думал, что общая радость воспитания ребенка сблизит пару. Но хотя ребенок приносит в брак много хорошего, он также создает совершенно новый набор проблем — особенно стресс и истощение.

Но есть также меры, которые пары могут предпринять, чтобы защитить свой брак от стрессоров. Недавно я узнал о работе профессора психологии Джона Готтмана о стабильности брака, в частности об одном из его семи принципов, как заставить брак работать: «Улучшение любовных карт». Готтман объясняет, что брачные узы наиболее прочные, когда оба супруга понимают «заботы, надежды и цели в жизни» друг друга.

Признаюсь, до рождения ребенка я не всегда мог их прояснить.После отцовства все стало еще сложнее. Поэтому я стараюсь выделить время, когда мы с женой можем поговорить один на один, сосредоточившись вокруг одного простого вопроса: «Как ты ко всему относишься?» Во время одной из недавних поездок оказалось, что «все» включает в себя беспокойство по поводу второго ребенка, проблемы с совмещением семейной жизни и карьеры, а также непрекращающееся чувство моей жены, что она никогда не делает достаточно. Меня всегда удивляло, как этот один вопрос может стать началом часов интенсивного разговора.

Новый образ жизни

Вот уже три года, как я стал отцом, и, черт возьми, я хорошо провожу время с нашей маленькой девочкой. Это правда, что теперь у меня меньше времени и сил для работы, чтения и упражнений. Это не изменится в ближайшее время, особенно со вторым на подходе.

Но наличие ребенка не повлияло отрицательно на мою работу. Фактически, оказалось, что моя малышка не только была болтливым сгустком радости, но и наложила ограничения, которые имели неожиданные — но в конечном итоге положительные — последствия для моего баланса между работой и личной жизнью.До рождения дочери я пытался количественно оценить успех в большинстве сфер жизни: количество прочитанных книг, написанных сообщений в блогах или запланированных встреч.

После того, как моя дочь изменила мой образ жизни. Когда дело доходит до работы, я по-прежнему забочусь о продуктивности. Но когда я просыпаюсь утром, я больше не думаю о предстоящем дне как о серии ящиков, ожидающих своей отметки. Вместо этого я сосредотачиваю свою продуктивность на неотложных вещах, чтобы выйти на просторы — радостные отрезки времени, когда я просто с семьей и вообще ничего не пытаюсь добиться.

Эта история Quartz впервые появилась на qz.com 18 апреля 2017 года.

Объяснение матрицы управления временем Стивена Кови

Хотя время, кажется, летит незаметно, у всех нас одни и те же 24 часа в сутки. Так почему же некоторые люди способны достичь гораздо большего, чем большинство населения? Одно из возможных объяснений можно найти в их умении управлять временем более эффективно, чем другие. Но , как может справиться с потоком задач, которые все требуют нашего немедленного внимания? В то время, когда соблюдение сроков недопустимо, сетка управления временем Кови может помочь вам более эффективно управлять доступным временем.Матрица Кови позволяет вам расставить приоритеты намного лучше, чем раньше. Идея использования четырех квадрантов для определения приоритета задачи была предложена американским основным докладчиком Стивеном Кови, автором книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Система Кови использует четыре различных квадранта, которые позволяют вам расставить приоритеты для задач в зависимости от их важности и срочности, помогая вам решить, нужно ли вам решать задачу немедленно или можно отложить ее.

Как видно из рисунка ниже, матрица управления временем разделена на четыре квадранта, которые сгруппированы по важности и срочности.

Источник: Стивен Кови, Семь навыков высокоэффективных людей

Матрица, также известная как принцип срочности-важности Эйзенхауэра, различает важность и срочность:

Важные обязанности способствуют достижению ваших целей .
Срочные обязанности требуют немедленного внимания.Эти действия часто тесно связаны с достижением чужой цели. Если вы не решите эти проблемы, это приведет к немедленным последствиям

Вот краткое описание значения каждого квадранта:

Квадрант I — важные дедлайны с высокой срочностью
Первый квадрант содержит задачи и обязанности, требующие немедленного внимания.
Квадрант II — долгосрочное развитие и выработка стратегии
Второй квадрант предназначен для элементов, которые важны, не требуя немедленных действий.Кови указывает, что этот квадрант следует использовать для выработки долгосрочной стратегии.
Квадрант III — отвлекающие факторы с высокой срочностью
Третий квадрант зарезервирован для срочных, но не важных задач. Кови рекомендует свести к минимуму или даже исключить эти задачи, поскольку они не влияют на ваш результат. Делегирование также является вариантом здесь.
Квадрант IV — деятельности, не имеющей значения или не имеющей значения
Четвертый, и последний квадрант сосредоточен на задачах и обязанностях, которые не приносят никакой ценности — элементах, которые не важны и не срочны.Эти траты времени следует устранить любой ценой.

Если вы примените матрицу управления временем Кови к своей профессиональной и личной жизни, вы заметите, что большая часть вашей деятельности находится в квадрантах I и III. Опыт показывает, что большинство людей пренебрегают квадрантом II, особенно в области их личного развития.

Однако нельзя недооценивать важность второго квадранта. Если вы заметили большой пробел в этом квадранте, это означает, что вы слишком много внимания уделяете оперативному аспекту, в то время как стратегическая перспектива остается позади.По этой причине Кови рассматривает квадрант II как исключительно важную часть матрицы. Без этого квадранта было бы невозможно эффективное управление временем, поскольку для этого также требуются стратегические элементы.

Объяснение матрицы управления временем Кови

Далее вы можете найти подробное объяснение всех четырех квадрантов, которые можно найти в матрице управления временем Кови.

Четыре квадранта тайм-менеджмента

Квадрант 1 — срочные и важные

Действия в квадранте 1 можно разделить на элементы, которые нельзя было предвидеть, и те, которые могли бы быть.Последнего можно избежать, разработав планы и уделив пристальное внимание их выполнению.

Первый квадрант должен содержать только те виды деятельности и обязанности, которые требуют вашего немедленного внимания. Место зарезервировано на случай чрезвычайных ситуаций и чрезвычайно важных сроков. В случае серьезного кризиса придется отложить выполнение других задач.

Кризисы
Проблемы с прессованием
Проекты с соблюдением сроков
Скорая помощь
Подготовка в последний момент

Квадрант 2 — не срочно, но важно

Пункты, найденные в квадранте 2, не имеют высокой срочности, но могут сыграть важную роль в будущем.Этот квадрант предназначен не только для стратегического планирования, но и для вопросов, связанных со здоровьем, образованием, физическими упражнениями и карьерой. В настоящее время инвестирование времени в эти области может быть не актуальным, но в долгосрочной перспективе это будет иметь огромное значение.

Обратите особое внимание на то, чтобы у вас было запланировано достаточно времени для действий в квадранте 2, чтобы они не превратились в элементы квадранта 1. Это позволит вам повысить вашу способность выполнять свои задачи вовремя.

Планирование
Подготовка
Обучение
Физические упражнения, здоровье и отдых

Квадрант 3 — срочно, но не важно

В третьем квадранте суммируются вопросы, которые кажутся очень важными, но совсем не важны. Некоторые из этих действий могут быть полностью обусловлены эгоизмом, не принося никакой ценности. Фактически, эти действия — препятствия, которые стоят между вами и вашими целями. Если возможно, попробуйте делегировать эти элементы или подумайте о переносе их сроков.

Если другой человек поручает вам задачи из квадранта 3, может быть уместно вежливо отклонить его запрос. Если это не вариант, постарайтесь не отвлекаться от постоянных перерывов, назначая временные интервалы тем, кто часто нуждается в вашей помощи. Таким образом, вы сможете решить все их проблемы сразу, не отвлекаясь от регулярной концентрации.

Перебои
Встречи
Светская беседа

Квадрант 4 — не срочно и неважно

Четвертый и последний квадрант содержит все те виды деятельности, которые вообще не приносят никакой ценности — очевидные траты времени.Все действия, содержащиеся в нем, — не более чем отвлекающие факторы; избегайте их как можно чаще. Вы также должны попытаться исключить все элементы из этого списка, какими бы интересными они ни были.

Общая информация
Расточители времени
Работа в Интернете без цели
Смотрю телевизор часами

Как применить временную матрицу?

При использовании матрицы «Важно-срочно» рекомендуется попытаться максимально увеличить время, затрачиваемое на занятия в квадранте II.Это позволит вам (в долгосрочной перспективе) сократить деятельность в квадранте I, поскольку многие из них могли бы относиться к деятельности из квадранта II — если бы было реализовано более эффективное планирование.

Цель использования матрицы управления временем — выяснить, приближает ли вас определенная деятельность к вашим целям. В этом случае эти обязанности должны быть приоритетными по сравнению с теми задачами, которые могут потребовать вашего времени, но не способствуют достижению ваших целей. Отложите действия, которые не приносят значительных результатов, до завершения более важных задач.

Сетка управления временем Кови имеет множество возможных применений, два из которых будут объяснены ниже.

Изменение приоритетов вашего текущего списка «дел»

Временная матрица может применяться как инструмент, который позволяет вам изменить приоритеты по важности и срочности ваших текущих и предстоящих задач. Разложив задачи и обязанности по соответствующей сетке, вы сможете быстро определить действия, требующие вашего немедленного внимания.

Не важно не срочно: важно не важно срочно не срочно или Способ правильно и эффективно организовать свои дела

Дела не важные и срочные

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менджменте: инструмент расстановки приоритетов, примеры

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Важные и срочные

Важно, но не срочно

Срочно, но не важно

Не срочно и не важно

Распределение приоритетов

Все, что важно, не бывает срочно. Все, что срочно — только суета!!! ▷ Socratify.Net

ПОХОЖИЕ ЦИТАТЫ

ПОХОЖИЕ ЦИТАТЫ

Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Значение квадрантов в матрице

Выбор цвета для матрицы

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Сектор А: важно, срочно

Сектор В: важно, не срочно

Сектор D: не важно, не срочно

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

В чем состоит суть техники?

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Что входит в квадрат А?

Какие задачи предполагает квардрат В?

Какие дела входят в квадрат С?

Что входит в квадрат D?

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Почему следует применять данный метод?

Матрица Эйзенхауэра – как инструмент расстановки приоритетов

Кто придумал матрицу и почему она так называется

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Значение квадрантов в матрице

Выбор цвета для матрицы

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Не пропустите новые публикации

Матрица расстановки приоритетов

Кто такой Эйзенхауэр?

Как заполнять матрицу

Важность

Срочность

Алгоритм сортировки задач

Принцип метода Эйзенхауэра

Квадраты матрицы

Квадрат A (важно — срочно)

Что делать с этими задачами

Квадрат B (важно — не срочно)

Что делать с этими задачами

Квадрат C (не важно — срочно)

Что делать с этими задачами

Квадрат D (не важно — не срочно)

Что делать с этими задачами

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Квадрант 3: делегировать

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Как правильно распределить задачи в таблице

Как пользоваться матрицей (основные стратегии)

Как сбалансировать ваши квадранты матрицы

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Пирамида Франклина: достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

5 практических советов по тайм-менеджменту при работе с матрицей Эйзенхауэра

Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра — инструмент управления временем

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?

Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?

Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные

Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно

Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно

Навязанная срочность

Реальная срочность

Два варианта выполнения срочных дел

Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи

И всё? Какой итог.

как заставить мозг работать на максимум

Не важно, не срочно

Как найти время для того, что важно, но не срочно