Срочно и важно не срочно не важно: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

что это и как ее применять в тайм-менеджменте

Квадрат А — срочно и важно

Что сюда относится: задачи, которые нужно решить здесь и сейчас, чтобы избежать трудностей; дела, от которых зависит ваша цель; вопросы здоровья.

Главное — чтобы список дел в этом квадрате не был огромным и постоянным. Если в нем половина (или даже больше) списка задач, то тут уже стоит задуматься над своей продуктивностью и переосмыслить свою эффективность в целом. Чтобы в этом секторе было меньше задач, необходимо хорошенько проработать остальные три.

Квадрат В — важно, но не срочно

Что сюда относится: обыденная важная деятельность.

Подходя к этим задачам, необходимо быть максимально внимательными. Проработав квадрат В, вас ждет достижение цели/целей. Эти планы не торопят и не вводят вас в стресс, а значит нет никаких препятствий, чтобы сделать все максимально точно. Главное — не затягивать, иначе задачи из этого квадрата могут перейти в квадрат А.

Квадрат С — срочно, но не важно

Что сюда относится: отвлекающее.

Эти задачи не помогают приблизиться к основной цели, мешают сосредоточиться на главном и при этом забирают много энергии. Очень легко перепутать дела из квадрата А с пунктами из квадрата С. Поэтому внимательно пересмотрите их и корректно оцените важность.

Квадрат D — не срочно и не важно

Что сюда относится: любимые дела, которые по сути не несут никакой пользы для выполнения цели.

Это просмотр фильмов, видео на Youtube, прослушивание музыки, соцсети, разговоры по телефону и остальные развлечения. Работа мозга здесь не особо задействована, а значит дела из квадрата D стоит перенести на конец дня.

Как видим, матрица Эйзенхауэра – действительно полезный инструмент тайм-менеджмента, который помогает «отделить зерна от плевел» и четко приоритизировать задачи. Конечно же, есть множество других методик, которые могут подойти персонально вам. Но попробовать эту технику однозначно стоит! Начните сейчас, воспользовавшись листом бумаги, блокнотом или электронным шаблоном матрицы. Успехов!

НЕсказка о потерянном времени: несколько советов по тайм-менеджменту

Как часто нам не хватает времени, чтобы сделать все необходимое! Или сделать намеченное успеваем, а вот отдохнуть некогда. Действительно ли у нас так много дел и так мало времени? Или мы не всегда используем его рационально? Как все успевать в стремительном ритме жизни и не испытывать стресс? Сетевое издание «Учительская газета» решило дать несколько советов по управлению временем.

Сальвадор Дали: «Постоянство памяти»

У нас было бы вдоволь времени, если бы его не существовало

Замечательные слова польского поэта С.Е. Леца. И как было бы здорово, если бы мы могли не задумываться о времени, все успевать и никуда не спешить.

Но приходится …нет, не смириться с тем, что время есть. Это прекрасно! Приходится учиться управлять этой непокорной, порой утекающей незаметно, а зачастую дарящей прекрасные моменты, единицей.

Конечно, все слышали о модном сейчас понятии – тайм-менеджмент. Что это такое? Это ряд технологий организации времени и его эффективного использования.

Надо сказать, что тайм-менеджмент не просто мода, а необходимость. Не утонуть в рутине, сделать и рабочие, и домашние дела, не свалившись при этом «без рук и ног» с «квадратной головой», помогает управление временем.

Наверняка многие наши читатели уже изучили массу литературы на эту тему и скажут: «Да не работает ваш тайм-менеджмент, только на него еще время тратить!».

Действительно, книг и советов по тайм-менеджменту сейчас очень много: и иностранные, и российские авторы уделяют внимание вопросу личной эффективности и организации времени. Прочитав с огромным интересом их все или выборочно,  мы кидаемся исполнять то, что там написано, терпим неудачу и забрасываем это дело, решив, что время неуправляемо.

Ведь все описывается гладко, стоит только глазом моргнуть: захотел- продал дорогой автомобиль и помчался к тибетским монахам за просветлением. Или не автомобиль, а хотя бы овец, но с тем же финалом. Ну а захотел – взлетел на вершину карьеры. Да, книги не всегда адаптированы к жизни или жизнь к книгам.

На самом деле технологии тайм-менеджмента работают, но их нужно индивидуализировать. У всех разный режим работы, социальный статус и даже темперамент.

Поэтому мы решили не давать советов по управлению временем руководителя (там своя специфика), не предлагаем моделировать предельные ситуации и составлять декларации жизненных миссий. Мы просто решили поделиться тем, что испробовано на личном опыте и «не давало осечек».

Едим лягушек

Нет, мы не собираемся в ресторан французской кухни. Просто вспомнили слова Брайана Трейси из книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку! 21 способ эффективного труда». Почему речь идет о лягушках? Автор ссылается на Марка Твена и его высказывание: «Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, весь день после этого вы можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случится». Есть продолжение, принадлежит оно Марку Твену или нет, но звучит так: «Если вам надлежит съесть двух лягушек, первой съедайте самую гадкую из них».

А теперь к делу! Если перед нами стоит несколько задач, то начать надо с самой сложной и неприятной. Той, которую хотелось бы отложить подальше и не вспоминать: сразу портится настроение от необходимости ее выполнения.

Вот именно с нее и начнем! Согласно «теории лягушек»,  все остальные дела покажутся просто пустяковыми. И уже ничто не испортит наш день.

А что там про двух лягушек? Ах, да! Если у вас не одно, а два или даже несколько противных дел, начните с самого трудного. А дальше все пойдет как по маслу.

Вдохновившись тем, что справились со сложной задачей, которую, возможно, старались отложить, мы с легкостью и энтузиазмом сделаем остальные дела.

Это работает! Причем очень давно. Еще с тех самых пор, когда мы не только не знали, но и не слышали о тайм-менеджменте. Вспомните! Когда мы делали школьное домашнее задание, старались самое сложное сделать вначале, тратили на него побольше времени, зато потом легко решали все остальное.

Были и те ребята, которые откладывали неприятное задание напоследок. Чем это заканчивалось? К тому моменту, когда очередь доходила до сложного упражнения, мозг уставал, делать ничего не хотелось. «Вот погуляю, а потом со «свежей» головой сделаю» или «Встану утром пораньше и сделаю». В результате задание или не выполнялось, или делалось наспех, или «из-под палки».

Гораздо эффективнее получалось в первом случае – сначала сложное и муторное, а потом более простые.

Попробуем?

Время очень не любит, когда его убивают

Помните любимую всеми «Сказку о потерянном времени». Ее можно рассматривать как пособие по тайм-менеджменту. Главный герой Петя все время опаздывал, поскольку по дороге находил какие-то «важные дела», да еще и обещаний не сдерживал. Неорганизованный, легкомысленный и ленивый – просто мечта злого волшебника. Другие герои под стать Пете – теряли время понапрасну.

Вот волшебники этим и воспользовались: раз кому-то время не нужно, возьмём себе.

А кто или что является нашими злыми волшебниками и забирает драгоценные минуты и часы? Их зовут хронофаги – поглотители или пожиратели времени.

Таковых много, у каждого могут быть разные, но приведем список основных.

Телефонные звонки. Тут опять вспомним детство и рассказ о пожирателе времени – «Телефон». Вот уж яркий пример поглотительства: и такая дребедень целый день:  динь-ди-лень, динь-ди-лень, динь-ди-лень! То тюлень позвонит, то олень.

Знакомо? Уверены, что да. Утро, спешим на работу – звонок: алло, это банк, салон красоты, магазин, опрос и прочее. Мы из вежливости начинаем слушать. Тем более, что агрессивный маркетинг нацелен на то, чтоб мы и слова вставить не успели. Итог – потерянные впустую 3-5 минут.

Что делать? Не надо бояться быть невежливым. Если понимаем, что звонок для нас не важен, прерываем собеседника и ссылаемся на занятость. Не сработало? Просто нажимаем «отбой».

А еще отлично работают в этом направлении различные приложения, призванные определить спам-звонок и заблокировать. Они бесплатны.

А, если звонит знакомый любитель поболтать? Выясняем, по делу звонят или нет. И, как и в случае с незнакомцами, сообщаем о занятости и отключаемся. А, если заведомо знаем, что звонят без дела, то просто не берем трубку.

Кстати, звонить нам могут и по делу – только по своему. Собеседника не интересует наша занятость. Ему нужно решить свой вопрос. Но для нас алгоритм действий тот же.

Ведь решение чужих вопросов – это следующий поглотитель времени.

Неспособность сказать «нет» и желание быть для всех хорошим. Одно короткое слово – и много сэкономленного времени. Нам позвонили – решаем чужую проблему, даем советы, утешаем, мчимся помогать, нервно поглядывая на часы: успеем ли сделать свои дела?

При этом выполнять чью-то просьбу нет ни времени, ни желания. Но мы постеснялись сказать «нет» или решили, что проще сделать, чем объяснять, почему «нет».

Боимся кого-то обидеть? А сами потом не успеваем выполнить свои задачи, начинаем нервничать и обвинять себя в слабохарактерности. А ведь можно было этого избежать, просто сказав «нет».

Что делать? Учимся отказывать. Неудобно только первый раз, потом понравится не тратить время зря.

Разумеется, если от чистого сердца и с удовольствием хочется помочь, если того требует ситуация – помогаем. А в остальных случаях просто «нет».

Навязчивые коллеги. У каждого есть такой товарищ по работе: забегает поболтать, посплетничать, посоветоваться. Или зашёл коллега по делу и задержался, решив обсудить размер премии. Еще у одного закончилась бумага в принтере и взять ее он может только у вас.

В течение рабочего дня такие поглотители могут забрать от 30 минут и больше.

Что делать? В различных источниках можно увидеть совет: закройте дверь в кабинет (хорошо, если кабинет отдельный).

На наш взгляд, работает. Но! С точностью до наоборот. Вы тоже, наверное, замечали, что стоит закрыть дверь кабинета, как он тут же становится центром притяжения всей организации. Вы и сотрудника этого никогда ранее не видели. Но вот он уже ломится в закрытую дверь, а в это время разрываются внутренний и мобильный телефоны: все коллеги хотят узнать, по какой причине вы закрылись в кабинете.

А, если и кабинета-то отдельного нет, то и закрывать нечего.

Как спастись? Да все так же: решили деловой вопрос – распрощались, коллега пришел без дела – ссылаемся на занятость. А еще отличный способ – наушники! Кстати, и от постороннего шума спасают. Если работа позволяет, можно использовать их по назначению и слушать музыку или аудиокнигу, а, если это невозможно – просто наденьте их.

Это работает!

Хочется добавить, что различные «попить чаю», «покурить» тоже очень ловко питаются нашим временем. Попробуем один день не делать этого на работе и увидим, сколько времени высвободилось. Ну или не будем чаевничать и перекуривать с каждым, кто предложил, а выделим конкретное время (не более 15 минут) в течение дня на все мелочи. 15 минут на все!

Интернет. Отправились в интернет что-то посмотреть по делу. А дальше – провал. Очнулись на каком-то сайте, дочитывая советы по выращиванию уток. Ничего, что птиц этих у нас нет и вживую мы их не видели. Важно знать, как их вырастить.

Сюда же отнесём и социальные сети. «Я буквально на секунду, одним глазком! Только посмотрю, что товарищ написал». Спустя час мы все ещё листаем ленту совершенно незнакомой группы по продаже тракторных запчастей.

Что делать? Да не заходить в интернет без надобности и цели. Нужно посмотреть курс валют – смотрим курс валют, расписание поездов – отлично, но не более того. А в соцсети заходим только в минутку вечернего отдыха и стараемся оставаться там минимум времени. Сложно – не зря же они сети. Но привыкнем быстро, хватит трех дней. Особенно, когда поймём, сколько времени сэкономили. Помочь бросить вредную привычку позволяет функция «Цифровое благополучие». Она есть практически в каждом современном смартфоне. Просто ставим ограничение по времени на приложения. Здесь же можно отследить, сколько времени мы провели в интернете за сутки с разбивкой по ресурсам. Очень удобно. Особенно для сравнения – до ограничений и после. Результат будет налицо. На телефоне – точно.  А там отучимся бесцельно погружаться в интернет и с компьютера.

Кстати, о торговле запчастями! Еще один поглотитель.

Магазины. Поход в гипермаркет может отнять уйму времени. Замечали, что там постоянно переставляют товар в разные места: вчера здесь была бытовая химия, сегодня уже посуда. Идём искать бытовую химию, по дороге задержались в отделе косметики. И конца походу не видно. Надо посмотреть, пощупать, прицениться.

А в интернет-магазине можно заблудиться на целый день: посмотрели брошки, лекарства, книги, туфли и…забыли, зачем заходили.

Что делать? Да не ходить в магазин бесцельно. За продуктами идём со списком. Это помогает экономить. И не только время.

В интернет-магазин тоже отправляемся только в случае надобности, а не просто посмотреть «кой-какого товару».

Развлекательный контент, сериалы. Посмотрю одну серию и все. Очнулись уже на восьмой. Ну чего уж там! Досмотрю все двенадцать.

То же и с иными развлекательными услугами.

Что делать? А не смотреть. Или смотреть, но в выходной, когда все дела сделаны. Кстати, телевизор тоже включать не стоит. Можно «залипнуть» только на переключении каналов. Увлекательное занятие.

Дорога. А что делать, если мне до работы 1,5 часа добираться! – спросят читатели. Так это же отлично! Это просто везение, столько всего можно успеть!

Едем в общественном транспорте – читаем любимую книгу (когда еще доведется), изучаем лекцию, подсчитываем коммунальные платежи. Главное, не сидим в интернете, не посещаем соцсети, не говорим по телефону – пусть пожиратели времени голодают.

Кто-то не может читать на ходу. Технические возможности позволяют слушать аудиокниги, лекции, вебинары.

Это же касается и тех, кто за рулем. Так и иностранный за месяц выучим. Только от дороги не отвлекаемся.

Отсутствие цели и планирования. Этот пункт охватывает все перечисленные. Читатели уже заметили, что почти везде советом служила  постановка цели. Если она есть, то не отвлечет сериал, игра, блуждание по интернет-магазину.

А  какая цель без планирования? Если не распланировать свой день, то время можно потратить бездумно, впустую, как тот мальчик Петя. Мы не призываем к жесткому планированию и соблюдению всех технологий тайм-менеджмента, не хотим давать советы типа: вставайте на рассвете – у каждого свои биоритмы и привычки. Мы предлагаем только испытанные лично методы.

Есть ли у вас план?

Отличный, проверенный и работающий метод – хронометраж. Это, скорее, подготовка к планированию. А для кого-то и замена.

Конечно, многие скажут, что учет займет много времени. Но это того стоит.

Подготовим тетрадь, ежедневник, просто бумаги в скоросшивателе – кому что нравится. Сделаем небольшую табличку (рисунок 1).

Рисунок 1. Хронометраж.

Начнем в выходной, чтобы привыкнуть. Проснулись утром – засекаем время. Умылись, выпили кофе. Это тоже записывать, ведь ушло не более 10 минут? Записывать, ещё как! По факту окажется, что затрачены все 14 минут, а вовсе не 10.
Можно сделать и свои разделы, как удобно. Главное, чтобы можно было понять, на какое дело какое количество времени затрачено.

И так в течение дня вписываем а табличку каждое действие и время, которое ушло на его выполнение. Да, сложновато. Захочется все бросить и выкинуть записи. Но в этот момент вспомним, что создатель системы, российский ученый-биолог А. Любищев делал хронометраж на протяжении 56 лет. Без технической подмоги. Это вдохновит.

Последний пункт пока оставляем пустым. Собственно, его можно и вовсе не заполнять, просто посчитав количество затраченного времени, и, отметив для себя, где оно потрачено впустую и на кормежку пожирателей. Но удобнее и нагляднее заполнить, совместив с другой технологией планирования.

Матрица Эйзенхауэра. Очень полезная штука. Сразу сможем расставить приоритеты.

Зачем это нужно. Все мы помним незадачливого Сизифа. Приговорили его катить в гору тяжелый камень. И вот уже вершина, а бессовестный груз скатывается вниз. И начинает Сизиф вновь катить этот камень в гору. А тот опять летит вниз. И так бесконечно.

Нас вроде никто тащить камень не приговаривал, но мы сами любим схватить его и катить в гору. Не успели сегодня, отложили на завтра, потом – на послезавтра. И погрязли в болоте невыполненных дел. Результат тот же, что и у Сизифа – его отсутствие. Усталость, неудовлетворенность и выгорание.

Вы скажете, что очень даже нас приговорили: начальник навалил горы работы, я как белка в колесе, не вздохнуть.

Но все зависит от начальника и немного от нас. На то мы и здесь, чтобы справиться с непокорным камнем. Вспомним-ка злых волшебников-хронофагов. Прогоним их – уже легче.

Но вернемся к матрице. Разработал ее, как мы уже поняли, Д. Эйзенхауэр – 34 президент США. Понятно, что человек он был занятой, и время хотел использовать с пользой, размышлял над тем, как его оптимизировать. Так и родилась матрица – замечательный инструмент тайм-менеджмента, который позволяет отделить важное от срочного, срочное от неважного, не хвататься за все сразу и грамотно спланировать свой день.

Представляет она собой таблицу из четырех квадрантов (рисунок 2).

Рисунок 2. Матрица Эйзенхауэра

Мы можем оставить их белыми, а можем закрасить по своему вкусу и желанию.

Квадрант А – важно и срочно. Вы удивитесь, но идеально, чтобы он оказался пустым. Почему? Да потому, что, если мы тщательно все распланируем, у нас не появятся таких дел, которые можно включить в эту категорию. Но, как мы говорили, не всегда все зависит только от нас, так что может свалиться и такое дело. Тогда и включим его в квадрант А. Это может быть не только рабочее задание, но и, например, поздравление друга с днем рождения. Важно? – конечно. Срочно? – да как сказать. Можно и через год поздравить. На самом деле – разумеется, срочно. Поздравить нужно именно в день рождения, не раньше и не позже. Но в течение дня, расставляя приоритеты, можно перенести поздравление в категорию В.

В квадрант А могут войти дела, связанные со здоровьем, а также те, что могут повлечь за собой проблемы и неприятности, если их не выполнить.

Главное, чтобы появление неотложных дел не происходило изо дня в день и не было связано с нашей недоработкой.

Квадрант В – важно, но не срочно. Да, звучит немного странно. Но именно категория В и составляет наши повседневные дела. Они приоритетны, их выполнение как раз и повышает эффективность.

Поскольку не стоит вопрос «здесь и сейчас», то и к решению задач можно подойти спокойно и обдуманно. Главное, не затянуть свои думы до того, что дело придется перевести в категорию А.

В квадрант В включаем все, чем занимаемся ежедневно: рабочие функции, спортзал, химчистку, домашние дела.

Квадрант С. Здесь наоборот – срочно, но не важно. Вот это да! И такое бывает? Обязательно. Тут важно не перепутать срочность категории С со срочностью категории А, чтобы избежать хаоса. В квадранте А – дела важные, в С – второстепенные.

Например, собирались на работу, задели вазу. И вот уже ищем в ящике клей, чтобы восстановить любимую вещь. При этом рискуем опоздать на важную встречу, испортить репутацию и не заключить нужный договор.

Да, смотреть на осколки вазы ближайшие 10 лет не следует, но и необходимости склеивать их именно сейчас нет.

Прибежали с работы, планируем приготовить ужин – бац, перегорела одна из пяти лампочек. Ужин отодвинут, мы прыгаем на лестницу и меняем лампочку. А потом в спешке готовим полуфабрикат.

А ведь, если перегоревшая лампочка не была единственной и не погрузила нас в полную тьму, то можно было отложить ее замену на время после ужина.

Запланировали вечером почитать научную литературу и просмотреть документы, чтобы подготовиться к завтрашней важной встрече. Днем позвонил одноклассник и позвал в кино, у него пропадает билет. Да, фильм посмотреть хочется, но прокат будет длиться ещё месяц. Стоит ли именно сегодня бежать на сеанс.

Все это дела категории С, которые тормозят нас и не продвигают к результату.

Для того и расставляем приоритеты, используя матрицу.

Квадрант D – не важно и не срочно. Вот так. А это самые приятные дела – бездумно посерфить в интернете, поболтать по телефону, уткнуться в телевизор. Именно они не приносят пользы, не ведут к результату, но доставляют удовольствие. Да-да, тут они и охотятся – злые пожиратели времени.

Разумеется, отдыхать и общаться с друзьями и родственниками необходимо. Хочется и развлечься.

Здесь можно из личного опыта рекомендовать различные интеллектуальные игры. Они есть в онлайн-формате, где мы можем соревноваться с друзьями в викторинах. А есть оффлайновые. В продаже их очень много – это и командное расследование преступлений, и «да-нетки», и различные настольные квесты.

А, кстати, о них. Сейчас столько квестов в реальности! Собрались с друзьями, родственниками и потрясающе провели время, которое там,  что удобно, фиксировано. А мы проведем его с пользой – пообщаемся с дорогими людьми, развлечем детей и перезагрузим свой мозг.

Проверено!

Можно пойти в спортзал, покататься на велосипеде, просто погулять, совмещая приятное с полезным – одновременно можно прослушивать аудиокниги или вебинары. Это тоже работает.

Ах, нет. Я устал, я хочу лежать на диване перед телевизором и не шевелиться.

Да пожалуйста! Только постараемся, чтобы в категории D это было единственное дело. Да и сделать его можно только после выполнения задач В и С.

А мы бы посоветовали все-таки хотя бы один раз заменить диван, телевизор, телефон на пешую прогулку. После этого мир перевернется – станет понятным, что отдохнули мы лучше, чем на диване. И он уже не будет столь притягателен.

Построив матрицу Эйзенхауэра и, научившись распределять задачи внутри нее, мы сразу заметим, что наши  дела пошли быстрее, но при этом без спешки. А времени на отдых появилось больше.

А теперь вернемся к нашему хронометражу. Для чего мы оставили пустой графу «Категории»? Да чтобы внести туда наши буквы из матрицы. А потом посчитать, сколько времени ушло на дела каждой категории. Например, за день потрачено 10 часов времени. Каждому делу мы присвоили буквы АВСD. И получилось, что бо́льшую часть времени съели дела категории D – пожиратели времени. А, значит, завтра мы пересмотрим наши задачи.

Первое время лучше пользоваться этими инструментами на бумаге, чтобы понять и научиться. А потом загрузим специальные приложения, их довольно много. Все зависит от ваших предпочтений.

Что еще надо учесть при планировании времени?

Почему 80 на 20 – эффективное решение для жизни

Несомненно, все слышали о принципе Паретто. Впервые его сформулировал Вильфредо Парето еще в 1895 году. Тогда не шла речь об управлении временем. Просто Вильфредо заметил, что общество делится на две группы: первую составляет двадцать процентов наиболее богатых и влиятельных людей, а вторую – оставшиеся восемьдесят процентов. Такое деление происходит естественным путем.

А позднее выяснилось, что вся деятельность человека подчиняется данному закону: двадцать процентов наших усилий принесут восемьдесят  процентов результатов. А применительно к планированию времени это означает, что два пункта из десяти в нашем списке дел «весят» в несколько раз больше, чем остальные восемь.

Именно эти две «весомые» задачи и предстоит нам вычленить, планируя свое время. Даже, если на каждое из десяти дел требуется одинаковое количество времени, ощутимый результат принесут те две. Это и есть та жирная лягушка, о которой мы говорили в начале. С нее и начнем!

Однако очень часто мы нагружаем себя восьмьюдесятью процентами мелких задач, которые с точки зрения общего результата не так значимы. Вспомните ту «домашку» из школьной жизни.

У каждого есть знакомые, которые постоянно чем-то заняты, ничего не успевают, этакие «изнуренковы». Почему? Да почти всегда это как раз связано с выполнением малоценных дел и откладыванием тех важных двадцати процентов, нежеланием лакомиться лягушками.

Матрица Эйзенхауэра поможет нам определить наиболее ценные задачи – «верхнего уровня» (20%) и отложить дела «нижнего уровня» (80%).

Но перед тем, как приступить к трапезе лягушками, еще раз спросим себя, относится ли дело к важнейшим двадцати процентам, чтоб ненароком не съесть не ту лягушку или вообще лягушонка.

Главное, не поддаемся искушению заняться сначала мелочами. Сделав выбор один раз, мы будем повторять его снова и снова. Начав день с мелочей, так и будем катить тот камень в гору.

Прочитав советы, кто-то скажет: это не по мне. Да и времени нет.

Однако в этом случае есть два отличных инструмента, которые тоже работают. Они более простые, но эффективные.

Ну а читатели смогут выбрать то, что им по душе.

Лишь пинок – такая малость

 Метод, предложенный Дмитрием Литваком, называется … пинарик. Да-да, календарик-пинарик. Мы можем сделать его самостоятельно в виде таблицы в Word или Exel, а можем найти готовую форму в интернете.

Чем пинарик отличается от обычного календаря? Над  календарными датами текущего года размещаем список цифр – от нашего года рождения и до, например, 2030 года. Можно и до 2050 года и дальше. Все зависит от возраста, оптимизма, целей и желаний.

Распечатали пинарик, берем карандаш и… вычеркиваем прожитые годы. Да не просто – раз-раз и зачеркнули: вспоминаем, какие события произошли в том или ином году. Дошли до 2021 года. Сейчас июнь, значит, с января по настоящее время вычеркиваем дни и месяцы текущего года. Готово.

Теперь каждое утро зачеркиваем половину наступившего дня (в клеточке с датой ставим диагональную линию), а вечером – вторую половину (еще одну диагональную линию). Календарик всегда должен быть перед глазами: так лучше видно, как утекают драгоценные минуты.

Метод жёсткий, но эффективный: больше недели воздействия пинариком мало кто выдерживает. Начинаются изменения. Причем на подсознательном уровне.

Есть вариации пинарика с более подробным раскладом. Например, помимо вычеркивания, ставить цели на год. А каждое утро задавать себе вопросы о целях и результатах на день. Вечером же – анализировать, как все удалось. Можно делать зачеркивания разными цветами: все получилось – зеленым, что-то не успели – синим, ничего не вышло – красным.

Ну а в конце года анализировать, достигнуты цели или нет.

На наш взгляд, достаточно и простого варианта пинарика, чтобы изменить отношение ко времени.

Еще один отличный метод. Автофокус. Его автор Марк Форстер предлагает составить перечень всех дел на день. Потом медленно прочитать получившийся список, пока взгляд не остановится на одной из задач. Неважно, насколько она крупная, важно захотеть выполнить ее прямо сейчас. Получилось сделать – вычеркиваем,  не вышло – переносим дело в конец списка и читаем его заново.

И еще несколько советов:

• Всегда держим рабочий стол в порядке. Пусть это будет только наш порядок, но мы всегда должны знать, где что лежит, а не рыться в документах в поисках нужного.
• Если не установлены четкие сроки выполнения задачи, ставим их сами – это намного повышает эффективность.
• Нет никакого желания приниматься за дело, и мы всячески оттягиваем? Начнем с малого – хотя бы 5-10 минут. Люди не любят принуждения, и в этом случае мы будем думать, что легко можем остановиться и заняться иной задачей. Никто же не принуждает. Это, как начать есть лягушку по частям. Глядишь, и понравится. И это прекрасно работает. Дело идет легче.
• Готовимся с вечера: собираем документы, кладем обед в контейнер, чистим обувь и одежду, ну и, конечно, пишем план на завтра.

Интересно, что Форстер в книге «Сделай это завтра» разделяет настоящую работу и занятость.

Настоящая работа помогает продвигаться в профессии, бизнесе, жизни. Именно здесь мы применяем свои знания, умения, навыки, набираемся опыта. И это сложно.

Занятость же появляется, когда мы откладываем настоящую работу ради мелких задач. Деятельность не равна действию. Если мы ощущаем перегруженность, но работа не кажется сложной – значит, она превратилась в занятость. Настоящая работа сложна, но не заставляет чувствовать себя тем Сизифом.

Ну а закончим высказыванием Ф.М. Достоевского: «Человек находит время для всего, что он действительно хочет». Так что стоит только захотеть, и время нам покорится.

Конечно, мы не смогли перечислить все советы по управлению временем, но у читателей тоже есть свои секреты личной эффективности, которыми они захотят поделиться с нами. Регистрируйтесь на сайте сетевого издания «Учительская газета», заходите в наши группы в соцсетях, оставляйте комментарии и вопросы. А мы с удовольствием подготовим новые материалы с учетом ваших пожеланий.

Ну а пока давайте пройдем небольшой тест и определим, какой из 16 типов личности соответствует вам. Ведь от этого во многом зависит выбор инструментов тайм-менеджмента.

Инструкция к тесту

Что Вы за тип личности? Тест основан на опроснике Майерс — Бриггс. И служит выявлению индивидуальных особенностей человека.

Вам предлагается 4 вопроса. К каждому варианту ответа дан буквенный код. Его нужно записать.

Когда Вы ответите на все вопросы, у Вас должна получиться формула, которую необходимо найти в результатах.

Начинаем!

1. Сегодня был трудный день: проблемы и неудачи просто преследовали Вас. Как Вы проведете вечер?

• Позвоню друзьям, вместе сходим куда-нибудь, так и горести переживать веселее. Да и отвлечься нужно (Е)
• Захочу побыть наедине с собой: включу любимый сериал, займусь хобби или другим приятным делом (I)

2. Какое из двух утверждений больше подходит Вам?

• Для меня важно то, что происходит здесь и сейчас. Меня отличает практичность и внимание к деталям. (S)
• Частенько витаю в облаках: люблю мечтать и строить планы на будущее. Иногда настолько ухожу в себя, что не замечаю ничего вокруг. (N)

3. Появилась возможность переехать в мегаполис. Перед Вами дилемма: с одной стороны, в крупном городе больше возможностей, с другой – здесь остаются друзья, близкие и уютный дом. Как Вы будете принимать решение?

• Тщательно взвешу все за и против: изучу информацию, посоветуюсь с опытными людьми, рассчитаю бюджет переезда. И только потом приму решение (T)
• Интуиция меня никогда не подводила. Поэтому прислушаюсь, что говорит сердце (F)

4. Наконец-то скоро отпуск! Осталось две недели. Как Вы готовитесь к нему?

• У меня уже все готово: тур приобретен, план экскурсий составлен, деньги отложены. Люблю ко всему готовиться заранее. (J)
• Придумаю что-нибудь. За пару часов до полёта закину в чемодан всё необходимое, а о достопримечательностях поспрашиваю у местных. (P)

Итак, посмотрим результаты: какой Вы тип личности?

ESTJ — руководитель

Трудолюбие и целеустремленность –  Ваше второе Я. Обожаете порядок, умеете и любите планировать, смело беретесь за самые сложные задачи, поскольку уверены в успехе. Вам свойственен рациональный взгляд на вещи, фактам доверяете куда больше, чем ощущениям. При этом Вы веселы, добродушны и любите компанию. Благодаря организаторским талантам без труда можете подбить окружающих на любую авантюру.

ENTJ — командир

Вы всегда в тренде и, конечно, в курсе последних событий. Смелости Вам тоже не занимать, поэтому и любите рисковать. Вы динамичны, продуктивны, обожаете преодолевать сложности и всегда открыты новому. Обладаете лидерскими качествами: харизмой и умением мыслить стратегичеки.  Вся ваша жизнь – борьба за достижение заветной цели.

ENFJ — наставник

Вы доверяете интуиции, и она никогда вас не подводит. А еще Вы наблюдательны и проницательны, испытываете неподдельный интерес к людям и их эмоциям, способны улавливать малейшие перемены настроения. Окружающие часто обращаются к Вам за советом и поддержкой, а Вы всегда рады им помочь, а зачастую – и вдохновить.

ESFJ — энтузиаст

Вы отлично находите общий язык с людьми, всегда готовы прийти на помощь, иногда даже во вред собственным интересам. Вы отзывчивы и открыты. Если где-то возникает конфликт, вы чувствуете себя не в своей тарелке и пытаетесь любой ценой восстановить мир и гармонию. Вы заряжаете людей позитивом. Любите и цените похвалу, одобрение окружающих необходимо Вам как воздух.

ENTP — изобретатель

Вы любознательны, мобильны, обожаете быть в движении и легко приспосабливаетесь к переменам. Вы настоящий генератор идей, идейный вдохновитель: постоянно что-то изобретаете и подвергаете сомнению. Вы ненавидите рутину и всеми силами стремитесь её избегать. Вас пленит новое и неизведанное, поэтому Ваши увлечения часто меняются. Вы считаете, что в жизни нужно попробовать если не всё, то многое.

ESTP — непоседа

Вас отлично описывает фраза: «Вижу цель – не вижу препятствий». Стремитесь к победе любой ценой, сметая на своём пути все преграды. Вы решительны и дерзки, живёте моментом и любите быть в центре внимания. В Вас бурлит жажда жизни, стремитесь все познавать на практике и не терять ни одной ценной минуты.

ENFP — чемпион

Вы творческая личность с неуёмной фантазией и отличным воображением. Вы открыты миру, свободолюбивы, стрессоустойчивы и не боитесь перемен. Вам важно постоянно проявлять инициативу, предлагать оригинальные решения, активно взаимодействовать с людьми и сопереживать им. Рутинные задачи для Вас – сущая пытка и наказание.

ESFP — политик

Вы живете сегодняшним днём и получаете наслаждение от сиюминутных удовольствий. Планирование, разработка стратегий – это утомительное занятие не для Вас. Выполняя определенные задачи, Вы часто полагаетесь на удачу, а в случае поражения бросаете дело, не завершив. Вы спонтанны и непредсказуемы, ненавидите проволочки и стремитесь получать всё и сразу. Вы любите производить впечатление на окружающих и заводить полезные знакомства.

ISTJ — администратор

«Семь раз отмерь, один раз отрежь» – это про Вас: любите строгость и порядок, тщательно продумываете и анализируете свои действия. Вы нацелены на результат, поэтому беретесь только за те задачи, которые точно сможете выполнить. Вы аккуратны и терпеливы, не любите пустой болтовни. Цените честность и трудолюбие, а попытки увильнуть от ответственности вызывают у Вас такое же негодование, как и плохо выполненная работа.

INTJ — стратег

Вы независимы, эрудированны и умеете грамотно расставлять приоритеты. Не любите шумные компании, а вдохновение и прорывные идеи черпаете внутри себя. Перфекционист до кончиков пальцев, и  Ваша заветная мечта – сделать окружающий мир совершенным. Вы ненавидите ретроградные правила и глупые ограничения, стараетесь бороться с ними посредством своих инновационных задумок. И нередко преуспеваете в этом.

INFJ — гуманист

Помощь окружающим неотъемлемая часть Вашей жизни. Вы верите, что мир могут спасти любовь и сострадание. Если кому-то из близких потребуется помощь, то он точно обратится именно к Вам, а в ответ всегда получит чёткое руководство к действию. При этом Вы ранимы, цените верность и не прощаете предательства.

ISFJ — защитник

Вы чувствуете фальшь за версту, поэтому держите чужих на расстоянии, а за близких стоите горой. Вы делаете все, чтобы дорогие Вам люди были счастливы, и каждый день стараетесь приятно их удивить. Вы усердны, для достижения целей часто прикладываете неимоверные усилия. Правда, бываете неторопливы и любите откладывать на потом. Но никогда не забрасываете начатое.

INTP — архитектор

У Вас философский склад ума: постоянно выдвигаете гипотезы, спорите сами с собой, подмечаете важные детали и стремитесь докопаться до сути вещей. Со стороны это выглядит так, будто Вы рассеянны и витаете в облаках. Отчасти так и есть: бытовые вопросы Вас особо не волнуют. Вы сосредоточены на важных размышлениях и особого интереса к окружающим не испытываете. Однако цените уют и комфорт, а к переменам относитесь крайне негативно.

ISTP — виртуоз

Вы познаёте мир через ощущения, способны глубоко сопереживать людям и цените искренность. Вы достаточно открыты, но в случае лжи или лицемерия уходите в себя. Тщательно продумываете каждый шаг, прежде чем принять решение. Вы пунктуальны, объективны и в меру любопытны.

INFP — лирик

Гармония с собой и окружающим миром – вот смысл Вашей жизни. Натура Вы впечатлительная и остро реагируете на любую несправедливость. Для Вас важно самовыражение: Вы не только проводите грандиозную работу над своим внутренним миром, но и не забываете о внешности. Бываете мечтательны и погружены в себя, но всегда находите возможность уделить внимание близким.

ISFP — композитор

И все-таки они существуют! Вы тот самый редкий человек, которого не страшит рутина и однообразие. Вы принимаете мир таким, какой он есть, не стремитесь его менять и подстраивать под себя: просто живёте в своё удовольствие, наслаждаясь тем, что уже имеете. Не стремитесь никем руководить и командовать. Вы то самое надёжное плечо, на которое можно опереться и не ждать подвоха.

Вы можете поделиться в комментариях своими результатами. Только не нужно воспринимать результаты слишком серьезно!

Пять советов, которые повысят продуктивность на работе. Ридус

Порой последнее, что хочется делать на работе — работать. Гораздо больше хочется пить чай, обсуждать последние новости с коллегами и глазеть в окно. Но, увы, дела сами себя не выполняют, поэтому приходится брать себя в руки и приступать к работе. Чтобы трудовые будни проходили более продуктивно, и под конец дня вы не чувствовали себя выжатым лимоном, воспользуйтесь этим советами.

Используйте матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, который помогает расставлять приоритеты в делах. Разделите лист бумаги на четыре квадрата: «Срочно», «Не срочно», «Важно» и «Не важно», и запишите туда все свои дела в соответствии с названиями. Все то, что срочно и важно, сделайте в первую очередь, важные, но не срочные дела, можно отложить на потом, остальное стоит поручить кому-то другому (если есть такая возможность) или совсем удалить из списка задач. Такой способ распределения дел поможет вам сэкономить время и усилия, но при этом выполнить все необходимое.

Матрица Эйзенхауэра.

© flickr.com

Выделите определенное время на проверку почты и соцсетей

Проверка почты и социальных сетей сильно отвлекает. Поэтому выделите на это определенный период времени, например, один час после обеда. Ответьте на все сообщения и письма, а затем полностью сосредоточьтесь на более важных делах.

Ходите только на важные встречи

Если у вас есть такая возможность, посещайте только действительно важные деловые встречи и собрания, в том числе и онлайн. Ненужные встречи и обмен сообщениями в реальном времени отнимают огромное количество часов. Если ваше присутствие на каких-то собраниях не обязательно, посвятите свое время другим задачам, а все, что обсуждалось, узнайте чуть позже от тех, кто был на встрече.

Ходите только на важные встречи.

© pexels.com

Устраивайте полноценные перерывы

Не забывайте о важности полноценных перерывов на отдых. Для этого, как для проверки почты и соцсетей, стоит выделить отдельное время. В это время можно расслабленно перекусить, почитать книгу, погулять и т. д. Главное, отвлечься от рабочих вопросов и позволить себе и своему мозгу как следует отдохнуть, чтобы после перерыва с новыми силами браться за работу.

Задавайте вопросы

Если у вас возникли трудности с выполнением какой-то задачи, не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы начальству или просить помощи у коллег. Конечно, во многом можно разобраться самостоятельно, но порой это отнимает слишком много времени и сил. Поэтому иногда важно хотя бы ненадолго забыть о гордости, попросить кого-то помочь и решить рабочие вопросы намного быстрее.

Не стесняйтесь задавать вопросы.

© pexels.com

Матрица сломалась

Бывает ли так, что взял, например, скотч, а он вдруг не липкий. Каждый раз был липкий, а вот сегодня — не клеит. Или взял молоток, а он не забивает. Расплавился или, например, стал как из пенопласта. Нонсенс! Бред! Как же так, не выполняется ключевая и, пожалуй, единственно важная функция. Невозможность.

А оказывается, что для инструментов, которые чуть сложнее, чем молоток, постоянно проявляются такие границы применимости. И границы эти, похоже, определяет тот, кто молоток или скотч держит. В какой-то момент инструменты подводят, когда подходишь к ним в новом состоянии. И кстати, стоит ли говорить, что мозг, как супер-сложный инструмент, подводит постоянно.

Сегодняшняя история о том, как меня подвел один из инструментов планирования и какие выводы я сделал.

Отвоевывать порядок

Когда копится разросшийся, неупорядоченный, фу какой хаотичный набор задач, который создает ментальный гул, который уже хватит терпеть, который надо разобрать, то начинаю рисовать майндмэпы, делать списки, раскладывать карточки. Похоже на создание заклинаний, чтобы отвоевывать себе порядка. Сортировать, упорядочивать, отрезать. Сортировать, упорядочивать, отрезать.

Скажем, беру матрицу 2 на 2 и вперед. Две оси: важно — не важно, срочно — не срочно. Наверняка такое знаете — матрица Эйзенхауэра или матрица Стивена Кови. Обожаю матрицы. Распределить дела на 4 квадранта и принять решения — сделать, делегировать, отложить, забить. Мое любимое — найти на что забить, так как менеджерский скилл высокого порядка — решить, что не надо делать.

Важно и срочно — делать прямо сейчас. Срочно, но не важно — делегировать. Не важно и не срочно — забить. Важно и не срочно — отложить. Как все понятно и стройно.

Однако, дело было летом, и в списке были также «читать книжку», «кататься на велике», «сделать из палок и одноразовых стаканчиков штуку, которая крутится на ветру». Это не важно и не срочно, значит, по методу, требуется забить и выбросить.

Сбой

И тут сбой, потому что я уже приучился действовать из других ботинок и смотреть на задачки в том числе через оптику интереса, удовольствия, спонтанности. Какое может возникнуть «удовольствие», когда срочно. Идея делать штуку из палок и одноразовых стаканчиков родилась спонтанно.

Такое противоречие — новый ты против старых паттернов поведений — конечно, бесит. Вот только я себе все выстроил, настроил, могу положиться на свои приборы, заметки и прочие ручки-бумажки, и тут они подводят. Ну как так, старая добрая матрица совсем не помогает решить, что делать. Мир рушится. А может быть, это симптом, что вырос новый мир? Давайте покрутим.

Решения о важности и неважности копятся и улетают в космос

Подходы к важности и срочности

Например, задачка «писать эту рассылку» среди «настоящих задач», которые горят, заносится в неважное, несрочное и необязательное. Но если смотреть на рассылку, имея опыт появления в жизни совершенно неожиданных проектов, людей и идей, которые нельзя спрогнозировать, которые могут фантастически менять и определять будущее так, то рассылка — может быть, потенциально самое важное дело из дел.

Зависит от перспективы во времени

— Например, сон — может ли быть срочным сон? Вряд ли. Может ли сон быть неважным в моменте, но суперважным в перспективе недель и месяцев? Запросто! Иногда важно посидеть до поздна одну ночь, но и всегда важно высыпаться большую часть дней. Получается, что важность зависит от времени.

— Например, ради интереса прохожу Гэллап Клифтон тест примерно раз в год. И вижу, как меняется фокус — тест говорит, что какие-то сильные стороны остаются, а какие-то уходят. Из сильных сторон ушло, например, Achiever — достигатор. Вряд ли я в один момент взял и разучился им быть, просто это стало не важно. Также и остальные 33 стороны — ничто иное, как функции от времени, а мы проходим тест и видим срез.

— Что если обращать внимание на обратную связь и через какое-то время пересматривать важность-срочность. Доверить себе и своей чуйке, назначить что-то важным, провести тест и перепроверить во времени результат. Что если попробовать предположить, что я буду думать через год об этом решении про важность.

Зависит от ценностей

— Логично рассмотреть важность или неважность и в перспективе Больших целей. Логично рассмотреть важность или неважность в каком-то сравнении, только с чем?

— Что если дурацкую матрицу наложить не на дела в моменте, а на более широкий круг жизни. Кататься на велосипеде — важно для жизни или нет? Вообще, есть ли место удовольствию в этой сортировке по клеточкам?

— Что если в матрицу (и списки дел) запихивать дела не потому, что боимся чего-то недополучить, если будем бездействовать, а потому, что получим интерес или опыт или фан или поиграем?

Зависит от опыта

— В теперешнем состоянии образца ноября 2022, в минуты хаоса и тревоги у меня есть правило — просто садись писать. Пиши о том, что тревожит, что не решено, что неплохо бы сделать, что получается, выгружай, выгружай, выгружай. И эти записи каким-то буквально волшебным помогают структурировать планы. Часто я начинаю со скепсисом, мол, ну что за тупость, писать то, что и так понятно и на повестке дня, но блин, сколько раз этот процесс помогал найти пути решения, которые не видел. В контексте разговора про матрицу, садиться и писать все, что взбредет в голову — не двигает никакой проект, не важно и надо выбросить.

— В теперешнем состоянии образца ноября 2022, идея прямщас бросаться и делать, в большинстве случаев мне кажется непродуктивной. У меня появился значительный буфер между стимулом и реакцией, который помогает не спешить.

Обратите внимание на сектор деградации (источник)

Важность и срочность в цитатах

Подход Максима Дорофеева в марафоне «Джедайских техник»

• «Красные» (или «должно быть») задачи. Если такую задачу не выполнить, случится что-то плохое: вы поставите под удар свою карьеру или откатитесь назад. Если эту задачу выполнить, всё останется как есть и хуже точно не станет. Но и ближе к цели вы не подойдёте.
• «Зелёные» (или «ублажители») задачи. Если такую задачу не выполнить, то всё останется как есть, по крайней мере в кратко- и среднесрочной перспективе. А если выполнить, то вы станете ближе к какой-то из своих целей.

Обожаю. Ссылка на курс

Подход Морейниса для разных стадий развития стартапов

• Посев. Неважно, что ты делаешь — важно, какой ты.
• Выход на рынок. Неважно, что ты делаешь — важно, как ты привлекаешь клиентов.
• Первая попытка планомерного роста. Неважно, что ты делаешь — важно, что ты делаешь, чтобы расти.
• Рост. Неважно, что ты делаешь — важно, как ты этим управляешь.
• Экспансия. Неважно, что ты делаешь — важно, сколько оно стóит.

Обожаю. Ссылка на инстаграм.

Взгляд Буковски

Люди просто слепо хватают, что попадается под руку: коммунизм, здоровую пищу, дзен, серфинг, балет, гипноз, групповые встречи, оргии, велосипеды, травы, католичество, поднятие тяжестей, путешествия, уход в себя, вегетарианство, Индию, живопись, письмо, скульптуру, композиторство, дирижерство, автостоп с рюкзаком за плечами, йогу, совокупление, азартную игру, пьянство, тусовку, мороженый йогурт, Бетховена, Баха, Будду, Христа, тактические ракеты, водород морковный сок, самоубийство, костюмы ручной выделки, реактивные самолеты, Нью-Йорк, — а затем всё это испаряется и распадается. Людям надо найти, чем заняться в ожидании смерти. Наверное, мило иметь выбор.

Обожаю. Не знаю откуда.

* * *

Знаете, вот это вот «не важно» и «не срочно» столько раз становилось результатом, о котором и подумать не мог. Знаете, я теперь не злюсь, когда дурацкий хаос вторгается в упорядоченные дела, а наоборот — радуюсь, когда вокруг хаос и удается добыть немного порядка. Хаос стал синонимом гибкости, вариативности, живучести, разнообразия выборов — и это прекрасно. Собрать матрицу это не помогает, да и фиг бы с ней. Почувствуйте разницу: быть молодцом или жить молодцом.

А что вам сегодня важно?

Ссылки

✋

срочно внедряйте эти 3 техники!

В управлении компанией очень важно время. 1 секунда, 2 — и ситуация может в корне поменяться. Именно поэтому такое значение имеет корпоративный тайм менеджмент — искусство управлять временем в компании.

В таком важном деле есть несколько очень крутых техник, кратко о которых мы сейчас и расскажем.

Диаграмма Гантта

Диаграмма Гантта в корпоративном тайм менеджменте имеет одно из важнейших назначений — управлять задачами сотрудников. На обычном графике по каждому из проектов вы будете видеть, кто чем занимается, не отстают ли ваши подчиненные от заданных сроков и, собственно, от дедлайна сдачи проекта.

В программе ЛидерТаск Диаграмма Гантта выглядит таким образом:

Таким образом, необходимость бегать по офису и спрашивать один и тот же вопрос “Когда будет готово” отпадает сама собой. Все отображено на этом графике.

Канбан-доска

Изобретенная в компании Toyota техника корпоративного тайм менеджмента очень эффективна и по сей день. Суть ее очень проста: у вас должна быть доска, разделенная на 3 столбца:

1. Пул задач.
2. В работе.
3. Готово к сдаче.

За каждым из сотрудников закреплена отдельная строка. Нетрудно догадаться, что суть метода очень проста: все задачи сотрудника из столбца “Пул задач” должны попасть в последний столбик “Готово к сдаче”.

Таким образом, Канбан-доска в качестве метода корпоративного тайм менеджмента крайне эффективен: вы всегда будете знать, кто чем занимается и какие задачи уже можно принимать.

Матрица Эйзенхауэра

А теперь немного о технике для руководителя. Матрица Эйзенхауэра будет очень полезна для вашего корпоративного тайм менеджмента, т.к. она помогает отсортировать большое количество задач по нескольким критериям:

1. Срочно и важно.
2. Срочно и не важно.
3. Не срочно и важно.
4. Не срочно и не важно.

Каждая из задач должна отправиться в 1 из представленных квадрантов. Ну а затем вы должны выполнять эти самые задачи в соответствии с перечнем, описанным выше.

В корпоративном тайм менеджменте очень важно обладать самыми передовыми технологиями для того, чтобы оставаться номером один в своей нише. Для этих целей мы создали программу ЛидерТаск, включающую в себя все перечисленные выше методики управления временем. Скачать ее можно по ссылке ниже:

Книга Настольная книга руководителя, глава Предисловие, страница 1 читать онлайн

Предисловие

«Я написал то, что мне хотелось прочитать. Люди этого не писали, пришлось самому.»

Клайв Стейплз Льюис

Хочу рассказать, почему я решила написать эту книгу. Шла я к этому долго, но, как говорится «путь в 1000 миль начинается с первого шага». И вот я делаю этот шаг.

Когда я работала руководителем, чтобы соответствовать своей должности, проходила много тренингов, общалась с коучами. Но все это было не то. Да, на тренингах говорилось много умных слов, а коучи рассказывали мне, как я должна себя вести с командой, и как работать. Вот только мне чего-то не хватало, чтобы стать супер-руководителем. Спустя какое-то время я поняла, что мне было бы проще внедрить идеи в работу команды, поверить в услышанное на тренингах, если бы всю информацию я получала от человека, который варился в том же «котле», что и я. 

В моем понимании, работа руководителя- это далеко не выполнение административных задач. В первую очередь, управленец должен уметь создавать правильную, в соотношении типов сотрудников, команду. Далее, уметь ставить задачи не для галочки, а с целью их выполнения. Уметь мотивировать персонал, с учетом того, что каждый сотрудник имеет право на персональную мотивацию. Понимать, что развитие персонала, это не только обязанность управленца, но и шаг к эффективной работе команды.

Мой опыт- это победы моих команд. Это достижение целей и получение запланированных результатов. Я занималась не только развитием основного персонала, но и обучением новых сотрудников, которые в дальнейшем работали под началом других руководителей. На практике я сталкивалась с сотрудниками, которые отрицали и не верили в достижение поставленнных целей. Вы, как руководители, не сможете избежать этого, а значит вам надо уметь работать с таким персоналом и менять их работу и взгляды на выполнение поставленных задач.

Здесь я хочу поделиться своим опытом с Вами. В книге описаны методики, расписаны ситуации, а так же есть рекомендации. Все это я использовала на практике, и могу сказать, что это работает.

Надеюсь, тебе, дорогой читатель, поможет моя книга.

Как систематизировать дела и задачи? Используй матрицу Эйзенхауэра

Навалилась куча дел, ты не знаешь за что браться, поэтому принимаешь решение не делать ровным счетом ничего. Ты листаешь ленты соцсетей или залипаешь на сериале, но при этом не получаешь никакого удовольствия, лишь чувство тревоги. Все это очень похоже на прокрастинацию — постоянное откладывание. Что делать? Неплохо бы поработать с психологом, причины этого могут спрятаны довольно глубоко. Но для начала возьми на вооружение матрицу Эйзенхауэра.

Легко и просто. Напиши список задач и отмечай рядом с каждой: это важно или не важно прямо сейчас? Срочно или не срочно? И рисуй таблицу:

Квадрат A — срочные задачи

Здесь ты обозначаешь то, что не терпит отлагательств. Это могут быть нерешенные вопросы со здоровьем, срочные письма, проекты, требующие немедленного решения.

В идеале нужно чтобы этот квадрат был пустым или почти пустым, так как эти задачи не стоит копить и долго смотреть на них. Немедленно решай все главные вопросы.

Квадрант B — важные задачи, которые могут немного подождать

Это цели, над которыми можно работать в спокойном режиме, не спеша. Это не значит, что ими не нужно заниматься. Просто их можно планировать и стратегически развивать. Чаще всего это цели, связанные с саморазвитием или поддержкой дружеских, родственных или любовных отношений. Записаться в зал, пройти онлайн-обучение, запланировать встречу и т.д. Главное, чтобы дела из квадрата B не «перебежали» в квадрат А.

Квадрат C — ежедневные дела

Обычно это рутинные занятия, которые мешают сосредоточиться на важном, снижают твою личную эффективность и выматывают. Чтобы они не «съедали» драгоценное время, важно научиться их делегировать. Например, просить помощи партнера приготовить ужин, погулять с собакой, закинуть белье в машинку или оплатить коммуналку.

Квадрант D — несрочные задачи

Дела, которые не несут никакой пользы, но приносят нам удовольствие. Это может быть, например, зависание в YouTube и общение в мессенджерах — эти занятия отнимают много времени у других важных задач. Никто не говорит, что от них нужно полностью отказываться, но необходимо ставить подобные задачи на самую дальнюю полку, чтобы оставалось время на самое важное.

Постоянное заполнение данной таблицы поможет тебе перестать быть жертвой «завалов», ты научишься разделять дела по приоритету и при этом не будешь забывать радовать себя «маленькими радостями» в виде листания страниц интернет-магазинов, просмотра сериалов и общения в социальных сетях.

Матрица Эйзенхауэра: расставляйте приоритеты для своего времени на самом важном

Быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожар и, в конце концов, не приблизиться к достижению ваших долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в плохой расстановке приоритетов. Люди отдают предпочтение задачам, чувствительным ко времени, по сравнению с любыми другими задачами, независимо от долгосрочных результатов.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным делам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел.Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Разграничивая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самых важных вещах.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить ваше время.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».
— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные задачи, не важные, срочные и несрочные. Он разбивает задачи на четыре блока, которые определяют приоритетность задач, на которых вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие — делегировать или удалить.

Также известная как «Матрица срочно-важных», она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей».Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр устроил свои обязанности так, что на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Тушите пожары весь день, а не сосредотачивайтесь на задачах, которые вы хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало влияет
• Не достигают долгосрочных целей
• Страдают от прокрастинации
• Изо всех сил сказать «нет», когда просят что-то сделать
• Сложно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом Матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и неотложными задачами.

Срочные задачи срочные, а требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы должны решить. Сосредоточение внимания на неотложных задачах формирует у вас реактивный образ мышления , который заставляет вас чувствовать себя защищающимся, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствует реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными — но обычно это не так.Сосредоточение внимания на важных задачах дает вам отзывчивый образ мышления , который поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если отложить важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы ориентируемся на долгосрочное.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важно и срочно / Do
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / График
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Не важно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы с установленными сроками, например, исправление критической ошибки для вашего инструмента SaaS.

Сначала выполните этих задач. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Не срочные, но важные задачи

Несрочные, но важные задачи помогут вам в достижении цели — а не имеют срочных сроков.

Запланируйте эти задачи, чтобы выполнить их позже.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это «Квадрантом качества ».

Большинство людей, однако, не проводят здесь достаточно времени, потому что не знают, что для них важно, или потому, что сосредоточены на самых насущных задачах.

3. Срочные и не важные задачи

Задачи, попадающие в этот квадрант, почти всегда отвлекают вас от предпочитаемого вами курса. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Поручите эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над важными для них срочными задачами, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к своим долгосрочным целям.

4. Несрочные и не важные задачи

Эти задачи не являются насущными и не помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите этих задач из своего расписания.

Расстановка приоритетов для задач

Во-первых, оцените, на какой матрице вы проводите время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент для управления задачами или просто отслеживать свое время с 30-минутными интервалами в электронной таблице.

Через неделю сгруппируйте выполненные задачи в соответствующие квадранты, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Это было срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь является неотъемлемым словом — вы организуете эти задачи, основываясь на своих целях, а не на чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что для вас важнее всего.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете перебалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач в квадранте 1, вам может потребоваться найти способ отстранить себя от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 3, создайте стратегию делегирования, исключения или ограничения времени, которое вы тратите на эти задачи.

Например, объедините эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или поделитесь со своим руководителем, сколько времени вы тратите на служебную работу. Если вы руководитель, сообщите своей команде, что вы будете делегировать им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность.Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в поиск времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приводят ли ваши усилия к тому, чтобы больше времени было проведено в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты смещаются в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты». — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил стараются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но не срочных задач.Включение матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам распланировать свои приоритеты на основе того, что для вас наиболее важно.

Матрица Эйзенхауэра: расставьте приоритеты для своего времени на самом важном

Быть занятым — не то же самое, что быть продуктивным.

Вы можете часами тушить пожар и, в конце концов, не приблизиться к достижению ваших долгосрочных целей.

Это дорогостоящий и эмоционально истощающий способ провести время.

Проблема в плохой расстановке приоритетов.Люди отдают предпочтение задачам, чувствительным ко времени, по сравнению с любыми другими задачами, независимо от долгосрочных результатов.

Когда вы уделяете слишком много времени срочным делам, вы пренебрегаете важными в своем списке дел. Легко застрять в этом реакционном цикле, когда вы постоянно тушите пожары, лишая себя возможности работать для достижения своих целей.

Разграничивая срочные и важные задачи, вы можете сосредоточить больше времени и энергии на самых важных вещах.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам сделать это различие и улучшить ваше время.

Что такое матрица Эйзенхауэра

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».
— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам различать важные задачи, не важные, срочные и несрочные. Он разбивает задачи на четыре блока, которые определяют приоритетность задач, на которых вы должны сосредоточиться в первую очередь, а какие — делегировать или удалить.

Также известная как «Матрица срочно-важных», она была популяризирована Стивеном Кови в его бестселлере «Семь навыков высокоэффективных людей». Он был назван в честь Дуайта Д. Эйзенхауэра, 34-го президента США, известного своей высокой продуктивностью и организованностью. Говорят, что президент Эйзенхауэр устроил свои обязанности так, что на его стол попадали только важные и срочные дела.

Матрица Эйзенхауэра использует тот же принцип для сортировки менее срочных и важных задач в вашем списке, которые вы затем можете делегировать или не выполнять вовсе.

Матрица Эйзенхауэра может помочь, если вы:

• Тушите пожары весь день, а не сосредотачивайтесь на задачах, которые вы хотите выполнить
• Вы заняты, но чувствуете, что ваша работа мало влияет
• Не достигают долгосрочных целей
• Страдают от прокрастинации
• Изо всех сил сказать «нет», когда просят что-то сделать
• Сложно делегировать задачи

Разница между срочными и важными задачами

Основным принципом Матрицы Эйзенхауэра является различие между важными и неотложными задачами.

Срочные задачи срочные, а требуют вашего внимания. Это задачи, которые вы должны решить. Сосредоточение внимания на неотложных задачах формирует у вас реактивный образ мышления , который заставляет вас чувствовать себя защищающимся, торопливым и узконаправленным.

Важные задачи способствует реализации вашей долгосрочной миссии, ценностей и целей. Они могут не дать немедленных результатов (из-за чего ими легко пренебречь). Иногда важные задачи также являются срочными — но обычно это не так.Сосредоточение внимания на важных задачах дает вам отзывчивый образ мышления , который поможет вам почувствовать себя спокойным, рациональным и открытым для новых идей.

Примечание. Если отложить важные дела на достаточно долгое время, они могут стать срочными.

Люди склонны полагать, что все срочные задачи также важны, хотя часто это не так. Это искажение может быть связано с нашим предпочтением сосредоточиться на краткосрочных проблемах и решениях.

Но счастье и удовлетворение приходят, когда мы ориентируемся на долгосрочное.

Квадранты матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра разделена на четыре части:

• Квадрант 1: Важно и срочно / Do
• Квадрант 2: Важно, но не срочно / График
• Квадрант 3: Срочно, но не важно / Делегат
• Квадрант 4: Не важно, не срочно / Удалить

1. Срочные и важные задачи

Срочные и важные задачи — это кризисы с установленными сроками, например, исправление критической ошибки для вашего инструмента SaaS.

Сначала выполните этих задач. Они требуют вашего немедленного внимания.

2. Не срочные, но важные задачи

Несрочные, но важные задачи помогут вам в достижении цели — а не имеют срочных сроков.

Запланируйте эти задачи, чтобы выполнить их позже.

Продуктивные и успешные люди проводят здесь большую часть времени — этот квадрант приносит наибольшее удовлетворение. Кови назвал это «Квадрантом качества ».

Большинство людей, однако, не проводят здесь достаточно времени, потому что не знают, что для них важно, или потому, что сосредоточены на самых насущных задачах.

3. Срочные и не важные задачи

Задачи, попадающие в этот квадрант, почти всегда отвлекают вас от предпочитаемого вами курса. Это задачи, в которых вы помогаете другим достичь их целей.

Поручите эти задачи другим.

Большинство людей проводят большую часть своего времени в этом квадранте. Они считают, что работают над важными для них срочными задачами, хотя на самом деле выполнение этих задач никак не приближает их к своим долгосрочным целям.

4. Несрочные и не важные задачи

Эти задачи не являются насущными и не помогут вам в достижении ваших долгосрочных целей. Они просто отвлекают от самого важного.

Удалите этих задач из своего расписания.

Расстановка приоритетов для задач

Во-первых, оцените, на какой матрице вы проводите время. Отслеживайте свое время в течение одной недели. Вы можете использовать специальный инструмент для управления задачами или просто отслеживать свое время с 30-минутными интервалами в электронной таблице.

Через неделю сгруппируйте выполненные задачи в соответствующие квадранты, используя следующие вопросы в качестве критериев:

1. Это было срочно для меня?
2. Было ли это важно для меня?

«Я» здесь является неотъемлемым словом — вы организуете эти задачи, основываясь на своих целях, а не на чьих-то еще.

Теперь, когда ваши задачи отсортированы, обратите внимание на квадрант с наибольшим количеством задач. Если большинство ваших задач находится в квадранте 2, поздравляем! Вы понимаете, что для вас важнее всего.

Однако, если вы простой смертный, вот как вы можете перебалансировать свою матрицу.

Квадрант 1

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 1, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы.

Какие изменения вы можете внести, чтобы избежать непредвиденных проблем? Это может включать сотрудничество с коллегами, клиентами или руководителями для реструктуризации вашего рабочего процесса.

Если одно физическое или юридическое лицо является источником задач в квадранте 1, вам может потребоваться найти способ отстранить себя от работы с этим человеком.

Квадрант 3

Чтобы уменьшить количество задач из квадранта 3, создайте стратегию делегирования, исключения или ограничения времени, которое вы тратите на эти задачи.

Например, объедините эти задачи вместе, чтобы выполнить их за один присест, или поделитесь со своим руководителем, сколько времени вы тратите на служебную работу. Если вы руководитель, сообщите своей команде, что вы будете делегировать им задачи, чтобы вы могли изменить приоритеты в своем расписании.

Квадрант 4

Если большую часть времени вы проводите в квадранте 4, вы, вероятно, чувствуете стресс и неудовлетворенность.Продолжайте отслеживать свое время, чтобы определить, какие задачи занимают больше всего времени. Затем разработайте план по их удалению или ограничению. Обратитесь за советом к коллеге или руководителю — их объективная точка зрения может помочь определить, какие задачи вы можете делегировать или удалить.

Инвестиции в поиск времени

Повторяйте описанный выше процесс каждую неделю в течение месяца. Сравните результаты каждой недели, чтобы увидеть, приводят ли ваши усилия к тому, чтобы больше времени было проведено в квадранте качества .

Даже если ваши приоритеты смещаются в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра для организации своего дня.Квадрант 2 часто включает абстрактные задачи, такие как разработка стратегии и построение отношений. У этих задач нет сроков, поэтому их легко отложить. Но эти задачи напрямую связаны с вашими долгосрочными целями, ценностями и счастьем.

«Ключ не в том, чтобы расставлять приоритеты в вашем расписании, а в том, чтобы планировать свои приоритеты». — Стивен Кови

Большинство людей изо всех сил стараются найти время в своем плотном графике для решения этих важных, но не срочных задач.Включение матрицы Эйзенхауэра в ваш повседневный рабочий процесс поможет вам распланировать свои приоритеты на основе того, что для вас наиболее важно.

Расставляйте приоритеты лучше с принципом Эйзенхауэра

Хорошее управление временем предполагает эффективность и результативность. Однако определение того, что важно, а что срочно, может настолько затруднить управление временем. Мы часто попадаем в ловушку, полагая, что все неотложные задачи также важны, даже если это случается редко. На самом деле, большинство вещей, которые пытаются отвлечь наше внимание, обычно являются несущественными, не важными задачами с высокой степенью срочности.

Решение:

Принцип Эйзенхауэра

Принцип Эйзенхауэра основан на цитате, приписываемой бывшему президенту США Дуайту Д. Эйзенхауэру:

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Сам принцип довольно прост — оцените свою задачу с точки зрения срочности и важности, а затем поместите их в разные квадранты матрицы Эйзенхауэра.Это даст вам визуальный обзор того, как расставить приоритеты для ваших задач.

Срочные и важные задачи

Давайте начнем с определения того, что представляет собой срочную задачу по сравнению с важной задачей.

СРОЧНО

Задача, определенная как срочная, требует немедленных действий или внимания.

Примеры :

• Кризис
• Проблемы с прессованием
• Проекты со сроками
• Перебои (звонки, встречи, электронная почта)

ВАЖНО

Задача, определяемая как важная, часто связана с долгосрочными целями.

Примеры :

• Планирование, исследования, проектирование, испытания
• Улучшения возможностей
• Здание связи
• Развитие изменений, направление и стратегия

Квадранты

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех различных квадрантов, в зависимости от срочности и важности. Квадранты следующие:

1 — Срочно и важно: DO FIRST

— Если задача и срочная, и важная, делайте ее сразу.

2 — Не срочно, но важно: РАСПИСАНИЕ

— Если задача важная, но не срочная, установите срок выполнения и сделайте это позже.

3 — Срочно, но не важно: ДЕЛЕГАТ

— Если задача срочная, но не важная, лучше всего передать ее кому-то другому.

4 — Не срочно и не важно: НЕ ДЕЛАЙТЕ

— Если задача не важна и не срочна, ей не следует отдавать приоритет. Бросьте это или сделайте это, когда у вас появится дополнительное время.

В первую очередь вам нужно решить задачи, которые являются СРОЧНЫМИ и важными. С другой стороны, задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, должны быть вашим последним приоритетом. Однако бывает сложно решить, на чем сосредоточить внимание, когда речь идет о задачах, которые «не являются срочными и важными» или «срочными и не важными». Здесь важно помнить, что если вы сосредоточите все свое время на срочном деле, важные задачи никогда не будут выполнены. Срочно не равно важно.

Реализация матрицы Эйзенхауэра

Использование матрицы Эйзенхауэра позволит вам лучше понять, как расставить приоритеты для ваших задач, чтобы построить эффективный и действенный график. Помните: начните с того, что важно, упорядочив по срочности. Если у вас есть возможность выполнить некоторые из неважных задач, выполняйте их после того, как завершите все важные задачи — или делегируйте / откажитесь от них в зависимости от срочности. Следуя этой простой схеме, вы можете избавиться от трат времени в своей жизни и создать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Срочно vs Важно Роберт Глейзер

Эта статья Роберта Глейзера изначально появилась на сайте robertglazer.com.

Одна из наиболее важных концепций продуктивности, которую понимают целеустремленные люди, — это разница между срочными и важными вещами. Они знают, что часто исключают друг друга.

Мощный инструмент для определения приоритетов, прославленный автором Стивеном Кови, называется Принцип срочности / важности Эйзенхауэра.Как следует из названия, президент Дуайт Эйзенхауэр использовал этот инструмент для определения задач и действий, которые требовали его внимания, а также тех, которые он должен либо игнорировать, либо обозначать как менее важные.

Источник: Unsplash

Согласно этому принципу, наши задачи обычно попадают в один из четырех секторов; мы также стараемся заполнять их в таком порядке:

• Срочно и важно
• Срочно и неважно
• Важно и не срочно
• Не срочно и не важно

Распространенная ошибка продуктивности заключается в том, что не сосредотачивают энергию на «важно и не срочно» перед «срочно и не важно».

Проблема с этим подходом состоит в том, что, если вы продолжаете игнорировать важные дела, которые хотите достичь в долгосрочной перспективе, вы настраиваете себя на то, чтобы реагировать, когда эти вещи в конечном итоге становятся одновременно срочными и важными; это режим «пожаротушения».

Расстановка приоритетов «срочно и неважно» также отвлекает вас от действий в отношении того, что является наиболее важным. По сути, смазка попадает на скрипящее колесо. Вычеркивать из своего списка, казалось бы, срочные пункты может быть приятным занятием, но на самом деле это не повлияет на вашу личную или профессиональную жизнь.

Год назад я начал систематизировать свой список дел по следующим сегментам и рекомендованному порядку:

Источник: JP Kantor Consulting

Я также разговаривал со многими другими, которые сделали то же самое и добились отличных результатов. Когда я следую этому списку дел, я обнаруживаю, что могу достичь своих целей с меньшим количеством вещей, подкрадывающихся ко мне.

Идея, которую я хочу оставить вам, заключается в том, что если мы проживем свою жизнь реакционным образом, мы никогда не достигнем больших целей, которые мы перед собой ставим.Независимо от того, решите ли вы использовать инструмент «Срочно / важно» Эйзенхауэра или какой-либо другой инструмент повышения продуктивности, главное — избегать срочных отвлекающих факторов и оставаться сосредоточенными на том, чего вы хотите достичь в долгосрочной перспективе. Если вы это сделаете, вы обнаружите, что достигли гораздо большего, чем считали возможным.

Хороших выходных!

Найдите своих людей!

Наша новая эксклюзивная сеть Conspiracy of Goodness Network свяжет вас с другими предпринимателями, творческими людьми и профессионалами, которые также серьезно относятся к добру в этом мире.

ЗАПИСАТЬСЯ СЕЙЧАС!

Опубликовано: 27 августа 2021 г. | Теги статьи:

Роберт Глейзер — основатель и генеральный директор Acceleration Partners, автор вдохновляющего информационного бюллетеня Friday Forward и №1 Wall Street Journal, USA Today и автор четырех международных бестселлеров: Elevate, Friday Forward, How To Thrive In The Virtual Партнерство на рабочем месте и в сфере производительности. Он является востребованным спикером компаний и организаций по всему миру и ведет подкаст The Elevate Podcast.

Как расставить приоритеты ЗАДАЧ и сделать больше важных дел! Матрица срочности и важности

Матрица срочного и важного была создана президентом Эйзенхауэром как система, которая поможет вам определить приоритеты задач.

Это очень простая концепция.

В соответствии с этой матрицей задачам можно назначить приоритеты, и вы можете прийти к решению на основе срочности и важности задачи.

Выполните следующие действия

1. Если задача срочная и важная — ДЕЛАЙТЕ немедленно
2. Если задача важная, но несрочная — ЗАПЛАНИРУЙТЕ выполнить ее позже
3. Если задача срочная, но не важная — вы можете ДЕЛЕГИРОВАТЬ кому-то другому
4. Если задача несрочная и не важная — УДАЛИТЬ.

Левый верхний квадрант

Задачи в этой области заслуживают вашего немедленного внимания. Когда вы смотрите на текущие задачи, они должны привлечь ваше внимание, и вы должны сразу над ними работать. Обычно это важные задачи, выполнение которых необходимо в срок, поэтому вы не можете позволить себе их пропустить. Это также могут быть задачи, для выполнения которых потребуется ваш конкретный опыт.

Правый верхний квадрант

Пункты этого раздела важны, но не так срочны, как первый.Это означает, что вы можете отложить их на более позднее время, но все же взять на себя обязательство закончить их. Они просто не так важны, но это вещи, которые требуют вашего внимания.

Нижний левый квадрант

Это те задачи, которые являются срочными, но НЕ важными, поэтому вы не захотите посвящать то время, которое у вас есть, на задачи из этого раздела, чтобы кто-то другой выполнял их за вас. Примеры этих задач — ответы на электронные письма, звонки или SMS клиента.

Нижний правый квадрант

Задачи в этой категории — это те, которые совсем не связаны с вашей работой, например просмотр онлайн-предложений или игра в игры в рабочее время.Однако обратите внимание, что некоторые задачи могут показаться связанными, но на самом деле нет, например, просмотр вашего телефона через социальные сети, чтобы вы выглядели занятыми для клиентов в тренажерном зале.

Матрица Эйзенхауэра — хороший инструмент, позволяющий четко определить, что требует вашего внимания в первую очередь, она позволяет расставлять приоритеты и эффективно использовать время, которое у вас есть в течение дня.

Почему вам нужно понимать разницу между срочностью и важностью

Новое применение принципа Эйзенхауэра

Несколько лет назад, когда я работал менеджером проекта, я разработал вариант этой системы, который обеспечивает большую детализацию списка, обеспечивая более точное руководство о том, в каком порядке выполнять длинный список задач (он работает особенно хорошо для списков дел из более чем 100 пунктов).

Кроме того, вместо того, чтобы всегда отдавать приоритет важным задачам, он признает, что срочность сама по себе является формой ценности, и придает ей одинаковое значение.

Вот как это работает.

Начните с простого списка задач. Создайте три столбца рядом со списком. Пусть в первом столбце будет «важность», во втором — «срочность», а в третьем — «приоритет».

Шаг 1

Сначала пройдите и оцените важность каждой задачи от 1 до 5.1 наиболее важен, а 5 совсем не важен. Помните, какое значение не имеет . Задача не становится важной только потому, что она становится срочной: она имеет одинаковую важность независимо от того, когда она должна быть выполнена.

По сути, при оценке важности мы спрашиваем: какая задача имела бы наименьшее значение, если бы она вообще не была выполнена? Вот пример:

Шаг 2

Затем снова пройдите вниз по списку и оцените срочность, снова используя от 1 до 5: 1 является наиболее срочным, а 5 — наименее срочным.Это, по определению, оценка степени срочности этих задач. прямо сейчас: , в зависимости от того, какую работу вы выполняете, вам может потребоваться повторная оценка срочности еженедельно, ежедневно или, возможно, даже дважды в день. Но как только вы освоитесь, это будет очень быстрое упражнение.

Шаг 3

Наконец — вот что важно — заполните третий столбец на , умножив баллов за важность и срочность. В получившемся списке у вас будут значения от 1 до 25.Просто сначала сделайте элементы с наименьшими номерами!

Возьмите под свой контроль свои задачи

Преимущество этой более детализированной системы состоит в том, что она учитывает, что в реальном мире иногда необходимо выполнять срочные задачи, даже если они не так важны. Иногда сроки не подлежат обсуждению, независимо от того, что мы думаем о предстоящей работе.

Это особенно верно, когда вы в первую очередь отвечаете ожиданиям кого-то другого (например, вашего начальника или клиента), а не только своей собственной оценке ценности задачи или проекта.

В приведенной выше версии важности и срочности придается равный вес, что является улучшением реактивного подхода с преобладанием срочности, которым большинство из нас научилось работать. Однако вы также можете выбрать другой вес.

«Постойте, — скажете вы, — с такой скоростью я никогда не доберусь до рейтинга 20 или 25!»

Ну, точно. Но, безусловно, это лучше, чем никогда не переходить к важным вещам — именно на это многие из нас тратят свои дни, слишком часто приводя нас к изнурительным и невыполнимым образцам работы.Есть другой способ!

Тонете в срок?

Загрузите наш бесплатный шаблон приоритезации задач! Возьмите копию документа и используйте ее для организации своей работы (и жизни). Инструкции включены.

Хотите узнать больше о дизайне? Designlab предлагает ряд краткосрочных курсов по дизайну 101, брендингу, типографике и многому другому. Мы также записываемся в следующую группу UX Academy, но количество мест ограничено! Нажмите здесь, чтобы узнать больше.

Срочно или важно — Карен Джонс Консалтинг

Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть времени тратите на тушение пожаров и решение одного неотложного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и недостаточно времени для этого.Это может привести к тому, что мы будем работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на упреждающих задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «Большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными». Один из шагов к эффективному управлению временем — это различать то, что срочно, а что важно. Важные действия приводят к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или распорядки и отвлекают нас от наших целей.Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов на важные / несрочные дела, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.

Создание матрицы «Срочно / важно» — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, отнимающих у нас время и ресурсы.

Стивен Кови «Семь навыков успешных людей» классифицирует задачи по четырем направлениям:

1. Срочные и важные — Эти задачи имеют тенденцию монополизировать наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как соблюдение сроков, устранение неисправностей оборудования, управление трудными клиентами или решение вопросов, отложенных до последней минуты.
2. Срочные и неважные — Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам в достижении ваших целей и помешать выполнению другой важной работы. Эти задачи могут включать в себя частое реагирование на электронную почту или перезвон, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества встреч или реагирование на искусственные дедлайны.
3. Несрочные и важные — Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса.Эти задачи являются проактивными. Они требуют дальновидности, планирования и дисциплины, чтобы их не отталкивали и не перегружали срочные / важные задачи.
4. Несрочные и неважные — Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они заменяют усилия, которые следует тратить на важные действия.

ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ

Матрица срочности / важности

Высокая важность

Низкая срочность

Несрочная и важная

Срочно и важно

Высокая срочность

Несрочные и неважные

Срочные и неважные

Низкая важность

Используйте матрицу, чтобы расставить приоритеты для ваших действий.

1. Создать список задач
2. Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
3. Оценить срочность каждой задачи
4. Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы

Матрица позволяет вам быстро отмечать действительно срочные проблемы, выявлять важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и выявлять менее важные элементы, которые могут быть делегированы , перенесены или пересмотрены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.

.