Важные несрочные срочные неважные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Содержание

Тайм-менеджмент сквозь века: история управления временем

Основное определение тайм-менеджмента из 70х годов говорит о способах управления временем. У нас вечно «не хватает времени». Современные методики пришли к тому, что нам нужно не время, а эффективное управление. Причём не временем, а собой, своим разумом, здоровьем и жизнью.

Современный тайм-менеджмент включает в себя приоретизацию, делегирование, декомпозицию, здравую оценку проекта, а также чередование видов деятельности и анализ своей трудовой эффективности в долгосрочном планировании.

О том, как человечество пришло к нынешней структуре управления временем и процессами рассказывает Анна Рубцова.

Отношение ко времени в разных культурах было неодинаковым. Но то, что сделало нас людьми, труд — оставался с нами всегда. Отношение к рабочему времени также было разным. В магических культурах время было чем-то сакральным, связанным с миром духов и потусторонним. Например, в архаичной сказке о Василисе Прекрасной героиня встречает трёх всадников: день, зарю и ночь. Эти фольклорные элементы занимаются тем, что управляют ходом солнца. В сказках герою задают непосильную работу: за день вспахать поле, вырастить и испечь хлеб, или за ночь выткать ковер. Это гиперболизированный экзамен на право героя занимать заявленную позицию. При этом герою помогают волшебные помощники. Получается, умение делегировать, разбивать проект на этапы и не сдаваться, когда видишь большую задачу, было важно уже тогда и являлось критерием зрелости, базовым умением взрослого человека.

Тайм-менеджмент рабовладельческих государств бронзовой эпохи сводился к сложной системе трудовых повинностей для разных каст. Именно эти цивилизации, шумерская и египетская, оставили нам часы и календарь для определения рабочих часов. Управление временем работников сводилось к набору правил и обязанностей.

Пособия по управлению работой и временем мы находим и у древних римлян. Сенека писал к своему другу о праздном и непраздном времени (для трудов и для удовольствия), о ведении дневников и об анализе проведенного времени. А Марк Сидоний Фалц в своем «Пособии по управлению рабами» давал указания как по менеджменту команд (сколько человек нужно на команду, чтобы начать здравое соревнование между работниками), так и по распределению времени рабочих. Автор не рекомендовал уходить полностью в работу, описывал выгорание и советовал чередовать работу с отдыхом и поощрениями, при этом следить, чтобы не случалось приступов лени и саботажа.

Средневековые крестьяне смотрели на рабочее время, как на неизбежное зло. По христианским понятиям человек согрешил и был наказан тяжелым трудом. Когда труд становился слишком невыносим, а условия жизни — невыносимо тяжелыми (война-чума-голод), устраивались праздники (карнавалы и оргии). Но средневековые люди, даже дети, работали с утра и до ночи. Распорядок дня был обязателен для всех сословий.

Возрождение с его высокой смертностью крестьян от чумы и возросшим интересом к античности пошатнуло эти взгляды. В эпоху Возрождения появляется то утопистское, во многом механистическое отношение к человеку, как с одной стороны — к идеалу и мерилу всех вещей, а с другой стороны — как к чему-то рационалистическому, что можно изучить, вписать в рамки, как витрувианского человека — в золотое сечение.

Гуманист Альберти, Леон Батиста (предшественник Да Винчи) сочиняет не только планы идеальных городов (вслед за Платоном), но и планы идеального распорядка дня человека. Цитата о неизменному спехе того, кто проводит время с пользой — из его работ. Он же предлагает не только записывать свои дела и анализировать после, но и создавать распорядок дня, проставляя приоретизацию. Приоритеты он расставляет просто: сначала работа, потом учеба, потом развлечения.

Просвещенческий восемнадцатый и механистический девятнадцатый век продолжили традицию гуманизма. Бенджамин Франклин продвинулся в планировании дел настолько, что его метод лежит в основе современного тайм-менеджмента. Именно он придумал, как отделять главное от второстепенного: в пирамиде Франклина нужно сперва определить свои жизненные ценности, потом определить глобальные цели, построить генеральный план жизни, потом поделить его на отрезки помельче: на годы, на ближайшее время и на день.

В период индустриализации с появлением техники тайм-менеджмент понадобилось усовершенствовать, потому что в отличие от рабского труда, труд наемных рабочих более квалифицирован, а стало быть, им нужна другая мотивация и другое управление. В промежутке между серединой XIX и XX веков в истории тайм-менеджмента появляются такие основополагающие техники декомпозиции задач и приоретизации, как принцип Парето и матрица Эйзенхауэра.

Вильфредо Парето был социологом и экономистом. Первоначально этот принцип описывал распределение богатства в социуме. В применении к управлению временем этот принцип гласит «20% усилий приносят 80% дохода» или «80% дел можно закончить за 20% времени». Сегодня это применяется, например, в методике автора книги «Как работать 4 часа в неделю» Тима Ферриса для фрилансеров. Феррис предлагает вычленять наиболее важные задачи и максимально концентрироваться на выполнении, а рутину делать в остальное время, сочетая с отдыхом.

Как найти, которые из задач те самые 20%, подскажет нам Дуайт Эйзенхауэр, генерал и президент — автор матрицы Эйзенхауэра, на сегодняшний день работающей и простой методики для определения приоритетов. Все дела делятся на 4 категории по двум критериям: важность и срочность. Вот есть «важные и срочные», «важные, но не срочные», и также — неважные, срочные и нет. Если не делать «важных, но не срочных» — не будет прогресса, не будет развития. А если сосредоточиться только на срочных-неважных, вы будете тратить на них столько же своих усилий, сколько и на важные. «Срочные, неважные» рекомендуется делегировать, «несрочные, неважные» — удалять, срочные и важные делать, а срочные, но неважные — откладывать, но с четко заданным сроком. Система 4D от Эдварда Рея (do, delegate, delay, delete) поясняет, что делать с матрицей Эйзенхауэра. Но она всё еще не дает подсказки, что же для нас «важные» и «неважные» дела.

Вместе с заводами Форда XX век принес методики автоматизации и рационализации подходов к работе. Это и основы декомпозиции времени Помодоро или метод 90 на 30, и метод трех дел (как вариация — метод девяти дел). Это также и усовершенствованное планирование, например канбан и GTD (Getting Things Done — «доведение дел до завершения» — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, — Ред.). Первое легло в основу современного образования (уроки или пары, чередующиеся переменами), а второе — плотно вошло в современный менеджмент проектов IT.

Помидорный метод Франческо Чирилло (назван в честь его таймера в виде помидора), достаточно прост и популярен. Рабочий цикл состоит из 25 минут работы и 5 минут отдыха. Через 4 цикла перерыв на 30 минут. Подобную систему 90/30 предлагал Тони Шварц (90 минут работы и 30 минут отдыха, частный случай — 52/17). Сочетается с приоретизацией «Fresh or fried»: первые подходы на более важные дела, на свежую голову, остальное на менее важные. Важность определяется самостоятельно.

Японская система «Канбан» (досок), впервые введенная на заводе Тойота, подходит к вопросу с точки зрения автоматизации и конвейера. Входящие задачи сортируются, проставляется приоритет, назначается исполнитель, выделяется время на выполнение и дальше эти задачи перекидываются на другие доски: «в процессе» и «сделано». Этот метод лег в основу таких программ проджект менеджмента, как Jira, Trello, Asana, Notion.

Блогер и амбассадор современного образа жизни Надя де Анджелис, автор канала organizatrix рекомендует структурировать в Notion все: от списка для просмотра или прочтения до планировщика гардероба. Бизнесмены часто делегируют рутинные дела секретарю, но даже если нет живого секретаря, программы-планировщики его заменят.

В XXI веке системы работы больших корпораций дали сбой: человечество выходит из гуманистической парадигмы идеального человека. Мы больше не винтики на заводе Тойоты. «Софт скиллз», осознанность и развитие исследований в области психологии, особенно нейропсихологии, привело к тому, что мы больше не можем, как в XVIII веке, считать, что прокрастинация это лень, а лень — это порок. И психологи стали искать волшебную таблетку, средство «встать, взять и сделать».

Современные методики в первую очередь направлены на расширение возможностей человека, преодоление психологических барьеров, улучшение эффективности и производительности мозга, нейрофизиологической целостности человека, а не на следование расписанию. Больше внимания уделяется профилактике выгорания и депрессий.

Пирамида Роберта Дилтса — зеркальное отражение пирамиды Франклина. Это метод приоретизации, понимающий лучше видеть цель. Франклин советует начать с первой ступени, с самоидентификации, а у Дилтса всё начинается с повседневности, первая ступень — ежедневные поступки, материальное окружение. А наверху — роли в жизни. И рекомендация начинать не с верхнего уровня, миссии и самости, а с уровня убеждений. Потому, что если считать себя идеальным работником, но на самом деле не разделять эти ценности, то никакие марафоны успеха не помогут, начнется самосаботаж. Просто потому, что в глубине души человеку не интересно. Чтобы устранить самосаботаж — нужно найти то ограничивающее убеждение, которое тормозит получение тех навыков, которые изменят ситуацию.

Почему эти методы «3 работы в день» могут дать сбой? Любое вкладывание времени и энергии обозначается мозгом, как выполненный пунктик в списке. Для нашего восприятия напряженно думать о выполнении работы и работать — одно и то же.

Вычеркивание в планировщике может как мотивировать, так и демотивировать. Мы часто переносим изо дня в день всё те же списки дел. И когда в конце дня видим много не сделанного, вместо поощрения мозг получает сигнал «это непосильно, мы потратили энергию зря, в следующий раз не стоит и стараться». Метод «зеро инбокс» Мерлина Манна борется с этим. Согласно ему в начале работы надо сесть и разобрать входящие в почте (даже если принцип Парето относит это к 80% рутины). Должно быть нуль оповещений, нуль непрочитанных. Все обрабатывается по матрице Эйзенхауэра и по 4D (сделать, перенести, делегировать, выкинуть). Метод позволяет расчистить оперативное пространство и положительно влияет на настроение.

Метод декомпозиции проекта — «прогрессивный джипег» Артемия Лебедева (он же «как есть слона»). Приступая к большому проекту, начинать работу от общего к частному. Например, в тексте это план, в макете дизайна — прототип. Как файл JPEGв интернете подгружается, постепенно улучшая качество, но при этом показывая всю картинку, так и проект: лучше «сырой», но целый, чем идеальная одна маленькая часть. Если неизвестно, с чего начинать — следует подняться на уровень выше и начинать со схемы проекта, с определения что, собственно, делаем, и так далее.

Еще один метод преодоления пещерного страха перед невыполнимым — метод слепого письма или упражнения на креативность. Рекомендуют в школах развития и на курсах управления своим временем (в «школе контента» Майи Богдановой, например). Свободное творчество снимает страх перед ответственностью, успокаивает тревогу, связанную с перфекционизмом и комплексом отличника.

Курс по менеджменту проектов «Тессеракт» от современного консультанта, Ульяны Ходоровской, предлагает развивать пространственное воображение, тренировать память и наладить биологические часы. В первую очередь учит не планировать дела, а повысить эффективность и производительность. Управлять не временем, но собой. Не быть «идеальным человеком», а быть тем, кем ты есть на самом деле. И строить планы исходя из возможностей.

Автор: Анна Рубцова

Тайм менеджмент: 25 крутых техник

Успешный человек умеет управлять своим временем и эффективно планировать задачи. Чтобы научиться успевать больше, быстрее достигать целей, изучите тайм менеджмент: что это такое, и как работает. Прочитав эту статью, вы узнаете теорию управления временем, освоите 25 методов тайм менеджмента.

Определение тайм менеджмента

Понятие тайм менеджмента включает два английских слова: «тайм» — время, «менеджмент» — управление. Теория менеджмента учит, как эффективно распределять время, успевать больше за трудовой день, соблюдать дедлайны.

Тайм менеджер — это человек, который умеет управлять личным временем, планировать работу организации. Главным инструментом менеджмента является список дел, который организован по определенным критериям.

Принципы управления временем

Все авторские методы распределения времени основаны на одинаковых принципах:

Составляйте режим дня. Утром пишите список дел. Вечером напишите отчет о выполнении.

Разделяйте текущие задачи на главные и второстепенные. Реализуйте как минимум один пункт из перечня главных ежедневно.

Тайм планирование. Составляйте планы со сроками выполнения. Отслеживайте процесс: фиксируйте именно время, уделенное каждому занятию.

Планируйте отдых. Ресурс человека не безграничен. Запас свободного времени на отдых позволит меньше уставать, избежать тревоги и стресса, восстанавливать ресурсы.

Соблюдение всех правил менеджмента позволяют достичь максимальной эффективности, стать организованным специалистом.

25 техник тайм менеджмента

Попробуйте освоить 25 способов распределения времени. Техники расположены в порядке от сложного к простому.

№ 1 — Разделите задачи на 5 категорий срочности

Метод управления временем создан Брайаном Трейси, автором книг, экспертом по психологии успеха. Брайан Трейси предлагает присваивать локальным задачам 5 рангов:

Сделать срочно. Важнейшие по времени дела, которые нельзя откладывать.

Сделать позже. Приоритетные задачи, не требующие немедленных действий.

Желательно сделать. Занятия, не входящие в перечень приоритетов.

Делегирование. Для повышения эффективности поручить задачу другому сотруднику.

Удалить. Можно вычеркивать строчку из перечня.

Приведенная схема является универсальной. Она подходит для распределения рабочего времени менеджера, для планирования бытовых дел. Чтобы узнать больше, прочитайте книги Брайана Трейси.

№ 2 — Планируйте как президент: матрица Эйзенхауэра

Эту схему использования времени создал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-ым президент США. Схема подразумевает разделение проектов на 4 группы:

срочные важные дела;

несрочные важные дела;

срочные неважные дела;

несрочные неважные дела.

Разделите актуальный перечень задач на 4 группы. Делайте горящие важные задачи в первую очередь. Уделяйте несрочным важными делам до 60% трудового времени. Контролируйте даты выполнения важных задач, соблюдение дедлайнов. Вычеркивайте несрочные неважные задачи. Делегируйте горячие неважные дела для повышения эффективности.

№ 3 — Постройте пирамиду Бенджамина Франклина

Эта стратегия распределения времени тоже создана президентом. Пирамида Франклина помогает в составлении деловых и персональных планов. Пирамида Франклина, как пирамида Маслоу, основана на базовых ценностях человеческой психики.

Содержание Пирамида Франклина включает 6 разных уровней:

Жизненные ценности. Понятия, обладающие первостепенной значимостью для человека, формирующие костяк личности. Понимание собственных ценностей наполняет смыслом жизнь. Примеры ценностей: накопление богатства, творческая реализация, альтруизм.

Главная цель. Порядок выражения ценности во внешнем мире. Например, для ценности «накопить богатство» целью может быть «стать владельцем крупной компании».

Генеральный уровень. Перечисление шагов, выполнение которых позволит достичь главной цели. Пример: «получить степень МВА, открыть бизнес, стать лидером в регионе, организовать работу по России, выйти на международный уровень».

Долгосрочный план. Фрагмент генеральной стратегии, рассчитанный на 5 лет.

Краткосрочный план. Стратегия достижения целей на ближайший квартал.

Проведение дня. Включает маленькие шаги для достижения цели, для реализации личных ценностей.

Пирамида Франклина позволяет поддерживать высокую мотивацию для реализации важнейшей по времени задачи.

№ 4 — Научитесь умному целеполаганию SMART

Технология SMART используется для формулировки задач и составления планов. Метод SMART учит рассматривать дела по 5 вопросам:

Конкретность. Сформулируйте суть занятия, желаемый результат. Избегайте расплывчатых формулировок. Используйте цифры («заключить 100 сделок за квартал»), объективные факты («открыть филиал в Москве»).

Измеримость. Определите критерии, показывающие выполнение заданий. Чем конкретнее сформулирован результат, тем проще отслеживать прогресс.

Достижимость. Задача должна быть выполнимой, если уделить работе время. Избегайте мечтаний без основы, завышения планки возможного.

Адекватность. Каждый шаг должен приближать к важнейшей по времени цели. Сочетайте инструмент SMART с пирамидой Франклина, чтобы эффективно достигать результатов.

Ограниченность. Без ограничения срока задачи постоянно откладываются. Устанавливайте время исполнения. Соблюдайте установленные дедлайны.

Методология SMART повышает эффективность выполнения запросов. Универсальная технология подходит для организации рабочих и бытовых проектов.

№ 5 — Используйте ленточные диаграммы Ганта

Распределение личного времени по ленточной диаграмме Ганта подходит визуалам. Составьте аналогичную таблицу:

	Январь	Февраль	Март	Апрель	Май
1
2
3
4

Заполните левый столбец перечислением актуальных целей. Распишите выполнение этапов. Укажите дедлайны выполнения важных дел. Отметьте срочность цветом в таблице. Желательно распечатать таблицу, повесить над офисным столом.

№ 6 — Освойте помидорное планирование

Система Tomato Planning позволяет распределять время. Стратегия основана на чередовании занятости и паузы. После 25 минут сосредоточенного труда делайте перерыв 5 минут. После 4-х периодов делается пауза 30 минут. Стратегия подходит людям с рассеянным вниманием.

№ 7 — Разделите смену на блоки 90−30

Стратегия контроля времени основана на помидорном планировании. Чередовать нужно 90 минут занятости и 30 минут паузы. Стратегия 90−30 подходит людям, умеющим долго концентрироваться на однотипной работе.

№ 8 — Освойте инструмент GTD

Программа GTD (Getting Things Done) предложена бизнесменом Дэвидом Алленом. Полезные тезисы программы:

Учитывать идеи в одном месте: блокнот, файл, приложение.

Формулировать пункты конкретно, избегать двусмысленных трактовок.

Масштабные задачи разбивать на конкретные подзадачи.

Прописывать дедлайны выполнения задач.

Объединять однотипные занятия в группы.

Периодически удалять неактуальные материалы.

Стратегия позволяет освободить мозг от запоминания задач, что помогает думать эффективнее.

№ 9 — Планируйте по технике ZTD

Система Zen to Done (ZTD) создана блогером Лео Батутой. Она представляет собой расширенную версию GTD. Автор рекомендует распределять объемные дела по неделям, маленькие дела — по дням.
Лео Батута делает акцент на соблюдении здорового режима дня без переработок. Автор советует сосредоточиться на интересных пунктах, поручать скучные рутинные занятия другим людям.

№ 10 — Освойте методику учета 1−3-5

Стратегия 1−3-5 предписывает каждый день делать 1 очень важное дело, 3 средних по важности, 5 незначительных. Определить фактор важности можно по стратегии Эйзенхауэра.

№ 11 — Выделяйте 3 главные задачи

Если предыдущая стратегия показалась сложной, в день делайте 1 дело из каждой группы.

№ 12 — Сервируйте лягушек на завтрак

Лягушка — сложная задача, мысли о которой доставляют дискомфорт. Это определение придумал Брайан Трейси, автор популярной стратегии тайм менеджмента. Брайан Трейси советует начать смену «поеданием лягушки» — выполнением сложной неприятной работы.

№ 13 — Нарежьте слона на бифштексы

Слон — нагрузка, выполнение которой потребует много времени. Ее невозможно закрыть за день, или месяц. Нарезать слона — разбить крупную нагрузку на промежуточные этапы. Выполнение маленьких подзадач проще организовывать.

№ 14 — Освойте стратегию Kanban

Схема Kanban создана руководителями компании «Тойота». Для целеполагания используются бумажные карточки или электронный сервис. На карточке пишется одно поручение.

Карточки деятельности нужно распределять по столбцам:

«Необходимо сделать».

«Стадия выполнения».

«Выполнено».

Последний столбец регулярно очищается от неактуальных карточек.

№ 15 — Ежедневный контроль продуктивности

Повысить личную результативность поможет практика, предложенная Глебом Архангельским. Вам нужно зафиксировать, сколько вы тратите времени на задачи: рабочие, бытовые, персональные. Каждая минута должна быть учтена.

Аналитика затрат времени поможет планировать день. Фиксируйте перекуры, телефонные разговоры, кофе-брейки с сотрудниками, проверки сайтов, социальных сетей. Сложив минуты, потраченные впустую, получите 1−3 упущенных часа.

№ 16 — Используйте стратегию 4Д

Стратегия тайм менеджмента позволяет систематизировать список занятий. Присвойте каждой записи категорию:

Делать. Выполните в ближайшее время.

Делегировать. Поручите выполнение другому человеку.

Дождаться момента. Установите дедлайн, выполните позже.

Долой (удалить). Вычеркните строчку из блокнота.

№ 17 — Держите папку «Входящие» пустой

Бизнес тренер Мэрилин Манн предлагает очищать входящую почту. Поступающие письма следует обрабатывать: писать ответы, дополнять план, давать поручения, удалять спам. Накопление писем приводит к потере важной информации, замедляет деловую коммуникацию, переговоры с клиентами.

№ 18 — Нельзя отвлекаться

Не сочетайте 2 вида деятельности. Нельзя вести телефонный разговор, параллельно заполняя квартальный отчет. Это ложная экономия времени. Вы можете допустить ошибку в отчете, поиск ошибки потребует времени. Можете упустить часть значимой информации из переговоров, тогда придется перезванивать собеседнику.

№ 19 — Применяйте закон Парето

Правило Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата. Проведите анализ рабочего процесса. Определите 20% действий, приносящих 80% прибыли. Уделите максимум времени выполнению определенных действий. Действия, приносящие 20% прибыли, старайтесь поручать другим.

№ 20 — Работайте на пределе возможностей

Эта стратегия основана на законе Парето. Автор стратегии, Тим Феррис, считает, что если 20% времени работать на максимуме качества, можно увеличить прибыль на 80%. Стратегия подходит людям с крепкой нервной системой, навыком долго концентрироваться. Иначе работа на пределе ресурсов вызывает профессиональное выгорание.

№ 21 — Составляйте временные списки дел

Составление перечня — простой способ начать научиться тайм менеджменту. Записывайте дела в одном месте (блокнот, компьютер, телефон). Вычеркивайте решенные проблемы. Эта практика — развитие привычки отслеживать дела.

№ 22 — Используйте автофокус

Усложненная версия предыдущей стратегии. Выпишите все дела, пришедшие в голову. Начните делать 1−3 задачи ежедневно. Выбирайте интересные занятия, без причин срочности и сложности. Стратегия приучает ежедневно работать над делами, помогает бороться с прокрастинацией, преодолевать нехватку сил.

№ 23 — Составляйте график вечером

Блогер Стефани Ли советует составлять расписание вечером. Продуктивные утренние часы стоит использовать эффективно. Составив режим вечером, на работе приступайте к важным делам.

№ 24 — Ведите ежедневник

Купите блокнот, позволяющий расписывать дела по минутам. Записи «подготовить отчет для налоговой» и «помыть посуду» занимают по строчке. Первое занятие потребует больше времени и сил. Составление временного хронометража поможет увидеть реалистичную картину.

№ 25 — Используйте правило двух минут

Когда выполнение работы занимает 2 минуты времени, сделайте ее сразу. Так вы уменьшите количество записей в блокноте.

Вы можете создать собственную стратегию распределения работы. Выберите методы, которые вам подходят, адаптируйте под конкретные задачи. Поняв принципы тайм менеджмента, можно создать персональную стратегию расстановки приоритетов и эффективного планирования.

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Даже самый хороший план может провалиться. Так как же осуществить запланированное?

Чтобы достичь нужного результата, сконцентрируйтесь на одной задаче и откажитесь от второстепенных. Как это сделать?

При делегировании мы боимся, что человек не справится с заданием или выполнит его плохо. Такой подход не даст вашим подчинённым расти. Делегируйте неважные, но срочные дела и сотрудничайте с подчинёнными в важных, но не срочных. Это освободит ваше время и мотивирует сотрудников.

Чтобы избавиться от ненужных дел, важно уметь отказывать в просьбах, которые мешают вашим планам.

Перед началом работы отключите всё, что может отвлечь (телефон, социальные сети, почту) и сконцентрируйтесь на задаче.

Проанализируйте свой день и напишите, на что уходит время. Отметьте действия, которые направлены на решение запланированных задач и полноценного отдыха. Все неотмеченные действия — это хронофаги, пожиратели времени. Отказавшись от них вы освободите время для важных задач.

На самом деле мы не решаем несколько задач одновременно, а переключаемся между ними. Но это не делает нас эффективными. Наоборот, мы:

замедляемся,
ошибаемся,
стрессуем,
перестаем чувствовать жизнь,
начинаем забывать важные вещи,
разрушаем отношения с близкими,
становимся эмоционально нестабильными,
теряем креативность.

Тайм-менеджмент не о том, как работать двадцать четыре часа в сутки и не уставать. Он об эффективной работе и комфортной жизни. Планируйте отдых. Установите для себя два времени, когда будете прекращать работу: более раннее для обычных дней, более позднее — для авральных. Отключите email вне работы или разрешите push-уведомления только для самых важных адресов.

Хаос в почтовом ящике тормозит работу: приходится перечитывать письма несколько раз, долго искать нужное, отвлекаться на рекламу. Настройте папки и фильтры вашего почтового сервиса, чтобы упорядочить информацию:

Создайте папку для сообщений, которые содержат важную или полезную информацию, чтобы легко к ней вернуться. К примеру, у меня есть папка «Полезные инструкции», куда я складываю инструкции по онлайн-сервисам, с которыми работаю.
Создайте лейблы для писем и маркируйте ими сообщения: «Срочно», «Обдумать».
Создайте тематические папки и настройте на них автоматические фильтры, чтобы входящие сообщения сами распределялись по темам.
Создайте отдельную папку для рекламных рассылок: возможно, вы захотите к ним вернуться, но им не место в основном ящике.
Создайте шаблоны для однотипных писем. Например, если вы часто поздравляете своих коллег с днём рождения по email, сделайте заготовку такого письма.

Отфильтруйте информацию, которая нужна для решения ваших задач от бесполезной или чрезмерно детальной.

У всех разные биоритмы. Одним удобнее рано вставать и решать важные задачи в первой половине дня, другие более продуктивны вечером или ближе к ночи, третьим необходим дневной сон, чтобы работать эффективно. Понаблюдайте за собой. Если вы знаете, что в определённые часы наиболее активны, назначьте на это время важную встречу или совещание. Не заставляйте себя работать, когда организм уже уснул.

Во время работы ничего не должно раздражать или отвлекать: неудобный стул, всплывающие уведомления в браузере, дующий кондиционер. Беспорядок на столе отвлекает и отнимает время. Организуйте письменный и компьютерный рабочий стол, чтобы нужные материалы было легко найти.

Не зацикливайтесь на неважных деталях. Вы никогда не сможете выполнить задачу на сто процентов так, как хотите. Стараясь добиться идеала во всём, вы становитесь неэффективными. Помните поговорку: «лучшее — враг хорошего».

Рассчитывайте и ограничивайте время для работы и отдыха.

Планируйте окончание каждой задачи: дело А будет завершено к восьми вечера четверга, дело Б — к трём дня пятницы и так далее. Чёткие рамки не дадут затягивать работу.

Если по расчётам на выполнение задачи А нужно три часа, заложите четыре. Запас времени избавит от стресса и пригодится в случае форс-мажоров.

Если вы намерены решить задачу к сроку, у вас два исхода: либо успеете точно в срок, либо опоздаете. Старайтесь завершить дело раньше запланированного — тогда проект будет готов досрочно или вовремя.

Этот метод был назван в честь кухонного таймера в виде помидора.

Запланируйте задачу.
Поставьте таймер на 25 минут.
Работайте не прерываясь и не отвлекаясь до звонка.
После раунда сделайте перерыв в 3-5 минут.
После каждого четвертого раунда отдохните 15-30 минут.
Запишите, что отвлекало или мешало. Это ваши «пожиратели времени».

В течение двух-трёх дней записывайте, на что тратите время с погрешностью в пять минут. Проанализируйте:

Какие действия не относятся к решению задач или полноценному отдыху. Это «пожиратели времени». Откажитесь от них.
На какую задачу вы тратите больше всего времени. Подумайте, как её оптимизировать.
На какие долгосрочные цели уходит меньше всего времени? Пересмотрите цели и сроки их достижения. Возможно, вы отстаёте с одной из них от плана.

Мозг способен фокусироваться на задаче не более полутора часов. Если не работаете по методу «Помидора», делайте перерывы в 10-15 минут каждые полтора часа. Они помогут разгрузить мозг.

В поезде, в аэропорту, в пути мы проводим время, которое кажется упущенным. Заранее решите, над какими задачами будете работать в период ожидания. Возможно, это не дела из категории «срочно и важно», но они тоже есть в вашем списке.

Инструменты и практики тайм-менеджмента не универсальны, их нужно адаптировать под конкретного человека и ситуацию. К примеру, у каждого свои «пожиратели времени» и ошибки в управлении временем. Фиксируйте их, чтобы видеть, над чем нужно работать.

Не используйте слепо все инструменты тайм-менеджмента. Проверьте, что работает именно у вас. Составьте список лучших практик.

Чтобы постоянно придерживаться плана, важно уметь мотивировать себя.

Мотивация бывает позитивной — «если я сделаю это сегодня, то куплю себе пирожное» и негативной — «если я не сделаю это сегодня, то не буду есть пирожные целый месяц». Другими словами, вы либо поощряете себя, либо наказываете. Подумайте, какая мотивация вам больше подходит. Я советую использовать обе методики.

В конце периода — месяца или года — выпишите всё, что удалось сделать. Обязательно поощрите себя.

Мы часто говорим, что у нас нет времени. Это демотивирует и останавливает прогресс. Вместо этого проанализируйте, на что у вас есть время. Говорите и думайте об этом.

Как делегировать полномочия: Матрица Эйзенхауэра

Многие знают о матрице Эйзенхауэра «важность»-«срочность». В соответствии с ней можно выделить четыре категории дел:

Важные и срочные
Важные и несрочные
Срочные, но не важные
Несрочные и не важные

Их рекомендуется решать в указанном цифрами порядке. Но в жизни обычно бывает иначе: срочные неважные часто меняются местами с важными несрочными. Срочные дела часто связаны с давлением каких-то людей или организаций. Например, к Вам забегает подчиненный и просит срочно решить какой-то вопрос. Или, когда Вы собираетесь заняться важным делом, зазвонил телефон…Так в рутинных делах проходит целый день, и Вы с горечью понимаете, что он не успели заняться таким важным делом, как, например, планирование нового проекта. Знакомо?

По сути дела, каждый предприниматель и менеджер должен уметь противостоять напору срочных неважных дел: отфильтровывать ненужных посетителей, ненужные звонки с помощью секретаря или другим образом.

А что же с важными срочными делами? Уж они-то конечно решаются нами в первую очередь? Отнюдь! ))

Это может быть визит в правоохранительные или налоговые органы, разрешение конфликта с начальством или подчиненными, дело, которое долго откладывалось, и все сроки по нему вышли. Поэтому каждое утро менеджер «охотно» набрасывается на подвернувшиеся пустяковые дела, лишь бы не делать те самые неприятные.

Большинство неприятных дел, в отличие от коньяка, не становятся лучше от выдержки, но как за них взяться? Есть чудесный принцип, изложенный Брайаном Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». Лягушка тут, как символ неприятного дела.

Под номером 1 поставьте самую неприятную, самую жирную лягушку. Под номером 2 – лягушку помельче и т. д. Начните день с решения самой неприятной задачи. Вы почувствуете громадное облегчение!

Зачеркивайте в списке каждое дело, которое вы сделали. К середине дня самые жирные лягушки будут вычеркнуты из листа, а вы будете чувствовать себя легко и свободно, решая все менее и менее трудные дела. И никаких стрессов!

Есть подобные задачи? Напишите нам!

Спасибо за заявку!

На указанный Вами e-mail мы отправили приветственное письмо.
Если его нет во входящих, проверьте папку СПАМ.

Вы можете сразу поставить первую задачу на почту [email protected]

менеджмент — управление временем, или Как научиться все успевать

В переводе с английского «тайм-менеджмент» — управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент – это учет и оперативное планирование.

Философия и практика управления временем – относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит – он и тайм-менеджмент – две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

оптимизация времени;
планирование дня;
учет времени;
организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и расставлять приоритеты незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела – важны». Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Принцип действия

Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:

Это важно?
Это срочно?

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

Важные срочные.
Неважные срочные.
Несрочные важные.
Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер. Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы. Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?

Важные срочные

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются жизненно важными и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность – основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте — управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Несрочные неважные

Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, Facebook и т.д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.

Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред — в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу – время, потехе — час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.

Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе – ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда. Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.

Правило «повозки и лошади»

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число – женщины) уверены, что хорошо трудиться — значит много трудиться. Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать тайм-менеджмент (управление временем) — стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения – сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем – разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра. Блог ManGO! Games

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные», — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов планирования. Ее знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а ее постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.

Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.

Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица – успешный результат его поисков.

Планирование и приоритеты

Суть инструмента – в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберемся, как именно это работает на практике.

Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня – каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.

Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и «закрывает текучку», а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперед, поднять над самими собой, времени не остается. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.

Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь – все, что срочно, кажется важным.

Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха – за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты – быстрее приближаться к цели за счет выполнения задач в оптимальном порядке.

Путь к цели

От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.

Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.

Люди приходят к этому по-разному. Узнают от успешных близких, во время мастер-классов по планированию в рамках корпоративного образования, читая мотивирующие книги об успехе, на бизнес тренингах компании по эффективности. В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.

Методика

Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая – для списка дел одной из категорий.

Несрочные важные.

Срочные важные.

Срочные неважные.

Несрочные неважные.

В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю – несрочное и неважное.

Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты.

Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.

Правила просты:

Обязательно выполняем дела несрочные, но важные. Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.

Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.

От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.

Срочные неважные дела лучше всего поручить другим людям, или службам и сервисам.

Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности – идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.

Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?

Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает – необходим грамотный тайм-менеджмент.

Матрица Эйзенхауэра – один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.

В чем разница между важными и срочными задачами

При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.

Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.

Как работать с матрицей

Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ. Сюда относятся самые приоритетные задачи, связанные со здоровьем, решением кризисных ситуаций, предупреждением различных неприятностей и продвижением к общему прогрессу.

Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.

Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.

Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.

Полезные советы

Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.

Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5-6 пунктов.

Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.

Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:

Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.

Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков – нет напоминаний.

Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:

Todoist.

Asana.

Trello.

Basecamp.

Jira.

Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты для ваших задач для повышения производительности

В своей речи 1954 года покойный американский президент Дуайт Д. Эйзенхауэр объяснил, цитируя неизвестный источник: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное редко бывает важным, а важное редко бывает срочным ». Это очень поэтическая фраза — литературный прием называется хиазм , если вы должны знать, — но это действительно кажется немного запутанным, по крайней мере, сначала.

Что В чем заключается разница между срочными и важными задачами? Как что-то может быть исключительно важным, но не срочным? Аналогичным образом, зачем говорить о том, что что-то критически срочно, если не столь же важно? Введите матрицу Эйзенхауэра

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это не эпизодическая роль президента в знаменитой трилогии о научно-фантастических фильмах, а просто наглядное пособие, которое поможет вам лучше понять свои приоритеты в пределах определенного периода времени, т.е.е. на этой неделе или на долгую жизнь в целом.

Он состоит из четырех блоков, основанных на двух понятиях «срочность» и «важность», с целью объединить ваши обязанности в блоки, которые позволят вам эффективно планировать важные задачи, одновременно планируя менее важные дела на потом или делегируя их кто-то другой.

При точном определении четыре поля матрицы Эйзенхауэра помечены как:

Квадрант 1: Срочные, важные задачи
Квадрант 2: Важные, но несрочные задачи
Квадрант 3: Неважно , но срочные задачи
Квадрант 4: Не важно, не отвлекает срочно

Как и цитата Эйзенхауэра, это должно наводить на мысль о большой необходимости различать эти два термина.

Срочность подразумевает важность, но она устала от временной основы, срока выполнения или крайнего срока; в качестве альтернативы, важность опирается на концептуальность, то есть на то, что действительно имеет ценность по отношению к цели или задаче.

Чтобы свести к минимуму путаницу, давайте поработаем со следующими неопределенными определениями:

Важно : Самостоятельно дополняющие задачи, которые имеют ценность и способствуют достижению ваших целей, будь то личные или профессиональные.
Срочно : Обязанности, зависящие от времени, которые могут иметь или не иметь значение, но должны быть выполнены.

Профессиональная жизнь многих людей полна «срочных» задач, которые кажутся неважными. Отправка электронных писем и заполнение форм обычно не считаются важными, если они не помогают вам в реализации ваших личных мечтаний.

И наоборот, многие важные задачи не считаются срочными, потому что невыполнение их не имеет очевидных последствий.

Отсутствие приоритета задач, имеющих фактическую важность , может серьезно повредить вашим шансам на успех в достижении ваших долгосрочных целей.

Таким образом, матрица Эйзенхауэра является иллюстрацией философии «срочное или важное», чтобы дать представление о том, где именно вы должны распределять свою энергию и ресурсы.

Почему вам следует использовать матрицу решений Эйзенхауэра?

В исследовании 2018 года профессор Мэн Чжу придумал «простой эффект срочности», теорию, согласно которой неотложные дела привлекают повышенного внимания , поскольку эти возможности исчезают сразу же, даже если их влияние или значимость зачастую меньше, чем несрочные дела. задания.

В одном эксперименте тестовой группе был предоставлен выбор между несрочным назначением с высокой отдачей и срочным назначением с низкой отдачей. В контрольной группе оба варианта не были срочными. Как вы могли догадаться, только 13,9% рабочих в контрольной группе выбрали задачу с низкой отдачей. Однако в тестовой группе поразительные 35,3% рабочих предпочли работать над задачей с низкой отдачей только потому, что посчитали ее неотложной.

Подразумевается, что нас легко обмануть, установив приоритетность менее прибыльных задач, обозначенных как «срочные».Ограничение по времени делает их важными. Использование Матрицы Эйзенхауэра может повысить ваше осознание этой прискорбной склонности вкладывать энергию в деятельность, которая на самом деле не приносит нам пользы.

Благодаря этой повышенной осведомленности вы можете лучше распределять свое время, вращаясь вокруг задач, которые наиболее важны для вас. Матрица Эйзенхауэра также направлена на устранение этих фиктивных задач как средство экономии времени и, следовательно, повышения продуктивности, поэтому вы быстро понимаете, что многие из этих «срочных» задач, решаемых по принципу «сделай или умри», можно быстро отбросить с небольшими последствиями.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Матрицу Эйзенхауэра можно представить как четыре визуально отдельных, но часто взаимосвязанных пространства, каждое из которых содержит список дел. В качестве альтернативы представьте, что это единый список дел, разделенный на четыре раздела. Вот основные шаги, которые вам следует предпринять:

1. Определите макет

В зависимости от того, как вы лучше всего визуализируете вещи, вы можете захотеть разместить разные категории в разных местах. В основном это эстетично, но вам определенно следует создать матрицу наиболее интуитивно понятным для вас способом.

В современном мире быстрых лозунгов «сделать, решить, делегировать и удалить» обычно принято в качестве заголовков разделов. Вы можете последовать их примеру или просто остановиться на срочном и важном.

Хотя все знают Матрицу Эйзенхауэра как эти четыре блока, фактическое деление дано только для ясности на странице. Если вы рассматриваете Матрицу Эйзенхауэра именно как матрицу , вы можете дополнительно организовать свои задачи, оценивая их по каждой оси.

Ниже представлена матрица, смоделированная численно, с x в отношении срочности и y в отношении важности в профессиональном качестве, как и в задачах на обычную рабочую неделю.

Вам не нужно травмировать себя повторным изучением математики, но простая шкала от 1 до 10 может помочь вам легче расставлять приоритеты. Очевидно, вы все равно можете разделить на четыре квадранта, используя числовую шкалу, поскольку ваш макет отражает то, что лучше всего подходит для вас, а это означает, что у вас есть полная свобода творчества.

2. Делать или не делать

Один из основных факторов, который следует учитывать, — это то, как именно вы собираетесь заполнить матрицу Эйзенхауэра. Это можно сделать двумя способами:

Отфильтрованный список : Запишите свой обычный список дел, прежде чем фильтровать его по одному через матрицу.Этот метод лучше подходит для тех, кто любит быстро вести журнал или быстро записывать все в одном месте

Выделенная матрица : просмотрите каждый раздел, чтобы ввести свой список дел непосредственно в матрицу, устраняя необходимость в первоначальном списке . Этот метод лучше подходит для более медленного и методичного мышления.

Какой бы процесс вы ни выбрали, наиболее важным шагом будет именно то, как вы принимаете решения и распределяете действия по каждому квадрату. Как и следовало ожидать, это тоже самая сложная часть.

3. Распределение

Как военный, точнее лейтенант, ставший генералом, Эйзенхауэр был бы хорошо знаком с идеями, лежащими в основе распределения ресурсов и приоритизации целей. Хотя вы, вероятно, не планируете глобальную войну, как он, принцип остается неизменным.

Для каждой задачи просмотрите критерии каждого поля, а именно:

Квадрант 1 — Срочные и важные действия: Повышает ценность вашей жизни или напрямую способствует достижению цели, зависящей от времени.Должны быть выполнены действия сейчас по уважительной причине.
Квадрант 2 — Важные, но не срочные действия : добавляет ценность или приносит пользу целям, но не имеет близкого срока. Должно быть сделано позже по уважительной причине.
Квадрант 3 — Неважные, но срочные действия : не увеличивает ценности и не способствует достижению ваших личных целей, но это обязательство, которое необходимо выполнить сейчас, иначе возникнут очевидные, серьезные последствия. Необходимо сделать сейчас по причинам, не связанным с конкретной целью.
Квадрант 4 — Неважные, несрочные действия : Это ненужные задачи, которые отвлекают. Они не добавляют ценности, не помогают целям и не имеют срока выполнения. Не следует делать, потому что для этого нет веской причины.

Поскольку матрица Эйзенхауэра — это инструмент управления временем, высокоэффективные люди задаются вопросом, следует ли им тратить время на выполнение определенной задачи. Обдумайте все как следует, но если нет явного объяснения, избавьтесь от него.Очевидно, что у нас есть много вещей, которые мы не хотим делать, поэтому будьте осторожны, чтобы не стереть из своего расписания все, кроме катания на лыжах, секса и морепродуктов.

4. Редакция

После того, как вы заполнили свой список задач, следующим шагом будет внесение в него поправок при необходимости. Если возникнет какая-то чрезвычайная ситуация, добавьте ее; в равной степени, если что-то оказывается менее важным, чем вы изначально думали, или если вы упускаете шанс, избавьтесь от этого.

Конечно, бумажные форматы не обладают большой универсальностью в этом смысле, поэтому вы можете подумать об использовании вместо этого цифрового формата планирования.

Работает ли матрица Эйзенхауэра?

Раз уж мы немного коснулись темы американских президентов, давайте рассмотрим слова Авраама Линкольна, который сказал: «Дайте мне шесть часов, чтобы срубить дерево, и я потрачу первые четыре на то, чтобы точить топор». Уважение к планированию — обычная тема для сверх-успешных людей, поэтому начало дня с небольшого придумывания стратегии, несомненно, повысит вашу продуктивность.

В статье П. Лалли и Б. Гарднера 2011 года, подкрепленной большим количеством академических исследований важности планирования достижения цели, утверждается, что «люди могут не действовать в соответствии со своими намерениями, когда появляется возможность действовать, потому что они забывают разыграть намеченное действие », при этом« одним из важных подходов [является] формирование плана.«Проще говоря, мы можем легко забыть сделать то, что мы планировали, без использования эффективного планирования.

Составление матрицы в день — это активный шаг к достижению цели. Вам не нужно выигрывать художественные призы, поэтому процесс займет 3-5 минут.

Однако многие сообщают, что этот процесс может занять гораздо больше времени, поэтому, если у вас нет места для ежедневной матрицы, вы все равно можете работать в недельных или ежемесячных временных рамках.

Вы не только станете более осведомленными о том, как вы проводите время, но и улучшите свои навыки самоанализа, что является самой непосредственной предпосылкой для повышения продуктивности.

Хотя его форма представляет собой сетку 2×2, принцип Эйзенхауэра может быть представлен в любом случае, если он разделяет ваши задачи и цели на четыре части. Независимо от того, решите ли вы создать таблицу из 4 столбцов в Bullet Journal — как часть ежемесячного распространения или будущего журнала — или в разделе цифрового планировщика, например Friday, основные функции останутся прежними.

На самом деле цифровые платформы могут лучше подойти для этой модели, поскольку вы сможете пересматривать задачи, свободно перемещая их, или просто избавляться от завершенных элементов и проектов.Вы можете реализовать принцип Эйзенхауэра, а также другие инструменты повышения производительности, в чем-то вроде ежедневника на пятницу или в качестве повторяющихся подсказок в своих распорядках.

То, где именно вы создаете матрицу Эйзенхауэра, зависит от вас, но есть явные преимущества категоризации и визуализации срочных и важных задач на данный день, неделю или месяц.

Иногда мы все естественным образом можем стать жертвами «простого эффекта срочности», но наша склонность откладывать действия, которые, вероятно, принесут большее счастье (важно), в пользу тех, которые только сейчас мешают (срочно) может под контролем.Тщательное планирование — это шаг в правильном направлении и творит чудеса.

В то время как инструмент планирования Дуайта Д. Эйзенхауэра позволяет рассматривать срочность как полунезависимую от важности, возможно, ваше решение создать собственную матрицу — это и то, и другое. Если у вас есть какие-либо оговорки, попросите друзей прислать вам электронное письмо «СРОЧНО: Матрица Эйзенхауэра» и посмотрите, как вы себя чувствуете.

Важно или срочно? Повышение производительности за счет простого планирования | автор: Costin Ciora

Недавно я получил вопрос на Quora о том, как управление временем и продуктивность могут снизить уровень стресса.Стресс является результатом множества факторов, но во многих ситуациях стресс является результатом желания выполнить множество действий в сжатые сроки.

В своей книге «В первую очередь в первую очередь» Стивен Кови представляет инструмент под названием «Матрица управления временем», приписываемый Дуайту Д. Эйзенхауэру (также известный как «Матрица решений Эйзенхауэра»). Это простой инструмент, который я представлю в этой статье.

В матрице 4 квадранта:

Квадрант 1: Важное и срочное: Здесь мы можем найти действия, связанные с нашей основной профессиональной деятельностью, которые необходимо завершить как можно скорее.Эти действия важны для наших общих целей.

Квадрант 2: Важные и несрочные: Хотя в этой категории мы можем найти задачи, которые коррелируют с нашими целями, нет ощущения срочности их выполнения, поэтому во многих случаях они откладываются на на следующий день.

Квадрант 3: Неважно и срочно: это действия, которые вы должны делегировать. В большинстве случаев другой человек говорит нам, что эти действия «срочны» («Мне нужно решить что-то срочное, не могли бы вы мне помочь?»).Звучит знакомо? Помните, что «срочно» для другого человека не «срочно» для вас. Если вы решите помочь другому человеку, у вас будет больше задач из квадранта 1 (важных и срочных).

Квадрант 4: Неважные и несрочные: Это те виды деятельности, на которых нам не следует уделять слишком много внимания, поскольку они отнимают много времени и не связаны с нашими долгосрочными целями.

Как может возникнуть стрессовая ситуация из-за слабой продуктивности?

Представьте, что вы каждый день сосредотачиваетесь на деятельности в квадранте 1.Каждый день вы изо всех сил пытаетесь найти время и завершить свои дела в срок. Это приносит вам все больше и больше стресса.

Если вы хотите повысить свою продуктивность, вам следует увеличить количество операций, выполняемых в квадранте 2 (важные и несрочные). Например: если вы знаете, что должны закончить презентацию на следующей неделе, вы можете разделить работу на ежедневные небольшие задачи, чтобы закончить вовремя.

Как управлять временем для повышения производительности

Что мне теперь делать? Сосредоточиться на самом важном или на самом срочном? Обычно, когда мы не знаем , как управлять временем , мы заботимся о том, что требует немедленного ответа — e.грамм. уведомления на смартфоне — и мы склонны откладывать более важные задачи — например, интерпретация отчетов. Чтобы быть хорошим менеджером, вам нужно поменять приоритеты: важные задачи всегда должны выполняться в первую очередь. И вы можете научиться этому прямо сейчас, попрактиковавшись:

1. Метод Эйзенхауэра

Бывший президент Соединенных Штатов, а также Колумбийского университета, генерал Дуайт Эйзенхауэр заявил, что важное редко бывает срочным, а срочное — редко важным. На первый взгляд, многие повседневные задачи кажутся одинаково важными и неотложными.Но более пристальный взгляд может показать, что многие неотложные задачи не являются действительно важными в долгосрочной перспективе, а очень важные задачи, такие как улучшение методов, создание новых продуктов или услуг, повышение навыков, проведение большего количества времени с семьей и расширение сети отношений часто являются не срочно. Итак, давайте рассмотрим матрицу Эйзенхауэра:

IV: Квадрант отходов. Исключите или сведите к минимуму истинный досуг.

III: Квадрант иллюзии.В некоторых случаях тактично скажите «нет», а в других просто делегируйте полномочия. Шум создает иллюзию важности, которая может существовать для других людей, но не для вас.

II: Квадрант качества. Установите расписание для этих мероприятий. Сократите время, затрачиваемое на квадранты III (срочные и неважные задачи) и IV (несрочные и неважные задачи). Помните, что неудача здесь означает перенос задач в Квадрант I Стресса.

I: Квадрант напряжения. Решите это сейчас.Вы можете быть ошеломлены из-за отсутствия планирования или неспособности предвидеть препятствия.

2. Расставьте приоритеты. Просто расставьте приоритеты.

Скорее всего, вы потратите немного времени на встречу с хорошим другом, чем на то, чтобы вложить деньги в свой великий проект, например, написание книги, путешествие или начало занятий спортом. Но теперь пора относиться к своим приоритетам с уважением, устанавливая время для своих задач и говоря «нет» всему, что может вас замедлить. Существует множество отвлекающих факторов, так что не дайте себя обмануть, думая: «Сначала я сделаю это здесь, а потом я начну…» Вопрос в следующем: Какая самая важная (и не срочная) задача, которую я мог бы делать правильно? Теперь? Хитрость заключается в том, чтобы выбирать не более трех задач в день и неустанно выполнять их — и вот как управлять временем.

3. Расширения Chrome

После долгих поисков я перечислил здесь 7 расширений для Google Chrome. Это самые удобные из возможных, чтобы вы больше не спрашивали, как управлять временем, работая в Интернете.

• StayFocusd: ограничивает время доступа к некоторым веб-сайтам.

• Boomerang: планирует отправку ваших писем на нужную дату и час.

• Отправить из Gmail: немедленно отправляет электронное письмо с уже заполненным адресом веб-сайта и темой, вам просто нужно ввести получателя.

• Pocket: сохраняет избранные страницы для последующего чтения на getpocket.com.

• Any.do: перечисляет ваши напоминания и может синхронизироваться с вашим мобильным телефоном (через приложение).

4. Runrun.it

Более чем зная желаемую дату доставки для задачи, есть некоторые программы, которые позволяют вам видеть, когда каждая из них будет доставлена, в зависимости от времени, которое вы фактически потратили. Runrun.it позволяет это и немного больше. Когда вы избегаете перерывов, гораздо легче завершить начатое.Если вам действительно нужно это сделать, приостановите задачу, чтобы поработать над другой. И никогда не работайте над двумя задачами одновременно — инструмент вам этого не позволит. Работайте более организованно, целенаправленно и расслабленно. Попробуйте Runrun.it бесплатно: http://runrun.it

Вам рекомендуют:

Как правильно использовать матрицу Эйзенхауэра

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Это слова 34

^-го-го президента Соединенных Штатов, который, как говорят, создал знаменитую матрицу, носящую его имя.Этот инструмент управления временем и приоритетами особенно ценится за простоту использования и универсальность. Как и любой инструмент подобного рода, он не идеален, но несколько советов помогут вам извлечь из него максимум пользы!

Для кого предназначена матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра предназначена для всех, кто хочет оптимизировать управление своим временем и усилиями как в личной, так и в профессиональной жизни.

Какие преимущества?

Матрица — относительно простой в использовании инструмент, позволяющий сделать шаг назад и, прежде всего, отделить важные задачи от неважных.Это также помогает спланировать важные несрочные задачи, чтобы они не превратились в серьезные чрезвычайные ситуации. Инструмент также помогает определить, какие задачи следует делегировать, а какие отменить или переквалифицировать.

Из чего он состоит?

Это классификация для определения приоритетности задач по двум критериям, важности и срочности, которые представлены двумя осями. Матрица имеет следующие четыре отдельных квадранта:

Квадрант 1: Важные и срочные задачи
Эти задачи должны быть выполнены вами в кратчайшие сроки.

Квадрант 2: важные, но несрочные задачи
Эти задачи должны быть запланированы, а затем выполнены вами.

Квадрант 3: Неважные, но срочные задачи
Эти задачи следует быстро делегировать.

Квадрант 4: Неважные и неэкстренные задачи
Эти задачи должны быть устранены или переквалифицированы.

	СРОЧНО	НЕ СРОЧНО
ВАЖНО	1.Do	2. План
НЕ ВАЖНО	3. Делегат	4. Удалить или переквалифицировать

Как вы классифицируете свои задачи?

Важность важнее срочности. Для каждой из наших задач мы должны сначала спросить себя, важно ли это. Если да, то мы спрашиваем себя, срочно ли это.
Когда задача попадает в квадрант 3 и поэтому не важна, а срочна, мы смотрим, возможно ли делегировать ее кому-то, кто способен ее выполнить.
Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, могут быть устранены или сохранены для переквалификации — например, если будущий фактор может сделать их важными или срочными. В случае сомнений они откладываются в сторону, гарантируя, что их важность будет переоценена позже.

Что вам нужно знать, чтобы использовать их наилучшим образом?

Старайтесь быть максимально объективными при оценке каждой задачи. Верно, однако, что бывает трудно оценить важность и срочность некоторых задач, особенно когда они не имеют крайнего срока.В этом случае не следует стесняться и полагаться на собственные чувства при принятии решения (важна ли эта задача для моего благополучия? Не вызовет ли откладывание ее выполнения у меня стресс? И т. Д.).
Определение важности задачи основывается на наших целях, которые устанавливаются в соответствии с нашими ценностями, стремлениями и обязанностями.
Задачи, которые будут классифицированы в квадранте 2, потребуют большего внимания, поскольку они должны выполняться в среднесрочной или долгосрочной перспективе. Таким образом, именно от их разумного планирования мы можем больше всего выиграть с точки зрения эффективности и личного удовлетворения.

Как управлять своей командой (и собой) с помощью ящика Эйзенхауэра

У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

— Дуайт Д. Эйзенхауэр

Сегодня понедельник, и вы распланировали всю неделю, используя метод тайм-бокса, новую стратегию тайм-менеджмента, о которой вы узнали из HourStack.

Вы хорошо себя чувствуете — организованность и сосредоточенность. Вы даже зашли так далеко, что наметили три своих главных приоритета на каждый день недели.

Ваш разум ясен и упорядочен, когда вы входите в свою первую встречу дня, сессию решения проблем с начальством и парой других коллег.

Всего за полчаса этот четкий план на неделю стал ненужным.

Теперь, помимо того, что вам нужно было сделать на этой неделе, есть еще пять срочных и важных задач, которые вы должны вписать в и без того напряженный график.

Внезапно вы чувствуете усталость, беспокойство и неэффективность. В неделе не так уж много часов. Что, черт возьми, вы должны сделать, чтобы все это сделать?

Если этот сценарий кажется вам знакомым, вы попали в хорошую компанию.По словам Крейга Ламберта, автора книги «Теневая работа: неоплачиваемые, невидимые рабочие места, которые заполняют ваш день», технологический прогресс и новая реальность ношения нескольких головных уборов (работника, супруга и родителя) сделали так, что есть не только на вашей тарелке все больше и больше дел, но ожидается, что вы сделаете их за то же время.

Конечным результатом этих «необоснованных ожиданий» и «ненужных перерывов» является разочарование, стресс и подавленность.

Тогда возникает вопрос: можете ли вы что-нибудь с этим поделать?

Помимо обеспечения хорошего взаимодействия с теми, кто ставит эти всегда срочные и важные задачи, принятие стратегии обработки и определения приоритетов, такой как Матрица решений Эйзенхауэра, может помочь вам понять, как лучше всего справиться с множеством различных задач, стоящих на вашей тарелке, в том числе решите, над какими из них вам следует работать, над какими вы можете делегировать, а какие можно отложить на более поздний срок, исходя из текущих приоритетов.

Матрица решений Эйзенхауэра в двух словах:

Дуайт Д. Эйзенхауэр родился в 1890 году и прославился как генерал армии США, а затем и президент Соединенных Штатов. По сей день имя Эйзенхауэра остается нарицательным, отчасти из-за той роли, которую он сыграл в истории, но также и потому, что его Матрице решений преподают школы и эксперты по производительности по всему миру.

История гласит, что во время Второй мировой войны Эйзенхауэр вторгся во Францию, оккупированную немцами, командуя ошеломляющими силами численностью около двух миллионов солдат. Вынужденный найти способ эффективно управлять ими, он придумал метод Эйзенхауэра.

Метод Эйзенхауэра, или Матрица решений Эйзенхауэра, как он более известен, — это стратегия приоритезации, разработанная для определения важности и срочности поставленных вами задач, чтобы их можно было либо выполнять, планировать, делегировать или избегать.

По сути, это метод обработки задач, проектов и необходимых действий.

Задачи оцениваются с использованием критериев «важно / неважно» и «срочно / не срочно», а затем помещаются в сетку с четырьмя ячейками, иногда известную как ячейка Эйзенхауэра, матрица решений Эйзенхауэра или матрица срочно-важных.

Матрица выглядит примерно так:

Хотя мы дали каждому из этих квадрантов дескриптор на изображении выше — сначала делайте, планируйте, делегируйте и не делайте — чаще всего вы обнаружите, что люди ссылаются на эти квадранты как на Q1, Q2, Q3, и Q4.

Квадрант 1 — Важное и срочное

Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.

Все, что вам нужно сделать немедленно, должно быть помещено в этот квадрант. Эти элементы должно быть довольно легко идентифицировать, поскольку у них есть приближающиеся сроки или требуется кризисное управление.

Например, если вы отвечаете за социальные сети в своей компании, а в Twitter есть промах с пиаром, вы, вероятно, захотите немедленно разобраться с этим. В конце концов, если вы этого не сделаете, вы рискуете запятнать бренд компании, потерять клиентов и подвергнуть риску собственную работу.

Еще один пример задания Q1: директор школы вашего сына позвонит вам и попросит прийти на встречу, чтобы обсудить поведение вашего ребенка.Скорее всего, с чем-то вам нужно будет разобраться прямо сейчас, и это не совсем то, что вы можете передать кому-либо, кроме, может быть, менее занятого партнера.

Излишне говорить, что проблемы, кризисы и дедлайны обычно входят в этот сектор.

В идеальном мире у вас не будет слишком много задач первого квартала, требующих вашего внимания. При тщательном планировании (и составлении расписания) вы даже можете полностью исключить задачи Q1, работая над ними, когда они все еще находятся в важной, но не срочной фазе (Q2).

Квадрант 2 — Важно, но не срочно

Этот квадрант расположен в правом верхнем углу матрицы.

Как и в случае с задачами Q1, эти задачи часто являются задачами, которые необходимо выполнить лично вам. Хотя они могут и не быть срочными, они все же важны.Фактически, это тот сектор, в котором вы, вероятно, захотите проводить больше всего времени, хотя бы по той причине, что у вас не будет дополнительной нагрузки на эти задачи, когда они станут задачами Q1. Это должно позволить вам лучше сосредоточиться и оставить больше времени для качественного выполнения работы.

Примером задачи Q2 является презентация, которую вам нужно будет составить на следующей неделе для генерального директора. Поскольку его мероприятие не состоится в течение месяца или около того, и у него не будет времени просмотреть вашу презентацию еще хотя бы пару недель, эта задача полностью относится к квадранту Q2.Это важно, но не срочно.

В целом, нам нравится думать о задачах второго квартала как о задачах, которые вы можете запланировать на будущее «вы». Это поместит их в календарь, чтобы о них не забыли, а также у вас будет время поработать над ними.

Квадрант 3 — Неважно, но срочно

Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы.

Это чаще всего называют квадрантом «делегирования», потому что срочные, но не важные задачи не требуют вашего личного вмешательства.

Однако имейте в виду, что, делегируя срочные, но неважные задачи членам команды, вы будете корректировать их приоритеты. Если в их распоряжении нет прямых подчиненных, они не могут позволить себе роскошь делегировать свои собственные задачи.Затем эти задачи Q3 могут стать их задачами Q1. Только вы будете знать, как взвешивать эти решения.

По словам Стивена Кови, автора книги «7 навыков высокоэффективных людей», большинство людей проводят время, работая над задачами третьего квартала, думая, что они работают над задачами первого квартала. Отчасти это связано с тем, что задачи Q3 могут принести более немедленную и ощутимую пользу. Проблема в том, что задачи Q3 обычно — это задачи, которые другие хотят, чтобы вы выполняли, чтобы помочь им в достижении их собственных целей, а не обязательно задачи, которые вам нужно выполнить для достижения ваших целей.

Поэтому, прежде чем делегировать все свои неважные, но срочные задачи для достижения собственных целей, обязательно внимательно оцените, как это повлияет на членов вашей команды, и будет ли у них время для достижения целей, которые вы для них поставили.

Точно так же, если вам были делегированы срочные задачи одному из людей, которым вы подчиняетесь, обязательно сообщите, как это повлияет на достижение ваших собственных целей, если это так.

Квадрант 4 — Неважно и не срочно

Этот квадрант расположен в правом нижнем углу матрицы.

Как следует из названия, все, что неважно и не срочно, на самом деле может быть классифицировано как трата времени. Потеря времени часто маскируется под приятные занятия, такие как общение в середине рабочего дня, просмотр социальных сетей, телефонный звонок, обмен интересными статьями в Slack или участие в бесцельных исследованиях.

Это квадрант, который требует от вас честного взгляда на то, что вы делаете в течение дня. Я подозреваю, что, как и в случае с задачами третьего квартала, вы также обнаружите, что уделяете много времени задачам из этого квадранта.

Как использовать матрицу решений Эйзенхауэра с HourStack

Теперь, когда вы знаете немного больше о том, как матрица решений Эйзенхауэра может помочь вам расставлять приоритеты и обрабатывать элементы действий, давайте посмотрим, как вы можете использовать HourStack для выполнения, планирования и делегирования работы.

Если у вас еще нет учетной записи HourStack, вы можете подписаться на бесплатную 14-дневную пробную версию здесь. Вы даже можете пригласить членов команды присоединиться к вашей пробной версии, чтобы вся ваша команда могла работать вместе. HourStack прост и интуитивно понятен. Вы станете профессионалом в кратчайшие сроки.

После того, как вы настроили свою учетную запись или вошли в систему, вы готовы продолжить.

Во-первых, составьте список дел

Если вы перечисляете свои дела на бумаге, ничего страшного. Если вы используете онлайн-приложение для их хранения, подумайте об интеграции его с HourStack. Если вы не видите приложение, которое вы используете, в нашем списке прямых интеграций, подключите Zapier и создайте свою собственную автоматизацию. Это упростит перетаскивание задач из других инструментов, которые вы используете, прямо в календарь HourStack.

Некоторые из наших любимых и самых популярных интеграций включают Asana, Trello, Todoist, Календарь Google и Календарь Outlook.

Если вы сомневаетесь в «списках дел», мы вас услышим. Есть причина, по которой и Eisenhower Box, и HourStack сосредоточены на планировании задач, а не на отметке пунктов из нескончаемого списка дел. Списки дел на самом деле не помогают вам в выполнении дел, хотя в качестве инструмента инвентаризации или дополнения к памяти они работают довольно хорошо.

Узнать больше о методах тайм-менеджмента

Во-вторых, нарисуйте коробку Эйзенхауэра или пометьте свои задачи

Для этого первого шага у вас есть несколько вариантов. Вы можете поработать, обозначив свои задачи в списке дел, или вы можете нарисовать или распечатать копию матрицы решений Эйзенхауэра и начать записывать свои дела в соответствующем квадранте.Я покажу вам оба метода.

Если вы пользуетесь ручкой и бумагой или имеете действительно длинный список задач, который вам не хочется переписывать, на этом этапе мне нравится ставить метку рядом с каждой задачей: Q1, Q2, Q3, Q4.

Конечно, если такой численный подход кажется немного безличным, особенно когда вы пытаетесь вспомнить, что означают эти квадранты, вы могли бы вместо этого попробовать более описательно обозначить свои задачи:

«Я» для всего, что вам нужно сделать немедленно
«S» для всего, что вы должны запланировать
«D» для всего, что вы можете делегировать
«А» для всего, чего следует избегать

Это не так просто, как кажется.Может быть сложно определить, является ли задача просто отвлечением, которое вы можете делегировать, или тем, что вам следует сделать сейчас. Точно так же может быть трудно обозначить что-то буквой «А» (избегать), поскольку вы можете обнаружить, что это то, что вы действительно с нетерпением ждете, даже если это не срочно и не важно.

Вы можете пометить свои задачи на бумаге или создать новые метки в HourStack и добавить все свои задачи к одному дню или неделе, когда вы садитесь их сортировать.

На этом этапе я также должен упомянуть, что вместо того, чтобы использовать технику маркировки для сортировки ваших задач, вы можете физически нарисовать матрицу решений Эйзенхауэра и переписать свои дела в этой матрице. Если у вас не так много дел, это может быть хорошим методом, чтобы быстро научиться думать о своих задачах.

В-третьих, запланируйте все свои задачи на первый квартал

Ваши неотложные и важные задачи, вероятно, станут причиной того, что вы делаете сегодня.Вот как я планирую свои задачи Q1 в HourStack. Обратите внимание, что все они запланированы на сегодня!

Если вы еще не знаете, как их пометить, добавьте в календарь несколько задач, прежде чем перемещать их (планировщик с перетаскиванием упрощает это) и перед тем, как применять ярлыки.

Как вы можете видеть на изображении выше, у меня также есть ярлык для «обеда».«Естественно, вы можете комбинировать эти этикетки Эйзенхауэра с другими этикетками. Например, я мог бы также отметить свою писательскую задачу ярлыком «Блог», который я обычно использую.

Использование этикеток дает двоякое преимущество. Во-первых, вам легко увидеть свои приоритеты. Во-вторых, это полезно для отчетности. Когда вы отслеживаете время по записям, к которым применены метки, вы должны иметь возможность перейти к отчетам и углубиться в свои данные, чтобы увидеть, какие задачи имеют наибольшее время, запланированное для них, и какие задачи фактически имеют наибольшее время в журнале.

В-четвертых, запланируйте свои задачи на второй квартал

Теперь, когда ваши задачи Q1 готовы, пора внести эти задачи в Календарь. Как я уже упоминал ранее, если вы все еще не знаете, как пометить свои задачи, просто внесите их все в Календарь. Это может выглядеть примерно так:

На изображении выше видно, что я еще не пометил свои задачи.Это отчасти потому, что я не решил, что запланировать на будущее, что делегировать, а чего следует избегать.

Определившись с задачами Q2, я перейду к следующему шагу. Помните, что задачи Q2 — это задачи, которые могут быть выполнены только вами. Они важны, но не срочны. Вот как будет выглядеть следующая неделя, когда я добавлю ярлыки Q2:

На этом этапе вы заметите, что я не беспокоился о корректировке времени выполнения этих задач и не беспокоился о добавлении дополнительных ярлыков.Я все еще на стадии планирования. Вы также заметите, что я распределяю более крупные задачи на неделю, так что я могу выполнять то, что, как я говорю, я собираюсь выполнять каждый день.

В-пятых, пометьте задачи Q3 и Q4, затем делегируйте

Следующим шагом будет делегирование задач Q3 вашей команде. Если вы помните, это те задачи, которые мог бы выполнить кто-то другой.Они срочны, но не важны для ваших целей. Часто это срочные задачи, потому что они помогают кому-то другому достичь своих целей.

Так, например, у меня есть новая задача «Написать письмо в отдел продаж». Это потому, что кто-то из отдела продаж связался с вами и срочно попросил сделать это, чтобы они могли отправить его на следующий день.

Хотя я, очевидно, хочу помочь продажам достичь их целей, у меня есть свои собственные сроки, которые нужно соблюдать.К счастью, у меня есть команда, которая может мне помочь. Это пример задачи, которую я бы делегировал.

Теперь представление «Мой день» выглядит так:

Я также, вероятно, могу поручить «исследование ключевых слов» кому-нибудь другому. «Team Standup» я отмечу как Q2, а «Watch Webinar on Client Outreach» — как Q4.

После того, как вы составите свой график и закончите обозначать свои задачи, оно должно выглядеть примерно так:

Затем вам нужно добавить дополнительные сведения к этим задачам (время, ярлыки, проекты и т. Д.), А затем передать их своей команде.

Прямо сейчас я просматриваю свой Календарь в личном режиме. Чтобы упростить делегирование, я переключусь в режим «Команда».

Примечание: вы можете делегировать каждую задачу индивидуально, щелкнув ее, но это займет гораздо больше времени.

В правом верхнем углу календаря вы найдете переключатель режима «Команда».Щелкните по нему.

Как только вы это сделаете, вы увидите столбец в левой части экрана. Здесь вы можете выбрать свою команду и участников, чтобы вы могли тщательно настроить, кому вы хотите делегировать задачи. Вы также можете изменить свое мнение в этой колонке.

Вы можете перетаскивать свои задачи из представления «День» или «Неделя».Если вы находитесь в режиме просмотра «Неделя», вам нужно будет прокрутить страницу вниз, чтобы увидеть календари членов вашей команды. Если вы находитесь в режиме просмотра «День», они будут отображаться рядом друг с другом.

В этом примере я воспользуюсь представлением «День» и делегирую две задачи в понедельник за третий квартал двум своим непосредственным подчиненным. Это должно выглядеть примерно так:

Поэкспериментируйте с представлениями команды, чтобы освоить их.Это действительно делает вещи намного проще.

В-шестых, удалите задачи четвертого квартала.

Задачи четвертого квартала, такие как «Посмотреть веб-семинар по работе с клиентами», — это задачи, отнимающие у меня время и не обязательно помогающие мне достигать поставленных целей и добиваться результатов. Приятно иметь возможность выкроить пространство и время для личного развития, но если есть более насущные проблемы, я определенно буду избегать таких рабочих задач, как эта, любой ценой.

В HourStack вы можете делать несколько вещей. Вы можете удалить эту задачу или пометить ее как Q4, если не хотите ее удалять. Однако, если веб-семинар проходит в этот день и кажется, что вы не сможете его провести, я бы рекомендовал удалить его, хотя бы по той причине, что он избавляет от беспокойства о том, что у вас будет достаточно времени для этого!

Расскажи нам, как это происходит

Нам нравится слышать от наших читателей.Ваши истории вдохновляют, но вы также помогаете нам улучшать продукт. Как эта стратегия сработала для вас? Есть ли другие проблемы, которые вы хотели бы, чтобы мы помогли вам решить с помощью HourStack? Напишите нам в Твиттере @hourstack или напишите нам по адресу [email protected]

Обновлено 16 августа 2021 г. в Советы и рекомендации

Что такое матрица управления временем и как ее использовать

Большинство из нас виновны в , иногда тратя драгоценное время .Одна из причин — мы настолько заняты, что можем сосредоточиться только на самом срочном. В результате мы часто забываем о вещах, которые могут быть менее важными, но, тем не менее, важными.

Отличить важное от срочно непросто. Когда мы перегружены полным расписанием и множеством незавершенных задач, разница может стать еще более размытой. Хотя оба ярлыка кажутся взаимозаменяемыми, они очень разные. Однако в этой ситуации нам может помочь матрица тайм-менеджмента.

Узнайте больше об этой теме в этой статье, созданной нашей командой в Trafft.

Что такое матрица управления временем?

Два человека были задействованы в разработке матрицы тайм-менеджмента.

Он был введен Дуайтом Д. Эйзенхауэром, который считал, что приоритет связан как с важностью задачи, так и с ее срочностью. Чем выше установленный приоритет, тем больше внимания и времени он заслуживает.

Второй ключевой человек — Стивен Кови , , который популяризировал и расширил матрицу Эйзенхауэра.Он пришел к выводу, что эффективные стратегии управления не связаны с управлением временем как таковым. Скорее, они о том, как сосредоточить внимание и расставить приоритеты.

В матрице управления временем Кови любой задаче, деятельности или ответственности назначается раздел в матрице с четырьмя квадрантами. Критерии для этого:

Срочность : Что требует немедленного внимания;
Важность : Что имеет наибольшее значение или ценность.

Вместо того, чтобы в первую очередь заняться срочными делами, повышается осведомленность о ценности и важности.При таком разделении задач должно стать очевидным, какие задачи должны быть первыми.

Каждый квадрант матрицы управления временем Кови является результатом сочетания срочного / несрочного и важного / неважного.

Квадрант 1: Срочно и важно
Квадрант 2: Не срочно, но важно
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Квадрант 4: Не срочно и не важно

Q1: Необходимость

Квадрант 1 объединяет действия и задачи, которые являются критическими и требуют немедленного внимания.Ясно, что все, что попадает в эту категорию, очень важно и заслуживает необходимого времени и внимания. В конце концов, дело в названии: срочно и важно.

Примеры действий, которые попадают в этот квадрант: заранее запланированные встречи с клиентами, улучшения, которые необходимо внедрить, решение неотложных проблем и т. Д. Высокоэффективные люди должны начинать с задач в этом квадранте.

Q2: Чрезвычайная производительность

Задачи в этом секторе важны, но не срочны.Тенденция к действиям, попадающим в эту категорию, заключается в их откладывании.

В идеале, эти важные задачи должны быть приоритетными и им следует уделять первоочередное внимание. Это наиболее эффективные стратегические мероприятия. Работа над ними сделает ваш бизнес сильнее и приведет к личному росту и развитию.

Примером деятельности из квадранта 2 является планирование проекта. Это то, что часто откладывают, но это важно для устойчивого роста.

Q3: Отвлекающие факторы

Квадрант 3 содержит срочные, но неважные в долгосрочной перспективе действия.Это вещи, которые занимают много времени в нашем уме, но служат в основном как отвлекающие факторы.

Кроме того, они часто считаются забавными или легкими, и поэтому им уделяется приоритетное внимание. При ближайшем рассмотрении они могут быть исключены из рабочего графика.

Устранить все эти задачи Q3, вероятно, невозможно. Тем не менее, важно максимально сократить их количество. Один из способов сделать это — делегировать им полномочия. Другое решение — объединить и выполнить многие из этих небольших задач вместе.

Активно запланировать один час для ответа на электронные письма более эффективно, чем отвечать на них индивидуально в течение дня. Не отвлекайтесь на надпись «срочно» в теме письма.

Q4: Отходы

Задачи четвертого квартала не являются ни срочными, ни важными. По сути, это расточители времени.

Опасность состоит в том, чтобы тратить на них слишком много времени, что приводит к потере драгоценного времени. Деятельность в этой категории следует свести к минимуму.

В чем разница между «важным» и «срочным»?

Термин «важный» относится к его вкладу в достижение постоянных целей.Выполнение этих задач может иметь отношение к росту и продолжению. Эти мероприятия заслуживают приоритетного и постоянного внимания.

За ними не всегда нужно обращаться немедленно. Однако, если им не уделить приоритетное внимание, они могут стать неотложными проблемами.

Такой вид бесхозяйственности приводит к ненужному стрессу и потере внимания.

Срочные дела требуют немедленного внимания. Как только они появляются, они требуют немедленного внимания. Их важность в основном проявляется именно в этот момент, и они могут отвлекать от важных дел и долгосрочных целей.

Преимущества матрицы управления временем Кови

Использование матрицы управления временем Стивена Кови может помочь кому-то проанализировать свою деятельность и приоритеты. Анализ трудовой деятельности или даже частной жизни обычного человека часто показывает, что большая часть деятельности относится к категориям срочности (Q1 и Q3). Q2 (важный, но не срочный) часто является недостаточно представленным квадрантом Кови.

Вот где сила этой временной матрицы. Не следует недооценивать важность Q2.Действия в этом квадранте представляют собой стратегический аспект вашего бизнеса или личной жизни. Игнорирование этого может привести к упущению личного развития и конечных целей. Эта категория должна быть включена в сбалансированное и эффективное управление временем. Q2 поэтому чрезвычайно важен.

Применение матрицы управления временем Кови на рабочем месте, в частности, дает множество преимуществ:

Повышенная производительность: этот метод помогает в организации и категоризации действий.Назначение задачи одному из четырех квадрантов помогает решить, следует ли назначить ее приоритет, запланировать или даже исключить. Это повышает эффективность и фокусирует внимание на самом важном. Составление списка приоритетов помогает выполнять более важные дела.
Самодисциплина. Самодисциплина означает сознательный контроль над поведением. Этот вид сдерживания помогает заменить негативные действия позитивными. Это результат расстановки приоритетов, организации и избегания отвлекающих факторов.
Ясные привычки. Категоризация действий может прояснить определенные модели поведения. Это помогает оценить чье-то поведение. Выявление паттернов дает подсказки относительно того, где нужно вносить изменения и какие привычки развивать, а также сосредотачиваться на том, что важно.
Научитесь отпускать. Избавьтесь от отвлекающих факторов. Уменьшение приоритета расточителей времени (квадрант 4) позволяет вам добиться большего как в количественном, так и в качественном отношении. Матрица Кови дает основу и уверенность для делегирования ответственности, когда это необходимо, и когда нужно сказать «нет» новой задаче.
Улучшить навыки планирования. Возможность расставлять приоритеты задач позволяет вам определять ваши ближайшие цели и общие цели. Когда приоритеты устанавливаются таким образом, эти действия могут быть привязаны к реалистичным временным рамкам.

Если вы добавите эти привычки высокоэффективных людей в свой распорядок дня, у вас уже будет лучше, чем у большинства людей.

Как использовать матрицу Кови

Определите свои приоритеты

Вся идея, лежащая в основе матрицы управления временем Кови, состоит в том, чтобы стимулировать вопросы относительно , является ли задача важной или это только приоритетная из-за ее срочности .

Поэтому первым шагом является определение этой концепции для всех задач. Помещение каждой задачи в один из четырех секторов — полезный инструмент. С помощью этого графического средства сразу видно, где разместить задачу в расписании.

Записать

Результат один и тот же, написано ли оно ручкой и бумагой или цифровым инструментом. Хроники помогают создать визуальное напоминание и задействуют наши мыслительные процессы. Эта документация в сочетании с временной таблицей помогает прояснить приоритеты.Так что держите матрицу Кови на видном месте, тогда она будет служить постоянным напоминанием.

Включить сроки

После четкого перечисления каждой задачи назначьте крайние сроки, которые помогут вам при расстановке приоритетов. Помня о сроках, некоторые задачи, возможно, придется перенести вперед, а другие могут подождать.

Делай это регулярно

Как часто следует проводить этот процесс управления временем, зависит от приложения и обстоятельств. Для этого нет правила. Некоторым достаточно пересмотра и обновления раз в неделю.

В других случаях рабочая нагрузка и характер деятельности требуют ежедневного обновления. Какой бы режим ни был выбран, главное — постоянно выделять определенное время для этой деятельности. Это обеспечивает непрерывность деятельности.

Однонедельные экзамены

Другой способ использования матрицы — это еженедельная оценка. Для этого требуется шесть пустых матриц, по одной на каждый рабочий день и одна на выходные.

В конце каждого дня все мероприятия этого дня упорядочены в матрице, включая потраченное на них время.В конце недели все мероприятия суммируются в одной матрице.

Это поможет понять, какие занятия составляют неделю; если они срочны и / или важны.

Завершение мыслей о матрице тайм-менеджмента

Требуется время, чтобы научиться использовать матрицу управления временем Кови, но наград много. Чем больше времени вы проводите с Матрицей Кови, тем лучше понимаете, в каком квадранте находится большая часть рабочей нагрузки.

Управление временем — это не выполнение как можно большего количества действий в кратчайшие сроки.Лучше делать меньше и уделять всем задачам должное внимание, которого они заслуживают.

Такой образ мышления помогает понять, что важно, а что менее важно. Помимо определения того, что является наиболее важным, существуют приложения для планирования и другие инструменты электронного управления временем, которые помогут с организацией. При правильном планировании времени самые важные дела будут выполнены.

Чтобы быть продуктивным, нужны упорный труд и хорошая организация. Сначала изменения могут быть небольшими, но продолжайте анализировать действия и будьте честны.Сколько времени было потрачено на важные дела? Запланируйте следующую неделю и посмотрите, какие изменения можно внести. Если будут предприняты положительные шаги, результатом будет более высокая продуктивность и успех.

Если вам понравилось читать эту статью о матрице тайм-менеджмента, вы должны прочитать о том, почему тайм-менеджмент важен.

Мы также писали о нескольких связанных предметах, таких как системы тайм-менеджмента, курсы тайм-менеджмента, цитаты тайм-менеджмента, стратегии тайм-менеджмента, техники и статистика тайм-менеджмента.

Хотите приложение для этого? Мы также выбрали лучшие приложения для управления временем, а также бесплатные приложения для управления временем для ограниченного бюджета, и если вы ищете приложение для отслеживания времени, мы выбрали лучшие из них.

Излишне говорить, что мы действительно занимаемся тайм-менеджментом и не хотим тратить его зря, потому что знаем, как плохое управление временем может повлиять на нас.

срочных и важных — Thinking Focus

Независимо от того, в какой отрасли вы работаете, скорее всего, у вас бывают периоды, когда у вас меньше дел.

Для многих из нас эти более спокойные времена обычно случаются летом и на Рождество. Как правило, это периоды, когда многие предприятия сосредоточены на краткосрочном отпуске сотрудников, а не на достижении более долгосрочных целей, таких как начало новых проектов или установление контактов с потенциальными поставщиками. В результате предприятия во всех секторах переживают период затишья.

В этот момент часто возникает паника: свободное время — неприятное чувство, когда вы знаете, насколько тесно оно связано с вашей чистой прибылью.Существует соблазн погнаться за краткосрочной работой, чтобы чем-то заняться, независимо от того, соответствует ли она вашим долгосрочным целям.

Но есть гораздо лучший способ продолжать работать в эти более спокойные недели.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также известная как квадрат срочного и важного, — это то, на что мы регулярно обращаемся с клиентами, когда говорим о продуктивности. Выглядит это так:

Чаще всего наше время уходит на работу в верхнем левом углу доски — это важно и определенно срочно.Примеры могут включать в себя реагирование на потребности клиентов или их жалобы, получение новых запросов, предоставление инструкций вашей команде или устранение неисправного оборудования. Если вы их не заполните, последствия будут быстрыми: больше жалоб, потеря работы или непродуктивное время для вашей команды.

Наш естественный инстинкт — сосредоточивать большую часть времени на этой стороне квадрата. Ощущение безотлагательности искажает наше восприятие того, что важно, и наш рабочий процесс оказывается обусловленным кризисом: мы постоянно тушим пожары, а не работаем стратегически.

Часто, когда становится тише, срочная сторона площади отнимает у нас меньше времени. Наше первое желание — обратиться к правому нижнему квадрату: несрочные и неважные задачи. Просматривая Интернет, задаваясь вопросом, стоит ли вам купить новую сумку для ноутбука или читать журнал, все это может попасть в эту область. Нам не нужно делать их сейчас, они не способствуют нашей продуктивности, но в те редкие периоды затишья возникает соблазн сделать что-то бездумное и позволить нашему мозгу отключиться.

Сосредоточьтесь на важном, но не на срочном

Вместо этого попробуйте обратить внимание на правый верхний угол квадрата: важные, но несрочные задачи. Это все те вещи, которые влияют на производительность, но для которых нет немедленных последствий, если они не будут выполнены.

Например, стратегическое мышление и планирование часто находятся в этой области — наряду с такими вещами, как поход в спортзал. Они важны для бизнеса или для вашей способности хорошо работать, но они не окажут прямого воздействия, если вы их не сделаете.В результате их часто помещают в конец списка.

Какая у вас матрица?

Когда наступят тихие времена, вашей первой задачей должно стать создание вашей собственной матрицы срочных и важных. Сосредоточьтесь на важной стороне квадрата и используйте ее для продуктивной работы в областях, которые вы часто упускаете из виду, потому что срочность отвлекает ваше внимание куда-то еще.

Если вы поймаете себя на том, что говорите: «Я бы с удовольствием этим занимался, но у меня никогда не будет времени» — сейчас самое время. Расставьте приоритеты в задачах, которые вы никогда не выполняете, но которые могут существенно повлиять на вашу продуктивность в более загруженное время.Использование тихих заклинаний, чтобы заложить основы для более эффективного рабочего процесса, или четко сфокусированной стратегии, поможет вам пожинать плоды, когда вернутся более загруженные месяцы.

Важные несрочные срочные неважные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент сквозь века: история управления временем

Тайм менеджмент: 25 крутых техник

Определение тайм менеджмента

Принципы управления временем

25 техник тайм менеджмента

Тайм-менеджмент: советы и инструменты | Медиа Нетологии

Как делегировать полномочия: Матрица Эйзенхауэра

менеджмент — управление временем, или Как научиться все успевать

Основы

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

Принцип действия

Важные срочные

Важные несрочные

Неважные срочные

Несрочные неважные

Учимся говорить «нет»

Правило «повозки и лошади»

«Поедание слона»

Техника «швейцарский сыр»

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Что такое тайм-менеджмент

Читайте также

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Читайте также

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Читайте также

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра. Блог ManGO! Games

Планирование и приоритеты

Путь к цели

Методика

Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?

В чем разница между важными и срочными задачами

Как работать с матрицей

Полезные советы

Матрица Эйзенхауэра: как расставить приоритеты для ваших задач для повышения производительности

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Почему вам следует использовать матрицу решений Эйзенхауэра?

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

1. Определите макет

2. Делать или не делать

3. Распределение

4. Редакция

Работает ли матрица Эйзенхауэра?

Важно или срочно? Повышение производительности за счет простого планирования | автор: Costin Ciora

Как управлять временем для повышения производительности

1. Метод Эйзенхауэра

2. Расставьте приоритеты. Просто расставьте приоритеты.

3. Расширения Chrome

4. Runrun.it

Как правильно использовать матрицу Эйзенхауэра

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Это слова 34

Для кого предназначена матрица Эйзенхауэра?

Какие преимущества?

Из чего он состоит?

Как вы классифицируете свои задачи?

Что вам нужно знать, чтобы использовать их наилучшим образом?

Как управлять своей командой (и собой) с помощью ящика Эйзенхауэра

Матрица решений Эйзенхауэра в двух словах:

Квадрант 1 — Важное и срочное

Квадрант 2 — Важно, но не срочно

Квадрант 3 — Неважно, но срочно

Квадрант 4 — Неважно и не срочно

Как использовать матрицу решений Эйзенхауэра с HourStack

Во-первых, составьте список дел

Во-вторых, нарисуйте коробку Эйзенхауэра или пометьте свои задачи

В-третьих, запланируйте все свои задачи на первый квартал

В-четвертых, запланируйте свои задачи на второй квартал

В-пятых, пометьте задачи Q3 и Q4, затем делегируйте

В-шестых, удалите задачи четвертого квартала.

Расскажи нам, как это происходит

Что такое матрица управления временем и как ее использовать

Что такое матрица управления временем?

Q1: Необходимость

Q2: Чрезвычайная производительность

Q3: Отвлекающие факторы

Q4: Отходы

В чем разница между «важным» и «срочным»?

Преимущества матрицы управления временем Кови