Важные срочные дела важные несрочные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Содержание

Пример распределения дел с помощью матрицы эйзенхауэра. Срочное, но не важное

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не важные;
не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Известно, что каждая минута, потраченная на планирование деятельности, экономит 10 минут исполнения
. Чтобы запланировать работу на следующий день, требуется 10-12 минут. При этом важно понимать, что в начале рабочего дня на то же самое планирование уйдет порядка часа. Почему? Причину можно обозначить расхожей фразой «сначала надо собраться с мыслями».

Утром планировать сложнее, поскольку мозг медленно просыпается и вступает в активную фазу работы. Одно дело проснуться с уже готовым распорядком дня и просто следовать намеченным планам, что бы ни пыталось им помешать, другое — попытаться спланировать уже начавшийся день, когда будут вклиниваться всякие социальные мелочи, текучка, неожиданные звонки. Все это будет отвлекать от расстановки приоритетов и расчета времени.

Итак, минута планирования экономит 10 минут реального времени
, то есть 10-12 минут в конце рабочего дня сэкономят 100-120 минут следующего грамотно распланированного дня, то есть на 25% повысят ежедневную производительность, что в месяц может составить вплоть до 4-5 полноценных сэкономленных рабочих дней. Кроме того, разработка четкого плана на день не только экономит время , она повышает эффективность
.

Законы жанра: принципы Парето и Эйзенхауэра

Существует два приоритетных принципа для планирования
чего бы то ни было, в том числе и рабочего дня.

Это принцип Парето
, исповедующий эффект концентрированного напряжения, и принцип Эйзенхауэра
— принцип градации по приоритетам. В принципе Парето используется гипотеза о том, что концентрация на самой важной деятельности наибольшим образом влияет на достижение желаемых результатов (правило 20/80: концентрация 20% времени на наиболее важных проблемах ведет к получению 80% результатов).

Принцип же Эйзенхауэра
разделяет задачи по их важности и срочности на задачи А, В и С (А — важные и срочные; выполнять немедленно; В — важные, несрочные; определить сроки или временные отрезки для выполнения; С — не важные, но срочные — в идеале делегировать).

В соответствии с этими принципами на каждый день обязательно должен быть составлен план
, состоящий из важных дел, на которые необходимо тратить не менее 20% времени, а также дел меньшей важности. При этом в идеале надо крупные задачи разбить на мелкие и делегировать полномочия , если это допустимо.

Наивысшим приоритетом должны пользоваться также задачи, требующие больших усилий (например, выработка новой стратегии, вопрос о реконструкции и т.д.). Специалисты рекомендуют включать в эту группу и «неприятные» задачи, выполнение которых может явиться причиной плохого настроения.

Очень важно при планировании понимать наиболее приоритетные направления и не давать текучке, требованиям социальной активности (так или иначе, мы тратим какое-то время на общение с коллегами) и прочим моментам отвлекать вас от заданного «картой дня» маршрута. Рекомендуется также не планировать более трех важных и более десяти дел в целом на один день; а заодно планировать выполнение наиболее важных, сложных и наименее приятных дел на наиболее благоприятное для вас время рабочего дня.

Разумеется, все мы разные, и каждый сам может отследить свое самое продуктивное время, но существуют некоторые обобщенные правила распорядка дня. Скажем, считается, что продуктивность работы действительно может зависеть от дня недели (понедельник — не для новых глобальных дел, пик рабочей активности приходится на вторник с 10 до 13 часов). Теоретически и по времени для выполнения творческих или трудных заданий следует выбирать промежутки с 10 часов утра и до 12 часов и с 15 до 17 часов.

В этом контексте планированию может поспособствовать следование общему шаблону
, в котором определены временные промежутки для ежедневных рутин и для решения вопросов каждого конкретного дня.

Выглядеть это может примерно так:

9:00-10:00 — почта, месседжеры (важно в момент основной работы отключать средства мгновенной коммуникации, иначе никакой экономии времени не выйдет), сверка сделанного ранее плана;
10:00-12:00 — работа по важным задачам;
12:00-13:00 — обед, почта, месседжеры, резерв времени;
13:00-15:00 — работа по текущим задачам;
15:00-17:00 — работа по важным задачам;
17:00-18:00 — почта, месседжеры, срочные и не важные дела, планирование на завтра.

При наличии шаблона запланировать остается именно конкретные задачи в блоках А, Б и В. По возможности, как мы уже оговаривали, крупные дела нужно дробить, а небольшие однородные задачи группировать и выполнять сериями. Шесть раз поговорить по телефону по 10 минут не то же самое, что час уделить звонкам, поскольку в этом случае шесть раз приходится производить соответствующую подготовку к однородной деятельности. Зачем?

Сопутствующие секреты планирования рабочего дня

Но не столько важен сам факт составления списка на день, сколько подход и ряд сопутствующих компонентов. Так, не обязательно, например, записывать дела: можно сформулировать план и в голове
. Или, например, можно не расписывать день по минутам, делая извечную ставку на форс-мажор, но точно знать, какие у тебя реально сроки по делам и при каком выходе из графика следует опустить не важные дела или прекратить заниматься тем, что отрывает сильно больше времени.

Полезно также плотно и вкусно завтракать перед работой
(это залог энергии), начинать работу в одно и то же время (это правило самодисциплины), начинать день не с кофе и сигарет с коллегами, а с перепроверки плана дна, а заодно — и об этом очень многие забывают чаще всего — согласовывать план дня с секретарем и участвующими в этом плане сотрудниками.

Помогает сосредоточиться на главном и не захламленный стол, и умение «выторговывать время» (честно признавать недостаток времени на задание, если тебе ставят нереальные сроки), и отрицание импульсивных действий и решений (кто-то что-то написал в письме — захотелось резко отреагировать, на это ушло время и нервы, это совершенно лишнее), и избегание действий, которые могут вызвать нежелательные последствия (излишнее любопытство или попытка выслужиться могут привести к увеличению обязанностей без увеличения времени на их исполнение).

Казалось бы, напрямую к планированию это не относится, но в действительности это очень помогает структурировать каждый конкретный день работы, а в идеале и недели, и месяцы.

К аналогичным небольшим секретам относятся также: правило конструктивных пауз (отдыхать — нужно, но только эти минуты отдыха в течение дня тоже следует планировать), правило завершенного действия (в идеале нужно заканчивать все начатое точно в срок) и правило максимального сосредоточения (нельзя заниматься одновременно несколькими делами сразу).

Если держать все эти несложные законы в голове, не забывать планировать каждый следующий день
, можно не только сэкономить время, но и в целом максимально повысить свою эффективность, что неизбежно приведет к успеху в делах и дальнейшему развитию к лучшему.

Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

Считается, что важные и срочные
дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.

Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей
«А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.

Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела
всегда могут подождать!

Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что-то полезное – и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем-нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.

Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?

Во-первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!

Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15% общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.

Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне – как в рабочее, так и в нерабочее время.

Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» – как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, – большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться.
Срочные, но неважные дела – делегировать кому-то (насколько это возможно). Несрочные и неважные – просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного-двух раз в месяц.

Чрезвычайно важно научиться отказываться
от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по-настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм-менеджменте – слово «НЕТ».

В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:

☼ максимум времени тратить на дела «А», и только на них;

☼ в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;

☼ достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.

Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные
(по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?

На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража.
Данную систему мы и обсудим дальше!

Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.

Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела.

Редко случается, что важную задачу надо выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно.

Спросите себя:

Привык ли я от одной срочной задачи «спешить» к другой?

Не остаются ли вследствие этого невыполненными действительно важные задачи?

Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

1. Срочные/важные дела.

За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

2. Срочные/менее важные дела.

Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

3. Менее срочные/важные задачи.

Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки.

Поэтому мы Вам рекомендуем: перепроверьте степень важности и попробуйте задачи этого типа полностью или частично поручать своим сотрудникам. Наряду с тем, что Вы себя разгружаете, Вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

4. менее срочные /менее важные задачи.

Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если Вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то Вам не следует жаловаться на перегрузку работой. Даже Ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы.

От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться!

Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «К» на схеме)!

Если вы будете последовательно распределять свои дела по категориям в соответствии с принципом Эйзенхауэра, Вы значительно повысите свою производительность (продуктивность, результативность)!

Еще раз аргументы в подтверждение этого вывода:

Вы начинаете с важнейших задач и концентрированно занимаетесь исключительно ими. Вы разгружаете себя для действительно важных руководящих функций и мотивируете труд своих подчиненных.

Вы втягиваете своих сотрудников в сферу своей ответственности, поручая им для исполнения не только менее важные (рутинные) дела.

Вы можете увеличить требовательность к своим подчиненным и поощрять тех, кто обладает соответствующими способностями.

Украинская компания «ДИС» уже много лет занимается изготовлением, сборкой и реализацией различной мебели на заказ. За годы ее существования тысячи киевлян установили в свои дома и квартиры действительно качественную и, …

Я часто приобретают строительные материалы и инструменты в интернет-магазине taurus-2000.com.ua. Компания Таурус-2000 предлагает товар высокого качества и по самым доступным ценам. В последний раз мне понадобился металлический трос. Конечно же, …

Ни один автомобильный кондиционер не может работать без такого вещества, как фреон. Время от времени возникает потребность в его замене, и перед владельцами автомобилей возникает вопрос, какой же фреон подходит …

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Как всё успевать и перестать откладывать

Лайфхак от президента США

У всех бывают в жизни периоды, когда сначала все дела откладываются на потом, а в конце концов начинается состояние вечного аврала. Да что скрывать, многие из нас не выходят из этого состояния месяцами. Как говорится, не откладывай на завтра то, что можно отложить на послезавтра. Почему нам так трудно даётся планирование дел? Откуда у нас эта привычка двигать сроки до тех пор, пока они двигаются? И, главное, как выбраться из-под вороха срочной работы? Попробуйте лайфхак от президента!

Что такое матрица Эйзенхауэра? Если у простых офисных работников накапливается гора невыполненных задач, то что говорить о президентах. 34-й по счёту глава США, Дуайт Эйзенхауэр, занимавший высокий пост с 1953 по 1961 годы, вряд ли мог пожаловаться на скуку. Управлять страной и держать в голове огромный объём информации – дело не из простых. Вскоре Эйзенхауэр пришёл к пониманию, что всю повестку дня нужно распределять по важности и срочности – именно по этим двум критериям. Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные, – произнёс однажды президент. Именно эта фраза и легла в основу знаменитой матрицы Эйзенхауэра – простой и действительно работающей системы планирования рабочего времени. Мы не знаем, сам ли 34-й президент соединённых Штатов изобрёл эту таблицу или нет. Скорее всего, личного участия он не принимал, однако его цитата и подход к работе стали идейным наполнением новой методики тайм-менеджмента.
Итак, чтобы понять, возьмите бумагу с ручкой и разделите листок на четыре квадрата. По ним-то мы и будем распределять текущие задачи. Они бывают: срочные и важные. Не срочные, но важные. Срочные, но не важные. Не срочные и не важные.
Прежде чем мы распределим дела по квадратам, нужно выяснить, какие задачи мы будем относить к важным.
Важное дело – это дело, которое приближает вас к достижению цели.
Получается, что первый шаг к планированию дел – постановка целей. Не жалейте времени на этот этап, потому что от него зависит успех всей методики. Итак, каких целей вы хотите достичь в долгосрочной перспективе? Каким вы хотите видеть себя в будущем? Для удобства цели можно разделить по категориям:
– Семья и близкие люди – укрепить отношения с супругом и детьми, родить ещё одного ребёнка, проводить больше времени с родными.
– Здоровье и самочувствие – перейти на здоровое питание, улучшить физическую форму, наладить сон, бросить вредную привычку.
– Самосовершенствование – повысить осознанность в повседневной жизни, воспитать в себе определённые черты характера, освоить новый навык, прочитать важные книги.
– Работа и карьера – повысить квалификацию, стать начальником отдела, сменить профессию и добиться успеха на новом попроще, начать своё дело.
– Отдых – съездить в путешествие, уделять больше времени своему хобби, перестать работать в выходные.
Вот лишь некоторые примеры долгосрочных целей. Вам нужно будет сформулировать свои. И не забудьте расставить их по приоритетности, чтобы в ситуациях, когда нужно делать выбор в пользу той или иной задачи, вы знали, какая из них для вас важнее.
Цели поставлены? Теперь вы сможете поместить любое дело в нужный квадрат матрицы Эйзенхауэра. Это проще, чем кажется. Сначала вам будет удобнее рисовать матрицу на бумаге, а потом она будет просто возникать у вас в мыслях.
Каждую задачу можно отнести к одному из четырёх квадратов. Вот несколько примеров:
– Срочно и важно: вода переливается через край ванны, из-за ошибки в коде лежит интернет-сайт, сильно заболел зуб, плачет ребёнок.
– Не срочно, но важно: проверить здоровье, провести выходные с семьёй, разработать и предложить начальству план улучшений на производстве, прочитать хорошую книгу.
– Срочно, но не важно: отключили интернет, звонит старый знакомый, нужно принять участие в опросе, оплатить счёт.
– Не срочно и не важно: посмотреть телевизор, полистать ленту новостей в соцсетях, сыграть в компьютерную игру, попить чай с коллегами.
Почему мы всё время заняты, но ничего не успеваем
Отчего у нас возникают авралы и срываются дедлайны? Куда уходит драгоценное время? Казалось бы, мы постоянно чем-то заняты, но проходит рабочий день, и к вечеру мы понимаем, что сделали едва ли половину от сегодняшнего объёма работы. Мы или заберём оставшиеся дела домой (и не оставим себе времени на отдых и общение с семьёй), или отложим несделанное на завтра, а потом – на послезавтра, и так далее.
Проблема в том, что мы слишком много времени уделяем не тем квадратам. Как вы думаете, какие дела важнее всего? Правильный ответ – важные, но не срочные. Именно они приближают нас к достижению целей. Однако, так как они не срочные, мы имеем привычку переносить их на выходные, на отпуск, и так далее, до лучших времён, которые никак не наступят.
Чем же мы заняты в остальное время? Как правило, делами из квадрата срочное и важное. И, казалось бы, это правильно – если задача действительно значимая и не терпит отлагательств, то почему бы не заняться ей? Верно, но стоит осознать, откуда берутся эти срочные и важные дела. Как правило, это задачи из квадрата важное, но не срочное, которые вы откладывали долгое время, или последствия проблем из того же квадрата.
Например, у вас была задача сходить к стоматологу и подлечить небольшой кариес. Однако зуб не болел, поэтому это было не срочно. Вы переносили визит снова и снова, пока зуб не разболелся. Теперь это срочный и важный вопрос, и его решение отнимет у вас больше времени и денег, чем если бы вы решили его месяцем раньше. Пока зуб не болит, поход к врачу можно назначить на любое удобное время. А вот невыносимая боль заставит вас отложить все дела и бежать к стоматологу среди рабочего дня. В итоге у вас образуется объём не сделанной вовремя работы. Как видите, получается снежный ком: сначала вы откладываете значимую задачу, а потом решаете её в авральном режиме, занимая время у другой работы, которую потом тоже придётся выполнять в спешке и зачастую спустя рукава.
Выходит, что мы постоянно тушим пожары, хотя намного эффективнее было бы разбираться с их причинами. Вместо того, чтобы уделить время делам из квадрата важно, но не срочно, мы тратим время на важное и срочное. Ситуацию усугубляет также то, что приходится решать проблемы из квадрата срочное, но не важное. Эти дела – письма, счета, визиты, бумажная работа – не приближают нас к достижению целей, но отказаться от них нельзя. Наконец, последние ресурсы времени и сил у нас уходят на занятия не срочные и не важные – проще говоря, на прокрастинацию. А как иначе назвать дела, которые не приближают нас к цели и которые никто от нас не требует делать, но мы почему-то тратим на них своё время?
Есть мнение, что прокрастинация – это страх перед выполнением действительно значимых заданий. Мы знаем, что приближается дедлайн по проекту, но мы так долго откладывали начало работы над ним, что теперь нас пугает необходимость сделать такой объём дел в короткие сроки. Поэтому мы находим для себя псевдодела – почитать новости, поболтать с коллегами, посидеть в интернете, лишь бы не думать о растущей горе срочной работы. Как выбраться из этого круговорота? Попробуйте правило четырёх D.
Правило четырёх D
Для каждого квадрата матрицы есть решение, которое на английском языке начинается на букву D (если одно из ваших важных, но не срочных дел – это пополнение словаря английских слов, то вот шанс выучить или напомнить себе сразу четыре): Важные и срочные дела – делайте (Do). Важные, но не срочные дела – решайте, когда сделать (Decide). Не важные, но срочные дела – поручите другому (Delegate). Не важные и не срочные дела – уберите из списка (Delete).
Итак, то, что немедленно требует вашего внимания и имеет значение для достижения цели, делайте без отлагательств. Другие важные дела, которые есть соблазн отложить на неопределённый срок, внесите в своё рабочее расписание на ближайшую неделю и обязательно сделайте их – именно тогда, когда запланировали.
Отнимающие время мелкие дела – поручите кому-то другому. Возможно, один из ваших подчинённых справится с частью вашей рутинной работы, и для него это будет дело из квадрата важно, но не срочно, потому что поможет ему потренировать новые навыки. Что касается оплаты налогов и счетов, получения справок, записи к врачу, то для этого сейчас существует множество удобных онлайн-сервисов. Уделите несколько минут, чтобы зарегистрироваться на них, освойте функционал и делайте все мелкие дела в свободную минуту прямо со своего смартфона.
Что касается дел, которые не назовёшь ни важными, ни срочными, – соберите волю в кулак и откажитесь от них. Бесцельное прокручивание ленты соцсетей, смешные видео и забавные картинки из интернета, онлайн-игры, телепередачи – все эти пожиратели времени мешают вам продвинуться к своим целям. Устраните их, и вы заметите, что начинаете возвращать себе контроль за своей жизнью. Как только вы перестанете прокрастинировать, у вас появится время, чтобы делать дела из трёх других квадратов. Другого пути нет: к сожалению, учёные ещё не освоили технологию производства дополнительного времени, 25-го часа в сутках. Да он и не нужен – просто решите, от чего вы сможете отказаться без вреда для себя и для окружающих, и у вас сразу появится время на действительно полезные занятия.
Матрицу Эйзенхауэра давно взяли на вооружение отдельные люди и целые компании. Эта простая и при этом работающая методика пригодится и школьнику, и студенту, и офисному работнику, и домохозяйке. Работа по дому, домашние задания, дела по управлению бизнесом, задачи по проекту – всё это можно распределить по матрице и понять, что из этого вы можете делегировать, чем нужно заняться как можно скорее, а что только отнимает у вас драгоценные минуты. Время – это самое ценное, что у нас есть. Тратьте его оптимально и двигайтесь к достижению ваших целей!

Матрица Эйзенхауэра

Важные и срочные дела — строго говоря, этот квадрат всегда должен быть пустым. В идеале необходимо поддерживать его квадрат пустым, это один из факторов, обеспечивающих рост Вашего профессионализма и уровень самоорганизации.

Примеры дел:

— выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;

— внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;

— срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту.

Важные, но несрочные дела — это именно то важное, что в будущем станет срочным. Очень рекомендуем уделять особое внимание именно этим задачам. Здесь всегда будут находиться все самые перспективные, самые потенциально доходные задачи, которые принесут наибольший эффект в будущем.

Примеры дел:

текущая (плановая) работа по вашим проектам;

планирование новых проектов;

оценка полученных результатов по проектам;

посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела неважные, но срочные:

Это именно те дела, которые занимают большую часть Вашего рабочего времени. Разумеется, их тоже необходимо делать, когда это задания от руководителя. И делать необходимо качественно. Но рекомендую бороться с ними, с их количеством, минимизировать время, затрачиваемое на такие задачи. Это именно те задачи, на которые тратится время Вашей жизни, при этом Вы не становитесь ни лучше, ни богаче, только стареете каждый день.

Неважные и несрочные дела

Здесь находятся все пожиратели времени. Часто в этой группе дел вообще нет рабочих заданий. Вы открываете ЖЖ или новости вконтакте, когда устаете. Но так можно потратить часы, потому что отдыха не происходит при подобной трате времени. Лучше дойдите до кулера, сходите за водичкой в магазин, подойдите к спортплощадке и сделайте пару упражнений.

Эта статья посвящена такому известному инструменту тайм-менеджмента как матрица Эйзенхауэра. Идея этой матрицы принадлежит 34-му президенту США Эйзенхауэру. Президент был крайне занятым человеком, поэтому он постоянно работал над совершенствованием своего расписания и упорядочиванием накопившиеся дел. И это ему удавалось!

Главная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в том, чтобы научиться отличать срочные дела от важных, а также отбросить занятия, выполнение которых не приносит в последствие никакой пользы.

Справка. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр родился в Америке в штате Техас в 1890 году. В 1944 году был назначен генералом американской армии. С 1953 по 1961?гг. занимал пост президента США. Нередко встречается в американской литературе под прозвищем «Айк» («Ike»). Прожил 79 лет.

Как управлять своим временем? — через матрицу срочных и важных

Личное развитие
6 минут на чтение

Как управлять своим временем? — через Матрицу срочных и важных

от Aleksandra Dabic 5 месяцев назад

У вас есть ощущение, что вы постоянно справляетесь с кризисами и тушите пожары? Или вы постоянно устаете и думаете, что у вас нет времени на себя? Или, может быть, вы чувствуете, что постоянно заняты, но ничего не добиваетесь?
Если вы ответили положительно хотя бы на один из этих вопросов, возможно, у вас возникла проблема с расстановкой приоритетов в том, что срочно, а что важно в вашей жизни.Решение этой проблемы скрывается в простой системе, называемой «Матрица срочных и важных» или «Матрица управления Эйзенхауэра». Эта система может помочь вам управлять своим временем.

Срочный и важный квадрант матрицы

Глядя на четыре квадранта, вы можете подумать, что главный приоритет имеет верхний левый квадрант, где происходят срочные и важные дела. Но правда немного сложнее. Сначала давайте определим, что происходит в каждом из них.

Квадрант 1 — Срочно и важно

Этот квадрант обычно является источником стресса и выгорания.

В этот раздел попадает все, что внезапно всплывает, каждая кризисная или незапланированная ситуация. Это то, что требует вашего немедленного внимания или реакции. Что-то, что вы должны начать исправлять как можно скорее, иначе это может создать больше проблем, если с ним не обращаться должным образом. Например, ваш дом горит, и вам нужно немедленно отреагировать. Или менее катастрофический пример: у вас крайний срок в последнюю минуту, и клиент оказывает на вас давление. Могут быть срочные электронные письма, на которые нужно ответить, исправления ошибок, внутренние проблемы команды, сломанный зуб.Это то, что происходит постоянно, но при грамотном планировании вы можете предотвратить некоторые из них. Цель состоит в том, чтобы тратить как можно меньше времени на работу в этом квадранте.

Квадрант 2 — Не срочно и важно

Это место возможностей и планирования. Место, где вы контролируете вещи и где вы заняты, но не перегружены.

Важные, но не срочные дела — это все вещи, для которых не установлен крайний срок, но они важны для вас, когда вы управляете своим временем, как в личной, так и в профессиональной жизни.Некоторые из них могут быть физическими упражнениями, сбором семьи и друзей и поддержанием отношений, планированием времени и постановкой целей. Это также включает учебу и планирование личного развития, регулярные медицинские осмотры, карьерное или бизнес-планирование. Или проводите время, занимаясь чем-то, что вам нравится в качестве хобби, например, чтением или рисованием.

Это все важные вещи, которые не являются срочными, но, если их оставить без внимания, они могут легко ускользнуть в первый сектор вашей жизни — в срочном и важном.Например, если вы регулярно ходите к стоматологу, вы можете предотвратить кариес. Или, если вы будете учиться и совершенствоваться каждый день, вы станете более компетентным, сможете продвинуться по карьерной лестнице и избежать увольнения.

Большую часть времени вы должны заниматься делами из этой категории. Убедитесь, что большинство ваших действий, по крайней мере, 70% из них попадают в этот квадрант. Это сделало бы вас более продуктивным и помогло бы вам контролировать свою жизнь.

Квадрант 3 — Срочно и неважно

Обычно это вещи, которые отвлекают вас от важных дел или замедляют вашу работу.

В большинстве случаев люди попадают в ловушку, полагая, что они должны выполнить эти задачи как можно скорее. Обычно причина в том, что кто-то установил крайний срок для отправленного вам запроса, а вы неправильно расставили приоритеты для своих текущих задач. Это что-то срочное для кого-то другого, но по сравнению с вашими текущими задачами это может иметь меньшее значение для вас. Например, вы готовите предложение для важного корпоративного клиента. Коллега звонит вам, чтобы попросить отчет, который он должен закончить к концу дня.Вы бросаете писать предложение и начинаете писать отчет для коллеги, рискуя потерять клиента.

Другими примерами могут быть прерывания, неважные встречи и события, случайные запросы, телефонные звонки от продавцов или телемаркетеров. Все остальные неважные дела отнимают ваше время. Решением может быть делегирование этих задач другим. Если это не вариант, вы можете отложить их на разумное время и расставить приоритеты на потом.

Квадрант 4 — Не срочно и не важно

Как вы можете заключить, несрочные и не важные дела — это все виды деятельности, которые тратят ваше время, например просмотр телевизора, серфинг в Интернете, сплетни и т. Д.Идея состоит в том, чтобы исключить все эти действия или, по крайней мере, ограничить их в максимально возможной степени. Конечно, всем нам нужно время, чтобы расслабиться и ничего не делать, но эти занятия не должны отнимать наше время и отвлекать от важных дел.

Что с этим делать?

Итак, теперь, когда мы все это знаем, как мы можем реализовать и оставаться на вершине?

Во-первых, начните отслеживать свою активность в течение дня на следующей неделе. Ведите дневник и записывайте все, что вы делали в течение дня.Это должно охватывать такие вещи, как покупки, работа по дому, электронная почта, работа над проектами, кофе с другом, времяпрепровождение с ребенком … Через несколько дней вы заметите некоторые закономерности в своем поведении.

После того, как вы составили список всех занятий, попробуйте расположить их в каждом квадранте, спрашивая себя, насколько важным или срочным является то, что у вас было. Таким образом вы получите визуальную презентацию и разбивку вашей недели.

Начните анализировать, в каком квадранте вы проводите большую часть своего времени, и просмотрите свои варианты здесь.Ваше основное внимание должно быть сосредоточено на квадранте 2 и связанных с ним занятиях. Если вы проводите слишком много времени и энергии в Квадранте 1, возможно, вы выгорели и вымотались. Вы можете управлять этими вещами за короткий период времени, и вы можете подумать о надлежащем планировании (квадрант 2), чтобы предотвратить их повторение в будущем.

Если ваша основная деятельность находится в квадранте 4, возможно, вы откладываете на потом или тратите свое время. Начните сокращать свое время на этих занятиях и замените их более полезными занятиями из квадранта 2.Если вы застряли в квадранте 3, это может означать, что вы потеряли концентрацию или не знаете, каковы на самом деле ваши приоритеты. Это снова возвращает нас к квадранту 2 и интеллектуальному планированию. Начните с делегирования всех неважных задач кому-то другому.

Заключение

Помните, что то, что вы помещаете в каждый квадрант, очень индивидуально и зависит от личных предпочтений. Главное — понять, что для вас действительно важно, чтобы вы могли не сбиться с пути к своим планам и целям. В этом вам может помочь различение между срочным и важным.

Тирания срочности — Энтропия евангелизма, часть 4

Пятая причина евангелизационной энтропии — это так называемая «тирания срочности ». »Я обнаружил эту концепцию в классической книге Стивена Кови« Семь навыков высокоэффективных людей ». В нем он ссылается на два фактора, определяющих деятельность: срочность и важность.

Срочно Пункты описываются как «… те, которые требуют немедленного внимания.Это «Сейчас!» Срочные дела действуют на нас … срочные дела обычно видны. Они давят на нас. Они настаивают на действии. Они часто нравятся другим. Обычно они прямо перед нами. И часто это приятно, легко и весело. Но так часто неважно! »

Важные Пункты описываются как «… ориентированные на результат. Если что-то важно, это способствует вашей миссии, вашим ценностям и вашим первоочередным целям. Важные вопросы, которые не являются срочными, требуют большей инициативы, большей активности.”

Давайте рассмотрим четыре квадранта матрицы срочности / важности Кови , поскольку они относятся ко всем действиям, которые лишают нас и наши церкви ее евангелизационной энергии. Уделите несколько минут, чтобы распределить свои ежедневные и еженедельные занятия по следующим квадрантам. Скачать рабочий лист четырех квадрантов.pdf

Вот несколько вопросов «что, кто и когда», которые следует учитывать при работе с матрицей срочно-важных :

Что

1) Какие важные дела вы не можете делегировать?

2) Какие важные дела вы можете делегировать?

3) Какие не важные дела вы не можете делегировать?

4) Какие не важные дела вы можете делегировать?

Кто

1) Кто помогает вам ориентироваться в не важных делах вашего дня?

2) Кто может помочь вам выполнить важные / срочные дела вашего дня?

3) Кто помогает вам в планировании времени для важных / несрочных дел вашего дня?

4) Кому вы можете доверить важные / срочные дела в вашем служении?

Когда

1) Когда в вашем недельном расписании есть время для важных / срочных дел?

2) Когда в вашем недельном расписании есть время для важных / несрочных дел?

3) Когда в вашем годовом календаре есть время для размышлений и планирования важных / срочных дел?

4) Когда в вашем годовом календаре есть время для размышлений и планирования важных / несрочных дел?

Лидерство — это просто хорошо приложенная энергия.Если лидер собирается позволить своей энергии истощиться из-за неважных и неотложных действий, которые отвлекают каждое служение, тогда не останется никакой энергии, чтобы противодействовать евангелизационной энтропии, которая атакует каждую церковь и лишает их евангелизационной эффективности.

Тайм-менеджмент для менеджеров

Тайм-менеджмент для менеджеров

, Джон Манес, Pinnacle Storage Properties, LLC

Самостоятельное хранение может время от времени представлять некоторые уникальные проблемы, но принципы управления временем остаются такими же, как и в любой другой отрасли, и эти принципы четко представлены в книге Стивена Кови « Четыре квадранта управления временем ».

В четырех квадрантах Кови любая деятельность либо срочна, либо несрочная, важна или не важна. Например, мы никогда не сможем полностью контролировать четыре сектора, мы никогда не узнаем, когда может возникнуть кризис, но мы можем контролировать, на что тратится большая часть нашего внимания и времени. Согласно Кови, и его теория оказалась точной и успешной, если мы сосредоточим большую часть нашего времени и внимания на квадранте II, мы значительно сократим количество времени, которое мы проводим в кризисном режиме.

Таким образом, возникает вопрос: «Как мне, как менеджеру магазина, уделять большую часть своего времени важным, но не срочным вещам?» Первым шагом в этом процессе будет определение того, какие повседневные действия в нашем бизнесе являются важными, но не срочными.Некоторые примеры важного / не срочного включают: обучение и инструктаж, установление взаимопонимания, регулярные проверки блокировки, маркетинг, уборка, складирование товаров, техническое обслуживание, сбор звонков и отслеживание ставок.

Давайте рассмотрим несколько примеров того, как сосредоточение внимания на том, как важно / не срочно, сокращает время, которое мы можем провести в кризисном режиме. Клиент приходит в офис, чтобы сообщить вам, что он только что освободил 10 x 20, из которых у вас не было ни одного доступного. Важно, но не срочно, чтобы вы как можно скорее подготовили это пространство к аренде, но вместо этого вы потратите следующие пару часов на мелочи, разговаривая по телефону по вопросам, не связанным с работой, слушая радио и проверяя свое социальные медиа.Теперь приходит клиент с загруженным движущимся грузовиком, готовым арендовать 10 x 20, и когда вы идете показать место, вы обнаруживаете, что на его подготовку у вас уйдет час или больше. Теперь вы в кризисном режиме. Заказчик готов, а вы — нет. Фактически, вы можете потерять эту аренду. Вот еще один пример. Вы не проводили техобслуживание своего гольф-мобиля несколько месяцев, и теперь, когда вы показываете место в дальнем конце участка под проливным дождем, у вашего гольф-мобиля разряжаются батареи. Мгновенный кризис и очередная потеря аренды.Вот еще одно: несмотря на высокую загружаемость в течение последних нескольких лет, вы полностью пренебрегали никакими усилиями по продвижению своей собственности. Внезапно местная экономика меняется, и вы видите, что ваша заполняемость резко падает. Игнорируя потребность в маркетинге, вы теперь обнаруживаете, что изо всех сил пытаетесь привлечь трафик к своей собственности, тем самым теряя многократную аренду и доход.

Это всего лишь несколько примеров того, как пренебрежение сосредоточением внимания на важном, но не на срочном, в конечном итоге приведет к тому, что вы будете проводить слишком много времени в кризисном режиме.Само собой разумеется, что нам нужно тратить минимальное количество времени на неважные вопросы Квадранта III и Квадранта IV. Помимо этих основных принципов тайм-менеджмента, давайте рассмотрим некоторые особенности нашей отрасли. Мы должны иметь привычку составлять списки дел, чтобы не забыть что-то в «важных» квадрантах. Часто задачи выполняют несколько человек, и наличие списка снижает избыточность.

Научитесь расставлять приоритеты

Когда я ранее перечислял элементы, которые являются важными / не срочными, выше, я не зря сначала указывал «обучение и коучинг».Я считаю, что это самый важный аспект сокращения времени нахождения в кризисном режиме. Часто кризис развивается просто потому, что человек не обладает знаниями и подготовкой, чтобы принять правильное решение. Часто, когда это происходит, этот человек либо принимает неправильное решение, либо вообще не принимает решения. Последовательные тренировки и коучинг сокращают количество ошибок и удерживают вас от кризисного режима. Простой способ расставить приоритеты — взять список «дел» и расположить элементы по приоритету из A, B, C. Когда у вас есть все ваши A, B и C, вы затем ранжируете каждое из них в категории на основе сколько у тебя.Пример: A1, A2, A3, B1, C1, C2, C3, C4. Создайте ежемесячный календарь рабочей нагрузки для повседневных задач, таких как оверлоки, рассылка заказных писем, аукционы и специальные проекты. Имея это в наличии, вы получите напоминание о том, что является важным / не срочным, и сможете использовать время простоя для подготовки. Например, у вас медленный день, и, беглый взгляд на календарь рабочих нагрузок, вы напоминаете, что завтра будет день, когда нужно будет рассылать заказные письма. Вы можете потратить это медленное время, делая последний звонок или готовя конверты, чтобы завтра, когда вас поразит наплыв клиентов, вам не пришлось бы в кризисном режиме выполнить задание.

Общайтесь со своими клиентами

Общение всегда залог успеха. Если вы не являетесь индивидуальным предпринимателем, управляющим своей собственностью без сотрудников, тогда вы являетесь частью команды, и участие в ней делает общение важным. Создайте простые способы организации вашего общения, например, используйте переплет. Это позволит вам общаться друг с другом в выходные дни разных членов команды. Другой пример — еженедельные или ежемесячные встречи с вашей командой.Держите их в пределах получаса или часа нацеливания на элементы, которые помогут улучшить Квадрант II.

Если вы знаете, что в вашей собственности будет происходить что-то, что может повлиять на ваших арендаторов, сообщите им об этом, и вы сможете избежать необходимости иметь дело с рассерженным клиентом позже (кризис). Каждый раз, когда вы взаимодействуете с клиентом (если это не является рутинной процедурой, такой как получение платежа), вы должны отмечать это взаимодействие в операционной системе, чтобы следующий член команды имел дело с этим клиентом, у него была история, которую можно использовать для принятия правильного решения. , таким образом предотвращая кризис.

Общайтесь со своим руководителем

Сообщите своему непосредственному руководителю, что вам нужно и что он или она может сделать, чтобы помочь вам, а также о любых проблемах в вашей собственности. Они не смогут должным образом помочь вам в ведении вашего бизнеса, если их держат в неведении. Регулярно общаясь, ваш руководитель может сосредоточиться на важных / несрочных вещах, задолго до того, как они перерастут в кризис.
Обращая внимание на то, как вы используете свое время, и позволяя адекватно подготовиться, вы будете двигаться в правильном направлении, чтобы управлять своим временем.

Подробнее статьи в блоге »

4 квадранта матрицы управления временем

Склонность делать что-либо варьируется от человека к человеку. Следовательно, это означает, что каждый делает что-то в соответствии со своим восприятием. В результате темп работы и результаты соответственно различаются.

Такова природа человека, что мы предпочитаем делать срочные дела, даже не предвидя их плодотворности. Иногда упускается из виду приоритет и порядок выполнения задач.В конечном итоге это имеет свои последствия, и поэтому очень важно знать о четырех квадрантах матрицы тайм-менеджмента. Не волнуйтесь, это несложная концепция. Как только вы освоите это, вы сможете работать эффективно в долгосрочной перспективе.

Во-первых, мы должны понять, что есть две основные части этого обсуждения — то есть срочность существа и, конечно же, взаимосвязь между управлением временем и его влиянием на вашу работу. Проанализировав суть этих двух элементов, мы можем применить эту концепцию в нашей жизни и исправить положение в том, что касается работы.

Взгляните на некоторые важные аспекты матрицы управления временем.

Источник

1. ОСНОВНЫЕ ИЛИ ВАЖНЫЕ ВОПРОСЫ:

Некоторые вещи случаются неожиданно; например, несчастные случаи, критические сценарии и другие крайне неприятные происшествия, но не ограничиваясь ими. Эти вещи необходимы и могут случиться с каждым в любой момент жизни.

С другой стороны, если у вас не хватает времени на проект, который может повлиять на ваше положение в компании, этот сценарий можно классифицировать как критический.Эти сценарии находятся под вашим контролем, потому что ваша работа и действия определяют результат.

Критические задачи всегда имеют высокий приоритет, поскольку они сразу влияют на вас. Поскольку вы знаете или подозреваете о возможных результатах, вы можете изменить шансы в свою пользу.

2. БОЛЬШЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ, НО МЕНЬШЕ ОСТРЫХ ВОПРОСОВ:

Этот квадрант посвящен сохранению внимания к управлению временем и планированию.Многие проблемы зависят от времени; в этом смысле они не являются императивными или критическими. Вы можете сказать, что эти вопросы ориентированы на сроки, и этот срок может растягиваться на несколько месяцев. Таким образом, рассматриваемый руководитель проекта не чувствует «угрозы» или давления, требующего выполнения работы.

В конце концов, промедление приводит к неудачным целям. Согласно этому квадранту, вы должны сохранять бдительность. Вы можете позволить себе быть немного беззаботным, но не позволяйте этому чаще ломать голову.

3. БОЛЬШЕ ОСТРОГО, НО МЕНЬШЕ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО:

По мнению экспертов, весь этот квадрант тайм-менеджмента основан на осознании жизненно важного влияния отношения одного предмета на другой. Например, вы на работе, и вам из дома звонят важные. Этот звонок может растянуться на час или два; Вы могли бы потратить время на работу над этим очень важным проектом.

Телефонный звонок острый, но менее настоятельный.Следовательно, его продолжительность может быть сокращена без ущерба для личных и профессиональных обязательств в целом. То, что что-то очень срочно, вовсе не означает, что оно приносит жизненно важную пользу.

4. НАКОНЕЦ НЕ СРОЧНЫЕ ИЛИ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ:

Как видно из заголовка выше, этот квадрант посвящен вещам с низким приоритетом. Это ни в коем случае не важно, срочно или необходимо. Хотя это правда, что неважные дела нужно делать ежедневно.Это может быть работа по дому или выполнение нескольких поручений, вы можете поместить их в конец очереди задач.

Этот квадрант управления временем фокусируется на управлении вашим приоритетом от низкого к высокому масштабу. Поскольку эти низкоприоритетные задачи важны по-своему, и их нельзя пропустить, вам нужно только попрактиковаться в том, чтобы адаптировать их к более расслабленному временному интервалу дня.

ВЫВОД:

Эти четыре квадранта были разработаны Дуайтом Эйзенхауэром; человек мудрости и награжденный офицер в U.С. Военный. «Будущее принадлежит тем, кто знает свое место» — это фраза, которая в значительной степени описывает серое вещество для вас с долгосрочной точки зрения. Узнайте больше о Матрице Эйзенхауэра здесь.

Если вы хотите работать продуктивно и добиваться результатов, знайте, что для этого нет волшебной пилюли. Возьмите себя в руки и начните организовывать свою жизнь. Делайте маленькие шажки и двигайтесь дальше, вместо того, чтобы загружать пару приложений для повышения продуктивности, а затем по прихоти надоедать недавно созданным разрешением.

Начните достигать своих долгосрочных целей с помощью этой президентской системы управления задачами

Слишком часто люди подходят к спискам дел, решая задачи, которые требуют наименьшего количества времени и ресурсов в данный момент — даже если эти задачи не выполняются. подтолкнуть их к достижению долгосрочных целей.

Люди, ориентированные на достижения, знают, что для достижения общих целей необходимо использовать другую концепцию продуктивности. Они понимают, что есть разница между срочными и важными вещами, и что эти два понятия часто исключают друг друга.

Для тех, кто затрудняется провести это различие, автор Стивен Кови ввел в действие Принцип неотложности / важности Эйзенхауэра в своей книге 7 привычек высокоэффективных людей . Инструмент основан на том, как президент Дуайт Д. Эйзенхауэр расставил приоритеты для задач, требовавших его внимания. Этот принцип признает, что задачи обычно попадают в один из четырех квадрантов и что мы обычно выполняем их в следующем порядке:

Срочно и важно: То, что важно сделать и нужно сделать сейчас.
Срочные и неважные: Незначительные задачи, требующие срочного выполнения. Приятно вычеркивать их из наших списков, но на самом деле они не критичны.
Важно и не срочно: То, что нужно сделать, но не нужно делать немедленно.
Несрочные и Неважные: Эти задачи не являются ни важными, ни временными.

Одна из самых больших ошибок, которую совершают руководители, — это сосредотачивать энергию на «срочном и неважном» перед «важным и не срочным».«Если вы постоянно игнорируете важные дела, которые хотите выполнить в долгосрочной перспективе, эти задачи неизбежно станут одновременно срочными и важными. Тогда вы начнете реагировать на чрезвычайную ситуацию, что означает, что вы выполняете задачи в режиме« пожаротушения »- не лучший

С другой стороны, расстановка приоритетов «срочно и неважно» отвлекает вас от выполнения задач, которые являются наиболее важными. ничего не изменит в вашей личной или профессиональной жизни.

Несколько лет назад я начал систематизировать свой список дел по следующим сегментам (я поместил их в рекомендованном порядке и изложил свои мысли по каждому):

Срочно и важно: Выполняйте их, потому что вам нужно , и делегируйте, где это возможно, чтобы задачи выполнялись правильно.
Важно и не срочно: Это самая важная корзина, потому что эти вещи подталкивают нас к нашим общим достижениям. Ключ к выполнению этих задач — каждый день или неделю находить время, чтобы двигаться к своим целям.
Срочно и неважно: Снимите их со своей тарелки и не позволяйте им отвлекать вас. Держите глаза на приз!
Не срочно и не важно: Постарайтесь полностью их избежать.

Когда я следую этому процессу приоритизации задач, я обнаруживаю, что могу достигать своих целей с меньшим количеством вещей, подкрадывающихся ко мне. Беседуя с другими, кто сейчас использует принцип срочности / важности Эйзенхауэра, я обнаружил, что многие достигли таких же прекрасных результатов.

Если мы ведем нашу личную или профессиональную жизнь реакционным образом, мы никогда не достигнем больших целей, которые мы перед собой ставим. Независимо от того, решите ли вы включить процесс Эйзенхауэра «Срочно / важно» или другой подход, главное — избегать срочных отвлекающих факторов и оставаться сосредоточенными на том, чего вы хотите достичь в долгосрочной перспективе. Если вы это сделаете, вы обнаружите, что делаете гораздо больше, чем считали возможным.

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Срочные или важные — свободные концы Свободные концы

«Срочные проблемы редко бывают важными».
— Бывший президент Дуайт Эйзенхауэр

Случалось ли это когда-нибудь с вами? В конце напряженного дня вы садитесь и обнаруживаете, что думаете обо всех вещах, над которыми вы взялись. Вы понимаете, что были очень заняты, но по какой-то причине не чувствуете, что действительно чего-то добились. У вас все еще есть длинный список важных дел … благие намерения, которые были в этом чертовом списке неделями, даже месяцами.Вы спрашиваете себя: «Если я так много делаю, почему мне кажется, что я никуда не пойду?»

Дело в том, что оставаться занятым — это не то же самое, что быть в курсе дел. Видите ли, хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность. Эффективное управление временем и достижение того, чего вы хотите достичь, требует тратить большую часть вашего времени на важные, а не только срочно важные дела.

Давайте посмотрим на разницу между ними:

Важные действия приводят к достижению ваших целей, будь то профессиональные или личные.
Срочные дела требуют немедленного внимания и часто связаны с достижением чужих целей.

Мы часто концентрируемся на неотложных делах; они требуют внимания, потому что последствия отказа от них немедленные.

В книге First Things First Стивен Кови описывает структуру для определения приоритетов задач, которая в основном нацелена на достижение долгосрочных целей за счет задач, которые кажутся срочными, но на самом деле менее важными.

Вот как это работает… эта матрица 2 × 2 классифицирует задачи как срочные и несрочные на одной оси и важные или неважные на другой (см. Диаграмму).

К сожалению, мы, как правило, проводим большую часть времени в квадранте 1, туша пожары, и в квадранте 3, тратя время на отвлечение. В его квадранте 2 есть несрочные, но важные вопросы. Он считает, что это те, которыми мы, вероятно, пренебрегаем; но следует сосредоточиться на достижении эффективности. Проблема в том, что когда вы игнорируете эти важные, но несрочные задачи в квадранте 2, они быстро становятся срочными.Затем вы обнаруживаете, что бегаете, как цыпленок с отрезанной головой!

Это действительно сводится к поиску баланса. Попробуйте проводить большую часть дня, выполняя важные задачи в квадранте 2. Имейте в виду, что вам неизбежно придется потратить некоторое время на срочные задачи из квадранта 1. Когда появляется срочное дело, не забудьте спросить себя…

«Я знаю, что это срочно, но действительно ли это важно?»

Если задача действительно попадает в квадрант 3, не поддавайтесь искушению ее выполнить! Не тратьте время на мелочи.Это действительно не повредит, если он выйдет из строя… или, еще лучше, поручите это сделать кому-то другому.

Что касается квадранта 4, будьте честны с собой: какие действия вы делаете, которые не являются ни важными, ни срочными? И сколько из этих действий мешает вам сосредоточиться на важных из квадранта 2? Многие из этих бездельников могут показаться расслабляющими, легкими в выполнении и даже забавными, но они никогда не помогут вам достичь того, чего вы действительно хотите в жизни.

Что срочно, что важно и как использовать эти концепции для повышения производительности? • Impacto TIC

В одном из самых известных мультфильмов популярной Мафальды девочка приговаривает : «Как всегда: срочное не оставляет времени для важного.» И хотя это, безусловно, одна из наиболее часто используемых фраз при рассмотрении вопроса производительности, правда в том, что она не теряет своей актуальности, в том числе потому, что есть люди, которые не понимают разницу между двумя концепции

Внесение этой путаницы на рабочее место — непонимание разницы между срочным и важным — также может привести к Приоритет отдается задачам, которые не обязательно являются теми, которые позволят достичь целей оптимально и вовремя. Но чтобы понять разницу, возможно, лучше привести пару примеров из повседневной жизни, чем Амикам Яловецки, эксперт по продуктивности и основатель Tiger Academy, поделится на этот раз:

Если вы фанатик футбола и у вас есть 5 минут до начала игры вашей любимой команды, вы все еще на полпути от офиса, вам срочно нужно вернуться домой, чтобы посмотреть игру по телевизору с самого начала. Но действительно ли важен , если вы пропустите первые 15 минут? Вы не слышали начало матча по автомобильному радио? Да, конечно, все будет зависеть от вашего увлечения спортом, но по сути это было бы несерьезно.
Если вы одиноки и живете один, поддержание чистоты в ванной комнате важно в качестве меры гигиены; Но если вы пришли домой поздно и не смогли убрать его сегодня, возможно, вы сможете подождать до завтра. Но если ваша девушка приедет к вам сегодня вечером, уборка ванной станет не просто важным , а срочно!

Из приведенных выше примеров ясно, что важность и срочность некоторым образом зависят от конкретных обстоятельств.Составить отчет за месяц — сразу войти в сферу труда — важно, но если он еще 15 или 20, вы можете оставить его на потом. Но между 28 и 30 числами его актуальность начнет возрастать. Тем не менее, Необходимо, чтобы с 15-го или 20-го вы в своей повестке дня отделили время, которое вам понадобится для выполнения этой задачи в нужное время, , не дожидаясь последней минуты.

Важность и срочность также зависят от воздействия, которое задача вызывает эмоционально и с течением времени: «Иногда мы тратим время на размышления« что я буду носить сегодня »или« что я буду есть на обед », но на самом деле это не имеет долгосрочного воздействия.Поход в кино с ребенком важен, потому что это может укрепить отношения или сблизить его с родителями, но это не срочно … если фильм уже не выходит из кинотеатров », — отмечает Яловецкий.

Здесь вступает в игру область, в которой настаивает основатель Tiger Academy и которая уже обсуждалась ранее в этой серии статей о производительности: Важно хорошо спланировать деятельность и установить приоритеты. Чтобы добиться этого, вы можете использовать инструмент под названием матрица Эйзенхауэра, , в которой действия расположены в 4 разных квадрантах в соответствии с критериями важности y urgencia .

В первом квадранте задачи, которые они актуальны и важны. Это нужно делать немедленно, почти не задумываясь.

Задачи, важные, но несрочные, относятся ко второму квадранту; Их можно отложить на более позднее время или на следующий день; но, как уже упоминалось ранее, Это должно быть решение, в котором есть полное осознание того, что это нерешенная задача, которую необходимо решить.

И если задача срочная, но не важная (третий квадрант), существует большая вероятность того, что ее можно делегировать кому-то еще из рабочей группы, у которого есть возможность выполнить ее оптимальным образом.

Конечно, есть еще группа задач, которые не являются ни важными, ни срочными, которые, безусловно, можно оставить на время, когда они не мешают какой-либо другой деятельности, или отложить на неопределенный срок, не подразумевая отсутствия прогресса в достижении целей.

Если все важно, ничего не важно

А что, если в вашем расписании все важно и срочно? Итак, получается, что все ваши задачи имеют одинаковый приоритет, и в этом случае на самом деле происходит следующее: Ни одна из них не является более важной или более срочной, чем другие!

Если вы все еще чувствуете, что не можете расставлять приоритеты, Амикам Яловецкий советует: «Когда мы говорим о наиболее важных задачах (MIT, аббревиатура на английском языке), я выделяю три категории: срочность, которую они имеют, удовлетворение, которое они доставляют. ты и радость, которую они тебе приносят.Срочно составить отчет на завтра; Завершение создания идеального профиля клиента важно, потому что это позволяет мне выйти и искать его, тогда это принесет мне удовлетворение, но также позволит мне продвигаться к моим целям. Исправление фотографий из отпуска, сделанных 4 года назад, может доставить мне только радость ».

Эксперт признает, что у каждого человека есть разные критерии для определения того, что может быть срочным, может доставить удовлетворение или может принести радость, но необходимо четко понимать эти аспекты, чтобы определить, какие задачи являются приоритетными.И особенно когда речь идет о работе, задача состоит в том, чтобы определить те, которые позволяют нам продвигаться дальше в достижении целей.

Основное изображение: Pxhere.