Планирование времени личного: Планирование личного времени

Планирование личного времени

Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные

Дуайт Эйзенхауэр

Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел.

2 плодотворных дела = 8 не сделанным

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по двум критериям — срочности и важности.

«To Do» план

Подсчитать, сколько времени будет затрачено на все дела. Есть ли реально столько времени в дне на эти дела? Если 24 часа в сутках: 8 часов – сон, 3-4 часа – домашние дела, гигиена; 6 часов – учеба, 6-8 часов – остальные дела.

Время – деньги. Год — 3000 рабочих минут

Время – вечная проблема. Часы позволяют человеку планировать свое время. Составь распорядок своего дня. Чтобы тебе было легче подчиняться собственному распорядку, советую поинтересоваться у любого делового человека, насколько больше он успевает сделать за день, придерживаясь определенного расписания, а не существуя стихийно. Ты, наверное, будешь удивлен: вдвое, втрое, скажет тот, кто привык экономить время. Сухомлинский давал своим ученикам такой совет: «Вставайте пораньше, делайте уроки до начала занятий. На свежую голову, дело идет куда быстрее». И кроме того, ты учишь, а часы напоминают: не опоздай в школу, укладывайся в отведенное время. Это дисциплинирует и не позволяет отвлекаться. А третье – самое главное преимущество – увеличивается свободное время. Появляются 2-3 лишних часа во второй половине дня. Можно, конечно, сказать, что ты будешь не досыпать. Но Сухомлинский ответил так: полтора часа дневного сна весьма полезны и гарантируют норму.

«Точность – вежливость королей!» Деловой человек не имеет права злоупотреблять чужим временем, и впустую растрачивать свое.

В году 300 000 рабочих минут. У больших цифр есть своя магия. Если ты сэкономил 5 минут за день, то много это или мало? В месяце 25 рабочих дней, экономия по пять минут в день, за месяц набежит 125 минут, 2 часа с хвостиком. Это время кинофильма или поездки в Прокопьевск и обратно.

Когда цитируешь, сразу пиши источник, автора, потом сэкономишь время, не придется искать. Можно привести массу примеров из повседневной жизни.

Деловой человек просто не имеет права надеяться на «авось». Время не позволяет.

Часы – инструмент твоего раскрепощения! Будешь более организованным – избавишься от понуканий и наставлений родителей. Большинство людей делают ошибку, говоря начну новую строго регламентированную жизнь с Нового года, так ничего не получится! Лучше, приказывай себе: читаю 30 минут – время истекло – стоп! И никаких поблажек! Начав с пустяков, ты приучишь себя укладываться в определенные рамки.

Попробуй в течение недели записывать упущенное тобой время за день. Например, сколько ты потратил времени на не самые необходимые телефонные разговоры. Подведешь итог, ужаснешься!

Вы распечатываете и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от слова «пинать»). Отличие этого календарика от обычного: над графиком текущего года изображен список цифр — годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком — от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня оптимизма. Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно — с лирическими воспоминаниями. Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению. Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером — вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще, особенно в нижнюю строчку. Совершенно верно, это очень похоже на армию — только там время «материализуют», чтобы было легче ждать, а здесь — чтобы лучше видеть, как утекают драгоценные дни вашей жизни. Можете поверить, больше недели «обработки пинариком» никто не выдерживал — методы работы начинают меняться стремительно, а эффективность — расти. Причем на первых порах даже делать ничего не нужно — все происходит само.

Запомните: дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, слишком заняты, чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы.

«Величайшая победа – это победа над самим собой!» Воспитывай себя, свою волю, будь любознательным и учись.

Воля

Волевые процессы характеризуются своеобразным усилием, направленным на преодоление препятствий, которые ставит на пути к достижению сознательно поставленной цели.

Вся деятельность человека произвольна. Этим она и отличается от поведения животных. Отдаленность целей, их общественная значимость, сильное стремление к их достижению, решительность – вот что определяет высокие качества воли. Говорят: сильные волей переплывают море жизни, а слабые в нем купаются.

Простейшим волевым процессом является волевое действие, в котором достигается цель.

Борьба мотивов – это и есть чаще всего борьба между «не хочу» и «надо».

Воспитание воли

Очень часто волю воспитывают нелепыми, а иногда опасными мероприятиями (ходьба по карнизу, прыжок из окон 2 этажа) – это не правильно.

Гораздо сложнее воспитывать волю, воспитывая у себя стремление, несмотря ни на какие трудности, добиваться поставленной разумной цели. Тогда и тренировка воли будет приносить пользу (определять порядок дня, делать зарядку). Добиваясь поставленной цели – тренируешь волю. «Бороться и искать, найти и не сдаваться!»

Система управления временем Б.Франклина

Бенджамин Франклин (1706-1790) – известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса мы постараемся кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы могли использовать её для управления своим личным временем.

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» – в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

1. Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни).

Человек определяет свои жизненные ценности. Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвёртого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2. Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Глобальная цель (достойная цель творческого человека).

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3. Третий этаж пирамиды опирается на второй. Генеральный план достижения цели.

Составляется генеральный план – что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4. Четвёртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 200х года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности «социология и политология» – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4–5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5. Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6. Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

• План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
• Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
• Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
• Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).

Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным. Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.

Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать птичкой (). Отменённые – по той или иной причине – крестиком (), желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка () и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».

Планирование личного времени. Разместите все встречи и планы эффективно

К личному времени мы относимся ревностно. Бережём его, ценим, стараемся расходовать экономно. Однако очень часто время тратится впустую.

Как это обычно бывает, едешь домой после работы, думаешь сделать несколько дел. Заходишь домой, и энтузиазм заканчивается. Сначала отвлекаешься на ленту новостей, потом на новую серию любимого сериала. И так до конца вечера. В итоге дела не сделаны, совесть не чиста. Такая же история происходит и в выходные.

Как решить проблему нехватки времени.

Нужно начать с одного простого шага — освоить планирование личного времени.

«Планировать скучно!» — слышали вы не раз. Не верьте. Планирование увлекает. Определить истинно важные дела, понять, насколько ты приблизишься к цели после выполнения задач — это даёт огромный заряд позитива и энергии.

На планирование нужно выделить всего 10 минут в день.

Именно планирование личного времени способно запустить процесс серьёзных изменений в вашей жизни.

Как это работает.

Когда вы записываете план действий на реальный носитель (в блокнот, ежедневник, программу), ваш мозг автоматически начинает искать способы решения поставленных задач. Если вы держите план в голове, энергия тратится не на поиск решения, а на удержание дел в сознании.

Какой инструмент использовать для планирования личного времени.

Время бумажных ежедневников прошло. Настало время специальных программ-планировщиков.

Присмотритесь к программе ЛидерТаск. Это один из лучших инструментов для планирования.

ЛидерТаск позволит вам правильно распределить время на различные дела:

Также в ЛидерТаске можно составить список дел на любой день в будущем:

Просроченные дела автоматически выделяются специальной пометкой:

Скачайте ЛидерТаск и начните тратить личное время на действительно важные вещи!

планирование рабочего дня и личного времени

Тайм-менеджмент ставит перед собой цель подчинить минуты, часы, время, а в конечном итоге целую жизнь посредством выполнения поставленных задач и истинных целей человека, помогает научиться правильно отделять жизненные ценности от того, что ими не является. Грамотная организация тайм-менеджмента в результате приведет к правильной организации своей жизни в целом. 

Для начала необходимо определиться с истинными вашими целями и желаниями и сделать первый шаг на пути к переменам. Приоритет каждой цели, определяется количеством временного отрезка, которое вы можете ей выделить. И, что не мало важно, благодаря правильному распределению задач по отношению к времени, вы сможете выделить, так называемые, временные поглотители, которые отвлекают вас от выполнения планов.

Существуют разнообразные подходы в области планирования времени или тайм-менеджмента: на бумаге, в Еxcel или применение специальных программ.

Ниже приведен один из методов планирования времени, положительно отрекомендовавший себя в повседневной жизни. Для того, чтобы понять, подходит ли он вам для организации рабочего и личного времени – необходимо попробовать его на практике.

Чаще всего за основу берется конкретный временой интервал — день, неделя, месяц, год. 

Для начала можно начать с месяца. В последний выходной день месяца необходимо составить перечень задач, которые в дальнейшем окажутся целями на месяц. Эти задачи вам необходимо выполнить в течение следующего месяца. Определите из них 4-5 наиболее значимых.

По итогам прошедшего месяца важно учесть положительно выполненные задачи, а также допущенные ошибки, которые повлияли на общий результат. Необходимо грамотно скорректировать, пересмотреть задачи и цели, учесть ошибки при планировании нового месяца. К примеру, если вы запланировали прозвонить 60 новых, потенциальных клиентов за месяц, но при этом полностью выполнить задание не получилось, необходимо скорректировать действие: позвонить 3 новым клиентам каждый день.

После того, как перечень задач и целей определен, можно начинать планировать их реализацию.

Для этого необходимо определиться с днем недели, в который вы будете составлять перечень задач каждого проекта. Такие задачи – это простые действия на следующую неделю, которые необходимо равномерно распределить по дням недели, например, в файле Excel. Но наиболее важным показателем эффективности вашей недели является выполнение 4-5 главных заданий. По ним вы сможете подвести определенные итоги.

Планирование рабочего времени очень удобно осуществлять в файле Excel. По окончанию рабочего дня, необходимо открыть файл, просмотреть и, при необходимости, подкорректировать задачи на следующий день. После этого планы следующего дня можно выписать в блокнот.

Важные моменты при планировании рабочего времени:

1. Тайм-менеджмент основанный на неделе – это гибкое планирование времени, которое можно дополнить и скорректировать.

2. Важно каждый вечер составлять план на следующий день – это ключевой момент в организации времени. На каждый новый день у вас полностью сформированы задания, просто бери и выполняй. Часто утром сложно сразу настроиться и правильно распределить день, поэтому если у вас нет заданий, можно потерять много рабочего времени, снизится продуктивность.

3. Очень желательно выписывать дела и задачи в блокнот – это ваш контракт следующего дня, подписанный c самим собой, где очень удобно вычеркивать выполненные задания.

4. Во время планирования времени на день, неделю, месяц, год важно грамотно расставить приоритеты, выделите из всех задач несколько наиболее значимых: самые важные достижения дня, недели и главные итоги месяца. Эти цели необходимо выполнить приоритетно.

Чтобы наиболее правильно выделить главные задачи, необходимо ответить на поставленные вопросы:

— Для чего важно выполнить поставленные задачи?

— Что представляет собой успешное выполнение задания? (критерии успешности)

— Как пошагово достичь выполнения задания?

Критерии успешности вашего тайм-менеджмента

Задачи мы выполняем, для достижения какого-то конкретного результата. Необходимо правильно обозначить и разобраться в главных критериях успешного выполнения плана.

К примеру, если ваш ожидаемый результат – это прочтение книги, без критериев успеха. Тогда ваша цель: прочесть 30 страниц в день. Результат вы можете достигнуть и прочесть книгу, но качество выполнения результата может вас полностью не устроить.

Поэтому при планировании недели или месяца, необходимо обозначить критерии успеха:

1. Полностью прочитанная книга к концу обозначенного периода. Задачи: найти новые идеи для повышения эффективности «холодных звонков», во время прочтения выделять цветным маркером важные моменты, читать каждый день 30 страниц.

2. После прочтения составить список важных моментов и идей для внедрения. Задачи: грамотно проанализировать важные моменты, составить рецензию на 1-2 листа.

3. Необходимые идеи реализованы в жизнь. Задачи: внедрить в жизнь идеи в течении двух дней после прочтения последней страницы книги.

Управление своим рабочим и личным временем – значит тщательно и наиболее эффективно планировать отдых и работу. Поскольку кроме производственных графиков существуют ваши желания и потребности, кроме бизнес-партнеров, ваше время также тратится на семью, друзей, кроме построения карьеры у вас есть – дом и любовь близких. Главный принцип равновесия правильной организации времени гласит: важно количество личного времени дома и качество рабочего времени.

Тайм-менеджмент – мощнейшее средство для повышения эффективности времени, контроль грамотного распределения сил и времени, которое позволяет освободить время для работы над собой. При этом положительные моменты очевидны с первых дней. В итоге формируется личный стиль организации времени, позволяющий повысить продуктивность на работе и расслабиться дома.

Рассказать друзьям:

Правила планирования времени

Время – бесценный ресурс, который зачастую становится дефицитом. Время можно лучше использовать в своих целях, если оно будет правильно спланировано, распределено. Планирование является одним из этапов самоорганизации. Планирование заключает в себе структурирование времени, подготовку к реализации задач. Планирование собственного времени несет в себе много положительных моментов, таких, как достижение успеха, выигрыш во времени, уверенность в себе.

Успех в делах сопровождается в первую очередь планированием. Вы должны уметь правильно распределять своё время, заглядывая в будущее, планируя события, задачи, цели. Многолетний опыт планирование показал, что время, потраченное на планирование, в итоге приведет к экономии времени на реализацию задач, планов, целей.

Но не стоит забывать, что слишком много времени на планирование тратить не стоит. Необходимо найти оптимум времени, которое можно потратить на планирование.

Чтобы правильно тратить собственное время, Вы должны четко представлять задачи, которые стоят перед Вами, должны уметь достигать своих целей. Проект деятельности на предстоящий период времени (день, неделя, месяц) – вот, что представляет собой планирование.

Основные правила планирования собственного времени

1. Принцип 60 к 40. Опыт предыдущих лет практики планирования показывает, что планировать полностью свое время нецелесообразно. Оптимальным решением является планирование 60% собственного времени. Некоторые события трудно предсказать, они появляются вне зависимости от нашего желания, поэтому для таких событий всегда нужно оставлять часть времени свободным. Но при этом нужно максимально сократить такие непредвиденные дела.

2. Планирование должно быть реалистичным. Нельзя планировать объемы задач, с которыми Вы не в силу справиться.

3. В планировании должны присутствовать последовательность, системность, регулярность. Начатое дело всегда необходимо доводить до конца, над планами нужно работать системно, последовательно, регулярно.

4. Для любого вида Вашей деятельности должен быть назначен срок исполнения.

5. Единый план должен состоять из ряда задач, сведенных вместе. План целесообразно делить на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные дела. В делах должны быть расставлены приоритеты.

6. Ваш план должен быть всегда согласован с планами Ваших коллег, начальников, секретарей, подчиненных.

7. В плане нужно учитывать временные нормы, необходимые для решения достижения целей. Для каждого дела нужно задавать такие временные нормы, которых достаточно для его выполнения, нельзя завышать временные нормы, иначе время будет потрачено впустую.

8. Восполнение потерь времени. Эту процедуру лучше всего выполнять сразу, иначе спустя время, Вам понадобится намного больше времени на выполнение недоделанной работы.

9. В плане фиксировать необходимо цели, а не действия, ведущие к этим целям. Это поможет Вам избежать незапланированной деятельности.

10. Регулярно нужно проверять и перерабатывать свой план.

Планирование времени как способ самоорганизации

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон

Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?

Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.

Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:

1. Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
2. Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.

Почему важно планировать свое время

В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.

Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.

Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:

#1

Режим дня. Вовремя вставать, значит, вовремя ложиться. Многие нерационально расходуют ночное время, из-за чего страдает их организованность и продуктивность днем.

#2

Распорядок дня. Чтобы что-то успеть, нужно хорошо знать, что именно нужно успеть, и как конкретно это сделать. Такую информацию нельзя хранить в голове, т. к. память ненадежна, и нельзя формировать по ходу дня, т. к. невозможно учесть все.

#3

Упорядоченный список дел. Список важных дел на день сам по себе ничего не дает. Нужно расположить эти дела в оптимальном порядке друг за другом и определить временной интервал для выполнения. Чем точнее и подробнее список, тем меньше времени вы тратите впустую.

5 советов по эффективному планированию времени

Тайм-менеджмент – очень популярное направление всевозможных курсов, тренингов и авторских методик по саморазвитию и повышению личной эффективности. Его востребованность хорошо показывает, насколько актуальна проблема самоорганизации для современного человека. Подходы к решению этой проблемы разнятся между собой, как правило, только в деталях. Основные же направления развития всегда одни и те же – это дисциплина и планирование. Простые принципы и правила правильного планирования времени из нашей подборки помогут вам освоить азы тайм-менеджмента без обучения на специализированных курсах.

Стройте планы на бумаге

Американские социологи провели интересный многолетний эксперимент с участием студентов колледжей. Среди учащихся был проведен опрос на тему планирования и организации времени, по результатам которого опрошенные были разделены на три группы (от самой малочисленной к самой обширной):

1. Студенты, которые ведут органайзер или каким-либо другим способом записывают свои планы и цели.
2. Студенты, которые ничего не записывают, но точно знают, чего хотят.
3. Студенты, не знающие, чего они хотят, не строящие планов и не записывающие их на бумагу.

Спустя целых 10 лет социологи разыскали и повторно опросили участников эксперимента. По результатам опроса выяснилось, что самые низкие доходы имеет третья группа участников, доходы второй группы оказались выше в два-три раза, доходы первой группы – в десятки раз.

Простая привычка вести ежедневник может изменить вашу жизнь до неузнаваемости.

Однако к этому тоже следует подходить с умом:

• составляя список дел, делите их по срочности: безотлагательные, средней срочности, несрочные;
• разбивайте крупные задачи на составные части, иначе есть риск не успеть;
• в первую очередь делайте самые трудные дела; когда сделано самое трудное, список дел уже не выглядит таким пугающим;
• вычеркивайте дела из списка – видеть, как длинный список тает на глазах, – отличная мотивация;
• не ограничивайтесь одним рабочим днем, составляйте планы на неделю, на месяц, на год и даже больше.

Чего я хочу и что я делаю

Лень и неуверенность в себе – коварные враги, их очень сложно победить именно потому, что они действуют окольными путями. Вы ведь никогда не скажете себе: «Мне лень и я боюсь провалиться, поэтому я отложу это дело». Вы скажете: «Я всего на минутку загляну в одноклассники» или «Я давно не звонил другу/подруге, только узнаю, как у него дела, и сразу обратно». Дьявол живет в мелочах: каждый раз, когда вы отвлекаетесь на внешне невинную мелочь, тратите несколько драгоценных минут. А когда возвращаетесь к делу, с ужасом обнаруживаете, что оно не стало привлекательнее ни на йоту, и тогда появляется новая мелочь, на которую так приятно отвлечься. Это забирает не только время, но и энергию, поэтому скоро вы обнаружите, что устали, так ничего и не сделав. Кстати, прекрасный повод отложить дело до завтра, не правда ли?

Даже в пустой комнате с железными стенами ленивый человек найдет, чем отвлечься от работы.

Если вы неуверенный в себе человек, и причина вашей лени – страх провала, вам помогут методы эффективного планирования личного времени. Контролировать себя вы можете самостоятельно. Для этого возьмите в привычку задавать себе два вопроса:

1. Чего я хочу?
2. Что я делаю?

Эта практика выявляет и наглядно демонстрирует все предательские ухищрения вашей лени: как только ответ на второй вопрос перестает соответствовать ответу на первый, пора бить тревогу.

Будьте педантичны

Все сталкивались с сильным раздражением и даже гневом занятого человека, когда кто-то что-то переставил местами на его столе или навел небольшой беспорядок в его личных вещах. Таких людей обычно упрекают в том, что они делают из мухи слона и нервничают из-за ерунды. На самом же деле один из эффективных способов экономии времени – привычка держать личные вещи в идеальном порядке, и это совсем не ерунда.

Лучше один раз навести порядок в вещах, чем десять раз потратить время на поиск нужной вещи.

Убирая вещь со своего места, вы вынуждаете хозяина тратить время на ее поиск, сбиваться с рабочего ритма и испытывать раздражение по этому поводу. Неудивительно, что он в бешенстве, – вы воруете его время и нервы. Пусть это кажется мелочью неорганизованным людям, не стоит равняться на них. Держите вещи так, чтобы все нужное всегда было у вас под рукой, придавайте этому значение, это действительно важно.

Выработайте рабочий ритм

Человек, который дает волю лени, большую часть дня, недели или месяца работает очень медленно, затем обнаруживает, что не укладывается в сроки, и начинает работать неестественно быстро. Качество такой работы всегда страдает: в гонках со временем, в ажиотаже и стремлении не завалить сроки любой ценой исполнитель может недоглядеть и упустить очень многое. Кроме того, «завалы» вредны для здоровья – они чреваты как физическими нагрузками, так и нервным напряжением.

Очень часто нехватка времени возникает из-за того, что мы не спешили, когда времени было много.

Этого можно избежать, если выработать оптимальные техники планирования времени и подходящий ритм работы, при котором процесс не будет приводить к чрезмерной усталости и нервным перегрузкам, а результат будет готов к назначенному времени. Спокойная и планомерная работа позволит уделять больше внимания мелочам и положительно скажется на качестве, а самое главное – вы забудете про завалы навсегда.

Разгружайте себя

Народная мудрость гласит: «хочешь сделать хорошо – сделай сам». Но если дел, которые нужно сделать хорошо, слишком много, у вас быстро возникнет дефицит времени, с которым не справится никакой тайм-менеджмент. В основе эффективного планирования времени лежит адекватная оценка возможностей. Лучше не пытаться использовать себя более чем на 100%, это сработает на короткой дистанции, но в перспективе сулит массу проблем.

Тайм-менеджмент учит не растягивать на неделю работу, на которую хватит одного дня, но он никогда не научит вас делать за день недельный объем работы.

Многие задачи можно делегировать коллегам и подчиненным. Возможно, многие из них компетентнее вас в определенных вопросах и быстрее справятся с поручением. Не исключено, что вы сможете выполнять больше дел первостепенной важности, если перепоручите менее важные дела другим людям. Ищите способы разгрузить свое время, не теряя в результате, – это тоже часть искусства грамотного управления временем.

Узнать подробнее о курсах

Планирование: виды, методы, примеры | РБК Тренды

Для достижения глобальных и повседневных целей важно грамотно планировать свое время и правильно распределять задачи. Разберем, как сделать это максимально эффективно, не потеряться в рутине и не бояться объемной работы

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.

Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.

Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.

Основные виды планирования

Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.

Планирование по необходимости

Этот вид в свою очередь делится на:

• Директивное, при котором выполнение поставленных задач является обязательным. Подразумеваются детализация и лицо, которому направляется готовый план. Чаще применяется в государственном планировании или на предприятии.
• Индикативное, не подразумевающее обязательного исполнения сроков и задач. Является скорее рекомендательным и применяется в микроэкономических процессах.

По времени исполнения задач

Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.

• Краткосрочное планирование — рассчитывается на период до года.

Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.

• Среднесрочное планирование — применяется в государственных учреждениях, на предприятии и в фирмах.

Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.

• Долгосрочное планирование — здесь расчет идет на срок от пяти лет и больше.

Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.

По содержанию плана

Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.

• Стратегия — это долгосрочный план, который определяет основной вектор действий фирмы. Сюда входит изучение рынка, целевой аудитории, оптимизация рабочего процесса и так далее.
• Тактика — это планирование, при котором создаются условия для решения задач, поставленных при стратегическом планировании.
• Календарное планирование — подразумевает распределение стратегических и тактических шагов по конкретным датам и другим показателям.
• Бизнес-планирование — как один из видов, необходим для оценки эффективности планируемых мероприятий. Это детально проработанный план, куда включены все основные показатели организации и бизнеса.

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

Матрица Эйзенхауэра

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

• Важно и срочно — сделать.

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

• Важно и несрочно — эта категория скорее о саморазвитии, которое необходимо для личностного роста.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

• Неважно и срочно — здесь речь идет о ежедневных, рутинных задачах, которые носят по большей части бытовой характер.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

• Неважно и несрочно — на первый взгляд кажется, что эта категория в принципе не нужна.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

• определение годовых и квартальных целей и ключевых результатов по методу OKR. Этот подход помогает фокусироваться на важном и для бизнеса, и для конкретного сотрудника;
• декомпозиция целей на еженедельные задачи и затем — на более мелкие действия. При формулировании шагов, так же как и для целей, рекомендуем учитывать критерии, по которым вы поймете, что задача выполнена успешно;
• для корректной расстановки приоритетов в списке задач и поддержания фокуса получившийся список ежедневных действий мы ранжируем, используя матрицу Эйзенхауэра. Помимо этого можно добавлять дополнительный параметр для сортировки задач — ресурсозатратность. И, соответственно, выполнять первыми те, которые больше всего влияют на достижение целей и при этом являются наименее затратными».

Преимущества владения искусством самоменеджмента или тайм менеджмента Время как дефицитный продукт Его рациональное использование Подробнее: тренинги LiCO

управление временем или Тренинг тайм менеджмент

Планирование  рабочего времени

Преимущества владения искусством самоменеджмента (тайм менеджмента) состоят в следующем:

• работа выполняется с меньшими затратами времени.
• правильная организация труда приносит более эффективные результаты в работе.

Время – продукт очень дефицитный. Однако, вполне реально сделать так, чтобы за определенный промежуток времени успевать намного больше. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Руководитель всегда находится в трёх измерениях: в настоящем, прошлом и будущем. Но вот время, к сожалению, необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. И пока руководитель «бьется» над  одной насущной проблемой, на смену ей приходит новая. Для того, чтобы понять всю подноготную данной ситуации, необходимо выяснить причины дефицита времени. На тренинге по тайм менеджменту так и ставят задачу. Зачастую причины дефицита времени заключаются в следующем:

• постоянная спешка.
• бесплановость работы.
• доработка отдельных рабочих моментов дома, вне рабочего времени.
• переутомление.
• суетливость.
• частая смена незаконченных частей разных дел.

При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на том деле, которое он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах  его эффективного выполнения, которые возможно лучше, чем тот, который пришёл на ум первым. При бесплановой работе руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. Планирование рабочего врем У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов. Часто руководители берут «работу на дом». При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу. Руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и, в конечном итоге, ведёт к упадку здоровья. Переутомление является результатом плохой организованности дня, но также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. Низкая мотивация персонала  «на планирование времени» является «рваный» график и переутомление.

Следовательно, каждому руководителю следует проводить инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающего дефицита времени (рис.1).

Инвентаризация времени включает в себя:

• анализ используемого времени.
• анализ временных потерь.
• разбор «поглотителей» времени.

Но ничто так не повышает рациональное использование времени как его планирование. Планирование начинается с цели. Если у руководителя есть осознанная цель, то все его действия будут неосознанно направляться на достижение этой цели. Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемые и случаются чаще.

Для того чтобы добиться успеха, необходимо правильно выбрать цели.

Путём анализа своих способностей руководитель определяет, что вообще он можем совершить, т.е. каким личным потенциалом для достижения своих целей располагает. Возможно также составление списка крупнейших неудач и поражений с краткой характеристикой и не предвзятой оценкой таковых. Знать свои слабости – значит укреплять свои сильные стороны.

Формулирование целей — это последняя ступень постановки целей, необходимая для последующей стадии планирования. Доказано, что если уделять планированию своего рабочего дня хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до двух часов.

Начать следует с составления плана на несколько лет вперед. Следующим этапом – составить план на период времени равный году. При реализации плана желательно придерживаться заданной хронологии выполнения дел. Квартальный план детализирует и дополняет годовой. Он в свою, очередь, является основой для составления плана на месяц. Далее — декадный план. Это ещё более детальный, точный прогноз планируемого периода. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени. План на день обычно составляется в форме так называемого «Дневника времени».

«Дневник времени» – важнейшее рабочее средство самоменеджмента. Это и календарь-памятка и записная книжка. Он является хорошим инструментом планирования, справочником и инструментом контроля.
Необходимо всегда перепроверять свои планы и изменять их, если они оказываются не выполнимыми или не позволяют достичь поставленной цели к сроку.

Важнейшим аспектом экономии времени является то, что руководитель должен заниматься строго своими обязанностями. Он не должен заниматься непосредственной деятельностью других сотрудников в следствии недоверия к ним или по другим причинам. Идя дальше, следует отметить, что руководителю, в силу своей занятости, просто необходимо делегировать часть своих полномочий другим лицам.

Руководитель в течение своего рабочего дня и всего рабочего времени имеет дело с множеством документов. Это самая важная фаза, так как все остальные фазы нуждаются в ней. Информация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к овладению информацией. Он подразумевает под собой рациональное чтение, которое включает в себя определение какую именно информацию необходимо получить, краткое ознакомление с материалом через его содержание и выяснение, присутствует ли она в нем. Не лишним будет познать различные методики чтения, которые убыстряют этот процесс.

Что касается инструментов планирования, средств, при помощи которых руководитель фиксирует свои планы на день, квартал, месяц… то, в зависимости от предпочтений, это могут быть:

1. Инструменты электронного планирования, так называемые «электронные ежедневники»:

— персональные информационные программные менеджеры, такие как Microsoft Outlook, содержащие в себе не только почтовый сервис но и календарь, содержащий удобные инструменты  организации рабочего времени.

— электронные календари глобальной информационной сети Интернет со встроенным сервисом напоминаний обо всех мероприятиях по SMS  и e-mail, а также возможностью синхронизации календаря с мобильным телефоном. Например, календарь Google.

2. Инструменты для планирования на бумажном носителе:

— бумажный ежедневник. В него удобно заносить долгосрочные цели и задачи, которые следует  выполнить в перспективе от одного до нескольких месяцев или же лет.

— стикеры. Служат напоминанием для первоочередного совершения определенных действий.

Руководитель, при планировании личного и рабочего времени, по своему усмотрению, может использовать одновременно как несколько инструментов планирования, так и один, наиболее удобный для себя метод планирования.

Руководителю, как и его подчиненным, для достижения эффективного планирования личного и рабочего времени, ощутимую пользу принесет тематический бизнес тренинг LiCO:

Управление временем — список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем — это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, называемый аналитиком Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента — это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой понимается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Лица, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точный M, , достижимый, A, , R, , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

• Важные и срочные: Выполняйте эти задачи прямо сейчас.
• Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
• Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
• Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно труднее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, а также им труднее приспособить задачу к своему повседневному стилю.

4. Делайте перерыв между задачами

Когда вы выполняете много задач без перерыва, труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать — что нужно сделать в ТОТ ДЕНЬ. Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете наперед, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI — это глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI «Финансовый аналитик по моделированию и оценке» (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в своей финансовой карьере. Запишитесь сегодня !. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

• Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
• Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
• Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд — это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они нас видят, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он показывает

18 лучших приложений и инструментов для управления временем (обновлено 2021 г.)

Никто не может оспаривать бесчисленные преимущества, которые принесла нам технология. Несомненно, это позволило нам соединять, работать, улучшать и использовать наши ресурсы сверх того, что когда-то можно было вообразить.

Если вы не пользуетесь преимуществами некоторых из сотен существующих приложений и инструментов для управления временем (например, такого эффективного планировщика), вы определенно упускаете один трюк.

Но с таким количеством приложений на выбор, как узнать, какие из них использовать?

Ну, это будет зависеть от ваших потребностей. Вот почему мы составили список из 18 лучших приложений для управления временем, которые могут помочь вам с наиболее распространенными проблемами управления временем.

Давайте сразу перейдем к списку.

1. Время спасения — используйте свое время с умом

Если у вас есть сомнения, разумно ли вы используете свое время, это приложение будет отправлять вам еженедельные отчеты, чтобы указать, какие вещи крадут ваше время. Помимо функции автоматического отслеживания времени, это приложение также имеет блокировку отвлекающих факторов и эффективные инструменты для составления отчетов.

RescueTime поможет вам не перегружать себя слишком большим количеством задач. В этом приложении также есть командное программное обеспечение, предназначенное для управления временем членов команды. С помощью этого приложения вы можете быть шокированы, узнав, сколько времени вы на самом деле теряете.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

Совет для профессионалов: Если вы тоже склонны откладывать дела на потом, запишитесь на этот бесплатный курс ускоренного курса — больше никаких промедлений и учитесь как покончить с этой дурной привычкой раз и навсегда!

2. Помни о молоке — будь в курсе всех своих задач

Если вам сложно управлять всем, что вам нужно, и вы работаете с множеством разных устройств, то это приложение для вас.Это отличный бесплатный инструмент, совместимый с вашим мобильным телефоном, компьютером, Gmail, Outlook и т. Д., И он позволяет синхронизировать все ваши устройства, чтобы упростить управление временем.

Это приложение поможет вам легко управлять своими задачами и напомнит вам о них, где бы вы ни находились. Вы можете делиться задачами и списками с другими, что также делает его отличным инструментом для команд.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

3. Focus Keeper — Повышение мотивации к выполнению задач

Это приложение основано на принципах техники Помидора и предназначено для людей, которые откладывают дела на потом и чувствуют себя перегруженными задачами.Он имеет простой и эффективный пользовательский интерфейс, который легко настраивается в соответствии с вашими потребностями.

Focus Keeper разработан для повышения концентрации внимания и снятия любого беспокойства, которое может возникнуть из-за нехватки времени. Это отличное приложение, если вы хотите, чтобы вы и ваша команда не выгорели.

Доступно на iOS, Android и настольных ПК

Совет от профессионалов: Постоянно оставаться сосредоточенным непросто, особенно когда в наши дни отвлекающие факторы повсюду! Возьмите Full Life Planner и узнайте, как отточить свое внимание!

4.Toggl — Отслеживайте время, потраченное на проекты и задачи

Эффективное управление временем начинается с четкого определения того, сколько именно времени вы фактически тратите на свои проекты и задачи, а также с анализа — определения того, как вы можете управлять ими более эффективно. Toggl позволяет делать все это даже с его простым дизайном.

Toggl включает в себя большие функции экономии времени, интегрированные с интуитивно понятным интерфейсом. Это отличная альтернатива табелям учета рабочего времени, если вам нужно отслеживать, сколько времени вы тратите на разные проекты.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

5. Dropbox — легко хранить и отправлять большие файлы

Существует множество приложений, которые позволяют переносить контент с вашего компьютера на другие устройства, но Dropbox бесплатен, и это возможно. проще в использовании, чем другие. С помощью приложения Dropbox вы даже можете открывать важные файлы и делиться ими на ходу. Это простой способ поделиться своими файлами и документами с другими для повышения производительности.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

6.Evernote — храните все свои заметки в одном месте

Evernote — это бесплатный инструмент для повышения производительности, который позволяет фиксировать все ваши идеи, мысли и изображения различными способами (например, с помощью голоса, заметок или изображений). Вы даже можете записывать свои встречи, интервью, речи и идеи, создавать списки, добавлять голосовые или текстовые вложения и делиться своими файлами с друзьями. Вы также можете синхронизировать Remember The Milk с Evernote, чтобы оптимизировать свое время.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

7.MindNode — Сосредоточьтесь на текущих задачах с помощью интеллектуальных карт

Интеллектуальные карты — отличный метод продуктивности, а Mindnode — одно из лучших доступных бесплатных приложений для отображения разума. Это поможет вам стать более организованным, сосредоточив свои мысли и тем самым обретя ясность в том, что нужно делать.

Это приложение позволяет настраивать различные визуальные теги и шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете легко поделиться своими документами с другими.

Доступно на iOS и настольных ПК

8.GoodSync — легкое резервное копирование и синхронизация файлов

Это программное обеспечение позволяет легко создавать резервные копии, восстанавливать и синхронизировать ваши файлы. Он поддерживает папки из разных мест и имеет параметры фильтрации, которые позволяют исключить подпапки из синхронизации.

Это приложение также позволяет синхронизировать файлы с телефоном и обратно. Если вы никогда раньше не создавали резервные копии своих файлов, вам обязательно стоит взглянуть на этот инструмент.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

9.MyLifeOrganized (MLO) — эффективное управление списками дел

Проверьте это, если вам сложно управлять всеми своими задачами, работать со списками дел и организовывать свои цели. Это программное обеспечение для управления задачами поможет вам определить, на чем вы должны сосредоточиться для достижения своих целей.

MyLifeOrganized — одно из лучших приложений для управления задачами для целенаправленной работы. Он автоматически генерирует списки дел с приоритетными действиями, привлекающими ваше внимание, чтобы вы могли методично отслеживать свой прогресс.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

10. 1Password — запомните все свои пароли

1Password позволяет хранить все пароли в одной зашифрованной базе данных, защищенной одним паролем. Это экономит ваше время, когда вы забываете свои пароли и вам нужно их восстановить. Это также позволяет использовать разные пароли для разных учетных записей, чтобы не подвергать риску безопасность.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

11.Карман — не отчаивайтесь

Когда вы путешествуете по Интернету, легко отвлечься на соблазнительные и увлекательные веб-сайты. Вот почему вам нужны эффективные приложения для управления временем, такие как Pocket. Вы можете использовать этот инструмент, чтобы сохранять свои «находки» для последующего просмотра и чтения в удобное время. Это не даст вам отвлечься и не повлиять на вашу непосредственную работу.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК.

12. Focus @ Will — Boost Your Attention Span

Это удивительное приложение сочетает в себе нейробиологию и музыку, чтобы повысить вашу продуктивность.По словам разработчиков, с помощью Focus @ Will можно увеличить объем внимания до 400%, что делает это одним из лучших доступных приложений для управления временем.

Focus @ will идеально подходит для тех, кому трудно сосредоточиться во время учебы, работы или чтения. Это также помогает вам контролировать СДВ.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

13. Альфред — умное взаимодействие с компьютером

Этот небольшой и простой инструмент позволяет запускать документы, файлы проектов, папки и закладки с помощью всего лишь одного несколько нажатий клавиш.Это значительно упрощает жизнь, поскольку вам не нужно проходить через меню «Пуск», чтобы получить доступ к тому, что вы хотите. Единственным недостатком является то, что он доступен только для macOS.

Доступно для настольных ПК (macOS)

14. Лес — увеличьте концентрацию, выращивая лес

Forest — это уникальное переосмысление приложений для управления временем. Это уникальное и забавное приложение поможет вам сосредоточиться и сосредоточиться, заставляя вас сосредоточиться на другом.

Идея проста: всякий раз, когда вы хотите сосредоточиться, посадите виртуальное дерево.Если вы будете сосредоточены, дерево вырастет. Если вы потеряете фокус, дерево умрет. Как следует из названия приложения, вы можете вырастить несколько деревьев, чтобы создать виртуальный лес!

Доступно для iOS, Android и настольных ПК (надстройка Firefox)

15. Trello — отслеживайте свои проекты с высокой степенью визуализации

Trello — чрезвычайно популярное приложение, с которым вы, возможно, уже знакомы. Он работает, позволяя создавать карточки для задач, которые вам необходимо выполнить. Каждая карточка перемещается по доске Trello, которая обычно разбита на столбцы, такие как To Do, In Progress и Completed.Это послужит вашей подсказкой для начала работы и выполнения связанных задач.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК.

16. Quire — раскрывайте свои идеи

Quire — это инновационное приложение для управления временем, которое помогает повысить продуктивность вашей команды. Сила этого приложения заключается в его функциях для совместной работы и простоте обмена. Вы можете оптимизировать и настроить свой рабочий процесс в соответствии с потребностями и предпочтениями вашей команды.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

17.TimeTree — общий календарь для всей семьи

Это приложение TimeTree позволяет семьям или командам совместно использовать несколько календарей и встреч друг с другом. Итак, планируете ли вы вечеринку или руководите местной спортивной командой, Time Tree может держать всех в курсе всех текущих и предстоящих мероприятий и событий.

Доступно для iOS и Android.

18. Todoist — легко фиксируйте и упорядочивайте все свои задачи и действия

Todoist близок к тому, чтобы стать лучшим цифровым списком дел и одним из лучших приложений для управления временем.Он доступен через браузер и приложение и позволяет вам планировать все свои задачи и действия. Каждый элемент может быть отмечен как приоритетный, так и установленный срок. Также есть удобная возможность добавлять заметки к любой из ваших задач.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

Заключительные мысли

Приведенный выше список охватывает то, что мы считаем лучшими доступными приложениями и инструментами для управления временем. И хорошая новость в том, что многие из них совершенно бесплатны!

Итак, чего вы ждете? Выберите те, которые будут для вас наиболее ценными, и начните повышать свою продуктивность прямо сейчас!

Дополнительные приложения для повышения производительности и управления временем

Кредит предоставленной фотографии: freestocks через unsplash.com

Освойте 25 ярлыков для Mac, чтобы работать быстрее и эффективнее

Никто не может оспаривать бесчисленные преимущества, которые принесла нам технология. Несомненно, это позволило нам соединять, работать, улучшать и использовать наши ресурсы сверх того, что когда-то можно было вообразить.

Если вы не пользуетесь преимуществами некоторых из сотен существующих приложений и инструментов для управления временем (например, такого эффективного планировщика), вы определенно упускаете один трюк.

Но с таким количеством приложений на выбор, как узнать, какие из них использовать?

Ну, это будет зависеть от ваших потребностей.Вот почему мы составили список из 18 лучших приложений для управления временем, которые могут помочь вам с наиболее распространенными проблемами управления временем.

Давайте сразу перейдем к списку.

1. Время спасения — используйте свое время с умом

Если у вас есть сомнения, разумно ли вы используете свое время, это приложение будет отправлять вам еженедельные отчеты, чтобы указать, какие вещи крадут ваше время. Помимо функции автоматического отслеживания времени, это приложение также имеет блокировку отвлекающих факторов и эффективные инструменты для составления отчетов.

RescueTime поможет вам не перегружать себя слишком большим количеством задач. В этом приложении также есть командное программное обеспечение, предназначенное для управления временем членов команды. С помощью этого приложения вы можете быть шокированы, узнав, сколько времени вы на самом деле теряете.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

Совет для профессионалов: Если вы тоже склонны откладывать дела на потом, запишитесь на этот бесплатный курс ускоренного курса — больше никаких промедлений и учитесь как покончить с этой дурной привычкой раз и навсегда!

2.Remember The Milk — Будьте в курсе всех своих задач

Если вам сложно управлять всем, что вам нужно, и вы работаете с множеством разных устройств, то это приложение для вас. Это отличный бесплатный инструмент, совместимый с вашим мобильным телефоном, компьютером, Gmail, Outlook и т. Д., И он позволяет синхронизировать все ваши устройства, чтобы упростить управление временем.

Это приложение поможет вам легко управлять своими задачами и напомнит вам о них, где бы вы ни находились. Вы можете делиться задачами и списками с другими, что также делает его отличным инструментом для команд.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

3. Focus Keeper — Повышение мотивации к выполнению задач

Это приложение основано на принципах техники Помидора и предназначено для людей, которые откладывают дела на потом и чувствуют себя перегруженными задачами. Он имеет простой и эффективный пользовательский интерфейс, который легко настраивается в соответствии с вашими потребностями.

Focus Keeper разработан для повышения концентрации внимания и снятия любого беспокойства, которое может возникнуть из-за нехватки времени.Это отличное приложение, если вы хотите, чтобы вы и ваша команда не выгорели.

Доступно на iOS, Android и настольных ПК

Совет от профессионалов: Постоянно оставаться сосредоточенным непросто, особенно когда в наши дни отвлекающие факторы повсюду! Возьмите Full Life Planner и узнайте, как отточить свое внимание!

4. Toggl — Отслеживайте время, потраченное на проекты и задачи

Эффективное управление временем начинается с четкого определения того, сколько именно времени вы фактически тратите на свои проекты и задачи, а также с анализа — определения того, как вы можете управлять ими более эффективно .Toggl позволяет делать все это даже с его простым дизайном.

Toggl включает в себя большие функции экономии времени, интегрированные с интуитивно понятным интерфейсом. Это отличная альтернатива табелям учета рабочего времени, если вам нужно отслеживать, сколько времени вы тратите на разные проекты.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

5. Dropbox — легко хранить и отправлять большие файлы

Существует множество приложений, которые позволяют переносить контент с вашего компьютера на другие устройства, но Dropbox бесплатен, и это возможно. проще в использовании, чем другие.С помощью приложения Dropbox вы даже можете открывать важные файлы и делиться ими на ходу. Это простой способ поделиться своими файлами и документами с другими для повышения производительности.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

6. Evernote — храните все свои заметки в одном месте

Evernote — это бесплатный инструмент для повышения производительности, который позволяет фиксировать все ваши идеи, мысли и изображения различными способами (например, с голосом, заметками или изображениями). Вы даже можете записывать свои встречи, интервью, речи и идеи, создавать списки, добавлять голосовые или текстовые вложения и делиться своими файлами с друзьями.Вы также можете синхронизировать Remember The Milk с Evernote, чтобы оптимизировать свое время.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

7. MindNode — сосредоточьтесь на текущих задачах с помощью Mind Mapping

Mindmap — отличный метод продуктивности, а Mindnode — одно из лучших доступных бесплатных приложений для отображения разума. Это поможет вам стать более организованным, сосредоточив свои мысли и тем самым обретя ясность в том, что нужно делать.

Это приложение позволяет настраивать различные визуальные теги и шаблоны в соответствии с вашими потребностями.Вы также можете легко поделиться своими документами с другими.

Доступно для iOS и настольных ПК

8. GoodSync — Легкое резервное копирование и синхронизация файлов

Это программное обеспечение позволяет легко создавать резервные копии, восстанавливать и синхронизировать ваши файлы. Он поддерживает папки из разных мест и имеет параметры фильтрации, которые позволяют исключить подпапки из синхронизации.

Это приложение также позволяет синхронизировать файлы с телефоном и обратно. Если вы никогда раньше не создавали резервные копии своих файлов, вам обязательно стоит взглянуть на этот инструмент.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

9. MyLifeOrganized (MLO) — эффективное управление списками дел

Проверьте это, если вам сложно управлять всеми своими задачами, работайте со своими делами списки и систематизируйте свои цели. Это программное обеспечение для управления задачами поможет вам определить, на чем вы должны сосредоточиться для достижения своих целей.

MyLifeOrganized — одно из лучших приложений для управления задачами для целенаправленной работы. Он автоматически генерирует списки дел с приоритетными действиями, привлекающими ваше внимание, чтобы вы могли методично отслеживать свой прогресс.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

10. 1Password — запомните все свои пароли

1Password позволяет хранить все пароли в одной зашифрованной базе данных, защищенной одним паролем. Это экономит ваше время, когда вы забываете свои пароли и вам нужно их восстановить. Это также позволяет использовать разные пароли для разных учетных записей, чтобы не подвергать риску безопасность.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

11.Карман — не отчаивайтесь

Когда вы путешествуете по Интернету, легко отвлечься на соблазнительные и увлекательные веб-сайты. Вот почему вам нужны эффективные приложения для управления временем, такие как Pocket. Вы можете использовать этот инструмент, чтобы сохранять свои «находки» для последующего просмотра и чтения в удобное время. Это не даст вам отвлечься и не повлиять на вашу непосредственную работу.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК.

12. Focus @ Will — Boost Your Attention Span

Это удивительное приложение сочетает в себе нейробиологию и музыку, чтобы повысить вашу продуктивность.По словам разработчиков, с помощью Focus @ Will можно увеличить объем внимания до 400%, что делает это одним из лучших доступных приложений для управления временем.

Focus @ will идеально подходит для тех, кому трудно сосредоточиться во время учебы, работы или чтения. Это также помогает вам контролировать СДВ.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

13. Альфред — умное взаимодействие с компьютером

Этот небольшой и простой инструмент позволяет запускать документы, файлы проектов, папки и закладки с помощью всего лишь одного несколько нажатий клавиш.Это значительно упрощает жизнь, поскольку вам не нужно проходить через меню «Пуск», чтобы получить доступ к тому, что вы хотите. Единственным недостатком является то, что он доступен только для macOS.

Доступно для настольных ПК (macOS)

14. Лес — увеличьте концентрацию, выращивая лес

Forest — это уникальное переосмысление приложений для управления временем. Это уникальное и забавное приложение поможет вам сосредоточиться и сосредоточиться, заставляя вас сосредоточиться на другом.

Идея проста: всякий раз, когда вы хотите сосредоточиться, посадите виртуальное дерево.Если вы будете сосредоточены, дерево вырастет. Если вы потеряете фокус, дерево умрет. Как следует из названия приложения, вы можете вырастить несколько деревьев, чтобы создать виртуальный лес!

Доступно для iOS, Android и настольных ПК (надстройка Firefox)

15. Trello — отслеживайте свои проекты с высокой степенью визуализации

Trello — чрезвычайно популярное приложение, с которым вы, возможно, уже знакомы. Он работает, позволяя создавать карточки для задач, которые вам необходимо выполнить. Каждая карточка перемещается по доске Trello, которая обычно разбита на столбцы, такие как To Do, In Progress и Completed.Это послужит вашей подсказкой для начала работы и выполнения связанных задач.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК.

16. Quire — раскрывайте свои идеи

Quire — это инновационное приложение для управления временем, которое помогает повысить продуктивность вашей команды. Сила этого приложения заключается в его функциях для совместной работы и простоте обмена. Вы можете оптимизировать и настроить свой рабочий процесс в соответствии с потребностями и предпочтениями вашей команды.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

17.TimeTree — общий календарь для всей семьи

Это приложение TimeTree позволяет семьям или командам совместно использовать несколько календарей и встреч друг с другом. Итак, планируете ли вы вечеринку или руководите местной спортивной командой, Time Tree может держать всех в курсе всех текущих и предстоящих мероприятий и событий.

Доступно для iOS и Android.

18. Todoist — легко фиксируйте и упорядочивайте все свои задачи и действия

Todoist близок к тому, чтобы стать лучшим цифровым списком дел и одним из лучших приложений для управления временем.Он доступен через браузер и приложение и позволяет вам планировать все свои задачи и действия. Каждый элемент может быть отмечен как приоритетный, так и установленный срок. Также есть удобная возможность добавлять заметки к любой из ваших задач.

Доступно для iOS, Android и настольных ПК

Заключительные мысли

Приведенный выше список охватывает то, что мы считаем лучшими доступными приложениями и инструментами для управления временем. И хорошая новость в том, что многие из них совершенно бесплатны!

Итак, чего вы ждете? Выберите те, которые будут для вас наиболее ценными, и начните повышать свою продуктивность прямо сейчас!

Дополнительные приложения для повышения производительности и управления временем

Кредит предоставленной фотографии: freestocks через unsplash.com

Почему метод Pomodoro — лучший таймер производительности

Планировщики производительности и журналы — это инструменты профессии. Производительность — это искусство. Так же, как искусство очень личное для художника, продуктивность очень лична для человека. То, что работает для вас, может не сработать для меня. Это важное различие, если вы действительно хотите сделать больше за меньшее время.

Слишком многие из нас балуются советами по повышению продуктивности только для того, чтобы перейти к следующему инструменту или тенденции, когда они не помогли нам, упуская урок о том, что сработало, а что нет в этом инструменте или тенденции.

Ставим инструмент на пьедестал и скучаем по искусству. Это поклонение кисти, а не процессу рисования. Мы скучаем по искусству собственной продуктивности, когда инструмент затмевает сокровища.

Как художник, у вас есть много кистей на выбор. Вам нужна кисть, которая лучше всего лежит в руке. Вам нужна кисть, которая не отвлекает вас от вашего искусства, а сотрудничает с вами, чтобы создать множество вещей, которые вы видите в уме. Поиск такой кисти может потребовать некоторых экспериментов, но когда вы поймете, что роль кисти состоит в том, чтобы оживить ваше видение, вам будет легче найти подходящую кисть.

Планировщики такие же. Вам нужен журнал продуктивности, который поможет вам в создании вашего видения, а не тот, который утомляет или крадет вашу энергию.

Давайте познакомимся с 10 лучшими планировщиками продуктивности и журналами, которые помогут вам сделать больше за меньшее время.

1. Планировщик One Thing

Бестселлер The NY Times, The One Thing , только что выпустил свой новый планировщик. Если вам понравилась эта книга, вам понравится этот ежедневник.

Гэри Келлер, основатель крупнейшей в мире компании по недвижимости Keller Williams Realty, овладел искусством сосредоточенности.Планировщик One Thing уходит корнями в отрасль, меняющую производительность. Если вы хотите нанести удар по Вселенной, это может быть вам идеальным помощником.

Получите планировщик здесь!

2. Full Life Planner

Full Life Planner — это совершенная система планирования Lifehacks, позволяющая получать результаты по всем основным жизненным аспектам, включая работу, здоровье и отношения. Этот умный планировщик — это 15 лет передового опыта Lifehack и проверенных формул успеха ведущих специалистов.

С помощью Full Life Planner вы можете согласованно согласовывать свои действия с долгосрочными вехами каждый день, неделю и месяц. Это поможет вам сделать больше и достичь своих целей.

Получите планировщик здесь!

3. The Freedom Journal

Создатель одного из самых плодотворных подкастов, Entrepreneur on Fire , Джон Ли Дюма выпустил свой дневник производительности в 2016 году. Этот журнал в твердой обложке посвящен достижению целей SMART за 100 дней.

С их сайта:

«Freedom Journal — партнер по подотчетности, который не позволит вам потерпеть неудачу. Джон Ли Дюма опросил более 2000 успешных предпринимателей и создал уникальный пошаговый процесс, который поможет вам УСТАНОВИТЬ и ДОСТИГНУТЬ свою цель №1 за 100 дней ».

Получите планировщик здесь!

4. Планировщик полного фокуса

Майкл Хаятт, автор платформы и ведущий подкаста «This is Your Life» , также имеет свой собственный планировщик под названием Full Focus Planner.

С сайта:

«Созданный для 90-дневного цикла достижений, Full Focus Planner® предоставляет вам контент на четверть года, поэтому вы не будете перегружены планированием (и отслеживанием) 12 месяцев за раз. ”

Этот планировщик производительности включает в себя место для годовых целей, ежемесячный календарь, квартальное планирование, идеальную неделю, ежедневные страницы, место для ритуалов, еженедельный предварительный просмотр и ежеквартальный предварительный просмотр. Он также поставляется с уроками быстрого запуска, которые помогут вам освоить использование планировщика.

Получите планировщик здесь!

5. Планировщик увлечений

Они называют себя #pashfam и думают о своем планировщике как о «бумажном инструкторе по жизни». Их форматы включают датированные, академические и недатированные журналы в твердом переплете с разными цветами. Имея более 600 000 пользователей, они зарекомендовали себя как эффективные планировщики.

С сайта:

«Календарь встреч, руководство по постановке целей, журнал, альбом для рисования, журнал благодарностей, а также личные и рабочие списки дел в одном блокноте.»

У них есть программа« получи один — отдай один ». За каждый купленный Планировщик увлечений они пожертвуют один студенту или кому-то из нуждающихся.

Они также предоставляют бесплатные загрузки своих планировщиков в формате PDF. Это отличный способ провести тест-драйв, если их планировщик вам подходит.

Получите планировщик здесь!

6. Планировщики карт Desire

Если вы ищете более духовно ориентированного планировщика, Даниэль ЛаПорте, автор книги The Desire Map , создала планировщики карт Desire.С ежедневными планировщиками, еженедельными планировщиками и недатированными планировщиками вы можете найти то, что вам подходит.

За этим планировщиком стоит программа Desire Map Planner Program, включающая 3 рабочих тетради, которые не только помогут вам в использовании планировщиков, но и направят вас в ваш мыслительный процесс о своей жизни и намерениях, которые вы используете для реализации.

Получите планировщик здесь!

7. Франклин Кови Планировщики

Дедушка всех планировщиков, Франклин Кови, обладает самыми широкими возможностями, когда дело касается макетов, папок и аксессуаров.Обладая более чем 30-летним опытом работы в сфере планирования продуктивности, они не только предоставляют массу макетов планировщика, но и с самого начала обучают продуктивности и планированию.

С сайта:

«Добивайтесь самого важного с инновационными, высококачественными планировщиками и папками, адаптированными к вашему личному стилю. Наша система бумажного планирования поможет вам определить ценности, сформировать успешные привычки, а также отслеживать и достигать ваших целей ».

Получите планировщик здесь!

8.Планировщик производительности

Планировщик производительности — от создателей самого продаваемого журнала, поддерживаемого Тимом Ферриссом, «Пятиминутный журнал».

Сочетание метода Айви Ли, принесшего Чарльзу Шваба миллионы, с техникой помидора, позволяющей сосредоточиться на текущем моменте, Планировщик продуктивности является одновременно интеллектуальным и эффективным.

Это позволяет планировать на шесть месяцев, ежедневные страницы по 5 дней, еженедельное планирование и еженедельный обзор, список приоритетных задач, отслеживание времени Pomodoro и дополнительное место для заметок.

С сайта:

«Часто ли вы заняты, а более важные дела откладываются? Планировщик производительности поможет вам расставить приоритеты и выполнить несколько жизненно важных задач, которые сделают ваш день удовлетворительным. Качество важнее количества. В сочетании с техникой Помидора, которая поможет вам не отвлекаться, Планировщик производительности поможет вам лучше выполнять работу за меньшее время ».

Получите планировщик здесь!

9. Self Journal

При поддержке Даймонда Джона из Shark Tank, Self Journal использует 13-недельный подход и сочетает в себе ежемесячное, еженедельное и ежедневное планирование, чтобы помочь вам сосредоточиться на действительно важных вещах.

Self Journal включает дополнительные инструменты, которые помогут вам работать с их Weekly Action Pad, Project Action Pad, карманным журналом Sidekick, чтобы фиксировать ваши идеи на ходу, и их закладками SmartMarks, которые действуют как блокнот во время чтения.

Получите планировщик здесь!

10. Google Calendar

Возможно, вы уже используете Google Calendar для встреч, но с парой настроек вы можете использовать его в качестве планировщика продуктивности.

Производительность предполагает, что у нас есть время для работы, которую мы собираемся делать.Таким образом, если вы заблокируете время в календаре Google и обозначите его как «занято», это не позволит другим людям заполнить эти места в вашем календаре. На самом деле использовать эти отрезки времени, как вы планировали, зависит от вас.

Если вы используете инструмент бронирования, например «Расписание однократно» или «Календарный план», вы можете интегрировать его с вашим Календарем Google. Для максимальной продуктивности и ритма я рекомендую создавать постоянный «доступный» блок времени каждый день для таких встреч.

Календарь Google является бесплатным, веб-ориентированным и точным.Если вы цените чистую прибыль и легко держите приоритеты в голове, это может быть хорошим решением для вас.

Получите планировщик здесь!

Дополнительный совет: объедините 4 строительных блока производительности

Принципы, которые мы создаем внутри, столь же важны для специалистов по планированию производительности, как и сам инструмент. Есть 4 строительных блока продуктивности, использование которых увеличивает вашу энергию и результаты.

Четыре составляющих продуктивности — это желание, стратегия, сосредоточенность и ритм.Когда вы сделаете это правильно, наличие планировщика производительности или журнала обеспечит структуру, которая поможет вам не сбиться с пути.

Блок № 1: Желание

Каким-то образом, преследуя все наши цели, мы накапливаем идеи и дела, которыми на самом деле не увлечены и к которым не стремимся. Они пробираются внутрь и отвлекают нас от действительно важных вещей.

В основе высокой производительности лежит желание. Не так много маленьких желаний, но всеохватывающая мать желаний .Желание, которое вы чувствуете внутренне, желание, которое исходит из вашей души, а не вашей логики, — это то, что вам нужно задействовать, если вы хотите повысить свою продуктивность.

Планировщик продуктивности — это просто отвлечение, если вы не понимаете, для чего все это нужно. Однако при желании ваш планировщик продуктивности предоставляет направляющие для достижения ваших целей.

Блок № 2: Стратегия

Как только вы определитесь со своим всеобъемлющим желанием, вам нужно организовать свои шаги, чтобы достичь его.Назовем это «стратегией». Стратегия похожа на сборку пазла. Вы должны сначала перевернуть все части, чтобы увидеть узоры, цвета, соединения и найти границы.

В бизнесе и жизни мы часто пытаемся собрать нашу «головоломку», не переворачивая все части. Мы вносим много вещей в наши списки дел и забиваем наших планировщиков вещами, которые не важны для общей картины нашей головоломки.

Стратегия заключается в том, чтобы потратить время на то, чтобы выкинуть из головы все вещи, связанные с вашей целью, а затем найти закономерности и приоритеты.Перевернув эти кусочки головоломки, вы начнете видеть более важные задачи, которые решают менее важные задачи или делают менее важные задачи неактуальными.

В бестселлере, The One Thing, основной вопрос, которому они учат, звучит так:

«Что я могу сделать, чтобы все остальное было проще или ненужнее?»

Это основа стратегии и организации того, что поражает вашего планировщика, а что нет.

Блок № 3: Фокус

Определив приоритеты, теперь вы можете сосредоточиться на Одном, что делает все остальное проще или ненужным.Вот где ваши планировщики продуктивности и журналы помогут вам удержать линию.

Поскольку вы уже перевернули кусочки пазла, вас не отвлекают новые блестящие предметы. Если появятся новые идеи, а они появятся, вы лучше увидите, как и где они вписываются в общую картину вашего желания и стратегии, что позволит вам вернуться назад и сосредоточиться на своем Едином Вещи.

Блок № 4: Ритм

Последний строительный блок продуктивности — ритм. В жизни и в работе есть ритм, который лучше всего подходит вам.Когда вы находите этот ритм, время останавливается, продуктивность легка, а работа приносит радость.

Некоторые называют это потоком. По мере того, как вы оттачиваете свое самосознание относительно своего идеального ритма, вы обнаружите, что катаетесь по потоку чаще и получаете свою продуктивность.

Без этих четырех строительных блоков продуктивности вы похожи на художника с кистью, не имеющей представления, как с ее помощью создавать то, что вам нравится. Но используйте эти четыре строительных блока и вы сможете сделать больше за меньшее время.

Итог

Ваша жизнь — это ваше искусство. Каждый день у вас есть шанс создать что-то удивительное. Понимая и используя четыре строительных блока продуктивности, вы настроите себя на успех независимо от того, какой планировщик или «кисть» вы выберете.

По мере того, как вы экспериментируете с разными планировщиками, вы сужаете, какой из них лучше всего подходит для вас, и ускоряете свой путь к разрушению Вселенной.

Дополнительные инструменты для повышения вашей производительности

Автор фотографии: Anete Lūsia через unsplash.com

10 лучших календарей в 2021 году

Успех наших дней во многом зависит от качества нашего планирования. Чтобы ничего не пропустить в своих делах, некоторые люди предпочитают составлять список предстоящих задач в блокноте, а другие уже давно начали использовать решения в области цифровых технологий.

Календарные приложения — это одни из основных инструментов, которые стоит использовать для организации нашей жизни и тщательного планирования своего времени.

Многие перешли на определенные инструменты; тем не менее, есть люди, которые не пользуются календарями каждый день.Они могут посчитать некоторые приложения неудобными, нефункциональными или дорогими.

В этой статье мы собираемся проверить лучшие календари, которые помогут вам оставаться организованными.

Перед загрузкой

Как вы, несомненно, знаете, доступны все виды приложений-календарей. Вместо того, чтобы просматривать сотни из них, мы выбрали 10 лучших приложений-календарей, которые вы можете получить. Помимо ярких отзывов о каждом из них, при создании этого списка мы учли следующие аспекты:

• Пользовательский интерфейс — навигация по приложению должна быть простой и плавной.Кнопки в приложении должны быть четкими, понятными и легко перемещаемыми.
• Синхронизация — Будь то с другими приложениями календаря или с другими приложениями, синхронизация приложений должна быть простой и улучшить ваше общее впечатление от приложения.
• Дополнительные функции — Поскольку существует так много вариантов календарей, многие из этих приложений предлагают дополнительные функции. Эти функции выделяют приложения среди других приложений и предоставляют вам уникальные возможности.

1.Календарь

Календарь — относительно новое приложение. Он работает как веб-приложение и для устройств iOS и Android. Это интеллектуальное приложение, которое изучает ваши контакты, расписание и задачи. Это также помогает вам планировать и организовывать встречи в соответствии с вашими доступными временными интервалами.

Хорошая особенность Календаря заключается в том, что он позволяет синхронизироваться с другими календарями, которые вы используете, такими как Apple Calendar и Google Calendar. Таким образом, вы можете управлять всеми своими календарями в одном месте.

Календарь также дает вам аналитику ваших встреч, давая вам четкое представление о том, как вы можете улучшить свое управление временем.

Загрузить календарь: встречи и расписание можно здесь.

2. Any.do Calendar

Этот календарь имеет прямую интеграцию с Any.Do To-Do List, что дает вам уникальный тандем из двух приложений.

Помимо расширенных функций, Cal Calendar прост в использовании. Создание событий очень просто и быстро.

Более того, в зависимости от названия события приложение автоматически добавляет в описание записи контакты и данные геолокации.Вы даже можете импортировать свои списки и записи с Any.do.

Any.do Calendar — отличный вариант для любого пользователя. Это очень удобно и не усложняет режим отображения.

Еще одна хорошая вещь — это то, что этот инструмент доступен бесплатно, поэтому вы можете использовать его, не тратя ни копейки на программное обеспечение.

Загрузите Календарь Any.do здесь!

3. Календарь Google

Календарь Google — это официальный календарь для устройств Android, который был протестирован многими пользователями по всему миру.Если вы прямо сейчас пытаетесь уйти от этого, подумайте о том, чтобы изменить свое мнение.

Так как это приложение по умолчанию установлено на большинстве Android-устройств, многие пользователи думают, что в этой программе нет ничего особенного. Они не правы.

Google обновляет свой календарь в течение нескольких лет, и теперь он имеет материальный дизайн с расширенными функциями событий, прямую интеграцию с другими службами Google (например, поддерживает напоминания и Google Now) и поставляется с поддержкой Exchange.

Программа очень проста и не будет стоить вам ни копейки. Если вы хотите использовать это приложение более эффективно, вот несколько советов от профессионалов.

Загрузите Google Calendar здесь.

4. Бизнес-календарь

Бизнес-календарь предназначен для людей, которые используют свой календарь для рабочих целей и планирования бизнес-задач. Он предлагает различные режимы с широкими возможностями настройки.

Приложение предоставляет режим просмотра по умолчанию по месяцам, а события можно отмечать разными цветами.Режимы отображения / сортировку можно настроить в соответствии с вашими потребностями (по месяцу, дню, году или событиям).

Вы также можете установить многодневный режим просмотра, чтобы увидеть, как все будет выглядеть в следующие несколько дней. Прокрутка вверх и вниз перемещает вас по месяцам, и если вы отметите несколько дней, они будут показаны в более подробной форме.

Режим отображения дня предлагает почасовое планирование, а режим расписания предоставляет подробное расписание для одного события.

Business Calendar — отличный инструмент для планирования дел, задач и событий.Есть поддержка повторяющихся событий, которую можно настроить всего за несколько кликов.

Приобретя программное обеспечение, вы можете использовать его для импорта и экспорта других календарей, удаления, копирования или перемещения нескольких событий одновременно.

Приложение Android Business Calendar может показаться несколько хаотичным, но оно работает нормально, и с ним легко работать, если вы немного поиграете с ним.

Полная версия приложения доступна за 4,99 доллара США, но вы также можете найти бесплатную версию для тест-драйва приложения.

Загрузите бизнес-календарь здесь.

5. aCalendar

aCalendar открывает нашу коллекцию из 10 лучших календарных приложений, доступных сегодня на рынке. Благодаря привлекательному дизайну, простой навигации и отличной функциональности, это одно из самых популярных приложений-календарей в нашем списке.

Некоторые из дополнительных функций включают цветовые схемы для каждого типа корпуса (48 цветов на выбор), различные типы демонстраций, различные виджеты, фазы луны и многое другое.

Учитывая функциональность, aCalendar — это надежное приложение-календарь, которое имеет удобный интерфейс с тремя вариантами отображения. Прокрутка из стороны в сторону позволяет переключаться между режимами отображения месяца, недели и дня.

При прокрутке вниз и вверх вы перемещаетесь по календарю с интервалами в соответствии с выбранным режимом отображения.

Помимо функции планирования времени, aCalendar синхронизирует фотографии из списков контактов или социальных сетей, чтобы напоминать вам о днях рождения, годовщинах или любых других особых датах.

Программа также поддерживает передачу данных через NFC и полноэкранные виджеты, что облегчает вашу работу с любыми данными.

Программа доступна бесплатно, но вы также можете получить еще больше функций, если купите расширенную версию программного обеспечения за 4,99 доллара США.

Загрузите календарь здесь.

6. DigiCal Calendar

DigiCal Calendar очень похож на Cal Calendar в том, что приложение ориентировано больше на дизайн, чем на его функциональность. Однако это не означает, что приложение не служит цели.

С помощью этого календарного приложения вы можете синхронизировать все свои календари и просматривать их по-разному.

Помимо основных функций, эта программа поддерживает Календарь Google, Outlook и включает некоторые уникальные и интересные функции. Вы можете сопоставить ключевые слова с изображением или настроить темную тему.

Приложение может даже показать вам прогноз погоды на три дня. Есть много других функций, которые заслуживают внимания людей, которые действительно любят пользоваться календарными приложениями.

Загрузите DigiCal Calendar здесь.

7. SolCalendar

SolCalendar можно назвать универсальным приложением. Он утверждает, что является универсальным цифровым решением, имеющим базовую функциональность календаря в сочетании с некоторыми другими расширенными функциями, такими как прогноз погоды на определенный день.

Приложение поддерживает Google Calendar, а также задачи, виджеты, лунный календарь и даже Foursquare.

Тем, кто ищет приложение-календарь, которое охватило бы все аспекты его функциональности, стоит обратить внимание на SolCalendar.В этом приложении много интересного; программа отлично справляется с работой в режиме «все в одном».

Test SolCalendar — приложение доступно бесплатно. Вы можете проверить это, не покупая услугу.

Загрузите SolCalendar здесь.

8. IRL Event Social Network

Одно из самых уникальных приложений в этом списке — приложение IRL Event Social Network. Как видно из названия, основное внимание в этом приложении уделяется социальным сетям.В отличие от других платформ социальных сетей, вы можете считать, что эта платформа работает аналогично Meetup.com. Это сайт, на котором вы можете общаться с людьми в вашем районе, которые разделяют схожие интересы.

IRL — это то, что в то же время предоставляет удобный календарь для планирования событий и планирования своего дня. Хотя из-за того, что это второстепенная задача, вам не хватает многих аспектов синхронизации, которые есть в других приложениях в этом списке. Тем не менее, из-за этой огромной социальной функции ее стоит рассмотреть тем, кто хочет установить больше связей.

Загрузите социальную сеть IRL Event здесь.

9. Календарь на сегодня

Today Calendar — один из самых модных календарей в нашем списке. Это решение было одним из первых, которое действительно охватило материальный дизайн, и остается одним из немногих, которые придерживаются аккуратного стиля.

Приложение-календарь предлагает яркие цвета, простые элементы управления и отличную функциональность. Это не такое тяжелое приложение, как многие другие; он не съест всю память вашего устройства.

Если вы не ищете чего-то сложного и сверхфункционального, Календарь на сегодня — это то, что вам нужно. Вы всегда можете протестировать приложение перед оплатой — программа доступна бесплатно.

Загрузите календарь на сегодня здесь.

10. Timepage

Timepage — это интуитивно понятное приложение-календарь, которое будет управлять вашим временем так, как не могут другие приложения-календари. Он предлагает те же функции, которые вы ожидаете от других приложений-календарей: возможности для записи событий, уведомлений и напоминаний, погоды и продолжительности вождения до определенного события.Однако приложение выходит за рамки этих функций по двум направлениям.

Первый способ заключается в том, что, хотя приложение отправляет вам уведомления, оно также имеет напоминания о том, что будет дальше. Это дополнительное время позволит вам подготовиться и при необходимости внести коррективы в свой день.

Вторая функция, более важная, — это тепловая карта, когда вы переходите к полному просмотру календаря. Эта тепловая карта показывает, в какие дни вы наиболее заняты, а в другие дни — свободнее.Эта тепловая карта позволяет быстро определить, в какие дни лучше всего добавлять события и другие задачи.

Загрузите временную страницу здесь.

Наш вердикт

Поиск подходящего приложения для управления различными календарями и планирования напряженного дня иногда может обернуться чередой препятствий. Но эти приложения могут помочь вам спланировать успех и легче достичь ваших целей.

Большинству из нас нужны гибкие приложения, которые можно легко использовать для управления нашим жестким графиком.Приложение должно иметь все необходимые функции планирования времени и быть интуитивно понятным.

Стильный дизайн и безграничная совместимость также имеют значение. Такую программу не всегда легко найти.

Вышеупомянутые цифровые календарные решения относятся к категории «ценность» использования. Они современные, многофункциональные, легкие и легкие. Выберите тот, который вам нравится!

Дополнительные приложения для повышения производительности для лучшего управления временем

Фото: Unsplash через unsplash.com

Как составить план тайм-менеджмента для вашей рабочей недели

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что ключ к успеху — это эффективное управление временем.Проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) в том, что мы слишком разбрасываемся.

Улучшение происходит, когда вы сосредотачиваетесь на меньшем количестве более важных задач.

Считаете ли вы, что у вас недостаточно времени для выполнения всех повседневных задач? Вы пытаетесь сделать слишком много и не можете эффективно распоряжаться своим временем.

Создание плана управления временем означает, что вы вычеркиваете больше пунктов из своего списка дел. Это умный способ меньше нервничать, пока вы делаете больше.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего.Посмотреть на себя.

4 шага для эффективного планирования времени

Навыки тайм-менеджмента не возникают естественным образом. Даже самым продуктивным людям трудно оставаться на верном пути без плана.

Если вы не планируете задачи заранее, вы должны решить, над чем работать в данный момент.

Это может сработать первые пару часов вашего дня. Однако к полудню вы морально устали. Принимать правильные решения становится все труднее.

Другая большая проблема при работе на сиденье штанов — это ошибка планирования.

Люди от природы не умеют угадывать, сколько времени потребуется, чтобы что-то сделать. Когда мы оцениваем, сколько времени займет что-то, мы склонны быть излишне оптимистичными и предполагаем, что закончим гораздо быстрее, чем это реально.

Вот почему вы начинаете свой день с мысли, что собираетесь закончить пять важных дел, но к концу дня вы едва успеваете закончить одну. Кроме того, вы застреваете, работая над кучей небольших проектов, которые даже не важны.

Хороший план управления временем снижает усталость от принятия решений, устраняет ошибки планирования и помогает максимально эффективно использовать время и ресурсы.

Вот что вам нужно сделать, чтобы создать его:

1. Создайте временной бюджет

Помните ту ошибку планирования, которую мы только что упомянули? Спланировать время бывает непросто. Трудно предположить, сколько времени займет каждое действие.

Учет времени решает эту проблему.

Если вы уже используете инструмент для учета рабочего времени, отлично! У вас есть данные, которые вы можете использовать, чтобы точно узнать, сколько времени занимали аналогичные задачи.

Без автоматического учета рабочего времени сделать точные оценки немного сложнее, но вы все равно можете это сделать.Отслеживайте свое время вручную, записывая время начала и окончания для всех задач, которые вы решаете каждый день.

Вот небольшой совет — Hubstaff Time бесплатен для одного пользователя, поэтому вы можете скачать его сейчас и сразу же начать отслеживать свое время.

Попробуйте Hubstaff Time бесплатно и посмотрите, сколько еще можно сделать

Повысьте производительность и оптимизируйте свое рабочее время с Hubstaff Time

Перечислите все свои задачи и цели

Чтобы составить бюджет времени, перечислите все повторяющиеся задачи и цели на следующую неделю.Не забывайте учитывать административные задачи, такие как выставление счетов, расчет заработной платы и т. Д.

Оцените, сколько времени вам понадобится

Когда у вас есть список всего, что вам нужно сделать, попробуйте оценить, сколько времени вам нужно для выполнения каждой задачи.

Пока у вас нет точных данных, используйте свою лучшую оценку и добавьте немного дополнительного времени, чтобы дать себе место для ошибки. Помните — гораздо проще заполнить дополнительное время в конце недели, чем работать по плотному графику.

Не более 40 часов

В идеале, ваше общее время для задач на следующей неделе должно быть меньше 40 часов. Если ваше расчетное время оказывается выше указанного, вам, вероятно, нужно пересмотреть свои приоритеты или делегировать работу другим людям.

Если вы рассчитываете 30 часов или меньше, вы, вероятно, забыли некоторые мелкие задачи, отнимающие много времени, которые легко упустить из виду. Это могут быть такие вещи, как:

• Ответ на электронные письма
• Регистрация у сотрудников
• Помощь клиентам
• Создание плана на следующую неделю

План неизвестного

Наконец, помните, что независимо от того, насколько хорошо вы планируете свое время, вы неизбежно попадете в ситуации, когда всплывают случайные задачи или обязательства, которые необходимо выполнить как можно скорее.

Обязательно оставьте в календаре немного времени для этих непредвиденных задач, чтобы убедиться, что вы сможете выполнить все необходимое за любую неделю.

2. Расставьте приоритеты задач

После того, как вы составили временной бюджет и перечислили все, что вам нужно сделать на неделю, пора расставить приоритеты.

Посмотрите на свой список задач и поставьте звездочку рядом со всем, что является критически важным — задачами, которые зависят от времени и важны для успеха вашего бизнеса.Эти предметы — ваши главные приоритеты.

Затем поставьте точку рядом со всем, что зависит от времени, но не является жизненно важным для вашего бизнеса. Например, вам может потребоваться отправить заказ на питание для корпоративного мероприятия до полудня четверга.

Закончите, отметив элементы, которые не являются важными или временными. Эти элементы с низким приоритетом будут последними, что вы добавите в свое расписание (если они вообще попадут в расписание).

Не бойтесь делегировать

Это хорошая возможность делегировать то, что вам не нужно.

Назначьте их другим людям.

Эти задачи могут включать:

• Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
• Задачи с четко определенными процедурами и результатами
• Административные задачи, не требующие или не требующие специальных знаний или опыта

Наконец, вы можете полностью избавиться от некоторых задач. Если задача не зависит от времени, важна для успеха бизнеса и не стоит делегировать кому-то другому, спросите себя, нужно ли вообще включать ее в список дел.

3. Составьте расписание

Как только вы узнаете, сколько времени занимает выполнение задач и определили свои приоритеты, вы можете составить соответствующий график.

Составьте план своей недели по 7-дневным отрезкам.

Заманчиво планировать на несколько недель вперед, чтобы избавиться от графика.

Не делайте этого.

Создание планов тайм-менеджмента на неделю дает вам возможность приспосабливаться, когда дела идут не по расписанию. Если вы попытаетесь планировать слишком далеко вперед, вы просто сойдете с пути и вернетесь туда, откуда начали.

Использовать блокировку времени

Отличный способ составить еженедельное расписание и убедиться, что вы сможете его придерживаться, — это использовать блокировку времени.

Блокировка времени включает выделение блоков времени для каждой конкретной задачи. Например, вы можете решить начать свой рабочий день с ответа на электронные письма в течение 15 минут, а затем 90 минут работы над самой важной задачей дня и т. Д.
Используйте временные блоки, чтобы выделить время дня, когда вы будете сосредоточиться на конкретных задачах.

Помимо того, что это позволяет вам оставаться организованным, это также поможет вам прийти в правильное состояние для выполнения конкретной задачи, потому что вы будете точно знать, когда вы будете ее выполнять.

График простоя

Если вы хотите оставаться продуктивным и избежать выгорания, вам также следует запланировать время простоя в течение рабочего дня. Вот несколько советов о том, как вы можете провести перерывы:

Медитируйте

Польза медитации для здоровья уже широко известна, но исследования показывают, что она также может улучшить продуктивность и сосредоточенность.

Медитация помогает:

Самый простой способ начать медитацию — загрузить приложение для медитации и использовать его для медитации, как только вы проснетесь утром.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и посмотреть, влияет ли это положительно на вашу способность эффективно управлять своим временем.

Практика благодарности

Исследования также показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Итак, как можно включить благодарность в свой день? Самый простой способ — составить список того, за что вы благодарны и цените. Вы также можете выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

И то, и другое — отличный способ провести короткий перерыв в работе и зарядиться энергией для решения оставшихся задач в вашем списке дел.

4. Инвестируйте в программное обеспечение для управления временем

Хотя вы, безусловно, можете использовать простой список дел для управления своими задачами и временем, программное решение для управления временем может предоставить вам гораздо больше функций, таких как учет времени, организация задач по проектам или клиентам и т. Д.

Решения

, такие как Hubstaff, позволяют отслеживать время, затрачиваемое на проекты и задачи, создавать точные расписания и отчеты и даже контролировать собственный уровень продуктивности.

Вы можете воспользоваться Hubstaff, чтобы узнать, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи или проекта, отслеживать все время, которое вы тратите на работу над проектами, а также повысить свою продуктивность.

Укротите свой список дел с Hubstaff Time

Простое управление временем для команд любого размера, от индивидуальных пользователей до глобальных предприятий

Ловушки тайм-менеджмента, которых следует избегать

Составить план не так просто, как записать задачи, а затем выполнить их.Есть еще кое-что.

Если вы уже боретесь с тайм-менеджментом, вероятно, с первых же попыток вы сделаете это неправильно. Это нормально. Это процесс обучения.

Хотите быстрее получать результаты? Остерегайтесь этих распространенных ошибок.

Проблема 1: Нет приоритета

У вас больше работы, чем времени, чтобы ее закончить. Это означает, что некоторые вещи просто невозможно выполнить.

Первый шаг — это признать, что вы можете выполнять только ограниченный объем работы.Второй шаг — это расставить приоритеты, чтобы делать правильные вещи.

Люди естественно тяготеют к работе над любимыми задачами в первую очередь, а остальные оставляют на потом.

Это постоянно происходит с людьми, которые не знают, как расставить приоритеты. В результате они не выполняют все свои задачи, срывают сроки и приводят к превышению бюджета проекта.

Как исправить:

Если все является приоритетом, то ничто не является приоритетом. Убедитесь, что вы помечаете задачи как высшие, только если они действительно таковы.

Определите приоритеты задач, просматривая список всего, что необходимо сделать, а затем работайте в порядке от большего к меньшему. Требуется дисциплина, чтобы придерживаться этого порядка, когда ваша команда постоянно просит вас делать другие вещи, но будьте тверды и ясны.

Задача 2: Пропуск перерывов

Перерывы помогают сосредоточиться и выполнять больше работы.

Некоторые люди пропускают перерывы, когда у них много дел. Это кажется хорошей идеей, но на самом деле она действует прямо противоположно тому, о чем вы думаете.

Когда вы пропускаете перерывы, вы устаете морально. Работать становится тяжелее, и к концу дня вы делаете меньше.

Регулярные перерывы — один из лучших способов повысить свою продуктивность и обеспечить выполнение всех задач.

Как исправить:

Самый простой способ приучить себя делать перерывы — это запланировать их.

Решите, в какое время вы хотите сделать перерыв, и установите напоминание на свой компьютер или смартфон.Когда появится напоминание, ПЕРЕСТАНЬТЕ РАБОТУ. Отойдите от стола, оставьте телефон и займитесь чем-нибудь другим хотя бы 10 минут.

Трудно остановиться прямо посреди задачи, особенно когда вы начинаете находить свое состояние потока.

Однако, если вы склонны пропускать перерывы, лучше прекратить выполнение задания, пока вы не научитесь давать себе некоторый мысленный отдых. Как только вы выработаете привычку делать регулярные перерывы, вы сможете приспосабливаться и делать перерывы в логических точках остановки между задачами.

Возможно, вам также придется установить границы для вашей команды. Им не следует использовать перерывы для того, чтобы расспрашивать вас о работе, пока вас нет за рабочим столом. Уважайте их перерывы и просите их уважать и ваши.

Проблема 3: Попытки достичь совершенства

Скажите честно: у вас когда-нибудь была неделя, которая прошла именно так, как вы ее планировали?

Нет ничего идеального. Когда вы стремитесь к совершенству, будьте осторожны, чтобы не тратить слишком много времени на достижение невыполнимых стандартов.

Перфекционизм — опасная привычка, потому что вы чувствуете, что собираетесь работать лучше. Однако на самом деле это может навредить вашей работе. Вы потратите так много времени, пытаясь сделать что-то идеально, что вам придется спешить со всем остальным.

В лучшем случае вы получите противоречивые результаты. В худшем — никогда ничего не закончишь.

Перфекционисты чаще испытывают выгорание, беспокойство и меньшее удовлетворение от работы. Это не лучший способ работать и неэффективен при составлении плана тайм-менеджмента.

Как исправить:

Если вы перфекционист, вам нужно решить две проблемы.

Во-первых, поведение. Вы тратите слишком много времени на каждый проект и придираетесь к деталям, чтобы все исправить.

Это результат второй проблемы: вашей эмоциональной потребности в совершенстве.

Устранение ваших эмоциональных триггеров — долгий процесс, поэтому начните с устранения своих вредных привычек. Улучшение стиля работы может даже помочь вам преодолеть лежащие в основе беспокойства и стрессы.

Устанавливайте временные рамки для задач и придерживайтесь их. Использование рабочего таймера или настройка предупреждений могут помочь вам не сбиться с пути.

Чтобы убедиться, что вы завершили свою работу в течение этого срока, используйте контрольный список, чтобы указать, что вам нужно сделать, чтобы считать задачу выполненной.

Вот пример:

Допустим, вам нужно вычитать сообщение в блоге, и вы знаете, что склонны тратить слишком много времени на мелкие изменения. Вы решаете установить двухчасовой лимит и сосредоточиться на следующих пунктах контрольного списка:

• Проверьте орфографию и грамматику с помощью такого инструмента, как Grammarly
• Проверьте структуру сообщений, чтобы убедиться, что она логична.
• Убедитесь, что вы правильно используете ключевые слова SEO
• Перепишите любые предложения, которые не складываются естественным образом.

Вот и все, что вы отметили из списка.Пришло время перейти к следующей задаче, даже если сообщение в блоге не так «безупречно», как могло бы быть.

Оставайтесь на пути

Получите нашу бесплатную электронную книгу по удаленному управлению с советами по тайм-менеджменту, корпоративной культуре и производительности.

Пора составить собственный план тайм-менеджмента

Мы показали вам стратегии и инструменты, которые можно использовать для эффективного управления своим временем. Все, что вам нужно сделать сейчас, — это воспользоваться этими преимуществами, чтобы улучшить управление своим временем и повысить производительность.

Начните планировать свою идеальную рабочую неделю, записав все задачи, которые вам нужно выполнить, и время, которое, по вашему мнению, у вас уйдет на их выполнение.

Отслеживайте время, которое вы тратите на работу над задачами, чтобы узнать их реалистичные временные рамки, а затем соответствующим образом корректируйте свой недельный план.

Не забывайте пользоваться программным обеспечением для управления временем и всегда планируйте неизведанное.

Этот пост был первоначально опубликован в марте 2019 года. Он был обновлен командой Hubstaff в октябре 2020 года.

Эффективное планирование — Обучение управлению временем от MindTools.com

Планирование, чтобы максимально использовать свое время

© iStockphoto
damircudic

Насколько эффективно вы используете свое время?

Это конец еще одного напряженного рабочего дня, и даже если вы пришли в офис рано и ушли поздно, вы не чувствуете, что сделали что-то значимое.

Это слишком просто.Столкнувшись с бесконечными встречами, частыми перерывами и неотложными задачами в последнюю минуту, вы можете легко быть занятым весь день, не добиваясь прогресса в выполнении высокоприоритетных проектов и целей.

Вот почему так важно знать, как правильно планировать свое время. В этой статье мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять для этого, чтобы выделить время для действительно важной работы, оставив при этом время для личного развития, семьи и друзей.

Важность планирования

Планирование — это искусство планирования вашей деятельности, чтобы вы могли достичь своих целей и приоритетов в то время, которое у вас есть.Когда это сделано эффективно, это поможет вам:

• Поймите, чего вы реально можете достичь со своим временем.
• Убедитесь, что у вас достаточно времени для важных дел.
• Добавьте время на случай непредвиденных обстоятельств.
• Избегайте брать на себя больше, чем вы можете выдержать.
• Неуклонно работайте над достижением личных и карьерных целей.
• У вас достаточно времени для семьи и друзей, занятий спортом и хобби.
• Добейтесь хорошего баланса между работой и личной жизнью.

Время — это единственный ресурс, который мы не можем купить, но мы часто тратим его впустую или используем неэффективно. Планирование помогает вам подумать о том, чего вы хотите достичь за день, неделю или месяц, и держит вас на пути к достижению ваших целей.

Как распланировать свое время

Установите регулярное время для выполнения расписания — например, в начале каждой недели или месяца.

Есть несколько различных инструментов на выбор. Простой и легкий способ вести расписание — использовать ручку и бумагу, систематизируя свое время с помощью еженедельного планировщика.(Щелкните здесь, чтобы получить бесплатный загружаемый шаблон планировщика, чтобы начать работу.)

Вы также можете использовать приложения и программное обеспечение, такие как Google Calendar®, MS Outlook® и Canva. Выберите инструмент планирования, который соответствует вашей ситуации, текущей структуре вашей работы, вашему личному вкусу и вашему бюджету.

Самым важным при выборе планировщика является то, что он позволяет легко вводить данные и позволяет просматривать соответствующий промежуток времени (день / неделя / месяц) с необходимой степенью детализации.

После того, как вы решили, какой инструмент вы хотите использовать, подготовьте свое расписание следующим образом:

Шаг 1: Определите доступное время

Начните с определения времени, которое вы хотите выделить для своей работы.

Количество времени, которое вы проводите на работе, должно отражать цель вашей работы и ваши личные цели в жизни.

Например, если вы продвигаетесь по службе, было бы разумно работать сверхурочно каждый день, чтобы продемонстрировать свою преданность делу.Если, с другой стороны, вы хотите иметь достаточно времени для неработающих занятий, вы можете решить выполнять отведенные часы и не более того.

Шаг 2: Запланируйте основные действия

Затем заблокируйте действия, которые вы обязательно должны предпринять, чтобы хорошо выполнять свою работу. Часто это те вещи, по которым вас будут оценивать.

Например, если вы управляете людьми, убедитесь, что у вас достаточно времени для решения личных проблем членов команды, а также для решения задач наставничества и контроля.Кроме того, дайте время пообщаться со своим начальником и ключевыми людьми вокруг вас.

Шаг 3: Запланировать высокоприоритетные действия

Просмотрите свой список дел

, а также график высокоприоритетных и срочных действий, а также основных задач по техническому обслуживанию, которые нельзя делегировать или избежать.

Постарайтесь назначить их на то время дня, когда вы наиболее продуктивны — например, некоторые люди наиболее энергичны и эффективны утром, а другие более эффективно сосредотачиваются днем ​​или вечером.(Наша статья «Это утреннее задание?»

может помочь вам определить ваше лучшее время дня.)

Шаг 4: График времени на случай непредвиденных обстоятельств

Затем выделите дополнительное время, чтобы справиться с непредвиденными обстоятельствами и чрезвычайными ситуациями. Опыт подскажет, сколько разрешить — как правило, чем более непредсказуема ваша работа, тем больше времени вам понадобится. (Если вы не запланируете это время, чрезвычайные ситуации все равно будут происходить, и вы в конечном итоге будете работать допоздна.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю, плюс получите бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Частые перерывы отнимают у вас время.Учимся управлять ими

может сократить время на непредвиденные обстоятельства, которое вам нужно выделить. Некоторые прерывания будет трудно предсказать, но если оставить в своем расписании немного свободного места, это даст вам необходимую гибкость, чтобы перераспределять задачи и реагировать на важные проблемы по мере их возникновения.

Шаг 5: Запланировать свободное время

Место, которое вы оставили в вашем планировщике, — это «свободное время»: время, которое доступно для выполнения ваших приоритетов и достижения ваших целей.Просмотрите список ваших приоритетных дел и личные цели

, оцените время, необходимое для их достижения, и запланируйте их.

Шаг 6. Проанализируйте свою деятельность

Если к тому времени, когда вы дойдете до пятого шага, вы обнаружите, что у вас мало или совсем нет свободного времени, вам нужно вернуться к шагам второй, третий и четвертый и спросить, все ли введенные вами задачи абсолютно необходимы . Может случиться так, что некоторые вещи можно будет делегировать или решить более оперативным образом.

Один из самых важных способов добиться успеха — это максимизировать леверидж.

Вы можете достичь своего. Увеличьте объем работы, которую вы можете выполнить, делегировав

другим людям, аутсорсинг

ключевые задачи или использование технологий для максимальной автоматизации вашей работы. Это освободит вас для достижения ваших целей.

Если вы обнаружите, что ваше дискреционное время все еще ограничено, вам может потребоваться пересмотреть условия

ваша рабочая нагрузка или попросите о помощи

.Используйте свой недавно составленный график как свидетельство ваших серьезных обязательств. Это продемонстрирует вашему боссу, насколько вы хорошо организованы, и может сделать его более восприимчивым к вашим запросам!

Ключевые моменты

Планирование — это процесс, с помощью которого вы планируете, как вы будете использовать свое время. Если вы будете делать это правильно, это повысит вашу эффективность и снизит уровень стресса.

Следуйте этому шестиэтапному процессу, чтобы подготовить свое расписание:

1. Определите время, которое у вас есть.
2. Заблокируйте основные задачи, которые вы должны выполнять, чтобы добиться успеха в своей работе.
3. Запланируйте высокоприоритетные срочные задачи и жизненно важные «хозяйственные» мероприятия.
4. Заблокируйте соответствующее время на случай непредвиденных обстоятельств для обработки непредсказуемых событий и прерываний.
5. Запланируйте мероприятия, направленные на достижение ваших приоритетов и личных целей, на оставшееся время.
6. Проанализируйте свою деятельность, чтобы определить задачи, которые можно делегировать, передать на аутсорсинг или полностью сократить.

Важно, чтобы в вашем графике находилось время для ваших профессиональных и личных целей. Если у вас мало или совсем нет свободного времени, когда вы достигнете пятого шага, пересмотрите свои задачи, чтобы увидеть, можете ли вы выполнять их по-другому — в противном случае ваш баланс между работой и личной жизнью пострадает.