Срочные неважные срочные важные: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

<<Оглавление>>

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Тайм-менеджмент: расставляем приоритеты

Каждый день мы строим планы, пытаясь организовать нашу жизнь в самых разных ее сферах. Но что делать, если задач слишком много и их невозможно уместить в один день или любой другой временной слот? В такой ситуации стоит спокойно и вдумчиво расставить приоритеты. В этом нам помогут методы тайм-менеджмента. 

Матрица Эйзенхауэра

«Не все срочные дела важные и не все важные дела — срочные», — эту максиму приписывают американскому президенту Дуайту Эйзенхауэру, в честь которого и был назван метод расстановки приоритетов. 

В его основе лежит разделение задач на: 

1.              срочные, важные; 

2.              важные, несрочные; 

3.              срочные, неважные; 

4.              неважные, несрочные. 

Задачи из блока 1 – первостепенные задачи, которые нужно делать самостоятельно и которые нельзя делегировать. 

Блок 2 – важные несрочные дела, которые можно выполнить в комфортном режиме, тщательно взвешивая и планируя. Это — самый удобный режим работы. Однако надо помнить, что очень часто такие задачи могут неожиданно перейти в разряд первостепенных. Поэтому не стоит затягивать их выполнение. 

Блок 3 – задачи, которые вы можете спокойно делегировать и тем самым уменьшать их количество в вашем списке. Их выполнение почти не сказывается на успехе того или иного процесса, но они отнимают большое количество времени. 

Блок 4 – неважные и несрочные: просто вычеркиваем их из своего списка задач. 

Метод ABCDE 

Напротив каждой вашей ежедневной задачи поставьте соответствующую букву. 

А – самые важные задачи. Их невыполнение повлечет за собой серьезные последствия. 

B – тоже весьма серьезные задачи. Но их невыполнение не приведет к таким негативным результатам, как в ситуации с задачами А. 

C – задачу лучше выполнить. Если не получится, последствий не будет. 

D – эти задачи смело можно делегировать. Так вы высвободите время для задач уровня А. 

Е – то, что можно вычеркнуть или перенести на следующий день. 

Главное правило метода: нельзя выполнять задачу В, пока не закрыта задача A. Что касается задачи С, приступать к ней не следует, пока не будет выполнена задача В, и т.д. 

ABCDE очень похож на метод «Светофора» 

В данном случае вы обозначаете уровни приоритетности задач цветами светофора: красный – важные дела; желтый – важные дела, которые можно сделать во вторую очередь; зеленые – дела, которые можно отложить. 

Если вас заинтересовала проблематика тайм-менеджмента, Учебный центр рекомендует прочесть следующие книги: 

Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»; 

Тимоти Пичил «Не откладывай на завтра. Краткий гид по борьбе с прокрастинацией»; 

Брайн Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь»; 

Реджина Лидс
«Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове»; 

Сергей Бехтерев «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом»; 

Павел Безручко «Практики регулярного менеджмента».

суть, лучший метод расстановки приоритетов по критериям. Это поможет мне достичь моей цели

Предположим, вы вдумчиво подошли к формулировке цели, преодолели внутреннее сопротивление в виде страха и прокрастинаци, нашли отличную мотивацию для достижения результата. Вы деятельны и полны энергии! Однако, через какое-то время вы с удивлением замечаете, что честно и упорно отработав запланированные 8 – 12 часов, не можете точно определить,

• что же из намеченного уже сделано;
• какой промежуточный результат получен;
• насколько вы стали ближе к достижению цели, которую перед собой ставите.

Картина получается довольно удручающая: ваш день полон забот, вы все время чем-то заняты, а результат не становится ближе. Вместо удовлетворения от того, что удалось пройти еще несколько ступеней на пути к цели, вы ощущаете только усталость и разочарование.

«Проблема целеполагания»

В тайм-менеджменте такое явление носит название «проблемы целеполагания». Столкнувшись с ней, вы начинаете ощущать себя известным героем древнегреческого мифа – Сизифом, который обречен изо дня в день вкатывать на вершину горы огромный валун, срывающийся вниз в тот момент, когда цель достигнута. Такой неподъемный валун в вашем случае – это ворох ежедневных дел, объем которых не уменьшается, какие бы усилия вы не прилагали.

Расставьте приоритеты

Хотя проблема, с которой вы столкнулись, действительно серьезная и масштабная, решить ее вполне реально. Но с чего начать? Во-первых, перед тем, как начать действовать, необходимо разобраться, чего именно вы хотите достичь на данном этапе и ранжировать задачи в зависимости от их приоритетности.

Не начинайте работать над задачей прежде, чем точно определите, к какой цели и насколько продвигает вас ее выполнение.

Конечно, есть целая категория дел, выполнять которые можно хаотично, по принципу «обнаружил-сделал». По-своему это даже полезно: такая активность создает определенный настрой и помогает без проблем включиться в основную работу. К таким делам можно отнести, к примеру, бытовую «текучку»: помыть посуду, вытереть пыль, подмести пол и пр. Перечень таких ежедневных рутинных задач невелик, к тому же плюс их выполнения в том, что вы практически мгновенно видите результат своих усилий и после завершения испытываете не только чувство удовлетворения от проделанной работы, но и вполне осязаемый физический комфорт.

Однако если речь заходит о тех задачах, которые необходимо решить в ходе работы над масштабным проектом, список дел может стать практически «безразмерным». Хаотическая стратегия здесь не подойдет – ведь вы ограничены во времени для выполнения всего проекта. Значит, велик риск, решая массу второстепенных вопросов, просто не успеть сделать что-то действительно важное для достижения конечной цели. Поэтому прежде, чем хвататься за все сразу, выделите несколько минут для того, чтобы подумать.

Ранжируйте текущие задачи

Обдумать свои действия – идея хорошая, однако хочется сделать это не только эффективно, но и быстро. Для этой цели подойдет известный метод, который активно используется в тайм-менеджменте. Он известен как матрица Эйзенхауэра. В разных источниках предлагаются несколько различные способы использования этого метода. Нам представляется наиболее простым и рациональным тот, о котором пойдет речь далее. Он прекрасно показал себя как удобный инструмент для практического применения, поэтому с удовольствием делимся им с вами.

Матрица носит имя 34 президента Соединенных штатов Дуайта Эйзенхауэра, бывшего армейского генерала. Именно ему приписывают изобретение данного метода, но, скорее всего, заслуга Эйзенхауэра состоит в том, что в свое время он высказал мысль: «Не все срочные дела важны, и не все важные дела – срочные”. Цитата приобрела популярность и, безусловно, легла в основу идеи матрицы.

При помощи матрицы Эйзенхауэра вы сможете быстро произвести сортировку даже довольно длинного списка дел. Для этого запишите текущие задачи (лучше всего, используя методику GTD), а потом оцените каждую из них всего по двум критериям:

• Важно ли это? (да/нет)
• Срочно ли это? (да/нет)

В результате все ваши пункты списка, в зависимости от степени их важности/срочности можно будет поместить в один из 4 квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, которая выглядит следующим образом:

Стоит заметить, что матрица в различных системах тайм-менеджмента имеет разные названия, равно как и интерпретация квадрантов может несколько различаться у разных авторов. Так, Стивен Кови, автор книги “7 навыков высокоэффективных людей ”, называет ее Urgency\Importance matrix. Подробные рекомендации по ее использованию он дает в своей работе. В других источниках этот метод называют наглядным вариантом «Правила 4D
», о котором мы расскажем чуть позже.

Как работать с квадрантами

Матрица Эйзенхауэра имеет не только множество вариантов названий, но и немало трактовок того, как поступать с задачами, помещенными в каждый из квадрантов. Предлагаем подробнее остановиться на двух интерпретациях, причем первая из них представляется более удобной для повседневного использования.

Метод

Do-Plan-Delegate-Eliminate

Собственно, название данного метода уже несет в себе информацию о том, как следует поступать с задачами, которые вы поместили в каждый из 4 квадрантов. Остановимся на этом несколько подробнее.

Квадрант 1: Срочное и важное

Это дела, которые требуют незамедлительных действий, иначе случится непоправимое: пожар, бага, которая может заблокировать релиз, или что-то подобное. Идеальный вариант – когда этот квадрант остается пустым. В него можно, в крайнем случае, помещать задачи из квадранта № 2, если непредвиденные обстоятельства вдруг потребовали их срочного решения.

Квадрант 2: Важное, но не срочное

Это квадрант для самых продуктивных задач. Их нет необходимости решать сию секунду, поэтому каждую можно разумно спланировать и качественно реализовать. Работая над реализацией задач из второго квадранта, вы и получите в итоге ту самую продуктивность, отсутствие которой приводило вас в отчаяние.

Чтобы еще более оптимизировать работу в рамках этого квадранта, можно ранжировать задачи, помещенные в него, по тому же принципу важности/срочности. Так вы сможете сначала уделить внимание более срочным и важным (не «горящим»!) задачам, а затем спокойно перейти к решению менее срочных и важных (но все же значимых для достижения цели) вопросов.

Квадрант 3: Не важное, но срочное

Дела из этого квадранта – это те самые отвлекающие факторы, которые нарушают спокойный ход рабочего процесса и мешают достижению конечной цели. Это долгие телефонные разговоры, бесплодные обсуждения, не имеющие конечной цели, необходимость отвлечься, чтобы помочь кому-то из коллег и пр. Такие дела рекомендуется по возможности перепоручать тому, кто вполне сможет справиться с ними вместо вас. Главная идея – не выполнять их самостоятельно. Вы можете делегировать их, либо вообще отказаться от их выполнения.

Квадрант 4: Не важное и не срочное

О делах, которые оказались в этом квадранте, можно просто забыть. Как правило, это какие-то ваши сиюминутные желания, не имеющие ничего общего с поставленными целями. Если такой квадрант окажется пустым – это идеальный вариант. Но даже если в нем окажутся какие-то задачи, которые вам все же хотелось бы выполнить, отложите решение этого вопроса на неопределнно-долгий срок и вернитесь к ним после того, как основная цель будет достигнута, а пока просто не стоит тратить на них силы и время.

Правило «4D»

Справедливости ради надо сказать, что правило «4D» в различных трактовках не обязательно описывает квадранты матрицы, о которой мы ведем речь. Но одна из них вполне соответствует их описаниям, приведенным выше, и ее можно применять при работе с квадрантами:

Do, Delegate, Defer, or Dump (Делай (срочно), Поручи (другим), Отложи (на время), Забрось).
Do, Decide, Delegate, Delete (Делай (сейчас), Решай (в какой последовательности делать), Поручи, Удали).

Главное достоинство описанного метода в том, что он позволяет быстро ранжировать любое количество задач. Кроме того, матрица

• Помогает визуально представить объем запланированных дел и степень их важности/срочности. Таким образом, вы получаете возможность эффективно использовать свое время.
• С ее помощью вы легко делите задачи на группы на основании всего 2 простых критериев. Если бы не это условие, то распределить задачи по квадрантам было бы намного сложнее.

Проверьте эффективность матрицы на практике

Использовать матрицу Эйзенхауэра можно не только для того, чтобы определить, решение каких именно задач приближает вас к намеченному результату, а каких – создает препятствия на пути к цели. Можно использовать этот метод и для оценки того, насколько вы эффективны в целом. Так, если все ваши задачи оказываются помещенными во второй квадрант, можно говорить о том, что вы достигли максимума эффективности.

Кроме того, разделение задач по квадрантам позволяет наглядно определить, куда именно уходит большая часть вашего времени и энергии, а также подскажет, каким путем повысить личную результативность. К примеру, всерьез задуматься над делегированием большинства задач другим членам команды или прекратить, наконец, тратить время и силы на дела, которым нашлось место в квадранте № 4.

Оптимизировать применение метода матрицы Эйзенхауэра можно с помощью приложений, которые уже существуют в различных вариантах: мобильных, веб- и десктоп-версиях. А для того, чтобы не совершать ошибок в постановке целей и определить рациональные пути их достижения, воспользуйтесь сервисом SmartProgress
. С его помощью различными людьми уже воплощено более 35,000 целей. А вы определили свою цель?

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент
– умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант
  Важные срочные дела;
• В квадрант
  Важные несрочные;
• С квадрант
  Неважные срочные;
• D квадрант
  Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека
   . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни.
   Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования
   . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное)
:

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное)
:

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное)
:

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное)
:

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Техника популярна благодаря внешней простоте использования, знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно, поэтому давайте разбираться.

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Проблемы, которые помогает решить Матрица Эйзенхауэра

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

Квадрант A: важные и срочные дела

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Как применять матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела.
   Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела.
   Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела.
   Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела.
   В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

   Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха — стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные
.
Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них — «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные
.
Дела этой категории — самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», — думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В
они превращаются в дела категории А.
И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В
нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные

.
Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А
, и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие — то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные
(«мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови
был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента
в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей»
. В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
3. Составьте матрицу управления временем
   и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win
   (выиграл-выиграл).

   В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач
.

Физически матрица
представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность
, а по вертикали — важность
.

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное
, его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное
, то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное
, нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное
— не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск
для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Не потеряйте.
Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Квадрат важных и неважных дел. A – срочные и важные

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример — названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр — гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую — дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория — все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.

Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании — встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка — вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам — все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра — это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.

Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.

А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на достижение результата, а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам»
. Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»,принцип метода матрицы Эйзенхауэра. | Учет. kz

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который используют люди по всему миру. Основоположник 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У него, как и у президента, задач было много, и их выполнение необходимо было как-то распределить во времени. Именно это и сподвигло его на создание матрицы. ⠀
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали).
⠀
Суть матрицы Эйзенхауэра?
Техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Смотрим на список задач и по каждой отвечаем на два вопроса.
––Это важно? Да/Нет
––Это срочно? Да/Нет
Берем лист бумаги и делим на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса. примеры смотрите в карусели.
⠀
–Квадрант A: важные и срочные дела
Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
Вопросы здоровья.
⠀
–Квадрант B: важные, но не срочные дела
Основная деятельность.
Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания.
Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике.
⠀
–-Квадрант C: срочные, но неважные дела
Отвлекающие факторы.
Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.
⠀
–-Квадрант D: не срочные и неважные дела
Удивительный квадрат, потому что тут живут дела:
–не несущие никакой пользы;
–наши любимые.
Социальные сети, разговоры по телефону, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».
⠀
Таким образом, правильно распределив все имеющиеся у вас дела согласно матрице Эйзенхауэра, вы наверняка быстро добьетесь поставленных перед собой целей!
Техника популярна благодаря простому использованию. Знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно.

Матрица Эйзенхауэра — популярный инструмент тайм-менеджмента, который используют люди по всему миру. Основоположник 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. У него, как и у президента, задач было много, и их выполнение необходимо было как-то распределить во времени. Именно это и сподвигло его на создание матрицы. ⠀
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали).
⠀
Суть матрицы Эйзенхауэра?
Техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Смотрим на список задач и по каждой отвечаем на два вопроса.
––Это важно? Да/Нет
––Это срочно? Да/Нет
Берем лист бумаги и делим на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса. примеры смотрите в карусели.
⠀
–Квадрант A: важные и срочные дела
Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
Вопросы здоровья.
⠀
–Квадрант B: важные, но не срочные дела
Основная деятельность.
Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания.
Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике.
⠀
–-Квадрант C: срочные, но неважные дела
Отвлекающие факторы.
Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.
⠀
–-Квадрант D: не срочные и неважные дела
Удивительный квадрат, потому что тут живут дела:
–не несущие никакой пользы;
–наши любимые.
Социальные сети, разговоры по телефону, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».
⠀
Таким образом, правильно распределив все имеющиеся у вас дела согласно матрице Эйзенхауэра, вы наверняка быстро добьетесь поставленных перед собой целей!
Техника популярна благодаря простому использованию. Знать о ней полезно, попробовать стоит обязательно.

Что такое матрица Эйзенхауэра и как с ней работать

Незнающему человеку из заголовка данной статьи трудно будет понять, чему именно она посвящена, поскольку в нем присутствует загадочное словосочетание «‎матрица Эйзенхауэра». Как раз с ней я и хочу помочь разобраться, рассказав детально о данном понятии и описав несколько примеров того, как можно использовать данную матрицу.

Из статьи вы узнаете, насколько полезной она будет для любого человека, у которого возникают трудности с распределением задач.

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Схема матрицы Эйзенхауэра

Данная матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. В квадраты вписываются дела, которые нужно выполнить сегодня или на протяжении определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое представление того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу же поймете, как он устроен и что куда записывать.

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какими делами следует заняться в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие вообще не нуждаются в выполнении конкретно сейчас или являются не настолько важными, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, и так все понятно даже по схематическому представлению, но хотелось бы отдельно поговорить о каждом квадрате, чтобы точно не возникло путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим на таблицу и видим, что в блок А попадают все важные и одновременно срочные дела. Бытует мнение, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, поскольку допускать завала нельзя. Однако если это уже произошло и появились дела, которые нельзя отложить, придется записывать их в блок А и приступать к выполнению немедленно.

Дополнительно расскажу о том, какие планы нужно вписывать в этот квадрат, если все-таки неотложные дела уже появились:

1. Если план не выполнен, и это негативно сказывается на достижении поставленной цели.

2. Если при невыполнении какой-то задачи появляются затруднения и неприятности (их мы и разбираем отдельно).

3. Если дела связаны со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, то есть поручать выполнение дел в блоке А другим людям, если это является возможным. Так вы не потратите свое время на их выполнение, займетесь планами из других блоков и остановите образование снежного кома.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается основным, поскольку в него вписываются повседневные задачи, с которыми сталкивается каждый человек. Опубликованы исследования, говорящие о том, что люди, выполняющие дела преимущественно из этого блока, чаще достигают желаемого результата и становятся успешными. 

Важно отметить, что дела из блока B не являются срочными, а значит, на их выполнение можно потратить столько времени, сколько нужно, сконцентрировавшись на качестве, а не скорости. Однако не стоит забывать, что при первом же провале план быстро перекочует в блок А таблицы Эйзенхауэра, что не есть хорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, относящихся к этому блоку, просто отвлекают вас от выполнения более важных дел, замедляя общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые можно не делать, позволит разобраться с тем, что является отвлекающим маневром и только тормозит весь процесс. Переходить к таким планам нужно только тогда, когда с основными уже покончено.

Блок D с несрочными и неважными делами

В завершение разберу самый интересный квадрат Эйхенхауэра с буквой D, куда относятся дела несрочные и неважные. Если вы не знаете, что записывать в этот блок, то вот вам пара примеров:

1. Просмотр фильмов и сериалов.

2. Звонки друзьям.

3. Компьютерные игры.

4. Социальные сети.

Не стоит думать, что нужно вообще отказаться от каких-либо развлечений, но нужно учитывать, что приоритетные задачи могут быстро накопиться и создать кучу, которую невозможно будет разобрать быстро. Приступайте к планам из блока D только после того, как разобрались с остальными.

Матрица Эйзенхауэра – это лишь один из многих способов планирования и распределения дел. Ей можно воспользоваться, если такой метод вам близок или есть желание попробовать что-то новое в тайм-менеджменте. Простота и эффективность реализации – одни из ключевых причин, почему вам стоит присмотреться именно к этому методу.

достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела.
   Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела.
   Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела.
   Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела.
   В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание:
Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи:
http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.:

Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент
– умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант
  Важные срочные дела;
• В квадрант
  Важные несрочные;
• С квадрант
  Неважные срочные;
• D квадрант
  Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека
   . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни.
   Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования
   . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное)
:

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное)
:

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное)
:

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное)
:

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Матрица Эйзенхауэра
является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными
.

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра
».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

• A – срочные и важные
  
• B – важные, но не срочные
  
• С- срочные, но не важные
  
• D – не срочные и не важные
  

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Матрица неотложных и важных задач Эйзенхауэра — Стратегия производительности

Расставляйте приоритеты в ежедневных задачах на основе срочности и важности

Быть занятым и переутомленным — это уже плохо, но быть занятым и перегруженным с неорганизованным графиком — еще хуже. Вы всегда в напряжении, пытаясь выполнить одно задание за другим? Управлять сразу несколькими делами? Это расстраивает и заставляет беспокоиться? Вы так много жонглируете, что однажды ваш мозг не может должным образом сконцентрироваться?

Есть простое решение всех этих проблем — Матрица срочных / важных дел Эйзенхауэра .Этот инструмент поможет управлять всеми вашими задачами и повысить производительность за счет эффективной организации вашего расписания!

Если это привлекло ваше внимание, продолжайте читать, чтобы узнать, что такое матрица срочных / важных дел Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это схематический инструмент, который поможет вам визуализировать все ваши повседневные задачи в форме матрицы, которая классифицирует их по срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра вдохновлена ​​Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом и генералом армии Соединенных Штатов. Во время выступления в 1954 году Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

В бестселлере « 7 навыков высокоэффективных людей » Стивен Кови представил инструмент для определения приоритетов задач.Этот инструмент был основан на идеях Эйзенхауэра и теперь называется Матрицей Эйзенхауэра. Он также известен как Матрица срочности и важности , Матрица управления временем , Коробка Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра распределяет все задачи и проекты по 4 квадрантам, а именно:

• Срочные и важные задачи
• Не срочные и важные задачи
• Срочные и неважные задачи
• Не срочные и неважные задачи

Источник: todoist.com

Давайте подробнее рассмотрим эти категории.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

Срочно — Такие задачи и действия требуют немедленных действий. Эти вопросы требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Простой способ распознать неотложные действия — всегда сообщать о последствиях невыполнения задачи быстро. В нынешних условиях эти задачи неизбежны.

Важно — важные дела и задачи, которые напрямую способствуют достижению долгосрочных целей и ценностей. Поэтому эти задачи требуют вдумчивого планирования и действий. Они также требуют управления временем, энергии и внимания, которые субъективны и зависят от наших ценностей и целей.

Вот как можно правильно определить задачи как «Срочные» и «Важные» и далее классифицировать их по четырем квадрантам матрицы срочно / важно:

1.Срочные и важные задачи (необходимо выполнить незамедлительно)

Задачи квадранта 1 неизбежны. Если вы откажетесь от этих задач или потратите на них слишком много времени, это приведет только к стрессу и усталости. Поэтому рекомендуется сделать эти задачи приоритетными и завершить их как можно скорее.

У этих пунктов обычно есть видимый крайний срок и меры предосторожности, чтобы не предпринимать немедленных действий, например, проекты в последнюю минуту, решение насущной проблемы для клиента или автомобильные остановки на шоссе.

2. Несрочные и важные задачи (планируемые проекты)

Задачи из квадранта 2 важны и помогают достичь долгосрочных целей, но для них нет крайнего срока, поэтому их можно легко отложить в пользу более срочных задач, например, профессионального взаимодействия, проектов обслуживания или изучения нового навыка.

3. Срочные и неважные задачи (делегировать)

Эти задачи описаны как «напряженная работа».«Эти задачи не имеют для вас значения, и их можно поручить кому-то другому, чтобы завершить их вовремя. Например, отвечать на сообщения клиентов, действовать по купонам, проверять электронную почту и т. Д.

4. Не срочные и неважные задачи (на удаление)

Это напрасная трата времени, которая не способствует достижению ваших целей. Главное — ограничить свое время такими занятиями. Например, бездумная прокрутка социальных сетей, часы просмотра телевизора и чрезмерные покупки.

Как использовать матрицу неотложных и важных дел Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра позволяет вам распределять приоритеты задач по агентствам и важности по четырем различным категориям, которые создают цельный и управляемый график. С помощью этого расписания вы можете эффективно и эффективно управлять своей работой.

Чтобы использовать эту матрицу, вам сначала нужно определить, какие задачи важны для вас и должны быть выполнены сегодня.Таким образом вы сможете определить важные проекты и мероприятия, которые вам нужно выполнить в первую очередь и которые вы можете запланировать на другой день.

Вы отметите срочные и важные действия в квадранте 1, которые нужно выполнить в первую очередь. Тогда как несрочные и важные дела идут во 2 квадрант. Вы можете назвать этот квадрант «Расписание».

Затем у нас есть те задачи, которые срочны, но не важны. Поэтому их можно делегировать кому-то другому, а вы сосредоточитесь на более насущных вопросах.Все такие задачи помещаются в квадрант 3, который также можно назвать «Делегат».

Наконец, есть те задачи, которые не важны. Так что вам не нужно их делать. Вы можете назвать этот квадрант «Не делай». Этот квадрант позволяет вам идентифицировать все те задачи, которые тратят ваше время и энергию. Перечислив их, вы будете внимательнее относиться к таким занятиям. Это может помочь вам избавиться от вредных привычек, таких как чрезмерное использование Интернета.

Как только вы создадите матрицу срочности / важности, ваша жизнь станет очень организованной и эффективной.

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Вот несколько простых шагов управления, которые помогут вам более эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра:

Ограничьте свои задачи — не перенапрягайтесь и старайтесь ограничить свои задачи максимум 8 на квадрант. Прежде чем добавить еще один, убедитесь, что вы выполнили самое важное. Помните, что эта матрица помогает выполнять задачи, но не складывать их в кучу.

Избегайте отвлекающих факторов — убедитесь, что вы планируете матрицу, не отвлекаясь. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты. Планируйте свои задачи, основываясь на собственном расписании и уровне энергии.

Разделяйте личные и деловые задачи — не смешивайте личную деятельность с профессиональными задачами. Создайте два отдельных списка для каждого. Таким образом, вам никогда не придется жаловаться на то, что вы не можете управлять временем между личной и профессиональной жизнью.

Матрица управления временем

Стивена Кови

Когда дело доходит до эффективности, матрица управления временем Стивена Кови позволяет легко понять, на что вам «нужно» потратить свое время и
внимание.

Кови является автором книг Семь навыков высокоэффективных людей и Прежде всего

Я столкнулся с этими принципами, когда изучал то, что отличает
высокопроизводительных людей от всех остальных: как они могли быстро расставить приоритеты в своей работе
и добиться максимальной отдачи?

Вот изображение и краткий обзор.

Матрица управления временем, диаграмма

• В квадранте 1 (вверху слева) у нас есть важные, срочные вопросы — вопросы, которые нужно решать немедленно.
• В квадранте 2 (вверху справа) у нас есть важные, но не срочные пункты — пункты, которые важны, но не требуют вашего немедленного внимания, и нужно запланировать на . Этот квадрант выделен, потому что Кови подчеркивает, что это квадрант, на котором мы должны сосредоточиться для долгосрочного достижения целей
• В квадранте 3 (внизу слева) у нас есть срочные, но неважные элементы — элементы, которые следует минимизировать или исключить. Это отстойное время, разнообразные задачи «плохое планирование с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны».
• В квадранте 4 (внизу справа) у нас есть неважные, а также несрочные задачи — предметы, которые не нужно делать в ближайшее время, возможно, мало или вообще ничего не стоит, а также следует минимизировать или исключить . Часто это банальные траты времени

Помимо текстовых примеров, я собираюсь немного повеселиться и проиллюстрировать элементы из каждого квадранта в матрице управления временем, используя один из моих любимых комиксов, XKCD.

Квадрант 4 — Не срочно и не важно

Понятно, не срочно, не важно — и явная трата времени. К другим «расточителям времени» относятся:

• Бездумный просмотр веб-страниц
• Слишком много просмотра телевидения / каналов ради просмотра каналов

Квадрант 3 — Срочно и неважно

Мои любимые примеры, хотя я мог бы выбрать больше —

Другие «срочные» задачи, которые практически не приносят пользы

• Телефонные звонки не по теме
• Электронное письмо, на которое вы должны ответить сразу, иначе оно теряет ценность («Хочешь пончиков? У меня есть в офисе!»)

Квадрант 2 — Не срочно и важно

Ваше общее состояние здоровья — это то, что вы можете считать само собой разумеющимся сегодня, и, возможно, не видите срочности в его решении, но в долгосрочной перспективе мы знаем, что имеет первостепенное значение.

Есть и другие важные, но не срочные вещи, которые также попадают в этот сектор:

• Упражнение
• Анализ вашего карьерного роста
• Поддержание отношений с семьей / друзьями

Квадрант 1 — Срочно и важно

Возможно, не совсем рационально, но, по крайней мере, ее приоритеты в порядке. Другие примеры:

• Скорая помощь семье
• Реальные, жесткие сроки для важных проектов

Что теперь?

Готовы взглянуть на свои задачи в матрице и узнать простой и легкий способ придать импульс решению нужных задач?

.

Это бесплатное руководство в формате PDF, которое вы можете использовать, чтобы точно указать, какие задачи вы выполняете каждый день, а затем быстро набрать обороты в направлении того, что имеет наибольшее значение. Самое приятное то, что это происходит быстро — даже самые занятые из нас могут заставить это работать на себя в своей жизни за считанные минуты.

Понравилась статья? Вы должны написать об этом в Твиттере и поделиться с друзьями, или не стесняйтесь делиться им, как вам нравится, используя эту сокращенную ссылку: http://j.mp/coveymatrix

Статьи о личном развитии

Матрица управления временем

Дуайт Д.Эйзенхауэр, тридцать четвертый президент США, считал, что мы должны уделять внимание и время нашей деятельности в соответствии с их важностью и срочностью . Он правильно сказал, что мы слишком склонны сосредотачиваться на вещах, которые одновременно важны и срочны, вызывая реактивное поведение, основанное на том, что должно быть сделано прямо сейчас, вместо того, чтобы сосредотачиваться на вещах, которые являются важными и не срочными, что станет основой для более стратегического поведения, основанного на долгосрочных целях.

Стивен Р. Кови популяризировал матрицу управления временем Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей», заявив, что мы живем в четвертом поколении более эффективного управления временем, в котором управление временем само по себе больше не является целью, но управление фокусом в любой конкретный момент времени .

Что-то срочное, когда требует немедленного внимания . Срочные дела привлекают ваше внимание и оказывают на вас давление. Ловушка в том, что многие из них легкие, забавные или популярные, но они не важны.

Что-то важно, когда оно способствует достижению ваших среднесрочных и долгосрочных целей , достижению цели вашей жизни. Вам нужно проявлять инициативу, чтобы не пренебрегать важными, но не срочными делами, поскольку они не потребуют вашего внимания. Если вы их игнорируете, они в конечном итоге станут неотложными, и такое поведение приведет вас к порочному кругу, в котором вы всегда будете жить в реактивном режиме, в непрерывном кризисе.

Если вы уделяете слишком много внимания Квадранту I (срочным и важным вещам), он будет становиться все больше и полностью доминировать в вашей жизни.Квадранты III и IV включают в себя вещи, которые не имеют значения, срочно или нет. Эффективные люди проводят больше времени в Квадранте II, минимизируют время, проводимое в Квадранте I, и не слишком беспокоятся о Квадрантах III и IV .

В квадранте II (важные, но не срочные дела) находится сердце эффективного личного управления . Вот то, что позволяет вам жить и действовать превентивно, используя возможности, а не решая проблемы. Такие вещи, как создание и укрепление личных отношений, упражнения, долгосрочное планирование, обучение и т. Д.Чтобы двигаться к этому квадранту, вы должны сначала четко определить свои приоритеты, а затем научиться отказываться от других занятий, некоторые из которых являются срочными и очевидно важными.

Статьи по теме:

Срочное и важное

Лидерство

Различать срочное и важное и иметь дисциплину для работы над важными задачами, которые не являются срочными, является важной и сложной задачей.

Один из самых важных уроков, который я усвоил, будучи заведующим отделом, — это важность различения между задачами, важными , и задачами, которые являются срочными .Как однажды сказал бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр:

У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.

Разница между важным и срочным может быть огромной. Срочные вопросы всегда сосредоточены на настоящем моменте: им нужно внимание прямо сейчас , и если с ними не разобраться, последствия также произойдут прямо сейчас . Важные пунктов, с другой стороны, относятся к долгосрочным целям и имеют стратегическую ценность.Они «медленнее», связаны с долгой игрой личного, профессионального или организационного развития.

Мы склонны уделять внимание неотложным задачам в ущерб важным задачам. Срочные задачи быстро приходят в наши почтовые ящики и громко требуют разрешения. Они, по словам Дэвида Аллена, «самые свежие и громкие». Они почти всегда являются чьей-то проблемой, предоставляемой нам в короткие сроки, что увеличивает их объем. Поэтому, естественно, мы в первую очередь сосредоточимся на них. Иногда это правильно.Но это становится серьезной проблемой, когда мы только занимаемся срочными делами и не уделяем достаточно времени важным вещам, которые сидят спокойно и терпеливо.

Став заведующим кафедрой, единственная самая большая корректировка, которую мне пришлось внести, — это количество усилий, необходимых, чтобы решить, является ли что-то срочным или важным, и упражнение в дисциплине, чтобы уделять внимание вещам, которые важны, но не срочны. — это работ, которые мне нужно сделать, на самом деле не сильно изменились до того, как я стал руководителем отдела; это характер работы, которая изменилась, и наиболее заметным аспектом этого изменения является то, что первым шагом является анализ того, какие элементы из десятков, которые появляются у меня на пороге каждый день, являются срочными, а какие — важными.

Почти все, что попадает в мой почтовый ящик, звучит срочно. Большинство из этих срочных запросов имеют значение и имеют ценность, и, вероятно, все эти элементы важны для человека, отправляющего запрос. Но являются ли они заглавными буквами «Я» Важными в смысле того, что они относятся к долгосрочным целям и стратегиям для меня или отдела? Иногда они есть; во многих случаях это не так. Выявление разницы и сортировка срочных дел, а также выделение времени для важных дел (которые, как ни странно, почти никогда не появляются в моем почтовом ящике), вероятно, самая большая и самая важная часть моей работы сейчас.

Вот некоторые задачи из моих текущих списков действий, которые являются важными (заглавная буква «I»):

• Прочтите статью о редизайне курса математики в местном университете, который похож на тот, который нам нужно изменить. (Важно, потому что переделка этого курса — трехлетняя цель кафедры.)
• Изучите настройку цифрового значка моего университета по Рабочим технологиям и коммуникациям. (Важно, потому что введение цифровых бейджей станет важной инициативой в учебной программе в ближайшие несколько лет для всего университета, и я хочу убедиться, что математический факультет лидирует в этой области.)
• Напишите черновик рекомендации по разделу для преподавателя, который будет повышен в должности. (Важно, потому что это продвижение по службе, а помощь преподавателям в профессиональном росте — это долгосрочная стратегическая цель для меня в профессиональном плане и одна из моих основных обязанностей в качестве заведующего кафедрой.) Хак об этом носит его имя: Матрица Эйзенхауэра .

  Матрица Эйзенхауэра (https: // commons.wikimedia.org/wiki/File:7_habits_decision-making_matrix.png)

  В этой матрице 2×2 мы можем нанести на график срочные, но не важные задачи; важно, но не срочно; оба важные и срочные; или ни важно ни срочно. И мы можем ранжировать приоритет этих элементов и понять, что с ними делать, по их месту в матрице:

  1. Задачи, которые являются срочными и важными, являются наивысшим приоритетом и должны выполняться как можно скорее. Они автоматически становятся кандидатами в список наиболее важных дел (MIT) на данный день.
  2. На втором месте стоят важные, но несрочные . Это необходимо сделать; назначьте время в течение недели, чтобы делать их.
  3. Задачи, которые являются срочными, , но не важными , являются третьими. Если возможно, делегируйте их. В противном случае планируйте для них время, но не за счет важных вещей.
  4. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, получают все оставшееся время. Если это что-то личное или просто для развлечения, обычно я делаю такие вещи по выходным или вечером ^[1] .Если нет, то эти элементы, вероятно, необходимо повторно обработать с помощью блок-схемы GTD, потому что они больше не являются действительно действенными (или никогда не были в первую очередь) и должны быть удалены, делегированы или помещены в список когда-нибудь / может быть.

  Например, предположим, что я получил электронное письмо от студента, у которого проблемы с профессором и который хочет записаться на прием на этой неделе. Мне нужно действовать в соответствии с этим, но я бы не назвал это стратегически важным в смысле служения долгосрочной цели.Так что это «срочно, но не важно ^[2] ». Я, вероятно, делегирую это, сказав студенту назначить мне встречу через персонал нашего офиса.

  Чтение статьи о редизайне курса важно, но не срочно — запланируйте один pomodoro в течение недели, чтобы читать и делать заметки по нему, и сделайте это на этой неделе. Рекомендация профессора по продвижению по службе должна быть выплачена в пятницу, так что это одновременно срочно и важно — это MIT в моем списке на завтра, и в моем календаре завтра утром есть двухчасовой блок.

  Я обнаружил, что много думаю о матрице Эйзенхауэра с тех пор, как стал заведующим кафедрой. Раньше мне часто удавалось заниматься только срочными делами в течение нескольких дней подряд, откладывая важные дела на потом. (Всегда «позже».) Теперь 90% сообщений в моем почтовом ящике ежедневно требуют, чтобы их считали «Срочными», и обработка всех прямо сейчас потребует более 168 часов в неделю. Оказывается, что около половины из этих элементов в среднем даже не могут быть задействованы, и поэтому они удаляются, делегируются или помещаются в список когда-нибудь / может быть.Для тех, которые остались, у меня есть теги для Urgent и Important в моей настройке GTD, поэтому я могу отфильтровать задачи на основе их квадранта в этой матрице. Важные задачи получают временные рамки на неделю или, по крайней мере, на часть одного помидора. Что касается остального, я добираюсь до них, когда добираюсь до них (или делегирую их). И знаешь, что? Все еще делается, и мир не рушится сам по себе. И я чувствую себя намного лучше в конце дня по поводу того, что я делаю.

  Что будет на карту, если мы не сможем различить срочные и важные задачи? Все, правда.Быть во власти последних и громких — это не способ жить — вы постоянно тушите пожары, но никогда ничего не строите, постоянно решаете проблемы других людей, но никогда не развиваете свое профессиональное Я, медленно выгораете от всего стресс и никогда не делать того, что, как вы знаете, принесет вам удовлетворение.

  ---

  Некоторые формулировки матричного подхода Эйзенхауэра, подобные изображенному на картинке, советуют сразу выбрасывать несрочные и важные предметы. Но я думаю, что некоторые из лучших вещей в жизни попадают в эту категорию.У них просто нет приоритетного расписания (кроме выходных). ↩︎

  Чтобы прояснить для тех, кто сзади: если я говорю, что что-то «неважно», это не значит, что меня это не волнует или что это не имеет значения. ↩︎

  Матрица Эйзенхауэра: полное руководство

  Матрица Эйзенхауэра — это инструмент повышения производительности, который предлагает основу для рассмотрения долгосрочной эффективности наших повседневных задач. Выбор, который мы делаем в отношении того, как мы проводим время, имеет решающее значение — это то, что отличает эффективного человека от неэффективного.

  Среди всех доступных методов повышения производительности, от «съесть лягушку», , «Блокировка времени», Pomodoro и «должен, должен, сделать» , Eisenhower Matrix поможет вам сделать продуктивный выбор, расстановка приоритетов задач в зависимости от их срочности и важности. Используя принцип Эйзенхауэра, вы ставите под сомнение важность, жизнеспособность и эффективность каждой задачи, прежде чем добавлять ее в свой список дел.

  Что такое матрица Эйзенхауэра?

  Матрица Эйзенхауэра, попросту говоря, инструмент для планирования задач.Это также структура приоритезации, которая помогает вам думать не только о ближайших, но и о долгосрочных целях.

  Возможно, вы слышали о матрице Эйзенхауэра под другими ее названиями. Стивен Кови упомянул эту структуру в своей книге «7 привычек высокоэффективных людей » как «Матрица управления временем». Матрица также известна как Метод Эйзенхауэра и Матрица срочно-важного. Независимо от названия, принцип заключается в том, чтобы смотреть дальше «сегодняшнего дня» и стратегически смотреть на свое время и усилия.

  В этой статье вы узнаете, почему так важно различать срочное и важное и как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом.

  Откуда взялась матрица Эйзенхауэра?

  Тезка матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Эйзенхауэр, 34 ^-й президент Америки. Он был довольно плодовитым администратором в течение двух президентских сроков, так как строительство системы межгосударственных автомагистралей, создание НАСА, прекращение войны в Корее, избежание войны с Россией и принятие Аляски и Гавайев в союз — вот некоторые из его вкладов. его администрации.

  Эйзенхауэру удалось достичь всего этого за два срока, благодаря его способности отличать срочное от несрочного и важное от неважного, уступив место матрице Эйзенхауэра, которая побуждает пользователя разделять задачи в зависимости от их срочности и важности.

  Зачем нужна матрица приоритета Эйзенхауэра?

  Когда вы сталкиваетесь с набором задач, которые нужно выполнить, какую из них вы ставите в приоритет?

  Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям, или вы ставите в приоритет наиболее срочные задачи в своем списке?

  Ваш ответ, наверное, самый срочный.

  В исследовании 2018 года изучается, как люди решают, какую задачу им выполнять, когда сталкиваются с различными вариантами и решениями. Результаты пяти экспериментов показали, что, столкнувшись с выбором, люди с большей вероятностью будут выполнять неважные, но срочные задачи с более низкой долгосрочной отдачей по сравнению с более важными и менее срочными задачами с большей отдачей. Эта неспособность расставить приоритеты была названа исследователями «эффектом простой срочности», когда мы предпочитаем заниматься задачами, которые выглядят срочными, а не задачами, которые имеют большую отдачу с точки зрения времени, ценности и энергии.

  Как отличить срочное и важное от несрочного и неважного? Классификация в основном субъективна, однако как срочные, так и важные можно описать следующим образом.

  Срочно означает, что требует немедленных действий и внимания. Невыполнение срочных дел приведет к нежелательным последствиям. Срочные задачи неизбежны, однако слишком много времени на неотложные задачи может привести к выгоранию и неудовлетворенности.

  Важные задачи — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и повышают качество жизни и работы. Эти задачи требуют внимания наряду с продуманными действиями и планированием.

  Матрица Эйзенхауэра помогает вам преодолеть очевидную нехватку времени, побуждая отдавать приоритет. Тайм-менеджмент — это не деятельность, которой вы занимаетесь на досуге, это, скорее, основной навык, который определяет, будете ли вы управлять своим временем или наоборот. Когда вы научитесь различать то, что важно, вам будет намного легче работать продуктивно и эффективно.

  Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

  Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 частей или квадрантов, и в каждом квадранте содержатся разные задачи в зависимости от их срочности и важности. Чтобы использовать матрицу, вы разделите свои задачи на четыре квадранта следующим образом:

  Квадрант 1: Срочные и важные — задачи, которые необходимо выполнить немедленно.

  Квадрант 2: Важно, но не срочно — Задачи, которые нужно запланировать на потом.

  Квадрант 3: Срочно, но неважно — задачи, которые нужно выполнить, но не важны. Их можно передать кому-то другому.

  Квадрант 4: Ни срочно, ни по важности — задачи, которые можно исключить из вашего списка дел.

  Хотя выполнение срочной задачи важно, повышенное внимание к неотложным задачам (краткосрочным целям) отнимает все ваше время, энергию и внимание от того, что может быть не срочным, но не менее важным (долгосрочные цели).Ключевым моментом является ваша способность расставлять приоритеты в том, что требует вашего внимания, а не в том, что можно сделать позже или вовсе исключить.

  Давайте подробно рассмотрим каждый из четырех квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, чтобы увидеть, какие задачи будут выполняться в каждом из них и как с ними справиться.

  Квадрант 1: Срочно и важно

  Срочные и важные задачи требуют быстрых и быстрых действий, и их невыполнение приведет к возможным последствиям, таким как пропущенный срок или упущенная возможность.Источник срочных и важных задач обычно внешний.

  Примеры матриц Эйзенхауэра

  включают такие задачи, как:

  • Соблюдение сроков проекта.
  • Совершение важного телефонного звонка
  • На прием к врачу

  Задачи квадранта 1 решаются в приоритетном порядке. Поскольку задачи в этом квадранте находятся вне вашего контроля, вы не можете их не выполнять. Однако проблема возникает, когда мы тратим ненужное количество времени на задачи, которые кажутся срочными и важными, что лишает нас энергии, чтобы сосредоточиться на долгосрочных целях.

  Здесь на помощь приходит второй квадрант.

  Квадрант 2: важно, но не срочно

  Второй квадрант может показаться труднее не только заполнить, но и выполнить. Задачи в этом квадранте часто откладываются в пользу других срочных, но не важных задач, но эти задачи необходимы для долгосрочной эффективности.

  Примеры матриц Эйзенхауэра

  включают такие задачи, как:

  • Прохождение 8-недельного курса для получения дополнительного профессионального сертификата
  • Физические упражнения и поддержание здорового образа жизни
  • Экономия на первоначальный взнос
  • Регулярная сдача автомобиля на техобслуживание

  Квадрант 2 позволяет сосредоточиться на долгосрочном плане.Он предлагает вам возможности для роста и обучения, чтобы вы могли расставить приоритеты в своем будущем, а не просто сосредоточиться на настоящем. Например, работа над личным и профессиональным ростом важна, но не обязательно срочно в любой конкретный период. Однако в противном случае вы останетесь неудовлетворенными. Точно так же, если ваш автомобиль не будет отправлен на техническое обслуживание, в конечном итоге он выйдет из строя, что приведет к задаче квадранта 1.

  Суть задач в квадранте 2 заключается в том, что чем больше вы уделяете времени задачам, которые лежат здесь, тем меньше вам придется беспокоиться о задачах в квадранте 1 в будущем.

  Квадрант 3: срочно, но не важно

  Квадрант 3 заполнен задачами, которые являются срочными, но не важными. Что это значит? Эти задачи можно легко охарактеризовать как неважную занятую работу, которая отнимает ваше время и энергию, не предлагая ничего полезного взамен.

  Примеры матриц Эйзенхауэра

  включают такие задачи, как:

  • Проверка и ответ на почту / сообщения каждые несколько минут
  • Бесполезные перерывы и отвлечения внимания
  • Посещение встречи, где ваше присутствие необязательно

  Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности, поскольку это задачи, которые кажутся срочными, но не только не важны, но и никоим образом не полезны для вас.

  Задачи в квадранте 3 часто основаны на чьих-то приоритетах, и если слишком много внимания уделять задачам в этом квадранте, вы почувствуете себя занятым, а не продуктивным. Люди, которые проводят много времени в этом квадроцикле, чувствуют, что потеряли контроль над своей жизнью и находятся в автоматическом режиме.

  Решение? Делегат. Делегат. Делегат.

  Делегируйте все, что можете, кому-то другому. Расставьте приоритеты в том, что важно, а затем, при необходимости, сосредоточьтесь на задачах из квадранта 3. Отключите уведомления на своем мобильном телефоне или заблокируйте сайты социальных сетей во время работы.Прочтите заметки о встрече позже или попросите кого-нибудь проинформировать вас, вместо того, чтобы присутствовать на дополнительном собрании.

  Если вы не можете делегировать некоторые задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день. Запланируйте задачи в квадранте 3 на более позднее время дня, чтобы они не отнимали у вас весь день и не истощали вашу энергию первым делом с утра.

  Квадрант 4: Ни срочно, ни важно

  Четвертый и последний квадрант действуют как сито для фильтрации задач, которые не являются ни срочными, ни важными.Квадрант 4 наполнен деятельностью, ведущей к удовлетворению, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

  Примеры матриц Эйзенхауэра

  включают такие задачи, как:

  • Пьяный телевизор
  • Бездумная прокрутка в социальных сетях
  • Откладывание дела на потом
  • Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

  Заниматься деятельностью ради досуга — это хорошо, но в умеренных количествах. Ключ к тому, чтобы сбалансировать эти действия, а не позволять им занимать ваш день.Безжалостно исключайте занятия, которые не способствуют достижению ваших краткосрочных и долгосрочных целей.

  Шаблон матрицы Эйзенхауэра, который вы можете использовать

  Используйте распечатанный шаблон матрицы Эйзенхауэра и соответствующим образом планируйте свои ежедневные задачи на основе принципа Эйзенхауэра.

  Матрица Эйзенхауэра — шаблон для печати (Нажмите, чтобы скачать)

  • Задачи в квадранте «Важное и срочное» выполняются немедленно и лично i.е., важные дедлайны, срочные проблемы и тд.
  • Задачи в квадранте «Важные, но не срочные» назначаются на более позднее время и дату и выполняются лично, то есть отношения, планирование, отдых.
  • Задачи в квадранте «Срочные, но не важные» делегированы или должны быть выполнены позже в течение дня, например, перерывы и встречи.
  • Задачи в квадранте «Ни важно, ни срочно» удаляются, т. Е. Расточитель времени

  Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь вам отфильтровать шум от ваших решений и сосредоточиться на том, что для вас важно.

  Советы профессионалов по использованию метода Эйзенхауэра

  Матрица Эйзенхауэра

  — это простой инструмент, используемый руководителями бизнеса, политиками, фрилансерами и студентами. Лучшее в матрице — это то, что она гибкая и простая в использовании. Сделайте его своим, отредактировав и оптимизируя его в зависимости от ваших личных потребностей и предпочтений.

  Цветовой код по квадрантам

  Если вы визуальный человек, то вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете указать цветовые коды для различения квадрантов на основе их уровня приоритета.Каждый квадрант можно раскрасить в соответствии с уровнем приоритета матрицы Эйзенхауэра:

  Срочно и важно = Красный

  Не срочно и важно = зеленый

  Срочно и неважно = желтый

  Не срочно и не важно = Нет цвета

  Классифицируйте личные и профессиональные задачи

  Работа и карьера составляют большую часть нашей жизни. Важно не забывать соблюдать баланс между ними обоими. Следовательно, при планировании вам необходимо активно планировать как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы не остаться неудовлетворенным ни в одной из сфер своей жизни.

  Используя шаблон «Матрица Эйзенхауэра», вы можете провести различие между вашими личными и профессиональными целями, чтобы не слишком концентрироваться на одном или другом разделе.

  Ограничить количество элементов в квадранте

  Обратной стороной составления списка дел является то, что он может оказаться слишком длинным, что приведет к чувству стресса. Чтобы избежать этого ненужного стресса, оптимизируйте свой первоначальный список и сократите неважные задачи.

  Помните, что ваша цель не «собрать» задачи, а «выполнить» их.Чтобы использовать любой метод продуктивности, включая матрицу Эйзенхауэра, необходимо ограничить количество элементов путем исключения и оптимизации задач, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном.

  Мы уже обсуждали, как отличить срочное и важное от несрочного и неважного. Используйте фильтр, чтобы удалить задачи, которые висят в вашем списке дел только ради того, чтобы быть там. Обратите внимание на то, что вы добавляете в список, и посмотрите, как это повысит вашу общую продуктивность.

  Реализация матрицы Эйзенхауэра в любом.сделать

  Матрица Эйзенхауэра может быть легко переведена на Any.do путем организации задач по четырем срочным / важным квадрантам с помощью наших настраиваемых цветовых тегов (Premium).

  Добавление цветных меток

  Цветовые метки

  Any.do — идеальный способ пометить, упорядочить и отсортировать ваши задачи. В приложении уже есть предустановленный желтый тег «приоритет», но пользователи Premium могут создавать собственные теги разных цветов, например «Срочные», «Важные» и «Тривиальные».

  После настройки пользовательских тегов просто просмотрите свои задачи и пометьте их соответствующим образом:

  • Добавьте теги Urgent & Important к задачам, требующим немедленного внимания.
  • Добавьте тег Important к задачам со сроком выполнения, требующим личного внимания.
  • Добавьте тег Urgent к задачам, которые необходимо назначить вашим соавторам.
  • Добавьте тег Trivial к задачам, которые можно отбросить или отложить.

  Вы даже можете добавлять задачи прямо под этими тегами, используя функцию Smart Type Any.do и просто набрав «#» в поле задачи. Появится список предлагаемых тегов, из которого вы можете выбрать или продолжить ввод, чтобы сузить поиск до определенного тега.

  Наконечник Pro-Tip

  Выполняете большой объем работы? Воспользуйтесь функцией массового редактирования Any.do, чтобы добавить теги сразу к нескольким задачам. Просто нажмите букву «B» на клавиатуре, чтобы запустить режим массового редактирования и выбрать нужные задачи.

  Работа с квадрантами

  Как только вашим задачам присвоены соответствующие теги, вы готовы приступить к работе по методу Эйзенхауэра.Начните с оценки своих задач в каждой категории тегов, просто выбрав ее из списка тегов на левой боковой панели. Вы можете легко увидеть перекрестные метки в этих списках и назначить свою работу по соответствующему квадранту:

  Для Q1: Важное и срочное:

  • Расставьте приоритеты для предстоящих задач и составьте график работы над ними в первую очередь.

  Для Q2: Важно и не срочно:

  • Оцените свое рабочее время и добавьте напоминание, когда вам нужно поработать над этими задачами.Убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы приступить к работе в нужное время, добавив при необходимости подзадачи, заметки и вложения.

  Для 3-го квартала: Неважно и срочно:

  • Поручите любые задачи всем соавторам, которые могут помочь вам в работе. Вы можете просто поделиться своими списками прямо из приложения, а затем назначить конкретные задачи, над которыми вы хотели бы объединить усилия. Вы даже можете запрашивать обновления о ходе выполнения и добавлять комментарии к своим задачам на вкладке «Активность».Любые обновления будут немедленно уведомлены через Центр уведомлений приложения.

  Q4: Неважно и не срочно:

  • Либо удалите / отложите эти задачи, либо просто поместите их в категорию «Когда-нибудь», чтобы временно скрыть их.

  Заключение

  Матричный шаблон

  Эйзенхауэра — отличный инструмент для управления временем. Используйте шаблон Excel для матрицы Эйзенхауэра, чтобы организовать свой список дел.Чтобы извлечь максимальную пользу из Матрицы, тратьте больше времени и энергии на задачи в квадранте 1 и 2. Делегируйте чаще или просто выполняйте задачи в квадранте 3, когда вы закончили работу над задачами из квадрантов 1 и 2. Задачи в квадранте 4 имеют очень мало значения и не требуют вашего внимания, но если вы должны заниматься этими задачами, то выделяйте на них очень мало времени.

  Важное vs. Срочное | Посетите, чтобы получить более 1000 страниц PDF

  Люди принимают решений каждый день о том, какие задачи добавить в свое расписание.В основном у них есть два варианта. Они могут сделать важное или взять на себя срочное. Срочные дела должны выполняться немедленно, и люди часто пытаются их выполнить. Важные вещи часто связаны с деятельностью «в целом», которая не вызывает проблем в повседневной жизни. Из-за этого обычно никто не задает постоянных вопросов по такого рода проблемам. Но важные вещи имеют решающее значение для долгосрочного успеха.

  Это создает дилемму для большинства людей.Они плохо себя чувствуют из-за того, что отвергают насущные потребности человека и вместо этого работают над чем-то более важным, но нереальным.

  Иногда, конечно, легко принять решение. Иногда вы сталкиваетесь с задачей, которая одновременно важна и срочна. Это очевидные приоритеты. Очевидно, что задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, не должны получать внимания.

  Первый шаг к эффективному использованию вашего времени — это понять, к какой категории относятся ваши задачи.Некоторым людям очень трудно определить разницу между срочным и важным. Умение различать эти два аспекта чрезвычайно важно, потому что не над всеми неотложными задачами нужно работать. Иногда вам просто нужно сказать «нет».

  В других случаях вам, возможно, придется просто сказать человеку, что вы не сможете добраться до него немедленно. Произойдет одно из четырех.

  1. Человек найдет альтернативный таски. Он найдет другого человека, который сделает эту работу.
  2. Человек составит альтернативный план. Цели часто можно достичь разными способами.
  3. Человек откажется от запроса.
  4. Человек вернется снова.

  Если случится номер четыре, есть шанс, что задача действительно важна. Узнайте, приложив к нему ценник. Например, предложите человеку остаться допоздна, чтобы поработать над этим вместе, или попросите провести некоторую подготовительную работу, чтобы помочь с проектом. В ответе вы узнаете, насколько ценится работа запрашивающей стороны.

  «И» против «ИЛИ»

  К сожалению, печальная реальность такова, что мы живем в мире «И», а не в мире «ИЛИ». Скорее всего, у вас может не быть возможности устранить срочные задачи. Я рекомендую вам в первую очередь выделить время на выполнение важных дел, а оставшееся — позволить срочным. У работы есть способ пополнить доступное время ( Закон Паркинсона ). Если вы сделаете наоборот, работая в первую очередь над срочными задачами, важные будут недооценены.

  Срочность — это красный флаг

  Срочные задачи обычно являются признаком неудачи. Бывают редкие случаи, когда в последнюю минуту возникает непредвиденная проблема или возможность, но, опять же, их очень мало.

  Большинство проблем в последнюю минуту можно проследить до более ранней ошибки в процессе . Важный заказ, который необходимо разместить для предотвращения остановки сборочной линии, может быть результатом неправильной установки карты kanban .Разгневанный клиент может быть результатом того, что факсимильный аппарат застрял из-за плохого обслуживания . Резкое увеличение количества заказов в конце месяца, вероятно, связано с ошибочной политикой продаж.

  Дело в том, что каждую неотложную задачу нужно анализировать и отслеживать. Этот анализ должен стать платой за допуск к работе над неотложной проблемой. Если вы соглашаетесь отказаться от того, что вы делаете для решения проблемы, человек, обращающийся за помощью, должен согласиться принять контрмеру , чтобы убедиться, что проблема никогда не повторится.Стоит отметить, что многие лица, выполняющие срочные работы, являются рецидивистами. Кажется, одни и те же люди приходят за помощью в последнюю минуту, снова и снова. Дайте им понять, что они должны внести свой вклад в постоянное улучшение процесса , если они хотят, чтобы вы применили пластырь сейчас.

  Теория относительности

  Важными и актуальными являются относительные концепции на макроуровне. То, что важно для одной части организации, может не иметь значения для другой части.

  Однако важность на уровне компании важнее того, что кажется важным для отдельных отделов.Развертывание политики Clear может помочь в решении этой проблемы. То, насколько действие влияет на элемент PD, должно быть решающим фактором при определении того, является ли действие важным или нет.

  KPI (ключевой показатель эффективности) Bowlers — еще один полезный инструмент для определения важности. Вообще говоря, чем больше задача влияет на чьи-то KPI, тем она важнее.

  Тем не менее, часто встречаются люди, которые пытаются использовать влияние клиента как фактор окончательного решения.Будьте осторожны, сразу подчеркивая влияние проекта на отдельного клиента. Как правило, элементы PD оказывают большее влияние на большее количество клиентов, чем проблема, затрагивающая только одного клиента. Это не значит, что плохое обслуживание клиентов — это нормально. Это просто означает, что вы должны смотреть на картину в целом, чтобы не навредить многим клиентам за счет одного. ( Примечание: иногда есть крупный заказчик, который требует немедленного внимания. Действуйте соответственно. )

  Важная стратегия против неважной

  Если вы посмотрите на эти два фактора в матрице, стратегия того, как поступать, станет ясной.

  • Важное и срочное: Сделайте это в первую очередь. Это очевидный приоритет.
  • Неважно и не срочно: Спросите себя, почему вы тратите время на то, что неважно и не является неотложной задачей. Это не так уж и редко, как можно подумать. Многие люди по привычке занимаются бессмысленной деятельностью.
  • Важно, но не срочно: Имейте в виду, что важные дела в конечном итоге станут срочными, если вы продолжите откладывать их.Запланируйте время в своем календаре, чтобы гарантированно поработать над ними.
  • Срочно, но неважно: Работа по устранению основных причин, приведших к сбою, из-за которого эта проблема стала неотложной.

  Посмотрите видеоролик с шаблоном Decision Matrix Template , чтобы получить представление о расстановке приоритетов.

  Слова предупреждения

  • Инициатор задачи не всегда является кем-то другим. Иногда это работа, которую вы создаете сами.Внимательно посмотрите на задачи, которые вы делаете ежедневно, и посмотрите, насколько они действительно важны для вашей работы. Мы часто наполняем наши дни бессмысленной деятельностью.
  • Срок действия срочности истекает. Иногда хорошая стратегия — отложить хронического правонарушителя до тех пор, пока вопрос не станет спорным. Удивительно, как часто срочный, но неважный срок проходит без происшествий. Примечание. Если вы пойдете по этому пути, обратитесь за поддержкой к своему менеджеру, потому что это может вызвать обратную реакцию.
  • Скажите «нет», если срочная задача сорвет более важный проект.Это может быть непросто, так что расскажите всем подряд, что будет, если вы переключитесь на срочное задание.

  Чем ближе вы находитесь к передовой в организации, тем меньше у вас будет контроля над тем, что вы решаете делать или не делать. Вместо того чтобы спорить с начальником о том, следует ли вам что-то делать или нет, поместите запросы в контекст.

  Составьте список задач и проектов, над которыми вы работаете, и расположите их в порядке приоритета. Отнесите список своему менеджеру для просмотра и убедитесь, что есть согласие.Если кто-то приходит к вам с просьбой о срочной помощи, и он не примет отрицательного ответа, обратитесь за поддержкой к своему начальнику. Она будет иметь хорошее представление о том, что у вас на тарелке, и с большей готовностью будет сражаться за вас, если будет иметь представление о том, над чем вы работаете.

  К сожалению, начальство иногда ставит своих сотрудников в тяжелое положение. Они помогают установить приоритеты , но часто меняют план, когда возникает что-то срочное. Это не только откладывает важные задания, но и увеличивает трату времени на переключение между задачами.

  Справиться с этими проблемами может быть непросто. Лучшая стратегия — часто прямо, но уважительно относиться к ситуации. Попросите перенести или отменить важный крайний срок, поскольку срочные задачи влезают в вашу рабочую нагрузку. Отслеживайте время, которое вы тратите на незапланированную деятельность. И следите за неотложными проблемами, с которыми вы сталкиваетесь. Эта информация пригодится при разработке новых сроков с вашим начальником и при обращении за поддержкой в ​​решении проблем, которые создают неотложные проблемы.

  Новые лидеры часто с трудом осознают тот факт, что у них нет ресурсов, чтобы сделать все. Часто ответ на запрос отрицательный. Менеджеры, которые не научатся говорить «нет» и расставлять приоритеты, обнаружат, что они постоянно тушат пожары и никогда не доберутся до их предотвращения.

  Отслеживайте время, которое вы тратите на срочные и важные задачи. Скорее всего, вы тратите гораздо больше времени на срочные и неважные дела, чем вы думаете. В этом случае у вас есть несколько стратегий.

  1. Сосредоточьтесь на предоставлении сотрудникам возможности принимать оперативные решения. Срочные задачи часто усугубляются, когда сотруднику приходится выслеживать вас, чтобы решить проблему.
  2. Отслеживайте основные причины проблем. Применяется принцип Парето . Вы обнаружите, что большинство кризисов, с которыми вы сталкиваетесь, — это одно и то же снова и снова. Наладить процесс и устранить кризисы. Это также имеет вторичный эффект. Люди, как правило, стесняются того, что являются хроническими преступниками.Если они увидят, что находятся в верхней части вашего списка, возможно, они захотят действовать.
  3. Предложите помощь, но ясно дайте понять, что вам понадобится помощь. Эта тактика не всегда применима, но с большинством задач связана некоторая работа, которую может выполнить отправитель запроса. Если кто-то не может оказать посильную помощь, это показатель того, насколько срочно стоит задача.

  Ключевые моменты о «важном и срочном»

  • Люди путают важное с срочным.Сосредоточение внимания на неотложных действиях останавливает краткосрочную боль и позволяет избежать долгосрочной выгоды.
  • Неотложные проблемы почти всегда являются признаком сбоя процесса. Они должны сопровождаться контрмерой, чтобы предотвратить их повторение.
  • Чем лучше вы управляете простыми решениями, тем больше у вас будет гибкости , когда возникает более сложное решение по важным, а не срочным задачам.

  Начните отслеживать каждый срочный запрос. Убедитесь, что ясно, что с ними обращаются как с проблемой.Используйте свою руководящую команду как ресурс, чтобы сосредоточить усилия на постоянном улучшении на устранении проблем, которые отвлекают вас от важных задач.

  Velaction предлагает три инструмента, которые помогают разрешить конфликт между срочным и важным.

  Матрица развертывания политик

  Развертывание политик помогает людям в организации понять, как то, над чем они работают, вписывается в стратегию компании. Матрица развертывания политики упрощает определение того, что является более важным.

  ---

  Котелок КПИ

  KPI Bowler подчеркивает важные показатели передовой группы. Он обеспечивает быструю проверку, чтобы убедиться, что большая часть того, над чем работает команда, относится к ключевым факторам успеха.

  ---

  Шаблон матрицы решений

  Когда нет четких указаний, определить важность может быть труднее. В таких ситуациях на помощь приходит шаблон матрицы решений .

  Сосредоточьтесь на важности вместо срочности

  В двадцатом веке технологии росли не по дням, а по часам, и благодаря этому скорость, с которой мы можем вести бизнес, мгновенно упала с нуля до шестидесяти.Прошли те времена, когда переписка основывалась на обычной почте, а прямое общение ограничивалось телефоном. Не сотовый телефон, а обычный старый, стандартный, настольный телефон. Можете ли вы даже представить свою работу без Интернета?

  Несмотря на то, что технологии развиваются вместе с нашей неизменной зависимостью от них, возможно, всем нам нужно напоминание о том, что мы всегда должны сосредотачиваться на том, что важно, а не всегда на том, что срочно.

  Элис Бойс из Harvard Business Review делится с нами шестью советами, как сосредоточиться на самом важном:

  1.Запланируйте важные дела и уделяйте себе больше времени, чем вам потребуется

  Не бойтесь очистить свой график, чтобы завершить важный проект. Может быть трудно игнорировать ваши мгновенные сообщения, и еще сложнее игнорировать свой почтовый ящик, когда он накапливается входящими сообщениями. Выключите эти предметы на час или два. Автоматические ответы нужны не только на время отпуска. Используйте их, чтобы сообщить людям, что вы сосредоточены на одном из приоритетов, и что в случае возникновения чрезвычайной ситуации они могут связаться с вами указанным способом.

  2. Выделите наиболее важные элементы важных задач

  Если ваш большой проект кажется непосильным, и ваше первое желание — откладывать дела на потом, сконцентрируйте свою энергию на создании списка, который разбивает этот проект на небольшие достижимые цели. У вас будет больше шансов завершить этот большой проект, если вы будете вознаграждать себя на каждом этапе его выполнения. Вычеркивание вещей из контрольного списка, даже мелких, доставляет максимальное удовлетворение.

  3. Предвидеть чувство тревоги и управлять им

  Мы все знаем, что это приближается.Беспокойство может возникать раз в месяц, раз в неделю или может проводить с вами целый день. Знание того, что он всегда рядом, и его планирование может иметь большое значение. Когда приходит это электронное письмо с пометкой «важно» или «срочно», уровень стресса может резко возрасти. Разработайте сегодня стратегию решения этих вопросов, чтобы, когда придет время, у вас был план. Кроме того, не бойтесь отвечать с просьбой разъяснить сроки и никогда не бойтесь спросить, «действительно ли это срочно»?

  4.Тратьте меньше времени на несущественные дела

  Определите ожидания от проектов, прежде чем они начнут работать. Если вы знаете, что проект находится на низком уровне, сообщите об этом своим сотрудникам или коллегам, чтобы ожидания были установлены с самого начала. Например, если вам нужно создать веб-страницу, но вы не хотите, чтобы она была какой-то необычной, сообщите об этом своему веб-дизайнеру заранее, чтобы они не тратили время на ее переутомление.

  5. Расставьте приоритеты в задачах, которые уменьшат количество неотложных, но неважных задач

  Автоматика.Стандартизация. Устранение. Сосредоточьте свое время и энергию на этих трех целях как можно раньше, и вы сократите время, затрачиваемое на проекты в целом.

  6. Обращайте внимание на то, что помогает вам видеть (и отслеживать) общую картину

  Сосредоточьтесь на общей картине. Некоторые задачи, которые вы создаете сами, могут не повлиять на общую картину. Оценивайте свои задачи и не бойтесь проконсультироваться с руководством, чтобы убедиться, что вы не тратите время на проект, который не соответствует целям вашей организации.Нет ничего хуже, чем потратить свое время на проект, который неизбежно не увидит свет.

  Устройтесь поудобнее и сделайте глубокий вдох.