Срочные неважные срочные важные: Важные срочные неважные срочные. Принцип Эйзенхауэра: описание, особенности и применение

Содержание

Матрица Эйзенхауэра пример: основа метода, цели, особенности

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

<<Оглавление>>

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

А квадрант Важные срочные дела;

В квадрант Важные несрочные;

С квадрант Неважные срочные;

D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.

Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.

Навыки успешного планирования. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;

обратиться к стоматологу с болью в зубах;

подготовка к завтрашнему рабочему проекту;

звонок коллеги с просьбой прислать отчет;

незапланированное совещание у шефа;

провести время в социальных сетях;

овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное):

Подготовка к рабочему проекту;

Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное):

Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;

Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное):

Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное):

Починить табуретку, чтобы не шаталась;

Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

методика для тех, кто хочет всё успевать

Чем раньше ты научишься управлять своим временем, тем легче тебе будет совмещать учёбу, работу, личную жизнь и хобби. Чтобы совладать с распорядком дня, не нужно изобретать велосипед. За тебя всё придумал 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Поможем разобраться с принципами планирования дел и квадратом эффективности Эйзенхауэра.

Американский государственный и военный деятель, президент США Дуайт Эйзенхауэр имел отличные организаторские способности и создал на основе своего опыта систему планирования. Методику назвали в его честь — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра. Ей до сих пор пользуются люди по всему миру

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра

Матрица выглядит как квадрат с четырьмя отделами. Между ними нужно распределить важные и срочные, несрочные важные, неважные срочные и несрочные неважные дела. Как это сделать, читай ниже.

Совет № 1: Выполняй важные и срочные дела в первую очередь

Выдели из своего перечня задачи, которые обязательно нужно выполнить сегодня. Из-за пропущенных важных и срочных дел бывают неприятные последствия: забыл выполнить домашнее задание — получил низкую отметку. Лучше не оставлять такие занятия на конец дня. Берись за задачи класса А в первую очередь и не накапливай их. Иначе придётся понервничать, разгребая завалы. Для удобства можно пометить в ежедневнике важные и срочные дела буквой А.

Совет № 2: Не откладывай в долгий ящик несрочные, но важные дела

Дели на кусочки долгосрочные важные задачи и уделяй им немного времени каждый день. Если постоянно откладывать их на потом, не заметишь, как они превратятся в срочные: затянул до последнего подготовку к экзамену — придётся ночами сидеть за учебниками. В планере напротив важных несрочных дел указывай букву В.

Совет № 3: Делегируй неважные, но срочные дела

В этот квадрат определяй задачи, которые не принесут тебе ощутимого результата. Например, навязанные внезапные встречи, бесцельные разговоры по телефону, бронирование билетов и т. д. Если возможно, попроси кого-нибудь помочь тебе с такими делами. Можно отложить их на вечер или выходные. В ежедневнике маркируй их буквой С.

Совет № 4: Откажись от несрочных и неважных дел

Как правило, делами из этой графы больше всего хочется заниматься: смотреть сериальчики, зависать в Инстаграме и т. д. Тебе стоит отметить «пожирателей времени» буквой D и не отвлекаться на них. От совсем бесполезных занятий стоит отказаться навсегда. Составь их список и озаглавь «Я никогда это не буду делать…». Приятные сердцу занятия, от которых ты не готов отказаться, попробуй дозировать или объединить с другими задачами. Например, сериал можно глянуть во время уборки комнаты, а проверить соцсети по дороге в школу.

Первое время пользоваться матрицей Эйзенхауэра будет сложновато. Но спустя пару недель ты научишься распределять ежедневную нагрузку быстрее. Поставь себе цель держать квадрат «важно и срочно» как можно чаще пустым. Это реально, если ты будешь вовремя и регулярно уделять внимание важным несрочным делам. Успехов!

***

Если материал был для тебя полезен, не забудь поставить «мне нравится» в наших соцсетях ВКонтакте, Instagram, Telegram, ASKfm и поделись постом с друзьями. А мы сделаем ещё больше материалов, которые пригодятся тебе для учёбы.

Перепечатка материалов с сайта adukar.by возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

1 поле: Важные и безотлагательные дела;
2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
3 поле: Не важные, но срочные дела;
4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

Важные и безотлагательные дела.
Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
Важные, но не очень срочные дела.
Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
Не очень важные, но срочные дела.
Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
Не срочные и не важные дела.
В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание:
Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»
— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи:
http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.:

Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
Вызов сантехника из-за порыва в трубе
Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В.

Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
Купить продукты на неделю
Написать отчет о командировке
Сходить на тренировку в спортзал
Записаться на прием к стоматологу
Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
3 км в бассейне («здоровье»)
Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Время чтения 6 минут

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент
– умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

А квадрант
Важные срочные дела;
В квадрант
Важные несрочные;
С квадрант
Неважные срочные;
D квадрант
Неважные несрочные.

Квадрант А

Квадрант В

Квадрант С

Квадрант D

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

Развитие самоорганизации человека
. Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
Качественное распределение задач повседневной жизни.
Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
Навыки успешного планирования
. Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Квадрант А (важные срочные дела)

Квадрант В (важные несрочные дела)

Квадрант С (неважные срочные дела)

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Матрица Эйзенхауэра: пример

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

починить табуретку, чтобы не шаталась;
обратиться к стоматологу с болью в зубах;
подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
незапланированное совещание у шефа;
провести время в социальных сетях;
овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант А (важное срочное)
:

Подготовка к рабочему проекту;
Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное)
:

Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное)
:

Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное)
:

Починить табуретку, чтобы не шаталась;
Провести время в социальных сетях.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Матрица Эйзенхауэра
является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными
.

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра
».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

A – срочные и важные
B – важные, но не срочные
С- срочные, но не важные
D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Что важно, а что — срочно? / Хабр

Матрица Эйзенхауэра – очень известный метод определения приоритетов. Например, в знаменитой книге Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» матрице посвящена целая глава.

Матрица – это инструмент расстановки приоритетов задач. Придумал ее, говорят, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Определять приоритеты с помощью матрицы просто и эффективно.

Насколько он известен, настолько же и не распространен в нашей среде, касалось бы это работы или жизни. Выглядит матрица Эйзенхауэра так:

Любая задача, которую надо сделать, попадает в один из четырех квадрантов матрицы. Выполнять следует в порядке сверху вниз, слева направо. Сначала – срочные и важные, потом – срочные и не важные, дальше не срочные и важные, и, наконец, не срочные и не важные.

Ключевая проблема, с которой сталкиваются люди при работе с матрицей Эйзенхауэра, это классификация задач по срочности и важности. А если точнее, то главная беда – понять, что вообще такое срочность и важность. Так и не разобравшись, люди бросают матрицу, поигравшись день или два. Попробуем разобраться.

К сожалению, или к счастью, однозначных критериев нет. Любой человек может придумать свои правила, но не любой будет этим заниматься. Поэтому поступим так: я расскажу, как я определяю срочность и важность, а вы решите для себя, годится вам такой подход, или нет. Ну и придумаете свои правила.

Начнем со срочности, т.к. она приоритетнее важности.

Какую задачу можно назвать срочной? Не помню, где я слышал этот критерий, но он мне очень понравился своей простотой. Срочная задача – та, которую после окончания срока можно уже не делать. Просто и понятно.

Но применить такой подход в жизни не просто. Вот перестала у клиента работать база – чинить надо срочно или нет? По критерию – нет, т.к. базу нужно поднимать и сейчас, и завтра, и через неделю. Если вы попробуете в кризисной ситуации кому-нибудь объяснять критерий срочности, то ничего хорошего не выйдет.

Поэтому мы возьмем более сглаженный критерий. Срочно – это когда высоки потери от того, что задача не решена. Отвлекитесь и подумайте, насколько срочны задачи, которые мы привыкли считать таковыми?

К сожалению, многие менеджеры склонны называть срочными задачами все подряд. Сожаление вызывает не то, что они не правы, а то, что перестает работать система приоритетов – все задачи выглядят одинаково. Программисту становится сложно выбирать.

В задачах клиентов часто встречается объективная срочность – например, вышеупомянутое падение базы. Или на дворе 19-е число октября, и клиенту надо сдавать НДС, а декларация никак не формируется. Или, не дай Бог, конец марта, и налог на прибыль никак не посчитать. Или счета-фактуры не печатаются, по необъяснимой причине, и возникают простои в отгрузке.

Такие задачи являются срочными, потому что удовлетворяют нашему критерию – есть реальные потери от того, что задача не решается. И не просто есть – не сданный вовремя налог на прибыль грозит нешуточным штрафом.

Важно уметь разделять понятия «срочность» и «срок выполнения». Срок, так или иначе, есть у любой задачи, даже если он не обозначен. Тут я немного забегаю вперед, о сроках будет рассказано в другой раз, но хочу, чтобы вы поняли: наличие срока – это не срочность. Равно как и приближение срока – это не срочность.

Срочность задачи никак не соотносится со сроком ее исполнения. Например, срок выполнения задачи может вообще быть не типа «дата», а «как можно быстрее, блин!». Т.е., формально, срока-то никакого нет. А задача, тем не менее, срочная. Или срок у задачи может быть — завтра, но все понимают, что ее поставил человек, которому решение нафиг не нужно — он по первой же просьбе перенесет срок на любую дату. Или система так устроена, что без указания срока задачу нельзя внести.

Срочность – это отдельный атрибут задачи, характеризующий контекст ее рождения и жизни, а не менеджерские обозначения вроде «срока выполнения» или «включения в план этого дня».

Теперь о важности. Вернемся к классику – Стивену Кови. Он обозначил важными те задачи, которые на будущее. Достаточно простое, хоть и не совсем понятное определение. Попробуем расшифровать.

Есть задачи, от решения которых ничего принципиально не меняется. Вот решили вы ее, клиент заплатил деньги, и не произошло никаких значимых изменений – ни у вас, ни у клиента. Решение этой задачи не вызвало шквала новых задач, не запустился долгоиграющий проект, никого не уволили и не приняли на работу, не решилась какая-нибудь гнетущая проблема бизнеса клиента.

А есть задача клиента, решив которую, вы получаете проект. Есть центральная задача этапа проекта, которая переводит его из тестирования в эксплуатацию. Есть задача на проверку гипотезы в рискованной разработке, после решения которой у вас случается первый релиз, и вы можете, наконец, показать свой продукт пользователям и получить обратную связь. Есть задача, от решения которой зависит репутация команды или всей вашей компании. Есть задача, по которой будут судить о вашем повышении в должности. Есть задача, от которой зависит ваша часовая ставка.

Вот эти задачи – важные. От них что-то зависит. И не просто «что-то», а конкретное, понятное вам и полезное для вас «что-то». Они не только влияют на будущее, но и формируют его.

Вот, например, я создаю этот материал, который впоследствии станет курсом. Пока я не напишу материал, курса не будет. Не будет курса – не будет продаж. Напишу курс – все случится. Написание курса – важная задача. Вместо этого я могу отвлекаться на текущие задачи – сделать что-нибудь для клиентов, или выпустить очередной релиз. Возможно, это срочные задачи, но они не создают будущего. А курс – создает.

Вот это и есть важность задачи. Подспудно ее все понимают, но вот в чем загвоздка – одного понимания недостаточно. Когда мы говорили о выборе задачи, то отмечали: если человек сам решает, за какую задачу взяться, то он руководствуется собственными критериями. А какой человек, в здравом уме, по своей воле возьмется за важную задачу?

Сами понимаете: высокая важность – это высокая ответственность. Что бы мы не думали о людях, или о себе, то ответственности мы стараемся избегать. Поэтому важная задача будет откладываться, а программист займется тем, что ему по душе.

Чтобы важные задачи выполнялись в первую очередь, необходимо скорректировать систему приоритетов и помочь исполнителю с выбором. И вот настал момент, когда мы вносим в нашу систему приоритетов первый алгоритм – будем определять порядок выполнения в зависимости от срочности и важности.

Технически это очень просто. Достаточно добавить к задаче два поля – срочность и важность, и упорядочить по ним очередь. Например, рассчитав приоритет выполнения задачи в виде цифры. Если задача срочная, то добавляем 2 условных единицы, если важная – 1 условную единицу.

Итого, не важная и не срочная задача будет иметь приоритет, равный нулю. Срочная и не важная – 2. Не срочная и важная – 1. Срочная и важная – 3. Теперь упорядочиваем список задач по убыванию рассчитанного приоритета, и получаем результат – правильную последовательность, которая отражает нашу стратегию.

Правила расчета цифр срочности и важности – не жесткие. И, к сожалению, работают только в том случае, если срочность и важность присваиваются задаче вдумчиво, а не просто так, чтобы побыстрее сделали.

Например, часто встречается ситуация, когда задачи от клиентов записывают менеджеры, а исполняют – программисты. Менеджеры, поняв систему приоритетов, начинают лепить срочность и важность всем задачам подряд, особенно когда за менеджером или клиентом не закреплен конкретный программист. Желание менеджера продвинуть свою задачу в начало очереди, в общем-то, понятно, но своим стремлением побыстрее получить как можно больше подписанных актов он сводит на нет все ваши усилия по построению системы приоритетов. И серьезно выбешивает программистов.

Решений у этой проблемы несколько.

Первое, пожестче – не давать менеджеру ставить срочность и важность. Пусть просто записывает задачу. Если есть какие-то дополнительные требования, способные повлиять на приоритет, пусть излагает в описании задачи. На самом деле, вдруг там и правда срочно? Координатор, или тимлид, или ведущий программист в этом случае будет ориентироваться на информацию от менеджера.

Второй вариант, помягче – делать две оценки срочности и важности. Одну – от менеджера, вторую – от того, кто что-то понимает, а итоговый приоритет вычислять по сумме условных единиц. Максимум 3 условных единицы от менеджера, и максимум 3 – от координатора. Система приоритетов станет более многогранной и сбалансированной.

Ну и не стоит забывать простое правило: есть на свете задачи не срочные и не важные. Когда появляются такие регуляторы, как срочность и важность, то рука сама так и тянется ими воспользоваться. Кажется, что чего-то не хватает, когда срочность и важность не указаны.

Отсутствие срочности и важности у задачи – это нормально. Но есть одна проблема – такая задача, теоретически, может не выполниться никогда, если постоянно будут появляться новые, имеющие хотя бы одну условную единицу приоритета. Как такой ситуации избежать, поговорим в другой раз.

Резюме

Матрица Эйзенхауэра – это простой инструмент определения приоритетов;

Приоритет регулируется двумя признаками – срочность и важность;

Срочная задача – та, потери от невыполнения которой высоки;

Важная задача – та, которая влияет на будущее;

Срочность приоритетнее важности;

Бывают задачи не срочные и не важные;

Приоритеты работают только при осознанном определении срочности и важности.

Планирование с помощью квадрата Эйзенхауэра. Блог ManGO! Games

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные», — сказал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США, автор матрицы Эйзенхауэра. Матрица (или таблица) Эйзенхауэра – один из самых популярных инструментов планирования. Ее знание и применение может заменить или дополнить корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, а ее постоянное использование способно круто изменить вашу жизнь.

Матрица Эйзенхауэра удобна и универсальна. Ею могут пользоваться и простые рабочие, и главы компаний, и домохозяйки.

Дэвид Эйзенхауэр был очень занятым человеком, поэтому начал искать пути оптимизации своего времени. Популярная сегодня таблица – успешный результат его поисков.

Планирование и приоритеты

Суть инструмента – в распределении всех дел на важные, срочные, менее важные и менее срочные. Все очень просто. В этом материале разберемся, как именно это работает на практике.

Во многих компаниях проводят корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, существует много бизнес тренингов по образованию полезных привычек, помогающих нам быть более собранными и организованными, мы не раз писали о планировании своего дня – каждый в результате полученной информации выбирает свой оптимальный способ все успевать. Для многих таким способом стала матрица Эйзенхауэра.

Как устроен день человека, который не занимается планированием? Времени не хватает, постоянно появляются срочные задачи, на них уходит время, а они наваливаются и наваливаются. Целыми днями мы тушим пожары и «закрывает текучку», а на самые важные дела, те, которые способны продвинуть нас вперед, поднять над самими собой, времени не остается. Нас затягивает рутина. Так происходит с каждым, кто не занимается планированием и не умеет расставлять приоритеты.

Именно важные дела ведут нас к прорывам, но мы занимаемся срочными. Есть срочные важные, есть срочные неважные, но это не сразу понимаешь – все, что срочно, кажется важным.

Инструмент, о котором мы поговорим, отвечает за ключевое для успеха – за планирование и приоритеты. Планирование помогает упорядочить каждый наш день, а приоритеты – быстрее приближаться к цели за счет выполнения задач в оптимальном порядке.

Путь к цели

От грамотного планирования эффективность повышается в разы. Только представьте: два человека потратили одинаковое время на работу, одинаково старались и выполняли каждую задачу на совесть, одинаково вложили силы и время, а в результате один оказался более эффективным, чем второй. Почему? Везение? Нет, приоритеты. Один делал прежде всего самые приоритетные дела.

Дело не только в упорстве и в прилежном отношении, важен порядок выполнения задач. Вот и весь секрет более быстрого пути к цели.

Люди приходят к этому по-разному. Узнают от успешных близких, во время мастер-классов по планированию в рамках корпоративного образования, читая мотивирующие книги об успехе, на бизнес тренингах компании по эффективности. В одной из самых популярных бизнес-книг, С. Кови о 7 навыках, в качестве хорошего совета было подробно рассказано, как пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Благодаря этому инструмент стал известен и популярен во всем мире.

Методика

Метод предназначен для планирования своего дня. Поделите лист на четыре части. Каждая – для списка дел одной из категорий.

Несрочные важные.

Срочные важные.

Срочные неважные.

Несрочные неважные.

В первую очередь нужно сделать срочное и важное, а в последнюю – несрочное и неважное.

Важность задач зависит от ваших жизненных целей, поэтому нужно найти время и упорядочить личные цели и приоритеты.

Распределив все дела на четыре категории, нужно понять, что делать в первую очередь, что дальше, а что вообще можно не делать.

Правила просты:

Обязательно выполняем дела несрочные, но важные. Для них находим место в расписании. Если вы будете их выполнять, со временем станете тем человеком, которым хотели бы стать.

Старайтесь организовать свою жизнь и работу так, чтобы было как можно меньше дел срочных и важных, так называемых пожаров. Они занимают массу времени и нервов, отвлекают от других дел и обычно случаются из-за неправильного планирования.

От неважных и не срочных дел лучше отказаться совсем.

Срочные неважные дела лучше всего поручить другим людям, или службам и сервисам.

Корпоративные бизнес тренинги по тайм-менеджменту часто включены в программы корпоративного образования, они будут полезными для приобретения навыков производительности. Самое главное при высокой производительности – идти в нужном направлении, чтобы не получилось быстрое и эффективное движение в пункт, который нам не нужен.

Когда стоит применять квадрат Эйзенхауэра?

Когда у вас появляется ощущение, что обязанностей больше, чем возможностей их выполнять, когда рабочие дела начинают сливаться с личными, когда вы замечаете, что тревожность нарастает – необходим грамотный тайм-менеджмент.

Матрица Эйзенхауэра – один из инструментов планирования, очень действенный и популярный, стоит попробовать его использовать. Обучить пользоваться матрицей вас могут на мастер-классе в рамках корпоративного образования или на бизнес-тренинге по тайм-менеджменту, организованному компанией.

В чем разница между важными и срочными задачами

При работе с матрицей может возникнуть вопрос: чем отличаются важные задачи от срочных? Чтобы определить, важная ли задача, можно задать себе вопрос: пострадает ли проект, если эту задачу не выполнить? От невыполнения важных задач страдает проект в долгосрочной перспективе, кроме того, от их невыполнения зависит работа других людей.

Часто срочными становятся задачи, не выполненные в срок или которые мы не начали делать в срок. Если все делать своевременно, срочных задач будет все меньше. Если опаздываете, лучше извинитесь и переназначьте задачу на другой день.

Как работать с матрицей

Квадрат срочных и важных задач можно назвать СДЕЛАТЬ. Сюда относятся самые приоритетные задачи, связанные со здоровьем, решением кризисных ситуаций, предупреждением различных неприятностей и продвижением к общему прогрессу.

Квадрат долгосрочных важных задач можно назвать ОТЛОЖИТЬ. Лучше выделить для них время в расписании. К этим задачам можно будет приступить, как только будут выполнены срочные и важные.

Срочные неважные можно назвать ДЕЛЕГИРОВАТЬ. Это актуальные задачи, которые нужно выполнить, но они не способствуют вашей продуктивности. Их лучше передать кому-то другому.

Остальную категорию лучше назвать УДАЛИТЬ. Это задачи, которые только отвлекают.

Полезные советы

Многим удобно использовать цвета для обозначения квадратов. Рекомендуют также разделять личные и профессиональные задачи.

Полезным будет ограничивать количество задач в каждом квадрате. Оптимальным количеством будет по 5-6 пунктов.

Составляйте план с вечера. Утром тяжелее вспомнить, что за день было сделано, а что нет.

Используйте мобильные приложения для планирования на основе матрицы Эйзенхауэра:

Focus Matrix. Приложение для IOS. Понятный и красивый дизайн, возможность устанавливать дедлайны, добавлять теги. Есть напоминания и фильтры для поиска задач. Можно выбрать бесплатную или платную версию. В платной больше опций и отсутствует реклама.

Taskman. Приложение для IOS. Можно использовать 9 квадратов. Приложение бесплатное. Из недостатков – нет напоминаний.

Параллельно с матрицей Эйзенхауэра можно использовать другие приложения для личного и командного планирования:

Todoist.

Asana.

Trello.

Basecamp.

Jira.

Планирование значительно повышает продуктивность и помогает достичь того, что было бы без планирования недоступным.

Как не проехать свою жизнь впустую? Матрица Эйзенхауэра — инструмент управления временем

Статьи психологов

Обалдеть. Столько дел в голове. Мелких, назойливых. Перескакивающих со дня на день, как блохи — потому что они никогда не выполняются вовремя.

Но это же не главное. Нет. Главное — то, что за этим роем перекладываемых срочных неважных дел совершенно не остается времени на то, что вы действительно хотите сделать.

Довести до ума английский? Было записано в планах на 2017-й.
Подкачаться к лету? К какому лету, уже декабрь.
Превратить заветную бизнес-идею в четкий план, найти инвесторов, стартовать — и взять наконец свою жизнь в свои руки? Позже, позже, сейчас квартальный отчет писать надо…

Надоело. Нет, не так. НА-ДО-Е-ЛО.

Но это не предрешено. Это решается. Просто нужно использовать правильные инструменты — и быть настойчивым.

Прочитаете за 5 минут

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра. Простой квадрат, разделенный на четыре квадрата поменьше. По этим квадратам раскладываются все задачи, стоящие перед вами. И вы видите, как подходить к выполнению каждой.

Маленький спойлер: в классическом толковании квадрата Эйзенхауэра инструкция «делать» применяется к содержимому только одного из четырех маленьких квадратов. Это как так? То есть 75% дел — вообще не нужно делать?

Стоп, стоп. Давайте обо всем по порядку.

Как распределяются дела в матрице Эйзенхауэра?

Берем квадрат. И проводим через его центр две прямые — вертикальную и горизонтальную. Получается как бы крест.

Горизонтальная линия делит квадрат пополам. Сверху, над ней — важные задачи. Снизу, под ней — неважные. Какие из ваших задач — важные, а какие — нет? Вам лучше знать. Каким человеком вы хотите быть? Представьте. А теперь разберитесь, какие из задач приближают вас к тому, чтобы стать таким — а какие только тратят ваше время. Вот, пожалуйста — важные и неважные задачи.
Вертикальная линия тоже делит квадрат пополам. Слева от нее — срочные задачи. Снизу, под ней — несрочные.

Итого — четыре маленьких квадрата.

Важные и срочные дела.
Важные, но не срочные несрочные дела.
Не важные, но срочные дела.
Неважные и несрочные дела.

Окей. А теперь разбираемся, что с ними делать.

Как работать с делами из разных квадратов матрицы Эйзенхауэра?

Первый квадрат матрицы Эйзенхауэра. Срочные и важные

То, что нужно сделать прямо сейчас. И при этом — важное. То, что приближает вас к вашим целям.

Что делать? Если в этом квадрате есть задачи — выполните их. Прямо сейчас. Если таких задач много и вы физически не успеваете выполнить все — рассмотрите возможность делегирования этих задач, передачи их кому-то другому.

Но цель правильного планирования по квадрату Эйзенхауэра — в том, чтобы не допускать появления задач в этом квадрате. Вообще. Как?

Сейчас разберемся. Откуда берутся задачи в этом квадрате? Только три варианта.

Переходят из квадрата «важных, но не срочных». Подходит дедлайн по проекту. Времени было много, но вот оно вышло, а в работе еще конь не валялся. Отвлекались, отвлекались — и доотвлекались. Но. Если вы регулярно и своевременно раскидываете задачи по квадрату Эйзенхауэра и выполняете важное вовремя — таких случаев просто не будет.
Переходят из квадрата «срочных, но не важных». Труба в ванной капала-капала в тазик, но до нее не доходили руки — и вот в один прекрасный день из нее начинает бить струей. Лужа выбирается в прихожую, в дверь колотят мокрые соседи снизу, кот в панике. Логика — похожая. Но здесь стоило не выполнять эту задачу, а делегировать ее. Опять же — если вы раскладывали задачи по квадратам вовремя и следовали этой раскладке, то такого просто не происходит.
Падают «готовыми». Начальник с выпученными глазами вбегает в ваш кабинет, кричит «Срочно! Мы всё проморгали! Всё рушится!». Вы не сталкивались с этой задачей, пока она была важной, но не срочной. Не могли адекватно отработать ее заранее — потому что просто не знали о ней. Что тут скажешь? выполняем. Но на будущее говорим: «ребята, предупреждайте о важном вовремя». И тогда прилетающие вовремя задачи будут оказываться в других квадратах. И вы сможете обрабатывать их спокойно и адекватно.

Итак, запомнили.

Задачи первого квадрата: если они есть — делаем прямо сейчас, если нет — делаем всё, чтобы их не появлялось.

Второй квадрат матрицы Эйзенхауэра: важно, но не срочно

Именно эти дела мы чаще всего откладываем. Потому что срочные дела первого и третьего квадратов мельтешат перед глазами, призывая действовать — а неважные и несрочные дела четвертого квадрата манят легкодоступностью и расслабленностью.

Тем не менее именно эти дела, важные, но не срочные — самые главные. Именно им следует уделять как можно больше времени. Именно они приводят вас к тому будущему, в котором вы в действительности хотите жить.

Режьте «слонов» на «бифштексы» — то есть раскладывайте огромные задачи, к которым непонятно как подступиться, на выполнимые, финализируемые кусочки. Задачки, каждую из которых будет легко и приятно решить. И выбивайте такие кусочки по одному.

Именно в этой группе — ваш жизненный рост. Не пренебрегайте им.

Но чем же тогда пренебрегать?

О, сейчас мы разберемся, чем можно пренебрегать.

Третий квадрат матрицы Эйзенхауэра: не важно, но срочно

Задачи, которые вроде как требуют немедленного выполнения — но при этом реально не приближают вас к вашим целям. Причем здесь есть различия по словам «вроде как требуют».

Навязанная срочность

Ненужные, навязанные переговоры и деловые встречи. Бессмысленные письма. Дни рождения в общем-то безразличных вам людей. Это — именно «вроде как требуют». К сожалению, время нашей жизни лимитировано. Все это вроде как знают — но из этого нужно еще и сделать важный вывод.

За вашу жизнь отвечаете только вы. На что расходуется ваше время? Решать — вам. Не кому-то другому, а только вам. А значит — нужно учиться отказывать тем, кто пытается решать за вас. Мягко, спокойно, без обид. Уходить от «воров времени» с навязанной срочностью.

И даже если такие задачи сливаются на вас от руководства — в большинстве случаев можно корректно объяснить их низкую приоритетность. Как?

Будьте спокойны. Перечислите важные задачи, которые сейчас выполняете — и спросите, какие из них можно «подвинуть» ради выполнения этой. Вежливо. Не в смысле «вот сколько всего важного я делаю, а вы тут на меня ерунду какую-то взваливаете» — а в смысле «посоветуйте, в каком порядке мне лучше выполнять данные вами задачи».

В большинстве случаев при такой постановке вопроса неважные задачи будут сдвинуты в конец очереди. А задачи из конца очереди обычно не выполняются никогда — потому что в середину очереди постоянно влезают новые.

Итак — всё просто. Сливаем эти задачи. Они никуда вас не ведут. Они необязательны. Они занимают время, которое достойно лучшего употребления — на решение задач второго квадрата.

Реальная срочность

Но есть и другая подгруппа третьего квадрата.

Дела, которые действительно требуют выполнения. Пресловутая капающая труба требует починки. Да, она еще пока не устраивает вам потопа. Да, ее починка не приближает вас к вашим целям. Но ее придется чинить. Без вариантов.

И таких задач много. Их много в быту, они встречаются в работе (хотя в работе в третьем квадрате чаще оказываются дела с навязанной срочностью). Что с ними делать?

Два варианта выполнения срочных дел

Делегировать. Вы не чините трубу самостоятельно, а вызываете специалиста. Многие рекомендуют делегировать все задачи третьего квадрата. Да, хотелось бы. Но — к сожалению, в реальности вы вряд ли сможете делегировать вкручивание лампочки в коридоре. Ну кому его делегировать? Однако то, что можно делегировать — делегируйте.
«Есть по одной лягушке в день». Еще немножко тайм-менеджерского сленга вдогонку к «слонам и бифштексам». Лягушки — это такие вот неважные, но копящиеся и раздражающие задачи, которые всё равно однажды придется делать, но их накопилось уже столько, что даже повернуться в их сторону страшно. Средство — простое. Копируете весь список задач, оказавшихся в третьем квадрате и не поддающихся делегированию или сливанию, в отдельный файлик. Распечатываете. Вешаете на стенку. Каждый день выбиваете одну задачу из этого списка — и вычеркиваете ее. Такая мелочь, в сущности — но вы удивитесь, когда список закончится. А он закончится скоро.

Как видите, это получился самый разнообразный квадрат.

Срочные, но не важные задачи нужно:

либо игнорировать — если срочность навязана;
либо делегировать — если есть такая возможность;
либо выбивать по одной, не позволяя накапливаться — но только не в ущерб основному делу, то есть выполнению задач второго квадрата.

Четвертый квадрат матрицы Эйзенхауэра: неважные и несрочные задачи

Хочется сказать простым русским словом, куда должны пойти такие задачи. Но нельзя. Да вы, впрочем, и так поняли, правда?

Это — чистые «воры времени».

Прокрутка бесконечной ленты в соцсетях.
Изучение новостей, не имеющих прямого отношения к вам и вашей деятельности.
Пустая болтовня.
Телевизор.

Всё это пытается проникнуть в вашу жизнь, прикидываясь отдыхом. Отдых же необходим, правда?

Так вот — эффективность такого отдыха ничтожна. Если сходите в бассейн, сходите на достойное кино, почитаете хорошую книгу — отдохнете намного полнее и улучшите свое тело или свои мозги.

И при этом всё это не будет тратить ваше время так безлимитно, как дела из четвертого квадрата, примеры которых приведены выше.

Дела из четвертого квадрата — посылаем вот туда, на то простое русское слово.

И всё? Какой итог.

И всё. Просто раскидывайте свои дела по квадрату Эйзенхауэра регулярно. Делайте выводы. И следуйте этим выводам. Не ограничивайтесь размышлениями на тему «надо бы».

И вы увидите результат. Вы увидите, как жизнь перестала проедаться — и начала житься.

Сообщество ПроМентал публикует советы коучей, бизнес-тренеров, психологов из личной практики.
Наши специалисты подскажут вам как действовать правильно и эффективно.

Подпишитесь на нас, чтобы читать лучшие статьи по саморазвитию.

планирование дел и расстановка приоритетов

Автор: Йорг Кноблаух (Jorg Knoblauch), профессор, один из руководителей компании Firmen Drilbox, специализирующейся на разработке систем управления собственным временем, автор многочисленных публикаций о планировании профессиональных и жизненных целей. Материал публикуется в сокращенном переводе с немецкого.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов — это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

____ важно или ____ срочно ?

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это

____ важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно; вопрос 2 — срочно; вопрос 3 — важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра
Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».
Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.
Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.
Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.
Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ — приоритет
2,____________________=_________ — приоритет
3.____________________=_________ — приоритет
4.____________________=_________ — приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________

Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»:

Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Матрица неотложных и важных задач Эйзенхауэра — Стратегия производительности

Расставляйте приоритеты в ежедневных задачах на основе срочности и важности

Быть занятым и переутомленным — это уже плохо, но быть занятым и перегруженным с неорганизованным графиком — еще хуже. Вы всегда в напряжении, пытаясь выполнить одно задание за другим? Управлять несколькими делами одновременно? Это расстраивает и заставляет беспокоиться? Вы так много жонглируете, что однажды ваш мозг не может должным образом сконцентрироваться?

Есть простое решение всех этих проблем — Матрица срочных / важных дел Эйзенхауэра .Этот инструмент поможет управлять всеми вашими задачами и повысить производительность за счет эффективной организации вашего расписания!

Если это привлекло ваше внимание, продолжайте читать, чтобы узнать, что такое Матрица срочных / важных дел Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это схематический инструмент, который поможет вам визуализировать все ваши повседневные задачи в форме матрицы, которая классифицирует их по срочности и важности.

Матрица Эйзенхауэра вдохновлена Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом и генералом армии Соединенных Штатов. Во время выступления в 1954 году Эйзенхауэр процитировал Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

В бестселлере « 7 навыков высокоэффективных людей » Стивен Кови представил инструмент для определения приоритетов задач.Этот инструмент был основан на идеях Эйзенхауэра и теперь называется Матрицей Эйзенхауэра. Он также известен как Матрица срочности и важности , Матрица управления временем , Коробка Эйзенхауэра и Метод Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра распределяет все задачи и проекты по 4 квадрантам, а именно:

Срочные и важные задачи
Не срочные и важные задачи
Срочные и неважные задачи
Не срочные и неважные задачи

Источник: todoist.com

Давайте подробнее рассмотрим эти категории.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

Срочно — Такие задачи и действия требуют немедленных действий. Эти вопросы требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Простой способ распознать неотложные действия — всегда сообщать о последствиях невыполнения задачи быстро. В нынешних условиях эти задачи неизбежны.

Важно — важные дела и задачи, которые напрямую способствуют достижению долгосрочных целей и ценностей. Поэтому эти задачи требуют вдумчивого планирования и действий. Они также требуют управления временем, энергии и внимания, которые субъективны и зависят от наших ценностей и целей.

Вот как можно правильно определить задачи как «Срочные» и «Важные» и далее классифицировать их по четырем квадрантам матрицы срочно / важно:

1.Срочные и важные задачи (необходимо выполнить незамедлительно)

Задачи квадранта 1 неизбежны. Если вы откажетесь от этих задач или потратите на них слишком много времени, это приведет только к стрессу и усталости. Поэтому рекомендуется сделать эти задачи приоритетными и завершить их как можно скорее.

У этих пунктов обычно есть видимый крайний срок и меры предосторожности, чтобы не предпринимать немедленных действий, например, проекты в последнюю минуту, решение насущной проблемы для клиента или автомобильные остановки на шоссе.

2. Несрочные и важные задачи (планируемые проекты)

Задачи из квадранта 2 важны и помогают достичь долгосрочных целей, но у них нет крайнего срока, поэтому их можно легко отложить в пользу более срочных задач, например, профессионального взаимодействия, проектов технического обслуживания или изучения нового навыка.

3. Срочные и неважные задачи (делегировать)

Эти задачи описаны как «напряженная работа».«Эти задачи не имеют для вас значения, и их можно поручить кому-то другому, чтобы завершить их вовремя. Например, отвечать на сообщения клиентов, действовать по купонам, проверять электронную почту и т. Д.

4. Не срочные и неважные задачи (на удаление)

Это напрасная трата времени, которая не способствует достижению ваших целей. Главное — ограничить свое время такими занятиями. Например, бездумная прокрутка социальных сетей, многочасовый просмотр телевизора и чрезмерные покупки.

Как использовать матрицу неотложных и важных дел Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра позволяет вам распределять приоритеты задач по агентствам и важности по четырем различным категориям, которые создают плавный и управляемый график. С помощью этого расписания вы можете эффективно и эффективно управлять своей работой.

Чтобы использовать эту матрицу, вам сначала нужно определить, какие задачи важны для вас и должны быть выполнены сегодня.Таким образом вы сможете определить важные проекты и мероприятия, которые вам нужно выполнить в первую очередь и которые вы можете запланировать на другой день.

Вы отметите срочные и важные действия в квадранте 1, которые нужно выполнить в первую очередь. Тогда как несрочные и важные дела идут во 2 квадрант. Вы можете назвать этот квадрант «Расписание».

Затем у нас есть те задачи, которые срочны, но не важны. Поэтому их можно делегировать кому-то другому, а вы сосредоточитесь на более насущных вопросах.Все такие задачи помещаются в квадрант 3, который также можно назвать «Делегат».

Наконец, есть те задачи, которые не важны. Так что вам не нужно их делать. Вы можете назвать этот квадрант «Не делай». Этот квадрант позволяет вам идентифицировать все те задачи, которые тратят ваше время и энергию. Перечислив их, вы будете внимательнее относиться к таким занятиям. Это может помочь вам избавиться от вредных привычек, таких как чрезмерное использование Интернета.

Как только вы создадите матрицу срочности / важности, ваша жизнь станет очень организованной и эффективной.

Советы по использованию матрицы Эйзенхауэра

Вот несколько простых шагов управления, которые помогут вам более эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра:

Ограничьте свои задачи — не перенапрягайтесь и старайтесь ограничить свои задачи максимум 8 на квадрант. Прежде чем добавить еще один, убедитесь, что вы выполнили самое важное. Помните, что эта матрица помогает выполнять задачи, но не складывать их в кучу.

Избегайте отвлекающих факторов — убедитесь, что вы планируете матрицу, не отвлекаясь. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты. Планируйте свои задачи, основываясь на собственном расписании и уровне энергии.

Разделяйте личные и деловые задачи — не смешивайте личную деятельность с профессиональными задачами. Создайте два отдельных списка для каждого. Таким образом, вам никогда не придется жаловаться на то, что вы не можете управлять временем между личной и профессиональной жизнью.

Использование матрицы срочно-важных для повышения производительности

Когда вы перегружены всем, что вы еще не сделали, , легко перепутать приоритеты. Если кто-то ждет, пока вы выполните задание, вам может показаться, что это самый важный пункт в вашем списке. Однако, если эта задача вторична по сравнению с вашей более важной задачей, возможно, вам лучше отложить ее в своем календаре. Кроме того, наличие 10 дел, которые вы еще не сделали, может вызвать такой стресс, что они все кажутся одинаково важными.Спокойно просматривая свои дела, вы сможете увидеть их такими, какие они есть. В разобранном виде они будут варьироваться от очень важных и ваших приоритетов номер один до «О, это на самом деле не имеет значения». Матрица срочно-важных задач, также называемая матрицей Эйзенхауэра, — это чрезвычайно простой, но очень полезный инструмент для сортировки ваших задач. Сосредоточьтесь на важном, не отвлекаясь на все остальное.

Что такое матрица срочности и важности?

Матрица срочно-важного — это простая диаграмма, которая разделяет задачи на четыре разные категории.Каждой категории соответствует действие.

Срочно и важно — Сделайте сначала
Не срочно и не важно — сделать позже / график
Срочно и не важно — Делегат
Не срочно и не важно — исключить

Причина, по которой это называется Матрицей Эйзенхауэра, заключается в том, что президент Эйзенхауэр, известный своей эффективностью, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.Вот как выглядит матрица срочного важного значения, когда вы ее визуально разложите:

Источник: Conceptboard

Смысл матрицы состоит в том, чтобы лучше расставить приоритеты в том, что необходимо сделать , не беспокоясь о том, что беспокоит неправильное выполнение задач или неправильное управление своим временем. Вы можете использовать его практически для чего угодно: от поручений и уборки дома до управления рабочими проектами и даже всей вашей рутины рабочей недели. Если ресурсы ограничены и вы не можете сделать все это к концу дня (или часа, или недели), матрица срочно важных расскажет вам, на чем вы должны сосредоточиться прямо сейчас — и она сделает это быстро .

И еще одно: матрица срочных важных дел является отличным подспорьем, когда вы погребены под обязанностями, но она также полезна, когда вы пытаетесь упростить рабочий процесс и избавиться от лишнего веса. Вместо того, чтобы повторять движения и тратить время впустую, используйте матрицу время от времени, чтобы оценивать , почему вы делаете то, что делаете, на повторении. Я использовал эту матрицу, чтобы делать все: от сокращения утреннего распорядка до решения, от каких клиентов и проектов навсегда отказаться.

Как распределить по категориям ваши текущие дела и рабочие задачи с помощью матрицы срочно важных

Матрица срочно-важных задач проста в использовании, если вы освоите ее, но пока потратьте некоторое время на изучение того, какие типы задач относятся к каждому квадранту.

Срочно и важно: сначала сделай

Сейчас невозможно прожить жизнь без «Срочных и важных» задач. Однако к тому времени, когда они достигли этого квадранта, вы, вероятно, окажетесь в каком-то кризисе или чрезвычайной ситуации — даже если это просто означает долгий рабочий день и отсутствие обещания сна.Это те элементы, которыми вы должны управлять, например, пять минут назад. Если вы и дальше будете оставлять их без присмотра, у вас будут проблемы. Сроки, сбои оборудования или программного обеспечения и жалобы клиентов относятся к категории «Срочные и важные». Например:

Запланируйте публикации в социальных сетях о распродаже, которая начинается сегодня.
Исправить статью, так как клиент был недоволен первой отправкой.
Веб-сайт не работает — свяжитесь с хостом как можно скорее.
Обратитесь к покупателю, оставившему отрицательный отзыв на Facebook.

В большинстве случаев вы можете видеть, что эти задачи приходят. Некоторые из них, вероятно, какое-то время жили в вашем списке «Не срочно и важно», пока не наступил крайний срок. Если это продолжает происходить, выясните, почему вы откладываете на потом определенные задачи, и может ли существовать система, которая не позволит обычным задачам превратиться в «сегодняшний кошмар». Кроме того, хотя вы не всегда можете предсказать чрезвычайные ситуации, вы можете создать планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут произойти, например, сбои веб-сайтов и плохие отзывы.

Не срочно и важно: сделать позже / расписание

Это задачи, которые оставались в вашем списке неделями, месяцами или годами, потому что, хотя они и важны, они никогда не бывают срочными. Ваша жизнь или карьера не развалится, если вы их не сделаете, но вы также не сможете приблизиться к некоторым из своих больших целей. Образование и обучение, процессы обновления и рабочие процессы, налаживание отношений и упреждающее обслуживание попадают в категорию «Не срочно и важно». Например:

Запишитесь на бесплатный маркетинговый курс от компании X.
Восстановите домашний бюджет и создайте план сбережений.
Спросите Джона, не хочет ли он выпить кофе во время нашего обеденного перерыва на следующей неделе (и подумайте, как он получил это повышение).
Пропылесосить автомобиль и протереть салон.

Видите? Эти задачи определенно улучшили бы вашу жизнь, если бы вы их выполняли, но они не разрушают ее, пока вы этого не сделаете. Вы по-прежнему работаете каждый день, но не повышаете свои навыки. Вы заливаете бензин в машину, когда она заканчивается, но не поддерживаете ее в чистоте.Если в вашей жизни есть области, в которых вы выполняете минимум, а затем отказываетесь от них, вероятно, эти задачи были в вашем списке в течение долгого времени.

Избавившись от некоторых из этих задач — и начав с одной — вы снимете нагрузку с «срочных и важных» задач. Почему? То, что «важно» и « не срочно» прямо сейчас, может стать срочным, если его не проверять — например, та замена масла, о которой вы знали, что вам нужно месяц назад. Так как это раздел «Сделать позже / Расписание», переместите одну или две задачи из своего списка в свое текущее расписание.Запишите это в свой календарь, поставьте будильник, возьмите трубку и назначьте встречу и т. Д.

Срочно и не важно: делегат

Скорее всего, эти задачи сведут вас с ума. Они забирают вашу энергию и время, не принося особой выгоды. Вам может казаться, что эти задачи требуют больше усилий, чем что-либо другое. Методы общения, запросы от других людей и задачи, которые вы выполняете, потому что это всегда то, что вы делали, попадают в категорию «Срочно и неважно».Например:

Запустите этот еженедельный отчет и добавьте его в файл «Отчеты».
Ответ на сообщение от рекрутера в LinkedIn.
Отправьте электронное письмо потенциальному клиенту, чтобы сообщить ему, что я не могу взяться за его проект.
Обновить таблицу бюджета, указав вчерашние расходы.

Этот квадрант немного сложен. Хотя отдельные задачи могут быть не важны, иногда важна общая картина. Кроме того, на вашем пути могут стоять невысокие задачи, связанные с важными результатами.Например, отслеживание ваших расходов — хороший способ найти место для маневра в вашем бюджете. Однако ежедневное обновление таблицы бюджета с кратким изложением вчерашних расходов — это больше ввод данных, чем урок.

Вы захотите провести время в этом квадранте, задаваясь вопросом, как сделать каждую задачу более эффективной. И после того, как вы превратили задачу в более продуктивную версию самой себя, теперь она находится в другом квадранте. Например, если вы подписались на инструмент бюджета, который упорядочивает ваши расходы после привязки к вашим банковским счетам, вам не придется делать это вручную.Эта задача превращается в «Изучите бюджет, чтобы увидеть, где я могу сократить расходы». Вы можете делать это ежемесячно, а не ежедневно, что переместит его в категорию «Не срочно и важно», которую вы затем можете запланировать на первое число каждого месяца.

Не срочно и не важно: исключить

Задачи, попадающие в эту категорию, не имеют никакой ценности — и у вас нет даже , чтобы их выполнить. Иногда я обнаруживаю, что выполняю эти задачи, когда не хочу начинать свои «срочные и важные» задачи.Внезапно меня заинтересует моя лента в Твиттере больше, чем когда-либо, или я решу, что это идеальное время для систематизации моих уже систематизированных книг.

Электронная почта, без которой вы могли бы полностью жить, чрезмерное использование социальных сетей и непродуктивные рабочие встречи (или даже неважные личные разговоры, как этот спор, который вы продолжаете вести с мамой), попадают в категорию «Не срочно и неважно». Их может даже не быть ни в одном из ваших регулярных списков дел, но если вы задумаетесь над этим, вы можете делать одно и то же снова и снова.Например:

Вы отправляете 20 рекламных писем каждый день, даже если никогда не совершаете покупки в этих магазинах?
Получается, что просмотр Твиттера — часть вашей утренней работы, даже если вы никогда не пишете в Твиттере и не участвуете в разговорах?
У вас есть постоянная встреча с клиентом каждую неделю, даже если ее недостаточно для обсуждения?

Избавьтесь от этого. А если не можете, то выясните, в чем заключается его ценность, придумайте план, как сделать задачу более эффективной, и переместите ее в другой сектор.

Теперь имейте в виду, что некоторые безмозглые задачи могут показаться бесполезными, хотя на самом деле это не так. То, что не имеет ценности для одного человека, может иметь для вас большую ценность, особенно если эта задача заставляет вас чувствовать себя спокойнее, счастливее, вдохновляет и т. Д. Не путайте «задачу» с «досугом». Вам не нужно добавлять к этому списку «послушать подкаст с резюме« Холостяка »», если это то, чем вы занимаетесь в конце дня в качестве удовольствия для себя.

Последние мысли о неотложной важной матрице

Иметь полностью организованный семейный и рабочий календарь — прекрасная мечта, которой вы, вероятно, сможете достичь почти каждый день.Но даже если у вас есть надежный и эффективный распорядок дня, будут дни, когда вы будете тонуть под всем, что нужно сделать прямо сейчас . Вместо того, чтобы пытаться стать сверхчеловеком — что никогда не срабатывает и заканчивается только тем, что вы истощаетесь, перекусывая нездоровой пищей и смотря реалити-шоу в 3 часа ночи в качестве реакции на такой сильный стресс (это только я?), Выложите все это перед вами, используя матрицу срочно-важных. Когда в сутках не хватает часов — или энергии для прохождения — выясняют, что важно и почему спасает жизнь.

П.С. Очевидно, эту матрицу очень легко нарисовать самостоятельно, но если вы хотите загрузить шаблон, есть множество бесплатных, например, этот с веб-сайта Эйзенхауэра (есть приложение тоже).

Есть ли в вашем списке задач что-то, что вы только знаете, вы можете сделать более эффективным способом? Для этого есть (наверное) приложение. Мы собрали 25 наших любимых приложений для повышения производительности для профессионалов.

Матрица Эйзенхауэра: полное руководство

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент повышения производительности, который предлагает основу для рассмотрения долгосрочной эффективности наших повседневных задач.Выбор, который мы делаем в отношении того, как мы проводим время, имеет решающее значение — это то, что отличает эффективного человека от неэффективного.

Среди всех доступных методов повышения производительности, от «съесть лягушку», , «Блокировка времени», Pomodoro и «должен, должен, сделать» , Eisenhower Matrix поможет вам сделать продуктивный выбор, расстановка приоритетов задач в зависимости от их срочности и важности. Используя принцип Эйзенхауэра, вы ставите под сомнение важность, жизнеспособность и эффективность каждой задачи, прежде чем добавлять ее в свой список дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра, попросту говоря, инструмент для планирования задач. Это также схема определения приоритетов, которая помогает вам думать не только о ближайших, но и о долгосрочных целях.

Возможно, вы слышали о матрице Эйзенхауэра под другими ее названиями. Стивен Кови упомянул эту структуру в своей книге «7 привычек высокоэффективных людей » как «Матрица управления временем». Матрица также известна как Метод Эйзенхауэра и Матрица срочно-важного.Независимо от названия, принцип заключается в том, чтобы смотреть дальше «сегодняшнего дня» и стратегически смотреть на свое время и усилия.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать срочное и важное и как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом.

Откуда взялась матрица Эйзенхауэра?

Тезка матрицы Эйзенхауэра — Дуайт Эйзенхауэр, 34 ^-й президент Америки. Он был довольно плодовитым администратором в течение двух президентских сроков, так как строительство системы межгосударственных автомагистралей, создание НАСА, прекращение войны в Корее, избежание войны с Россией и принятие Аляски и Гавайев в союз — вот некоторые из его вкладов. его администрации.

Эйзенхауэру удалось достичь всего этого за два срока, благодаря его способности отличать срочное от несрочного и важное от неважного, уступив место матрице Эйзенхауэра, которая побуждает пользователя разделять задачи в зависимости от их срочности и важности.

Зачем нужна матрица приоритета Эйзенхауэра?

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, которые нужно выполнить, какую из них вы ставите в приоритет?

Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям, или вы ставите в приоритет наиболее срочные задачи в своем списке?

Ваш ответ, наверное, самый срочный.

В исследовании 2018 года изучается, как люди решают, какую задачу им выполнять, когда сталкиваются с различными вариантами и решениями. Результаты пяти экспериментов показали, что, столкнувшись с выбором, люди с большей вероятностью будут выполнять неважные, но срочные задачи с более низкой долгосрочной отдачей по сравнению с более важными и менее срочными задачами с большей отдачей. Эта неспособность расставить приоритеты была названа исследователями «эффектом простой срочности», когда мы предпочитаем заниматься задачами, которые выглядят срочными, а не задачами, которые имеют большую отдачу с точки зрения времени, ценности и энергии.

Как отличить срочное и важное от несрочного и неважного? Классификация в основном субъективна, однако как срочные, так и важные можно описать следующим образом.

Срочно означает, что требует немедленных действий и внимания. Невыполнение срочных дел приведет к нежелательным последствиям. Срочные задачи неизбежны, однако слишком много времени на неотложные задачи может привести к выгоранию и неудовлетворенности.

Важные задачи — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и повышают качество жизни и работы. Эти задачи требуют внимания наряду с продуманными действиями и планированием.

Матрица Эйзенхауэра помогает вам преодолеть очевидную нехватку времени, побуждая отдавать приоритет. Тайм-менеджмент — это не деятельность, которой вы занимаетесь на досуге, это, скорее, основной навык, который определяет, будете ли вы управлять своим временем или наоборот. Как только вы научитесь различать то, что важно, вам будет намного легче работать продуктивно и эффективно.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 частей или квадрантов, и в каждом квадранте содержатся разные задачи в зависимости от их срочности и важности. Чтобы использовать матрицу, вы разделите свои задачи на четыре квадранта следующим образом:

Квадрант 1: Срочные и важные — задачи, которые необходимо выполнить немедленно.

Квадрант 2: Важно, но не срочно — Задачи, которые нужно запланировать на потом.

Квадрант 3: Срочно, но неважно — задачи, которые нужно выполнить, но не важны. Их можно передать кому-то другому.

Квадрант 4: Ни срочно, ни по важности — задачи, которые можно исключить из вашего списка дел.

Хотя выполнение срочной задачи важно, повышенное внимание к неотложным задачам (краткосрочным целям) отнимает все ваше время, энергию и внимание от того, что может быть не срочным, но не менее важным (долгосрочные цели).Ключевым моментом является ваша способность расставлять приоритеты в том, что требует вашего внимания, а не в том, что можно сделать позже или вовсе исключить.

Давайте подробно рассмотрим каждый из четырех квадрантов Матрицы Эйзенхауэра, чтобы увидеть, какие задачи будут выполняться в каждом из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют быстрых и быстрых действий, и их невыполнение приведет к возможным последствиям, таким как пропущенный срок или упущенная возможность.Источник срочных и важных задач обычно внешний.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

Соблюдение сроков проекта.
Совершение важного телефонного звонка
На прием к врачу

Задачи квадранта 1 решаются в приоритетном порядке. Поскольку задачи в этом квадранте находятся вне вашего контроля, вы не можете их не выполнять. Однако проблема возникает, когда мы тратим ненужное количество времени на задачи, которые кажутся срочными и важными, что лишает нас энергии, чтобы сосредоточиться на долгосрочных целях.

Здесь на помощь приходит второй квадрант.

Квадрант 2: важно, но не срочно

Второй квадрант может показаться труднее не только заполнить, но и выполнить. Задачи в этом квадранте часто откладываются в пользу других срочных, но не важных задач, но эти задачи необходимы для долгосрочной эффективности.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

Прохождение 8-недельного курса для получения дополнительного профессионального сертификата
Физические упражнения и поддержание здорового образа жизни
Экономия на первоначальный взнос
Регулярная сдача автомобиля на техобслуживание

Квадрант 2 позволяет сосредоточиться на долгосрочном плане.Он предлагает вам возможности для роста и обучения, чтобы вы могли расставить приоритеты в своем будущем, а не просто сосредоточиться на настоящем. Например, работа над личным и профессиональным ростом важна, но не обязательно срочна в любой конкретный период. Однако в противном случае вы останетесь неудовлетворенными. Точно так же, если ваш автомобиль не будет отправлен на техническое обслуживание, в конечном итоге он выйдет из строя, что приведет к задаче квадранта 1.

Особенность задач в квадранте 2 заключается в том, что чем больше вы уделяете времени задачам, которые лежат здесь, тем меньше вам придется беспокоиться о задачах в квадранте 1 в будущем.

Квадрант 3: срочно, но не важно

Квадрант 3 заполнен задачами, которые являются срочными, но не важными. Что это значит? Эти задачи можно легко охарактеризовать как неважную занятую работу, которая отнимает ваше время и энергию, не предлагая ничего полезного взамен.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

Проверка и ответ на почту / сообщения каждые несколько минут
Бесполезные перерывы и отвлечения внимания
Посещение встречи, где ваше присутствие необязательно

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности, поскольку это задачи, которые кажутся срочными, но не только не важны, но и никоим образом не полезны для вас.

Задачи в квадранте 3 часто основаны на чьих-то приоритетах, и если слишком много внимания уделять задачам в этом квадранте, вы почувствуете себя занятым, а не продуктивным. Люди, которые проводят много времени в этом квадроцикле, чувствуют, что потеряли контроль над своей жизнью и находятся в автоматическом режиме.

Решение? Делегат. Делегат. Делегат.

Делегируйте все, что можете, кому-то другому. Расставьте приоритеты в том, что важно, а затем, при необходимости, сосредоточьтесь на задачах из квадранта 3. Отключите уведомления на своем мобильном телефоне или заблокируйте сайты социальных сетей во время работы.Прочтите заметки о встрече позже или попросите кого-нибудь проинформировать вас, вместо того, чтобы посещать необязательную встречу.

Если вы не можете делегировать некоторые задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день. Запланируйте задачи в квадранте 3 на более позднее время дня, чтобы они не отнимали у вас весь день и не истощали вашу энергию первым делом с утра.

Квадрант 4: Ни срочно, ни важно

Четвертый и последний квадрант действуют как сито для фильтрации задач, которые не являются ни срочными, ни важными.Квадрант 4 наполнен деятельностью, ведущей к удовлетворению, которое в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Примеры матриц Эйзенхауэра

включают такие задачи, как:

Пьяный телевизор
Бездумная прокрутка в социальных сетях
Откладывание дела на потом
Чрезмерные покупки или просмотр онлайн

Заниматься деятельностью ради досуга — это хорошо, но в умеренных количествах. Ключ к тому, чтобы сбалансировать эти действия, а не позволять им занимать ваш день.Безжалостно исключайте занятия, которые не способствуют достижению ваших краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра, который вы можете использовать

Используйте шаблон матрицы Эйзенхауэра, который можно распечатать, и соответствующим образом планируйте свои ежедневные задачи на основе принципа Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — шаблон для печати (Нажмите, чтобы скачать)

Задачи в квадранте «Важное и срочное» выполняются немедленно и лично i.е., важные дедлайны, срочные проблемы и тд.
Задачи в квадранте «Важные, но не срочные» назначаются на более позднее время и дату и выполняются лично, то есть отношения, планирование, отдых.
Задачи в квадранте «Срочные, но не важные» делегированы или должны быть выполнены позже в течение дня, например, перерывы и встречи.
Задачи в квадранте «Ни важно, ни срочно» удаляются, т. Е. Трата времени

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь вам отфильтровать шум от ваших решений и сконцентрироваться на том, что для вас важно.

Советы профессионалов по использованию метода Эйзенхауэра

Матрица

Эйзенхауэра — это простой инструмент, используемый руководителями бизнеса, политиками, фрилансерами и студентами. Лучшее в матрице — это то, что она гибкая и простая в использовании. Сделайте его своим, отредактировав и оптимизируя его в соответствии с вашими личными потребностями и предпочтениями.

Цветовой код по квадрантам

Если вы визуальный человек, то вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете указать цветовые коды, чтобы различать квадранты на основе их уровня приоритета.Каждый квадрант можно раскрасить в соответствии с уровнем приоритета матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно = Красный

Не срочно и важно = зеленый

Срочно и неважно = желтый

Не срочно и не важно = Нет цвета

Распределите личные и профессиональные задачи по категориям

Работа и карьера составляют большую часть нашей жизни. Важно не забывать соблюдать баланс между обоими. Следовательно, при планировании вам необходимо активно планировать как свои личные, так и профессиональные цели, чтобы не остаться неудовлетворенным ни в одной из сфер своей жизни.

Используя шаблон «Матрица Эйзенхауэра», вы можете провести различие между своими личными и профессиональными целями, чтобы не слишком концентрироваться на одном или другом разделе.

Ограничение количества элементов в квадранте

Обратной стороной составления списка дел является то, что он может оказаться слишком длинным, что приведет к чувству стресса. Чтобы избежать этого ненужного стресса, оптимизируйте свой первоначальный список и сократите неважные задачи.

Помните, что ваша цель не «собрать» задачи, а «выполнить» их.Чтобы использовать любой метод продуктивности, включая матрицу Эйзенхауэра, необходимо ограничить количество элементов путем исключения и оптимизации задач, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном.

Мы уже обсуждали, как отличить срочное и важное от несрочного и неважного. Используйте фильтр, чтобы удалить задачи, которые висят в вашем списке дел только ради того, чтобы быть там. Обратите внимание на то, что вы добавляете в список, и посмотрите, как это повысит вашу общую продуктивность.

Реализация матрицы Эйзенхауэра в любом.сделать

Матрица Эйзенхауэра может быть легко переведена на Any.do путем организации задач по четырем срочным / важным квадрантам с помощью наших настраиваемых цветовых тегов (Premium).

Добавление цветных меток

Цветовые метки

Any.do — идеальный способ пометить, упорядочить и отсортировать ваши задачи. В приложении уже есть предустановленный желтый тег «приоритет», но пользователи Premium могут создавать собственные теги разных цветов, например «Срочные», «Важные» и «Тривиальные».

После настройки пользовательских тегов просто просмотрите свои задачи и пометьте их соответствующим образом:

Добавьте теги Urgent и Important к задачам, требующим немедленного внимания.
Добавьте тег Important к задачам со сроком выполнения, требующим личного внимания.
Добавьте тег Urgent к задачам, которые необходимо назначить вашим соавторам.
Добавьте тег Trivial к задачам, которые можно отбросить или отложить.

Вы даже можете добавлять задачи прямо под этими тегами, используя функцию Smart Type Any.do и просто набрав «#» в поле задачи. Появится список предлагаемых тегов, из которого вы можете выбрать или продолжить ввод, чтобы сузить поиск до определенного тега.

Наконечник Pro-Tip

Выполняете большой объем работы? Воспользуйтесь функцией массового редактирования Any.do, чтобы добавить теги сразу к нескольким задачам. Просто нажмите букву «B» на клавиатуре, чтобы запустить режим массового редактирования и выбрать нужные задачи.

Работа с квадрантами

Как только вашим задачам присвоены соответствующие теги, вы готовы приступить к работе по методу Эйзенхауэра.Начните с оценки своих задач в каждой категории тегов, просто выбрав ее из списка тегов на левой боковой панели. Вы можете легко увидеть перекрестные метки в этих списках и назначить свою работу по соответствующему квадранту:

Для Q1: Важное и срочное:

Расставьте приоритеты для предстоящих задач и составьте график работы над ними в первую очередь.

Для Q2: Важно и не срочно:

Оцените свое рабочее время и добавьте напоминание, когда вам нужно поработать над этими задачами.Убедитесь, что у вас есть все необходимое, чтобы приступить к работе в нужное время, добавив при необходимости подзадачи, заметки и вложения.

Для 3-го квартала: Неважно и срочно:

Поручайте любые задачи всем соавторам, которые могут помочь вам в работе. Вы можете просто поделиться своими списками прямо из приложения, а затем назначить конкретные задачи, над которыми вы хотели бы объединить усилия. Вы даже можете запрашивать обновления прогресса и добавлять комментарии к своим задачам через вкладку «Активность».Любые обновления будут немедленно уведомлены через Центр уведомлений приложения.

Q4: Неважно и не срочно:

Либо удалите / отложите эти задачи, либо просто поместите их в категорию «Когда-нибудь», чтобы временно скрыть их.

Заключение

Матричный шаблон

Эйзенхауэра — отличный инструмент для тайм-менеджмента. Используйте шаблон Excel для матрицы Эйзенхауэра, чтобы организовать свой список дел.Чтобы извлечь максимальную пользу из Матрицы, тратьте больше времени и энергии на задачи в квадранте 1 и 2. Делегируйте чаще или просто выполняйте задачи в квадранте 3, когда вы закончили работу над задачами из квадрантов 1 и 2. Задачи в квадранте 4 имеют очень мало значения и не требуют вашего внимания, но если вы должны заниматься этими задачами, то выделяйте на них очень мало времени.

Таблица матриц Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочно-важных, помогает вам принимать решения и расставлять приоритеты по задачам по срочности и важности, отсортировывая менее срочные и важные задачи, которые вы должны либо делегировать, либо не выполнять вовсе.
Eisenhower.me/eisenhower-matrix/

Матрица Эйзенхауэра (или Эйзенхауэра, или принципала) — это очень простой инструмент для устранения загруженной работы, сосредоточения внимания и принятия решений, основанных на том, что действительно важно и необходимо.

Как отмечает Джеймс Клир в своем блоге: «Эта матрица хороша тем, что ее можно использовать для общих планов продуктивности (« Как я должен тратить свое время каждую неделю? ») И для более мелких, ежедневных планов (« Что мне следует делать? »). сделать сегодня? ‘).

Как работает матрица Эйзенхауэра

Сначала задачи оцениваются с использованием критериев важно / неважно и срочно / несрочно . Затем они распределяются по квадрантам следующим образом:

Пункты в квадранте Важные / Срочные выполняются немедленно и лично. Это могут быть кризисы, сроки и проблемы.
Пунктам в квадранте Важно / Не срочно назначен срок выполнения, а запланировано выполнить позже.Они также обрабатываются лично. Сюда часто входят задачи, связанные с отношениями, планированием и отдыхом.
Неважно / срочно Пункты квадранта делегированы другим для обработки. Это могут быть встречи, исследования или редактирование.
Неважно / Не срочно Квадрант полностью отброшен . Современная жизнь полна траты времени и обязательств. Многие из них забавны, но другие доказывают, что часто лучше просто сказать «нет».»

« У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».
Дуайт Д. Эйзенхауэр

Получи это здесь

Вы можете просмотреть таблицу матриц Эйзенхауэра здесь. Чтобы отредактировать эту таблицу, щелкните Файл> Создать копию

Или просто откройте копию таблицы здесь.

Когда вы откроете электронную таблицу как копию, вам нужно будет нажать «Сделать копию», чтобы добавить файл на свой Google Диск.После этого вы можете просматривать и свободно редактировать электронную таблицу.

Как решать самые важные / срочные задачи

Расставлять приоритеты для ваших задач на работе очень важно, но сделать это правильно по-прежнему сложно. Таким образом, вы легко чувствуете себя непродуктивным, изо всех сил пытаетесь определить темп своей работы и, в конечном итоге, тратите дополнительные часы на выполнение своих задач.

Более того, непродуктивность не только влияет на качество вашей работы, но и сильно влияет на ваше здоровье. Вы можете постоянно нервничать, нервничать и беспокоиться.Определенно стоит найти быстрое решение, прежде чем вы сгорите.

Вас может успокоить то, что есть несколько инструментов, которые помогут вам расставить приоритеты для ваших задач в соответствии с их важностью и срочностью, например, матрица Эйзенхауэра, один из самых известных и эффективных методов.

Происхождение метода Эйзенхауэра

Как следует из названия, матрица была изобретена Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром, 34 ^{-м президентом США}, который руководил ею с 1953 по 1962 год.На протяжении двух сроков он внес большой вклад в развитие своей страны. В частности, он разработал сеть автомагистралей между штатами, он начал «космическую гонку», основав НАСА, и разработал ядерное оружие во время холодной войны.

Айк, как люди называли Эйзенхауэра, был одновременно военным и политиком, что требовало от него предельной осторожности при выборе задач, которые он должен был выполнять каждый день. Так была изобретена матрица — исключительно полезный метод определения срочности и важности каждой задачи.Именно благодаря этому инструменту на протяжении всей своей карьеры он поддерживал такой высокий уровень продуктивности.

Принцип

« То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно » — Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Метод Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты в задачах и повысить производительность. Это инструмент, позволяющий анализировать и классифицировать задачи, которые необходимо выполнить, в зависимости от их важности и срочности.

Вертикальная ось: важность задач
Горизонтальная ось: актуальность задач

Вы также можете распределить свои задачи по четырем различным разделам:

Задачи одновременно важные и срочные;
Задачи не важные, а срочные;
Задачи важные, но несрочные;
Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными.

Однако у вас может возникнуть вопрос: как узнать, какие задачи являются важными, а какие срочными?

Важные из них жизненно важны для продвижения к вашим целям и повышения ценности ваших проектов.С другой стороны, срочные задачи нужно решать оперативно, даже если они обычно касаются не вашего проекта, а кого-то другого. Например, вам может потребоваться ответить на электронное письмо или телефонный звонок, присоединиться к встрече, которая вас не касается, и т. Д.

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты между важным и срочным:

Важные и срочные задачи (раздел 1) в приоритете — их нужно решать сразу;
Неважные, но срочные задачи (раздел 2) необходимо делегировать;
Важные, но несрочные задачи (раздел 3) необходимо интегрировать в ваше планирование и решать довольно быстро;
Несущественные и несрочные задачи (раздел 4) бесполезны и являются пустой тратой времени — их нужно убрать из вашего списка!

Если задачи в разделе 1 не будут выполнены сразу, они могут иметь плохие последствия для вашего проекта и вашей карьеры.

Делегируя неважные, но срочные задачи, и избавляясь от неважных и несрочных, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на срочных и важных задачах.

Что касается задач в разделе 2, они необходимы для достижения ваших долгосрочных целей, таких как получение новой квалификации для профессионального роста или разработка новой стратегии для вашей компании. Поэтому вы хотите потратить на них как можно больше времени. Тогда вы почувствуете себя продуктивным и продвигаетесь к своим целям.

Преимущества и недостатки матрицы Эйзенхауэра

Самым большим преимуществом этого метода является то, что его можно применять как в профессиональной, так и в личной жизни. Это позволит вам лучше управлять своим временем, эффективно организовывать свою работу, расставляя приоритеты задач и, следовательно, становясь более продуктивным. Это также облегчает принятие решений, а также процесс делегирования.

Более того, перечисление ваших задач позволяет вам быть более реалистичными, отступить и взглянуть на более широкую картину.

Поначалу может показаться очень трудоемким отделить то, что важно, от того, что нет. Перед тем как приступить к задаче, всегда спрашивайте себя, делаете ли вы ее, потому что это важно или потому, что это срочно. Немного попрактиковавшись, вы легче увидите разницу и поймете, что этот метод действительно жизненно важен для повышения вашей повседневной продуктивности.

Чтобы помочь себе управлять своей работой, помните, что важность — это выбор, а срочность — это вопрос времени.

Несколько советов, которые помогут вам лучше управлять своим временем

Вот несколько советов, которые помогут более эффективно использовать свое время и стать более продуктивными:

Избегайте перечисления более 8 задач для раздела. Ваша цель — выполнять задачи, а не нагромождать их;
Не позволяйте никому определять ваши приоритеты;
Планируйте свои задачи с утра и работайте над достижением ежедневных целей по одной задаче за раз;
Помогите себе с инструментами, такими как метод Эйзенхауэра, или частями программного обеспечения, такими как Wimi.

Этот инструмент поможет вам поддерживать длительный организованный распорядок дня.

Помните, срочно и / или важно… вот в чем вопрос!

Как матрица срочно-важных может помочь вам добиться успеха

Вы путаете важное с срочным? Приоритет неправильных решений и задач часто может привести к постоянному рабочему давлению и стрессу. Коробка Эйзенхауэра поможет вам отличить срочное от важного.

Большинство из нас часто борются с тайм-менеджментом. Мы всегда стараемся решить одну проблему, а потом сразу же бежим за другой. Когда мы проводим большую часть времени, управляя одним кризисом за другим, наша производительность снижается. Неправильная расстановка приоритетов в конечном итоге приводит к ощущению полного истощения всей нашей энергии без достижения чего-либо значимого. Это происходит, когда мы не можем различить важные и срочные задачи.

Поле Эйзенхауэра, также известное как Матрица решений Эйзенхауэра, может помочь вам организовать, расставить приоритеты и решить, что необходимо сделать, без дублирования каких-либо обязательств.

Срочные и важные мероприятия

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр

Управление временем требует, чтобы мы были эффективными и действенными.Это означает, что мы должны в равной степени тратить свое время на выполнение как срочных, так и важных дел. Однако, чтобы научиться управлять временем, нам сначала нужно понять основную разницу между срочным и важным. Важные действия приводят к результату и личному или профессиональному достижению целей. Срочные дела требуют нашего немедленного внимания , так как они часто могут иметь немедленные последствия, если их не рассматривать в срочном порядке. Однако большинство из нас часто путают срочное с важным, не понимая, как это может повлиять на нашу жизнь и счастье.

Авторы Бретт и Кейт Маккей из Art Of Manliness пишут: «Срочность означает, что задача требует немедленного внимания. Вот дела, которые кричат сейчас! » Они объясняют, что срочность заставляет нас реагировать и часто характеризуется «оборонительным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением». С другой стороны, важными видами деятельности являются те, которые « вносят вклад в нашу долгосрочную миссию, ценности и цели. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так, », — пишут Бретт и Кейт.Они добавляют, что важные задачи заставляют нас реагировать и позволяют « оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей ».

Читайте также: Три части разума: как они влияют на ваши решения и вашу жизнь

Принимая срочное за важное, мы начинаем страдать от умственного и эмоционального истощения, выгорания и даже застоя. Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, пятизвездный генерал американской армии и 34-й президент Соединенных Штатов, осознал важность различения срочного и важного и важность определения приоритетов в наших трудных решениях.Это побудило его разработать всемирно известную коробку Эйзенхауэра или матрицу решений Эйзенхауэра. Этот метод может позволить нам планировать, расставлять приоритеты, делегировать и планировать действия в зависимости от их срочности и важности и быть более продуктивными для достижения ваших целей.

34-й президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр

Что такое ящик Эйзенхауэра?

Популяризованный автором Стивеном Кови в его книге «7 навыков высокоэффективных людей», принцип принятия решений Эйзенхауэра может помочь нам определить, что важно и неважно, что срочно и не срочно. Ящик Эйзенхауэра — это матрица срочности и важности, которая может быть мощным инструментом для эффективного принятия решений и управления временем. Он позволяет вам расставлять приоритеты срочно и важные задачи и отсортировать менее срочные и неважные действия, которые вы можете делегировать или даже удалить из своего расписания.

« Это полезный инструмент для управления временем, позволяющий добиться желаемых результатов. Это система расстановки приоритетов. Он фокусируется на радикальном или крайнем приоритете », — объясняет предприниматель Томас Оппонг.Это помогает нам сосредоточиться на долгосрочных стратегических решениях и взглянуть на картину в целом, а не на срочные задачи, которые выгодны только в краткосрочной перспективе.

Поле Эйзенхауэра

Матрица решений Эйзенхауэра состоит из 4 квадрантов, а именно:

Первый квадрант: важно и срочно (сделайте в первую очередь)
Второй квадрант: важно, но не срочно (график)
Квадрант третий : Не важно, но срочно (делегат)
Четвертый квадрант: не важно и не срочно (удалить)

Важно или срочно? Повышение производительности за счет простого планирования | автор: Costin Ciora

Недавно я получил вопрос на Quora о том, как управление временем и продуктивность могут снизить уровень стресса.Стресс является результатом множества факторов, но во многих ситуациях стресс является результатом желания выполнить множество действий в сжатые сроки.

В своей книге «В первую очередь в первую очередь» Стивен Кови представляет инструмент под названием «Матрица управления временем», который приписывают Дуайту Д. Эйзенхауэру (также известный как «Матрица решений Эйзенхауэра»). Это простой инструмент, который я представлю в этой статье.

В матрице 4 квадранта:

Квадрант 1: Важное и срочное: Здесь мы можем найти виды деятельности, связанные с нашей основной профессиональной деятельностью, которые необходимо завершить как можно скорее.Эти действия важны для наших общих целей.

Квадрант 2: Важные и несрочные: Хотя в этой категории мы можем найти задачи, которые коррелируют с нашими целями, нет ощущения срочности их выполнения, поэтому во многих случаях они откладываются на на следующий день.

Квадрант 3: Неважно и срочно: это действия, которые вы должны делегировать. В большинстве случаев другой человек говорит нам, что эти действия «срочны» («Мне нужно решить что-то срочное, не могли бы вы мне помочь?»).Звучит знакомо? Помните, что «срочно» для другого человека не «срочно» для вас. Если вы решите помочь другому человеку, у вас будет больше задач из квадранта 1 (важных и срочных).

Квадрант 4: Несущественные и несрочные: — это те виды деятельности, на которых нам не следует уделять слишком много внимания, поскольку они отнимают много времени и не связаны с нашими долгосрочными целями.

Как может возникнуть стрессовая ситуация из-за слабой продуктивности?

Представьте, что вы каждый день сосредотачиваетесь на деятельности в квадранте 1.Каждый день вы изо всех сил пытаетесь найти время и завершить свои дела в срок. Это приносит вам все больше и больше стресса.

Если вы хотите повысить свою продуктивность, вам следует увеличить количество операций, выполняемых в квадранте 2 (важные и несрочные). Например: если вы знаете, что вам нужно закончить презентацию на следующей неделе, вы можете разделить работу на ежедневные небольшие задачи, чтобы закончить вовремя.