Важно не важно срочно не срочно: важно не важно срочно не срочно или Способ правильно и эффективно организовать свои дела

Окно эйзенхауэра. Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра. В чем состоит суть техники

Привет всем! Сегодня мы с вами поговорим о жизненных приоритетах. Вы замечали, что при планировании день проходит эффективнее, редко бывают накладки? Существует высказывание: «Планируйте или станете планируемыми». Что это значит? Суть в том, что если не распланировать свой день или работу, обстоятельства все решат вместо вас. Поэтому специалисты рекомендуют каждый день начинать с расстановки планов и приоритетов. Не обязательно делать все по минутам, важно выделить первостепенные и второстепенные задачи.Известно много способов и методов планирования времени. Один из таких – таблица Эйзенхауэра, или так называемая матрица Эйзенхауэра.

В чем плюсы составления графика дня и расстановки приоритетов?

Решение жить по определенному плану – это не скучно. Наоборот такой подход положительно повлияет на вашу жизнь.

Что дает планирование:

• Увеличивает количество продуктивного времени на 25%.
• Обеспечивает спокойствие и сохранение уравновешенного состояния.
• Позволяет выполнять большой объем работ и задач.
• Формирует желание работать.
• Уменьшает количество потраченного времени на второстепенные дела.

Поскольку положительных сторон достаточно много, стоит обратить внимание на принцип распределения приоритетов в делах.

Что такое таблица Эйзенхауэра?

Неудачи в работе и домашних делах сопровождают каждого. Неожиданные обстоятельства возникают постоянно, из-за них не всегда успеваешь сделать самое важное. Особенно проблематично сосредоточиться на главном неусидчивым и рассеянным людям.

Приведу пример. Вы собираетесь подготовить важные документы или же написать научную работу. Но тут возникают потребности: купить хлеб, помыть пол, сходить на почту и тому подобное.

Большинство людей по мере меньшего сопротивления уделяют внимание мелким заботам, ведь на них не нужно тратить много сил и времени. Тогда случается непоправимое: вы заканчиваете не значимые дела, а на важные времени не остается. Тогда начинаются переживания и бессонные ночи.

Чтобы такого не произошло, нужно тренировать силу воли, а также пользоваться удобной таблицей Эйзенхауэра. В чем ее суть?

Эта таблица касается не столько времени, сколько самих дел и их важности. Принцип имеет критерии: важно и срочно. Таблица дает возможность построить 4 типа приоритетности дел. Для планирования нужно решить, какие цели более главные.

Как оформить?

1.
Для начала запишите на бумаге все планируемые занятия. Нарисуйте квадрат и расчертите его на четыре маленьких.

Что же они значат? Буквы – это группы приоритетности, между которыми распределяются дела.

А – это срочные и важные дела, которые нужно сделать сегодня и сейчас, не откладывая.

В – важные. Они не требуют моментального исполнения, но несут большую важность. Обычно их откладывают, ведь срочности нет. Но выполнив их, вы подойдете ближе к вашей цели. К этой категории часто относятся задачи с четкими дедлайнами. Когда на выполнение есть много времени, мы откладываем дело. Но под конец срока судорожно его исполняем. В результате эффективность падает, а результат не всегда отвечает ожидаемому.

С – срочные. Такие дела не особо важные. То есть, их исполнение не приведет к цели, но не выполнить их в этот момент нельзя. Например, просмотр утренней почты.

D – не важные и не срочные дела. Именно они мешают продуктивно работать и выполнять серьезные поручения. Обычно сюда относятся отдых и развлечения. Но они тоже бывают важными, если вы не спите три ночи подряд, делая проект.

3.
Теперь поставьте эти значения возле каждого дела и сразу вырисуется план вашего дня или целой недели.

Попробуйте использовать такую таблицу хотя бы раз – и вы поймете, что такой способ распределения приоритетов самый простой и эффективный. Но нужно обратить внимание на некоторые моменты, о которых мы поговорим ниже.

Чтобы правильно расставить приоритеты, следуйте простым правилам:

• Нужно научиться отличать важные и срочные задачи. Важное – это то, что приведет вас к определенной цели. Например, разработка качественного проекта и его презентация. Срочное не несет особой пользы, но не может быть невыполненным.
• Срочное и важное стоит не только различать, но еще и уметь чередовать. Ведь если выполнять все срочные дела, может не хватить времени на важные.
• В начале дня стоит начинать с группы «А». Даже если эти дела не очень интересные, нужно делать именно их.
• Группа «В» тоже требует внимания. Поскольку в нее входят долгосрочные цели (проекты, спорт, изучение языка), им нужно уделять немного времени, но каждый день. Тогда выработается привычка заниматься ими, а в итоге будет высокий результат.

Важным моментом в реализации серьезных планов является моральный настрой. Если нет желания и настроения, то и делать ничего не хочется. В таком случае есть единственное желание бросить все и вернуться к делам категории «D».

Но не стоит поддаваться соблазну! Попробуйте настроиться на работу, чтобы она стала эффективнее. Методы как это сделать описаны в статье

Заключение

Нужно помнить, что все дела в один день не переделать. И важно не переусердствовать, ведь отдых все-таки никто не отменял. Научитесь объединять приятное с полезным. Придумайте себе систему поощрений – и работать станет куда приятнее.

Удачи в новых начинаниях и достижении целей! Подписывайтесь на блог, чтобы быть в курсе новых фишек и проверенных временем советов по самодисциплине, мотивации и развитии личности.

До новых встреч на блоге!

Почему так сложно делать выбор между приоритетными и второстепенными задачами? Исследования невролога Антонио Дамасио показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями. Потому неудивительно, что беспокойство и депрессия часто характеризуются как состояния загнанности в тупик и неспособности принимать решения. Использование простых инструментов наподобие матрицы Эйзенхауэра помогает не просто разобраться в делах, но и снизить эмоциональную нагрузку. Со временем, усвоив принципы этой концепции, можно научиться легко и быстро определять разницу между важным, срочным, второстепенным и бесполезным.

Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Дуайт Д. Эйзенхауэр известен, прежде всего, как 34-й президент США (с 1953 по 1961 годы). До того, как стать президентом, он был генералом и командовал союзными войсками во время Второй мировой войны. В 1950 году Эйзенхауэр стал первым верховным главнокомандующим объединенными вооруженными силами НАТО в Европе.

Специфическая профессиональная деятельность постоянно вынуждала Эйзенхауэра принимать жесткие решения и ежедневно фокусироваться на различных задачах. Чтобы оптимизировать процесс, он создал свой метод, который стал широко известен как матрицаЭйзенхауэра. Сегодня ею могут пользоваться не только генералы, но и обычные люди вплоть до домохозяек — онпомогает расставлять приоритеты в текущих задачах и наводить порядок в делах.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Этот инструмент подходит тем, кто готов и способен оценивать важность своих задач и четко их классифицировать. Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы:

1. срочные и важные;
2. важные, но не срочные;
3. срочные, но не важные;
4. не срочные и не важные.

Конечная цель метода Эйзенхауэра — помочь отфильтровать второстепенные дела от важных решений и сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Если представить матрицу Эйзенхауэра в виде картинки, то она будет выглядеть так:

Значение квадрантов в матрице

Задачи распределяются по конкретным квадрантам, которые в свою очередь определяют, когда и как долго вы можете выполнять задачу.

• Квадрант I — «Сделайте это немедленно» (срочные и важные)

Сюда попадают приоритетные задачи, требующие немедленного внимания. Они имеют жесткие сроки и должны выполняться прежде всего остального и лично.

• Квадрант II — «Решите, когда вы это сделаете» (важные, но не срочные)

Этот квадрант — стратегическая часть матрицы, идеально подходящая для долгосрочного развития. Элементы, которые он включает, важны, но не требуют немедленного вмешательства. При этом задачи имеют определенный дедлайн и тоже выполняются лично.

• Квадрант III — «Делегируйте кому-нибудь» (срочные, но не важные)

В этот квадрант попадают телефонные звонки, электронные письма и планирование встреч и мероприятий. Эти типы задач обычно не требуют личного внимания, потому что не подразумевают измеримый результат. Квадрант III помогает минимизировать то, что отвлекает от важной работы. Благодаря делегированию вы можете сосредоточить внимание на более серьезных вещах.

• Квадрант IV — «Сделайте это позже» (не важные, не срочные)

Действия, попадающие в квадрант IV, — это сопутствующие дела, которые не приносят никакой ценности. Проще говоря, это то, что всегда можно отложить, не боясь каких-либо последствий. Эти дела отнимают время и мешают выполнять более важные задачи, которые вы вносите в первые два квадранта.

Выбор цвета для матрицы

Назначьте каждому из квадрантов матрицы цвет и свяжите его с уровнем приоритета.

Например:

Красный = срочно.

Желтый = важно, но не очень срочно.

Зеленый = срочно, но не важно.

Серый = не срочно, не важно.

В процессе использования матрицы для профессиональных целей вы увидите, что большинство задач попадают в квадранты I и III. Самый значимый результат приносят действия из квадранта II, потому что это бизнес-цели, которые влияют на долгосрочный успех бизнеса, при этом они редко классифицируются как срочные.

Сложнее всего понять то, что отвлекает вас от запланированного курса. Но если вы справитесь с этой фундаментальной проблемой управления временем, ав избавитесь от мыслей о зря потерянных часах. Задайте себе два вопроса, чтобы определиться с долгосрочными стратегиями в принятии решений:

• Когда вы будете заниматься важными, но не срочными задачами?
• Когда вы сможете потратить время на решение важных задач, прежде чем они внезапно станут срочными?

Стоит помнить о том, что иногда задачи из одного квадранта неожиданно попадают в другой. Если возникнет чрезвычайная ситуация, ваши приоритеты изменятся. Например, вы владеете небольшим бизнесом, звонит недовольный клиент и просит связать его с менеджером из-за задержки с доставкой. Эта проблема сразу же станет выше других элементов в матрице.

Распределение задач по квадрантам имеет некоторые особенности, и их нужно учитывать:

1. Списки дел облегчают жизнь. Убедитесь в том, что при распределении задач вы задаете правильные вопросы, которые помогают определить, что нужно выполнить в первую очередь. Ключевой признак — приоритет.
2. В каждый квадрант можно добавлять много действий и задач, однако лучше, чтобы максимальное количество не превышало более восьми элементов. Иначе вы будете отдаляться от главной цели — завершения задачи.
3. Создавайте отдельные матрицы для профессиональной и личной жизни.
4. Только вы можете определить уровень приоритета элементов в своем списке. Каждое утро начинайте со списка дел из матрицы, и уже к концу недели вы увидите результат.

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Чтобы упростить процесс распределения задач, используйте шаблон, разработанный сервисом Evernote:

Матрицу Эйзенхауэра можно перевести в программу для управления проектами Trello. Составьте список дел для каждой из четырех досок (= квадрант) и сделайте отдельную доску «Входящие», куда будут поступать все задачи до распределения по квадрантам. Это позволит вам визуально оценивать свою нагрузку.

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент, помогающий избежать состояния аналитического паралича, которое возникает каждый раз, когда вы даже не знаете, с чего начать.

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.

Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования
   
   Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности
   
   Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата:
   сектор А
   
   
   Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
   сектор В
   
   
   Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
   сектор С
   
   
   Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
   сектор D
   
   
   Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте .
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
   Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ
!

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица — это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

1. Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
2. В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
3. Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
4. В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу — это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени»
— так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Школа Юрия Окунева

Приветствую всех читателей и подписчиков! С вами Юрий Окунев.

Вы задумывались над тем, насколько грамотно планируете и расходуете время? Знакомо ли чувство, что вы тратите дни, недели, а то и месяцы зря?

Если да, то матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов — это обязательная для вас тема к изучению. Без нее вы так и будете распыляться на всякие мелочи, забывая про действительно важные дела.

Если же вы пока не сталкивались с проблемой тайм-менеджмента, то матрица вам все равно необходима, ведь она поможет стать еще успешнее.

Матрица была разработана 34-м президентом США, Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром.

Поскольку пост главы государства предполагал неимоверное количество ежедневных задач, политик решил создать универсальную схему, которая бы помогала ему классифицировать и сортировать их.

Суть метода заключается в анализе текущих дел, задач и определении, какие из них являются наиболее значимыми и срочными. Проблематика заключается в том, что мы далеко не всегда можем верно определить, что для нашей жизни, бизнеса является действительно важным. Только научившись высокоэффективному планированию, мы встанем на путь успеха, самореализации и гармонии.

Оси и квадранты

Матрица образована двумя осями. Вертикальная означает важность, а горизонтальная — срочность задачи. В итоге, выделяется четыре квадранта.

• Верхний правый. Дела срочные и важные.
  

Задачи сюда попадают в том случае, если произошло что-то непредвиденное, и приходится разбираться с внезапно возникшими делами. Либо по причине неграмотного тайм-менеджмента, когда нерешенные вовремя задачи переходят из статуса «важно, но не срочно», в статус «дальше тянуть уже нельзя». Исключение составляют вопросы здоровья и безопасности, которые всегда должны быть приоритетными.

Ключевой принцип матрицы заключается в том, что необходимо сделать все возможное, чтобы в данном квадранте вообще не было никаких записей. Это будет свидетельствовать о том, что все или практически все находится у вас под контролем. Только в этом случае можно говорить о выдающихся деловых качествах, умении грамотно распределять время и расставлять приоритеты.

• Верхний левый. Дела не очень срочные, но важные.
  

Это основной сектор. В нем должны находиться самые значимые для вас и/или вашей компании вопросы. Делая акцент на данном квадранте, вы будете уверенно двигаться к мечте, жить насыщенной событиями и свершениями жизнью.

Затягивая с решением вопросов верхнего левого квадранта, вы вскоре заметите, что список задач из него плавно переползает в предыдущий верхний левый сектор. То есть начинается аврал. Чтобы этого не случалось, нужно уметь делегировать решение вопросов другим людям!

Сюда включать значимые повседневные задачи, которые помогут избежать проблем в будущем. Например, это маркетинговое планирование, ребрендинг, кадровые и финансовые вопросы, а также спорт и забота о здоровье, помощь близким, установка сигнализации в квартире, страхование имущества и пр.

• Нижний правый. Дела срочные, но не слишком важные.

В него попадают вопросы, отвлекающие нас своей срочностью от значительно более важных занятий. Например, необходимость помочь родственнику посадить картошку, просьба друга забрать его из аэропорта, ремонт бытовой техники, День рождения далеко не самого близкого и преданного товарища и т.д.

Распыляясь на все это, вы начинаете меньше внимания и времени уделять вопросам из предыдущих квадрантов. В итоге, страдают ваши интересы, потребности и стремления. Более того, высока вероятность того, что вы начнете переставлять дела из этого сектора в сектор «срочно и важно». Вот почему необходимо со всей скрупулезностью подходить к расстановке приоритетов.

• Нижний правый. Дела несрочные и неважные.

В повседневной жизни любого человека таких дел очень много. Словно болото, они засасывают вас целиком и полностью.

К данной категории можно отнести различные бытовые дела, приятные для души занятия, мелкие организационные вопросы, которыми без ущерба для себя/компании можно заняться тогда, когда вы действительно свободны. Звонок приятелю, переписка в соцсетях, поиск туров для следующего отпуска, походы в салон красоты, замена пары картинок на сайте — на все это вы тратите свое внимание, силы, время и т.д.

Все задачи, попавшие в этот квадрант должны выполняться только после того, как будут решены вопросы из всех других секторов.

Примечательно, что матрица активно использовалась и известным американским специалистом по высокоэффективному планированию, Стивеном Кови. Взяв за основу схему экс-президента, он дополнил ее собственными размышлениями, пояснениями и советами. В частности, первый сектор он назвал кризисным, второй — квадратом качества, третий — преддверием кризиса, а четвертый — деградацией.

С одной стороны матрица приоритетов предельно логична, понятна и проста. Но стоит приступить к классификации задач, как сразу же возникнут проблемы. Как понять, что просто важно, а что критически значимо? Что нужно сделать прямо сейчас, а что подождет? Поможет в этом следующая методика.

«Декартовы координаты»

Она называется так потому, что в ее основе лежит все так же система пересекающихся осей, которую в свое время создал известный математик Рене Декарт. Матрица Эйзенхауэра и картезианские квадраты имеют одинаковый внешний вид, однако содержание отличается. За каждым квадрантом закреплен вопрос.

• Верхний левый сектор. Что я выиграю, если я это не сделаю?
• Верхний правый сектор. Что я выиграю, если сделаю это?
• Нижний левый сектор. Что я потеряю, если не сделаю это?
• Нижний правый сектор. Что я потеряю, если сделаю это?

Как использовать матрицу Эйзенхауэра

Думаю, нет необходимости обсуждать необходимость использования методы для расставления приоритетов между деловыми и бытовыми задачами. «А может ли она пригодиться еще где-нибудь?» — спросите вы. Отвечаю — да, она будет полезна везде, где нужно что-то упорядочить. К примеру:

Найти врача для брата — срочно и важно. Помириться с супругом — не срочно, но важно. Купить подарок на именины троюродной тете — срочно, но не важно. Отправить подруге в соцсети ссылку на веселое видео — совершенно не срочно и неважно.

• Уборка в шкафах, кладовых дома.

В первом квадранте могут быть вещи, которые очень вам нужны и могут понадобиться буквально завтра. Во втором — те, которые очень нужны, но не прямо сейчас. В третьем — те, которые понадобятся в ближайшее время, но потом их можно будет убрать подальше. В четвертом — то, что можно отложить до следующего сезона/отдать нуждающимся людям.

• Забота о здоровье.

Вы хотите побороть зловредную хроническую болячку, восстановиться после операции? Или, быть может, требуется просто улучшить общее самочувствие и привести в порядок тело? Для этого нужно уделить внимание большому количеству вещей — питанию, тренировкам, отдыху, профилактическим и лекарственным средствам, физиотерапии и пр. Причем, далеко не все методики можно и нужно сочетать.

Распределите задачи по квадрантам, чтобы составить грамотную стратегию оздоровления и наметить точный план действий.

**
Как и всегда, желаю вам успехов в борьбе за цели и счастливую успешную жизнь. Еще больше интересной и на 300% полезной информации вы найдете в моем . Вас ждут уникальные авторские разработки, глубинная теоретическая информация и большое количество практических (!) отработок.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .

На этом все. До новых публикаций. Оформляйте подписку на новости, чтобы не упустить ничего важного. С уважением, ваш Юрий Окунев.

Матрица Эйзенхауэра — инструмент личной эффективности

Каждый современный человек стремится быть успешным. Именно по этой причине столь популярен тайм-менеджмент. Это методика, обучающая эффективному планированию. Сегодня ее используют не только политики и бизнесмены, но и простые домохозяйки. Но не стоит считать тайм-менеджмент изобретением последнего десятилетия. Еще полвека назад многие занятые люди задумывались о повышении собственной производительности. Яркий тому пример – названная в честь своего создателя матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов ее использовал тридцать четвертый президент США, Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Д. Эйзенхауэр – гений эффективности

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр занимал пост президента США с 1953 по 1961 год. Этот выдающийся человек известен и благодаря своей военной карьере. Эйзенхауэр принимал участие в Первой и Второй мировых войнах, получил звание генерала армии. Известен 34-й президент США и как один из основателей НАТО. Современники отмечали, что Дуайт был разносторонне развитым человеком с живым умом, отличался дисциплинированностью и организованностью. Своим потомкам выдающийся деятель оставил такое эффективное средство планирования, как матрица Эйзенхауэра. Как инструмент расстановки приоритетов и организации собственной деятельности использовать ее может каждый.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Общее описание матрицы Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр придумал очень простую и при этом невероятно удобную систему планирования. Для удобства и наглядности свою матрицу он изобразил в виде квадрата. Все запланированные дела Эйзенхауэр предлагает делить на четыре категории. В первую стоит определить все самое важное, требующее немедленного решения. Во вторую – дела и обязанности, которые важны, но могут подождать. Третья категория – все срочное, но не важное. В последнюю группу записываются неважные и несрочные планы. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов идеально подходит для кратковременного планирования. С его помощью можно планировать дела на 1-2 дня. Как же построить собственную матрицу Эйзенхауэра? Вам понадобится только лист бумаги и ручка. Нарисуйте квадрат и разделите его на четыре равные части. Теперь поговорим о том, какие дела куда необходимо записать.

Что собой представляет матрица Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь отдельным людям различать то, что важно и не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре поля, или квадранта, помеченных таким образом:

1. Срочно / важно,
2. Не срочно / важно
3. Срочно / не важно
4. Не срочно / не важно

Метод Эйзенхауэра позволяет четко структурировать мужчине свою жизнь и добиться своих целей в любом деле и аспекте жизни
Ниже подробно расскажем о каждом квадрате и объясним, в каком из них следует проводить большую часть времени.

Первый квадрат: самые важные и срочные дела

В первом сегменте квадрата матрицы Эйзенхауэра следует записать самые важные дела, сделать которые необходимо безотлагательно. При правильном и постоянном использовании данной системы планирования этот список всегда должен быть пустым. Суть матрицы сводится к тому, чтобы успевать делать важные дела в положенные сроки и не допускать авралов. Разумеется, если вы только начинаете использовать данную систему планирования, 1-2 позиции в данной категории могут быть.
Какие же важные задачи могут быть достойны размещения в блоке «Что сделать необходимо безотлагательно»? Студент в данной категории может разместить сдачу экзамена, руководитель компании – встречу с партнерами по бизнесу, домохозяйка – вызов аварийной службы при проблемах с водопроводом. График оценки приоритетности дел должен охватывать все сферы вашей жизни. Семейные планы и дела, посещение врачей и стилистов, походы по магазинам – все это следует вписывать в матрицу Эйзенхауэра. К примеру, если у вас сильно заболел зуб, визит к дантисту может быть внесен в первый квадрат дневного плана (как важное дело, которое нельзя отложить).

Матрица приоритетов Эйзенхауэра в онлайн-органайзере. Или что для Вас важно или срочно…

У вас накопилась целая гора дел и вы устали ее бесконечно разгребать?

У вас непрерывно появляются новые задачи и вы не знаете, в каком порядке их лучше выполнять?

Вы не знаете точно, какие дела нужно сделать в кратчайшие сроки, а что можно отложить в «долгий ящик»?

Вам сложно определять приоритет дел, чтобы эффективнее достигать поставленных целей?

Чтобы решить подобные проблемы, разработано множество методов организации и приоритизации дел. Все они отличаются сложностью, точностью и наглядностью. Для более удобного их использования разработано множество разных инструментов: специальные ежедневники, компьютерные программы, онлайн-органайзеры, мобильные приложения и т.п.

Одним из самых популярных методов является матрица Эйзенхауэра или матрица приоритетов. Его разработал президент США Дуайт Эйзенхауэр для организации своих дел и их более эффективного выполнения, когда его начали мучать проблемы, описанные в начале статьи.

Для применения этого метода нужно каждое дело оценить по двум критериям: является ли оно важным или нет и срочным или нет. Для визуализации используется прямоугольная таблица (матрица) с 4-мя клетками:

‎

Важно-Срочно: это самые важные дела, которые нужно выполнить в ближайшее время. Кто-то таким делам, так сказать, рад, они мобилизуют человека и он выполняет их быстрее. А для кого-то даже небольшое количество таких дел может создавать эмоциональную напряженность, стресс. Тогда человек может впадать в ступор, паниковать и откладывает такие дела, хотя осознает, что их нужно сделать как можно быстрее. Но из-за спешки в их реализации, качество результатов может оказаться ниже, чем ожидалось. Поэтому лучше стремиться к тому, чтобы эта область была пустой. Такие дела могут появляться из-за ошибочного планирования, неверного определения требуемых ресурсов для их выполнения, недостатка опыта, неадекватной оценки, форс-мажоров, лени и т.п. При появлении таких дел нужно сразу проанализировать их, определить причины, по которым важное дело стало срочным, устранить их и быстро реализовать такие дела.

Не важно-Срочно: это дела, которые по каким-то причинам стали срочными, но их выполнение не особо влияет на достижение целей. Обычно в этой области находятся «чужие» дела, которые обязаны выполнять, а не которые хочется. Такие дела лучше делегировать или отказаться от них, конечно если это не приведет к негативным последствиям (штрафам, наказаниям и т.п.). Большое количество дел в этой области может говорить о том, что человек сильно зависит от кого-то, кто ставит перед ним задачи и использует его в качестве ресурса. Это означает, что человек не может полноценно заниматься своими делами, а значит, не приближается к личным целям. В этом случае нужно стать свободнее, определить, кто навязывает цели, избавиться от отношений с ним или сделать их взаимовыгодными. Поэтому эту область также лучше делать пустой.

Важно-Не срочно: это самые важные дела, которые не имеют срока или он пока достаточно большой. Эти дела нужно выполнять сразу после того, как выполнены все срочные дела. Наличие большинства дел в этой области говорит об эффективном планировании, приоритизации и управлении своей жизнью. Такие дела выполняются равномерно, в комфортном режиме (но не медленном), а качество результатов обычно превосходит ожидания. Следовательно, эти дела лучше всего влияют на достижение целей, поэтому нужно стараться, чтобы большинство дел находилось именно в этой области.

Не важно-Не срочно: это самые бесполезные дела, которые не стоит выполнять или можно выполнять в свободное время, например, для отдыха, развлечений. Такие дела, как правило, появляются вследствие недостаточного планирования или некорректной постановки целей. Если нельзя от таких дел отказаться, то лучше заменить их аналогичными, но более важными делами, которые окажутся в области «Важно-Не срочно». Например, вместо дела «поиграть в игру» можно выполнить «потренировать какой-то навык» или «позаниматься спортом». Также старайтесь, чтобы эта область оставалась пустой.

Таким образом, согласно этому методу, самой полезной областью является «Важно-Не срочно». Поэтому нужно планировать дела так, чтобы большинство из них оказывались именно в этой области (но делать это нужно адекватно, а не так, что поместили сюда дело, а на самом деле его нужно было выполнить еще вчера). Тогда достижение целей будет наиболее успешным, эффективным и комфортным.

При определении порядка выполнения дел пользуйтесь следующим правилом: сначала выполняйте самые важные и срочные дела, затем – срочные неважные, затем важные несрочные. А несрочные неважные дела, возможно, и вовсе не стоит выполнять.

Чтобы метод был еще более точным, можно использовать не 4 области, а шкалы «Важность» и «Срочность» со значениями от 0 до 10. Тогда каждое дело нужно субъективно оценить: насколько оно важно по шкале от 0 до 10, и насколько срочным оно является также по шкале от 0 до 10. Затем дело располагается в клетке матрицы на пересечении поставленных значений. Аналогично изначальному варианту метода, наилучшей считается область важных и не срочных дел, т.е. с важностью 5-10 и срочностью 0-5.

Для удобного использования этого метода в онлайн-органайзере «Личные цели» создан специальный раздел — Важно-Срочно.

В нем автоматически располагаются дела на основе их параметров Срочность и Важность, которые задаются в панели деталей дела на вкладке Мотивация. Сервис поддерживает оба варианта метода: и в виде 4х областей (режим 2х2), и в виде 2х шкал (режим 10х10). Дела можно просматривать в соответствующих клетках, перемещать их в другие клетки для более точного планирования и принимать решения, в каком порядке их выполнять.

После распределения всех дел по такой матрице приоритетов, появится общая, наглядная картина, какие дела наиболее важные и срочные. На основе этой матрицы можно легко определить, какие дела самые приоритетные и их лучше реализовать в первую очередь.

В итоге, с помощью матрицы Эйзенхауэра и онлайн-органайзера вы навсегда избавитесь от «горы» дел, сможете быстро приоритизировать новые дела (помещать их в нужную область), будете легко определять порядок выполнения дел, что в целом поможет вам эффективнее и успешнее достигать любых поставленных целей.

Надеемся данный метод придется Вам по вкусу, поможет быстрее реализовать Ваши заветные мечты и сделать Вашу жизнь еще более счастливой.

ОРГАНИЗУЙТЕ СВОИ ДЕЛА ПРЯМО СЕЙЧАС…

Напишите своё мнение об этом внизу, оно очень важно для нас!

И расскажите о статье вашим друзьям. Возможно она будет им полезна.

С уважением, Команда проекта «Личное развитие и самореализация»

Руководитель: Сергей Марченко. Создатель «СиРиОС» и ManProgress.com, практический психолог, тренер по самореализации, лайф-коуч, консультант, системотехник

Второй квадрат: значимые задачи, не требующие моментального выполнения

Одна из наиболее значимых зон матрицы Эйзенхауэра – это ее второй квадрат, в который необходимо записать важные дела, не имеющие сжатых сроков. При эффективном использовании системы планирования здесь всегда должны быть какие-то задачи. Важно своевременно сверяться со своим личным планом в данной категории и следовать ему. Запишите в данный квадрат проекты, над которыми сейчас работаете. Сюда же можно внести запланированные звонки и встречи, написание дипломной работы. Во втором квадрате должны быть перечислены все задачи, выполнить которые необходимо по мере возможности. Система планирования предполагает, что именно дела из данной категории будут разбираться прежде всего. Только в этом случае удастся избежать форс-мажоров и авралов, и первый квадрат матрицы, соответственно, будет оставаться пустым.

Третий квадрат: срочные, но неважные дела

Третья зона матрицы Эйзенхауэра предназначена для записи дел, имеющих незначительный приоритет важности, но при этом требующих срочного решения. Это все то, что снижает вашу продуктивность и мешает выполнению основной работы. Сломался компьютер во время составления отчета? Данная задача должна быть вписана в третий квадрат, решить ее необходимо максимально быстро. Сюда же можно внести просмотр корреспонденции, выполнение ежедневной рутинной работы, не требующей принятия серьезных решений. Не забывайте о том, что матрица Эйзенхауэра — как инструмент расстановки приоритетов — должна помогать вам держать под контролем все ваши дела. Не упускайте мелочей, и вы добьетесь успеха.

Четвертый квадрат: дела несрочные и неважные

Последний, четвертый квадрат матрицы предназначен для записи задач и вариантов времяпрепровождения, являющихся неважными и несрочными. Сам Д. Эйзенхауэр называл данную категорию «списком пожирателей времени». В четвертый квадрат пишем все то, что не оказывает положительного влияния на основной вид деятельности, но при этом положительно сказывается на психоэмоциональном состоянии человека. Это личные разговоры по телефону, просмотр развлекательных передач, общение в социальных сетях.
Что сделать из четвертого квадрата можно без ущерба собственной продуктивности? Матрица Эйзенхауэра будет работать, если вы сможете сосредотачиваться и не делать перерывов во время выполнения какой-то определенной задачи. В «пожирателях времени» нет ничего плохого, если они помогают вам расслабиться и отдохнуть. К примеру, можно попробовать разделить свой рабочий день на блоки и чередовать активную деятельность с непродолжительными перерывами на отдых.

TIME — MANAGEMENT.BY

По мнению многих специалистов Матрица Эйзенхауэра является одним из лучших приемов расстановки приоритетов в задачах. Она точно показывает, над какими задачами стоит работать в первую очередь, а над какими во вторую.

Если вы много работаете, но плохо видите плоды своего труда, то эта статья точно для вас. Создателем «Матрицы Эйзенхауэра» является 34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он заметил, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными. На основе этого утверждения он придумал инструмент, который позволял ему правильно организовывать свое время.

Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра».

Согласно «Матрице Эйзенхауэра» наши задачи можно отнести к одной из 4-ех категорий:

• A – срочные и важные
• B – важные, но не срочные
• С- срочные, но не важные
• D – не срочные и не важные

A – срочные и важные

Если в доме начался пожар, то маловероятно, что вы будете думать о завершении уборки в шкафу, пока не потушите его.

Если в вашей жизни были ситуации, когда вы понимали, что их не решение в кратчайшие сроки приведет к катастрофе, то их можно отнести к этой категории.

Дедлайны на работе, подготовка экзаменов в последнюю ночь, сильная боль в зубах и поиск стоматолога – все это примеры срочных и важных задач.

Стоит сказать, что люди, самоорганизация которых высока, редко имеют задачи в этой категории.

Обычно, когда в нашей жизни появляется срочная и важная задача, то проблем с мотивацией для ее решения не возникает. Именно поэтому некоторые мазохисты любят, когда у них таких задач полно.

Если вы не хотите причислить себя к этой категории людей, то ваша задача, сделать так, чтобы срочные и важные задачи у вас встречались редко.

Это необходимо, чтобы найти время для решения следующей категории задач из Матрицы Эйзенхауэра.

B – важные, но не срочные

Знание иностранных языков многим поможет получить более высокооплачиваемую работу. Занятие спортом многие поможет сохранить здоровье. Все это понимают, но мало кто это делает.

К важным, но не срочным относятся дела, выполнение которых важно для нашего будущего, но сроки не горят.

Как показало одно исследование, проведенные в 60-е годы в США, люди которые имели хороший материальный достаток, в первую очередь обращали свое внимание и энергию на эту категорию.

Примеры важных, но не срочных дел из Матрицы Эйзенхауэра:

1) Пробежки по утрам

2) Курсы повышения квалификации

3) Закрытие долговременных проектов

Вам важно научиться находить в своем дне хотя бы пару часов для решения важных , но не срочных дел, чтобы в вашей жизни был прогресс.

В дни, когда у меня довольно плотный график, я обычно просыпаюсь пораньше и нахожу 2-3 часа для работы над такими проектами.

Некоторые руководители в начале рабочего дня, сами себе назначают совещание, чтобы их никто не беспокоил, выключают телефон, закрывают почту и работают над важными проектами. После 2-ух часов такой работы они отлично успевают закрыть все накопившееся за это время мелкие задачи.

С – не важные, но срочные

Завтра подорожает сахар на 1%. Не желая переплачивать деньги, я бегу в магазин и стою в получасовой очереди таких же, как и я, с пачкой сахара.

Что я выигрывают – 1%. Что теряю – полчаса-час времени. Оно того стоило?

К категории не важных, но срочных задач в Матрице Эйзенхаура относятся дела, которые требуют от нас срочного внимания, но пользы(большой) для нас не несут. Часто эти задачи сопровождаются большим количеством хаотических действий, что заставляет людей путать их с важными.

Чтобы отличить одни от вторых, нужно понять, какой результат мы получим. Если результат маленький – относим к категории НЕ важных, но срочных. Если результат большой – важные, но не срочные.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Завтра незначительно дорожает сахар, и вы едете в магазин за 1-ой пачкой.

2) Нужно отвезти деньги в банк в центре. Вы знаете, что завтра туда все равно поедете, но вместо того, чтобы подождать день, едите туда сегодня.

3) Решили пройти рабочий опрос, хотя есть другие более важные задачи.

D – не важные и не срочные

Когда последний раз вы заходили в соц. сети на работе и проводили там вместо 5 запланированных минут, гораздо больше времени?

Не важные и не срочные задачи – это пожиратели времени. Сил и времени тратиться много, а результатов обычно не получается.

Примеры не важных и не срочных дел:

1) Болтовня с коллегами

2) Просмотр телесериалов

3) Новости, контакт, твитер.

По отношению к этим задачам вы можете вести себя одним из следующих способов.

• Полностью отказаться от них. Как советуют многие специалисты.
• Прибегать к ним, только для отдыха или после завершения основных задач.

Описание Матрицы Эйзенхаэура вы получили. Теперь самое время взять несколько своих задач и расписать по этой технологии. Если вы этого не сделаете, то рискуете своими ресурсами. Подробнее про это можно прочитать в статье Как лучше всего изучать материалы сайта.

Успехов в применение.

С Уважением,

Олег Лялик

Оцените Ваш уровень тайм-менеджмента и получите рекомендации к действию.

Тест по тайм-менеджменту.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

Как быстро освоить навык эффективного планирования с матрицей Эйзенхауэра? Начните с составления дневного планинга. В своем ежедневнике нарисуйте квадрат матрицы, разделите его на 4 равные части и пронумеруйте их. Теперь остается только правильно определить приоритет собственных дел и задач. Именно для этого и придумана матрица Эйзенхауэра. Пример ее заполнения вы можете видеть в нашей статье. Если запланирован насыщенный день и дел очень много, можно для начала выписать их в черновике общим списком.
А как же ставить для себя долгосрочные цели? Матрица Эйзенхауэра придумана для кратковременного планирования. При работе с долгосрочными целями имеет смысл использовать отдельный список. Далее разбейте сложную задачу на несколько подпунктов, и некоторые из них внесите в дневной планинг.

Матрица Эйзенхауэра- инструмент личной эффективности

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру . А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия. Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта. Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”. Таким образом, получаем 4 сектора: сектор А — “срочно и важно” сектор В — “не срочно, но важно” сектор С — “срочно, но неважно” сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

Примеры:

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата: сектор А Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности. сектор В Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном. сектор С Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи. сектор D Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период. После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели принципам SMART. Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте список всех задач на текущий момент (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте объемные задачи на подзадачи.
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи. Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”. Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон. Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время! Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ!

Матрица Эйзенхауэра: важно-неважно, срочно-не срочно | магия стервы!

Гадали в детстве на ромашке? Когда надо отрывать поочередно лепестки и с замирающим сердцем ждать последнего: «любит-не любит»…

Наверно, да.

Но во взрослом возрасте мы гадаем иначе. Берем вместо ромашки огромный список дел и по нему начинаем выяснять: срочно-не срочно, важно-неважно, нужно или нет, делать или потом.

В итоге (чаще всего бывает именно так) мы делаем то, что проще и быстрее.

А потом выясняем, что основные дела так и не сделаны и уже превратились в огромного «слона». А сами мы стали этакими «белками в колесе».

Вот чтобы этого не происходило, нужно следовать одной простой схеме.

Имя ей – матрица Эйзенхауера.

Очень просто, но требует некоторого времени на начальном этапе.

Матрица Эйзенхауера – гадание по делам

Первое, что очень важно и нужно сделать – выгрузить все дела, скопившиеся за долгое время на бумагу.

Все!

Большие и мелкие, повседневные и будущие, срочные и «так себе». Это принесет еще и дополнительную пользу – точно знаю!

Потом чертим саму матрицу. В ней два столбца и две строки. Их подписываем – произвольно «срочно», «не срочно», «важно» «неважно». Получилась маленькая таблица.

Теперь все дела раскидываем по секторам. Так как у меня их много, то я оставляю список, но разбиваю его на группы. Всего их будет 4:

Срочно и важно

Важно и не срочно

Не срочно и неважно

Неважно и срочно

И теперь начинается самое интересное.

Цель любого человека, стремящегося к комфорту, счастью и успеху – дела важные и несрочные. Ведь чаще всего тут и здоровье, и развитие, и качественный отдых!

Но мы их обычно не делаем. В приоритете всегда срочность: важная, неважная – не суть.

Поэтому теперь нужно спланировать свою занятость таким образом, чтобы:

1. Неважные и срочные делались строго по плану или делегировались кому-то

2. Срочные и важные сделались и по возможности более не появлялись. Далее же планировать дела без цейтнотов и авралов.

3. Неважные и несрочные – или не делать совсем, или отдать на выполнении другому человеку.

В итоге должно освободиться время на важные и срочные дела, которые будут приносить радость, помогать движению к цели и просто наполнять жизнь смыслом и позитивом!

Приоритеты ~ Проза (Психология)

Мы знаем. что преобладающее, первенствующее значение чего-либо есть приоритет..
Приоритет (лат. prior — первый, старший) — понятие, показывающее важность, первенство. Например, приоритет действий определяет порядок их выполнения во времени (Виктипедия).
Приоритеты:
1. Реально нужные и важные
2. Вообще полезные
3. Просто хочется что-либо сделать дела или действия в первую очередь.
Реально нужные и важные приоритеты
В них есть те дела и действия, которые нам в ближайшее время будут нужны.
В идеале каждый из нас сам назначает и руководствуется приоритетами в делах и действиях для распределения процессорного времени.

Матрица Эйзенхауэра
Материал http://www.psychologos.ru/articles/view/matrica_eyzenhauera
Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно« по вертикали.
Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.
Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.
Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.
Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.
Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота). Ваш выбор?
Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха
Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Материал www.psychologos.ru/articles/view/zhiznennye_prioritety_dvoe_zn__ierarhiya_motivov
У человека ценностей много. Чтобы жить, он выстраивает их в определённом порядке, в определенной иерархии. Иерархия – это порядок, когда главное наверху, а менее важное располагаются под ним, занимают подчиненное положение.
Когда ценности выстроены – мы говорим, что человек созрел, понимает, чего хочет. Что он – цельная личность. Выстроить свои ценности в определенную и самому себе ясную иерархию — задача особая и не для всех простая.
При этом нормально, если в разные периоды жизни у человека порядок ценностей меняется. Часто это касается даже коротких отрезков времени.
Утром у многих основная ценность – это работа, на неё стремятся успеть. Вечером – наоборот, ценнее семья и дом, и важно успеть туда. До поступления в институт главной ценностью для студента является учёба, а после поступления учёба может уступить место чему-то другому. Это — нормально. У здоровой и сформировавшейся личности ценности упорядочены, человек знает, что на данном этапе жизни для него самое важное (самоценность), а что является ценностью второго уровня или ценностью служебной: средством достижения ценностей более высокого порядка.
При наличии личностного здоровья, готовности к развитию направленность личности определяется приоритетами между тремя главными направлениями развития, тремя основными кругами ценностей:
Личная жизнь и отношения,
Дело, бизнес, работа,
Собственное развитие
Направленность личности
Иерархия мотивов личности определяет самое главное в человеке, направленность его личности. Направленность личности — это то, что человеку действительно дорого, к чему он на самом деле стремится. Хотите понять в человеке главное — поймите, что движет этим человеком, каковы его настоящие стремления.

Новое прочтение эффективной техники планирования (метод Д. Эйзенхауэра)

Метод планирования Дэвида Эйзенхауэра и как его применять.

Автор методики – Дуайт Дэвид Эйзенхауэр генерал армии США. Именно ему принадлежит фраза: «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные». Фраза наилучшим образом описывает принцип, на котором основан метод.

В основе внимания 2 оси– «важность» и «срочность». Рассматривая любую задачу нам нужно ответить всего лишь на два вопроса:

1. «Это важно?» да/нет

2. «Это срочно?» да/нет

И в зависимости от ответов распределить задачу по секторам:

— важно срочно

— важно несрочно

— срочно неважно

— несрочно неважно

Становится сразу понятно что “срочно” всегда победит “важно” поэтому важно правильно планировать и обязательно обращать внимание на сектор “важно несрочно” – он является нашей зоной роста как профессионального так и личностного.

Буквально на днях я заново открыла для себя метод Д. Эйзенхауэра «Важно — Срочно», как инструмент планирования и средство повышения личной эффективности.

На одной из последних консультанций предложила клиенту клиенту данный инструмент планирования в новом прочтении. Мы присвоили каждой задаче маркер, их всего 4:

• дела личные (здоровье, спорт, отношения, друзья)
• дела домашние (уборка, покупка продуктов, оплата счетов, мелкий ремонт и так далее)
• дела семейные (поездка в гости к родителям, купить лекартсва дедушки, помочь сестре)
• дела рабочие ( все бизнес задачи)

Задача была такая: нарисовать на листе бумаги квадрат согласно техники. Отдельно выписать в столбик все дела на день. Далее присвоить каждому делу маркировку и только после уже разнести все задачи по квадрату. Причем первыми записываем дела личные, вторыми дела домашние, в третьем приоритете дела семейные и только потом дела рабочие.

В нашей работе важна именно такая последовательность, потому что у клиента запрос на восставновление баланса личного и рабочего времени.

Что еще важно знать о методе Д.Эзенхауэра?

Сектор в котором распределены дела важные и срочные – это сектор кризиса. Сектор, в котором планируем дела важные, но не срочные – это сектор благополучия. Чем больше этот сектор, тем больше спокойствия в жизни. Третий сектор составляет сектор иллюзий и включает дела, которые не несут в себе никакой эмоциональной поддержки, когда  живем жизнью других людей и делаем не важные для нас дела, но срочные для кого-то. Четвертый сектор – сектор разрушения, включает дела, которые не приносят никакой пользы, а иногда и наоборот.

При регулярном использовании этой техники Ваша жизнь будет наполняться порядком и спокойствием. И постепенно Вы сможете удерживать свое внимание и работать в секторе благополучия.

Ульяна Селиванова, HR бизнес партнер и тренер по карьере

«Не важно» или «неважно» как пишется, слитно или раздельно?

Слово «неваж­но» пишет­ся слит­но, если его мож­но заме­нить сино­ни­мом «без­раз­лич­но», «пло­хо» в пред­ло­же­нии с утвер­жде­ни­ем. «Не важ­но» пишет­ся раз­дель­но в пред­ло­же­нии с про­ти­во­по­став­ле­ни­ем и сло­ва­ми, уси­ли­ва­ю­щи­ми отрицание.

В рус­ской орфо­гра­фии суще­ству­ет как слит­ное, так и раз­дель­ное напи­са­ние сло­ва «неваж­но» и «не важ­но».  Выбор напи­са­ния зави­сит от кон­крет­ной рече­вой ситуации.

Слитное написание слова «неважно»

Чтобы понять, как пра­виль­но писать сло­во «неваж­но» или «не важ­но» (слит­но или раз­дель­но), сна­ча­ла опре­де­лим его при­над­леж­ность к части речи. В этом помо­жет сло­во­об­ра­зо­ва­тель­ная цепочка:

важ­ный → неваж­ный → неважно.

От при­ла­га­тель­но­го с при­став­кой не- обра­зо­ва­но  наре­чие с суф­фик­сом -о или сло­во кате­го­рии состо­я­ния, в мор­фем­ный состав кото­ро­го плав­но пере­шла эта приставка.

Нева́жно, что солн­це пря­чет­ся за облака.

Моя дочь нева́жно игра­ет на пианино.

Наречие с при­став­кой не- можем заме­нить сино­ни­мом без этой морфемы:

Безразлично, что солн­це пря­чет­ся за облака.

Моя дочь пло­хо игра­ет на пианино.

Слово «неваж­но» может быть в пред­ло­же­нии крат­кой фор­мой при­ла­га­тель­но­го сред­не­го рода, как, напри­мер, здесь:

Ваше реше­ние нева́жно в дан­ный момент.

Решение како­во? неваж­но, то есть безразлично.

И в этом слу­чае при­ла­га­тель­ное пишет­ся слит­но с при­став­кой не-, так как  в пред­ло­же­нии содер­жит­ся утвер­жде­ние. В нем нет про­ти­во­по­став­ле­ния и ряда дру­гих грам­ма­ти­че­ских усло­вий, о кото­рых речь пой­дет далее.

Отметим, что при­сут­ствие в пред­ло­же­нии наре­чий меры и сте­пе­ни  (весь­ма, крайне, очень, почти, совсем, слиш­ком, чуть и пр.) не вли­я­ет на слит­ное напи­са­ние сло­ва «неваж­но».

Совсем неваж­но, что мы  вче­ра не встре­ти­лись здесь.

Раздельное написание слова «не важно»

Как толь­ко в кон­тек­сте появит­ся одно из этих грам­ма­ти­че­ских условий:

• про­ти­во­по­став­ле­ние,
• сло­ва «отнюдь», «вовсе», «дале­ко»,
•  отри­ца­тель­ные место­име­ния (никто, ничто, ника­кой, ничей, нисколь­ко, неко­го, нече­го) или наре­чия (нигде, нику­да, нико­гда, негде, неку­да, неко­гда, ниот­ку­да, никак, неза­чем и пр.) —

рас­смат­ри­ва­е­мое сло­во, неза­ви­си­мо от его при­над­леж­но­сти к части речи, пишет­ся раз­дель­но с отри­ца­тель­ной части­цей «не».

Примеры

По дан­ной про­бле­ме мне ваше мне­ние не важ­но, а безразлично.

Отнюдь не важ­но для меня, что он рас­ска­жет об этом случае.

Вовсе не важ­но, куда нас заве­дет эта тропинка.

Далеко не важ­но, кто при­дет пер­вым на встречу.

Никому не важ­но уже, как она посту­пит в дан­ной ситуации.

Ничуть не важ­но, что мама при­го­то­вит из собран­ных грибов.

Во всех при­ве­ден­ных при­ме­рах при­сут­ству­ет отри­ца­ние, кото­рое выра­жа­ет­ся части­цей не. И тогда ука­зан­ная части­ца пишет­ся, как видим, раз­дель­но с ана­ли­зи­ру­е­мой лек­се­мой. Справедливости ради заме­тим, что чаще встре­ча­ют­ся рече­вые ситу­а­ции со слит­ным напи­са­ни­ем сло­ва «неваж­но».

Аналогично раз­ли­ча­ем слит­ное и раз­дель­ное напи­са­ние слов:

Скачать ста­тью: PDF

О приоритетах с точки зрения важности и срочности

Да, такой выбор тоже есть. Всегда. Осознанно или неосознанно, но мы выбираем дела и по этим признакам. Лучше всего нам поможет с этим разобраться так называемая матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр был заместителем начальника отдела стратегического планирования (!) министерства обороны США, командовал высадкой союзников в Нормандии, затем был командующим вооруженными силами НАТО и впоследствии стал 34-м президентом США. По отзывам современников, он отличался высочайшей организованностью и работоспособностью и был не только успешным полководцем, но и очень эффективным руководителем.

С матрицей Эйзенхауэра в процессе развития технологий самоорганизации и планирования произошла примерно такая же история, как и с технологией SMART: почти все про нее слышали, многие про нее читали, но лишь очень немногие используют этот инструмент в своей повседневной практике. Эта матрица в разных видах, со ссылкой на автора или без нее описана во множестве источников – что увеличивает ее известность, но не частоту использования. На корпоративных семинарах я часто вижу, что упоминание этой матрицы вызывает на лице собеседников «гримасу узнавания», иногда сопровождающуюся такой примерно фразой: «Ну, это ведь очень известная вещь, а у нас работают опытные руководители… В общем, нам бы что-нибудь новенькое и что-нибудь более сложное…»

Но мы с вами понимаем, что «слышать об инструменте» и «уметь применить инструмент по назначению с результатом» – две большие разницы, как говорят в Одессе. И что толку учить «новенькое», если не знаешь основ? Я надеюсь, что смогу, объясняя принципы использования матрицы в благородном деле расстановки приоритетов, рассказать «что-нибудь новенькое» и весьма полезное – то, что позволит вам по-настоящему эффективно использовать этот отличный инструмент на практике.

Идея матрицы заключается в том, что все дела – проекты, задачи, мероприятия и даже просто идеи – мы должны разделить на 4 категории:

Квадрант А: Важно и срочно.

Квадрант В: Важно и не срочно.

Квадрант С: Не важно и срочно.

Квадрант D: Не важно и не срочно.

Обычно матрицу Эйзенхауэра принято изображать так:

Прежде чем решить, что делать с каждой из категорий, давайте попробуем отработать саму технологию выбора. Как обычно, вся сложность в ответе на вопрос «как». Как сортировать дела? По каким признакам относить объекты приоритизации к той или иной категории из четырех предложенных?

Базовая рекомендация (не только для изучения методов расстановки приоритетов по матрице Эйзенхауэра): постепенно приучите себя к пониманию того, что «важно» и «срочно» – не синонимы. Наш мозг имеет одну особенность: все важное не обязательно воспринимается нами как срочное, но все срочное мы автоматически считаем важным. Почему так? Возможно, этот принцип на уровне инстинкта сформировался у человека в те суровые времена, когда скорость являлась ключевым условием выживания – именно скорость, скорость реакции на событие. Не так важно, какая именно реакция была нужна для выживания, но она должна была запускаться мгновенно. Кто не успел, тот не дожил. Скорость была необходимым условием выживания, либо сама по себе, либо вместе с другой реакцией. Например, сила не всегда была важнейшим качеством: иногда выигрывает более слабый, но успевший нанести удар первым. Или тот, кто быстро сообразил, что пора бежать – сообразил до того, как сильный мог бы лишить его этой возможности. Пример, конечно, упрощенный, но мне кажется, что дело именно в этом. Поэтому давайте учиться разделять эти признаки. Срочное может быть и важным, но это не аксиома. Лучше оценить это с помощью логики, так как инстинкт обязательно соединит эти признаки и заставит нас гоняться за фантомами и в первую очередь выполнять дела, которые либо совершенно не обязательно делать вообще, либо уж точно не следует делать в первую очередь.

Мне в свое время удалось сломать этот шаблон за две недели, моим ученикам обычно требуется от 3 до 20 дней. В общем, для отработки и закрепления навыка понадобятся небольшие усилия и немного времени, но он станет очень хорошей профилактикой от бесполезной суеты.

Теперь вернемся к матрице. Я предлагаю вначале научиться отличать важное от не важного, а уже потом – срочное от не срочного. Как отличить важное от не важного? Именно в этом зачастую и состоит трудность использования матрицы Эйзенхауэра. В большинство источников вы найдете примерно такую рекомендацию: «Выберите самые важные и срочные дела…» Выберите… А как? Ведь у нас в генеральной карте целый ряд проектов, много разрозненных отдельных дел, идей и замыслов, да еще каждый день возникает множество дополнительных вводных. Все эти разнообразные формы мы в дальнейшем будем называть просто делами, это позволит не тащить в текст весь «хвост» возможных слов и названий – ведь приоритеты мы расставляем постоянно.

Я предлагаю вам базовые признаки важных дел, помогающие мне отличать важное от не важного, которые были отработаны мной за 22 года личного использования и 12 лет внедрения технологии управленческого планирования.

Признак важности № 1: Большой выигрыш. Дело считается важным, если его выполнение приносит крупный выигрыш. В чем? В единицах измерения тех или иных проектов. Метафорическим образом, помогающим мне правильно воспринимать этот признак, служит выброс «шестерки» в детских настольных играх. Помните? Игроки по очереди бросают кубик и продвигают фишку своего цвета на несколько ходов по числу дырочек на грани кубика, которая оказалась сверху. Выигрыш может быть материализован не обязательно в конечных результатах, но и просто в существенном продвижении к тем или иным целям, когда ваш ход определяет результат игры или ее части.

Признак важности № 2: Большой проигрыш. Дело считается важным, если его выполнение устраняет крупную неприятность (именно крупную) или минимизирует вероятность ее возникновения. Не все дела с приоритетом «важно» ведут к выигрышу. Например, нас требует «на разбор» недовольный клиент, оборот с которым составляет значимую для компании величину. Не факт, что разговор даст нам какой-то прямой выигрыш, но попытка уклониться от разговора может обойтись дорого. Кстати, не стоит стремиться перекинуть эту «радость» на подчиненных – как по причине того, что клиент может быть обижен «понижением уровня» представителя компании, контактирующего с ним, так и потому, что вы можете не узнать о весьма важных фактах, связанных с тем, как реально работает ваша структура. Но часто бывает так, что руководитель подсознательно стремится уйти от дела: просит не соединять его с клиентом, оттягивает ответный звонок, о котором ему прилежно доложили, или разносит подчиненных за то, что ему нужно «все за них делать», после чего приказывает «разобраться с проблемой». С психологической точки зрения вполне можно понять стремление такого руководителя избежать эмоционально неприятного разговора, но с точки зрения профессиональной подобное поведение неприемлемо.

Признак важности № 3: «Вентиль». Дело считается важным, если его выполнение синхронизирует работу подрядчиков (коллег, подчиненных или внешних партнеров) так, чтобы все нужные результаты появились в нужное время в нужном месте. Этот признак чуточку сложнее, чем первые два; я поясню его суть на примере ситуации, в которой, рискну предположить, побывал каждый. Итак, мы запланировали собрать и запустить двигатель, но не можем это сделать, потому что не хватает двух гаек. Не хватает потому, что на складе их не оказалось. Правда, есть много других гаек, но они к двигателю не подходят. Поставку нужных гаек нужно ждать две недели. Почему возникла такая ситуация? В перечне действий, полученных в результате декомпозиции, не было мероприятия «Уточнить наличие комплектующих на складе и сроки их поставки», или оно было, но его не сочли приоритетным.

Или, допустим, перед руководителем стоит задача, состоящая из 5 мероприятий. Руководитель тут же кидается выполнять два из них и, завершив свою работу, обнаруживает, что три оставшихся мероприятия никто не сделал или выполняет не в должном приоритете. Почему? Руководитель увлекся производством результата и пренебрег управлением, поэтому не запланировал мероприятия «Подготовка к делегированию» и «Делегирование», понадеявшись на «коллективный разум» и ограничившись некоей общей командой «это нужно сделать». «Вентиль» не был открыт, и теперь дела будут выполняться последовательно, хотя могли бы идти параллельно. Дополнительное отягощение: возможно, что теперь руководитель уже будет все делать сам, так как либо разочаруется в «несообразительных» сотрудниках, либо сочтет, что уже «нет времени» объяснять. Правильная расстановка приоритетов выглядит так: вначале озадачь подчиненных, правильно используя компетенции и не пытаясь сэкономить на управлении (открой «вентиль»), потом трудись сам.

Еще одно наблюдение: многие неприятности подчиненные пытаются представить как результат стечения обстоятельств. «На складе не оказалось…» – это случайность или закономерность? Если бы «вентиль» был открыт, мы должны были бы вовремя узнать об этом и вовремя решить эту проблему.

Для себя я этот признак важности называю «триггером», но, в отличие от «вентиля», не у всех это слово вызывает правильные ассоциации. Пока вы не открыли вентиль, работа подрядчиков либо не будет выполняться вообще, либо будет, но не с нужным для успеха дела приоритетом. «Вентилем—триггером» может быть вовремя сделанный запрос, после которого кто-то будет искать информацию, без которой вам не обойтись к определенной дате. В общем, эта категория дел влияет на результаты не так прямо, как дела, отнесенные к важным по признакам № 1 и № 2, а опосредовано, но все же влияет, и существенно. Думаю, что ситуации, в которых были пропущены дела этой категории, вы хорошо помните – они очень похожи на историю из английского стихотворения «Гвоздь и подкова», которое в переводе Маршака звучит так:

Не было гвоздя – подкова пропала,

Не было подковы – лошадь захромала,

Лошадь захромала – командир убит,

Конница разбита, армия бежит.

Враг вступает в город, пленных не щадя,

Потому что в кузнице не было гвоздя.

Большая пакость вызвана маленькой, казалось бы, недоработкой, и, как пишет уже Михаил Михайлович Жванецкий, «хочется крыть, а нечем…» Я, кстати, обычно стараюсь первым делом выявить именно «вентили—триггеры», чтобы оказать влияние на работу разнообразных подрядчиков, иначе они не то чтобы ничего не будут делать, а, скорее всего, будут делать не то, что в данный момент нужно. А уж потом можно спокойно заняться теми делами, которые никого и ничего не тормозят.

Признак важности № 4: Уникальный ресурс. Дело считается важным, если для его выполнения необходим ресурс, который невозможно исключить или заменить. Он – единственный. Таким ресурсом может быть квалификация, полномочия, оборудование, готовность к сотрудничеству, – в общем, то, без чего в проекте не обойтись никак. В рамках своих консалтинговых контрактов я много раз сталкивался с ситуациями, в которых крупные проекты или были завалены, или спасены буквально чудом и ценой совершенно невероятных издержек только лишь потому, что в процессе планирования контроль над каким-то уникальным ресурсом не был отмечен как приоритетный к решению вопрос. В связи с чем он или вообще не решался, или решался недопустимо медленно, а иногда и человеком, не обладавшим должными полномочиями и квалификацией. В чем проблема? Те, кто не любит в рабочее время развлекать себя и окружающих игрой в рулетку, понимают: именно там, где проблема наиболее нежелательна, она непременно и возникнет – при отсутствии должного приоритета и вытекающего из оного внимания руководителя.

Лирическое отступление. Дела, ведущие к большому выигрышу и к большому проигрышу, обычно более заметны; при взгляде на них возникает реакция: «О! Вот что нужно делать!». Дела, отнесенные к важным по признакам «Вентиль» и «Уникальный ресурс», еще надо разглядеть среди прочих дел. Они не кричат о себе – напротив, такие дела словно прячутся от нас, не подавая никакого «мобилизующего» сигнала. Поэтому очень важно выделять на процедуру «Расстановка приоритетов» достаточно времени.

Что мы получили? Если дело имеет хоть один из выше перечисленных признаков, его лучше числить в категории «Важно». Как быть, если вдруг возникает конфликт приоритетов между важными делами? В моей практике такое встречалось крайне редко, и если, паче чаяния, вы с этим столкнетесь, то я рекомендую учесть, во-первых, фактор срочности, во-вторых, оценить размеры выигрыша или проигрыша и, возможно, даже сравнить приоритеты проектов, к которым относятся сравниваемые дела. Иногда можно усмотреть в конкретном деле не один, а два или более признаков важности. В общем, опять без головы – никуда. Автоматизировать процесс расстановки приоритетов на сто процентов у меня пока не получилось, что, правда, меня и не расстраивает.

Лирическое отступление. Безусловно, мои предложения о критериях важности могут быть подвергнуты как сомнению, так и критике. Призна?ем: речь идет не более чем о качественной, да к тому же и очевидно субъективной оценке. Можно ли сформулировать другие признаки или критерии важности дел? Конечно. Что я могу в связи с этим порекомендовать? Вы можете сами изменить, уточнить или переформулировать эти признаки, равно как и дополнить их любым устраивающим вас количеством новых. Я всегда предлагаю «открытую систему координат», не более того. Сам я использую эти признаки, с некоторыми уточнениями и дополнениями, уже примерно 22 года, и пока мне их хватает. Ранее вместо признака «Уникальный ресурс» я использовал признак «Только я»: если дело могу сделать только я сам, и оно никому не может быть делегировано, его следует считать важным. Сейчас я так не думаю. Мало ли что могу сделать в структуре только я? Допустим, я могу рассчитать параметры усилителя низкой частоты, и в моем перечне дел это дело есть, но вовсе не факт, что оно важно, если никак не приближает меня к значимым для структуры целям.

В одном научно-исследовательском институте мне сказали, что им мало четырех квадрантов, предусмотренных матрицей Эйзенхауэра, на что я порекомендовал начать с четырех, освоить их и уже потом расширять матрицу до любых удовлетворяющих требованиям науки пределов. Об этом можно дискутировать долго. В менеджменте отсутствуют строгие системы доказательств; здесь существуют только логические построения и умозаключения, структура которых зависит исключительно от того набора аксиом, на которых вы базируетесь. Поэтому – свободу попугаям! Пользуйтесь и, если нужно, развивайте и модернизируйте, но помните, что несовершенство рекомендуемой мною модели не должно быть поводом оставаться в хаосе.

Если вы воспользуетесь этими признаками, то разделите сортируемые по приоритетам дела на две группы: важные и не важные. Следующий шаг – отделить срочные дела от не срочных. Для этого я предлагаю использовать уже известную нам по главе 3 парадигму «Не делай сегодня то, что без последствий можно перенести на завтра». «Сегодня» и «завтра» – метафоры, конкретное содержание этих понятий зависит от нашего горизонта планирования. Если мы планируем на год, то срочным для нас будет то, что надо обязательно сделать в этом году и никак нельзя вынести в следующий. Тот же принцип справедлив для планирования на квартал, месяц, неделю и день. Срочным будет то, что правильно выполнить в пределах планируемого периода, не срочное можно без последствий (или с меньшими по зловредности последствиями, чем у срочных дел) вынести в следующий период.

Теперь мы можем распределить все дела по квадрантам матрицы Эйзенхауэра и, конечно, решить, как поступать с ними дальше, так как расстановка приоритетов – не самоцель, а лишь этап, процедура в технологии достижения запланированных целей.

Срочно VS Важно — Чувство симметрии

Я никогда не задумывался о концепциях срочности и важности до того, как прочитал Стивена Кови «Первые дела прежде всего». Я всегда считал себя эффективным человеком. Но эффективное отличается от эффективного.

Концепция квадрантов, срочности и важности в тайм-менеджменте не нова. Он был введен более пятидесяти лет назад Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом Соединенных Штатов.Он разработал всемирно известную матрицу Эйзенхауэра, чтобы эффективно расставить приоритеты для множества своих задач в зависимости от их срочности и важности. Идея этого на самом деле проста. Представьте, что у вас есть две оси, на одной оси срочности , на другой важности . Нарисуйте четыре квадранта в этой двухмерной плоскости. Это квадранты, в которых вы можете проводить время.

QUADRANT 1 (Q1) — СРОЧНО И ВАЖНО

Q1 включает в себя все действия, которых вы не можете избежать, потому что являются одновременно важными и срочными .Так или иначе, вы о них позаботитесь. Вам не нужно действовать в соответствии с Q1, потому что он уже действует на вас и уже звонит вам. Провести время в Q1 — это нормально, но это не может стать единственным квадрантом вашей жизни. Если вы проводите там слишком много времени, вы испытываете стресс и ошеломляете постоянное чувство срочности ваших дней. Вы можете сократить время, которое вы проводите в первом квартале, и выделить больше времени для занятий во втором квартале двумя способами:

• Тщательная проверка, действительно ли действия в Q1 действительно важны, или они просто очень хорошо спрятаны. Q3 неважные срочные (возможно, для других) вещи;
• При хорошем планировании вы можете перенести некоторые операции с 1-го на 2-й квартал.

КВАДРАНТ 2 (Q2) — НЕ СРОЧНО, НО ВАЖНО

Время, потраченное во втором квартале, — это качественное время : обучение, упражнения, времяпрепровождение со своим партнером, забота о своих детях, размышление о своей жизненной цели и составление плана ее достижения … В этот квадрант попадают все виды деятельности, которые заставить вас чувствовать себя хорошо и связать вас с вашей миссией, жизненной целью и четырьмя основными человеческими потребностями : жить, любить, учиться и оставить наследие . Это определенно тот сектор, в котором вы должны стараться проводить большую часть своего времени, чтобы жить полноценной жизнью, полной радости и счастья.

QUADRANT 3 (q3) — СРОЧНО, НО НЕ ВАЖНО

Q3, наверное, самый хитрый из четырех квадрантов, это квадрант обмана . Именно здесь большинство людей проводят свое время, часто даже не замечая: делают срочных, но не очень важных . В эту категорию попадают все перерывы, типичные для рабочего дня в офисе: неважные звонки от коллег, электронные письма, встречи… Спросите себя, действительно ли вам нужно немедленно реагировать на любой новый запрос.Если это не важно для вас и больше подходит другим, попробуйте передать им . Иногда можно сказать НЕТ, если есть ответ ДА ​​для другой вещи, которая имеет более высокий приоритет.

QUADRANT 4 (q4) — НЕ срочно и не важно

Избегайте тратить время в 4 квартале квадранте отходов . Это самая легкая часть. Начните отказываться от неважных, напрасных занятий, таких как бездумная проверка социальных сетей, просмотр сериалов, которые вам даже не нравятся, сплетни о коллегах и друзьях и т. Д.Начните с изменения своих повседневных привычек уже сегодня (см. Не о чем сожалеть, если вам нужно дополнительное вдохновение).

ДОМАШНИЕ РАБОТЫ

В каком квадранте вы проводите время? Как следует проводить время, чтобы жить жизнью своей мечты?

У меня есть последняя рекомендация, основанная на том, что я недавно начал делать. Я использую четыре разных цвета в своем календаре Outlook, чтобы назначать свои собрания и мероприятия (профессиональные и частные) каждому из четырех квадрантов управления временем.Этот процесс помогает мне определить приоритеты в начале недели, проанализировать свои результаты в конце и свести к минимуму потери времени. Вы можете попробовать!

Нравится:

Нравится Загрузка …

Срочно против важного — Obscure Games

Никакого выхода нет, мы живем в эпоху, когда нас ежедневно бомбардируют информацией. И чем больше человек поднимается по служебной лестнице, тем больше ответственности и решений ему приходится принимать во внимание.Это приносит с собой еще больше информации для обработки.

Умение расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным (особенно в хаосе и когда команде нужно, чтобы вы не теряли голову) — очень важный навык. И будет разница в том, что у вас будет правильный баланс работы и личной жизни. Или работать сверхурочно и по выходным и тушить бесконечную серию пожаров.

«ЧТО ВАЖНО — САМО СРОЧНО, А ЧТО СРОЧНО — САМО ВАЖНО». DWIGHT D.Эйзенхауэр

Один из методов, который я использовал на протяжении всей своей карьеры с большим успехом, — это «Принцип Эйзенхауэра« Срочность против важности »». Это довольно просто. Каждая задача, которая есть в вашем списке дел, относится к:

• Срочно / не срочно: Задачи, требующие немедленных действий, или они будут иметь ощутимые последствия (и наоборот)
• И Важно / не важно: Задачи, которые способствуют долгосрочному видению или целям студии, но являются не обязательно срочно и может подождать (и наоборот)

Объединение этих категорий вместе даст 4 (2 × 2) приоритета для управления:

1. Срочные и важные — это задачи, которые необходимо обработать в первую очередь, например, блокировщик в производственном конвейере, который мешает команде разработчиков прогрессировать.Или критическая ошибка в живой игре, которая вызывает большой отток игроков.
2. За ними следует Срочные, но не важные задачи , например ответ на второстепенный запрос в службу поддержки, срок действия которого истек.
3. Тогда Важное, а не срочное . Например, документирование систем вашей игры. Эта задача очень важна (особенно когда несколько команд работают над одной игрой), но ее можно немного отодвинуть.
4. И напоследок Не важно и не срочно. Те задачи, которые вам следует исключить из своего списка дел.Если у вас много таких задач, то, вероятно, что-то не так с вашим рабочим процессом, и вы можете тратить слишком много времени на загруженную работу или выполнять непродуктивные дела.

Звучит просто, и это так. Сложность этого метода заключается в выполнении и согласовании с тем, какая задача помечена как Срочно , а какая — как Важная .

Когда я обучал этому методу некоторых из моих младших членов команды, большинство из них просто сунули все свои задачи в раздел «Срочно», что противоречит цели этого упражнения, поэтому старайтесь этого не делать.И общий совет, приоритеты ваших задач должны регулярно обновляться. По мере приближения крайних сроков задача, которая может быть помечена как Важная и не Срочная , будет перемещена до Важная и Срочная . Поэтому возьмите за привычку обновлять список дел в начале или в конце каждого дня. Или, если это по какой-то причине невозможно, то хотя бы в начале или в конце каждой недели.

И все. Управление временем и задачами, они потрясающие. 😀

Игра началась!

Срочно vs.Важно: как добиться максимальной рентабельности инвестиций в список дел | Элисса Респаут

Кто из нас начинает свой день с намерением быть максимально эффективным и продуктивным? Вы хотите максимально эффективно распоряжаться своим временем и переместить как можно больше задач из «To-Do» в «Completed». Ваш день начинается с мотивации и сосредоточенности. Между выполнением задач предыдущей недели, которые вам еще предстоит выполнить, и выполнением большего количества задач по мере их назначения, ваш день может быстро выйти из-под контроля.

Может показаться, что с каждым днем ​​появляется все больше «пожаров», которые необходимо «тушить».

Вам может казаться, что вы теряете контроль над своим днем ​​и неделей, возможно, даже над своим разумом и своей мотивацией. Итак, как сделать все и сделать всех счастливыми? Что ж, к сожалению, вы не можете сделать всех счастливыми, но вы можете внедрить новую систему, которая поможет вам оценивать, классифицировать задачи и действовать более эффективно и продуктивно. Это должно по крайней мере сделать вас счастливее.

Первый шаг к тому, чтобы взять под контроль свой рабочий день, — это определить, что срочно, а что важно.Матрица решений Эйзенхауэра, популяризированная в бестселлере Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», была разработана 34-м президентом США и пятизвездным генералом Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр привел союзные войска к победе во Второй мировой войне и стал первым верховным главнокомандующим НАТО. Став президентом, Аляска и Гавайи стали штатами, он построил федеральную межгосударственную систему и создал НАСА. Эйзенхауэр привык к огромной ответственности и решать великие задачи, но как ему это удалось? Как он определил, какие задачи сделать приоритетными для достижения своих целей? Излишне говорить, что Эйзенхауэр кое-что знал об эффективном и действенном использовании времени и объяснил свой процесс принятия решений с помощью матрицы.

Матрица довольно простая: 4 прямоугольника, разделенных осями X и Y. Ось X представляет собой диапазон от срочного до несрочного, а ось Y — от неважного до важного.

Первый квадрант помечен как «важно и срочно» с директивой «делать сейчас». Второй квадрант помечен как «важно и не срочно» с директивой «делать позже». Третий квадрант помечен как «не важно и срочно» с директивой «делегат». Четвертый квадрант помечен как «не важно и не срочно» с директивой «исключить».

Принцип Эйзенхауэра требует, чтобы вы обдумывали, какие задачи считаются достойными вашего времени и соответствуют вашим целям, путем разделения задач на срочных задач, и важных задач. Распределение задач по определенным квадрантам помогает прояснить ваши приоритеты и улучшить ваше время. Выполнение назначенной директивы устраняет отвлекающие факторы и направляет внимание на те задачи, которые имеют самый высокий ROI (возврат инвестиций) вашего времени, внимания и усилий.

Что такое «срочных» задач? Срочные задачи — это задачи, требующие немедленного внимания. Обычно последствия невыполнения этих задач проявляются незамедлительно. Часто эти задачи выполняются ради достижения чьих-то целей или потребностей.

Какие «важные» задачи? Важные задачи — это задачи, которые соответствуют вашим профессиональным или личным целям. Это задачи, которые вы хотите выполнить, преследуя свои собственные мечты или потребности.

Согласно Эйзенхауэру, вы должны проводить большую часть своего времени во втором квадранте: вопросы, которые считаются НЕ срочными, но важными. Таким образом, вы можете отказаться от неважных, срочных (которые могут потребовать много времени без соответствующей рентабельности инвестиций) и сосредоточиться на задачах, которые помогут вам развивать свой бизнес, карьеру или реализовать свои мечты.

СПИСОК все дела, которые вы должны делать в течение рабочего дня, включая ваше личное время. В наши дни редко бывает четкое разделение между личным и рабочим временем (благодаря электронной почте и смартфонам), поэтому перечислите все свои повседневные дела.

КАТЕГОРИЙТЕ каждое действие в один из 4 секторов:

1) ВАЖНО И СРОЧНО. Обычно в эту категорию попадают 2 ситуации: непредвиденные обстоятельства и задачи, вызванные прокрастинацией. В любой ситуации использование тайм-менеджмента может помочь эффективно справиться с задачами такого типа. Кризисы с клиентами и проблемы с персоналом также являются примерами. Построение времени для решения важных и срочных задач в течение дня помогает вам контролировать свой день, назначая определенное время для решения этих задач (если возможно) вместо того, чтобы эти задачи прерывали и сорвали часть дня.

Например, если компания работает по восточному стандартному времени, а ее клиенты работают по тихоокеанскому стандартному времени, выделение 1 часа в 12:00 по восточному стандартному времени (9:00 по тихоокеанскому стандартному времени) для решения важных и срочных задач определяет время на « firefight »любые задачи, которые могут возникнуть в начале рабочего дня клиентов и требуют немедленного решения.

2) ВАЖНО, НО НЕ СРОЧНО — Это задачи, которые помогают достичь ваших личных и / или профессиональных целей. Примерами являются создание сетей, построение отношений и разработка систем или стратегий.Планируйте выполнение этих задач каждый день, чтобы они не становились важными и срочными (или НЕ откладывать на потом). Это будет приводить к ощущению выполненного долга и прогресса каждый день.

3) СРОЧНО, НО НЕ ВАЖНО — Это задачи, которые мешают вам достичь ваших целей. Примеры — банальные запросы от других и неверно направленные электронные письма. Это те, кого вы можете «тушить» ежедневно. Определите, можете ли вы их перенести или делегировать эти задачи. Опять же, это ситуация, когда управление временем и планирование определенного времени для решения этих задач даст вам контроль над вашим временем и днем, а также установит границы (давая другим конкретное время, когда они могут обратиться к вам или ожидать ответа от вас).

4) НЕ СРОЧНО И НЕ ВАЖНО — Это задачи, которых следует избегать любой ценой. Сплетни, чрезмерная болтовня и бесцельный интернет-серфинг — примеры. Эти задачи отнимают много времени и не способствуют достижению ваших профессиональных или личных целей. Здесь вы начинаете практиковать «Нет» как законченное предложение. Вы можете объяснить, почему эти задачи не являются приоритетными и почему вы не будете заниматься ими, чтобы «провести черту на песке», чтобы другие могли понять ваши границы и знали, что не стоит беспокоить вас такими мелочами. .

Использование матрицы решений Эйзенхауэра может избавить от обременительного ощущения, что у вас слишком много дел и недостаточно времени для этого. Это также может облегчить разочарование при попытке решить, какой элемент выполнить первым, когда вы чувствуете, что у вас так много важных дел. Это также одна из простейших систем управления временем, которая может работать независимо от того, является ли ваш рабочий процесс полностью цифровым или с ручкой и бумагой. Вспомните цитату, которую часто приписывают Эйзенхауэру: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Попробуйте и при необходимости отрегулируйте, но придерживайтесь основных принципов, которые были у Эйзенхауэра. Если у вас есть дополнительные вопросы, вы всегда можете написать нам в Твиттере, чтобы получить ответы на свои вопросы.

Тайм-менеджмент — метод Эйзенхауэра

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов с 1953 по 1961 год. Прежде чем стать президентом, он служил генералом в армии Соединенных Штатов и в качестве Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны.

Эйзенхауэр признал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные. Он разработал систему для управления своим временем и определения приоритетов, которая стала известна как метод Эйзенхауэра, который в основном позволял ему различать срочное и важное. Его цитируют:

.

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно»? -? Дуайт Д. Эйзенхауэр

Большинство людей тратят много времени на управление «ситуациями» и «кризисами».Они реагируют на приоритеты других, что часто приводит к тому, что они не обращаются к наиболее важным приоритетам, что может привести к неэффективности и отсутствию значимой производительности.

Дуайт постоянно принимал трудные решения о том, на каких из многих задач он должен сосредоточиться каждый день. Он когда-то указал

«У меня два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Многие вещи, которые отнимают умственную энергию, тратят время и редко продвигают вас к вашим целям, могут быть легко устранены, если вы примените принцип Эйзенхауэра.Это простой инструмент для принятия решений, который поможет вам задать вопрос, действительно ли необходимо действие.

Как использовать метод Эйзенхауэра

Вы можете извлечь выгоду из метода Эйзенхауэра, только если вы решите радикально классифицировать свои повседневные задачи. Этот метод требует, чтобы вы сгруппировали свои задачи и действия по четырем приоритетам.

1. Приоритет 1 Задачи срочные и важные.(Задачи будут делать сразу).

2. Приоритет 2 задачи важные, но не срочные. (Задачи, которые вы планируете выполнить позже).

3. Приоритет 3 задачи срочные, но не важные. (Задачи, которые вы поручите кому-то другому).

4. Приоритет 4 задачи не являются ни срочными, ни важными. (Задачи, которые вы устраните).

Вернуться в банк знаний

То, что важно, редко срочно, а то, что срочно, редко важно — Организуйтесь — Онлайн-календарь — Планировщик

Матрица Эйзенхауэра — это президентское понимание продуктивности: вскоре после того, как Эйзенхауэр стал президентом, он посетил кампус Северо-Западного университета, чтобы выступить с речью. То, что он сказал, навсегда изменило представление о «продуктивности».

Он сказал: «У меня два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Матрица Эйзенхауэра

Именно эта цитата породила то, что известно — в кругах продуктивности — как «Матрица Эйзенхауэра». Эта матрица состоит из четырех квадрантов: важный и срочный, важный, но не срочный, не важный, но срочный, и не важный и не срочный

Стивен Кови разработал эту концепцию продуктивности в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». Как руководитель, вы можете использовать эту матрицу в своей повседневной жизни, чтобы быть более эффективным.

Ищите важный и несрочный квадрант

Нетрудно понять, что важные и несрочные проекты — это те проекты, которые окажут наибольшее влияние на достижение ваших целей, это действия, которые вносят вклад в вашу миссию и соответствуют вашим ценностям.

Знание этого не облегчает расстановку приоритетов для этих проектов. Важные дела, которые не являются срочными, требуют большей инициативы. Вы должны действовать, чтобы воспользоваться возможностью — чтобы что-то произошло.

Каковы долгосрочные последствия сегодняшних действий или бездействия?

Один из моих любимых способов изменить свое отношение к этим проектам и действовать в соответствии с важными — это подумать о долгосрочном влиянии сегодняшних действий на эти проекты:

• Если я отложу принятие решения сегодня, как это повлияет на мою способность достичь своих целей через 6–12 месяцев?
• Соответствуют ли срочные действия, привлекающие мое внимание, моим ценностям?
• Если бы я жил своей миссией, взял бы я на себя инициативу действовать сегодня?

Сегодня потратьте несколько минут на создание собственной матрицы Эйзенхауэра и начните наблюдать, на что вы тратите свое время и энергию.Чтобы прояснить, что важно, задайте себе следующие вопросы:

• Что бы вы могли сделать, чего не делаете сейчас, что, если бы вы делали это на регулярной основе, оказало бы огромное положительное влияние на вашу личную жизнь?
• Что в вашем бизнесе или профессиональной жизни принесло бы аналогичные результаты?

Разница между срочными и важными задачами

Сколько раз вы получали письмо СРОЧНО , которое требует от вас выполнить задачу до конца дня?

Сколько раз вы потратили значительно больше времени, чем ожидалось, пытаясь преследовать ответ, только для того, чтобы преследовать и преследовать еще несколько, чтобы выполнить указанную задачу?

А сколько раз вы задумывались над такими задачами только для того, чтобы осознать, что задача СРОЧНАЯ не оправдала своего статуса?

Если это несколько раз, не волнуйтесь, вы не одиноки.День за днем ​​все больше и больше из нас игнорируют важные, значимые и эффективные задачи, которые могут иметь значение, в пользу выполнения пугающих, (предположительно) срочных.

На курсе по тайм-менеджменту около 25 лет назад эта фраза действительно застряла в моей голове и стала ключевым уроком:

Дело сделано, когда вы ставите важное перед срочным.

Но как мы можем различить их? Как мы расставляем приоритеты?

Принцип Эйзенхауэра / матрица

Дуайт Д.Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов. За это время он был известен особой способностью организовывать свою рабочую нагрузку.

В своей речи 1954 года он процитировал доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным. Большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными ».

Эйзенхауэр понимал, что эффективность так же необходима, как и эффективность.Поэтому мы должны посвящать свое время важным задачам, а не только срочным. Чтобы помочь себе (и другим) узнать, какие задачи попадают в какую категорию, он создал матрицу, теперь известную как матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра

Существует несколько вариантов того, как выглядит матрица, но в конечном итоге очень полезно учитывать как в начале рабочего дня, так и когда вам бросают «срочные» задачи в 16:50 в четверг. .

Матрица Эйзенхауэра

Чему нас учит матрица?

• если важно и срочно, сделайте
• если это важно, но не срочно, спланируйте
• , если это не важно, но все же срочно, передать кому-нибудь из вашей команды
• , если это не срочно или важно, избавьтесь от него

Аналогичные методы тайм-менеджмента

Давайте взглянем на BANJO.Нет, не музыкальный инструмент. Банджо означает: B ang A N asty J ob O ff.

Это может показаться грубым, но большинство из нас откладывает это каждый день. Выполнив в первую очередь наименее приятное и трудоемкое задание, вы будете вознаграждены непреодолимым чувством выполненного долга.

Кроме того, если что-то упадет на ваш стол после того, как вы закончили свою большую задачу, это не будет вызывать такого стресса. Таким образом, Banjo — беспроигрышный вариант

.

Техника банджо

Техника охотников-собирателей

Просто этот метод устраняет попытки одновременного выполнения нескольких задач.

Каждый день вы выбираете одну задачу, на которой хотите сосредоточиться, даже если она не занимает много времени. Вы записываете задачу, наклеиваете ее на пост или вешаете на стену, чтобы она была вам всегда видна. Таким образом, если вы начинаете проверять электронную почту или просматриваете Twitter, вас снова вернет в комнату вид вашего единственного и единственного задания на день.

И если вам сложно оценить, сколько времени займет задача, метод «охотник-собиратель» отлично подходит, так как он позволяет не устанавливать фиксированное время на то, сколько времени у вас уйдет на выполнение задачи — вы даете на это целый день.

Техника «охотник-собиратель» пришла из тактики выживания охотников тысячи лет назад. У них не было времени заниматься ничем, кроме охоты. Если они не охотились, их семья не ела. У них не было времени откладывать дела на потом или позволять своему разуму блуждать — у них была одна задача на день и только одна.

Если вы не закончите писать этот пример, вы не умрете с голоду. Но на следующий день вы должны дать себе больше усилий, чтобы закончить его.И если вы заблокируете свой день для одной задачи, она с большей вероятностью будет выполнена, вместо того, чтобы нереалистично втиснуть множество задач в один день. А если вы закончите задание менее чем за день, у вас будет время приступить к следующему.

Но почему методы управления временем так важны?

Потому что наши списки дел бесконечны и постоянно растут. И это хорошо, когда вы отмечаете что-то, зная, что вы использовали свои знания и навыки, чтобы что-то завершить.

И все, что вы сделали, вы можете оглядывать как на достижения.Если оглянуться назад на то время, которое вы потратили на выполнение «срочных» задач, то достижений будет немного, и это может демотивировать.

Имея это в виду, в следующий раз, когда кто-то даст вам срочный запрос, спросите себя:

Что было бы завтра, если бы вы не сделали этого сейчас?

И если ответ не будет особенным, то можно подождать. Лучше потратьте свое время на что-то важное — от этого вам станет легче.

Дуайт Эйзенхауэр сделал важную информацию о производительности

Дуайт Д.Эйзенхауэр

Wikimedia Commons

«Важное редко бывает срочным, — любил говорить Дуайт Д. Эйзенхауэр, — а то, что срочно, редко бывает важным».

Цитата показывает, как Эйзенхауэр различал срочность и важность, понимание, которое имеет решающее значение для любого, кто хочет, чтобы его часы работали, чтобы действительно продвинуться по карьерной лестнице. Если вы проверяете свою электронную почту каждые 10 минут, возможно, вы не заметите разницы.

Но Эйзенхауэр сделал это: он был мастером-организатором, строго сдерживал свое время и задачи в качестве пятизвездочного генерала, командующего союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны и 34-го президента Соединенных Штатов.

Чтобы понять, как он работал, давайте подумаем о срочности и важности следующим образом:

• Срочные задачи: Требуйте вашего внимания прямо сейчас — ежедневные дедлайны, электронные письма от вашего начальника и т. Д.
• Важные задачи : Содействовать достижению ваших долгосрочных целей — оставаться в форме, обеспечивать финансовую безопасность, продвигаться по карьерной лестнице

Это кажется достаточно простым различием; однако мы быстро объединяем их.Если вы так часто проверяете свою электронную почту, что это мешает вам выполнить реальную работу, вы ошибочно принимаете срочность за важность.

Вот почему у Айка была хитрость размером с салфетку, чтобы отличить их друг от друга. Войдите в ящик Эйзенхауэра через «Книга решений: 50 моделей стратегического мышления»:

Книга решений: 50 моделей стратегического мышления

Вот несколько примеров того, как эти категории сочетаются:

• Важное и срочное: Помощь плачущему ребенку, решение проблем на работе и отправка чека об аренде по почте
• Важно, но не срочно: Экономия на будущее, достаточно физических упражнений, спать семь-девять часов в сутки
• Не важно, но срочно: Бронирование рейса, публикация статьи, ответ на телефонный звонок
• Не важно и не срочно: Просмотр «Игры престолов» , «проверяю ваш Facebook, ем печенье

Когда у нас нет представления об этих четырех квадрантах, легко увязнуть в задачах, не выполняя никаких инициативных проектов.Если вы вычеркнули 10 пунктов из своего списка дел сегодня утром, но на самом деле ничего не добились, вы знаете, каково это.

Как вы могли догадаться, постоянная занятость срочными задачами позволяет вытеснить этот важный, но не срочный сектор. Если вы работаете по 70 часов в неделю, вы, возможно, убиваете его на работе, но позволяете дружбе увядать на корню и ухудшать ваше физическое здоровье.

Мы видим, что невероятно успешные люди — даже если у них самая требовательная работа в мире — ставят «важные, но не срочные» задачи на свой день.

В политике, например, нынешний президент США Барак Обама обедает со своей семьей, когда он находится в Белом доме, и каждое утро тренируется по часу. «Его логика всегда заключалась в следующем:« Остальное мое время будет более продуктивным, если вы дадите мне время на тренировку », — сказал WebMD бывший руководитель кампании Обамы.

В бизнесе генеральный директор LinkedIn Джефф Вайнер включает в свой график блоки свободного от встреч времени, чтобы он мог обрабатывать все события, происходящие вокруг него, и думать о будущем.«Сначала эти буферы казались поблажками», — пишет он, поскольку мог наверстать упущенное на встречах, от которых ранее отказывался. «Но со временем я понял, что эти перерывы не только важны, но и абсолютно необходимы для моей работы».

Как говорит блогер по продуктивности Джеймс Клир, лучший способ избавиться от ощущения постоянной занятости — это просто делать меньше дел. Что может быть трудно сделать, учитывая характер привычек и желание избежать трудного вопроса , действительно ли мне нужно это делать?

«Гораздо легче оставаться занятым и говорить себе, что вам просто нужно быть немного более эффективным или работать немного позже сегодня вечером, чем терпеть боль от устранения задачи, которую вам удобно выполнять», — Ясно пишет: «Но это не лучшее и не лучшее использование вашего времени.»

В этом преимущество коробки Эйзенхауэра: в четырех маленьких квадратах мы можем увидеть, какие задачи мы игнорируем, а какие можем спокойно отпустить.