Важно срочно квадрат: Матрица Эйзенхауэра: что это, как пользоваться, примеры

Почему срочное не важно. О самом сложном квадрате в матрице Эйзенхауэра

Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов:

— А какие в него попадают задачи?
— Почему они не важные, если срочные?
— Что значит «делегируйте их»? Кому?

К сожалению, многие публикации в интернете не отвечают на эти вопросы, а только еще сильнее запутывают читателя. Прочитав в десятый раз про «ненужные телефонные разговоры» и «делегирование», он невольно начинает думать: а имеет ли этот квадрат хоть какое-нибудь отношения к моей жизни?

Сегодня мы попробуем разобраться, что на самом деле представляют собой эти «срочные, но не важные дела», что с ними делать и какую роль они играют в нашей жизни.

Сложность 1. Какие это задачи

Рассказывая о квадрате «срочно — не важно», авторы часто приводят следующие примеры задач:

• Ненужные телефонные звонки;
• Навязанные нам встречи;
• Пустые разговоры с коллегами;
• Разбор корреспонденции;
• Бесполезные совещания и т. д.

Глядя на эти примеры, читатели хмурятся и думают примерно следующее:

— Ну, это ерунда какая-то! Во-первых, лично у меня очень мало подобных задач. Во-вторых, и так понятно, что эти занятия попусту отнимают у нас время. Стоило ли вообще упоминать о таких пустяках?

Нет, эти примеры вовсе не плохие. Проблема в том, что они позаимствованы из популярной бизнес-литературы XX века (например, у Стивена Кови) и описывают лишь некоторые рабочие ситуации, характерные для того времени.

И таких ситуаций у нас, разумеется, может и не быть. Но если мы внимательно посмотрим на свою повседневную жизнь, то обнаружим, что задачи из серии «срочно — не важно» обычно составляют чуть ли не львиную долю дел в нашем расписании.

Вот более актуальные примеры таких задач:

• Приготовить завтрак (обед, ужин)
• Помыть посуду
• Доехать до работы и обратно
• Постирать или погладить одежду
• Заправить машину, пройти техосмотр, продлить ОСАГО
• Оплатить кредит или ипотеку
• Полить цветы
• Передать показания счетчиков
• Оплатить телефон, интернет, штрафы ГИБДД, коммунальные услуги
• Купить продукты (хлеб, чай, туалетную бумагу, стиральный порошок)
• Заплатить налоги
• Купить бумагу или картридж для принтера
• Сходить в парикмахерскую (на маникюр, к визажисту, к косметологу)
• Отвезти в ремонт компьютер (холодильник, телевизор, пылесос)
• Заменить перегоревшую лампочку и т. д.и т. п.

Иными словами, это самые многочисленные и «неистребимые» задачи, на выполнение которых часто и уходит большая часть нашего личного и рабочего времени. И эти задачи действительно срочные: их несвоевременное выполнение может серьезно усложнить нам жизнь.

Сложность 2. Почему они не важные

Увидев такие примеры, многие удивляются:

— Почему эти задачи не важны? Вы хотите сказать, что не нужно заправлять машину? Не нужно платить налоги?!

Нет, все это, безусловно, делать нужно. Если не заправить машину, она никуда не поедет, а если вовремя не заплатить налоги, у нас могут возникнуть неприятности.

Сложность здесь заключается в другом:

Необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Мы можем целыми днями мыть посуду, но это вряд ли сделает нас более счастливыми. Мы можем добросовестно платить налоги, но это ни на копейку не увеличит прибыль нашего магазина.

Задачи из «Квадрата C» не улучшают нашу жизнь, поскольку они навязаны нам извне: окружающим миром, обстоятельствами или другими людьми. Их выполняют лишь для того, чтобы поддерживать текущий уровень жизни и избегать неприятностей.

Да, мы вынуждены реагировать и выполнять эти задачи. Но мы бы вздохнули с облегчением, если бы наш автомобиль вдруг начал сам заправляться какой-нибудь космической энергией, а посуда — самоочищаться после каждого приема пищи. Иными словами, сами по себе эти дела нам не особо и нужны.

Человек, который искренне считает подобные задачи важными, попадает в опасную ментальную ловушку. Он начинает тратить на них уйму времени и сил, надеясь, что его жизнь от этого однажды улучшится. На самом же деле он просто топчется на месте, а его жизнь остается там же, где и была.

Именно поэтому задачи из «квадрата C» и являются не важными: они по своей природе не способны ничего изменить.

По-настоящему важные дела — это дела, которые напрямую связаны с нашими главными целями и ценностями. Это дела, которые меняют нашу жизнь к лучшему, делают нас счастливее, помогают двигаться к цели и не упускать ее.

У каждого, естественно, будет свой список таких задач. Для одного человека это инвестиции в здоровье и саморазвитие, для второго — работа над своими проектами, а для третьего — просто время, проведенное с близкими. Объединяет все эти задачи то, что они продиктованы нашими личными устремлениями, а не навязаны нам извне.

И вот тут становится понятна главная опасность «квадрата C».

Наше время ограниченно. В сутках всего 24 часа, а ожидаемая продолжительность жизни даже в самых развитых странах редко превышает 80 лет. И чем больше времени человек тратит на «срочное, но не важное», тем меньше времени у него остается на то, что для него по-настоящему важно.

Сложность 3. «Делегируйте!»

Хорошо, пусть срочные дела из «квадрата C» действительно не самые важные и даже в какой-то степени вредные. Но как быть, если эти дела все равно необходимо выполнять?

В большинстве статей о матрице Эйзенхауэра дается один и тот же совет: «делегируйте!».

Понятно, что этот совет пришел из той эпохи, когда тайм-менеджмент был ориентирован исключительно на предпринимателей и топ-менеджеров. Но сегодня, когда «управлять временем» начали представители всех профессий и социальных групп, этот совет часто выглядит неуместно и даже немного издевательски.

Вот молодая мама в декрете читает на женском портале статью о матрице Эйзенхауэра. У нее на сегодня, например, такие «срочные — не важные» дела:

• Приготовить обед и ужин
• Погладить белье
• Полить цветы
• Сходить за продуктами

И вот ей советуют: а ты просто делегируй эти дела! Простите, а кому она их делегирует? Своей кошке?

Некоторые авторы подозревают, что написали что-то не то, и робко добавляют:

— Попробуйте поручить эти дела своему мужу / жене.

Великолепно! А давайте попробуем это представить:

— Дорогой, мне сейчас нужно написать статью в блог. Поскольку у тебя в жизни нет никаких целей, может ты пока приготовишь нам ужин?

Более того: даже предприниматели и руководители порою не могут передать такие дела подчиненным. Увы, но не все задачи можно делегировать и не всегда для этого есть исполнители. Например, владельцы малого бизнеса зачастую сами вынуждены ездить за товаром, оплачивать счета и вести бухгалтерию. Они бы и рады избавиться от этих задач, но у них просто нет такой возможности.

Нет, делегирование — это отличный метод. Другое дело, что он применим далеко не везде и не всегда.

Сложность 4. Что делать с этими задачами

На самом деле все просто:

Любыми способами старайтесь сокращать время на выполнение этих задач.

Ниже перечислены самые популярные варианты решения этой проблемы. Обратите внимание: некоторые из них потребуют финансовых затрат. Здесь нужно просто решить, что в каждом конкретном случае для вас важнее — время или деньги.

Итак, вот небольшой чек-лист по «срочным, но не важным» делам:

1. Делегировать. Если это все-таки можно сделать, то почему бы и нет?

2. «Купить время». Если есть возможность, воспользуйтесь услугами, помогающими экономить время. Например: доставка еды из ресторана, доставка продуктов из магазина, стрижка газонов и уход за клумбами, оформление документов и т. д.

3. Обратиться к специалистам. Передавайте работу соответствующим специалистам, а не делайте ее сами. Если, например, на кухне течет кран, вызовите сантехника.

4. Передать на аутсорсинг. Поручите уборку помещений клининговому агентству, а наполнение сайта — агентству контент-маркетинга. При необходимости на аутсорсинг можно отдать бухгалтерский учет, рекламу, доставку товара и многое другое.

5. Автоматизировать. Подключите автоплатеж для оплаты телефона, интернета и коммунальных услуг. Приобретите посудомоечную машину и робот-пылесос.

6. Оптимизировать. Пользуйтесь специальными приемами, которые помогают ускорить работу.

7. Выполнять реже. Можно ли, к примеру, мыть полы не три, а два раза в неделю? Можно ли закупать какие-нибудь продукты оптом? Можно ли приготовить суп сразу на два дня?

8. Избегать перфекционизма. Многие задачи из «квадрата C» не нуждаются в особо качественном выполнении: их достаточно просто сделать. Какая разница, как оформлен бутерброд, если через 5 минут он будет съеден?

9. Не делать. Если есть возможность вообще не выполнять эти задачи (скажем, не посещать какое-нибудь бессмысленное мероприятие), то лучше так и поступить.

Перечисленные приемы нельзя использовать «механически»: почти каждая ситуация в нашей жизни требует индивидуального подхода. Если, например, нам очень нравится готовить и поливать цветы, то с этими задачами, возможно, и не стоит ничего делать.

Поделиться:

Матрица Эйзенхауэра: быстрая сортировка ваших целей — По материалам и графическим изображениям сайта

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».
Широко известна техника стала после рассказа о ней американским бизнес-тренером Стивеном Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Чем хороша техника матрицы Эйзенхауэра?

1. Простота.
2. Быстрые результаты. У людей, которые регулярно пользуются матрицей, процесс занимает не более 2–3 минут.
3. Универсальность. Техника может применяться фактически где угодно: в работе, учебе, бизнесе и т. д.
4. Подходит для любых горизонтов планирования. Можно сортировать дела на день, неделю, месяц, год.
5. Простое определение правильной стратегии. Например, если в списке дел преобладают задачи из квадрата «B» и вы сосредоточены в первую очередь на их выполнении, то шансы на достижение главных целей заметно возрастают.

Как это работает?

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность.

Важная задача направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Иногда советуют определять важность с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Но необходимость ещё не говорит о важности. Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в жизни.

Срочная задача — задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:
• Она потеряет актуальность;
• Возникнут проблемы и неприятности;
• Вы упустите благоприятную возможность.

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — не срочная задача, если до экзамена еще 4 месяца, и срочная, если он уже на этой неделе.

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить их список. Это может быть список на день, неделю или всех текущих дел вообще.

Если вы только начинаете работать с матрицей, можно задавать к каждой задаче следующие вопросы:
1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли её отложить?
Ответив на оба вопроса, поместите дело в соответствующий квадрат.

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную. В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Трактовка квадратов матрицы.

Каждый квадрат играет особую роль в нашей жизни.

Квадрат «A» (важно — срочно)- авральный квадрат, квадрат результата.
Сюда попадают задачи, не терпящие отлагательств и напрямую связанные с нашими целями и ценностями. Это различные ЧП, авралы, проблемы со здоровьем и в семье, прямые служебные обязанности, поручения руководства, благоприятные возможности и т.д. Те задачи, несвоевременное выполнение которых может негативно повлиять на достижение целей, стать причиной неприятностей или упущенной выгоды.

Это самый приоритетный, но и самый проблемный квадрат. Потому что срочные дела часто навязываются нам извне и не совпадают с нашими устремлениями. Многие задачи здесь зачастую сводятся к «тушению пожаров», и нет ничего удивительного в том, что постоянное выполнение дел преимущественно из квадрата «А» обычно сопровождается стрессом и может привести к выгоранию.

Эти дела лучше выполнять незамедлительно. Их можно и делегировать, но с большой осторожностью. Убедитесь в компетентности исполнителя и обязательно контролируйте работу. А в идеале в этот квадрат должны попадать только непредвиденные случаи (форс-мажоры и благоприятные возможности).

Квадрат B (важно — не срочно) — стратегический квадрат, квадрат благополучия, потенциала.
Сюда попадают задачи, которые направлены непосредственно на достижение наших целей. Обычно это различные «инвестиции в будущее»: мероприятия по саморазвитию, личные проекты, поиск новых возможностей и т. д. Это самый главный квадрат в матрице: именно благодаря ему мы меняем свою жизнь к лучшему.

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. Например, если хотим выучить иностранный язык, нужно выделить хотя бы 1 час на ежедневные занятия и встроить его в расписание. При планировании таких задач можно использовать методики тайм-менеджмента: SMART, декомпозицию, группировку и т. д.

Хотя дела из квадрата «B» не являются срочными, их нельзя совсем игнорировать. Без их выполнения редко удается повысить качество жизни. Плюс дела из квадрата «A» — это зачастую вовремя не выполненные задачи квадрата «B». Например, владелец интернет-магазина долго откладывает исправление ошибок на сайте. Во время новогодней акции сайт не справляется с нагрузкой и «падает». Теперь придется срочно искать программистов и исправлять ошибки в авральном режиме.

Квадрат C (не важно — срочно) — квадрат иллюзий, суеты, помех.
Сюда попадают задачи, которые срочно нужно выполнять, но которые почти никак не влияют на наши главные цели.

Основная проблема — эти дела легко перепутать с «A». Из-за особенностей нашего мышления все срочные дела обычно кажутся важными, даже если это не так. Квадрат «C» создает у нас иллюзию продуктивной занятости, но не улучшает жизнь.

Задачи здесь обычно тоже необходимо выполнять: для душевного комфорта, поддержания качества жизни, сохранения социальных связей и т. д. Однако время, потраченное на них, вы отнимаете у ваших целей. Например, вы могли бы заниматься своим проектом, но должны возиться со сломанным принтером. Вы могли бы провести время со своей семьей, но обязаны присутствовать на ненужном совещании. Т.е. задачи «C» — помехи, отвлекающие от важных вещей.

Поэтому время, потраченное на дела из квадрата «C», следует сводить к минимуму. Это можно сделать через:
• Делегирование задач;
• Автоматизацию.
• Оптимизацию;
• Умение говорить «нет» тем, кто попусту отнимает у вас время.

Полностью избавиться от дел из квадрата «C» вряд ли получится, но напоминайте себе о низкой важности этих задач и старайтесь не тратить на них слишком много времени.

Квадрат D (не важно — не срочно)- мусорная корзина, квадрат растрат, разрушения.
В квадрат «D» попадают малозначительные и необязательные, а иногда и вредные задачи. Здесь мелкие бытовые дела, развлечения, спонтанные желания.

Они почти никак не влияют на цели и ценности, не меняют жизнь и не требуют незамедлительных действий. Однако обычно самые легкие и приятные в списке. Поэтому некоторые люди начинают свой день именно с них, тратя самые продуктивные часы практически впустую.

Дела из квадрата «D» лучше выполнять в последнюю очередь (по остаточному принципу). Но многие в нём являются неотъемлемой частью отдыха и необходимы для восстановления. Их нужно планировать и встраивать в свое расписание. Например, мы можем запланировать просмотр фильма, чтение книг, общение с друзьями и т. д.

Где создать матрицу Эйзенхауэра?

1. Бумага. Чертим табличку (можно просто разделить лист на четыре части) и записываем в нее задачи. Такой матрицей пользуются так же, как и обычным списком дел: ее носят с собой и вычеркивают задачи по мере их выполнения.
2. Канбан — размеченная поверхность (фанера, картонка, лист ватмана), на которую прикрепляют стикеры с задачами. Задачи удобно рассматривать, анализировать, сортировать и т. д. К самой матрице можно добавить еще 2 поля: «Новые задачи» (еще не сортированные) и «Завершенные задачи».
3. Органайзер. Способ реализации матрицы в органайзере будет зависеть от возможностей вашей программы. Самый простой: создать отдельные категории задач для каждого квадрата.
4. Приложения для смартфона. Android: MyEffectiveness, Ike, Tasks, 4Do. iPhone: Focus Matrix, Improve My Life, Taskman.

Основные стратегии матрицы

Единственно верного способа работы с матрицей Эйзенхауэра не существует. Квадраты имеют рекомендательный характер и просто помогают принять взвешенное решение по каждой задаче. Порядок работы с этими задачами определяет сам человек, исходя из своих потребностей и конкретной ситуации.

1. Стратегия «Тушение пожаров». Задачи выполняются в порядке их срочности. Начинаем с самых важных и срочных дел (А), затем переходим к срочным, но не важным делам (С), а уже потом — к остальным. Подходит для тех случаев, когда вы «тонете» в делах и не знаете, за что хвататься. Главный недостаток — вы приступаете к задачам «B», когда уже порядком устали. Иногда на них и вовсе не остается времени и сил.

2. Стратегия «Сначала плати себе». Суть — жесткое планирование времени на важные задачи из квадрата «B». Остальные выполняются в окнах между «несдвигаемыми часами».

3. Стратегия «Гибкий подход». Выбор задачи, которую уместно выполнить прямо сейчас. Выбор будет зависеть от её приоритета и от текущего контекста. Стратегия подходит для любых ситуаций. Недостаток — постоянно приходится анализировать обстановку и принимать решения.

Что упростит работу?

1. В самом начале можно держать под рукой список главных целей и ценностей: эта «шпаргалка» поможет быстрее и точнее оценивать задачи.

2. Если у вас есть четкая грань между работой и личной жизнью (например, работа строго с 8–00 до 17–00), заведите 2 отдельных матрицы. Если грань не очевидна, то все дела удобнее держать в одном месте.

3. Если вы пользуетесь органайзером, настройте автоматическое повторение задач, которые приходится выполнять регулярно (платежи, тренировки и т. д.). Не придется каждый раз заново распределять их между квадратами.

4. Если вы находитесь в состоянии цейтнота и хотите успеть сделать все самое главное, расставьте приоритеты внутри самих квадратов. Например, пометьте самую важную и срочную задачу как «А1», вторую по приоритетности — «А2» и т. д. Задачи из квадрата «D» можно не маркировать.

Надеемся, матрица будет полезна для вас, но помните, любой инструмент не совершенен.

Все новые задачи обычно кажутся нам более срочными, чем старые. А те, что связаны с эмоциями, часто выглядят чрезвычайно важными, хотя по факту могут таковыми и не быть. Матрица в первую очередь подталкивает нас к выполнению самых важных и срочных задач. Но они обычно самые сложные и неприятные в списке. Если фокусироваться исключительно на них, нередко можно стать жертвой прокрастинации или выгорания. Иногда лучше ориентироваться не на важность и срочность, а на другие показатели: необходимые для их выполнения ресурсы, ожидаемую эффективность.

Используйте метод с умом. Планируйте и достигайте!

Меняем жизнь за один день. #16 Матрица Эйзенхауэра

Сегодня мы уже не те, что вчера. Мы верим, что с каждым днём можем стать лучше. Изменения — это круто: давайте идти к лучшей версии себя вместе. В рубрике «Омск Здесь» — простые советы, чтобы легко изменить свою жизнь.

Иногда перевернуть всё с ног на голову очень полезно — будь то физические упражнения или планы на день. Не давайте себе времени на раскачку, ведь чем быстрее мы переделаем самые сложные дела, тем приятнее и продуктивнее будет наш день.

Матрица Эйзенхауэра

Сегодня учимся не накапливать дела. А для этого надо правильно оценивать задачи и определять приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — матрица Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету. Считается, что автор метода — американский президент Дуайт Д. Эйзенхауэр — любил повторять: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной».

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне всё выглядит довольно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса:

• Это важно? — Да/Нет
• Это срочно? — Да/Нет

Затем берём лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем четыре квадрата, в которые и заносим ответы на два вопроса. Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — её срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить. Самым главным считается квадрат B (важно — не срочно), поскольку задачи из этого квадрата сильнее всего влияют на нашу жизнь. Количество дел в трёх других квадратах (А, С, D) рекомендуется сводить к минимуму.

С непривычки определить срочность и важность каждого дела сначала будет непросто. Попробуйте использовать следующее упражнение:

• Начертите таблицу с колонками: дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно в зависимости от длины списка.
• В столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
• После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Хотите больше перемен? В нашей рубрике «Меняем жизнь за один день» вы найдёте простые и действенные советы, рекомендации хороших книг и полезных приложений. Мы собрали для вас упражнения, которые сделают вас бодрее и здоровее. Читайте другие материалы нашей рубрики и наслаждайтесь жизнью!

что это и как ее применять в тайм-менеджменте

Квадрат А — срочно и важно

Что сюда относится: задачи, которые нужно решить здесь и сейчас, чтобы избежать трудностей; дела, от которых зависит ваша цель; вопросы здоровья.

Главное — чтобы список дел в этом квадрате не был огромным и постоянным. Если в нем половина (или даже больше) списка задач, то тут уже стоит задуматься над своей продуктивностью и переосмыслить свою эффективность в целом. Чтобы в этом секторе было меньше задач, необходимо хорошенько проработать остальные три.

Квадрат В — важно, но не срочно

Что сюда относится: обыденная важная деятельность.

Подходя к этим задачам, необходимо быть максимально внимательными. Проработав квадрат В, вас ждет достижение цели/целей. Эти планы не торопят и не вводят вас в стресс, а значит нет никаких препятствий, чтобы сделать все максимально точно. Главное — не затягивать, иначе задачи из этого квадрата могут перейти в квадрат А.

Квадрат С — срочно, но не важно

Что сюда относится: отвлекающее.

Эти задачи не помогают приблизиться к основной цели, мешают сосредоточиться на главном и при этом забирают много энергии. Очень легко перепутать дела из квадрата А с пунктами из квадрата С. Поэтому внимательно пересмотрите их и корректно оцените важность.

Квадрат D — не срочно и не важно

Что сюда относится: любимые дела, которые по сути не несут никакой пользы для выполнения цели.

Это просмотр фильмов, видео на Youtube, прослушивание музыки, соцсети, разговоры по телефону и остальные развлечения. Работа мозга здесь не особо задействована, а значит дела из квадрата D стоит перенести на конец дня.

Как видим, матрица Эйзенхауэра – действительно полезный инструмент тайм-менеджмента, который помогает «отделить зерна от плевел» и четко приоритизировать задачи. Конечно же, есть множество других методик, которые могут подойти персонально вам. Но попробовать эту технику однозначно стоит! Начните сейчас, воспользовавшись листом бумаги, блокнотом или электронным шаблоном матрицы. Успехов!

Для каких целей используется матрица эйзенхауэра. Матрица эйзенхауэра- инструмент личной эффективности. B – важные, но не срочные

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела.
   Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела.
   Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела.
   Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела.
   В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

   Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел — не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром — это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха — стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные
.
Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них — «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные
.
Дела этой категории — самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», — думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В
они превращаются в дела категории А.
И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В
нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные

.
Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А
, и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие — то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные
(«мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови
был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента
в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей»
. В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
3. Составьте матрицу управления временем
   и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win
   (выиграл-выиграл).

   В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач
.

Физически матрица
представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность
, а по вертикали — важность
.

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное
, его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное
, то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное
, нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное
— не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск
для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I — те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно — прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что — суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные — не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Не потеряйте.
Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.

В нескончаемом потоке повседневных дел с лёгкостью можно запутаться, ведь с каждым днём их становится всё больше. Незавершённые вчерашние дела становятся сегодняшними, а то, что мы не успели сделать сегодня, автоматически перекладывается на завтрашний день. В итоге всяческих дел может накопиться столько, что потом не разберёшь: что сделано, что в процессе, а что ещё только дожидается своего часа.

Такие или подробные ситуации зачастую происходят у людей, которые не уделяют должного внимания процессу планирования своей деятельности. Естественно, ведь навыкам не учат в школе, а многие родители и прочие люди, выступающие в процессе нашего развития в роли воспитателей, нередко и сами толком не умеют планировать свою деятельность, хотя в этом и нет совсем ничего сложного. Просто должного внимания этому как-то не уделяется.

Однако на сегодняшний день существует немало отличных техник планирования, позволяющих научиться рационально использовать свой временной ресурс и извлекать из этого процесса максимальную выгоду для себя. Но в этой статье мы не будем рассматривать все эти техники, а приведём в пример лишь одну, которая отличается своей простотой и эффективностью. Эта техника называется «матрицей Эйзенхауэра».

Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как несложно догадаться, этот человек был очень занят и должен был выполнять множество всевозможных дел, связанных со своей деятельностью. По этой причине он занимался оптимизацией своего рабочего графика и списка выполняемых задач. Итогом его изысканий и стала рассматриваемая нами матрица.

Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов. Давайте же поговорим о том, как всё это работает на практике.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на .

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и , соблюдение оптимального графика и . Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение , посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Добрый день, читатели блога Твое решение!

В этой статье хочу поговорить о проблеме перегруженного списка задач, с которой встречается почти каждый современный человек. В чем это проявляется? В том, что мы планируем выполнить много всяких разных задач в течение дня или в течение недели, а в конце этого периода понимаем, что ничего не успели.

Почему же так получается? Почему мы перегружены и не успеваем сделать то, что запланировали?

Чаще всего это связано с тем, что наше планирование нереалистично. Мы перегружаем свой список задач, из него надо что-то вычеркнуть, но возникает вопрос “Как из него что-то вычеркнуть, если мы в него вписываем только необходимые дела?”

Специальные техники определения приоритетов могут помочь нам определить то, что должно быть выполнено в первую очередь, а что мы можем отложить, а что не выполнять вовсе.

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

Постоянная занятость — это форма лени, ленивого мышления и неизбирательного действия.

Тим Феррис

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит , согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — “важность”, горизонтальная — “срочность”.
Таким образом, получаем 4 сектора:
сектор А — “срочно и важно”
сектор В — “не срочно, но важно”
сектор С — “срочно, но неважно”
сектор D — “не срочно, не важно”

Сектор А: важно, срочно

Объединяет дела, которые необходимо выполнять в первую очередь. Они не терпят отлагательств, выполнить из завтра — будет уже поздно. Регулярное появление таких дел в нашем списке задач является, как правило, следствием плохого планирования, неорганизованности, откладывания на потом и т.д Идеальным планированием является ситуация пустого квадранта А.

Примеры дел квадранта А:

• оплата кредита
• внеплановый визит к врачу, когда уже сильно что-то болит
• вызов сантехника для ремонта протекающей трубы
• ремонт ноутбука

Сектор В: важно, не срочно

Этот сектор объединяет дела, которые напрямую влияют на вашу личную эффективность. Главное отличие этих дел от дел квадранта А — отсутствие срочности. Это позволяет подойти к решению таких задач более обдуманно, что позволяет достигнуть больших результатов и эффективности. Из задач сектора В должен в основном состоять наш список дел на день. Также нужно помнить, что дела сектора В, если им не уделять своевременно внимание и время, могут перейти в сектор А.

Примеры дел квадранта В:

• обучение, повышение квалификации, курсы и семинары, тренинги
• плановый отчет
• занятия спортом
• качественный отдых
• плановый визит к врачу (диспансеризация, профилактические осмотры)

Сектор С: не важно, срочно

Дела, которые не приближают вас к цели,но делать их необходимо. Главной ошибкой при работе с матрицей является не перепутать дела сектора А и С, иначе возникнет ситуация, что вы крутитесь как белка в колесе, но выполненные задачи не приближают вас к намеченной цели, а важные задачи остаются нерешенными.

Примеры дел сектора С:

• проверка электронной почты
• текущие звонки
• совещания
• домашние рутинные дела(уборка дома)
• навязанные кем-то встречи

Сектор D: не важно, не срочно

Сектор объединяет дела, которые тратят наше время впустую, не приносят нам совсем никакой пользы. Иными словами — поглотили времени. Но эти задачи имеют для нас большую привлекательность, они просты для выполнения, позволяют хорошо провести время и отдохнуть. Поэтому противостоять им очень трудно, но делать это необходимо.

• посидеть в соцсетях
• просмотр телевизора
• треп с коллегами

Чем может быть полезна матрица на практике? Возможно два направления применения матрицы Эйзенхауэра:

1. для планирования
   
   Часто мы выполняем все срочное, но неважные дела, а важные и несрочные откладываем все дальше и дальше. Если мы займемся планированием своего времени и задач по матрице Эйзенхауэра, то сможем уделить больше времени на важные дела, которые приблизят нас к цели, и устраним задачи, которые занимают время, силы, энергию и редко приводят к цели. Как использовать матрицу для планирования читайте в этой статье ниже.
2. для оценки своей эффективности
   
   Матрица Эйзенхауэра наглядно показывает какие задачи вы выполняете. Такой анализ можно проводить в конце недели или месяца. Регулярный анализ задач, выполнением которых вы были заняты в течение определенного периода, повысит вашу личную эффективность.

Как это выглядит?

1. Выпишите на лист дела, которые вы выполнили в течение дня.
2. Распределите сделанное по четырем секторам с указанием затраченного времени.
3. Подсчитайте, как распределилось время и количество задач по секторам.
4. Интерпретация результата:
   сектор А
   
   
   Если сектор А разросся, значит вы не управляете своей жизнью. вы не занимаетесь стратегическим планированием, не умеете распределить нагрузку по сотрудникам и делегировать обязанности.
   сектор В
   
   
   Если сектор В наиболее заполнен делами, то вы достаточно уделяете время достижениям своих целей, умеете концентрироваться на главном.
   сектор С
   
   
   Увеличение дел сектора С показывает отсутствие у вас намеченных целей, планов. вы тратите свое время на неважные задачи.
   сектор D
   
   
   Возникает вопрос “За что вам платят зарплату?”, да и в личном плане вы тратите время “впустую”.

Основная трудность применения матрицы Эйзенхауэра является сложность определения важности задачи. Часто нам кажутся все задачи важными. как определить в чем истинная важность задачи. как из всех задач выделить действительно важные задачи?

Здесь пригодится “метод Франклина”: важное — это то, что соответствует главным целям моей жизни.

Основная идея состоит в том, что до того, как расставлять приоритеты, необходимо четко определиться со своими целями на определенный период.
После этого дополним матрицу Эйзенхауэра, помещая в ее центр наши цели. Что теперь происходит? Теперь оценка важности всех задач на день будет осуществляться относительно поставленной цели.

Важность задачи отличает ответ на 3 вопроса:

1. Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?
2. Может кто-то это сделать вместо меня?
3. Важна ли эта задача для достижения поставленной цели?

Например, ваша цель “погасить все кредиты и долги в течение года”. Важность каждой задачи матрицы оцениваем именно с позиции, поможет ли она достигнуть поставленной цели.

Практическая реализация. Алгоритм применения матрицы для ежедневного планирования

1. Определите цели. Посмотрите, соответствуют ли ваши цели . Из списка ваших целей выберите 1-3 цели, более приоритетные на данный период. Именно эти цели будут являться для вас маяком, на который вам нужно ориентироваться при классификации задач по секторам.
2. Составьте (день, неделя, месяц). Профессионалы в области тайм-менеджмента советуют планировать также и отдых.
3. Разбейте .
4. Оценка приоритетов. Распределить задачи по секторам, определяя важность задачи исходя из поставленных целей. Расчертите лист на 4 квадранта и заполните матрицу задачами. Если вас не вдохновляет мысль чертить каждый день квадранты, можно отмечать приоритеты буквами: А, В, С и D. Отметки вносим в ваш список напротив каждой задачи.
   Можно использовать для приоритетов три цвета светофора: красный (квадрант А), зеленый (квадрант В) и желтый (квадрант С).
5. Исполнение поставленных задач:

• в первую очередь выполняются дела важные и срочные. С этих дел должен начинаться день.
• после этого переходим к делам важным, но не срочным. Основное наше время и внимание должны быть сосредоточены на делах этого сектора
• только потом к остальным делам.

Прежде чем приступить к выполнению любой задачи, сначала задайте себе вопрос “Это должен сделать я?, “Может это сделать кто-то другой?”.
Задачи квадранта С, как правило, рутинного характера, не продвигающие вас к поставленной цели, рекомендуется делегировать или не делать совсем.

6. Контроль исполнения плана
На этом этапе выполните анализ исполнения намеченного плана. Подсчитайте в каждом квадранте матрицы какое количество задач выполнено за день и сколько времени потрачено на их исполнение. Оцените свою эффективность.

Чем больше времени вы уделяете задачам квадранта В, тем эффективнее вы становитесь и быстрее добиваетесь поставленных целей.

Невыполненные задачи перенесите в список на следующий день. Если вы отложили выполнение задачи более трех раз, задумайтесь о том, следует ли ее вообще выполнять? Скорее всего, вы прекрасно обойдетесь и без нее! Вычеркивайте такие дела из списка или выполните немедленно.

Как видите, матрица Эйзенхауэра — простой рабочий инструмент, который облегчает планирование и помогает текущему контролю и анализу вашей деятельности. Оставьте свой e-mail в форме в конце статьи и скачайте шаблон ежедневного планирования по матрице Эйзенхауэра. Шаблон создан в двух форматах: в таблице эксель и в виде шаблона заметки для Evernote.

Чтобы добавить заметку с шаблоном в свою учетную запись Evernote, нужно нажать правой кнопкой мыши по заметке в аккаунте Evernote и выбрать из выпадающего меню «Скопировать в блокнот». Затем выбрать свой блокнот и нажать «Копировать». Теперь вы можете вносить любые изменения в шаблон.
Если вы будете часто пользоваться матрицей, сделайте шаблон заметки ярлыком! Это ускорит поиск заметки и сэкономит ваше время!
Обязательно внедрите в свою систему управления делами приоритеты!

Как только вы научитесь правильно распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, у вас появится немалое количество дополнительного времени и самое главное, вы быстрее придете к поставленной цели.

Наполняйте каждый свой день смыслом и это будет ТВОЕ РЕШЕНИЕ
!

В круговороте жизненных событий очень легко запутаться. Детей учат распределять правильно своё время взрослые, которые зачастую и сами откладывают все на потом. Как правило, это самое «потом» никогда не наступает. Все запланированные дела плавно отодвигаются другими и под конец превращаются в один сплошной ком из нерешенных задач.

Проблема чаще всего заключается не в количестве дел, а в нерационально составленном графике. Люди не уделяют должного внимания планированию своей деятельности. А ведь, потратив совсем немного личного времени на обучение основам тайм-менеджмента, можно значительно сэкономить в будущем. Тогда в жизни появится место не только для вечных проблем, но и для себя и своей семьи. Одной из наиболее простых и эффективных техник планирования является принцип Эйзенхауэра.

В чем состоит суть техники?

Принцип матрицы Эйзенхауэра заключается в грамотном распределении задач в зависимости от степени их значимости. Она помогает разбить весь перечень дел на важные и не важные, срочные и не очень. С помощью матрицы можно определить тот промежуток времени, который понадобится на решение проблемы, ведь что-то требует большего внимания, а некоторые вещи и пяти минут, потраченных на них, не стоят.

Чтобы достичь успеха, нужно следовать определенному алгоритму. Порядок необходимых действий зависит от приоритетности задач. Как правило, сконцентрироваться на одной цели мешают различные факторы: личные проблемы, окружающие люди, привычки и прочее. Избавиться от слабостей и сосредоточиться только на полезных действиях может помочь метод Эйзенхауэра.

Как возник этот принцип, кем сформирован?

Обосновал описываемый принцип тайм-менеджмента тридцать четвертый президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Политический деятель ни одну задачу не мог оставить нерешенной, так что старался сделать свой график как можно более рациональным и оптимизированным. В итоге все задачи Эйзенхауэр преобразовал в матрицу.

Сегодня же методом президента пользуются и офисные работники, и менеджеры, и крупные руководители. Это говорит о том, что данный способ распределения приоритетов и вправду действенный и актуальный.

Что представляет собой матрица Дуайта Эйзенхауэра?

Квадрат Эйзенхауэра (или принципы базируется на построении матрицы. Основами матрицы являются ось важности (абсцисса) и ось срочности (ордината). Их взаимное пересечение дает четыре квадрата, каждый из которых заполняется задачами, согласно их распределению.

Так, для начала стоит определиться, что является важным, а что срочным. Важные дела в наибольшей мере влияют на а срочные задачи требуют немедленного выполнения. В целом же образуется картина, дающая полное представление о положении дел.

Матрица позволит расставить правильные приоритеты — что может подождать, а что не потерпит отлагательств.

Что входит в квадрат А?

Первый квадрат, расположенный в верхнем левом углу, именуется квадратом А. В эту ячейку записываются наиболее важные и срочные задачи. В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе.

К делам повышенной важности можно отнести:

• проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время;
• то, что может негативно отражаться на результатах деятельности;
• дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем.

За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.

Несмотря на высший приоритет данного квадрата, можно передать решение проблем, заполняющих ячейку, кому-нибудь другому. Но это только в том случае, если такое возможно, а дела не требуют непременно личного участия.

Какие задачи предполагает квардрат В?

Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно.

Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека.

Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность — те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.

Какие дела входят в квадрат С?

В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное.

В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.

Что входит в квадрат D?

У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.

Не стоит заменять отдых бесцельным мониторингом социальных сетей, просмотром телепередач или сериалов, пустой болтовней по телефону. Свободное время можно также провести с пользой для себя и окружающих: семьи, близких и друзей.

Где используется принцип Дуайта Эйзенхауэра?

Описанный прием распределения задач используется не только для рационализации времени. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра применяется, например, для определения необходимых функций торговых объектов. Улучшение товара на всех этапах жизненного цикла получило название Этот принцип объединяет в себе экономические и технические приёмы по определению соотношения свойств товара с затратами на него. Последние обязательно должны быть логичны и окупаемы.

В чем заключается принцип Эйзенхауэра в ФСА, исследовали многие специалисты из стран с рыночной экономикой: Франция, Германия, Великобритания, США. В результате было выявлено, что для того, чтобы определить круг соответствующих функций объекта, важно соблюсти пропорции между их необходимостью и стоимостью. Принцип Эйзенхауэра в ФСА заключается в анализе товара и распределении его свойств по трем категориям:

1. Категория А. Главные или основополагающие функции: прямое назначение товара, на обеспечение которого необходимо потратить большее количество средств.
2. Категория В. Второстепенные функции продукта, которые являются сопутствующими основным. Наличие таких дополнений приветствуется, но и отсутствие не слишком влияет на продажи.
3. Категория С. Излишние функции, отсутствие которых никоим образом не скажется на качестве товара. Избегая трат на дополнения, которые совершенно не являются необходимыми, можно значительно сэкономить.

Практика применения принципа Эйзенхауэра

Совершенно не обязательно распределять задачи именно в виде матрицы — в квадрате, но на первых порах можно поступать именно так для обеспечения наглядности. Удобно преобразовывать стандартный в несколько списков или общий план, где дела из различных квадратов выделены цветом. Так, например, одновременно срочные и важные задачи (квадрат А) можно записывать красными чернилами, важные, но не срочные зеленым цветом (сектор В), неважные, но срочные задачи (квадрат С) — синим, а черным — неважные и несрочные. При этом степень важности конкретного дела следует оценить не в уме, а именно на бумаге. Так задачи приобретают форму, а их выполнение становится более реальным.

Почему следует применять данный метод?

Принцип может помочь изменить свою жизнь в плане рационализации личного времени. Использование данного метода позволяет тратить меньше времени на выполнение ненужных задач и заниматься наиболее перспективными делами, а также достаточное время уделять полноценному отдыху, избегая так называемых пожирателей времени: телевидения, бесцельного блуждания по просторам Сети и тому подобного.

Человек, который применяет в своей повседневной деятельности принципы тайм-менеджмента, не только успешнее остальных, согласно статистике, но и здоровее, так как не испытывает постоянных стрессов, связанных с перегруженностью и постоянными дедлайнами. (принцип Эйзенхауэра или любой другой) поможет оптимизировать свою жизненную деятельность во всех сферах.

Многие из нас работают в режиме многозадачности. Мы постоянно сталкиваемся с ситуациями, когда у нас полно дел. Но как определить их приоритетность? И как не запутаться в делах и дедлайнах?

Планировать время непросто. Часть дел переходит на завтрашний день. А следом на них накладываются новые. В результате количество дел становится все большим. Навыкам управления собственным рабочим временем не учат ни в школе, ни в высших учебных заведениях. Однако, учиться никогда не поздно. Мы расскажем об одном из наиболее популярных методов распределения задач. Эта техника “Матрица Эйзенхауэра”. Этот способ позволит планировать дела, отделать приоритетные задачи от менее приоритетных и тратить гораздо меньше времени на ликвидацию завалов.

Этот простой и популярный в западных странах, способ, получает распространение и у нас.

Немного истории

Матрицу изобрел никто иной, как 34 президент Соединенных Штатов Америки Дуайт Дэвид Эйзенхауэр. Как человек, находящийся на чрезвычайно ответственной должности, он был постоянно занят и каждый день должен был выполнять огромное количество задач разного рода. Чтобы не копить постоянно возникающие задачи, президент постоянно искал простой и понятный инструмента для планирования задач, с которым можно было бы легко работать. После многочисленных изысканий Эйзенхауэр, наконец, нашел способ, который стал универсальным для многих.

Итак, в чем же смысл матрицы?

В распределении задач. Основываясь на простых примерах, вы быстро научитесь отделять главные задачи от менее важных и, наконец, выделять в дневном графике место для личных дел.

Основу матрицы Эйзенхауэра составляют 4 квадранта. Их пересекают 2 оси:

• ось важности
• ось срочности

В 4 квадрата матрица предлагает вписать все дела, которые так или иначе вас волнуют.

Итак квадрант первый. В него вписываем наиболее важные и срочные дела. Создатель этой методики всегда подчеркивал, что если вы грамотно планируете все свои задачи, то этот квадрант должен быть пустым. Но мы только приступаем к работе над матрицей. Если записывать сюда задачи, то стоит обратить внимание на те, которые:

• нельзя не выполнить, потому что это негативно скажется на выполнении поставленных целей
• нельзя не выполнить, потому что это повлечет за собой негативные последствия
• нельзя не выполнить, потому что выполнение этих дел относится к здоровью

Заполняя этот список, самое время вспомнить про делегирование. Если важную и срочную проблему вы можете разделить с кем-то еще: сделайте это, не стесняйтесь попросить помощи.

Квадрант второй. В него предлагается вписать дела важные, но выполнение которых не требует срочности. Это перспективные и действительно важные задачи, от выполнения которых зависит успех. Несмотря на то, что срочность в выполнении этих задач, стоит на втором месте, помните о том, что это вовсе не означает, что про них можно забыть до дедлайна. Имея достаточный запас времени на выполнение, мы подходим к решению задач более обдуманно. Что можно включить сюда?

Следующие задачи:

• имеющие отношение к спорту
• имеющие отношение к планированию задач и оценке эффективности
• которые имеют отношение к работе

Квадрант третий. В него входят срочные, но неважные дела. По большей части в этот список вам предстоит поместить проблемы, которые отвлекают вас на пути к достижению поставленных целей. Например, в этот список стоит вписать не нужные вам, но навязанные начальством, встречи и переговоры, которые никак не повлияют на достижение ваших целей. Сюда же можно записать внезапные домашние проблемы, связанные с поломкой бытовой техники и пр.

Квадрант четвертые. В него Эйзенхауэр предлагает записать неважные и несрочные дела. Это задачи, которые не повлекут за собой никакой пользы. Ими предлагается заниматься только в самую последнюю очередь, или не заниматься вовсе. Такие задачи можно сравнить с элементарными пожирателями времени. Так почему бы вообще не исключить эти дела? Эти дела многим кажутся приятными. И время летит незаметно.

Квадрат Эйзенхауэра или пара слов про приоритеты

У каждого человека существует определенный набор задач. При этом человек — существо в некоторой степени однозадачное. То есть достигать разумной концентрации можно только на 1 задаче в один момент. Бывают, конечно, исключения, но их редкость скорее подтверждает правило. Когда задач и проектов в более-менее разумной перспективе немного, ранжирование их не вызывает никакой проблемы. А зачастую даже ранжировать все это дело не слишком-то нужно. Какой задачкой хочется позаниматься, над той и будем колдовать.

Совсем другое дело начинается, когда количество задач серьезно превышает горизонт фокусировки внимания (у разных людей от 5 до 15 задач). Все дела, в него не попавшие, как бы исчезают. Человек про них элементарно не помнит. Но делать-то их все равно надо. В результате получаются длинные списки с задачами. Если выполнять их последовательно, например, в алфавитном порядке, получается ерунда — важные дела пропадают, а всякий ненужных хлам наоборот подворачивается под руку. Вот и получает человек вместо грамотно спланированного режима полную неразбериху и вечные извинения.

Но тут нам на помощь приходят многочисленные методики ранжирования задач. Об одном таком методе я и хочу рассказать.

Вообще, необходимость методов разумного ранжирования достаточно очевидна. Бросаться на все задачи подряд — дело дурное. Никому радости не доставляет, как я писал в одном из прошлых постов. Соответственно, задачки нужно распределить как по проектам, так и по важности. И если по проектам они распределяются в общем случае легко и непринужденно, то как эффективно распределять их в остальных разрезах не всегда понятно. Ну например, по одному проекту есть 10 несрочных задачек, а по другому — 2 важных. За какой проект хвататься?

Одним из методов, которым пользуюсь я, прост до безобразия. Называется он, как несложно догадаться из названия поста, Квадрат (или квадрант, или матрица) Эйзенхауэра. Суть его заключается в том, что все существующие задачи распределяются по 2 осям: важность и срочность. Выглядит это примерно так:

Здесь важно понимать, что срочные дела — это то, что требует немедленной реакции. Важное — то, что служит на достижение Вашей цели.

Дальше все свои дела раскидываете по этим категориям и выполняете следующим образом:

1. Важно и срочно — делаете в первую очередь, своими руками. Откладывать нельзя.

2. Важно, но не срочно — делаете спокойно, не спеша.

3. Не важно, но срочно — делегируйте. Если, конечно, есть кому. Иначе — тоже своими руками, но только после п.1.

4. Не важно, не срочно. А Вы все еще уверены, что это вообще нужно делать? Если нет — смело выбрасывайте дело в помойку. Время дорого. Если же думаете, что делать надо — ну что ж, в свободное от основной жизни время можно и над такими делами поработать.

Подобные простые схемки очень хорошо (по крайней мере, мне) помогают увидеть что происходит и как я трачу свое время. Самый лучший расклад, если Вы тратите 70-80% времени на задачи из «спокойного» квадрата.

Собственно, хотелось бы дать финальные заметки.

1. Не забывайте, что делегировать можно не все функции! Есть определенные ограничения, которым учат на младших командирских курсах.

2. Это распределение ни в коем случае не отменяет группировки работы по проектам. Оно скорее помогает сконцентрироваться на том, чему сейчас нужно больше внимания. Ну и позволяет до кучи визуально оценить состояния проектов.

Пока, наверное, все.

Хотя нет, есть одна просьба. Если Вам лично интересна какая-либо тема, касающаяся управления в целом или менеджмента в IT, скажите мне. Возможно, я смогу написать про нее что-нибудь новое и интересное. И всем польза 🙂

А вот теперь действительно хватит разговорчиков.

Всем хороших выходных и чтобы большая часть дел жила в квадрате важно-не срочно.

Удачи!

Матрица приоритетов Эйзенхауэра — Промышленное предприятие «ЗИП»

Среда, 18 октября 2017

Сколько времени в сутках вам нужно, чтобы все успеть? Беда современных людей в том, что каждый хочет добавить час-два, а то и все 24 часа, чтоб успешно справляться со своими делами. На самом же деле проблема не в нехватке времени, а в неумении ним распоряжаться. Мы предлагаем вам в помощь президентский метод расстановки приоритетов. Интересно? Давайте узнавать подробней.

Что такое матрица приоритетов Эйзенхауэра?

 Матрицу приоритетов разработал для себя Дэвид Эйзенхауэр – 34-й Президент Соединенных штатов Америки, чтоб оптимизировать свое рабочее время. В чем она заключается? В распределении дел согласно важности и срочности. На деле все просто.

Чтоб было легче поделить дела, нарисуйте квадрат и поделите его на четыре сектора. Вертикальный луч, который делит квадрат – это уровень важность, а горизонтальный –  степень срочности.

Первый квадрат – это срочно и важно

В идеале первый квадрат должен быть пустым. При правильной расстановке приоритетов, действительно важные дела вы будете успевать выполнить в срок. Таким образом, они просто не успеют переместиться в категорию важно и срочно. Но если вы еще не смогли покорить время и дела, в первый квадрат нужно отнести то, что может серьезно повлиять на положение и статус, стать причиной неприятностей, нарушить выполнение поставленных целей. Также сюда относится все то, что связано со здоровьем и самочувствием.

Второй квадрат – важно, но не срочно

Второй квадрат считается основой успеха. Он самый важный в работе и жизни. Здесь нужно поместить текущие дела, рабочие обязанности, а также планы касательно отдыха на ближайшее время. Если эти задачи не выполнять вовремя, они перейдут в первый квадрат, что будет звоночком неуспеваемости. Работая согласно второму квадрату, вы сможете все важные дела выполнять обдуманно и не спеша, успевая в срок.

Третий квадрат – срочно, но не важно

Третий квадрат – это дела, которые важны, нужны, но «терпят». Например, сменить лампу, сделать уборку, сходить на праздник к дальним родственникам. Дела подобного рода никогда не стоит вписывать в первый квадрат. Чтоб не ошибиться в приоритетах, анализируйте: насколько это важно лично для вас и в ваших ли это интересах?

Четвертый – не срочно и не важно

Четвертый квадрат – это зона наименьшей важности. Что здесь будет? Просмотр сериалов, разговоры в соцсетях, встречи, куда вам не слишком хочется идти. Это все также составляет нашу жизнь, но не несет полезной нагрузки. Потому таким делам стоит отводить минимум времени и только после того, как дела из всех трех предыдущих квадратов будут выполнены.

Организовывайте свой день по принципу Эйзенхауэра, разделяйте приоритеты обдуманно, с учетом их важности и собственных интересов. Правильная самоорганизация избавит вас от переработок, неверных решений, усталости и недовольства, откроет время для личных увлечений. Люди, которым удалось овладеть временем, всегда успешны и независимы от обстоятельств.

Используйте шаблон матрицы приоритетов для управления своими проектами и задачами.

Матрица приоритетов — это инструмент для принятия решений, который помогает вам сортировать задачи и следить за тем, чтобы самое важное не было отброшено внезапным, неожиданным и срочным. Это поможет вам сосредоточиться на ваших долгосрочных общих целях, предоставив основу для расстановки приоритетов в том, что является важным.

Бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр разработал первый образец матрицы приоритетов действий. Всемирно известная матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица приоритетов или матрица срочно-важных, представляет собой простой, но мощный инструмент стратегического управления.

Мы создали 2 версии шаблона матрицы приоритезации, которые можно использовать в различных сценариях использования.

Начните работу с шаблоном матрицы приоритетов

Здесь, в Conceptboard, мы любим продуктивность. Мы всегда стремимся работать более продуктивно и делимся с вами нашими советами. Вот почему мы очень рады поделиться с вами нашим бесплатным шаблоном матрицы приоритетов, так как мы уверены, что он поможет вам лучше управлять своим временем и сосредоточиться на своих больших целях.

Просто нажмите на изображение ниже, и вы попадете прямо к шаблону, и вы сможете сразу же приступить к его заполнению.

Если вы хотите узнать больше о продуктивности, возможно, вам понравится читать о 4 типах продуктивных рабочих процессов или о том, как эффективно донести свои идеи.

Что такое матрица приоритетов?

Основная предпосылка заключается в том, что анализ, а затем разделение ваших задач на четыре основных квадранта, относящихся к разным областям важности и срочности, позволит вам лучше планировать свое время и снизить стресс.

Квадрант 1: Срочно и важно = Сделай сначала

Первый квадрат предназначен для задач и проектов, которые важны для вашей работы или личной жизни. Это то, что нужно сделать сегодня или самое позднее завтра, и от них нельзя отказываться.

Это может быть ответ на важное электронное письмо, завершение презентации или отчета. Или в личной жизни, оплачивая счет или платя налоги. Это вещи, которые часто будут иметь негативные последствия, если они не будут закончены вовремя.

Квадрант 2: Важно, но не срочно = Сделать позже

Второй квадрант предназначен для задач, которые также важны, но их не нужно выполнять немедленно. Поэтому вам следует выделить для них определенное время.

Эти задачи могут включать обновление вашего веб-сайта, встречу с новым поставщиком или чтение важной темы. Обычно это важные вещи для ваших долгосрочных целей, но они не учитываются, когда возникает что-то срочное.

Квадрант 3: Срочно, но не важно = Делегат

В третьем квадрате вы должны перечислить вещи, которые являются срочными, но не важными и, следовательно, могут быть делегированы.Эти занятия могут быть важнее для кого-то другого, чем для вас. Поэтому не забудьте спросить себя, важна ли эта задача для вас или кого-то еще?

Эти задачи можно делегировать кому-то другому или разрешить запрашивающей стороне решать задачу самостоятельно.

Квадрант 4: Ни срочно, ни важно = Исключить

Последний квадрант для вещей, которые можно удалить! Это вещи, которых вам не следует делать, возможно, потому, что они не входят в вашу компетенцию, или потому, что они тратят время.Избавившись от задач, которые тратят много времени, вам будет намного проще управлять своим временем.

Как применить матрицу приоритетов на практике?

Воспользуйтесь этим пошаговым руководством, чтобы заполнить матрицу приоритетов:

1. Для начала запишите все задачи и проекты, которые вы хотите или должны выполнить.
2. Оцените мероприятия по важности и срочности. Вы можете оценить их по шкале от 1 до 4 или использовать шкалу по вашему выбору, например школьные оценки или шкала от 1 до 10.
3. Теперь пора добавить элементы в матрицу. Постарайтесь ограничить каждый квадрант восемью пунктами, чтобы сделать его достижимым. Помните, что цель здесь — достижение!

Когда вы добавляете задачи в квадрант 2, убедитесь, что вы запланировали для них время, и включите это время в задачу в своей матрице. Это будет держать вас подотчетным и поможет вам управлять своим временем.

Шаблон приоритезации идей

Еще одна матрица приоритизации, которая поможет вам сэкономить время и силы, — это шаблон «Приоритезация идей».Это отличный инструмент для определения того, какие идеи или проекты заслуживают наибольшего внимания, исходя из их общей осуществимости и важности.

Использование простой матрицы, в которой осуществимость идеи отложена по оси x, а уровень важности отложен по оси y, позволяет визуализировать, какие идеи имеют наибольшие шансы на успех, а каких следует избегать.

Помимо управления конвейером проекта, шаблон определения приоритетов идей также можно использовать для определения приоритетов элементов списка желаний в рамках более крупного проекта.Например, при разработке нового веб-сайта вы могли собрать длинный список желаний от множества заинтересованных сторон и отделов.

Избавьтесь от догадок, нанеся их все на матрицу приоритезации идей, чтобы вы могли четко видеть, на каких идеях вам следует сосредоточиться на этапе 1, а на каких можно рассмотреть в дальнейшем.

Руководство по использованию шаблона определения приоритетов идей

• Соберите свою команду удаленно или лично для мозгового штурма, чтобы генерировать новые идеи.Напишите каждое действие на отдельной наклейке в шаблоне «Приоритезация идей». (Пропустите этот шаг, если у вас уже есть длинный список идей или список желаний для проекта).
• Отсортируйте идеи и отфильтруйте те, которые полностью выходят за рамки возможностей или не подходят.
  Объедините похожие идеи в одну заметку или сгруппируйте идеи, которые можно объединить в одну общую идею. (Подробнее о том, как использовать цифровые стикеры.)
• Попросите разъяснений у тех, кто представил оставшиеся идеи, о том, что нужно сделать, чтобы каждая идея воплотилась в жизнь.
• В группе начните наносить идеи на диаграмму, размещая стикеры, соответствующие их выполнимости и важности.
• В верхней правой части диаграммы вы можете четко увидеть, какие идеи вам следует расставить по приоритетам, исходя из их высокой важности и высокой степени осуществимости.
• Чтобы начать работу, назначьте задачи различным членам группы и устройте дополнительную встречу, чтобы сохранить импульс.

Сила визуального сотрудничества

Централизуйте проекты и общение на нашей цифровой доске на стероидах

Повысьте производительность труда с помощью дополнительных инструментов стратегического управления, таких как шаблон списка дел.Поддерживайте динамику с помощью бесплатных бизнес-ресурсов для создания идей, таких как Creative Mind Mapping, Шесть мыслящих шляп и Доска идей.

Как различать срочные и важные задачи, также известная как матрица решений Эйзенхауэра

Путать ли вы когда-нибудь что-то важное с чем-то срочным — или наоборот? Что ваше время часто тратится на тушение пожара до такой степени, что у вас не остается сил?

Не волнуйтесь, вы не одиноки! «Принцип принятия решений Эйзенхауэра», назван в честь президента США Дуайта Д.Эйзенхауэр — это образ мышления и работы, который руководил им на протяжении всей его карьеры.

Разница между срочным и важным

Отправной точкой обсуждения является полное понимание разницы между ними.

Когда что-то срочно, очевидно, что это требует немедленного внимания. Задача, которая буквально не может ждать ни секунды дольше.

Важные задачи могут быть срочными, но в целом — нет. Они не требуют немедленного выполнения, но в равной степени их нельзя оставлять в бездействии надолго.

Естественный инстинкт заставляет нас часто думать, что все срочные дела также важны, а с 24-часовыми новостными каналами и т.п., постоянно подкрепляющими такое поведение, стоит ли удивляться, что оно часто становится подавляющим?

Мобильные устройства гарантируют, что мы «всегда на связи», что еще больше затрудняет обработку того, что важно и что срочно, что часто приводит к выгоранию.

Матрица решений Эйзенхауэра

Матрица решений Эйзенхауэра помогает людям различать то, что важно, а что не важно, и что срочно и не срочно, и матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре квадрата: 1) Срочно / важно, 2) Не срочно / важно, 3) Срочно / не важно и 4) Не срочно / не важно:

Квадрат 1: Срочные и важные задачи

Задачи, указанные в квадрате 1 матрицы, могут быть рассмотрены быть одновременно срочным и важным.

Кризисы, проблемы или сроки часто требуют немедленного внимания. Например:

Определенные электронные письма (может быть предложение о работе и т. Д.), Крайний срок уплаты налогов, вам звонят из школы вашего ребенка и говорят, что вам нужно прийти на встречу по поводу его поведения, жена уходит на роды и т. Д.

Итак многие задачи, попадающие в эту область матрицы, можно сделать более эффективными или полностью исключить. с некоторым планированием.

Допустим, вашей собственности требуется ремонт, но ее оставили гнить.Вместо того, чтобы позволить ему развалиться, согласовайте превентивный график работ по техническому обслуживанию в различные моменты года.

Вы никогда не сможете полностью избавиться от срочных и важных задач, но вы можете сэкономить много стресса, отфильтровав некоторые из них в квадрат 2.

Квадрат 2: не срочные, но важные задачи

Квадрат 2 задачи не обязательно будут иметь срочный крайний срок, однако будут и такие, которые имеют большое значение для достижения личных и профессиональных целей.Например:

Учеба, время с семьей, упражнения, еженедельное и долгосрочное планирование, чтение и медитация.

В идеале мы должны уделять как можно больше времени задачам / требованиям из квадрата 2.

Однако, если вы не понимаете, что для вас наиболее важно, очевидно, что вы не понимаете, на что вам следует тратить свое время.

Поскольку задачи в квадрате 2 не всегда являются неотложными, они навсегда остаются на заднем плане, что увековечивает цикл, в котором все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела.

Квадрат 3: Срочные и неважные задачи

Квадрат 3 задачи сейчас требуют нашего внимания (поэтому являются срочными), но они не помогают нам в достижении наших личных и профессиональных целей (не важно). Например:

Телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма и т. Д.

Тратить время на задачи квадрата 3 часто может казаться важным, особенно если вы помогаете кому-то, но они важны только для других и мешают вам решать задачи. в квадрате 1.

В конце концов вы будете верить, что делается многое, хотя на самом деле вы сделали очень мало.

Если вы человек, который хочет постоянно радовать других за свой счет, откажитесь от вещей и станьте более напористым.

Квадрат 4: не срочные и не важные задачи

Квадрат 4 — наименьшая из ваших забот, поскольку эти задачи не являются ни срочными, ни важными. Например:

Просмотр телевизора, видеоигры, просмотр социальных сетей

Подумайте, сколько времени вы тратите на что-то из вышеперечисленного.

Хотя некоторые из них важны, например, в конце особенно сложного дня, когда вашему мозгу нужно ненадолго «выключиться», старайтесь уделять им очень ограниченное количество времени.

Уделяйте больше времени важным задачам

Умение различать важное и срочное — очень важный навык.

Вкладывая свое время в деятельность по планированию / организации квадрата 2, вы можете предотвратить или даже устранить многие проблемы квадрата 1, сбалансировать запросы квадрата 3 с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами квадрата 4.

Сделав задачи квадрата 2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы будете иметь умственные, эмоциональные и физические возможности, чтобы справляться с ними аффективно.

Расстановка приоритетов задач стала проще: как использовать коробку Эйзенхауэра в маркетинге? | Контентино | Стратегический контент-маркетинг

Если вы работаете в сфере маркетинга, скорее всего, вам нужно выполнять гораздо больше одной задачи за раз. Некоторые из ваших обязанностей требуют стратегического подхода и не могут быть выполнены в мгновение ока.Другие могут занять несколько секунд, но испортят вашу продуктивность и сосредоточенность на день. Поэтому найти золотую середину между ними и не быть перегруженным задачами — это проблема.

Как стать продуктивнее? Ответ можно найти в коробке Эйзенхауэра . Сегодня мы поговорим об этой матрице срочно-важно и о том, как она может помочь вам повысить производительность труда.

Поле Эйзенхауэра, тип структуры приоритезации, которую часто называют матрицей срочно-важных, является одним из самых популярных методов организации задач.Считается, что его использовал и популяризировал Дуайт Д. Эйзенхауэр.

Он основан на четырех квадрантах, так называемых «квадратах» в рамке, которые помогают сгруппировать ваши задачи в соответствии с их важностью и срочностью, которые заранее определены вами. Чтобы сделать это наиболее эффективным способом, вам нужно попрактиковаться и научиться сортировать свои задачи так, чтобы они попадали в правильный квадрат Эйзенхауэра .

Прежде чем мы подробнее рассмотрим ящик Эйзенхауэра , давайте ответим на один важный вопрос, который поможет вам правильно разделить задачи.

Термины «важный» и «срочный» часто ошибочны, поскольку оба они относятся к чему-то «критически важному». Важно понимать разницу.

Срочно относится к задаче, которая требует от вас действовать сейчас, немедленно.
Эти задачи не обязательно могут быть чрезвычайно важными для общей стратегии, но они должны быть выполнены как можно скорее. Срочные задачи — это те, которые должны быть выполнены в ближайшее время, если они еще не просрочены, поэтому они требуют быстрой реакции и приносят быстрые результаты (или последствия, если они не выполняются вовремя).

Важно относится к задаче, которая имеет решающее значение для долгосрочной стратегии и для достижения конкретной цели. Важные задачи обычно не нужно выполнять сразу.

Сам человек, наверное, лучше всего различает два типа задач:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». — Эйзенхауэр

Задача может быть одновременно важной и срочной, но обычно это не так.

Чтобы овладеть методом Эйзенхауэра, вам нужно научиться распознавать и квалифицировать свои задачи. Мы поговорим об этом позже.

Матрица срочно-важных состоит из четырех квадрантов задач, каждый из которых называется ящиком Эйзенхауэра или квадратом Эйзенхауэра .

В эту группу входят задачи, которые нужно выполнить сейчас и лично.

Они часто включают задачи, связанные с кризисным менеджментом, чрезвычайными ситуациями, сроками или внезапными непредсказуемыми ситуациями, которые необходимо решать немедленно.

Примеры:

1. Вы получаете предложение о сотрудничестве от потенциального нового клиента социальной сети. Это одновременно важно и срочно: если вы не примете меры сейчас, они могут выбрать другое агентство. (Вы можете выполнять сводки более эффективно, если у вас есть готовый шаблон для предложений о сотрудничестве — это часто важно, но не срочно.)
2. Ресторан, которым вы управляли в Facebook и Instagram, не платил своим сотрудникам, которые сейчас устроил пожар в социальных сетях.Наличие процедур кризисного управления на случай обострения ситуации поможет вам справиться с ней быстрее и точнее.
3. План социальной сети, который вам отправил младший специалист по социальным сетям, нуждается в серьезном улучшении, и вам нужно отправить его своим клиентам менее чем за два часа. Создание набора правил, которым нужно следовать, и наличие внутреннего процесса утверждения могут улучшить качество работы и сэкономить ваше время на исправлениях в последнюю минуту.

Хотя полностью устранить такие задачи невозможно, некоторые из них можно было предотвратить или подготовить заранее с помощью правильного квадрата Эйзенхауэра .

Вторая группа состоит из задач, которые вам нужно решить, следует ли продолжить или оставить их в конвейере на данный момент. Многие маркетологи, работающие с коробкой Эйзенхауэра , проводят большую часть своего времени на этой площади Эйзенхауэра .

В эту группу входят задачи, которые можно запланировать на будущее. Хотя они еще не являются срочными, они могут стать срочными в любой момент. Лучше регулярно отслеживать, что входит в эту группу, и не откладывать задачи, когда в этом нет необходимости или когда у вас есть свободное место в вашем конвейере.

Они часто относятся к планированию, улучшениям или построению отношений. Хотя здесь не требуется указывать сроки, это может помочь вам сохранить мотивацию.

Примеры:

1. Структурирование процесса утверждения контента вашими клиентами. Если вам сложно получить обратную связь о своих планах по содержанию, вы можете предложить решения (например, Kontentino) для оптимизации рабочего процесса. Это важно, но срочность зависит от нескольких факторов.
2. Короткое видео о стратегии в социальных сетях, чтобы вы могли продвигать свою компанию. Это важно для брендинга, но его актуальность может быть спорной.
3. Комплексный аудит каналов социальных сетей для вашего клиента электронной коммерции. Это не всегда срочно (и требует подготовительной фазы), но важно для повышения производительности и выявления узких мест.

Выполнение задач на этой площади Эйзенхауэра может привести к меньшему количеству стрессовых ситуаций, даст вам больше контроля над своими проектами и приведет к постоянному совершенствованию.

Потратив больше времени на задачи Q2, вы можете исключить непредсказуемые или неприятные ситуации в Q1, сбалансировать задачи Q3 и даже насладиться некоторыми «расточителями времени» из Q4, на которые теперь у вас может появиться шанс.

Третья группа состоит из задач, которые можно делегировать или исключить. Наличие бесконечного списка задач в этой категории — катастрофа для производительности, поэтому вам следует избегать скопления обязанностей здесь.

Как мы уже упоминали, термин «срочно» не обязательно означает «важный».Слишком много времени на задачи из этой категории может привести к краткосрочному видению и пренебрежению тем, что действительно важно для вашего бизнеса. Когда можете, попробуйте делегировать, сократить и избавиться от задач в этом квадрате Эйзенхауэра .

Примеры:

1. Сотрудник просит вас о небольшой услуге во время вашей работы над стратегией в социальных сетях для важного клиента. Стоит ли пожертвовать своим вниманием и помочь им на минутку? Для многих это не проблема, однако вы можете потерять контроль над своей производительностью, если будете продолжать соглашаться на такие запросы слишком часто.
2. Бывший клиент просит вас собрать все файлы, относящиеся к конкретной рекламной кампании, в одной папке. Эта задача может быть важной для них, но, вероятно, не срочно и может быть делегирована другому человеку в вашей команде.
3. Вам мешает звонок от коллеги во время деловой встречи. Вы извиняетесь перед участниками, выходите из комнаты и берете трубку — только для того, чтобы узнать, что он мог ждать, пока вы закончите встречу, или ее решит кто-то другой в команде.
4. Любая «встреча, которая могла быть по электронной почте».

Не путайте Q3 с Q1 в графе Eisenhower : вы можете быть чрезмерно довольны ежедневным выполнением большого количества задач. Но задачи Q3 (не важные, но срочные) никак не способствуют достижению ваших долгосрочных целей в той степени, в которой это делают задачи Q1 (важные и срочные).

Как быть более продуктивным , чтобы вернуть себе контроль и репутацию? Работайте над минимизацией таких задач в своем конвейере и научитесь говорить «нет» на некоторые просьбы, которые помогают другим, но отвлекают вас.Это для твоего же блага.

Четвертая группа включает в себя невыполненные задачи, ресурсы или идеи, которые нужно поместить в временные рамки на будущее, а также отвлекающие действия, которые были ошибочно названы «задачами». Многие из них следует отбросить на этом этапе, прежде чем они создадут беспорядок в других секторах, или завершить только тогда, когда они имеют смысл для бизнеса.

Примеры:

1. Бессмысленная прокрутка в Facebook (вы можете извинить это как «поиск вдохновения», но это не совсем то же самое, не так ли?)
2. Серфинг в Интернете без цели.
3. Идея запуска тестового профиля в социальной сети. Это не срочно или важно, это просто нечеткая идея, которая однажды может пригодиться — если вообще пригодится.

Отслеживание идей и перемещение их в конкретный квадрат Эйзенхауэра , когда это необходимо, крайне важно для полного контроля над этим квадрантом.

Фото You X Ventures на Unsplash

Разделение задач на разделы может оказаться сложной задачей. Мы живем в эпоху, когда из-за беспорядка информации все кажется срочным и важным.

Отличить срочное от важного — это самый первый шаг, который вам следует сделать.

Использование матрицы срочно-важно вместо линейных списков дел может помочь вам сосредоточиться на том, что действительно важно для вашей стратегии и работы. Списки дел, как правило, длинные и неструктурированные, в то время как поле Eisenhower предоставляет четыре четкие группы задач, чтобы вы знали, как выглядит ваш конвейер.

1. Определите те задачи, которые должны попасть в Q2 с наивысшим приоритетом, записав задачи для Q1 и Q3. Возьмите из Q1 и Q3 те задачи, выполнение которых можно было бы предотвратить, или которые являются предсказуемыми, а не беспрецедентным кризисом. Поздоровайтесь с новыми задачами второго квартала.
2. Задачи Q2 могут потребовать много времени. Очистите свои задачи Q4 LIFO (последний пришел, первый ушел) и делегируйте или сократите задачи Q3, чтобы вы могли посвятить больше времени группе Q2.
3. Распланируйте задачи на второй квартал вперед. Мы упоминали, что это не является строго обязательным, но это поможет вам не сбиться с пути и будет решительно выполнять их до того, как они станут нежелательными задачами первого квартала.
4. Вы не сосредотачиваетесь на задачах второго квартала без причины. Потратив больше времени на эти задачи, вы сможете сократить количество задач в первом квартале.

Все ли задачи нужно выполнять? Да, в конце концов. Даже если вы делегируете полномочия, вам, возможно, придется контролировать и проверять их позже. Однако с интеллектуальной приоритизацией задач в матрице срочно-важные вы можете выполнять их быстрее и сосредоточиться на основной сфере бизнеса.

Если вы хотите узнать , как повысить продуктивность , мы также перечислили несколько полезных тактик, которые могут помочь вам в выполнении ваших задач.

• Съешьте лягушку — начните свой день с «худшего» дела. Как только вы это сделаете, все остальное будет легче выполнить.
• Быстрые победы — затем переходите к нескольким небольшим задачам, выполнение которых может занять у вас всего несколько минут. Это может побудить вас работать лучше всего до конца дня.
• Top3 — узнайте три важных задачи в день, которые вам абсолютно необходимо выполнить. Остальное необязательно: если вы начинаете работать над ними, это здорово, но дальнейшее продвижение — это еще не все.
• Правило 2 минут — это стоит проверить, когда вы уже получили некоторый контроль над управлением задачами и производительностью. Если конкретная задача появляется из ниоткуда, но ее выполнение занимает менее двух минут, не помещайте ее в квадрат Эйзенхауэра — просто выполните ее сразу после получения. Таким образом, вы не будете перегружать свою очередь и тратить больше времени на определение простой задачи, чем на ее выполнение. Однако, если это происходит слишком часто, это может быть опасно для производительности, поэтому будьте осторожны с его использованием.

Фото Келли Сиккема на Unsplash

Менеджеры социальных сетей должны быстро усваивать новые тенденции, изменения и обновления. Когда впереди много новых задач, заблудиться несложно. При правильной расстановке приоритетов с использованием шкалы Эйзенхауэра новые обязанности будут рассматриваться как вызовы и часть процесса, а не как борьба.

Приоритезация задач помогает специалистам по маркетингу определять наиболее важные задачи и сосредотачиваться на них, когда другие терпеливо ждут в очереди.Многое на одной тарелке может идти рука об руку с негодованием и разочарованием, но расстановка приоритетов поможет решить эту проблему и поможет вам получать удовольствие от работы.

Приоритизация задач не происходит в одночасье, но вы можете очень быстро увидеть разницу, как только разберетесь с ней. Классифицируя свои задачи и разделяя их на квадранты, вы можете работать более продуктивно, тратить больше времени на планирование или просто меньше на панику и обеспечивать еще более высокое качество своей работы.

Приоритизация задач позволяет рассматривать задачи с другой точки зрения.Вместо того, чтобы вводить в конвейер такие процессы, как «работа над улучшением нашей стратегии в отношении социальных сетей», вы можете разбить процесс на части.

• «Найдите инструмент автоматизации социальных сетей » можно поместить в 3 квартал и делегировать,
• «Конкурентный анализ» можно поместить во 2 квартал или, если в вашей команде есть кто-то еще с возможностями и навыки для этого, вы можете подумать о том, чтобы делегировать его,
• «Rocking TikTok» должен оказаться в очереди идей в 4 квартале, если нет четкой концепции его использования и если это довольно слабая тенденция, которой следует следовать (или нет) ,
• «Создание антикризисных процедур» — это ваша задача Q2, и вам следует начать готовиться к ней сейчас, если вы не хотите, чтобы она превратилась в задачу Q1.

Использование бокса Eisenhower облегчает бесконечную рабочую нагрузку. Это четкое разделение задач показывает вам, что именно нужно сделать, запланировать, делегировать или отменить. Один длинный список дел можно заменить матрицей срочно-важно , из которой вы скоро заметите, что некоторые задачи могут ждать в очереди.

Мир все равно будет вращаться вокруг своей оси, если вы не выполните их все сегодня.

Работа в социальных сетях может сильно отвлекать.Трудно удержаться от соблазна проверять свою ленту в Facebook, время от времени открывать Instagram или обновлять Twitter. Разделение задач на группы покажет вам, сколько времени вы тратите на непродуктивные дела, и поможет устранить те, которые отвлекают.

У менеджеров социальных сетей много задач, связанных со стратегией, аналитикой или распространением. Расстановка приоритетов поможет сэкономить время, нервы и нервы. Хотя есть много задач, которые необходимо выполнить сейчас или в ближайшем будущем, другие можно делегировать или удалить из вашего ящика Eisenhower .Если вы ищете идеи о том, как может быть более продуктивным, этот может стать для вас выигрышным.

Написано Кингой Одзиемек

Разъяснение матрицы управления временем Кови

Правильное управление временем важно для повышения личной продуктивности и успеха бизнеса. Вы можете использовать множество различных стратегий управления временем, в том числе Матрицу управления временем Кови. Этот метод — эффективный метод, позволяющий сосредоточить ваше внимание на задачах, наиболее важных для вашего бизнеса и личного роста.В этой статье мы объясняем, что такое матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования вашей собственной тактики приоритизации.

Что такое матрица управления временем Кови?

Матрица управления временем Covey представляет собой основу для определения приоритетов вашего времени и задач для оптимизации эффективности и производительности. Созданная Стивеном Кови, автором книги Семь навыков высокоэффективных людей , эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь вам классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:

• Срочность: Задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания
• Важность: Те, кто имеет большое значение или ценность для целей

Цель использования этого метода — сосредоточиться на улучшении личных и профессиональных отношений, а также на содействии росту и достижениям.

Связано: Навыки управления временем: определение и примеры

Четыре квадранта матрицы управления временем Кови

Каждый квадрант имеет разные свойства и разработан, чтобы помочь вам расставить приоритеты для ваших задач и обязанностей. Это следующие квадранты:

• Квадрант 1: Срочно и важно
• Квадрант 2: Не срочно, но важно
• Квадрант 3: Срочно, но не важно
• Квадрант 4: Не срочно и не важно

Квадрант 1: Срочные и важные

Q1 включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие срочного внимания.Пункты в этом квадранте также могут быть стрессовыми факторами из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая категоризация может гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Пункты, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:

• Предстоящие сроки
• Прямая связь с целями, зависящими от времени
• Включают снижение непосредственного риска

Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.

Квадрант 2: Не срочно, но важно

Q2 включает в себя сосредоточение внимания на деятельности, направленной на развитие чувства дисциплины и приверженности, а также на выявлении вещей, которые вы можете контролировать, и работе над ними.Некоторые элементы Q2 могут иметь следующие качества:

• Требовать планирования или дополнительных шагов
• Прямая связь с общими целями

Этот квадрант расположен вверху справа в матрице.

Квадрант 3: Срочно, но неважно

Действия в третьем квартале являются срочными и в настоящее время приобретают некоторую важность. Скорее всего, это элементы, которые можно уменьшить или удалить из рабочего процесса. Вероятно, они обладают некоторыми из следующих качеств:

• Результат плохого планирования элементов в 1 и 2 кварталах
• Прерывание производительности
• Отвлечение

Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы.

Квадрант 4: Не срочно и неважно

Задачи в четвертом квартале с большей вероятностью могут быть полностью удалены или сокращены. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы вы знали, какие задачи следует отнести к категории с наименьшим приоритетом. Эти элементы обычно имеют следующие качества:

• Вызывают наименьшее количество стресса
• Не имеют прямого отношения к общим или чувствительным ко времени целям

Этот квадрант расположен внизу справа в матрице.

Связано: Правило 80/20, объясненное на примерах

Преимущества использования матрицы управления временем Кови

Использование матрицы управления временем Кови может иметь множество преимуществ на рабочем месте, в том числе:

• Повышенная продуктивность: Порядок выполнения этого метода может помочь вам решить, что поставить в первую очередь в своей жизни и как эффективно подойти к этим задачам. Наличие организованного и упорядоченного списка задач может помочь вам выполнить больше самых важных задач за то же время.

• Явные привычки: Использование этой матрицы может помочь вам определить, в каких секторах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы можете развить новые привычки сосредотачиваться только на вопросах Q1 и Q2.

• Баланс между работой и личной жизнью: Имея более продуктивные привычки на работе, вы сможете лучше находить время для самых важных для вас вещей вне работы.

• Улучшение навыков планирования: Правильная приоритезация задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые могут быть выполнены в определенные сроки.Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.

Как использовать матрицу управления временем Кови

Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни и распорядку требует самооценки и специфики. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам сориентироваться в этом методе:

1. Перечислите задачи, которые вам нужно выполнить

Независимо от того, приоритезируете ли вы задачи на день или на месяц, важно записать все задачи, которые вам еще предстоит выполнить. .Эти задачи должны быть краткими и четкими.

2. Включите крайние сроки

После того, как вы четко перечислили каждую задачу, укажите их крайние сроки. Знание того, когда что-то должно быть завершено, может помочь вам расставить приоритеты, что нужно сделать в первую очередь, а что можно подождать позже. Обратите внимание на быстро приближающиеся сроки, чтобы определить срочность ваших задач на следующем этапе.

Связано: 10 советов, как быть более целеустремленными на работе

3.Определите наиболее срочные задачи

Укажите, какие из перечисленных крайних сроков являются ближайшими, чтобы определить наиболее срочные. Это позволяет вам увидеть ваши задачи в перспективе, когда дело доходит до приоритезации. Он также дает четкое представление о ваших общих обязанностях и может дать вам представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь и в последнюю очередь.

4. Упорядочить по важности

Определив, насколько срочно каждая задача для вашего расписания, упорядочите задачи в соответствии с их важностью.Это позволит вам полностью понять, какие задачи являются предварительными, а какие могут подождать в данный момент. Это также может помочь в создании расписания для выполнения этих срочных задач в соответствии с их важностью.

5. Разместите задачи в правильном квадранте

Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она срочна и / или важна для вашей повестки дня, затем распределите их по группам в своем списке. После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, важными, обе или ни одна из них, поместите их в соответствующий квадрант.Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.

6. Оцените свою продуктивность

Повторите этот процесс для повседневной и еженедельной деятельности. После использования этого метода в течение нескольких недель или месяцев подумайте о своей работе. Определите, как выполнение задач в порядке их расположения в матрице повысило вашу эффективность, рабочий процесс и управление стрессом. Вы можете использовать свои выводы, чтобы выяснить, как лучше всего скорректировать свое расписание в соответствии с вашими потребностями, или оценить, нужно ли переместить определенные элементы в вашей матрице в другой квадрант.Если вы обнаружите, что некоторые элементы не так важны, как другие, подумайте о реорганизации вашей матрицы, расписания или методов работы, чтобы поставить на первое место более значимые задачи.

Матричный метод продуктивности Эйзенхауэра [Видеоурок]

Матрица Эйзенхауэра — это метод определения приоритетов задач, который может стать ответом на ваш перегруженный список дел и кошмары уведомлений.

У вас много дел. Кажется, что помимо ваших реальных проектов у вас есть еще 50 небольших задач, требующих вашего внимания.В вашем почтовом ящике куча неотвеченных писем. Коллега по другому проекту отчаянно нуждается в вашем участии в чем-то, а у него есть крайний срок. Не говоря уже о том, что дома вас ждет переполненная корзина для белья.

Когда все эти приоритеты крутятся в вашем мозгу одновременно, трудно решить любую из них. Тревога незнания, с чего начать, оставляет вас в состоянии аналитического паралича.

Вы чувствуете себя подавленным и застрявшим. А если у вас нет метода управления временем, легко попасть в ловушку, полагая, что каждая задача срочна и важна.

Но это еще не все плохие новости. Решения для определения приоритетов и принятия решений не новы. Фактически, одна из величайших рамок для принятия решений и управления временем появилась более полувека назад от старого мастера продуктивности и очень занятого товарища Дуайта Эйзенхауэра, 34-го президента США.

Во время своего президентства президент Эйзенхауэр преодолел напряженность в период холодной войны, положил конец войне в Корее и создал систему автомагистралей между штатами среди многих других достижений.Можно сказать, что он был очень занятым человеком, и, к счастью, он оставил это наследие продуктивности, чтобы помочь вам избавиться от беспокойства и беспокойства о спешке и завершить все свои дела в течение дня.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (или ящик Эйзенхауэра) — это простой, но чрезвычайно эффективный способ определить, как расставить приоритеты для ваших задач, чтобы самые важные не уступали место внезапным, неожиданным и неотложным.

Вот краткое видео-руководство о том, как организовать ваши задачи в делать, делегировать, решать и удалять сегменты :

Идея состоит в том, что все ваши задачи могут быть отсортированы по четырем квадрантам с осями «Важное» и «Срочное» с обеих сторон.Этим четырем квадрантам присваиваются числовые значения от 1 до 4 в зависимости от их приоритета.

Изображение предоставлено: Jamesclear.com

1. «Важные» и «Срочные» задачи. Они получают уровень приоритета 1 и должны быть вашей основной задачей для завершения.
2. «Важные», но «несрочные» задачи. Это долгосрочные цели и задачи, которые важны для вашего личного и профессионального развития, но у них нет четких сроков.
3. «Не важные», а «Срочные» задачи. Это те задачи, которые вы можете делегировать или запланировать для выполнения после того, как ваши задачи 1-го квадранта будут выполнены.
4. «Неважные» и «Несрочные» задачи. Эти задачи помещены в 4-й квадрант те, которые вы отложили на второй план и должны устранить. Вам действительно нужно смотреть 1-й сезон сериала «Это мы» или это время лучше использовать для работы над задачами из второго квадранта, например, чтением одной новой книги в месяц?

Матрица Эйзенхауэра — это простая структура, которая помогает вырваться из пагубного аналитического паралича, который возникает каждый раз, когда вы «чувствуете, что даже не знаете, с чего начать».«Распределив каждую задачу по квадранту, легко понять, что на самом деле требует вашего внимания в эту самую секунду, а что может подождать до следующего дня.

Что наиболее важно, матрица помогает вам сосредоточиться на ваших долгосрочных целях, убирая отвлекающую мелкую работу, которая мешает вам тренироваться, учиться программировать или другие крупные проекты, которые требуют больше времени для выполнения, но в конечном итоге улучшают вашу жизнь и карьера.

Почему трудно принимать решения?

Исследования показывают, что принятие решений неразрывно связано с эмоциями.Часть вашего мозга, связанная с рациональностью и принятием решений, орбитофронтальная кора и часть вашего мозга, связанная с эмоциями, миндалевидное тело, часто работают вместе, когда вы обрабатываете высшие мысли.

Это означает, что принятие решений фактически связано с регулированием настроения. Действительно, тревогу и депрессию часто относят к ощущениям неподвижности, застревания и неспособности принимать решения.

Вот почему использование такой структуры, как Матрица Эйзенхауэра, чтобы помочь вам упорядочить свои задачи или решения, которые вам необходимо принять, — это простой способ снизить эмоциональную нагрузку.

Регулярно практикуя матрицу Эйзенхауэра, ваш мозг начнет перестраиваться, и вы легко приобретете привычку быстро определять разницу между важными и неважными задачами.

Сделать видимым

Матрицу Эйзенхауэра можно преобразовать в доску Trello с вашими задачами. Составьте список для каждого квадранта, а также список «Входящие», где вы можете сбросить все, что вам нужно сделать, и отсортировать, когда будете готовы. Это будет выглядеть примерно так:

Образец платы здесь

Достаточно взглянуть на свою плату, чтобы визуально упростить балансировку нагрузки.У вас много карточек в списке «Не важно / Срочно»? Начните заниматься мелочами, чтобы эти списки казались более управляемыми. Эти действия могут включать написание пакета электронных писем и ответ на них в течение одного часа или заполнение очереди в социальных сетях твитами и публикациями в Facebook за неделю.

Помещайте только то, что действительно актуально, в список «Важное / Срочное». Это задачи, которые просто нельзя отложить и которым вы должны уделять все свое внимание. Определив эти действия, вы можете запланировать блоки времени в течение дня, чтобы отточить их и проделать глубокую работу, чтобы выполнять их более эффективно.

Срочные, но необязательно важные задачи — это часто задачи, которые при необходимости можно делегировать кому-то другому. Помните, что присвоение приоритета задачам означает разные вещи для разных людей. Для вас планирование этого рейса на конференцию может быть срочным, потому что, если вы не сделаете это заранее, тарифы авиакомпаний нарушат ваш бюджет. Для других это может быть задача, которую лучше поручить помощнику.

Если вы тесно сотрудничаете с кем-то, например, с помощником или супругом (в зависимости от того, является ли это список дел по работе или по дому), добавьте их на доску, чтобы вы могли назначить им некоторые из этих задач.

Если вы хотите оставить эту доску себе, используйте функцию копирования карточки, чтобы переместить эти делегированные задачи на другую доску, где вы сотрудничаете с другими.

Интересный факт: Президент Эйзенхауэр был главным делегатом. Он создал должность главы администрации Белого дома.

Автоматизируйте то, что входит в матрицу

Отчасти беспокойство, связанное с выполнением нескольких задач, связано с невозможностью увидеть их все в одном месте. Если вы написали письмо и видите что-то, на что нужно ответить, но у вас нет времени, используйте функцию Trello-to-board, чтобы автоматически переслать его в список входящих.После того, как несколько из них накапливаются, вы знаете, что пора отсортировать эти карты по категориям Эйзенхауэра.

Если вы работаете с несколькими досками Trello, вы можете прикрепить карточку или доску к другой карточке с помощью функции связанных карточек. С первого взгляда вы можете получить ключевую информацию из других проектов, такую ​​как сроки выполнения и контрольные списки, в своей собственной матрице, чтобы вы могли управлять своим прогрессом, сколько душе угодно, не изменяя собственный организационный процесс Trello вашей команды.

Вы также можете использовать инструмент автоматизации Zapier для создания карточек в вашем списке входящих.Подключите другие приложения, которые вы используете, к Trello, и при возникновении определенных событий оно запустит Zap и отправит карточку в ваш список Trello.

Например, автоматически создавать карточку Trello каждый раз, когда в электронной таблице Google создается новая строка. Или, если вы в пути и делаете заметки в Evernote, установите для них режим Записывать на доску Trello, чтобы их можно было позже превратить в элементы действий.

И не забывайте, что вы также можете просто добавить карточки из других досок Trello в свою матрицу Эйзенхауэра, используя функцию «Копировать» в разделе «Действия», перечисленные на каждой карточке.

Бросьте боязнь принятия решений

Матрица Эйзенхауэра — это визуальная структура, которую можно использовать с инструментами повышения производительности, которые у вас уже есть, такими как Trello, чтобы все было организовано. Это простой способ распределить задачи по четырем уровням приоритета, один из которых («Неважно» / «Не срочно») сразу удаляется, так что на самом деле нужно сосредоточиться только на трех категориях задач, заслуживающих внимания.

Все, что вам нужно сделать, это потратить время на анализ ваших задач и целей и распределить их по видам деятельности, которые вы можете выполнить в определенные сроки.Благодаря этому методу ваши навыки приоритизации и делегирования станут первоклассными.

Короче говоря, у вас уже много дел. Не превращайте процесс расстановки приоритетов в еще одну вещь, с которой вам нужно иметь дело. Спасибо, Айк!

Следующая: Полное руководство по повышению личной продуктивности

Расставьте приоритеты в своей работе с помощью матрицы Эйзенхауэра · Exist

Расставьте приоритеты в своей работе с помощью матрицы Эйзенхауэра

Несколько лет назад я прочитал об инструменте для оценки и определения приоритетов работы.Когда я впервые попробовал его, он оказался настолько полезным, что использую его до сих пор. В частности, когда я чувствую себя подавленным, этот метод помогает мне визуализировать все, что у меня происходит, и выяснить, где я могу изменить свою рабочую нагрузку или расписание, чтобы не испытывать такого стресса.

Инструмент, о котором я говорю, называется матрицей Эйзенхауэра. Хотя никто, кажется, не может доказать, что Дуайт Д. Эйзенхауэр когда-либо использовал что-то подобное, фокус матрицы на разнице между срочной задачей и важной задачей связывает ее с этой цитатой, часто приписываемой Эйзенхауэру:

То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно.

Я не смог доказать, что он сказал это, не говоря уже о какой-либо связи с самой матрицей Эйзенхауэра, но это не имеет особого значения. Инструмент полезен независимо от того, кто его создал, и цитату стоит иметь в виду при оценке вашей рабочей нагрузки.

Работа с матрицей

Сама матрица очень простая. Это квадрат, разбитый еще на четыре квадрата, как окно. Простота этого инструмента означает, что вам не понадобится какое-либо оборудование или специально напечатанные рабочие листы для его использования — вы можете просто нарисовать четыре коробки на листе бумаги или белой доске.(Хотя, если вы предпочитаете рабочие листы, вот версия для печати из книги «Искусство мужественности» в формате PDF)

Изображение предоставлено: le monsieur через Джоша Медески

Как видно из приведенного выше примера, четыре поля матрицы имеют разные метки:

• Квадрант 1: срочно и важно
• Квадрант 2: важно, но не срочно
• Квадрант 3: срочно, но не важно
• Квадрант 4: не срочно или важно

Чтобы использовать матрицу, просто запишите свои задачи или проекты в соответствующие поля.

Хотя это звучит просто, для понимания того, что действительно важно, а что нет, может потребовать определенных усилий .

Срочно или важно

Самое сложное при нанесении ваших задач на матрицу Эйзенхауэра — это решить, в какую ячейку они входят. Мы склонны думать, что все, что срочно, важно, и все, что важно для кого-то , должно быть важно и для нас.

Поистине важными задачами являются те, которые будут двигать иглой — как бы вы это ни определяли.Приобретение новых навыков для продвижения по карьерной лестнице, работа над проектами, которые требуют от вас улучшения, и уделение времени укреплению отношений с семьей и друзьями — все это очень важно. Очень важно долгосрочное планирование вашего бизнеса, занятия спортом и хобби, которые помогут вам расслабиться и восстановить силы.

Большинство писем, на которые мы отвечаем, не важны. Бесплодные жалобы не важны. Смотреть телевизор, есть нездоровую пищу, разбираться в нежелательной почте и бездумно делать покупки — неважно.Это не значит, что мы никогда не должны делать эти вещи — просто они не важны в общей схеме вещей и не окажут положительного влияния на нашу жизнь в целом.

Когда что-то срочно, это требует нашего внимания. Телефонный звонок, новое уведомление по электронной почте или напоминание о крайнем сроке — все это срочно. Они заставляют нас обращать внимание. Из-за этого они могут казаться важными, но это не обязательно.

С другой стороны, важность задачи не означает, что она потребует вашего внимания. Мы должны сделать важные задачи нашим приоритетом, если мы хотим, чтобы они были выполнены .

Знание того, как задача вписывается в матрицу, может помочь нам понять, как с ней справляться. Если он находится в первом квадранте , это срочно и важно, поэтому мы должны сделать это немедленно. Если он находится во втором квадранте , это не срочно и не требует немедленного внимания, но это важно, поэтому мы должны запланировать время, чтобы поработать над ним.

Квадрант три задачи, которые являются срочными, но не важными, могут быть решены различными способами.Вы можете передать их кому-то другому или даже полностью отменить, если решите, что в этом нет необходимости. Если вам действительно нужно выполнить их самостоятельно, вы захотите избавиться от них поскорее, поскольку они срочны, но не тратьте на них слишком много времени, поскольку они не важны.

Четвертый квадрант — это то место, где вы хотите проводить меньше всего времени. По сути, это сектор, полный расточителей времени. Здесь можно проводить время, смотреть телевизор, валяться без дела или бродить по Интернету.Иногда становится облегчением сделать что-то, что не является ни срочным, ни важным. Но вы хотите, чтобы вас здесь не затягивали, и помните, когда вы окажетесь в четвертом квадранте.

Использование матрицы для планирования дня

В те дни, когда все берет на себя верх, матрица Эйзенхауэра может помочь вам расставить приоритеты, спланировать и делегировать полномочия для выполнения важных и срочных задач.

Самый быстрый способ заставить матрицу работать — просто спросить себя о каждой стоящей перед вами задаче, действительно ли это важно? Это просто срочно? Или это ни то, ни другое?

Быстрая проверка каждого задания с собой даст вам представление о том, как вы проводите свое время.В идеале вы должны стремиться проводить большую часть своего времени во втором квадранте, сводя к минимуму время, которое вы должны проводить в третьем квадранте, и работая над важными задачами с до , они попадают в квадрант один. Четвертый квадрант — это зона отдыха, поэтому оставьте ее на конец рабочего дня (или во время перерывов), когда вы сможете наслаждаться им без чувства вины.

Планирование долгосрочных проектов

Когда вы смотрите на отдельный долгосрочный проект, матрица может помочь вам выяснить, какие задачи продвинут проект вперед, какие из них необходимо решить в первую очередь, а какие только тратят ваше время.

Для нескольких проектов матрица может быть особенно полезной. Если у вас есть рабочие проекты, побочные проекты, хобби и другие обязательства, и вам сложно все это сбалансировать, попробуйте нанести все на матрицу. Визуальное представление всего, что расположено, может быть невероятно полезным, когда ваша рабочая нагрузка кажется непосильной, а все ваши задачи беспорядочно перемешиваются в вашей голове.

Самое замечательное в этих простых квадратах то, что они заставляют вас задавать сложные вопросы. Они заставляют вас пересмотреть то, что вы согласились сделать, и то, как вы проводите свое время.И они очень ясно дают понять, когда вы неэффективны в том, над чем работаете.

Матрица проясняет все и помогает увидеть, куда уходит ваша энергия. Вот почему я выкладываю его каждый раз, когда моя рабочая нагрузка становится неуправляемой или когда мне кажется, что я пренебрегаю тем, что хочу делать, из-за всего того, что, как мне кажется, у меня есть .

Матрица «срочно — важно»: совет Эйзенхауэра о производительности

Раньше я считал себя продуктивным человеком.Всегда что-то делаю. Всегда занят. Но все же мне казалось, что я не продвигаюсь вперед в желаемом темпе.

Я был героем в выполнении небольших задач, но у меня никогда не было времени для достижения своих долгосрочных целей.

Для меня это было большой проблемой, доставившей мне много стресса. Решение пришло от одного из моих наставников, который сказал мне: «Знаешь, есть один прием, который ты можешь использовать. Он называется «Матрица срочности — важности » … »

.

Я последовал его совету и поверь мне, тебе тоже стоит это проверить!

Матрица срочности — важности

Матрица «Срочно — важно» — это очень полезный инструмент, который помогает вам, , расставить приоритеты задач в вашем списке дел по срочности и важности .

Как мне недавно сообщили, этот инструмент также известен как «Матрица Эйзенхауэра» .

Честно говоря, хотя я довольно давно использовал его матрицу, я понятия не имел, кто такой Эйзенхауэр. Итак, я погуглил его, и он оказался президентом США (среди прочего), который в значительной степени придерживался определения продуктивной жизни.

В любом случае, без намерения проявить неуважение, я все равно буду называть его инструмент «Матрица срочности — важности», потому что он лучше отражает его суть и функциональность.

Как быть более продуктивным со срочностью — важная матрица

Ошибка номер один, которая действительно разрушает вашу продуктивность, — это неправильная расстановка приоритетов.

Проблема возникает не из-за того, что вы делаете слишком мало, а из-за того, что вы делаете слишком много неправильных вещей. Вы выполняете тысячу неважных маленьких заданий, но игнорируете одну или две цели, которые действительно имеют значение.

Философия этого инструмента состоит в том, чтобы систематизировать ваши задачи по их срочности и важности, а затем принять решение о том, какие действия вы должны предпринять.

Хватит говорить. Посмотрим, как это делается.

Сначала вы рисуете (угадайте, что?) Матрицу 2 × 2, как показано на рисунке ниже. Сделайте его достаточно большим, чтобы вы могли писать задачи внутри ячеек.

Если вы живете без бумаги, как я, или не можете найти работающую ручку прямо сейчас, вам повезло, потому что я сделал всю работу за вас. Я сделал классную таблицу на Google Диске, которую вы можете скопировать бесплатно. Вы можете скачать его внизу этой страницы.

Шаг номер два: поместите каждую задачу из вашего списка дел в один из квадратов в соответствии с важностью задачи и статусом срочности.

Каждый из этих четырех квадратов на самом деле представляет собой действие, которое вы должны предпринять. Эти действия не что иное, как знаменитые «4 Ds of Productivity» :

| Делать | Отложить | Задержка / Делегат | Удалить |

Вот пример:

# 1 Срочно — Важно (зеленый квадрат)

Поместите сюда : Важные задачи, касающиеся вашей жизни, карьеры, семьи, которые вам необходимо выполнить немедленно

Лучшее действие : Сделайте их первыми

Совет : Эти задачи необходимо выполнить сегодня или самое позднее завтра, поэтому сразу переместите их вверх в список дел. Сделайте их первыми. из всех и как можно раньше в течение дня.

# 2 Не срочно — Важно (синий квадрат)

Поместите здесь : Задачи, касающиеся ваших жизненных целей, карьеры, семьи, качества деятельности и т. Д., Которые действительно важны, но могут подождать позже

Совет : лучший способ действий для этих задач — открыть Календарь, найти подходящее время и запланировать время для их выполнения .

# 3 Срочно — Не важно (оранжевый квадрат)

Поместите сюда : Задачи, которые не важны для вас, но должны быть выполнены кем-то как можно скорее.

Лучшее действие : Задержка или делегирование.

Совет . Если есть кто-то, кто может сделать это за вас, это прекрасно. Если нет, то попробуйте отложить их на пару дней. Вы увидите, что в большинстве случаев эти задачи не так срочны, как вы думали вначале, или вы можете их вообще избежать. Если их все же нужно сделать, извините, но вы должны сделать их сами. Запланируйте время и сделайте это.

№4 Не срочно — Не важно (красный квадрат)

Разместите здесь : Ни срочные, ни важные задачи, такие как Интернет, социальные сети и развлечения.

Совет : Удалите их из списка дел, и ничего страшного не произойдет. Делать их следует только в том случае, если у вас действительно есть свободное время, и тем более не за счет важных дел.

5 советов, как извлечь максимальную пользу из срочной и важной матрицы

# 1 Не поддавайтесь искушению разместить слишком много задач в квадрате «Срочно — важно»

Слишком много внимания уделяется зеленому квадрату, что делает вашу повседневную повестку дня слишком насыщенной и негибкой.

Это задачи с дедлайном в день или два, помните? Совершенно очевидно, что попытаться выполнить десять из них за день невозможно и, в лучшем случае, утомительно.

На самом деле очень немногие задачи одновременно являются важными и срочными.

Единственная причина, по которой задача становится срочной, состоит в том, что ваше прошлое «я» не смогло ее должным образом спланировать.

Так что постарайтесь найти время для выполнения важных задач задолго до того, как они станут срочными.

# 2 Не откладывайте на неопределенный срок свои важные — не срочные задачи, ради бога!

Худшее, что вы можете сделать со своим планированием, — это отложить задачи, которые находятся внутри вашего синего ящика.

Зачем кому-то такое делать? Потому что это легко.

Эти задачи обычно трудновыполнимы, отнимают много времени, требуют стратегического мышления и иногда совсем не интересны. Но это вещи, которые являются наиболее важными для вашего личного развития, которые окажут большее влияние на вашу жизнь и мир, что в конечном итоге сделает вас более счастливым человеком.

Этим задачам не хватает статуса срочности, поэтому ваш ленивый мозг признает их важность, но убеждает вас, что их следует выполнить позже.Когда у вас будет больше свободного времени… Когда ситуация будет более благоприятной… Когда, когда, когда…

Плохо в том, что «я сделаю это позже», что всегда будет «позже».

Расставьте приоритеты прямо. Не откладывайте важные дела на потом. Вместо этого спланируйте их.

Приоритет задачи в соответствии с ее статусом срочности и важности.

Выберите время для их выполнения, и когда это время придет и ваше ленивое «я» начнет оправдываться, будьте с ним безжалостны и делайте то, что важно!

# 3 Избегайте задач, которые не соответствуют вашим личным целям

Эти задачи обычно занимают квадрат Срочно — Неважно.

Многие люди каждый день просят вас сделать что-нибудь для них, и если вы всегда говорите «да», то в конечном итоге вы будете выполнять задачи других людей в течение всего дня.

Сказать «Нет» сложно, потому что эти люди обычно относятся к категории работы, семьи или друзей.

Я не предлагаю вам никогда не помогать другим. Вам следует. Но если и когда у вас будет время это сделать.

Когда коллега просит вас помочь выполнить задание в тот же день, когда истекает срок, вы имеете право сказать «нет», если у вас нет времени.Если бы он попросил вас неделю назад, у вас было бы время запланировать это и оказать ему необходимую помощь.

Серьезно, не позволяйте другим определять ваши приоритеты и отвлекать вас от достижения ваших собственных целей .

Сначала важны важные дела, а потом все остальные.

Научитесь говорить «Нет», когда вам нужно.

# 4 Избегайте всех задач, которых можно избежать

Если вы какое-то время воспользуетесь этой Матрицей, то заметите, что многие задачи, которые вы пометили как срочные, в конце концов оказались несрочными.

Вот почему способ справиться с срочными — не важными задачами — это отложить их на некоторое время, чтобы вы могли увидеть, есть ли задачи, которые должны быть выполнены вами или которых можно вообще избежать, удалив или делегировав кому-то другому.

Делегирование не означает передачу сложных вещей другим, чтобы самому лениться.

Вы должны делегировать задачи другим людям только тогда, когда они предлагают помощь, или они принесут какую-то пользу, например, приобретение знаний, опыта или… получение оплаты.

Если это так, хорошо. Делегируйте и приступайте к выполнению других задач. Если нет никого, кого можно было бы делегировать, удалите задачу или назначьте время для ее выполнения.

# 5 Проводите свободное время с умом

Эта подсказка касается красной ячейки, содержащей несрочные и неважные задачи.

Или лучше сказать… все веселые задания?

На самом деле я не предлагаю вам удалить из своей жизни что-нибудь веселое, занимательное или связанное с прокруткой. Если вы попытаетесь полностью их отрезать, вы, вероятно, превратитесь в несчастного робота.

Вы не можете делать только важные вещи.

Мне сейчас 25 лет. Я не хочу работать по 15 часов в день или работать как машина для выполнения задач. И на самом деле я не собираюсь зарабатывать большие деньги или прославиться на вечность.

Все, что я хочу, — это жить продуктивной, сбалансированной и счастливой жизнью . Мне нравится видеться с друзьями, ходить на свидания, регулярно встречаться с новыми людьми и смотреть сериал «Викинги».

Эти вещи важны? Возможно нет.

Стоит ли их делать? Черт возьми.

В любом случае, все, что я говорю, это постарайтесь использовать свое свободное время с умом .

Делайте то, что расслабляет, снимает напряжение и омолаживает.

Вы лучше знаете, что работает для вас. Но имейте в виду, что участие в низкокачественных занятиях, таких как бесконечное скрывание в социальных сетях или игровой марафон на выходных, не зарядит вас батареями и не предотвратит выгорание.

Философская таблетка

Преобразующая сила Матрицы Срочности — Важности заключается в том, что она побуждает вас задать себе несколько трудных, но необходимых вопросов.

Какие у меня приоритеты в жизни? Каковы мои цели? Я действительно двигаюсь к ним? Соответствуют ли мои действия моему жизненному пути и ценностям? Есть ли у меня вообще жизненный путь или я бесцельно блуждаю по этому миру?

На эти вопросы нет быстрых и простых ответов, но игнорировать их не вариант ни для кого.

Вы должны быть искренними, исследуя свои мотивы, и объективно оценивая свои действия. Процесс трудный, но ответы бесценны.

Вот почему я рекомендую вам начать использовать этот практический инструмент.Это сработало для меня и бесчисленного множества людей.

Он не только поможет вам определить ваш ежедневный план и план на ближайшее будущее, но также поможет вам контролировать свои действия в соответствии с вашими долгосрочными жизненными целями .

Маленькая цена за продуктивную и полноценную жизнь! ????

***

Скачать бесплатно

Чтобы получить свою матрицу срочных — важных, заполните форму ниже, и вы найдете ее в своем почтовом ящике. Делитесь любыми вопросами или комментариями в разделе комментариев ниже.Наслаждаться!

***

Вам понравилось то, что вы прочитали?

Узнайте о практической философии или найдите больше практических статей, подобных этой, в блоге Philoso-pills!

.