Важно срочно матрица: важно не важно срочно не срочно или Способ правильно и эффективно организовать свои дела

Матрица Эйзенхауэра — Coverdale.ru

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Матрица Эйзенхауэра — один из методов расстановки приоритетов при планировании большого количества задач. А это самая обычная ситуация в жизни руководителя.

        ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Применение метода основано на оценке каждой задачи по критериям 

• ВАЖНОСТЬ и
• СРОЧНОСТЬ

ВАЖНОСТЬ определяется по вкладу решения задачи в достижение конечной цели. Чем больший вклад вносит решения данной задачи в достижение цели, тем она более важна.

СРОЧНОСТЬ определяется по расстоянию до конечного срока решения задачи. Чем меньше времени осталось до ее решения, тем более срочной она является. 

         МЕТОД 

Метод Эйзенхауэра предполагает 3 шага:

1. Составить список задач
2. Распределить задачи в матрице ВАЖНОСТЬхСРОЧНОСТЬ
3. Запланировать решение задач согласно определенным матрицей приоритетам

ВАЖНО и СРОЧНО:

Эти задачи нужно срочно решать самому, не откладывая и не делегируя их. Если их не решить, последствия могут быть катастрофичными.

ВАЖНО, но НЕ СРОЧНО:
Важные и не срочные задачи обычно откладываются, откладываются и откладываются… Пока не не будет уже поздно. Хотя именно их решение дает наибольший эффект для достижения стратегических целей. Если вы запланируете, т.е. установите сроки решения, то по мере приближения к этим срокам они становятся и важными, и срочными. Нужно будет просто выполнять план.

СРОЧНО, но НЕ ВАЖНО:
Эти задачи имеют второстепенную важность, поэтому их можно либо редуцировать (сократить объем или снизить качество выполнения), либо делегировать.

НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО:
Самые замечательные задачи. Их можно просто проигнорировать. И выбросить в мусорную корзину.

Эффективность использования Матрицы Эйзенхауэра, конечно, зависит от правильности оценки важности и срочности.

как эта техника помогает в управлении задачами

Матрица решений Эйзенхауэра, которую иногда называют матрицей приоритетов, помогает определить, какие задачи на день действительно важны, и определить, какие задачи важны, но должны быть ниже в вашем списке дел.

Расставить приоритеты задачам не всегда так просто, как кажется, научитесь различать срочные и приоритетные задачи. Используйте эти навыки, чтобы развить более эффективные навыки управления временем и повысить свою продуктивность.

Между профессиональными обязанностями и личными обязанностями, с которыми сталкиваются многие люди, организация может стать кошмаром. Сотрудники или владельцы бизнеса могут обнаружить, что тратят слишком много времени на одни дела и игнорируют другие.

Очень помогает избегать прокрастинации, составлять контрольные списки, формирующие привычку, и использовать инструменты тайм-менеджмента. Однако вам нужно гораздо больше. Расстановка приоритетов не менее важна. Матрица решений Эйзенхауэра — один из инструментов, который отдельные лица и компании могут использовать для повышения производительности.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Эта модель продуктивности, также называемая матрицей срочно-важных, предназначена для выполнения в первую очередь критических задач. Вы должны организовать работу, начиная с самых срочных дел. Знание того, какие задачи требуют немедленного внимания, и соответствующее их решение упрощают задачу.

Свежие новости

Прежде чем применять принцип Эйзенхауэра, вы должны четко понимать, какие обязанности являются неотложными, а какие — важными.

Большинство людей путают эти два термина. Поймите, что задача может быть важной, но не срочной. Срочная проблема зависит от времени. Это требует немедленных действий. С другой стороны, важность относится к влиянию на цели. Если невыполнение задания нанесет ущерб долгосрочным целям, тогда эта деятельность важна. Эта предпосылка определяет матрицу срочно-важного.

Почему это называется матрицей решений Эйзенхауэра?

Инструмент приоритизации получил свое название от 34-го президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра. До того как стать президентом, он был генералом армии США. У Эйзенхауэра было множество достижений в своей жизни, включая создание DARPA, первоначально ARPA. Он также был первым верховным главнокомандующим НАТО, не говоря уже о том, что он также был заядлым художником и гольфистом, олицетворяющим продуктивность.

Со всем, что происходило в его жизни, Эйзенхауэру удавалось преуспеть на каждом шагу. Он объяснил свой успех системой продуктивности и тайм-менеджментом, в котором приоритетными были срочные дела. Этот опыт и навыки продуктивности привели его к разработке Матрицы Эйзенхауэра как мощного инструмента для управления временем.

Он был известен тем, что говорил, что важное редко является срочным, а срочное редко является важным. Его подход к задачам привел к созданию принципа Эйзенхауэра.

Применение матрицы на практике

Матрица Эйзенхауэра — это то, как вы можете использовать технику для управления задачами. Это простой инструмент, позволяющий разделять действия в зависимости от срочности и важности.

Матрица состоит из четырех квадрантов — «Планировать», «Делать», «Делегировать» и «Сделать позже».

• Планировать: Не срочные, но важные задачи
• Делать: немедленное действие. Срочные и важные задачи
• Делегировать: Срочные и не важные задачи
• Сделать позже: Несрочные и не важные задачи.

В первый список входят важные, но не срочные задачи. Следовательно, вы должны ПЛАНИРОВАТЬ на подходящее время, чтобы справиться с ними. Они могут варьироваться от ответов на электронные письма до планирования семейной поездки.

Во втором квадрате у вас есть срочные и важные задачи. Это действия, которые вы должны ДЕЛАТЬ немедленно. Если вы составляете свой распорядок дня, задачи в первом квадранте следует выполнять утром.

Третья категория в матрице решений Эйзенхауэра включает в себя список дел, которые являются срочными, но не важными. Вы можете ДЕЛЕГИРОВАТЬ эти обязанности другим людям.

Наконец, четвертый квадрант содержит задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, поэтому вы должны СДЕЛАТЬ ПОЗЖЕ их.

Как матрица Эйзенхауэра может помочь бизнесу?

Теперь вы понимаете, в чем суть принципа Эйзенхауэра. Какие преимущества это дает компании?

Во-первых, сотрудникам будет ясно, что делать в первую очередь. Они могут избежать спешки в последнюю минуту для выполнения срочных задач. Привлечение правильных людей к выполнению менее важных задач освобождает время для выполнения самых важных задач. Избавление от бесполезных занятий, таких как просмотр веб-страниц, позволяет сотрудникам работать более продуктивно. Они могут эффективно свести к минимуму отвлекающие факторы и избежать откладывания на потом.

При использовании матрицы сотрудники должны помнить, что речь идет не о количестве задач в каждом контрольном списке, а о качестве и способности их выполнить.

Чтобы матрица работала, необходимо приложить усилия для планирования, организации, составления расписания и расстановки приоритетов. Попробуйте применить приведенные ниже советы по управлению временем:

Советы по использованию матрицы решений Эйзенхауэра

• Составьте список дел

Важность составления списков дел или контрольных списков — ключевой момент, который поможет расставить приоритеты и освободить место в своем разуме.

Сосредоточьтесь на первой категории — срочные и важные задачи (делайте в первую очередь).

Подумайте об использовании умных списков дел и программ автоматизации.

• Сосредоточьтесь на одном

Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно. Сосредоточьтесь на одной задаче и выполните ее, прежде чем переходить к следующей.

• Избегайте промедления!

Промедление — это не значит, что вы ленивы — вы можете просто быть перегружены, у вас слишком много дел, и вы не знаете, с чего начать.

Используйте каждую свободную минуту, работая над выполнением задач и вычеркивая их из своего списка дел.

Никогда не тратьте больше часа в день на что-то непродуктивное.

Не переусердствуйте со своим списком дел.

• Тайм-менеджмент

Организуйте свое время и выделите время для определенных задач.

• Бизнес-задачи / Личные задачи

Один список, а не два. Не забудьте также включить задачи для себя и семьи, потому что они являются приоритетом не меньше бизнес-задач.

• Ограничить задачи

Не перегружайтесь и не позволяйте другим себя перегружать, это может заставить вас чувствовать себя в ловушке и в стрессе.

Всегда выполняйте самую важную задачу, прежде чем добавлять новую. Цель состоит в том, чтобы выполнять задания, не собирая огромное количество заданий.

Слишком много задач может заставить нас откладывать на потом еще больше!

• Отвлекающие факторы

Люди, телефоны и социальные сети могут отвлекать вас от ваших задач.

• Определите приоритеты

Не позволяйте другим определять ваши приоритеты.

Планируйте утро, а затем работайте над приоритетными задачами.

Может ли кто-нибудь выполнить задачу?

Кто лучше всего подходит для этой работы?

Правильная реализация матрицы решений Эйзенхауэра может способствовать эффективному управлению задачами. Найдите подходящие инструменты для расстановки приоритетов.

Простое объяснение с примерами, как применить в работе и повседневной жизни матрицу Эйзенхауэра + шаблон для заполнения

Каждый день современного человека проходит в режиме многозадачности. Отвести ребенка в школу, загнать машину на ремонт, отправить посылку…Малая часть из этого бесконечного списка дел выполняется, большая – откладывается «на завтра». Как успевать все? Попробуйте воспользоваться разработанной Д. Эйзенхауэром матрицы.

Содержание:

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Это инструмент расстановки приоритетов, позволяющий решить проблемы целеполагания и научиться эффективно использовать время. Она имеет вид таблицы, разделенной на 4 квадрата. Снизу вверх в ней располагается ось важности, слева направо — ось срочности выполнения мероприятия.

Ежедневно в эту таблицу вносится все дела, запланированные на день. Исходя из сроков их выполнения и значимости, они распределяются на те, что нужно сделать безотлагательно, что отложить, что перепоручить кому-либо другому, а что — вычеркнуть из списка.
Применяется такой метод тайм-менеджмента, как матрица дел Эйзенхауэра, для краткосрочного планирования. Будучи грамотно реализованным, он позволяет:

1. рационально использовать свободное время;
2. повысить эффективность планирования дел;
3. увеличить продуктивность работы;
4. избавиться от чувства неудовлетворенности в конце дня.

Человек, практикующий метод Эйзенхауэра, становится проактивным. Он умеет управлять жизнью, не отвлекаясь на внешние факторы и непредвиденные события.

Квадрант A: важно и срочно

В идеале это поле должно пустовать. Когда в нем появляются задачи, и их много — значит, вы что-то спланировали неправильно, ранее время было потрачено на несущественные дела. Да, расписать жизнь по минутам невозможно! Но можно постараться не допускать аврала. Если уж он и случился, то в рассматриваемый квадрат важности дел следует вписывать те, что не терпят отлагательства и напрямую связаны с нашими ценностями:

● восстановление здоровья;
● поиск выхода из кризисных ситуаций;
● устранение проблем, способных повлиять на достижение общего прогресса.

Пример: в конце недели нужно сдать отчет, а сегодня уже пятница. Эту задачу требуется решить срочно? Да. Она является важной? Определённо.

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать, можно столкнуться с ситуацией, когда исправить последствия уже будет невозможно. Теоретически некоторые важные и срочные дела (пример: оплатить услуги электроэнергии) можно делегировать другому человеку. Но при этом нужно быть уверенным в его компетентности, а спустя время проверить качество исполнения порученного.

Квадрант B: важно, но не срочно

Несмотря на то что это поле идёт по счету вторым, именно оно является самым важным. В рассматриваемый квадрат приоритетов Эйзенхауэра вписываются задачи, выполнение которых направлено на достижение актуальных целей:

● самообразование;
● выполнение текущих проектов на работе;
● выполнение обязанностей по дому;
● профилактика заболеваний, укрепление иммунитета.

Пример: до конца месяца (на календаре 3 мая) нужно сдать клиенту landing page. К данной задаче нужно приступить незамедлительно? Нет. Выполнение этого дела для карьеры важно? Однозначно.

Дела из квадрата B следует планировать и выполнять в отведенное для них время. В противном случае они приобретут срочный характер (перейдут в сектор А таблицы Эйзенхауэра) и станут причиной возникновения стресса.
Помните: неспешная реализация повседневных планов позволяет справляться с поставленной задачей качественно. А это, в свою очередь, возможность выйти на новый уровень финансового благополучия.

Квадрант C: срочно, но не важно

Обычно в это поле попадают дела, которые приходится делать, хотя они и не представляют ценности. Именно они мешают человеку сосредоточиться на важном и тормозят процесс его развития. Планы квадрата приоритетов С могут быть направлены на то, чтобы создать комфортные условия проживания и наладить социальные связи:

● проведение поддерживающей уборки в доме;
● поход всей семьей в гости;
● выполнение просьб знакомых в решении проблем, с которыми они могут справиться самостоятельно.

Пример: время – обед, а вам нужно приготовить ужин по случаю празднования дня рождения. Данная задача должна быть выполнена срочно? Да. Важно, чтобы именно вы занимались готовкой? Нет, можно заказать еду из ресторана.

Дела из квадрата C необходимо минимизировать. Это можно делать различными способами: делегировать задачи по принципу Эйзенхауэра другим, автоматизировать их, научиться говорить «нет». Главное при работе с матрицей – не путать срочные дела блока С со срочными делами блока A. Иначе система планирования сойдет на нет и то, что должно было быть сделано первоначально, останется на втором плане, а полезное время будет потрачено на несущественные занятия.

Квадрант D: не срочно, не важно

В это поле вносятся все малозначительные задачи. Да, они приносят пользу и удовольствие от результата! Но одновременно с тем отодвигают человека от выполнения важного дела. Задачи из рассматриваемого квадрата Эйзенхауэра практически никак не влияют на нашу жизнь. К ним относятся, например, следующие:

● перестановка мебели в квартире;
● совместный просмотр развлекательных программ;
● общение в социальных сетях.

Пример: пролистывая ленту новостей, вы увидели интересный пост, который захотелось просмотреть. Данная задача требует срочности? Нет. Она является важной? Нет, выполнять ее необязательно.

Дела из квадрата D следует выполнять в последнюю очередь. Идеальный вариант построения матрицы времени Эйзенхауэра – тот, в котором в данном окне будут значиться 1 – 3 плановых мероприятия. Помните: отдыхать и переключаться должен каждый. Но лучше это сделать с помощью похода в спортзал, бассейн или прогулки по парку в вечернее время.

Этот и другие инструменты вы можете изучить на онлайн-курсах менеджмента, например:

Как работать с таблицей Эйзенхауэра?

Прежде всего, нужно усвоить ряд правил.

1. Список дел лучше составлять с вечера. При этом не нужно заполнять всю таблицу сразу. Рекомендуем вам оставить немного места для систематизации планов и/или их дополнения. Начинать распределять задачи лучше с переноса незавершенных. Далее следует вносить в матрицу Эйзенхауэра новые задачи.
2. Количество дел на квадрат не должно превышать 8. Так вы избавитесь от лишней нагрузки и сможете сосредоточиться на выполнении самого важного. Выполнили задачу? Выделите ее цветом. С одной стороны, это поможет вам осознать, что вы быстро продвигаетесь в реализации своих планов, с другой – определить то, что уже выполнено.
3. Личные и профессиональные задачи лучше разделять. Если в вашей жизни проводится четкое разграничение между работой и семьей (вы работаете с 8.00 до 17.00), создайте две отдельные матрицы. Если ее нет, делать это необязательно.

Чтобы определить важность того или иного дела, задайте себе вопрос «Возникнут ли у меня проблемы, если я отложу эту задачу?». Чтобы определить, срочно его нужно выполнить или не срочно, дайте ответ на вопрос: «Если я отложу эту задачу, она потеряет актуальность?».

Воспользуйтесь шаблоном
Итак, чтобы составить матрицу приоритетов Эйзенхауэра, необходимо взять белый лист бумаги. Приняв во внимание всю представленную выше информацию, следует начертить на нем таблицу с колонками:

● № п/п,
● задача,
● срочность,
● важность.

Количество строк в зависимости от длины списка следует отрегулировать самостоятельно.
Далее, на отдельном листочке нужно выписать все планы на завтра (когда будет приобретен навык работы с матрицей, это не понадобится). А после, исходя из их срочности – важности, необходимо распределить планы по соответствующим квадрантам.

что это, как грамотно расставлять приоритеты

«Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные»

Дуэйт Эйзенхауэр

Дуэйт Эйзенхауэр вошел в историю как самый продуктивный президент США. Его принцип распределения дел на важные, срочные и все остальные лег в основу современного тайм-менеджмента.

Впервые матрицу Эйзенхауэра описал в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови – известный консультант по бизнесу, руководству и организационному управлению. Этот эффективный и простой в использовании инструмент позволяет грамотно расставить приоритеты, сосредоточиться на главных задачах и не распыляться на бесполезные дела. Узнайте, как регулярное применение матрицы поможет сэкономить время на работе и дома.

Матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент как искусство управления временем, логично возник в условиях жизни современного человека. На работе и дома нам приходится выполнять огромное количество различных дел и задач, но стоит справиться с одной, как на смену ей приходит две других. Порой поток входящих за день дел так велик, что к вечеру не остается сил, а результат – минимальный.

Чтобы избежать напрасной растраты ресурсов, необходимо научиться грамотно расставлять приоритеты в текущих делах и правильно определять цели и задачи на этапе планирования. Матрица Эйзенхауэра – это инструмент для сортировки задач на важные, срочные и те, которые можно не выполнять.

Принцип работы матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра благодаря своей простоте позволяет быстро и эффективно рассортировать любой объем входящих задач, как рабочих, так и личных. Инструмент представляет собой квадрат с четырьмя полями, в котором размещаются задачи по двум критериям: срочность и важность. Прежде чем вписать дело в один из квадратов, необходимо ответить на вопросы:

• является ли задача срочной – да или нет?
• является ли задача важной – да или нет?

В зависимости от ответа, задача вписывается в один из четырех квадратов.

1. Срочно и важно.

2. Важно, но не срочно.

3. Срочно, но не важно.

4. Не срочно и не важно.

Такая сортировка помогает определить, какие дела необходимо выполнить в первую очередь, какие – во вторую, что можно делегировать, а от чего можно и вовсе отказаться. При составлении матрицы не нужно разделять рабочие и личные задачи, но стоит ограничить количество дел в одном квадрате – их должно быть не более 8.

НА ЗАМЕТКУ

Прежде, чем записать очередную задачу, необходимо выполнить предыдущую.

Квадрат 1. Срочно и важно

Это – основные и неотложные дела, а, именно:

• задачи с коротким жестким дедлайном;
• задачи, которые требуют быстрой реакции;
• задачи, от которых зависит конечный результат;
• задачи, влекущие тяжелые последствия;
• все, что касается здоровья;
• дела, возникшие по причине форс-мажоров.

Никто не застрахован от внешних событий: стихийные бедствия, внезапные болезни, техника подвела – и прилетает задача первой необходимости. Если таких задач большинство, вы рискуете заработать хронический стресс. Чтобы этого не произошло, разберитесь, почему переполнен первый квадрат и уделите больше внимания делам, которые можно выполнить быстро.

НА ЗАМЕТКУ

В идеальном мире этот квадрат останется пустым, но в реальном – в ваших силах максимально снизить количество задач в данном секторе. Поставьте сроки исполнения и назначьте точки контроля, перераспределите нагрузку или пересмотрите свои планы.

Квадрат 2. Важно, но не срочно

В этом квадрате «живут» дела, которые отвечают за ваш личный рост и развитие бизнеса в долгосрочной перспективе. Когда все ваши задачи помещаются в этом квадрате, вы расходуете ресурсы на реализацию целей. Отсутствие дедлайнов позволяет вдумчиво и с немалым удовольствием их достигать. Идеально, когда все ваши дела находятся в квадрате «важно, но не срочно».

Квадрат 3. Срочно, но не важно

Это квадрат ежедневных рутинных дел, которые выполняются практически на автомате. Проверка почты, изучение новостей, наведение порядка в доме или приготовление ужина. Если таких задач много, они вызывают эффект занятости, но их выполнение не приближает вас к достижению собственных целей и распыляет внутренние ресурсы.

Эффективным способом решения задач из этого квадрата является делегирование. Распределите домашние дела между домочадцами, проверку рабочей почты доверьте секретарю, а доставку товаров и продуктов – курьерской службе. В результате появится свободное время и высвободится энергия на достижение собственных целей.

Квадрат 4. Не срочно и не важно

Хронофаги или убийцы времени – любимые дела (сериалы, социальные сети, новостная лента и т.д.), которые не несут никакой практической пользы. Коварность данного квадрата заключается в том, что мы оправдываем такие занятия потребностью в отдыхе, забывая, что отдыхать можно с пользой – например, заниматься спортом или слушать аудиокниги.

Чтобы избежать разочарования в себе, научитесь измерять время, отведенное на каждое из «вредных» действий.

НА ЗАМЕТКУ

Задачи из четвертого квадрата можно исключить, заменить или ограничить по времени.

Как пользоваться матрицей?

Прежде, чем записывать текущие задачи в матрицу Эйзенхауэра, фиксируйте в течение недели свои дела по времени исполнения и приоритетности. Наблюдение за собой поможет вам определить характер дел и свои зоны роста.

Вести матрицу Эйзенхауэра можно в блокноте, электронных таблицах или мобильных приложениях. Регулярно отмечайте собственный прогресс, еженедельно проверяйте себя, снижайте хронофаги и форс-мажоры, уделяйте больше времени тому, что действительно важно. Пробуйте и другие инструменты тайм-менеджмента для наиболее эффективного достижения целей.

Видео

Источники:

1. How to be More Productive and Eliminate Time Wasting Activities by Using the “Eisenhower Box”, сайт

Фото: © Depositphotos

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА, ИЛИ СРОЧНОЕ НЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИДЕАЛЬНЫМ? Бизнес Журнал. Федеральный

Сomplex problem solving (комплексное решение сложных проблем) — одна из самых востребованных компетенций современного топ-менеджера. Кто-то разделяет этот термин с другим — decision making (принятие решений), подразумевая, что между принятием решений и решением проблем есть некая смысловая разница. Некоторые механизмы будут отличаться, однако фундамент для обеих компетенций является общим. Так что такое проблема, и почему важно правильно работать с ней?

Автор: 

НИКИТА НЕПРЯХИН, Владелец тренинговой компании Business Speech, основатель Школы Критического Мышления, руководитель научноисследовательской лаборатории Business Speech Science Research

Я специально отождествляю понятия «решение проблем» и «принятие решений», ссылаясь на нехитрый принцип: правильные решения устраняют проблемы. Я понимаю под проблемой некую трудность, которая не дает получить желаемое. Это может быть отсутствие готового решения, неудовлетворительное состояние текущих дел, непонимание достижения своей цели. Решение проблем — часть нашей повседневной жизни. Препятствия окружают нас повсюду. Но есть хорошая новость: безвыходных ситуаций не бывает.

Существует как минимум три стратегии решения любой проблемы:

1) решить проблему;

2) изменить свое отношение к проблеме;

3) выйти из проблемы /проигнорировать ее.

Мне нравится фраза: «Если не можешь изменить ситуацию, измени отношение к ней». Она идеально подходит к проблемам, решить которые нам не под силу. Некоторые проблемы и вовсе не имеют решения. Поэтому их мы просто игнорируем, ведь жизнь одна, а время ограничено. Но понятие «problem solving» все же подразумевает поиск наилучшего решения проблемы.

Предлагаю алгоритм решения проблем, состоящий из пяти логичных шагов.

Установите проблему

Четко и грамотно сформулируйте проблему или задачу. Поставьте перед собой цель. Звучит банально, но в реальной жизни этот этап игнорируется. «Зачем тратить время на какую-то формулировку проблемы, когда эту проблему надо решать», — рассуждают многие. И зря. Зачастую мы решаем непонятно что. Недаром говорят: «Четко сформулированная проблема уже наполовину решена». Чем конкретнее вы сформулируете проблему, тем легче будет найти ее решение. Членораздельно ответьте себе на вопрос: «В чем состоит сама проблема?» Может быть, ее вовсе и нет. А может быть, ее все по-разному интерпретируют и трактуют. Невозможно решить все проблемы скопом и за один раз. Поэтому в теории решения проблем есть ключевое правило: «Решайте проблемы по мере их поступления». С другой стороны, помните, что нет изолированных или автономных проблем. Все они взаимосвязаны и зачастую имеют одни и те же причины.

Проанализируйте ситуацию

Соберите всю информацию о текущей ситуации. Проанализируйте свою проблему. Разложите ее на составные части. Что предшествовало возникшей проблеме? Из-за чего она произошла? Это повторяющаяся проблема? Кто за нее ответственен? Каковы причины текущей ситуации? Из-за чего она возникла? Как эту проблему решали раньше? Насколько проблема действительно приоритетна для вас? Требует ли она мгновенного решения? В большинстве случаев именно неизвестная информация является ключевой, и без ее тщательного выявления просто невозможно переходить к поиску путей решения. Этот принцип можно сформулировать так: «Более важно не то, что мы знаем о проблеме, а то, чего мы о ней не знаем».

В бизнесе я часто вижу, как люди решают не те проблемы, которые стоило бы решать, упускают из вида горящие и принципиально важные проблемы, распыляя свое внимание на мелочи. Поэтому я рекомендую использовать классический прием, который называется «матрица Эйзенхауэра». Он очень популярен в тайм-менеджменте, но его легко можно использовать для приоритизации проблем, а не дел. Матрица представляет собой четыре квадранта, в основании которых лежат две оси: ось важности и ось срочности. Каждый квадрант имеет свои характеристики. Несложно догадаться, что первым делом нужно решать проблемы, попавшие в квадрант «важно и срочно». Потом — «важные и несрочные» и «неважные и срочные». А вот от «неважных и несрочных» лучше вообще избавиться, ибо они не стоят времени и усилий.

Разработайте варианты действий

Если вы поняли, что проблема приоритетна и требует незамедлительного решения, переходите к разработке вариантов действий. Я недаром пишу «вариантов», а не «варианта». Даже если решение проблемы лежит на поверхности, необходимо продумать несколько возможных альтернатив. Нередко очевидные решения таят в себе опасность. А вдруг не самое простое решение может сэкономить время, ресурсы и нервы? Моя практика подсказывает, что стоит выбирать не самые простые, а самые рациональные и разумные решения. Запомните: «Срочных идеальных решений не существует!»

Сгенерируйте как можно больше вариантов. Ройте так глубоко, насколько это возможно. Посмотрите на проблему максимально широко и незашоренным взглядом: «Может быть, стоит посмотреть на ситуацию с другой точки зрения?» Решая многие проблемы на автомате, мы становимся заложниками многочисленных когнитивных искажений и наступаем на одни и те же грабли.

Выберите вариант действий

Тщательно проанализируйте каждый из вариантов, выбрав наиболее безопасный, оптимальный и результативный. Для этого сравните все варианты. Задумайтесь, к каким последствиям эти действия могут привести? Какие риски и угрозы могут быть? Конечно, любой прогноз неточен. Однако в большинстве случаев он помогает избежать явных ошибок. Обращайтесь не только к своему опыту, но и к чужому. Я люблю повторять: «Дураки учатся на своих ошибках, а умные — на чужих».

Здесь поможет еще одна классическая технология — SWOT-анализ. Метод простой и действенный. Анализируя каждый из вариантов решения проблемы, задавайте себе четыре последовательных вопроса.

1. В чем сильные стороны этого варианта решения?
2. В чем слабые стороны этого варианта решения?
3. Какие есть возможности в реализации этого варианта решения?
4. Какие есть угрозы и опасности в реализации этого варианта решения?

 Оценив все идеи, выберите лучшую. Не всегда доверяйте интуиции. Часто нам нравится какой-то путь, но его выбор абсолютно ничем не обоснован. Не тыкайте пальцем в небо, надеясь на авось или удачу. Визуализируйте и систематизируйте все возможные варианты. Используйте таблицы для сравнения их эффективности. Любая визуализация (стикеры на стене, блок-схемы, древовидные системы, майнд-мепинг и пр.) раскладывает все по полочкам и помогает увидеть самое оптимальное решение.

Разработайте план действий

Когда вариант решения выбран, начинайте рационально и скрупулезно планировать. Составьте конкретную пошаговую инструкцию действия, оставив пространство для маневра.

 Есть еще и шестой, негласный, пункт этого алгоритма: сама по себе реализация плана. Здесь понадобятся терпение и дисциплина. В своей практике я видел много тактиков и стратегов, которые могли решать конкретные бизнес-задачи только в теории, создавая сложные прогнозы и системы оценок, оперируя разными бенчмаркингами и статистиками. Человек, который действительно решает проблемы, — не теоретик. Он практик. Он берет и начинает делать. Ведь любая идея требует конкретной реализации.

Немного философии на финал

Для большинства действительно крупных проблем нет окончательных решений. Человечество вечно будет бороться с голодом и болезнями, несправедливостью и злоупотреблением власти, природными катастрофами и военными конфликтами. Каждый раз ищите актуальное и наиболее оптимальное решение с учетом всех обстоятельств. Каждый раз, находя то или иное решение, не забывайте свой прошлый опыт. К сожалению, мы редко оглядываемся на свой и чужой опыт, и во многом это ключевая проблема.

Предложенный мной алгоритм поначалу может показаться многим очевидным. Но давайте честно признаемся: когда мы сталкиваемся в реальной жизни со сложной проблемой, то чаще всего поддаемся панике вместо того, чтобы действовать системно и последовательно. Критически мыслящий человек не станет опираться на первое пришедшее в голову решение, действовать спонтанно и иррационально или по шаблону. Он всегда будет мыслить гибко, находя самые правильные и оптимальные решения. Пусть и не самые очевидные. А в поиске этих самых нешаблонных и творческих решений поможет креативное мышление.

Матрица Эйзенхауэра — эффективный инструмент в тайм-менеджменте. Кейс

Управлять своей жизнью — значит эффективно управлять временем.

Для современного делового человека — тайм-менеджмент является неотъемлемым процессом продуктивной деятельности.

Существует много методов и техник планирования. Одна из них — матрица Эйзенхауэра, применяется по всему миру, как менеджерами, так и руководителями крупных корпораций, простая в понимании и необычайно эффективная.

Основная идея матрицы Эйзенхауэра заключается в распределении дел по приоритетности. При этом разделение идет через пересечение двух осей — “важно” и “срочно”. Составьте список запланированных дел на день и добавьте каждому по два определения — важное или неважное и срочное или не срочное.

Содержание матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра получается из пересечения двух осей “важно” и “срочно”, что образует четыре квадранта с разными значениями. Дела вносятся в квадранты в зависимости от приоритетности, образуя понятную последовательность действий.

Первый квадрант: важные и срочные дела.

При правильном планировании и разумном управлении своим временем — в этом списке не будет ничего, потому что когда важные задачи не выполняются во-время и становятся срочными — это признак неорганизованности. Конечно, время от времени такие ситуации могут быть у каждого, но если важные и срочные дела есть каждый день, то значит вы делаете что-то не правильно.

Значит появление задач в первом квадранте нужно свести к минимуму. А для этого нужно последовательно и своевременно закрывать дела в остальных трех квадрантах.

Второй квадрант: важные, не срочные дела.

Основной квадрант матрицы Эйзенхауэра. Сюда попадают главные задачи ведущие к достижению поставленных целей. Дела из этого списка наиболее приоритетны в перспективе, уделяя им достаточно внимания и времени можно добиться успеха.

При отсутствии срочности подход к решению любого вопроса будет наиболее рациональным и продуманным, а значит и результат будет положительным. Но если дела из второго квадранта оставлять на потом, то они быстро попадут в первый и тогда аврал. Помешать своевременному выполнению могут дела из оставшихся квадрантов.

Третий квадрант: срочные, не важные дела

Чтобы не перепутать важные дела с неважными — нужно понимать, какие из них ведут к достижению целей, а какие нет. Срочные, но не важные дела не приближают вас к намеченным результатам, но вам все равно необходимо их выполнять. К ним относится так называемая текучка, которая ежедневно появляется в процессе жизнедеятельности любого человека. Чтобы не отвлекаться на такие дела — их нужно делегировать тем, у кого они будут находится во втором квадрате.

Для большинства руководителей — матрица Эйзенхауэра стала основной схемой делегирования полномочий.

Читайте также: Как делегировать полномочия: принцип Парето 20/80

Четвертый квадрант: не срочные, не важные дела

Эта группа дел “пожирателей времени”. Они не несут никакой пользы, но при этом довольно заманчивы для большинства людей. Пообщаться со знакомым, посмотреть телевизор или полистать соц.сети, поиграть в компьютерную игру и так далее, перечислять можно бесконечно. У каждого свой список и занятия из него бесконечны по времени. Чтобы они не мешали продуктивности — от них нужно отказаться или, по крайней мере, делать тогда, когда первый квадрант пуст, во втором все задачи закрыты, а делами из третьего занимаются другие люди.

Что в итоге?

Резюмируя вышесказанное, можно подытожить — научитесь правильно оценивать и распределять дела внутри матрицы Эйзенхауэра, уделяйте наибольшее количество сил, времени и внимания делам из второго квадранта, стараясь не допустить их появления в первом, для этого делегируйте рутину и отказывайтесь от бесполезных занятий!

матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Разделение своих приоритетов и приоритетов своего подразделения
Приоритетность задач для себя и для подразделения – разная.Важные дела для подразделения могут быть разбиты на последовательность действий, каждое из которых может быть отдельно делегировано

автора

Тарасов Владимир Константинович

Из книги
Быстрее, лучше, дешевле [Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов]
автора

Хаммер Майкл

Из книги
Геймшторминг. Игры, в которые играет бизнес
автора

Браун Санни

3.4 Расстановка приоритетов
Стюардесс мы избрали орудием утверждения авторитета организаторов.Мы предвидели проблему в том, что состав организаторов (за исключением автора) был столь же молодым, как и состав участников, среди которых подавляющее большинство составляли

Из книги
Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов
автора

Джестон Джон

Из книги
Совершенная машина продаж. 12 проверенных стратегий эффективности бизнеса
автора

Холмс Чет

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно в делах. Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного.

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д.

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о . Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Сюда вписываются разговоры по телефону с друзьями и родственниками, просиживание в социальных сетях, интернет-серфинг, компьютерные игры, просмотр телепередач, тусовки в клубах.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

1. Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
2. Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
3. После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

• Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
• Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

• Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов
в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра
.

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела.
То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела.
Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела.
То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела.
Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

6 ноября 2016

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено.
Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Знакомьтесь: матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам»
. Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Срочное против важного, Матрица Эйзенхауэра

Одна из наиболее важных концепций продуктивности, которую понимают целеустремленные люди, — это разница между срочными и важными вещами. Они знают, что часто исключают друг друга.

Мощный инструмент для определения приоритетов, прославленный автором Стивеном Кови, называется Принцип срочности / важности Эйзенхауэра. Как следует из названия, президент Дуайт Эйзенхауэр использовал этот инструмент для определения задач и действий, которые требовали его внимания, и тех, которые он должен либо игнорировать, либо обозначать как менее приоритетные.

Согласно этому принципу, наши задачи обычно попадают в один из четырех секторов; мы также стараемся заполнять их в таком порядке:

1. Срочно и важно
2. Срочно и неважно
3. Важно и не срочно
4. Не срочно и не важно

Распространенная ошибка продуктивности заключается в том, что не сосредотачивают энергию на «важно и не срочно» перед «срочно и не важно». Проблема с этим подходом состоит в том, что, если вы продолжаете игнорировать важные дела, которых хотите достичь в долгосрочной перспективе, вы настраиваете себя на то, чтобы реагировать, когда эти дела в конечном итоге становятся одновременно срочными и важными; это режим «пожаротушения».

Расстановка приоритетов «срочно и неважно» также отвлекает вас от действий в отношении того, что является наиболее важным. По сути, смазка попадает на скрипящее колесо. Вычеркивать из своего списка, казалось бы, срочные пункты может быть приятным занятием, но на самом деле это не повлияет на вашу личную или профессиональную жизнь.

Год назад я начал систематизировать свой список дел по следующим сегментам и рекомендованному порядку:

Я также разговаривал со многими другими, которые сделали то же самое и добились отличных результатов.Когда я следую этому списку дел, я обнаруживаю, что могу достичь своих целей с меньшим количеством вещей, подкрадывающихся ко мне.

Идея, которую я хочу оставить вам, заключается в том, что если мы проживем свою жизнь реакционным образом, мы никогда не достигнем больших целей, которые мы перед собой ставим. Независимо от того, решите ли вы использовать инструмент «Срочно / важно» Эйзенхауэра или какой-либо другой инструмент повышения продуктивности, главное — избегать срочных отвлекающих факторов и оставаться сосредоточенными на том, чего вы хотите достичь в долгосрочной перспективе. Если вы это сделаете, вы обнаружите, что достигли гораздо большего, чем считали возможным.

Хороших выходных!

Цитата недели

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Президент Дуайт Эйзенхауэр

Источник изображения: JP Kantor Consulting

Матрица приоритизации (срочная важная матрица)

Матрица приоритезации Введение

Матрица приоритезации (2 × 2 или 3 × 3) — это структура, которая дает командам визуальное представление о том, какие проекты имеют приоритеты, а какие можно отложить.Другое название матрицы приоритезации — матрица «Срочно-важно» или матрица Эйзенхауэра. Последний метод назван в честь президента США Дуайта Д. Эйзенхауэра, хотя никогда не было доказано, что он сам использовал этот метод.

Матрица приоритезации помогает, например, выбирать и расставлять приоритеты задач, проблем и проектов. Матрица приоритезации также помогает людям более эффективно организовывать свое время, матрица больше ориентирована на управление временем. Все это делается исходя из срочности и важности.Это включает в себя рассмотрение, а затем сортировку, какие задачи менее срочны, а какие важные задачи необходимо выполнить как можно быстрее.

Матрица

Матрица состоит из сетки, разделенной на четыре квадранта, с квадратами 2 × 2. По вертикальной оси отложено «важность», а по горизонтальной оси — «срочность». Задачи организованы в сетку в зависимости от важности и срочности. Все задачи, задачи и проекты также можно разместить в нужном месте на графике. Квадрант 1 означает высокую важность и срочность.Квадрант 2 — высокая важность и небольшая срочность. Квадрант 3: небольшая важность и высокая срочность. Квадрант 4: небольшая важность и небольшая срочность. Таким образом, матрица приоритезации дает команде представление о том, на какой задаче, проблеме или проекте им следует сосредоточиться и в каком порядке это следует делать.

Выполнение метода

• 
  

  Шаг 1. Нарисуйте матрицу

  Для этого метода используйте матрицу из шаблона, цифровую бумагу или большой лист бумаги размером не менее A4.Нарисуйте матрицу с четырьмя квадрантами. Напишите «важность» на вертикальной оси, «срочность» на горизонтальной оси, затем разделите квадранты. Квадрант 1: высокая важность и срочность. Квадрант 2: высокая важность и небольшая срочность. Квадрант 3: небольшая важность и высокая срочность. Квадрант 4: небольшая важность и небольшая срочность.

• 
  

  Шаг 2: Составьте список

  Затем составьте список всех важных задач, проблем или проектов. Обратите внимание: речь идет не о том, чтобы собрать как можно больше заданий, а о их выполнении.

• 
  

  Шаг 3: Заполните матрицу

  Просмотрите все важные задачи, проблемы или проекты по каждому пункту, используйте составленный список. Отсортируйте элементы по срочности и важности. Какие пункты менее срочны, а какие важны и должны быть выполнены как можно скорее? Разместите их в соответствующем квадранте. Не размещайте более восьми предметов в одном квадранте.

• 
  

  Шаг 4: Выполнить

  Теперь, когда все элементы четко отображаются, можно выполнять элементы из квадранта 1, затем из квадранта 2 и так далее, пока не будут выполнены все задачи из всех квадрантов.Совет: также разумно составить подходящее расписание на основе этой матрицы.

Преимущества и недостатки

Матрица Эйзенхауэра: высокая производительность и устранение шума

Дуайт Эйзенхауэр был не только 34-м президентом Соединенных Штатов. До этого он был пятизвездным генералом в армии, отвечая за командование союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны. Он также был верховным главнокомандующим НАТО и президентом Колумбийского университета.

О продуктивности Эйзенхауэра ходят легенды не только из-за его достижений, но и потому, что его методы выдержали испытание временем и работали в различных ситуациях.Благодаря различным ролям и средам Эйзенхауэр на протяжении десятилетий работал с поразительной последовательностью.

Как он так многого добился?

«Самые срочные решения редко бывают самыми важными».

— Дуайт Эйзенхауэр

Эйзенхауэр использовал простой инструмент под названием Матрица Эйзенхауэра. Вы можете нарисовать его на чистом листе бумаги и начать использовать уже сегодня.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырех частей, которые вы используете для категоризации работы, которая находится перед вами:

1. Важно, но не срочно
2. Срочно и важно
3. Срочно, но не важно
4. Не важно и не срочно

Матрица Эйзенхауэра может помочь вам как в расстановке приоритетов в том, над чем вы работаете сегодня, так и в принятии решения, над какими крупными проектами работать.Настоящая ценность этого инструмента заключается в том, как он помогает вам различать важное и срочное.

Разница между срочным и важным

Каждый раз, когда что-то попадает на ваш стол, сначала разбейте его и решите, что делать дальше.

Ключ к тому, чтобы Матрица Эйзенхауэра работала, — это различать срочное и важное.

Срочные задачи зависят от времени, иногда потому, что мы откладываем их до тех пор, пока больше не сможем.Эти задачи могут быть любыми: от ответов на электронные письма и телефонных звонков до осознания того, что у вас почти закончился бензин и что отчет должен быть отправлен через 20 минут.

Если мы отложили выполнение срочной задачи, которая также важна, то, когда мы, наконец, займемся ею, мы, вероятно, не будем думать о ней так много, как намеревались или как следовало бы. Мы настраиваем себя на принятие неверных решений.

Независимо от того, были ли они когда-то важными, срочные задачи заставляют нас реагировать.Мы в стрессе. Мы полны беспокойства. В результате мы редко думаем оптимально. Спешка часто приводит к неправильным решениям, которые отражаются в будущем, разрушая нашу будущую продуктивность. Нам приходится тратить много времени на устранение проблем, которые были вызваны нашей реакцией и поспешностью.

Важные задачи более стратегические. Это то, чего мы хотим добиться, например, выпустить новый продукт. Эти задачи преднамеренные. Мы хотим обращать на них внимание, и они что-то значат для нас.Вместо того, чтобы быть реактивными и иррациональными, при правильном планировании мы можем быть вдумчивыми и заинтересованными. Поскольку мы не реагируем, мы можем избежать ошибок. Это освободит время в будущем.

«Быть ​​занятым — это форма лени — ленивое мышление и неизбирательные действия».

— Тим Феррис

По умолчанию большинство из нас сосредоточено на том, что срочно и важно. Вполне естественно, что мы хотим сосредоточиться на вещах, которые нужно решать немедленно. Поступая так, мы склонны вытеснять важные, но не срочные дела.

Спросите себя, когда вы собираетесь заниматься важными, но не срочными делами. Спросите себя, почему вы избегаете того, что важно, но не срочно. Вы чего-то боитесь? Вы откладываете на потом? Вы слишком отвлечены?

Матрица Эйзенхауэра на практике

Я регулярно использую эту матрицу как часть моей системы повышения производительности. Это помогло мне сосредоточиться на том, чего я хочу, и не слишком увязнуть в вещах, которые не имеют особой ценности.

Принято считать, что вам следует заняться следующим делом в вашем списке дел.

На практике я использую систему продуктивности Эйзенхауэра иначе.

Во-первых, планка для того, чтобы стать задачей, о которой я даже думаю, довольно высока. Вместо того, чтобы делать это позже, неважные и несрочные задачи обычно просто отбрасываются. Иногда они подпрыгивают, и я снова их поднимаю.

Важные и несрочные задачи планируются и, как правило, решаются в первой половине дня.

Важные и срочные задачи решаются сразу или по расписанию и всегда оцениваются.Хотя я не могу все спланировать, когда вещи накапливаются здесь, это часто происходит из-за сбоя в системе — что-то пошло не так.

Срочные и неважные задачи обычно, хотя и не всегда, делегируются. Делегирование — довольно сложная тема для работников умственного труда. Как советник нескольких компаний, я обычно выступаю за то, чтобы компании никогда не передавали свой основной бизнес на аутсорсинг. Помимо прочего, это ставит вас в зависимость от доброй воли и компетентности других. Вы становитесь хрупкими.

Ключ к тому, как я использую это на практике, — мое утро всегда заблокировано с 8:30 до 11:30. Это дает мне три часа, чтобы сосредоточиться на важных (срочных и иных) задачах. Мне не нужно находить время, чтобы приспособить их, оно уже есть.

Все еще любопытно? Ознакомьтесь с матрицей решений: как расставить приоритеты.

Идеальное управление временем с помощью матрицы Эйзенхауэра

Вы планируете важный проект, но телефон продолжает звонить, и одно за другим срочно отправляется сообщение электронной почты в вашем почтовом ящике.Звучит знакомо? Матрица Эйзенхауэра показывает, как правильно расставлять приоритеты.

Изображение: © agcreativelab / Adobe Stock

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — сюрприз, сюрприз! — назван в честь бывшего У.Президент S. Дуайт Д. Эйзенхауэр, который использовал простую рамку для структурирования и визуализации своих задач для более эффективного достижения своих целей. С этой целью он распределил их по категориям в зависимости от того, насколько они важны и важны, и отнес их к одному из четырех секторов:

• А-задачи: важные и срочные.
• B-задач: важные, но не срочные.
• C-заданий: не важно, но срочно.
• D-задач: ни важных, ни срочных.

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Дуайт Д. Эйзенхауэр

Что означают четыре квадранта?

Чтобы правильно расставить приоритеты задач, важно распределять их по правильным квадрантам. Для этого вам необходимо ответить на следующие два вопроса:

1. Срочность: что будет, если я выполню задачу позже?
2. Важность: Может ли кто-то другой, например, один из ваших сотрудников, взять на себя эту задачу?

Согласно Матрице Эйзенхауэра, вы должны предпринять следующие действия для задач, которые были назначены различным квадрантам:

Задачи №1 в квадранте А:

Эти задачи являются наиболее важными и в то же время считаются наиболее важными для вас или вашей компании.С такими задачами нужно действовать быстро и без промедления выполнять их самостоятельно. Они представляют собой проблемы, например внезапный кризис проекта, насущные вопросы клиентов или срочное электронное письмо, которое необходимо отправить.

# 2 Задачи в квадранте Б:

Квадрант B содержит важные задачи, которые необходимо выполнить в течение более длительного периода времени, такие как разработка стратегии контент-маркетинга или планирование кампании в социальных сетях.

Главное — не откладывать B-задачи слишком долго.Хотя их необязательно выполнять немедленно, вы должны хотя бы выделить для них некоторое время в ближайшем будущем.

# 3 Задачи в квадранте C:

C-задачи — это задачи, которые необходимо выполнять в кратчайшие сроки. Однако вам необязательно заботиться о них самостоятельно. Таким образом, они могут быть делегированы кому-то другому. Например, команда управления офисом может заказывать больше канцелярских товаров.

# 4 Задачи в квадранте D:

Задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, можно выбросить прямо в корзину или хотя бы заархивировать.Примером могут служить длинные цепочки писем, в которых вам напрасно копировали. Не стоит тратить время на подобные задачи.

Расстановка приоритетов стала проще благодаря принципу Эйзенхауэра

Большое преимущество ящика Эйзенхауэра становится очевидным, если вы посмотрите на его структуру: его простая сетка для принятия решений проста для понимания и использования. Распределяя задачи по категориям таким образом, вы можете быстро определить, кто тратит время впустую, оптимизировать управление временем и повысить эффективность.После того, как вы расставили приоритеты над незавершенными проектами, вы также можете лучше привлекать сотрудников или снимать с них давление.

Коробка Эйзенхауэра: слишком простая концепция?

Метод Эйзенхауэра для улучшения управления временем в основном популярен из-за своей простоты. Однако, если вы не оцените задачу должным образом с точки зрения ее важности или срочности и в результате отнесете ее не к тому квадранту, это может стать проблематичным. Часто бывает трудно распознать, что действительно важно, потому что обычно это вопрос субъективности.То, что может быть главным приоритетом для одного человека, может быть незначительным в глазах другого. Поэтому в вашей компании следует прояснить основные направления — например, с помощью эффективных инструментов совместной работы.

Коробка Эйзенхауэра также может быть не идеальной, когда в одном отделе слишком много задач, которые нужно выполнять, поскольку их будет трудно классифицировать, а также потенциально может привести к тому, что слишком много задач будет ложиться на одного человека. Поэтому вам следует проявлять осторожность, а не применять модель строго механически.

Экономьте время, правильно расставляя приоритеты

Для многих эффективное планирование времени — одна из самых больших проблем повседневного гибкого бизнеса. Его простота делает ящик Эйзенхауэра удобным методом для реорганизации вашего тайм-менеджмента и использования высвободившихся мощностей для новых идей и проектов — или просто для подзарядки ваших батарей. Вы просто должны быть осторожны, чтобы не допустить, чтобы эта простота приводила к тому, что задачи классифицируются без раздумий или перегрузки других сотрудников.

Если вы не хотите пропустить другие интересные темы, подпишитесь на нашу информационную рассылку прямо сейчас и будьте в курсе.

Что такое матрица Эйзенхауэра — определение, пример и история

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 5-звездочным генералом армии Соединенных Штатов, который служил и занимал пост Верховного главнокомандующего экспедиционными силами союзников во время Второй мировой войны.Позже он был 34-м президентом Соединенных Штатов Америки с 1953 по 1961 год. Дуайт Эйзенхауэр приписал фразу, связанную с тайм-менеджментом, «бывшему президенту колледжа», в котором говорилось:

«У меня есть два вида проблем: срочные и срочные. важный. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». (источник: presidentncy.ucsb.edu)

Это легло в основу метода принятия решений и управления временем, который сортирует задачи по срочности и важности.

Определение матрицы Эйзенхауэра

Спустя некоторое время после того, как Эйзенхауэр начал понимать управление проблемами, основанное на срочности и важности, доктор Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» установил более практичный метод определения приоритетов задач.

Это стало известно как Матрица Эйзенхауэра, также известная как Матрица управления временем, Коробка Эйзенхауэра, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочно-важного. Процесс включал сопоставление задач с двумя измерениями срочности и важности в сетке из четырех ячеек с примером, приведенным ниже 👇

Матрица Эйзенхауэра

Сопоставляя задачи с этой матрицей, она позволяет упорядочить их по разным видам лечения:

1. Важно / срочно: Задачи, которые критичны по времени и должны выполняться лично e.грамм. приближающийся крайний срок
2. Важно / не срочно: Необходимо выполнить, однако можно запланировать дату в будущем, например долгосрочные стратегии или планы или будущие фазы / выпуски
3. Не важно / Срочно: Что могут сделать другие, например посещение встречи
4. Не важно / Не срочно: Что вообще не нужно делать, например, неофициальный бизнес

Разница между срочностью и важностью

На первый взгляд задача кажется простой, и там, где есть только «два вида проблем», как сказал Эйзенхауэр, можно было бы надеяться, что это упростит отображение задач в матрице.Однако существует риск того, что срочные задачи приобретут подразумеваемую важность из-за крайнего срока или срока выполнения, который более близок. Это называется эффектом «простой срочности», когда время (или ощущение, что его недостаточно) создает важность.

Способ помочь отличить срочность от важности — это посмотреть на результат задачи, а не на саму задачу. Отмечать задачу как «срочную» или «несрочную» можно в зависимости от времени, доступного для выполнения задач, в качестве отправной точки, однако можно назначить другую меру важности.Чтобы определить, соответствует ли задача классификации «важная» или «неважная», проанализируйте результат или, возможно, даже последствия.

Цените свое время

Менеджеры проектов, скорее всего, будут скудны во времени, особенно если есть аспекты вашей личной жизни, требующие посвященного времени. Хорошая идея при использовании матрицы Эйзенхауэра — включать не только проектные или профессиональные задачи, но и личные. Для многих из нас самым сложным будет назначить наши задачи квадранту «Не делайте».Чем больше задач в этом поле, тем быстрее будет сокращен ваш список дел, и вы сможете сосредоточиться только на критических элементах. Как сказал Дебасиш Мрида: «Иногда самое важное, что нужно сделать, — это ничего не делать».

Матрица Эйзенхауэра Вопросы и ответы

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент и структура производительности, которые помогают расставлять приоритеты задач в зависимости от срочности или важности. Это полезная структура, позволяющая менеджеру проекта определять, какие задачи следует расставить по приоритетам для выполнения в первую очередь, а какие задачи отложить или делегировать.

Что такое квадранты матрицы Эйзенхауэра? Матрица

Эйзенхауэра имеет два измерения срочности и важности в сетке из четырех ячеек.

1. Важно / срочно: Задачи, которые критичны по времени и должны выполняться лично, например приближающийся крайний срок
2. Важно / не срочно: Необходимо выполнить, однако можно запланировать дату в будущем, например долгосрочные стратегии или планы или будущие фазы / выпуски
3. Не важно / Срочно: Что могут сделать другие e.грамм. посещение встречи
4. Не важно / Не срочно: Что вообще не нужно делать, например, неофициальный бизнес

Срочность — матрица важности (UIM)

Наш недавно представленный изобретательский инструмент является эффективным инструментом для определения приоритетов задач. Он основан на процессе матрицы срочности — важности (UIM) в сочетании с циклическим ранжированием (RRR).

Матрица решений UIM

Эйзенхауэра основана на очень четких и эффективных концепциях:

• Если все срочно, то все теряет актуальность.
• Если все важно, то нет ничего важнее.

Матрица представлена ​​ниже:

Актуальность и Важность — координаты пространства. Нет регулярного разделения осей непрерывными значениями, только двоичное разделение: «да» или «нет», «срочно» и «не срочно», «важно» и «не важно».

Правое верхнее поле соответствует задачам «Срочные и важные».
Задачи, которые одновременно являются срочными и важными, попадают в эту категорию.Например, решение вопросов безопасности или качества. Эти задачи получают наивысший приоритет: « Do First ».

Левое верхнее поле соответствует «Важным и несрочным» задачам .
Например, проекты, направленные на повышение производительности, снижение затрат или повышение надежности продукта. Согласно UIM, все задачи, попадающие в эту категорию, получают приоритет: «Сделать позже» .

Правое нижнее поле соответствует «Срочным и неважным» задачам .
Например, примите участие в собрании, на котором вы не принимаете решения. Это срочно, потому что начало встречи запланировано на 30 минут, но важность равна нулю, поскольку вы не можете повлиять на процесс принятия решений. UIM рекомендует такие задачи делегировать — «Делегат» .

Левое нижнее поле соответствует задачам «Не срочно и неважно».
Например, некоторые задачи, которые не влияют на ваш текущий статус или статус вашей активности на работе.Например, анализ влияния перехода на летнее время на некоторые производственные параметры. Просто отбросьте такие задачи, удалите задачи или проекты, попадающие в эту категорию — «Исключить» .

Предлагаемый нами подход к правилам определения срочности и важности резюмирован в таблице ниже:

Как работает наше приложение UIM?

1. Перейдите на ОНЛАЙН ПЛАТФОРМУ, нажав любую из оранжевых кнопок: ОНЛАЙН ПЛАТФОРМА

2. Зарегистрируйтесь или войдите в систему. Все ваши проекты будут сохранены и доступны вам и только вам под вашей учетной записью.

3. Нажмите кнопку «Новый проект», вставьте заголовок проекта и нажмите кнопку «Создать», чтобы создать новый проект.

4. Заполните детали проекта: краткое описание вашего проекта и формулировку проблемы в соответствующих полях и нажмите «Далее».

5. Нажмите кнопку «+ Создать» и выберите «Матрица срочности-важности».Нажав кнопку «Использовать», вы перейдете на рабочую страницу UIM.

6. Добавляйте задачи по одной, используя кнопку «Создать задачу».

7. Когда список будет заполнен, начните анализировать задачи, щелкните стрелку «Ожидаемая ошибка» и выберите один из вариантов «Ожидаемый» или «Неожиданный». Щелкните стрелку «Стоимость потока» и выберите «Высокая» или «Низкая». Рекомендация по приоритету («Сделать сначала», «Сделать позже», «Делегировать» или «Отбросить») появится в правом столбце

.

8. Когда все ваши задачи будут выполнены, нажмите кнопку «Завершить». Система перейдет к сводной таблице

.

9. В случае, если имеется более 2 задач с одинаковым приоритетом, задачи могут быть дополнительно ранжированы с помощью инструмента циклического ранжирования, который мы уже обсуждали.

10. Результаты рейтинга будут опубликованы в итоговом отчете.

Щелкните любую из оранжевых кнопок, чтобы войти в систему и начать использовать инструмент UIM.

Дополнительную информацию можно получить в нашем блоге. Как срочно управлять приоритетом задач — матрица важности (UIM)? и Как определить срочность и важность задач при расстановке приоритетов?

Войдите в систему и начните свой проект с инновационной платформы PRIZ

Свяжитесь с нами, если вам нужна помощь.

Ускорьте свои инновации

Это бесплатно!

Как преодолеть промедление с помощью матрицы Эйзенхауэра

Вы когда-нибудь смотрели на свой список дел и не знали, с чего начать? Помимо ваших основных проектов, у вас есть встречи, которые нужно посетить, бесконечный поток писем, на которые нужно ответить, и расписание, которым нужно жонглировать (и это даже не касается вашей личной жизни!).

Из-за того, что все эти задачи конкурируют за ваше внимание, кажется, что сделать что-либо практически невозможно. И чем длиннее растет ваш список дел, тем сложнее его даже начать. Паралич задач и откладывание на потом — знакомые звери. Но как их преодолеть?

Ответ может лежать в прошлом.

Дуайт Д. Эйзенхауэр был 34-м президентом Соединенных Штатов, генералом Второй мировой войны и мастером тайм-менеджмента. Выиграть войну и управлять страной — нелегкие задачи.Поэтому Эйзенхауэр разработал эффективный способ расставить приоритеты в своем списке дел, чтобы сосредоточиться на самом важном.

Введите: матрицу Эйзенхауэра.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра (также известная как «матрица срочно-важных») — это простой инструмент для принятия решений, который помогает вам расставить приоритеты в списке дел на основе срочности и важности.

Матрица разделена на четыре части или квадранта:

Квадрант 1: Важно и срочно
Квадрант 2: Важно, но не срочно
Квадрант 3: Срочно, но не важно
Квадрант 4: Не важно , не срочно

Идея состоит в том, чтобы составить список всех задач, которые вам нужно выполнить, и отсортировать их по соответствующим квадрантам.

Важные и срочные действия

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

—Дуайт Д. Эйзенхауэр

В основе сетки Эйзенхауэра лежит понимание разницы между «срочными» и «важными» задачами.

Важно: Важные задачи соответствуют вашим ценностям и помогают в достижении ваших целей. Они часто ориентированы на долгосрочную перспективу и могут не дать немедленных результатов. Это позволяет легко пренебречь ими в краткосрочной перспективе для более срочных действий.

Срочно: Срочные задачи зависят от времени и требуют немедленного внимания. Иногда мы откладываем важные дела на достаточно долгое время, чтобы они становились срочными, вызывая стресс и беспокойство, поскольку мы спешили выполнить их вовремя.

Одна из серьезных ловушек производительности, в которую мы попадаем, — это слишком много внимания уделять срочным задачам и пренебрегать важными. Этот рабочий цикл вводит вас в реакционный режим, когда вы постоянно тушите пожары и реагируете на «следующую срочную вещь».”

Различая срочное и действительно важное, вы можете начать работать заранее.

Использование матрицы Эйзенхауэра для принятия решений

Итак, как именно она работает?

Каждый квадрант соответствует разному уровню приоритета. Определив, какие задачи или действия являются важными, срочными или их сочетание, вы сможете решить, как с ними справиться.

Квадрант 1: Сделайте первое

Первый квадрант — это ваш «важный и срочный» список дел.Это задачи, которые имеют одновременно высокую важность и срочность. Сосредоточьтесь на выполнении этих задач в первую очередь.

Совет от профессионала: Есть два типа задач, которые попадают в этот первый квадрант: задачи, которые вы не могли предвидеть, и задачи, которые вы откладывали. Создавая свой список, подумайте, какие задачи вы оставили на последнюю минуту, и составьте план, как вы можете не откладывать их на потом.

Один из способов уменьшить стресс в будущем — выделить в своем расписании дополнительное время, чтобы учесть непредвиденные задачи и дать вам буфер для любой отложенной работы.

Квадрант 2: Решите, когда

Второй квадрант охватывает важные, но не срочные задачи. Другими словами, вам нужно когда-нибудь их выполнить, но для них нет строгих или немедленных сроков.

Эти задачи помогут вам достичь ваших целей и выполнить важную работу, но, поскольку они несрочные, ими часто пренебрегают.

Чтобы избежать откладывания на потом, решите, когда вы будете выполнять каждую задачу. Установите четкие сроки и включите эти действия в свой график.(Просто убедитесь, что у вас достаточно времени, чтобы довести их до высокого уровня с буфером для любых неожиданных требований.)

Квадрант 3: делегат

Квадрант 3 — это то место, где многие люди застревают. Это список «срочно, но не важно».

Как правило, это задачи, которые мешают вам работать над достижением ваших целей (или заставляют вас сосредоточиться на достижении целей других). Задачи в этом секторе часто исходят от других людей. Например, ваш коллега может попросить вас просмотреть для него отчет, который должен быть сдан через несколько часов.

Постарайтесь свести к минимуму то, над чем вы работаете, из этого списка. По возможности вежливо откажитесь от выполнения этих задач или делегируйте их. Что касается всего остального, подумайте о том, чтобы выделить в своем расписании регулярный период, чтобы решать проблемы других людей.

Квадрант 4: сделайте это позже или устраните

Квадрант 4 охватывает элементы с самым низким приоритетом. Это «не важные и не срочные» задачи.

В конечном счете, все, что осталось в этом списке, — это просто отвлечение, поэтому лучший способ справиться с этими задачами — полностью исключить их из своих приоритетов или отодвинуть их, чтобы закончить позже (в идеале, когда у вас нет более важных элементов. делать).

Лучшие практики управления своим временем

Прелесть матрицы решений Эйзенхауэра в том, что ее легко использовать и применять. Однако есть несколько передовых методов, которые вы можете использовать, чтобы извлечь из этого максимальную пользу.

1. Цветовое кодирование вашей матрицы

Цветовое кодирование каждого квадранта по уровню приоритета может помочь вам быстро определить, что будет следующим в вашем списке. Вы можете настроить свою матрицу, выбрав индивидуальные цвета, или воспользоваться простым методом стоп-сигнала:

Красный: Срочные и важные задачи (Выполнять немедленно)
Желтый: Важно, не срочно (Определить, когда)
Зеленый: Срочно, не важно (делегат)

Необязательно: Заполните квадрант 4 серым (или другим приглушенным цветом), чтобы определить, какие задачи следует игнорировать.

2. Ограничьте каждый квадрант до 10 элементов максимум

Слишком много задач в вашем списке может перегрузить вас и затруднить выполнение работы вовремя. Чтобы предотвратить паралич задачи и обеспечить соблюдение графика, ограничьте каждый квадрант не более чем 10 элементами. Хорошее практическое правило — сосредоточиться на 5-7 задачах в каждой категории.

3. Составьте отдельные списки дел для личных и профессиональных задач

Кто сказал, что у вас не может быть двух матриц Эйзенхауэра? Если ваш общий список дел составляет милю (или вам нравится разделять приоритеты), подумайте о разделении личных и профессиональных списков дел.Сделайте одну матрицу для своей работы и одну для личной жизни.

Создание нескольких визуальных элементов поможет вам проанализировать, как вы тратите свое время, и убедиться, что ничто не упадет.

4. Исключите, а затем оптимизируйте

Легче оптимизировать свое время, если у вас меньше вещей, которыми нужно манипулировать. Создавая списки дел, сосредоточьтесь на сокращении жира. Ищите задачи, которые вы можете делегировать или полностью исключить. Этот шаг упростит выполнение всего остального в вашем списке.

Преодоление промедления с Lucidchart

Управление временем никогда не бывает легким. Но с помощью матрицы Эйзенхауэра вы можете повысить свою продуктивность, сосредоточившись на самых важных вещах.

Lucidchart может помочь.

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет с легкостью создавать собственные диаграммы. Используйте их готовые диаграммы приоритетов, чтобы создать свою следующую сетку Эйзенхауэра. Оптимизированные параметры совместного использования позволяют сообщать о своих приоритетах членам вашей команды одним нажатием кнопки.Начните прямо сейчас, зарегистрировав учетную запись.

Ознакомьтесь с нашими советами о том, как с помощью Lucidchart лучше управлять своим временем (и временем вашей команды).