Важное срочное неважное несрочное: как расставить приоритеты в работе? – Конструктор Успеха

Матрица Эйзенхауэра как метод управления временем (Часть 1)

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Данной статьей я продолжаю пополнять содержимым рубрику блога «Управление временем».

Судя по количеству просмотров и комментариев, она в последнее время стала довольно популярной и активно читаемой. 

И это вполне естественно, ведь вопросы о том, «как успевать больше?» и «как правильно управлять временем» очень актуальны, и требуют соответствующих ответов.

Некоторые из них уже даны в статьях:

Как перестать спешить и при этом успевать больше

Практика управления временем: основные ошибки и промахи 

В данной публикации мы с вами рассмотрим такой метод управления временем как «матрица Эйзенхауэра».  

Содержание этой статьи:

Почему возникает смута в делах

Техника ABCD

Почему возникает смута в делах

Известно, что неумение расставлять приоритеты и согласовывать цели и задачи со сроками их выполнения является базовым препятствием для эффективного управления временем.

Если человек не может отделить в делах главное от второстепенного, и увязать это со сроками выполнения, то в конце дня он остается физически и морально опустошенным и с кучей невыполненных дел.

 А если он еще и смутно представляет то, чего он хочет достичь, если его цели расплывчаты и неопределенны, то в делах наступает полный хаос.

Энергия, так необходимая для достижения цели, распыляется, незавершенные дела мешают выполнять новые задачи, и человек попадает в туман неопределенности.  

О технике идентификации целей читайте в статье:

Как достичь желаемой цели  

Что же может помочь в решении данной проблемы?

Есть разные методы и модели управления временем. Одним из самых простых, но очень эффективных является так называемая матрица Эйзенхауэра или …

Техника ABCD

Давайте посмотрим, что это такое.  

Изобретение этого метода приписывают 34 президенту США Д. Д. Эйзенхауэру.

Этот метод хорош тем, что помогает быстро сориентироваться в нескончаемом потоке дел. Понять, что следует выполнять немедленно, а что нужно отложить на потом.

Кроме того, эта техника позволяет увязать степень важности задачи со степенью срочности ее выполнения.

Согласно этой методике, следует  отфильтровать все дела и задачи по степени их сложности и важности. Для этого и используется матрица ABCD.

• A — Важное и срочное
• B — Важное, но не срочное
• C — Неважное, но срочное
• D — Неважное и не срочное

Для наглядности, представлю это на рисунке, в виде 4-х квадратов:  

А. Важные и срочные дела – это дела, которые мы не можем отложить.

Это дела первостепенной важности. Если человек эффективно планирует свое время, то их не очень много, ведь он все и всегда делает вовремя.  

Тогда в этот список попадает только все форс-мажорное и непредсказуемое, а также дела и задачи, которые вышли из-под контроля и требующие оперативного реагирования и безотлагательного, быстрого решения.  

Как правило, у человека скапливается столько важных и срочных дел, что на все остальное у него уже нет времени.

Так что этот квадрат матрицы может выступать в качестве индикатора эффективности планирования: чем больше в нем срочных и важных дел, тем менее эффективно ваше планирование.

Основные причины этого описаны в статье:

8 ошибок, мешающих все успевать

В. Важные, но не срочные дела – это дела, которые по-хорошему должны иметь для нас наибольшую приоритетность. Они требуют, чтобы мы подходили к ним последовательно, планомерно и не спеша.

Именно в этот квадрат следует включать дела, которые связаны с личным и профессиональным развитием, с достижениями и успехом.  

Этот квадрат должен стать сосредоточением дел и задач, воплощающих ваши ценности и ключевые потребности.  

Тем не менее, несрочность данных дел не означает, что нет никаких сроков. Просто их соблюдение не требует моментальных действий и не связано с авралом. Эти дела требуют четкого планирования и вовлеченного сосредоточения.

Согласно законам тайм-менеджмента, начинать день следует именно с этих дел. Если этого не делать, то они перекочевывают в первый квадрат, становясь срочными и важными.

А, значит, буду выполняться в суматохе, торопливо, без надлежащего усердия и интереса. Это, в итоге, приводит к падению эффективности, снижению творческого ритма и сильному стрессу.    

Об этом читайте в статье:

Мини-программа «Борьба со стрессом»

С. Неважные, но срочные дела – это дела, требующие очень большого внимания и сосредоточения, но, на самом деле, они очень далеки от наших ценностей и истинных потребностей.

Часто – это навязанные другими людьми или обстоятельствами мелочи, раздутые до вселенских масштабов.

По этой причине мы оказываемся в плену иллюзии их важности и ошибочно посвящаем им много драгоценного времени, а иногда и все свое время.

 О сходных проблемах читайте в статье:

12 признаков того, что ваша жизнь — это не «ваша» жизнь

Дела, входящие в категорию неважных, но срочных, часто маскируются под категорию дел, входящих в первый квадрат, т.е. важных и срочных. Именно они нагнетают атмосферу вечного аврала и постоянно лихорадят вопросом: «как успевать больше?».

И самая страшная ошибка, это когда мы начинаем отождествлять важность и срочность.

То, что нужно сделать как можно быстрее, мы почему-то начинаем рассматривать как очень важное.

Как отделить одно от другого?

Просто задайте себе вопрос: если я решу задачу из категории неважных, но срочных дел, приближусь ли я к своей главной цели, реализую ли я свою ценность, удовлетворю ли истинную потребность?

Так, например, некто попросил вас о срочной помощи, и вы тратите много времени и сил на то, что совсем не отвечает вашим ценностям и просто в тягость.

Конечно, помогать людям нужно обязательно, но только если это не наносит ощутимого ущерба вашим интересам.  

И если вы не делаете это только лишь для того, чтобы выглядеть в глазах окружающих приличным человеком.

И если ценность «давать и помогать другим» не превращается в анти ценность – «воровать у самого себя и разрушать свой успех».

1. D. Неважные и не срочные дела – это дела, большую часть которых можно не делать, а лучше вообще отказаться от них.

Проблема в том, что эта категория дел и задач – профессиональные хронофаги, т.е. пожиратели времени.

Как правило, они связаны с развлечениями и получением удовольствия.  Или просто, что еще хуже, с заполнением жизненной пустоты. С тем, что называется: «проводить или убивать время».

Например: компьютерные игры, просмотр TV, общение с неинтересными людьми, бесполезные разговоры, бессмысленные путешествия по великим просторам интернета, болтовня в социальных сетях, бесплодное фантазирование и мечтания и т.п.

Нет, конечно же, понемногу того и другого должно быть в вашей жизни. Но нужно четко отслеживать, чтобы эти хронофаги не сожрали вас и ваши достижения.   

У некоторых людей неважные и не срочные дела занимают больше половины всего времени. Как правило, у них нет четких жизненных приоритетов и целей.

В конце концов, это может превратиться в образ жизни, который обязательно приведет к духовному одряхлению.

Такова в общем виде матрица Эйзенхауэра.

В следующей статье я покажу вам, как эффективно использовать этот метод управления временем, и как с его помощью начать успевать больше.  

До встречи в следующей публикации.

Успехов в делах! 

© Денис Крюков

Вместе с это статьей читайте: 

Вам понравилась статья?

Буду очень Вам признателен, если оставите свой комментарий 🙂 (форма комментирования расположена ниже. Ваш e-mail нигде не будет опубликован).

Также буду очень Вам благодарен, если оформите подписку на новые статьи моего блога! Их анонсы будут просто приходить вам на e-mail. 

Зачем это нужно?

Вы первые будете узнавать о самых свежих обновлениях, новостях и публикациях. Кроме того, все подписчики получают очень привлекательные бонусы и скидки на предлагаемые мною услуги и информационные продукты!

 Как подписаться? Воспользуйтесь формой подписки, что расположена после каждой статьи. Теперь анонсы новых публикаций будут приходить Вам на почту! 😀

Автор: Денис Крюков

Хронометр

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Статус программы: Бесплатная

Размер:11 МБ

Система:Windows 10, 7, 8, XP, Vista

Хронометр — приложение для удобного ведения списка задач с возможностью использования матрицы Эйзенхауэра.

Основные возможности приложения

1. Поддержка списков задач. Все задачи можно распределить по отдельным спискам, чтобы можно было быстрее просматривать те или иные задачи и находить их.
2. Импорт список и задач из Google Tasks. Эта функция добавлена в последней версии программы и на данный момент проходит тестирование.
3. Установка приоритетов задач. Задачи в списках можно сортировать по параметрам “Срочно/не срочно” и “Важно/не важно”, что позволяет в дальнейшем распределить все задачи по матрице Эйзенхауэра и выполнять их в определенном порядке.
4. Автоматическое распознавание сроков выполнения задач. Уже на этапе формулировки задачи “Хронометр” может определить срок, когда эта задача должна быть выполнена. Например, если в описании задачи встретиться слово “Завтра”, то приложение посчитает, что эта задача должна быть выполнена именно завтра и установит соответствующую дату в поле “Срок выполнения”. Эту функцию можно отключить в настройках приложения.
5. Экспорт задач в MS Word.

Установка приложения

“Хронометр” не требует никакой установки – просто распакуйте архив в любом удобном месте на вашем компьютере и пользуйтесь.

FAQ

1. Что такое “матрица Эйзенхауэра” и как ей пользоваться?

Матрица состоит из двух столбцов и двух строк и выглядит следующим образом:

Группа А (или первая четверть в декартовой системе координат)

В эту группу следует выделять задачи, которые:

• необходимо выполнить немедленно, чтобы избежать необратимых процессов
• повлияют на здоровье
• отбросят назад в достижении цели
• решение которых невозможно передать кому-либо другому

Если таких задач накопиться много — это первый признак того, что Вы, что называется, «попали». Следует всегда стараться минимизировать эту группу задач (во время всё выполнять, заранее планировать время и т.д.)

Группа B

В этой группе должны быть сосредоточены задачи, которые приближают вас к цели – самые полезные задачи. Следует сосредотачиваться именно на этой группе – они принесут самую большую отдачу. Такие задачи не требуют срочного выполнения, но и передать их кому-либо вы не можете.

Группа С

В эту группу и будут попадать те самые 80%, которые не приносят каких-либо ощутимых результатов. Однако эти дела и задачи часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко — вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Группа D

С этой группой всегда будут проблемы. Тут сосредотачиваются самые вредные задачи, которые при первом взгляде на них кажутся важными, но на деле такими не являются. Просто срочные и всё. При выделении задач в эту группу следует всегда держать в голове конечные цели. Самый простой способ определить стоит ли вносить в эту группу какую-либо задачу — это ответить на вопрос: могу ли я передать выполнение этой задачи кому-либо другому? Если ответ положителен, то задача не настолько важна для Вас и её можно смело выносить в группу D. Примерами таких задач могут быть:

• некоторые телефонные звонки
• оказание услуг, не связанных с текущими целями.

Чтобы построить матрицу Эйзенхауэра в “Хронометре” достаточно составить список задач, отметив их важность и срочность (это можно сделать при добавлении новой задачи или же прямо в окне списка задач) и нажать кнопку “Матрица” в окне программы:

После этого вы увидите уже готовую матрицу дел (матрицу Эйзенхауэра):

Находясь в окне просмотра матрицы, Вы также, как и при обычном просмотре списка задач можете ставить отметки о выполнении задач или перемещать задачи между столбцами и строками матрицы простым перетаскиванием (Drag&Drop).

2. В версии 3.2.4.20 не удаляются задачи из списка

Эта проблема связана с тем, что файл базы данных имеет атрибут «Только для чтения». В результате чего “Хронометр” не может внести изменения в файл. Чтобы избавиться от ошибки надо снять с файла атрибут «Только для чтения».

Сделать это можно следующим образом:

1. Заходим в настройки программы, на вкладке «Общие» находим «Путь к БД» (например, «D:\DropBox\tasks.sqlite»)
2. Ищем этот файл на диске, жмем на нем правой кнопкой мыши, в меню выбираем свойства, снимаем галочку «Только для чтения», жмем «Применить».

Обновления

Версия 3.2.4.41

• Исправлена ошибка доступа к БД. База данных создается в “C:\Users\Public\Documents\Chrono\“
• Добавлена функция добавления задач в список из txt-файла. Одна задача = Одна строка в файле.

Версия 3.2.4.32

• Исправлена ошибка по причине которой дата завершения менялась на текущую дату
• Исправлена ошибка по причине которой задачи, импортированные из Google Tasks и имеющие статус завершенных показывались в списке как незавершенные
• Добавлена проверка файла базы данных на наличие атрибута “Только для чтения”. Если атрибут выставлен, то программа не может записать изменения в базу данных
• Добавлена система отправки отчётов об ошибках программы – отправляйте отчёты об ошибках мне на e-mail прямо из программы

Версия 3.2.4.52

• Исправлена ошибка по причине которой не удалялись задачи по нажатию кнопки “Delete”
• Добавлено автоматическое сохранение настроек отображения списка задач после выхода из программы. Например, если вы вышли из программы, находясь в режиме просмотра матрицы, то в следующий раз программа запуститься в режиме отображения матрицы
• Панель управления списками и задачами может быть скрыта (см. “Настройки” в программе)

Программа тестировалась на Windows 7 x64, Windows 7 x32, Windows 10 x64

Как справляться с задачами

Всем нам отведено одинаковое количество минут. Одни успевают закончить дела по работе, сходить в спортзал, с друзьями на футбол, отвести детей к врачу. Другие — бесцельно тратят минуты на выполнение ненужных задач и жалуются на постоянные авралы на работе.

Еще на первом курсе университета я завела ежедневник и пообещала себе планировать все до мелочей: от сдачи книги в библиотеку до бюджета. У меня не получалось. Я читала умные книжки с методиками по управлению временем. Но они мне не помогали.

Я убедила себя в уникальности: «Я творческий человек и не могу жить по плану, мне не подходят рамки». Я справлялась с делами и делала успешную карьеру, но ценой бессонных ночей. Я долго верила, что аврал для творческого человека — норма. И жила бы так еще долго, если бы не поняла, что все это — чепуха и отговорки.

Не имеет значения, творческая у вас профессия или нет, руководитель вы или подчиненный, мужчина или женщина. Ваш день складывается из дел. Авралы на работе, подготовка заданий в последний момент, откладывание важных звонков — следствие неумения расставлять дела по приоритету.

Кажется, если мы возьмемся за все сразу, то задачи решатся быстрее. Так не бывает. Так мог Цезарь, но он исключение из правила. Нельзя разговаривать по телефону с клиентом и одновременно писать письмо партнеру. Это не работает: вы обязательно допустите ошибку.

Нельзя заниматься делами последовательно целый день: вы ничего не успеете. Нужно найти баланс. Мне помог простой инструмент управления временем — матрица Эйзенхауэра.

Если вы хотя бы раз в жизни выполняли задачу в последний момент, засиживались на работе допоздна, забывали о встрече с друзьями, эта рассылка для вас.

Матрица успеха

Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США. Количество ежедневных задач зашкаливало. Эйзенхауэр испробовал все существующие способы работы с задачами, не нашел подходящий и придумал свой.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный на четыре сектора. Задачи распределяются по принципу срочности и важности:

— срочные и важные;

— не срочные, но важные;

— срочные, но не важные;

— не важные и не срочные.

Срочные и важные задачи — задачи, невыполнение которых грозит серьезными последствиями.

Если я не напишу статью до пятницы, вы не получите рассылки, обидитесь и отпишетесь. Если я не заплачу кредит сегодня, завтра меня ждет штраф.

Не срочные, но важные задачи рассчитаны на долгосрочную перспективу и достижение целей: планирование проекта, налаживание связей, анализ результатов работы. Сюда же относятся задачи по личностному росту и развитию: занятия иностранным языком, поход на лекцию по психологии или выставку современного искусства.

Срочные, но не важные задачи — самые противные. Делать их не хочется, потому что для достижения целей они не важны. Но делать их нужно, и срочно.

Я вернулась из командировки. Бухгалтер просит отчитаться: предоставить посадочные талоны и чеки, заполнить бланк о выполнении служебного задания. Сделать это нужно срочно, но это не важно для моей работы в конкретный момент. Отчет не приблизит меня к достижению цели — написанию статьи по результатам поездки. Но я обязана сделать отчет — правило компании.

Не срочные и не важные задачи не связаны с работой. Это рутинные и бесполезные дела, которыми мы занимаемся каждый день: просмотр сериалов, бесцельный серфинг в интернете и социальных сетях, телефонные разговоры ни о чем. Эти задачи не приносят пользы, не работают на достижение целей, и больше всего вас привлекают.

К этой части квадрата Эйзенхауэра мы обращаемся, когда прокрастинируем. Но не учитывать эти дела — нельзя. Мы живые люди, и работать без отдыха не можем физически.

Секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что левый верхний квадрат — срочное и важное, всегда должен быть пуст. Добиться этого сложно, но возможно. Потребуется немного больше вдумчивости и терпения.

Расставляем приоритеты

Прежде чем распределять задачи в матрице, составьте список задач и укажите сроки. Я не тратила на это время, потому что задачи, в том числе и личные, хранятся в Мегаплане. Я просто выбрала более срочные и распределила их по степени важности на текущий момент.

Вот так выглядела моя первая матрица Эйзенхауэра на день:

Два сектора оказались пусты, а так быть не должно. Произошло это по двум причинами.

Первая заключается в том, что в списке нет рутинных дел. После работы я бегаю, а дома читаю книгу и обязательно пролистываю ленту новостей в фейсбуке. Так я даю мозгу возможность отключиться и отдохнуть. Такие дела есть у каждого. Их нужно добавить в матрицу, чтобы увидеть целостную картину дня.

Вторая проблема сложнее. Когда мы составляем список задач на день, все они кажутся важными, но это не так. Чтобы понять, действительно ли задача важна, ответьте на три вопроса:

— Что произойдет, если я не сделаю это сегодня?

— Может ли кто-то сделать это вместо меня?

— Важна ли эта задача для достижения цели?

Я добавила рутинные дела и ответила на вопросы. Вот, что получилось:

В срочных и важных задачах у меня осталось два пункта: телефония и согласование плана статьи.

Телефония уже появилась, нужно как можно скорее рассказать клиентам.

Согласовать план статьи тоже нужно сегодня. Если я сделаю это завтра, то украду у автора один рабочий день. Время написания уменьшится, качество ухудшится.

В срочное, но не важное перекочевали публикации в социальных сетях. В глобальном смысле публикации важны: страница должна обновляться ежедневно. Но в какое время — не важно.

Работаем с задачами

Я запланировала двенадцать задач. Выполнить такой объем за световой день можно, если правильно их скомбинировать.

Во время отбора задач из общего списка, я разделила их на трудоемкие и не очень. Написать текст — трудоемкая задача, а согласовать план — нет. Успею и то, и другое.

Работать с матрицей можно по-разному, каждый выбирает самостоятельно. Кто-то решает задачи по степени важности, кто-то — по степени срочности. Мне показался более эффективным способ чередованиях задач из разных секторов.

Сперва я согласовала план статьи из первого сектора. Потом перешла во второй и сделала мелкую, но важную задачу: заказала иллюстрации для рассылки о переменах. Поскольку текст о переменах уже был написан, я знала, какие иллюстрации нужны и в Мегаплане поставила задачу на нашего дизайнера. На это ушло 15 минут.

Задачу с текстом о телефонии я разделила на две части: поговорить с разработчиками и написать текст. Между этими частями я заглянула в матрицу. Из сектора «срочно, но не важно» выбрала публикации в соцсетях: это могу сделать только я. Когда завершила эту задачу, вернулась к тексту о телефонии.

Остальные задачи из сектора «срочно, но не важно» я делегировала.

Позвонила подруге, которая едет со мной в Санкт-Петербург, и попросила купить билеты. А задачу с составлением вопросов эксперту передала автору, который будет писать статью.

Матрица помогла закрыть все срочные задачи и одну важную, но не срочную. На это ушло пять часов. Оставшееся рабочее время я потратила на важные, но не срочные дела. А вечером успела побегать и полчаса почитать книжку. На фейсбук времени не осталось, но это не важно.

Срочно — не всегда важно

Три следующих дня матрица работала идеально: я успевала больше, а уставала меньше. Потому что не тратила время на переживания о количестве задач.

Сложность возникла в тот момент, когда в течение дня поступила новая срочная задача.

Меня попросили написать новость о предстоящем семинаре. Я бросила силы на новую задачу, потому что постановщик уверил: сделать нужно сегодня. Когда я закончила текст, выяснилось, что дата семинара еще уточняется. Публиковать новость сегодня нельзя.

Матрица развалилась. Запланированные дела вытеснила новая задача, которая на самом деле срочной не была. Если бы я уточнила подробности, такого бы не случилось.

Прежде чем слепо приступать к выполнению новой задачи, убедитесь, насколько она срочная.

Ситуация повторилась через несколько дней. Нужно было подготовить текст о новом мобильном приложении Мегаплана.

В этот момент я работала над текстом автора для текущей рассылки. Оставалось два дня до выпуска рассылки, а работы — масса. Я уточнила, почему важно опубликовать текст о новом приложении сегодня.

Оказалось, мы прошли проверку в апсторе и приложение уже доступно клиентам. Только они об этом не знают.

Мы договорились: сперва выпустили менее трудоемкую новость. Я доделала рассылку, а на следующий день подготовила большой текст с описанием возможностей приложения.

В отличие от предыдущей задачи, эта действительно была срочной. Я не поленилась узнать подробности, постановщик — объяснить приоритет задачи. Благодаря этому, задачу я выполнила и не навредила другим срочным и важным делам из матрицы.

Вместо заключения

Считается, что матрица Эйзенхауэра подходит только для краткосрочного планирования: день-два. У меня получается составлять план на неделю. Дальше матрица разваливается.

Предположим, к концу месяца вы проводите презентацию для партнеров. Относим эту задачу в сектор матрицы «срочное и важное». Каждый день задача висит над вами, как дамоклов меч. Вы не можете перейти к выполнению задач из сектора «важное, но не срочное», потому что не закончили важное и срочное. Матрица не работает.

Если разбить задачу на подзадачи, матрица заработает вновь. Чтобы подготовить презентацию вам нужно придумать тему, составить план выступления, подобрать картинки. Добавьте эти подзадачи к остальным задачам на день. Постепенно подзадачи закрываются. Результат — презентация в срок и без напряжения.

Матрица Эйзенхауэра — прекрасный инструмент для планирования ежедневных и еженедельных задач. Подобных систем много — выбирайте любую. Но учат они одним и тем же вещам:

Списки дел — не пустая трата времени. Если держать все задачи в голове, можно сойти с ума. Запишите задачи на листочке, выберите одну и забудьте об остальных. Тогда вам будет проще сконцентрироваться на одном деле. Вы закончите его быстрее и вернетесь к другим задачам.

Отдых необходим. Если вы занимаетесь только работой, надолго вас не хватит. В режиме робота-прозводителя можно прожить день, неделю, месяц или пару. С каждым днем вы устаете все сильнее, мотивация и эффективность снижается. В один прекрасный день вы просто не сможете справиться с самой простой задачей.

Выполнение нескольких дел одновременно приведет к ошибкам. Не старайтесь объять необъятное. Если вы делаете несколько дел сразу, вы не можете сконцентрироваться. Отсутствие концентрации — дорога к ошибкам.

Текст: Дина Бабаева, редактор Мегаплана

Иллюстрации: Константин Амелин, дизайнер Больших планов

Фото в начале: Ален Делон в роли Цезаря в фильме «Астерикс на Олимпийских играх»

Дата публикации: 31.07.2015

#матрицаэйзенхауэра Instagram posts — Gramhir.com

МАТРИЦА ЭЙЗЕНХАУЭРА

Анализ того, что человек хочет сделать и действительно делает, помогает оценить, насколько эффективно человек использует свое время. В этом хорошо помогает матрица Эйзенхауэра. С ее помощью человек может сформулировать и идентифицировать задачи, распределяя их по степени важности. Матрица Эйзенхауэра — это своего рода таблица, разделенная на четыре квадрата:

1 квадрат. «Важное и срочное». Здесь находятся задачи, которые срочно надо решить. Дела, которые нужно доделать, «хвосты». Дела, немедленное выполнение которых приводит к неприятным последствиям. Или, например, те задачи, которые скопились, пока человек находился в квадрате 3 и 4. Все это является стрессом, поэтому в этом квадрате не стоит находиться слишком долго. А в идеале он должен быть пуст.

2 квадрат. «Важное, но не срочное». Лучше всего уделять больше времени этому квадрату. Тут находится работа над собой, планирование, общение с близкими, обучение, работа над проектом. То, что полезно и в будущем принесет ощутимый результат, а спешка не требуется. Это целенаправленная работа над задачами, которые действительно важны. Важно тратить время на задачи, которые не являются срочными, но важные (квадрат 2), а после этого браться за срочные, но не важные (квадрат 3).

Квадрат 3. «Срочное, но не важное». Срочная, заранее незапланированная встреча, телефонный звонок, проверка почты, которые отнимают время. Сюда входят также заботы, которые, которые не связанны с достижением целей. Важно не путать срочные дела из квадрата 3 с важными делами квадрата 1.

Квадрат 4. «Не срочное и не важное». Это своего рода «поглотители времени». Телевизор, соцсети, болтовня по телефону, компьютерные игры, то, что неинтересно выполнять. Злоупотребление отнимает время и силы, не принося должной отдачи.

#психолог #АртурБакетов #матрицаэйзенхауэра

Психолог в кармане, или 101 практика на все случаи жизни читать онлайн Вадим Куркин (Страница 14)

✓ Говорите «нет». Один из самых главных принципов тайм-менеджмента. Очень много нашего времени пожирают навязанные нам дела и общение. Говорить «нет» нужно учиться не только людям, но и обстоятельствам, и даже собственным привычкам — просмотру ненужных новостей в соцсетях, частой проверке почты или болтовне с коллегами.

✓ Планируйте отдых. Тайм-менеджмент — это не только о работе. Отдых — самая важная часть вашей деятельности. Планируйте его как самое важное дело, которое не подлежит переносу и отмене! Так вы сделаете свою работу действительно эффективной, а еще получите дополнительный бонус: научитесь ценить себя и свои удовольствия.

✓ Делегируйте. Это один из самых важных навыков тайм-менеджмента. Очень многие вещи можно поручить кому-то другому, даже если вы не руководитель. И чем больше стоит ваше время, тем оправданнее становится делегирование. Но даже если вы еще не достигли высокого финансового уровня — все равно лучше перепоручите рутину кому-то другому, а оставшееся время потратьте на совершенствование навыков в деле, которое вам интересно.

✓ Создавайте собственные правила. Проверяйте то, как те или иные правила тайм-менеджмента действуют в вашем случае. Не все вам подойдет. Более того, у вас обязательно появится что-то свое, что будет помогать вам лучше организовать свое время.

Подведем итоги

Современный тайм-менеджмент — целая сложная система. Реализовав ее в своей жизни, вы можете существенно повысить личную эффективность, перестать тратить время зря и отвлекаться на несущественные вопросы.

При этом, когда человек начинает разбираться в этой системе, его может напугать ее сложность. В итоге он часто просто отступается от этой идеи и продолжает жить, как жил.

Если вы всегда делали все спонтанно и по вдохновению, вам действительно может оказаться сложно начать планировать свою деятельность и жить по расписанию.

Но не обязательно сразу подчинять всю свою жизнь строгим правилам. Вы можете начать с основного принципа тайм-менеджмента, которого уже достаточно, чтобы действовать гораздо продуктивнее.

…

Каждый день с утра готовьте список дел на сегодня в порядке важности — от самого важного к тому, что можно отложить. И старайтесь делать их по очереди, даже если хочется перенести сложные дела на потом и сначала заняться всякими пустяками.

Соблюдение этого простого правила очень сильно продвинет вас. А когда вы привыкнете к этому и, главное, увидите результат, можно попробовать привнести в свою жизнь еще какие-то идеи тайм-менеджмента.

Глава 2

Куда уходит время?

Начнем с того, что все успевать невозможно. Не думаю, что вы найдете живого человека, который успевает абсолютно все. Они существуют только в социальных сетях как виртуальные идеалы. Поэтому первое, что вы должны предпринять, — перестать пытаться им соответствовать.

Но что делать, чтобы все-таки хоть что-то успевать? Вот первый шаг. Нужно посмотреть, куда улетает ваше время. Многие из вас наверняка замечали, как мало времени, как его постоянно не хватает. Не всегда понятно, на что же оно уходит. Потому что мы постоянно чем-то загружены и устаем, но ничего не двигается.

Понять, почему так происходит, можно с помощью специальной практики. Ее надо выполнять хотя бы в течение недели. На самом деле хватит и трех дней, но неделя нужна для того, чтобы хорошо прочувствовать то, что вы про себя узнаете.

Практика.

«Что я делаю?»

Вы берете ежедневник и будильник (или таймер). Ставите будильник, чтобы он срабатывал каждые полчаса. И каждый раз записывайте в ежедневник, что вы в этот момент делаете, чем сейчас занимаетесь, на каком занятии вас поймал звонок.

Когда вы прочитаете этот список, получившийся после недели самонаблюдений или хотя бы трех дней, очень возможно, вы увидите следующую вещь:

♦ что я сейчас делаю — сижу в телефоне;

♦ что я сейчас делаю — болтаю со знакомой час, и мне неинтересно, но неловко закончить;

♦ что я сейчас делаю — смотрю какие-то непонятные телепередачи, потому что скучно;

♦ что я сейчас делаю — сижу в инстаграме;

♦ что я сейчас делаю — сижу, ничего не делаю;

♦ пью чай;

♦ ем конфеты;

♦ валяюсь…

И так далее и тому подобное.

Записывать действия необходимо несколько дней, чтобы четко понять, как много времени сливается в трубу, просто в никуда. На самом деле время есть, а обратное ощущение обычно возникает потому, что вы его рассеиваете.

И когда вы проведете такой анализ и честно посмотрите на эти записи, которые показывают, как проходит ваш день, то поймете, что на самом деле жалобы из серии «Я ничего не успеваю» — это пустое. Времени у нас очень много.

Глава 3

И все-таки — как все успевать?

Если вам вдруг захочется стать суперэффективным человеком и вы начнете планировать каждый день: возьмете ежедневник и будете записывать в него дела на сегодня и завтра, — скорее всего, само по себе это не сработает. К концу дня окажется, что вы не сделали половину из запланированного, и у вас от этого будет плохое настроение и даже самочувствие.

Как и почему это происходит? Как я уже говорил в прошлой главе, суперэффективных людей не существует. Тем более сложно стать таким человеком «с понедельника», особенно если раньше вы никогда не занимались планированием. Нужно начинать постепенно. Особенно это важно потому, что к концу дня от невыполненных планов портится настроение и уходят силы.

Почему так происходит? Дело вот в чем. Готовя план, мы не просто составляем список дел. Мы даем своего рода сигнал во Вселенную, что нам нужна энергия. И она действительно приходит. Когда вы планируете, например, «завтра в три часа нужно позвонить клиенту (помыть посуду, написать отчет), то ровно в три часа, как по заказу, на это запланированное мероприятие приходит энергия. Потому что ее заказали. И если вы прокрастинируете, откладываете на потом, то эта энергия застревает, ведь она пришла и не реализовалась. Накапливаясь, эта неиспользованная энергия начинает в вас «бродить», что приводит к самобичеванию и самоедству, а также ко всяким ненужным действиям, вроде разговоров по телефону или залипания в Интернете.

И возникает такое состояние — суетливое, нервное, «столько всего, боже мой, как это все успеть». А список дел кажется бесконечным. И главное — нет энергии.

Что важно сделать, чтобы начать планировать свое время, если раньше вы никогда этого не делали?

Практика.

«Матрица Эйзенхауэра»

Есть простой инструмент, который называется матрица Эйзенхауэра. Он помогает расставить приоритеты. Матрица состоит из четырех квадратов, по которым нужно распределить свои дела. (Это могут быть четыре списка или четыре листка, главное — суть.)

Итак, матрица делится на четыре квадрата.

♦ Первый квадрат называется «Важное и срочное».

♦ Второй квадрат: «Срочное, неважное».

♦ Третий квадрат: «Несрочное, но важное».

♦ И четвертый — «Неважное, несрочное».

…

Есть такие планы, которые мы тащим годами, они отнимают очень много энергии и называются «незавершенки». Чем больше таких дел, тем меньше у нас энергии на новые свершения.

Вы берете все ваши планы, проекты, дела, все, что у вас есть, что, возможно, уже давно тянется, и сначала просто пишете списком все подряд, а потом расписываете по этой матрице.

Разберем на примере. Скажем, вы хотите подучить английский. И вот вы дергаете себя уже два года мыслью: «Я не занимаюсь английским». Смотрите, где это в матрице, в каком квадрате? Это важное? Или, может быть, срочное?

Если посмотреть внимательно, оказывается, что это дело — не важное и не срочное. От него не зависит ваша жизнь, оно в ближайшей перспективе ничего для вас не меняет. Оно, в принципе, важное, потому что хорошо бы знать английский — с ним удобно жить в современном мире. Но вы не собираетесь переезжать жить в другую страну, а когда едете в путешествие, вам хватает вашего уровня знания языка, чтобы попросить чай, кофе или узнать дорогу.

И когда вы расписываете все свои дела по этой матрице, все сразу становится понятно.

Что тогда надо делать?

Квадрат «Неважное и несрочное». Дела, которые и неважные, и несрочные, вообще убираете подальше. Просто вычеркиваете, отменяете. Прямо напишите под ними: «отменяю». И сразу станет легко, появятся силы.

Квадрат «Важное и срочное». Это самые важные ваши дела, которые нельзя отложить и отменить, от них много зависит, это то, о чем вы постоянно думаете.

Вы расписываете свои планы так, чтобы каждый день начинать с важного и срочного. Сделали утром «важное и срочное» и расслабились, уже легче стало.

Квадрат «Срочное, но неважное». Это очень интересный квадрат. Бывает очень много таких дел, которые мы считаем важными, хотя на самом деле это только кажется — потому что их нужно делать срочно.

На самом деле они таковыми не являются. Просто мы вбили себе в голову, что это срочно надо. Это стирка, мытье посуды, уборка, может быть, какие-то дела, которые вас кто-то попросил сделать. Их все нужно очень внимательно пересмотреть. И какие-то отменить, какие-то делегировать, а какие-то — делать по минимуму.

Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Метод подразумевает разделение задач и действий на четыре группы и помогает расставлять приоритеты и наводить порядок в делах. Считается, что матрица Эйзенхауэра имеет непосредственное отношение к словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «У меня есть две проблемы: срочная и важная. Срочная не является важной, а важная — срочной

Суть матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.

Квадрант A: важные и срочные дела

При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.

Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

• Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
• Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
• Дела, которые имеют отношение к здоровью

Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.

 Квадрант B: важные, но не срочные дела

Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.

Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.

Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.

К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.

В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».

Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.

Мы желаем вам удачи и успешного овладения новым навыком!

Источник: http://4brain.ru/blog/%D0%BC%D0%B0%D1%82%D1%80%D0%B8%D1%86%D0%B0-%D1%8D%D0%B9%D0%B7%D0%B5%D0%BD%D1%85%D0%B0%D1%83%D1%8D%D1%80%D0%B0/

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты: делать важное и не тратить время на ненужное. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем, научиться планировать расписание, которое не съезжает. Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.

Матрица Эйзенхауэра

Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.

«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные», — Дуайт Эйзенхауэр.

Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года [1]. Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.

2

Источник: http://trends.rbc.ru/trends/education/60a519599a7947430a73ff6b

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными. Некоторые вполне могут и подождать.   

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

Источник: http://weeek.net/ru/blog/matrica-ejzenhauera

Чем вам поможет матрица Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Бывший президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал несложную конструкцию, которая и называется матрицей. Ее суть заключается в рациональном распределении задач на срочные и неважные, что представляет собой одну из вариаций тайм-менеджмента. Этот тип распределения задач считается одним из самых популярных за счет своей эффективности и простоты реализации. Не придется тратить много времени на записи и думать, что куда распределить, поскольку в этой матрице все предельно понятно, в чем вы и сможете убедиться далее.

Источник: http://timeweb.com/ru/community/articles/chto-takoe-matrica-eyzenhauera

Что такое матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – это один из инструментов для расстановки приоритетов в соответствии со своим временем и целями. Она строится на двух составляющих: важности задачи и срочности ее выполнения. Исходя из этого, все дела можно разделить на четыре квадрата:

• срочные и важные;
• важные, но не срочные;
• срочные, но не важные;
• не срочные и не важные.

Источник: http://blog.calltouch.ru/matricza-ejzenhauera-chto-eto-za-sposob-povysheniya-produktivnosti-preimushhestva-i-nedostatki/

Как пользоваться матрицей Эйзенхауэра

Прежде чем заполнять матрицу, отследите в течение нескольких дней, какие задачи вы выполняете и сколько времени они отнимают. После наблюдения положите перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:

1. Была ли задача для меня срочной?
2. Была ли она для меня важной?
3. Я единственный, кто мог это сделать?

Ключевые слова — «для меня». В основе оценки и распределения должны лежать результаты, которые нужны вам, а не вашим близким или коллегам.

Когда распределите задачи по блокам, посмотрите, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайтесь с каждым квадратом. В будущем старайтесь оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.

3

Источник: http://trends.rbc.ru/trends/education/60a519599a7947430a73ff6b

Как заполнять матрицу

Чтобы понять, в какой квадрат матрицы Эйзенхауэра поместить задачи, нужно правильно оценить их важность и срочность. Давайте посмотрим, из чего складываются эти понятия.

Важность

Важная задача — эта задача, которая направлена на достижение главных целей человека или имеет прямое отношение к его жизненным ценностям (семье, здоровью, финансам и т. д.).

Представим, что у некого человека есть главная цель — сделать успешную карьеру в компании, в которой он работает. Кроме карьеры для него также очень важны семья и здоровье (ценности). Вот как будет оцениваться важность задач в его случае:

Иногда советуют определять важность задач с помощью вопроса: «нужно ли это делать?». Проблема в том, что необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Например, нужно ли мыть посуду? Безусловно, иначе кухня быстро превратится в помойку. Но важна ли эта задача? Если чистота в доме не является для нас главной ценностью, то нет: мы можем тратить на мытье посуды уйму времени, но это ничего не изменит в нашей жизни.

Срочность

Срочная задача — эта задача, которую нельзя откладывать. Если ее отложить, то:

• Она потеряет актуальность;
• Или у нас возникнут проблемы и неприятности;
• Или мы упустим благоприятную возможность.

Вот как будет оцениваться срочность задач исходя из перечисленных выше критериев:

Важно понимать, что срочность одной и той же задачи может меняться в зависимости от конкретной ситуации. Например, «готовиться к экзамену» — это не срочная задача, если до экзамена еще четыре месяца, и срочная, если экзамен уже на этой неделе.

Алгоритм сортировки задач

Чтобы распределить задачи по квадратам матрицы, нужно предварительно составить список этих задач. Это может быть список дел на день, список на неделю или даже список всех текущих дел вообще. Например:

Если вы только начинаете работать с матрицей, рекомендуем задавать к каждой задаче следующие вопросы:

1. Имеет ли эта задача отношение к моим целям и ценностям?
2. Можно ли эту задачу отложить?

Ответив на оба вопроса, поместите свою задачу в соответствующий квадрат. Вот как можно изобразить этот алгоритм в виде схемы:

Для примера давайте попробуем «обработать» приведенный выше список:

Все сомнения лучше толковать в сторону повышения приоритетности. Например, если мы не можем с ходу понять, насколько срочная перед нами задача, ее безопаснее пометить как срочную.

Когда научитесь быстро определять важность и срочность задач, можете перейти к более «традиционному» способу сортировки:

В целом процесс заполнения матрицы не очень сложный, но к нему нужно привыкнуть. Со временем на каждую задачу у вас будет уходить не больше 2–3 секунд.

Источник: http://time-blog.ru/matrica-ejzenhauera/

Кому и как использовать матрицу Эйзенхауэра

Каждый человек может использовать матрицу Эйзенхауэра как в быту, так и в профессиональных делах. Инструмент подходит всем, кто может оценивать значимость задач и стремится классифицировать их. 

Нужно составить четыре квадрата и список дел, которые будут распределяться по блокам. Матрица Эйзенхауэра позволяет отфильтровать второстепенные и важные дела и оптимизировать расписание.  

Чтобы сэкономить свое время и взять расходы на рекламу под контроль – эффективнее и выгоднее использовать для этого единую систему. Попробуйте маркетинговые продукты Calltouch – систему сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Источник: http://blog.calltouch.ru/matricza-ejzenhauera-chto-eto-za-sposob-povysheniya-produktivnosti-preimushhestva-i-nedostatki/

Квадрант A: важно и срочно

В идеале это поле должно пустовать. Когда в нем появляются задачи, и их много — значит, вы что-то спланировали неправильно, ранее время было потрачено на несущественные дела. Да, расписать жизнь по минутам невозможно! Но можно постараться не допускать аврала. Если уж он и случился, то в рассматриваемый квадрат важности дел следует вписывать те, что не терпят отлагательства и напрямую связаны с нашими ценностями:

● восстановление здоровья;
● поиск выхода из кризисных ситуаций;
● устранение проблем, способных повлиять на достижение общего прогресса.

Пример: в конце недели нужно сдать отчет, а сегодня уже пятница. Эту задачу требуется решить срочно? Да. Она является важной? Определённо.

Дела из квадрата A следует выполнять незамедлительно. Если их игнорировать, можно столкнуться с ситуацией, когда исправить последствия уже будет невозможно. Теоретически некоторые важные и срочные дела (пример: оплатить услуги электроэнергии) можно делегировать другому человеку. Но при этом нужно быть уверенным в его компетентности, а спустя время проверить качество исполнения порученного.

Источник: http://edvisor.ru/posts/matrica-ejzenhauera/

Принцип метода Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра состоит из двух осей координат — важности и срочности. На их пересечении образовываются четыре поля:

• важное и срочное
• важное, но не срочное
• срочное, но не важное
• неважное и несрочное

Определив каждое дело в свое поле, мы уже имеем алгоритм дальнейшей работы над каждым из них.

Источник: http://constructorus.ru/samorazvitie/kvadrat-ejzenxauera.html

Квадрат 1 — срочные и важные

Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, вылечить зуб с острой болью, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого ответного действия. Обычно у таких задач есть осязаемые дедлайны и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, возникшие из-за кризисов или форс-мажоров.

Если таких задач большинство. Возможно, у вас проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.

Что делать. Старайтесь оставить здесь как можно меньше дел. Разработайте план по достижению актуальных целей. Поставьте дедлайны, составьте расписание. Проверьте в конце недели, что вы успели сделать, какие результаты получились и что будете делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумайте, как это предотвратить. Например, поговорите с начальством, коллегами или клиентом о перераспределении нагрузки или поменяйте рабочий план.

4

Источник: http://trends.rbc.ru/trends/education/60a519599a7947430a73ff6b

Достоинства и недостатки метода

Среди главных достоинств этого метода можно выделить:

• легкость в планировании;
• удобство анализа запланированной стратегии;
• способность фильтровать актуальные задачи, чтобы не тратить время на пустяки.

У матрицы Эйзенхауэра есть недостатки:

• слабая эффективность при долгосрочном планировании;
• система не понадобится при отсутствии ежедневных задач;
• необходимо безошибочно классифицировать цели по группам, иначе матрица не будет работать.  

Источник: http://blog.calltouch.ru/matricza-ejzenhauera-chto-eto-za-sposob-povysheniya-produktivnosti-preimushhestva-i-nedostatki/

Шаблон матрицы Эйзенхауэра

Посмотрите примеры таблицы Эйзенхауэра здесь или здесь.

Матрица Эйзенхауэра поможет отбросить несущественное, чтобы максимально сосредоточиться на важных задачах. Вы увидите на практике, что для достижения целей не обязательно одолевать горы задач, растрачивая энергию впустую. Вы научитесь классифицировать дела по важности и срочности.

Источник: http://lifemotivation.online/productivity/time-management/matrica-ehjzenhauehra

Квадрат 2 — несрочные и важные

Занятия в тренажерном зале, изучение языков, учеба на образовательных курсах — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.

Подкаст об образовании не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.

Если таких задач большинство. Вы расходуете свои ресурсы на то, что считаете важным. Уровень стресса снижается, вы почувствуете себя еще лучше, когда увидите первые результаты своих инвестиций.

Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживайте и сохраняйте ее как можно дольше.

5

Источник: http://trends.rbc.ru/trends/education/60a519599a7947430a73ff6b

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра – никакая не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее учебное мини-пособие по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

• Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
• Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
• Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
• Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Источник: http://kakzarabativat.ru/soveti/matrica-ejzenxauera/

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте утверждения ниже и спросите себя, справедливы ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вам не подходит, вам желательно освоить методики тайм-менеджмента.

• У вас всегда имеется четкий список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые письма;
• Вы не берете работу домой и почти никогда не задерживаетесь после окончания рабочего дня;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, визитам посетителей и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее по-настоящему хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же бодрым, как в его начале.

Если все предыдущие пункты представляются вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее существует большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И здесь нет никакого секрета.

Мы устаем не от количества проделанной работы, а от бестолковых, неупорядоченных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.

Разумеется, иногда мы не можем все предусмотреть. И наш стройный план может пошатнуться из-за внезапно отключившейся оргтехники, опоздавшего клиента или сотрудника-прогульщика. Пока оставьте это в стороне.

Первое, над чем стоит работать – как не быть источником хаоса для себя самого, а затем можно задуматься о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.

Источник: http://kakzarabativat.ru/soveti/matrica-ejzenxauera/

Несколько попутных советов по организации и экономии времени

1. Очищайте рабочий стол от документов, с которыми уже не работаете. Если они нужны не очень часто – убирайте в шкаф. Не нужны вообще – отправляйте в корзину. В ворохе бумаг можно с трудом найти тот самый лист, на поиски которого вы потратите долгие минуты, раздражаясь от бесплодных усилий. Обратите внимание, что столы успешных бизнесменов выглядят так, будто за ними никто не работает: большая часть их поверхности ничем не занята.
2. Заведите себе ежедневник и не расставайтесь с ним. Помнить все невозможно, и деловые люди давно поняли необходимость все записывать – даты встреч, дела, вопросы для размышления. Мобильные телефоны и ноутбуки с их календарями используются часто, но бумажный ежедневник не устареет никогда – хотя бы потому, что он не сможет поломаться или разрядиться.
3. Планируйте самое важное на время пика вашей суточной активности. Мы все – человеческие существа, и даже самых крепких представителей нашего вида одолевает сон. Сопротивляться своим биоритмам – пустая трата времени, вы все равно проиграете. То, что вы сделаете днем за час, вечером при накопившейся усталости отнимет у вас в два раза больше времени. Поэтому не откладывайте срочный отчет на поздний вечер, не затевайте важных разговоров перед сном – от такого подхода пострадаете и вы, и ваше дело.
4. Не перегружайте себя. Дело не только в том, что ваша продуктивность снизится. При беспощадном ритме вы обязательно «перегорите», и ваш организм без вашего согласия устроит себе отдых, отправив вас на больничную койку. Вот здесь вы и потеряете все ваше сэкономленное время.

Относитесь к себе, как к породистой лошади – это, конечно, сильное животное, но кто из владельцев рискнул бы загонять ее бешеной скачкой?

1. Не «мусольте» проекты и дела. Помните известную фразу про то, что лучшее – враг хорошего? Вам кажется, что чем больше вы проверяете свой проект, тем лучше он становится? Здесь очень важно не «передержать» дело, иначе вы рискуете почувствовать хроническую усталость от невозможности достичь идеала. Не рвитесь к идеалу – эти действия растащат ваше время.
2. Не стремитесь отлично разбираться во всем. На то, чтобы стать специалистом в какой-либо области, уходят годы. Лучше выделяться чем-то одним, чем быть средним во всем. Об этом рассказывает фильм «11 друзей Оушена». Важно иметь такую команду, где каждый в чем-то хорош, тогда вы сможете без труда делегировать дела.

Источник: http://kakzarabativat.ru/soveti/matrica-ejzenxauera/

Где собирать матрицу Эйзенхауэра

Блокнот или тетрадь. Не имеет значения, будут ли это разлинованные листы или нет — главное, чтобы вы осознавали границы между квадратами. Чтобы сделать распределение нагляднее, используйте разные цвета и шрифты для каждого блока.

Матрица Эйзенхауэра на бумаге

Todoist. В приложении можно маркировать задачи с помощью четырех уровней приоритетности, которые можно отфильтровать.

Матрица Эйзенхауэра в Todoist

Notion. Оформить матрицу в Notion можно несколькими способами. Например, создать базу с автоматическим присваиванием тега к задачам. Чтобы пользоваться такой матрицей, скопируйте шаблон у автора. Шаблон на английском языке.

Матрица Эйзенхауэра в Notion

Evernote. Это приложение для заметок. В нем есть шаблон матрицы, который можно настроить под себя: выбрать цвета, задачи. Можно заводить отдельную заметку с матрицей на каждый месяц, неделю или день.

Матрица Эйзенхауэра в Evernote

Источник: http://trends.rbc.ru/trends/education/60a519599a7947430a73ff6b

Блог о маркетинге, планировании, управлении и анализе…любом анализе — LiveJournal

Чаще всего в вопросах тайм-менеджмента меня просят раскрыть аспект, связанный с определением приоритетов, так как современному человеку становится все тяжелее и тяжелее разбираться с этим в потоке быстро меняющихся задач. Для того, что раскрыть данную тему в личном и бизнес-планировании необходимо сначала разобрать две основные характеристики приоритетности задач:

срочные дела — требуют максимально оперативного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела;

важные дела — подразумевают проактивный подход. Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

В моих курсах по тайм-менеджменту я часто раскрывал два наиболее популярных инструмента: квадранты Кови и матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем. Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови. Два великих человека. Два названия. Один метод.

Метод Кови: матрица структуры дел.

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Как делятся задачи по матрице Эйзенхауэра?

1.     Блок А – важное/срочное. Это дела-пожары, требующие незамедлительного решения. Это отчет, который нужно было сдать начальнику вчера. Подготовка к контрольной, которая начнется через час. Больной зуб, нуждающийся в лечении.

2.     Блок B – важное/несрочное. Сюда обычно попадают стратегические задачи. Их нужно и важно делать, но заниматься этим необязательно сегодня. В качестве примера можно привести чтение специализированной литературы, изучение иностранного языка, пробежка по утрам.

3.     Блок С – неважное/срочное. Этому квадранту матрицы Эйзенхауэра соответствуют все популярные таймкиллеры:  звонки с просьбами что-то сделать; статья, которую посоветовали прочитать, поиск псевдоважных вещей и решение псевдоважных задач. То есть мы-то считаем, что решаемые задачи важны, но на деле их можно легко отложить или даже делегировать.

4.     Блок D – неважное/несрочное. Список в этом квадранте может быть очень большим, но чаще всего это «развлекательно-увлекательные» дела.

Если посмотреть на структуру каждого блока, то видны особенности каждого квадранта:

• квадрант A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• квадрант B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• квадрант C – таймкиллеры в их разных вариантах.
• квадрант D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадрантов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.
И вместе с тем, если присмотреться к этим матрицам, то нужно признать, что при всей своей элегантности, они вовсе не содержат абсолютной истины по поводу расстановки приоритетов. По истечению долгого времени использования этих инструментов я сделал ряд выводов, с которыми хочу с вами поделиться.

Матрица Эйзенхауэра и Квадранты Кови – не такие уж удобные помощники на каждый день. Само слово матрица в названии, говорит о том, что вам придется пользоваться навыками высшей математики для решения насущных проблем. Возможно, для кого-то такие подсчеты уместны, но большинству в повседневной жизни нужны более простые способы оценки этих двух показателей (важность/срочность) и в соответствии с полученными результатами определять списки задач в своем календаре.

Я предлагаю простую таблицу, в которой можно легко сделать нужные расчеты, она позволяет быстро и, самое важное, максимально объективно расставить задачи в порядке приоритетов, не затрачивая время и силы на подсчеты в матричных версиях Кови и Эйзенхауэра.

Пример:

После достаточно расставить порядок задач в соответствии с расчетами:

Безусловно, очень важно учиться правильно, выставлять оценки по предложенной 10-балльной шкале. После того как вы определились с приоритетами своих задач, я рекомендую определиться с тем, какие из них лучше  делегировать, а над какими поработать самому.

Важно помнить и понимать, что задача планирования времени – это не самобичевание планированием, а непосредственная реализация запланированного!

Если статья была для вас полезна — кликните поделиться с друзьями ツ

вопросы и пожелания пишите на [email protected]

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

В конце дня вы чувствуете себя полностью истощенным и истощенным, но при этом не можете указать на что-нибудь, что вы сделали по-настоящему значимым?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, которое Айк провел между этими двумя очень разными вещами, и исследуем, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в режим реактивного , который отмечен оборонительным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в режиме , отзывчивом и , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянно активном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица принятия решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Квадрант 1 Задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисов, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

• Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
• Крайний срок курсовой работы
• Крайний срок уплаты налогов
• Жена в отделении неотложной помощи
• Двигатель автомобиля выходит из строя
• Домашние дела
• У вас сердечный приступ, и вы попали в больницу
• Вам позвонил директор школы вашего ребенка и сказал вам нужно прийти на собрание по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проведя больше времени в Квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадранту 2 : Не срочные, но важные задачи

Задачи квадранта 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогают выполнить вашу общую миссию как мужчину. .

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

Согласно Кови, мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на действия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

• Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
• Присутствует смещение. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-либо делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно держим их навсегда на заднем плане нашей жизни и говорим себе: «Я вернусь к этим вещам« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными вещами. .«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам достичь наших целей или выполнить нашу миссию (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот несколько конкретных примеров действий в квадранте 3:

• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Большинство электронных писем (некоторые электронные письма могут быть срочными и важными)
• Сотрудник, который приходит к вам за столом в ваше лучшее рабочее время, чтобы попросить об одолжении
• Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте посмотрим правде в глаза, это, вероятно, не так важно для вас)
• Мама приходит без предупреждения и хочет вашей помощи с рутинная работа

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно считают важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых доставляет вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае у вас будет чувство , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Несрочные и не важные задачи

Квадрант 4 Действия не срочны и не важны.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

• Просмотр телевизора
• Бездумный серфинг в Интернете
• Игра в видеоигры
• Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
• Азартные игры
• Шоппинг

Я думаю если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В современном шоковом мире способность отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, от того, что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, необходимые для положительного ответа, а не для защиты.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать вашу задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для принятия лучших решений

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными».

Так сказал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Этот парень определенно столкнулся со своей долей проблем как в качестве президента, так и на своей предыдущей должности Верховного главнокомандующего союзными войсками во время Второй мировой войны и первого верховного главнокомандующего НАТО.

Матрица решений Эйзенхауэра, или Матрица Эйзенхауэра, была популяризирована бестселлером Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей» и стала широко используемой структурой.

Вот как это работает. Вы используете четырехквадрантную сетку для ранжирования задач / решений по двум ключевым характеристикам:

• Важность задачи для общего успеха миссии
• Актуальность задачи

Разместите свои задачи по квадрантам и решайте их следующим образом:

• Важные / срочные задачи квадранта выполняются немедленно и вами, e.г., кризисы, дедлайны, критически важные проблемы.
• Важные / несрочные задачи квадранта планируются и выполняются вами, например, планирование, обучение, несрочная коммуникация.
• Срочные / неважные задачи в квадранте делегируются кому-то другому, например, запланированные встречи, звонки, организационная работа.

• Неважные / несрочные задачи квадранта отбрасываются, например, расточители времени и отвлекающие факторы.

Прелесть матрицы в том, что она применима практически к любой должности в любом бизнесе.Для занятых предпринимателей матрица может стать бесценным инструментом, позволяющим сосредоточиться на самом важном.

Давайте разберем категории дальше, приведя несколько примеров того, что может попасть в каждый квадрант.

Срочно и важно — сделайте это сначала

Это задачи типа «дом в огне», которые обычно представляют собой незапланированные чрезвычайные ситуации или ограниченные по времени события и должны выполняться руководителем предприятия. Практическое правило — ранжировать в этом квадранте задачи, которые сталкиваются с жесткими сроками и являются критически важными.Примеры включают:

• Закрытие ключевого счета
• Ключевой счет под угрозой
• Сбой продукта или системы

Важно, но не срочно — сделайте это позже

Это критически важные проблемы, которые не требуют немедленного внимания и должны быть выполнены вами. Вы можете контролировать время. Примеры включают:

• Планирование на следующий квартал
• Отзывы о ключевом аккаунте
• Обновление технологий или инфраструктуры

Срочно, но не важно — делегируйте

Это задачи, которые всплывают и требуют немедленного внимания, но не вами, и должны быть делегированы кому-то другому.Пример:

• Запросы на встречу
• Ответ на электронные письма
• Отслеживание потенциальных клиентов

Не срочно или важно — не делайте этого

Это задачи, которые вам совсем не следует выполнять. Они могут варьироваться от отвлекающих факторов до вредных привычек. Примеры включают:

• Работа в Интернете
• Видеоигры
• Проверка личных социальных сетей

Продолжайте читать: Как использовать метод айсберга для экономии времени

Собираем все вместе

Как и любая другая структура производительности или управления временем, матрица Эйзенхауэра лучше всего работает при постоянном и частом использовании.Передовой опыт включает:

• Держите список в актуальном состоянии. Распределение задач по квадрантам может освободить ваш разум и помочь сосредоточиться на самом важном.
• Ограничить списки. Слишком много задач в каждом квадранте может иметь противоположный эффект, помогая вам управлять временем. Если у вас более восьми предметов в каждом квадранте, вам может потребоваться дополнительная помощь! Выполняйте одно задание за раз. Сначала очистите квадрант «Срочно» и «Важно».
• Используйте одну матрицу для личных и деловых задач.Нет, не стоит часами сидеть в социальных сетях на работе. С другой стороны, вам понадобятся перерывы для таких вещей, как упражнения и, возможно, даже немного времени для небольшого Instagram. Просто поместите их туда, где они должны быть.

Если вы потерялись в категории «срочно, но неважно», вы не одиноки. Может быть сложно понять, кому и как делегировать эти задачи. Если вы управляете бережливой организацией, в вашей команде, вероятно, не будет людей, у которых есть дополнительное время. Кроме того, если вы привыкли что-то делать самостоятельно, старые привычки будет трудно изменить.

Виртуальный помощник на помощь

Виртуальный помощник может быть удобным и эффективным способом позаботиться о правом нижнем квадранте. Все больше и больше занятых руководителей обращаются к этому решению — своего рода распределительному методу делегирования срочной, но не важной работы, которую необходимо выполнить, без добавления штатного сотрудника. Виртуальный помощник может управлять вашим почтовым ящиком, планировать встречи, отвечать на телефонные звонки и следить за потенциальными покупателями по электронной почте и телефону. Фирмы управляемых виртуальных помощников могут позаботиться о том, чтобы вы получили помощника-динамита без дополнительных затрат на управление.

Возможно, вы не ведете армию в войну, но иногда кажется, что это так. Айк (прозвище Эйзенхауэра) может помочь вам выиграть бизнес-битвы, разъяснив, что вам следует и чего не следует делать самому.

Чтобы узнать больше о том, как виртуальный помощник может дать вам больше возможностей и повысить вашу производительность, загрузите наше руководство по работе с виртуальным устройством Prialto.

Об авторе: Билл — старший менеджер по контент-маркетингу Prialto. Он пишет о будущем работы и о том, как компании могут быть более продуктивными и успешными.Его работы были опубликованы в блоге «Повестка дня Всемирного экономического форума» и в журнале CIO.

Ящики Эйзенхауэра и матрица приоритетов макросов.

Что-то действительно важно ? Или это просто срочно маскируется под важный ?

Большинство людей объединяют эти два понятия. Я делал это до тех пор, пока не открыл для себя коробки Эйзенхауэра и матрицу приоритетов макросов, которые революционизировали мою производительность.

Предпочитаете смотреть это в виде видео? Вот так: https: // youtu.be / 22OqvIK2sGM

Люди, которые продуктивнее меня.

Когда дело доходит до часов в день, я так же богат, как и самые продуктивные люди на Земле. И все же, как и большинству людей в бизнесе, мне постоянно не хватает денег … пора.

Продуктивный президент

Видите внизу справа выдающегося парня в черно-белом цвете? Он выглядит выдающимся не просто так — он был 34-м президентом Соединенных Штатов.

Дуайт Эйзенхауэр прославился своей продуктивностью и в речи 1954 года объяснил свой тайм-менеджмент, сказав:

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Удивительно, что он провел различие между важным и срочным , потому что люди реагируют (и склонны преследовать) срочность, а не важность.

Ящики Эйзенхауэра

Где-то по ходу дела умники создали матрицу, которая отображает срочное против важного, и назвали ее Ящиками Эйзенхауэра:

Базовыми Ящиками Эйзенхауэра

Довольно легко понять, правда? Просто впишите свои задачи на день / неделю / год / жизнь в соответствующее поле.

1. АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ (верхний левый прямоугольник — срочные и важные)

Это чувствительные ко времени события, которые ставят нас в состояние тревоги. В этой будке работает фельдшер на месте происшествия. Событием в этом поле является выход из строя системы POS (кассовый терминал) в вашем бизнесе. Нет POS = нет платежей = нет продаж = нет бизнеса.

2. ПЕРЕРЫВЫ (нижнее левое поле — срочно, но не важно)

Когда-нибудь продавец на дому пытался продать вам энциклопедии? Я не видел.И я не знаю никого, кто бы это делал.

Но я помню, как некоторые пытались продать мне солнечные батареи.

Это классическое прерывание — срочное, потому что кто-то стучится в вашу дверь, но то, что они говорят, не имеет значения. Еще одна проблема может заключаться в том, что в офисе заканчивается бумага для принтера. Конечно, это может быть срочно (весь офис ничего не может напечатать), но действительно ли это важнее, чем встреча с C Suite? Или показывать покупателю эту собственность?

Корпоративная жизнь, в основном, полна перебоев, иногда перемежающихся чрезвычайными ситуациями.

3. ОТХОДЫ ВРЕМЕНИ (нижнее правое поле — ни срочно, ни важно)

Необходимо убрать складское помещение сзади. Не срочно, не важно, но приятно освежить перерыв от более серьезной работы, происходящей впереди.

Это потому, что несрочные, неважные действия являются действиями «побега».

4. РОСТ (верхний правый блок — важно, но никогда не срочно)

Верхний правый блок «роста» — это то место, где мы строим наше будущее.Все стратегическое, запланированное или улучшенное рождается из пространств и мест, которые важны, но никогда не являются срочными. Планируете следующий продукт? Устанавливаете маркетинговый бюджет? Правое верхнее поле. Они важны, но не срочны … что хорошо, потому что срочность затуманивает суждение и вынуждает нас принимать решения, склеенные изолентой, чтобы помочь нам в чрезвычайных ситуациях.

5. ДЕЙСТВИЯ ЯЩИКОВ Эйзенхауэра

Существует расширение ящиков Эйзенхауэра, которое включает действия для каждого квадранта:

PDF-файл для скачивания доступен в конце.

Естественно, мы должны проводить большую часть нашего времени в этом верхнем правом окне, планируя и расставляя приоритеты для этих важных задач.

Экстренные ситуации, конечно, нужно принимать немедленно, Исправьте систему POS СЕЙЧАС.

Time Wasters следует отложить до тех пор, пока другие ящики не станут пустыми. Убери складское помещение позже.

Прерывания следует делегировать. Отправьте стажера за дополнительной офисной бумагой .

ОТКАЗ СТАТИЧЕСКИХ ИНСТРУМЕНТОВ

На этом история обычно заканчивается, но я не доволен коробками Эйзенхауэра.Как и большинство аналитических инструментов, они статичны и не учитывают динамические силы. Или я мог бы сказать это так:

Ящики Эйзенхауэра могут анализировать мое время, но мне нужно что-то, чтобы спроектировать мое время для повышения производительности.

Введите матрицу приоритетов макросов (MPM):

PDF-файл для загрузки доступен в конце.

Ящики имеют разные размеры, потому что границы динамические. Коробки дышат — больше и меньше. В идеале я хочу, чтобы мой ящик для роста был таким большим, чтобы не было прерываний, потерь времени и чрезвычайных ситуаций.

Но большинство MPM выглядит не так. Почти у каждого менеджера или владельца бизнеса есть MPM, который выглядит так:

Как это получается? Представьте себе ежеквартальную BAS (австралийскую налоговую отчетность). Сначала это важно, но не срочно, потому что срок его выполнения не истек через несколько месяцев. Он находится в правом верхнем углу. Однако, если мы пренебрегаем им достаточно долго, он смещается влево, пока внезапно не станет неотложной, потому что она должна быть завтра!

Просто с течением времени элементы смещаются влево на всех MPM, раздувая ящики для чрезвычайных ситуаций и прерываний, вытесняя любые инициативы по развитию.

Плохое руководство также часто перемещается влево на MPM, поскольку принимает срочность за важность. Застрять в ящике для траты времени — обычное дело (отсутствие цели, нечеткая роль в работе, перерывы между работой), но коварство, потому что при отсутствии чего-либо в важном диапазоне (рост или чрезвычайные ситуации) люди заменяют перерывы. Не имеет значения, насколько задача не важна, пока она срочна , мы получаем сладкий, сладкий выброс дофамина по завершении.

Слово о делегировании

Перерывы, по-видимому, являются основным описанием работы большинства корпоративных сотрудников.При невозможности делегирования элементы вашего MPM остаются в раздутом нижнем левом поле, хотя они должны быть на чужом MPM.

«Но у меня нет персонала! Я не могу никому делегировать полномочия».

Не это означает делегирование в 2020 году.

Моя справа … и вдвое дешевле.

Моя Тесла роскошна, большинство людей согласятся, но не в традиционном смысле, как здесь Мерседес, который стоит вдвое дороже. Раньше автомобили были символом роскоши из-за своих возможностей. В конце 1990-х — начале 2000-х годов роскошные марки, такие как BMW, Mercedes Benz и Audi, были сведены к постепенному техническому прогрессу и поэтому стали больше полагаться на материалы интерьера, отделку и отделку, чтобы проявить свои роскошные качества (от чего Bentley и Rolls Royce никогда не отступали. ).

Мы снова возвращаемся в эпоху стремительного технического прогресса в автомобилестроении, когда роскошь — это моя машина. замысловатость прострочки на руле. Большая часть вождения в Tesla — это человек, которого переданы компьютеру.

Точно так же мы живем в эпоху автоматизации, когда теперь возможно даже для самого скромного «мяса в корпоративной мясорубке» делегировать большую часть своей работы технологиям.В моей текущей работе с искусственным интеллектом я был свидетелем того, как журналисты незаметно делегировали своей работы (около 85%) технологиям, которые я продаю. Они все еще приходят на работу, но они обменивают небольшую часть своей зарплаты на свободу сосредоточиться на своей побочной суете … на рабочем времени … в то время как на самом деле улучшает производительность своей работы!

На личном уровне я делегирую приготовление пищи ночью (срочно, но не важно) на один или два дня в неделю, когда я готовлю большое количество еды в течение недели, тем самым сводя к минимуму ежедневные перерывы.Другими словами,

я делегирую себе, а мне — в другой день.

Признаки каждого бокса

Если вы постоянно имеете дело с чрезвычайной ситуацией после чрезвычайной ситуации, чувствуя, как будто вы весь день боретесь с пожарами, вы преимущественно живете в верхнем левом поле. У вас даже может быть действительно срочная и важная работа, например, тушение пожаров.

Был бы странно выглядящий MPM.

Если серьезно, почему ваша роль так важна в вашей организации? Они укомплектованы персоналом? Разваливается ли компания из-за отсутствия процессов, планирования или предвидения? Вы любитель адреналина?

Пора выкроить время для роста и планирования деятельности.

Вы вялый, бесцельный и скучающий? Остерегайтесь ловушки срочности. Скорее всего, вы живете в правом нижнем углу, и все срочное будет выглядеть привлекательно. Сопротивляйтесь этому искушению и вместо этого постарайтесь повысить важность вашего дня до , не повышая срочность .

Вы постоянно заняты, но никогда не находите времени для достижения того, чего действительно хотите достичь? Добро пожаловать в большинство из нас, кто живет в нижнем левом поле.

Пришло время делегировать больше, чем вы когда-либо считали возможным, и признать, что можно пренебречь элементами в нижних ячейках для элементов в квадранте роста.

Неразумный выбор

Вы. После прочтения этой статьи.

Может показаться неразумным отдавать приоритет кажущимся неважным действиям над «важными» действиями в поле прерываний, но помните, что они не являются важными , а только срочными .

Например, что более важно — я должен посмотреть 2 часа Ted Talks сегодня вечером во время публичных выступлений или я должен наверстать упущенное из-за пары электронных писем, которые мой босс прислал мне об этом большом клиенте?

По правде говоря, я хочу стать отличным оратором и получать за это деньги.Так что, хотя это и не срочно, для меня гораздо разумнее посмотреть эти видео сегодня вечером и разобраться с рабочими электронными письмами завтра утром в 9 утра.

Должен ли я пойти в спортзал после работы или я должен мчаться в Rebel Sport, чтобы купить обувь на их 24-часовой распродаже? В конце концов, я всегда могу пойти в спортзал завтра, но распродажа заканчивается сегодня вечером.

Go. К. Файл. Спортзал.

Всегда расставляйте приоритеты в деятельности по развитию, потому что, если мы позволим перебоям направлять нас, мы никогда [не станем великим оратором / станем в хорошей форме].

План действий

1. Используйте рамки Эйзенхауэра и матрицу приоритетов макросов, чтобы получить честное представление о своем дне / неделе / ​​работе / карьере / жизни.

2. Создайте свою идеальную матрицу приоритетов макросов, используя белые действия («Сделать», «Делегировать», «Игнорировать», «Фокус»).

3. Наберитесь смелости, чтобы довести до конца парадоксальные решения, ставящие во главу угла деятельность по развитию, как бы странно это ни казалось.

Ресурсы

Если вы хотите использовать ящики Эйзенхауэра, посмотрите Эйзенхауэр.me — веб-версия (также доступно приложение Apple), в которой сохраняются ваши данные. Или скачать мой PDF .

Использование матрицы приоритетов макросов: скачать PDF .

Используйте эту фразу из 5 слов, чтобы сказать «нет» на срочные запросы (не оскорбляя ваших коллег)

Занятые руководители в любой компании сталкиваются с универсальной проблемой: тонны просьб о нашем времени и внимании.

Я руковожу командой, которая работает напрямую практически со всеми отделами нашей компании. Это означает, что со всех сторон поступает множество несогласованных запросов.Если вы основатель, генеральный директор или владелец компании, такая ситуация практически гарантирована.

Популярный ныне принцип срочности / важности президента Дуайта Д. Эйзенхауэра дает нам полезную основу для определения того, что должно привлечь наше внимание:

• Сосредоточьтесь на том, что срочно и важно (например, сбой на вашем веб-сайте, который приносит вам прибыль).

• Выделите в своем расписании время для того, что важно, но не срочно (например, стратегия компании или написание книги).

• Не тратьте время на несущественные задачи (например, отвечать на каждое холодное письмо).

Это работает хорошо … большую часть времени.

Проблема в том, что кто-то всегда посчитает свои запросы срочными. Понятно, что они не видят всего остального на вашей тарелке, и все, что им нужно от вас, может быть самым срочным делом в их списке.

Вы не можете останавливать то, что делаете каждый раз, когда одна из ваших задач оказывается на вершине чьего-либо списка приоритетов.Это серьезно сократит ваше время, и вы сможете сосредоточиться на своей «важной, но не срочной» работе, на том ценном, что только вы можете сделать для своей компании.

Как сэкономить время, не оскорбляя команду?

«Мне это не срочно».

Чтобы признать просьбы других важными, но при этом избегать каждой задачи, накапливающейся в моем списке срочных дел, я научился просто решать: «Для меня это не срочно».

Необязательно произносить слова явно… на самом деле, вы, вероятно, не должны. Просто освоите эту фразу в своей голове, чтобы вы могли легко отсеять то, на чем вам нужно сосредоточиться сейчас, а не на том, что может подождать.

Вам также не нужно сообщать запрашивающему, что вы не думаете, что его задача достаточно срочна, чтобы потребовать немедленного внимания. Вы можете уважать их чувство безотлагательности, подтвердив их просьбу и указав крайний срок. Это позволяет им получить мгновенный ответ, не отвлекая вас от работы. Это также дает им понять, что вы знаете, что их запрос важен, потому что вы несете ответственность за соблюдение этого срока.

Ключ? На самом деле считайте себя ответственным. Укажите разумные сроки; не переусердствуйте. Включите этот запрос в свой список «важных, но несрочных» и придерживайтесь обещанного вами срока.

Внимательно относитесь к рабочим процессам.

Часто я получаю запросы о работе лично или в чате. Это кажется безобидным, но на самом деле значительно усложняет управление моей рабочей нагрузкой.

Природа этого прямого общения делает запросы по умолчанию срочными: кто-то находится прямо перед вами, ожидая ответа, или это уведомление чата просит вас щелкнуть.Вы не хотите забывать об этом, поэтому просто продолжайте и разберитесь с этим сейчас.

Чтобы меня не втягивали в миллионы направлений эти, казалось бы, быстрые запросы в течение всего дня, я включаю эти разговоры в наши согласованные рабочие процессы. Например, если кто-то просит что-то связанное с находящимся в процессе реализации проектом, я прошу его добавить свой запрос к этому проекту в нашем приложении для управления проектами. Оттуда я не забуду об этом, и я легко смогу приспособить это к моей другой работе и выполнить все в соответствии с фактическими приоритетами.

Это возлагает на них ответственность выполнить свой запрос; когда они обходят систему, вся ответственность ложится на вас, чтобы выяснить, как приспособить их запрос к вашей рабочей нагрузке.

Может показаться, что я приверженец, но меня устраивает такая репутация, особенно если это означает выполнение моей работы. Вы не возражаете против этого компромисса?

Мнения, выраженные здесь обозревателями Inc.com, являются их собственными, а не мнениями Inc.com.

Лучшие практики для общественных объединений: как расставить приоритеты «срочные» и «важные» задачи

Принцип Эйзенхауэра может быть руководством для ассоциаций

В речи 1954 года на Второй Ассамблее Всемирного Совета Церквей бывший У.Президент С. Дуайт Д. Эйзенхауэр, который цитировал доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Эйзенхауэр признал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность. Другими словами, мы должны тратить свое время на важные дела, а не только на срочные.Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

• Важные действия имеют результат, который приводит к использованию для достижения наших целей.
• Срочные дела требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей. Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы с ними не общаемся, проявляются немедленно.

Когда мы знаем, какие действия являются важными, а какие срочными, мы можем преодолеть тенденцию сосредотачиваться на неважных неотложных действиях (например, вопросы обслуживания пожаротушения, которые могут быть делегированы другим лицам, например, вашему руководителю), чтобы мы могли выделить достаточно времени для делать то, что необходимо для нашего успеха.Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы действительно можем улучшить наши ассоциации.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые необходимо выполнить вашему совету директоров. Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время в качестве члена совета директоров, каким бы неважным оно ни было. Затем подумайте о каждом действии и отнесите его к одной из четырех категорий:

• Важно и срочно
• Важно покупать не срочно
• Не важно, но срочно
• Не важно и не срочно

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Источник: https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_91.htm

Анализ стратегических вызовов для _____________________________________

Шаг первый: Перечислите свои задачи / проблемы и оцените уровень срочности и важности (от 1 до 10, где 10 означают наивысшую срочность и важность).

1. Срочность № ________ Важность №_________

2. Срочность № ________ Важность №_________

3. Срочность № ________ Важность №_________

4.Срочность № ________ Важность №_________

5. Срочность № ________ Важность №_________

6. Срочность № ________ Важность №_________

7. Срочность № ________ Важность №_________

8. Срочность № ________ Важность №_________

Шаг второй: Изобразите свои проблемы в следующей таблице и определите, какие задачи / проблемы вам нужно решить сейчас, запланировать в календаре, назначить или делегировать или сделать это позже / отклонить.

Коллинз: делайте то, что важно, а не только то, что срочно

Если вы вообще похожи на меня, вы живете и дышите своим списком дел каждый день — постоянно проверяя, редактируя, вычеркивая выполненные задачи и добавляя новые.

Этот простой подход со списком работает достаточно хорошо, но он явно не самый эффективный или действенный способ выполнить задачи, особенно в те времена, когда количество и объем задач становятся непомерными.

, особенно в периоды стресса и перегрузки, я стараюсь разбить свой длинный список дел на четыре основных блока, чтобы я мог сосредоточить свое время и внимание на том, что важно, а не только на том, что срочно.

Как указано в прилагаемой таблице, все задачи могут быть оценены на основе их относительной важности и срочности.Те, что указаны в верхнем левом поле, одновременно важны и срочны: они требуют моего времени и внимания сразу же — как соблюдение крайнего срока для статьи в Long Island Business News!

Те, кто находится в правом верхнем квадранте — важные, но не срочные — могут быть такими же простыми, как позвонить другу, но они также могут включать в себя работу над стратегическими целями, долгосрочное планирование или инвестиции в людей. У этих задач обычно нет сроков, и на самом деле это не просто задачи. К сожалению, их часто легче всего отложить на неопределенный срок.

И, наконец, те задачи, которые относительно не важны, либо делегируются другим, либо просто устраняются.

В часто сумасшедшем мире инвестиционного банкинга, где огромное количество конкурирующих задач может быть огромным, я стараюсь каждое утро сесть первым делом и обновить свой список дел в этом формате матрицы: сначала важные / срочные дела — все остальное позже либо делегированы, либо полностью ликвидированы.

И в часто сумасшедшем личном мире та же самая матрица тайм-менеджмента может быть одинаково полезной — будь то семейное время или выделение времени для игры в гольф.Решите, что важно, расставьте приоритеты, сосредоточьтесь на том, что срочно — и отпустите относительно несущественную ерунду, которая, кажется, засоряет наши загруженные календари и вызывает столько беспокойства.

Вопрос не в том, сколько задач я выполняю каждый день, а в том, чтобы сосредоточить внимание на расстановке приоритетов и выполнении того, что является наиболее важным и наиболее срочным.

Эта концепция управления временем наиболее известна тем, что была принята президентом Дуайтом Д. Эйзенхауэром, и на самом деле ее иногда называют «ящиком Эйзенхауэра».Он также известен тем, что указал, что «то, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».

Кен Коллинз — управляющий партнер KBC & Associates, консультационной фирмы по слияниям и поглощениям, расположенной в Хантингтоне, штат Нью-Йорк. Посетите: www.KBCandA.com.

Как лидеры могут эффективно управлять своим временем в 21 веке

Управление временем для улучшения лидерских качеств

В предыдущих статьях мы обсуждали компетенции, необходимые для преуспевания в стратегиях лидерства 21 века, и необходимость более эффективного общения, затрачивая на общение меньше времени.В этой статье мы как руководитель поднимаем вопрос об эффективном управлении временем. В частности, мы исследуем, как использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы помочь вам стать более эффективным и действенным лидером.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Как президент во время Второй мировой войны, Дуайт Д. Эйзенхауэр хотел систему, которая помогла бы ему более эффективно использовать свое время. Он также должен был быть простым для понимания и использования. Следовательно, он разработал то, что мы теперь знаем как матрицу Эйзенхауэра — и то, что Стивен Кови описывает как неотложную / важную матрицу в своих книгах «Прежде всего» и «Семь навыков высокоэффективных людей».

Чтобы использовать матрицу, вы задаете два вопроса по каждой задаче:

• Это задача, которую нужно выполнить немедленно, или ее можно отложить (насколько она срочна)?

• Насколько это важно (для достижения ваших целей)?

Затем задача помещается в один из четырех квадрантов матрицы следующим образом:

Подключение к тому, как вы используете свое время

Матрица Эйзенхауэра связывает вас с тем, как вы используете время.Узнав об этом больше, вы сможете более эффективно планировать свое время следующим образом:

Квадрант 1: Срочно и важно

Плохие менеджеры времени будут тратить большую часть своего времени на выполнение задач в этом квадранте. Последствия невыполнения этих задач могут быть очень серьезными. Некоторые из этих задач будут непредвиденными и неизбежными. Многие попадают в этот сектор из других секторов.

Если у вас полный квадрант 1, это признак того, что вы плохо управляете своим временем. Все, что действительно должно быть в этом квадранте, — это неизбежные чрезвычайные ситуации.

Квадрант 2: Несрочные и важные

Это квадрант, в котором находятся ваши самые важные задачи — задачи, которые имеют решающее значение для достижения личных и профессиональных целей. Они не должны быть срочными, потому что вы должны спланировать их заранее. Однако плохие распорядители времени позволяют этим задачам перемещаться в квадрант 1. Когда это происходит, возникают ошибки.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Это срочные задачи, но не важные. Это мешает вам выполнять задачи из квадранта 2.Часто они были переданы вам другими людьми. По возможности, эти задачи следует делегировать другим.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Эти действия — напрасная трата времени. Сюда могут входить такие вещи, как социальные сети, ненужные электронные письма и ненужные встречи. Большинство этих действий можно удалить. Остальное следует делегировать.

Как эффективно использовать матрицу Эйзенхауэра

Использование матрицы Эйзенхауэра для определения приоритетов задач сделает вас более эффективным менеджером времени.Эти пять «правил» гарантируют, что вы в полной мере используете всю мощь матрицы Эйзенхауэра.

Правило №1: уделите приоритетное внимание квадранту 2

Планируйте задачи в квадранте 2 заранее, по крайней мере, за неделю. Эти действия помогут вам приблизиться к тому, что Стивен Кови называет вашими «большими скалами».

Правило № 2: Следите за своим временем

Отслеживайте свое время в течение недели, чтобы понять, сколько времени вы проводите в каждом квадранте. Цель состоит в том, чтобы определить те действия, которые вы делаете, которые не помогают вам в достижении ваших целей, а затем устранить их, удалив или делегировав.

Правило № 3: Регулярно меняйте приоритеты задач

Пересмотрите свои долгосрочные цели и списки дел. Все задачи, которые помогут вам достичь ваших целей, должны находиться в квадранте 1 или 2. Сначала выполняйте задачи из квадранта 1 и планируйте время для задач и действий из квадранта 2.

Правило № 4: Преобразуйте действия из квадранта 1 в действия из квадранта 2

Если вы обнаружите, что ваш квадрант 1 постоянно заполнен, подумайте, как превратить эти действия в действия квадранта 2.Например, если вы посещаете собрания руководства, которые созываются в последнюю минуту, обсудите, почему это так, и назначьте запланированные собрания, на которых обсуждаются проблемы, прежде чем они станут задачами квадранта 1.

Каждый раз, когда задача попадает в квадрант 1, подумайте, почему, и подумайте, что вы могли бы сделать лучше в следующий раз, чтобы этого избежать. С этого понимания начинается проактивный тайм-менеджмент.

Правило № 5: Никогда не заполняйте свой день или неделю

Не каждую ситуацию можно предвидеть. В квадранте 1 всегда будут возникать чрезвычайные ситуации.Однако, если вы оставите место в дневнике для этих чрезвычайных ситуаций, они перестанут быть ситуациями, снижающими вашу продуктивность. А если нет чрезвычайной ситуации, вы можете заранее поработать над другими задачами.

Используйте матрицу Эйзенхауэра для большей эффективности в качестве лидера

Великие лидеры эффективно проводят время.